Servicekontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 21.05.2011 30721/2011 2011/4725 Saksnummer Utvalg Møtedato 11/83 Formannskapet 01.06.2011 Organisering og lokalisering av Bodø turistinformasjon Sammendrag Turistinformasjonen har i dag en leieavtale med Sentrumsterminalen i Sjøgata 3. Avtalen utløper i september 2011. Dagens lokaler tilfredsstiller ikke turistinformasjonens behov. Visit Bodø har sine lokaler i samme bygg og har allerede bestemt seg for å flytte til Tollbugt 13 på Hundholmen plass. Et nært samarbeid mellom Visit Bodø og turistinformasjonen vil kunne gi gode synergieffekter. Det foreslås at turistinformasjonen flytter i samme bygg som Visit Bodø og at det formaliseres et forpliktende samarbeid. Bakgrunn I desember 2007 gikk Destinasjon Bodø konkurs. Turistinformasjonen var den gang en del av destinasjonsselskapet og ble stengt. Kommunen tok ansvaret for turistinformasjonen, og i mai 2008 ble den gjenåpnet i samme lokaler som tidligere i Sjøgata 3/Sentrumsterminalen. Turistinformasjonen ble organisert som en enhet i servicekontoret som dermed fikk ansvaret for driften. Servicekontoret er kommunens førstelinje og drifter i tillegg til turistinformasjon, sentralbord og servicetorg. Turistinformasjoner blir autorisert etter åpningstid. Større byer har som regel grønn autorisasjon som tilsvarer helårsåpent med utvidet åpningstid i høysesong. Rød autorisasjon er for sesongåpne turistinformasjoner. Bodø har i dag et såkalt grønt turistkontor. For å opprettholde kravet til åpningstider, er åpningstidene mandag til fredag på dagtid i lavsesongen, mens det i høysesong (juni, juli og august) er utvidet åpningstid med kveld og helgeåpent. Det er i tillegg sesongåpne turistinformasjoner på Kjerringøy, Saltstraumen og Misvær. Turistinformasjonen ble ved oppstart etablert med et driftsbudsjett som dekket en fast stilling pluss sommervikarer i høysesongen. Innholdet i turistinformasjonen skulle begrenses til et skranketilbud. Det ble senere besluttet at turistinformasjonen skulle være helårsåpen med utvidet åpningstid i sommersesongen og budsjettrammen ble utvidet til å dekke til sammen en og en halv stilling fra 2009. I desember 2008 startet det nye destinasjonsselskapet Visit Bodø opp i samme lokaler som tidligere Destinasjon Bodø, med nær beliggenhet til turistinformasjonen. Visit Bodø er en medlemsorganisasjon og har som hovedoppgave å markedsføre og utvikle reisemålet Bodø. Side 136
Servicekontoret har, med den rammen som er tildelt, driftet turistinformasjonen etter beste evne. Åpningstidene har vært opprettholdt i henhold til de føringer som ble gitt, og for å møte etterspørsel etter bykart og guider er det tatt initiativ til å utvikle dette. For å styrke innholdet ytterligere er det også lagt til rette for litt sykkelutleie, samt at leder for turistinformasjonen har påtatt seg ansvaret for planlegging og gjennomføring av Kjenn Bodø-programmet, som er et populært aktivitetsprogram for Bodøs innbyggere. Bystyret vedtok i K.sak 10/62 å innvilge driftsstøtte til Visit Bodø for perioden 2010 til 2013. I vedtaket punkt 4 står det: Driftsstøtten forutsetter et løpende samarbeid med det kommunale apparatet i form av turistkontoret og Team Bodø der det er felles eller tilgrensende ansvars- og arbeidsområder. Etter to års drift har Visit Bodø vært gjennom en evaluering som bl.a. har resultert i redusert bemanning og beslutning om å flytte til Tollbugt 13. Turistinformasjonen sin leiekontrakt i Sentrumsterminalen går ut september 2011, og det må tas stilling til om den skal forlenges eller sies opp. Dagens lokaler er ikke tilfredsstillende mht lagerplass og andre fasiliteter som garderobe og pauserom for de ansatte. Lokalene gir heller ikke turister og andre besøkende et godt førsteinntrykk. Aktuelle oppgaver/utfordringer I reiselivets fagmiljø fremheves turistinformasjonen som viktig. Næringen er avhengig av at turistinformasjonen drives med høy kompetanse og store nok ressurser slik at turistene benytter seg av hva næringen har å tilby. I dag henter mange informasjon digitalt, men fortsatt trengs menneskelige resurser til å gi besøkende individuell behandling og håndtere ulike oppgaver som besøkende trenger råd og veiledning om, alt fra tidtabeller til legehjelp. Etter nedgang noen år, registreres det nå økning av tilreisende. Turistinformasjonen hadde en økning i 2010 på 12 % fra året før. Flere destinasjoner satser sterkt på vinterturisme, bl.a. Lofoten og Tromsø. Dette medfører flere besøkende til Nord-Norge i vinterhalvåret, også til Bodø. I utkast til ny strategisk næringsplan for Bodø 2011-2015 satses det bl.a. på Bodø som reisemål og møtested. Målet er et attraktivt og velfungerende sentrum for besøkende og befolkningen. Herunder innfallsporter, ferdselsårer, informasjon, servicenivå, transportløsninger og parkering. I høringsutkastet til strategisk næringsplan står det under punkt 3.4.2 Undersøkelsen Bodø en bedre fylkeshovedstad viser at tilreisende finner det lett å komme til Bodø, men at de føler seg mindre ivaretatt i selve byen både når det gjelder informasjon og service. Profilering av Bodø Det finnes flere aktører som profilerer Bodø: Nordnorsk reiseliv har en viktig rolle internasjonalt og har fått økonomisk støtte fra staten. Nordland sitt kontor er plassert i Bodø Visit Bodø profilerer Bodø lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Bodø i Vinden nasjonalt. Team Bodø KF, kommunalt foretak som arbeider med nærings- og samfunnsutvikling i Bodø-regionen. Side 137
Kjenn Bodø, skal bidra til å posisjonere Bodø som en åpen, tilgjengelig, offensiv og frisk by og bidra til flere stolte Bodø-ambassadører. Bodø turistinformasjon har budsjett- og prosjektansvar. Top of Europe Cruise i samarbeid med Bodø havn skal gjøre Bodø til en attraktiv havn for cruisebåtanløp. Videre kan nevnes Innovasjon Norge, NHO Reiseliv m.fl. Visit Bodø er turistinformasjonens viktigste samarbeidspartner blant disse aktørene, mens Team Bodø er en viktig fagetat. Selv om de ulike aktørene jobber mot samme mål, å profilere Bodø, medfører organiseringen at det jobbes mye isolert på hver sin kant. Hver og en aktør brenner for sine ideer uten utstrakt samordning seg imellom. Enkelte aktiviteter og tilbud faller mellom to stoler fordi det prioriteres bort og ingen tar ansvar for gjennomføringen. I noen tilfeller har turistinformasjonen tatt ansvar fordi man opplever etterspørselen såpass tydelig. Eksempler på dette er guideformidling, sykkelutleie og sommeråpne turistinformasjoner i Saltstraumen, Kjerringøy, Misvær og fergekaia. Vurderinger Turistinformasjonen er i dag en liten og sårbar enhet. Et tettere samarbeid med Visit Bodø vil kunne gi en ønsket synergieffekt gjennom utveksling av faglige ressurser, samt avklaring av hvem som tar ansvar for hva. Det er vurdert to ulike måter å organisere turistinformasjonen på: 1. Samlokalisering mellom Visit Bodø og turistinformasjon Turistinformasjonen forblir kommunal og organisert under servicekontoret Turistinformasjonen flytter til Tollbugt 13 i samme bygg som Visit Bodø. Samarbeidet kan styrkes og formaliseres Samarbeidet gir muligheter for kompetanseutveksling kurs/oppdatering utveksling av kontaktnett Samarbeidet åpner for bedre fordeling og utveksling av arbeidsoppgaver Kan bidra til å gjøre enhetene mindre sårbare Sikre full ressursutnyttelse Samlokalisering gir muligheter til fellesarealer som lagerplass, møterom og andre fasiliteter som garderobe og spiserom Bodø-kontoret i Nord Norsk reiseliv blir lokalisert i samme bygg Reiselivets hus i Bodø kan bli en realitet Konsekvenser: Turistinformasjonen etableres i nye lokaler. Det vil medføre en økt årlig husleie på kr. 200 000,- Husleieutgifter: Utleier anslår en pris i Tollbugata 13 på kr 1 500 eks mva. per kvm + faste fellesutgifter. Turistinformasjonen betaler i dag ca. kr 1 483 per kvm for lokalene i 1. etasje i Sjøgata 3 og ca. kr 1 633 for 2. etasje. I tillegg kommer fellesutgifter tilsvarende husleie, disse er ikke faste og derfor uforutsigbare. Side 138
På grunn av større areal ved flytting til Tollbugata 13 vil husleieutgiftene dobles. Turistinformasjonen har i dag kun 56 kvm i 1. etasje og ca. 9,5 kvm i 2. etasje. Det innebærer at man i dag er helt avhengig av å ha tilgang til felles venterom i Sentrumsterminalen til bruk for publikum. Dette er ikke tilfredsstillende lokaler for turistene og gir ikke besøkende og turister et godt førsteinntrykk. 2. Ingen omorganisering eller skifte av lokaler for turistinformasjonen Turistinformasjonen forlenger leieavtalen med Sentrumsterminalen. Turistinformasjonen blir ikke samlokalisert med Visit Bodø. Turistinformasjonen forblir en enhet hos servicekontoret. Konsekvenser: Turistinformasjonen står på stedet hvil Turistinformasjonen får avstand til viktig informasjon, herunder nye reiselivsprodukter og redusert innsikt i utviklingsarbeidet i Visit Bodø Det blir vanskeligere å opprettholde nettverk med besøksnæring og organisasjoner som NHO reiseliv, Nordnorsk reiseliv, Innovasjon Norge med flere De ansatte i turistinformasjonen får færre faglige impulser og svakere faglig utvikling Turistinformasjonen kan bli en mindre attraktiv arbeidsplass og vil kunne få problemer med rekruttering. I 2014 skal det nye kulturkvartalet stå ferdig. Det stilles forventninger om at kvartalet skal bli byens nye møtested og et trekkplaster for besøkende. Prosessen med å fylle innholdet i kvartalet er nettopp startet og mulighetene for å etablere turistinformasjonen i biblioteksbygget holdes åpne. Det vil bli gjort vurderinger underveis i prosessen om dette vil være en god løsning for turistinformasjon. Konklusjon og anbefaling I høringsutkastet til strategisk næringsplan satses det offensivt og friskt mot å modernisere og utvikle bysamfunnet Bodø. I tråd med satsingen er det viktig at mottaksapparatet styrkes. Turistinformasjonen ivaretar kommunens vertskapsrolle og er i så måte en sentral aktør og bør derfor prioriteres. Det må sikres at kvalitet og innhold er i tråd med utviklingen. For at Bodø skal framstå som et attraktivt reisemål og bli bedre på informasjon og service, er det viktig at alle oppgaver blir ivaretatt samt at det etableres et godt samarbeid mellom alle aktører innen besøksnæringen. Det er spesielt viktig med tett samarbeid mellom Visit Bodø og turistinformasjonen. Turistinformasjonens lokaler er ikke tilfredsstillende og det foreslås derfor flytting. En samlokalisering med Visit Bodø vil som nevnt være viktig. Visit Bodø har allerede bestemt seg for å flytte til Tollbugt 13 som er godt egnede lokaler. Lokalene vil kunne tilpasses turistinformasjonens behov for lagerplass og fasiliteter for ansatte, i tilegg til at plasseringen er sentral og godt synlig i byrommet. Det anbefales at turistinformasjonen også flytter til Tollbugt 13, men forblir kommunal og organisert under servicekontoret. Flyttingen vil medføre økte årlige husleieutgifter på kr. 200 000,-. Ut fra en samlet vurdering vil rådmannen tilrå at turistinformasjonen samlokaliseres med Visit Bodø som beskrevet i punkt 1. Side 139
Forslag til vedtak 1. Turistinformasjonen forblir organisert under servicekontoret og samlokaliseres med Visit Bodø i Tollbugt. 13. 2. Partene inngår et gjensidig forpliktende samarbeid 3. Økte husleieutgifter innarbeides i budsjett 2012. Saksbehandler: Kjersti Rongved Rolf Kåre Jensen Rådmann Henrik K. Brækkan Kommunaldirektør Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen Side 140