Utvalg: MØTEINNKALLING KOMMUNALT RÅD FOR MENNESKER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE Møtested: Hobøl bo- og behandlingssenter Møtedato: 11.04.2013 Tid: 18.30 Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentant kan bli innkalt. Forfall skal meldes til servicekontoret, tlf 69 92 44 00 eller til e-post: post@hobol.kommune.no Tillegg SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 13/6 13/42 SAMARBEID HOBØL OG SPYDEBERG KOMMUNER Hobøl, 09.04.2013 Aleksander Abotnes leder l
' HOBØL KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Sak nr. l 13120 1316 13118 13127 l Bjørn Sjøvold Arkiv: 031 Utvalg Møtedato Kommunestyret Formannskapet 17.04.2013 Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Eldrerådet 10.04.2013 Hovedutvalg for oppvekst og omsorg 15.04.2013 Hovedutvalg for plan og utvikling 11.04.201 : Sak 1316-13/42 SAMARBEID HOBØL OG SPYDEBERG KOMMUNER Rådmannens innstilling: l Hobøl kommune er positiv til å utvikle samarbeid med andre kommuner i Indre Østfold. 2 Vedtak om eventuell etablering av et felles lønns- og regnskapskontor for Hobøl og Spydeberg avventer resultatet av felles prosess med de andre Indre Østfold-kommunene. Saksutredning: Hobøl og Spydeberg kommuner har i flere år sett på tettere samarbeid mellom administrative tjenester i de to kommunene. Begrunnelsen for dette har blant annet vært å skape mer effektive tjenester og mer robuste og attraktive fagmiljøer. Det vises til flere saker om dette i 2010, 2011 og 2012. Som ett resultat av arbeidet etablerte Hobøl og Spydeberg et felles samorganisert NAV- kontor fra 01.01.2013. Kommunene har fra tidigere god erfaring fra samarbeid i form av felles skatteoppkreverkontor, felles brannvesen, felles PPT -tjeneste (også med Skiptvet kommune) og felles landbrukskontor (også med Askim kommune). Formannskapene i Hobøl og Spydeberg har vurdert samarbeidsmuligheter innenfor flere tjenesteområder, og i felles formannskapsmøte 30.01.2013, ble det gitt signaler om at det var ønskelig med en snarlig sak som beskrev flere samarbeidsområder. I første omgang er det nå foretatt en detaljutredning knyttet om et felles lønn- og regnskapskontor. Arbeidsgruppa som har utført utredningen har kommet til en endret anbefaling enn i første runde, og det er nå dissens i gruppa for og i mot en samlokalisering, jfr vedlegg l. På grunn av begrenset utredningskapasitet i begge kommunene er ytterligere detaljutredninger foreløpig ikke gjennomført. I samme periode som Hobøl og Spydeberg kommuner har utredet samarbeidsordninger, har det vært gjennomført tilsvarende prosesser i nærliggende nabokommuner. Blant annet har Askim
HOBØL KOMMUNE ' og Eidsberg utredet muligheten for å etablere en sarnkommunemodell. De to kommunene har besluttet å legge vekk sarnkommunen, men ser på samarbeid innen flere områder, og ønsker å invitere de andre indre østfoldkommunene med i samarbeidet, jfr. vedlegg 2. I løpet av de siste ukene har temaet også vært drøftet i rådmannsgruppa i Indre Østfold, i første omgang med tanke på muligheter for etablering av samarbeid innen flere stabs- og støttefunksjoner, og muligheter for organisering av et felles brannvesen i Indre Østfold. Rådmannens vurdering: Ved at det er gitt nye signaler fra Askim og Eidsberg kommuner om et bredere samarbeid med flere kommuner, anbefaler rådmannen å avvente videre utredninger med Spydeberg. Vedlegg: l. Utredning av samarbeid Hobøl og Spydeberg, lønn, regnskap og fakturering, revidert 01.03.13 2. Vedtak fra Askim bystyre 21.03.13 Utskrift til:
'-'\ UTREDNING A V SAMARBEID HOBØL OG SPYDEBERG LØNN, REGNSKAP, FAKTURERING, REVIDERING l. MARS 2013. Gruppen har bestått av følgende representanter: Hobøl: Ole Olsen; Ingunn Wahl Hansen samt Elin Berg (HTV -fagforbundet). Spydeberg: Mette Mysliwski (leder), Sølvi Tveter og Bjørg Iversen (HTV -fagforbundet). Innledning: En forutsetning for gruppens anbefalinger er at kommunene kjører samme systemer og at det er fagsystemer fra Visma Unique og GAT turnus system. Visma Unique er nå i drift også i Hobøl, og GAT skal tas i bruk i løpet av 2013. Avklaring av de oppgavene som ikke ligger innenfor økonomi, lønn og fakturering Oppgavene ser ut til å være de samme i Hobøl og Spydeberg når det gjelder «kun rent regnskaps og lønnskontor», men i Spydeberg har nesten samme antall personer som i Hobøl flere oppgaver enn i Hobøl. Spydebergs økonomikontor er organisert helt annerledes enn økonomikontoret i Hobøl. I tillegg til rene oppgaver, regnskap og lønn har kontoret en del oppgaver rundt personal, startlån, sosiale lån og legater, samt skanning av kommunens innkomne fakturaer og noe leieskanning for andre kommuner. Kontoret fører regnskapet til Spydeberg felles menighetsråd og reviderer regnskapet til Frivilligsentralen. Økonomikontoret i Spydeberg skriver økonomisaker til formannskap og kommunestyret, har ansvar for eiendomsskatt og en vesentlig rolle i Bestillerforum. Kontoret er organisert slik at de 5,4 årsverkene utfyller hverandre på tvers av fagfelt. Det tilstrebes hele tiden at ansatte samarbeider og kjenner hverandres oppgaver slik at flere kan det samme. Dette er en organisering som gjør at kontoret jobber effektivt og reduserer sårbarhet. De ansatte synes denne organiseringen er interessant. De føler at de rar et helhetlig blikk og bidrar ofte som rådgivere. Det må tas stilling til hvordan dette kan løses ved et evt. felleskontor. Gruppen bar følgende anbefalinger: l. ORGANISERING A V TJENESTENE Stvring: Fra ledelsen i Hobøl er det signalisert at dersom virksomheten lokaliseres i Spydeberg skal regnskapssjefen ikke være del av ny virksomhet. For Spydebergs vedkommende er det gruppens anbefaling at økonomisjefsstillingen, uansett lokalisering, skal flyttes ut fra framtidig kontorfellesskap. Ved lokalisering i Hobøl, vil det være en mulighet for at regnskapssjefen som i dag har ansvar for fag, personal og kontorets budsjett, fortsetter som leder for nytt kontor. Ved lokalisering i Spydeberg vil det være leder for Stab, servicetorg og kultur som har ansvar for personal og kontorets budsjett, mens det vil være behov for en fagansvarlig for den sammenslåtte enheten. Vertskommune: Gruppen har sett på 2 mulige samarbeidsformer. Enten vertskommune eller ved at den ene kommunen kjøper tjenesten av den andre. Kjøp av tjenester vil trolig skape stor usikkerhet blant de berørte som er ansatt i kommunen som skal kjøpe tjenesten, mens de som er ansatt i kommunen som selger tjenesten ikke blir berørt av eventuelle nedskjæringer i arbeidsstokken. Dette reguleres av lov og avtaleverk. Den største forandringen for dette miljøet blir noen nye kollegaer og en ny kommune som skal ha tjenester. Vertskommunemodellen vil etter vår vurdering gi større likhet for alle ansatte. Kommunene har fra tidligere god erfaring med
vertskommunemodellen ved bl.a. felles brannvesen, skatteoppkreverkontor, landbrukskontor ogppt. Gruppens anbefaling er vertskommunemodellen da vi mener at den gir de samme utfordringer og muligheter for de to eksisterende miljøene og den er vel utprøvd fra tidligere. Bemanningsnorm: Dagens bemanning i de 2 kommunene er til sammen 6,4 årsverk, (Spydeberg 3 -Hobøl 3,4) eksklusive mottak og skanning av faktura og ledelse. Dette antall årsverk gjelder rene regnskaps-, lønn-, sykerefusjon og faktura- innfordringsoppgaver. Dersom Spydeberg blir vertskommune anslås det at oppgavene kan løses med overføring av 2,4 årsverk fra Hobøl kommune, en reduksjon på l årsverk.. Effekt av nedbemanning vil ikke bli synlig fra dag en, da det må påregnes en glidende overgang med to kommuner som skal tilpasses en ny hverdag både arbeidsmessig og arbeidsmiljømessig.. Innenfor økonomikontoret i Spydeberg ligger det i dag en del oppgaver som ikke er rene regnskaps-, lønn- eller fakturaoppgaver, jfr. foregående side «Avklaring av...». Disse oppgavene er ikke med i beregning av årsverk som er gjengitt over. Det er heller ikke tatt stilling til hvor disse oppgavene skal løses. Kompetansebehov: Vi mener at ny enhet har den kompetansen, på fagområdene, det er behov for, men det må sørges for kontinuerlig påfyll. Gruppen forutsetter at økonomisjefene og andre interne aktører kan benyttes ved behov, slik som i dag, selv om de ikke er del av ny virksomhet. 2. LOKALISERING A V TJENESTENE Fra forrige rapport ble avgitt har tilgang til lokaler endret seg i begge kommuner. Det er en klar forutsetning at alle medarbeiderne på et evt. nytt felleskontoret skal sitte i samme fellesskap med korte avstander og alle kontorfasiliteter tilgjengelig. Da rapporten ble avlagt i 2011 var et alternativ lokaler til teknisk avdeling i Hobøl. Dette er nok uaktuelt nå da teknisk har ansatt flere personer og vi antar at de trenger plassen selv. I Spydeberg er det også endret, da vi i 2011 hadde flere ledige kontorer på økonomiavdelingen. Disse lokalene brukes i dag av bl.a. familierelaterte tjenester som ikke har tilstrekkelig kontorplass i noen av sine lokaliteter. 3. ARBEIDSMILJØKONSEKVENSER Det å sveise to miljøer sammen kan være utfordrende- både fysisk og psykososialt. Noen vil :fa nye arbeidsoppgaver- det kan oppleves som spennende og positivt, men også som skremmende og negativt. En lønnsutjevning mellom de ansatte fra de to kommunene vil være naturlig, noe som vil være positivt for noen. Et felleskontor vil i starten gi flere ansatte og et større fagmiljø med reduksjon i sårbarheten for tjenesten. Dette vil oppleves som positivt for de ansatte. Spydeberg mener at med antatt nedbemanning etter innkjøringsperioden, vil fagmiljøet være som før sammenslåingen. På sikt vil ikke sårbarheten være annerledes enn i dag. De ansatte i Spydeberg er betenkt over at det kan bli et rendyrket regnskap- og lønnskontor som gir langt mindre interessante oppgaver enn i dag. Det vil da kunne bli et svært lite miljø hvor sårbarheten ikke blir mindre enn i dag. Den fleksibiliteten kontoret har i dag, med mange andre oppgaver og overlapping av hverandres jobber vil bli borte.
Hobøl mener at sårbarheten ikke vil bli mindre så lenge den totale bemanningen ikke blir mindre enn i dag. Et rent regnskaps- og lønningskontor kan kombineres med den fleksibiliteten som Spydeberg har i dag, ved at de medarbeiderne det gjelder har deler av sin stilling tilknyttet felleskontoret og deler knyttet bare til Spydeberg kommune. Dersom en vertskommunemodell skal velges vil det, for å løse alle oppgaver Spydeberg har i dag, være naturlig at Spydeberg er vertskommunen og at Hobøls ansatte med sine rene regnskaps- og lønningsoppgaver kan flytte sammen med Spydebergs ansatte. 4. KONSEKVENSER FOR TJENESTELEVERING Kontorene jobber vesentlig mot interne brukere, slik at tjenestelevering til innbyggerne vil ikke berøres vesentlig med hensyn til oppgaver eller beliggenhet. Men da personene som jobber med regnskap/fakturering og lønn i Spydeberg også har en del andre administrative oppgaver vil det være vesentlig for den interne tjenesteleveringen i Spydeberg at kontoret også er lokalisert der. Et vesentlig punkt som må avklares uavhengig av lokalisering er lønns- personalarkiv - hva gjøres med det? Hvor skal det ligge? Blir alt elektronisk slik at det fysiske ikke er vesentlig? 5. ØKONOMISKE KONSEKVENSER/EFFEKTIVISERINGSPOTENSIALE Så langt har vi anslått at når alt er oppe og går på samme systemer, altså ikke fra dag en, kan regnskap/fakturering og lønn kjøres i Spydeberg med 2,4 årsverk fra Hobøl. Da trengs det heller ikke noen ekstra lederressurs, og den totale ressursen kan reduseres med l årsverk. I tillegg betaler Hobøl til ltella for skanning av inngående fakturaer, dette beløper seg til ca. kr 65 000 +mva. pr. år. (Tall fra SMIKT 24.11.2011). Dette kan spares inn ved at Spydeberg skanner for begge kommuner. Uansett plassering kan det bli behov for noe innkjøp av møbler og pc-er, noe ombygging av kontorer samt opplegg av noen nye data- og telefonlinjer, men vi antar at dette blir en begrenset kostnad. Priser er ikke innhentet. En utjevning av lønnsforskjeller vil gi en ekstra kostnad. Drifting av ny virksomhet, skal fordeles mellom kommunene. Gruppen har ikke vurdert hva selve driften av en ny virksomhet vil koste, men forutsetter at det kan sammenlignes med andre samarbeidsområder som PPT, landbruk med mer. Utfordringen ligger i å flnne fordelingsnøkkelen, som også er avhengig av mengde oppgaver som løses i de ulike kommunene. 6. TIDSPLAN FOR GJENNOMFØRING Tidsplanen avhenger av politiske vedtak. For det første vet man av erfaring at beliggenhet er et viktig politisk punkt. Dersom dette avklares og det vedtas en vertskommunemodell kan sammenslåing skje raskt. Gruppen har sett på tidspunkt ut fra andre oppgaver og tidsfrister, som budsjettarbeid og regnskapsavleggelse, og funnet at l.april 2014 er første aktuelle tidspunkt.
GRUPPENS KONKLUSJON SPYDEBERG l HOBØL Arbeidsgruppen er delt i konklusjonen. Spydebergs representanter kan ikke se at Spydeberg kommune vil ha noen gevinster av et samarbeid med Hobøl kommune på dette området. Vi vil ikke bli mindre sårbare enn i dag p.g.a. den organiseringen vi har på dette området. På både kort og lang sikt vil det fortsatt være snakk om svært små enheter med små ressurser. For Spydebergs del kan vi ikke se noen innsparingseffekt. Når det gjelder det faglige miljøet vil det heller ikke på sikt bli vesentlig robust. Vi har nok blitt mer bevisst på at vi jobber veldig forskjellig, og ønsker ikke noe eget rent regnskap/lønnskontor. I et samarbeid tror vi det er viktig at vi går inn som likeverdige parter slik det er gjort på skattesiden. Dette mener vi blir vanskelig dersom vi ikke skal trekke ut enkeltpersoner i Spydeberg som kun skal jobbe med «rene» oppgaver som Hobøl. Dersom det på tross av ovennevnte blir en sammenslåing vil det være negativt for Spydeberg kommune dersom kommunen ikke blir vertskommune. Dette er begrunnet i det som er tidligere sagt vedr. sammensatte arbeidsoppgaver ved økonomikontoret. Hobøls representanter mener at et sammenslått lønnings- og regnskapskontor vil gavne begge kommunene. Vi mener at «et rendyrket regnskaps- og lønnskonton> ikke nødvendigvis behøver å gi mindre interessante oppgaver enn i dag, og at den fleksibiliteten som Spydeberg har i dag dermed kan opprettholdes (forutsatt at Spydeberg blir vertskommune). Vi ser heller ikke noen grunn til at sårbarheten skulle bli mindre, så lenge den totale bemanningen ikke blir mindre enn den er i Spydeberg og Hobøl i dag. Fra Hobøls side tillater vi oss å sette spørsmålstegn ved at de argumentene som Spydeberg framfører for ikke å samarbeide på lønn/regnskap ikke kom fram i forrige runde i 2011, og hvorfor dette har endret seg så mye siden da. HobøVSpydeberg...... (dato) Ole Olsen Ingunn Wahl Hansen Bjørg Iversen Sølvi Tveter Elin Berg Mette Mysliwski
Vedtak i BYSTYRET 21.03.2013: 1. Bystyret gir sin tilslutning til planlegging og etablering av administrative samarbeidsløsninger for Askim, Eidsberg og øvrige kommuner i Indre Østfold innenfor områdene: a) Skatteoppkrever b) Psykososial kriseteam c) Lønn, regnskap og fakturering d)geodata og oppmåling e)dokumentsenter- post, journal, arkiv De øvrige kommunene i Indre Østfold-regionen inviteres til å delta i planlegging og etablering av samarbeidsløsninger. 2. Det legges i tillegg fram en egen sak om etablering av brannsamarbeid i Indre Østfold.