Møteinnkalling Partssammensatt utvalg

Møteinnkalling Partssammensatt utvalg Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf. 64 87 85 21 Møtested: Formannsskapsalen Møtedato: 12.10.2011 Møtetid: Kl. 15.00-17.00 TIL BEHANDLING: Godkjenning av protokoll fra 21.09.2011 Orientering: Muntlig orientering om status i omstillingssaken PSU-9/11 2. TERTIALMELDING 2011 Ski, 03.10.2011 Andrè Kvakkestad leder

Saksbehandler: Marianne Teigen Arknr.: 150 Arkivsak: 11/2136-2 BEHANDLING: SAKNR DATO Partssammensatt utvalg 9/11 12.10.2011 Formannskapet / Kommunestyret / 2. TERTIALMELDING 2011 Forslag til vedtak: 1. Framlagt 2. tertialmelding 2011 tas til orientering. 2. Merutgifter i virksomhetenes driftbudsjetter finansieres slik det fremgår av saksfremlegget, med påfølgende budsjettendringer. 3. Det foretas omdisponeringer innenfor investeringsbudsjettet slik det framgår av saksfremlegget, med påfølgende budsjettendringer. Ingress/hovedbudskap: Virksomhetene, inkl de interkommunale, melder om merutgifter på til sammen 16,1 mill. kroner på årsbasis, som det ikke er funnet dekning for. Av dette utgjør interkommunale virksomheter et merforbruk på 1,3 mill. kroner. Totalt kan det forventes en besparelse for året i netto finansutgifter på 6,6 mill. kroner. Nye beregninger fra kommunens pensjonsleverandører viser at det ligger an til et budsjettoverskudd på 12 mill. kroner. Pr august er det ingen større avvik å melde vedr. investeringsprosjektene. Det totale sykefraværet i Ski kommune per 30. juni 2011 var på 9,9 %. Sykefraværet de siste 12 måneder har økt med 0,4 prosentpoeng. Saksopplysninger: I saken redegjøres det for status i kommunen per 2. tertial vedrørende målkartets fokusområder; økonomi (årsprognose for drift- og investeringsbudsjettet), brukere (avviksrapportering), medarbeidere (attraktiv arbeidsplass, sykefravær og lærlinger) og miljø. Vurdering: Økonomi Driftsbudsjettet: Virksomhetenes anslåtte netto merutgifter for året beløper seg til 14,8 mill. kroner. Dette er en økning på 4,4 mill. kroner fra det som ble meldt ved 1. tertial, 10,4 mill. kroner. Nedenfor redegjøres det for den økonomiske situasjonen i virksomheter som per august anslår avvik på årsbasis, samt status for virksomhetsovergripende bevilgningssteder. Anslåtte budsjettavvik (netto merutgifter) som det ikke er funnet dekning for i virksomhetene er markert med understreking. Administrasjon: Årsprognose for kommunalområde Administrasjon viser balanse. Oppvekst: Årsprognose for kommunalområde Oppvekst viser et netto merforbruk på 0,8 mill. kroner. Side 2

Skoler: Årsprognosen viser at skolene går i balanse ved årsslutt. Barnehager: Her viser årsprognosen at barnehageseksjonen ender med et merforbruk på 0,8 mill. kroner, som er knyttet til ikke-budsjetterte merutgifter for barn bosatt i Ski, som går i private barnehager i andre kommuner. Kravene mellom Follo kommunene sendes to ganger i året. Per august har det kommet inn krav på 2,1 mill. kroner for 1. halvår, likeledes har Ski kommune til gode 0,6 mill. kroner fra tilsvarende kommuner. For høsthalvåret vil Ski kommune ha til gode anslagsvis 0,5 mill. kroner, men det er usikkert hva kravet fra andre kommuner blir. Rådmannen vil vurdere å dekke evt merforbruk ved årsslutt ved bruk av bundet driftsfond barnehager. Levekår: Årsprognose for kommunalområde Levekår viser et netto merforbruk på 8,3 mill. kroner. Finstadtunet melder om et prognostisert merforbruk på 2 mill. kroner. Dette grunnet 4 ekstra plasser som det var nødvendig å opprette i sommer fordi sykehusene endret sin utskrivningspraksis i forbindelse med ferieavviklingen. Disse 4 plassene er vedtatt videreført ut året. Virksomheten har også et overforbruk knyttet til 2 pasienter med tvangsvedtak. Finstadtunet er ikke tilrettelagt for skjerming av enkeltbrukere og dette medfører ekstra personell for å ivareta brukere og ansatte. Solborg- bo og aktiviseringssenter melder om et merforbruk på 3 mill. kroner. Solborg, i likhet med Finstadtunet, har måttet opprette 4 ekstra plasser i sommer. Disse 4 plassene videreføres ut året da det i budsjett og handlingsplan 2011-2014 er vedtatt oppstart av 4 ledigholdte plasser fra 2012. I tillegg har Solborg på Eikjoltunet en ressurskrevende beboer som medfører ekstrabemanning. Beboerne som kommer til Solborg bo- og aktiviseringssenter i dag, er betraktelig dårligere enn tidligere. Dette medfører et behov for mer og høyt kvalifisert personell, hvilket igjen gir økte lønnskostnader. NAV Ski kommune melder, som ved 1. tertial, et merforbruk på 2 mill. kroner ved årsslutt. Dette skyldes i hovedsak et høyere antall sosialhjelpsmottakere enn forventet, høye strømpriser i 1. kvartal som igjen fører til en økning i økonomisk sosialhjelp til strøm, og flere store husleierestanser. For at merforbruket ikke skal øke utover prognosen, er de viktigste tiltakene kvalifiseringsprogram, arbeidsmarkedstiltak og folketrygdytelser for flere av de som i dag mottar økonomisk sosialhjelp. Andre virksomheter innen Levekår melder om merforbruk ved årsslutt på til sammen 1,3 mill. kroner, som skyldes diverse volumøkninger/nye brukere. Samfunn: Årsprognose for kommunalområde Samfunn viser et netto merforbruk på 5,7 mill. kroner. Eiendom melder om et merforbruk for året på 4,5 mill. kroner, redusert fra 1. tertial da de meldte om et merforbruk på 6 mill. kroner. Hovedårsaken til merforbruket er strømkostnader. Side 3

Kommunalteknikk ordinær melder om et merforbruk for året på 1,2 mill. kroner, redusert fra 1. tertial da de meldte 2 mill. kroner i merforbruk. Dette skyldes bl.a. økte kostnader til snørydding. Reduksjonen fra 1. til 2. tertial skyldes delvis forsinkelser i vedlikehold av vei. Driftsbudsjettet finansiering av merutgifter i virksomhetene: Rådmannen anbefaler at følgende virksomheter får tilført midler slik: Finstadtunet, 2 mill. kroner Solborg bo- og aktiviseringssenter, 3 mill. kroner NAV, 2 mill. kroner Eiendom, 4 mill. kroner Kommunalteknikk, 1 mill. kroner Til sammen 12 mill. kroner foreslås finansiert ved 6 mill. kroner fra merinntekter på skatt og 6 mill. kroner fra besparelser på netto finansutgifter. Rådmannens innsparingskrav: Det arbeides fortsatt med å finne dekning for det samlede budsjetterte innsparingskravet på 3,5 mill. kroner som følge av vakanser. Per 2. tertial er det kartlagt besparelse på til sammen 1,7 mill. kroner. I tillegg jobber rådmannen med å kvalitetssikre vurdering av ytterligere besparelser på ca 1. mill. kroner. Dersom disse viser seg å være reelle gjenstår det følgelig å inndekke ca 0,8 mill. kroner i siste tertial. Dersom innsparingskravet for 2011 ikke kan nåes, anbefaler rådmannen at kommunens lønns-, pensjons og omstillingsfond benyttes til inndekking. Tilskudd til interkommunale virksomheter: Tilskuddene til interkommunale virksomheter ligger an til å bli ca 1,3 mill. kroner høyere enn budsjettert. Hovedårsaken til de anslåtte merutgiftene ligger i 2010-avregningen fra Nordre Follo renseanlegg IKS som viste merforbruk på ca 2,5 mill. kroner. I motsatt retning trekker Kemneren i Follo sin avregning som ligger an til å bli drøyt 0,4 mill. kroner lavere enn budsjettert. Mindreutgiften til Kemneren i Follo er kommunens andel av mindreforbruk fra 2010. Tilsvarende gjelder for Krisesenteret i Follo. Skatt og rammetilskudd: Skatt og rammetilskudd viser merinntekter på vel 11 mill. kroner pr august 1. Det forventes dessuten en liten merinntekt i forhold til årsbudsjett slik at man kan disponere 6 mill. kroner til styrking av driftsbudsjettet. Finansutgifter og -inntekter: Budsjettert bruk av lånemidler for 2011, inklusive boligkontoret og startlån, ligger på 229,3 mill. kroner. Det er ikke tatt opp nye ordinære lån pr 2. tertial, kun et startlån på 70 mill. kroner. Låneopptak for 2011 vil finne sted i desember. Som følge av etterslep i investeringsbudsjettet for 2010, samt at gjennomførte investeringsprosjekter i 2010 ble finansiert ved salg av anleggsmidler, er den totale lånegjelden lavere enn forutsatt. Det fortsatt lave nivået på lånerenten gir en rentebesparelse. Totalt estimeres besparelsen på rente- og avdragsutgifter på ordinære lån til 4,8 mill. kroner. Besparelsen fordeler seg med ca 3,8 mill. kroner på renter 2 og 1 mill. kroner på avdrag 3. 1 Skatteinngangen for august inntektsføres i september, men hensyntas i rapporteringen pr august. 2 Basert på flat periodisering. 3 Etterslep i investeringsbudsjettet for 2010, samt at gjennomførte investeringsprosjekter i 2010 ble finansiert ved salg av anleggsmidler, er den totale lånegjelden ved inngangen til 2011 lavere enn forutsatt. Årseffekten gir en mindreutgift når vi legger til grunn 30 års nedbetalingstid. Side 4

Snittrenten for avkastning på bankinnskudd, per august, ligger lavere enn budsjettert. Samtidig har gjennomsnittslikviditeten holdt seg høyere så langt i året i forhold til budsjett. Innskuddsrenten for 2011 er budsjettert med 4 % mens snittrenten hittil i år ligger på 2,53 %. Det er også budsjettert med en gjennomsnittslikviditet i 2011 på 230 mill. kroner, mens den faktiske gjennomsnittslikviditeten per 31. august ligger på 396 mill. kroner. Estimert merinntekt ordinære renter 4 for året ligger på ca 0,8 mill. kroner. I tillegg forventes det en merinntekt for renter på formidlingslån, som har et rentepåslag på 0,25 prosentenheter, på anslagsvis 1 mill. kroner. Totalt kan det forventes en besparelse for året i netto finansutgifter på 6,6 mill. kroner. Rådmannen legger opp til at evt. mindreutgifter knyttet til renter og avdrag benyttes til ekstraordinær avdragsbetaling, dersom netto budsjettrammer gir rom for dette. Lønnsoppgjør: Sentralt oppgjør i kapittel 4 ble noe dyrere enn forutsatt i statsbudsjettet. Lokale forhandlinger etter kapitlene 3 og 5 avsluttes i oktober. Rådmannen anslår at kommunens budsjetterte avsetning til de samlede lønnsoppgjørene for 2011 vil gå i balanse eller gi noe merutgifter. Evt. merutgifter foreslås dekket av lønns-, pensjons- og omstillingsfondet. Pensjonsutgifter: Nye aktuarmessige beregninger fra kommunens pensjonsleverandører viser at kommunen ligger an til å få et budsjettoverskudd på 12 mill. kroner. Dette fordeler seg med ca 8 mill. kroner i positivt premieavvik og ca 4 mill. kroner for høy avsetning til pensjonspremie. Rådmannen vil ved årsavslutningen vurdere om deler av forventet budsjettbesparelse for 2011 kan avsettes til lønns-, pensjons- og omstillingsfond, for eventuelt å dekke de økte utgiftene til amortisering av balanseført premieavvik. Investeringsbudsjettet: Per 1. august var det ingen større avvik å melde vedr. investeringsprosjektene, men det vil komme et større avvik som nevnt under første kulepunkt. Viser imidlertid til 1. tertialmelding der midler ble omfordelt mellom flere prosjekter. Budsjettendringer per 2. tertial: Følgende endringer i investeringsbudsjettet foreslås vedtatt ved 2. tertial: Eiendom: Under bygging av nye Langhus barnehage fikk entreprenør et problem med overvann fra Langhus skole og terrenget rundt. For å sikre tomten til den nye barnehagen ble det nødvendig å drenere, samt legge en 500 mm overvannsledning fra skolen til fylkesveien. Disse arbeidene er grovt anslått til 2,5 mill. kroner inkl mva. Rådmannen kommer tilbake til saken i investeringsbudsjettet for 2012. Oppvekst: Rådmannen anbefaler å styrke budsjettet til Langhus barnehage ved å overføre 0,5 mill. kroner fra driftsfond barnehager til prosjekt 73020 Langhus barnehage til inventar. 4 Ekskl. boligkontoret og formidlingslån. Side 5

Oppvekst: Rådmannen anbefaler å flytte 2 mill. kroner fra prosjekt 77229 Siggerud skole tilbygg og rehabilitering til prosjekt 72019 Siggerud skole inventar/utstyr. Kommunalteknikk: Rådmannen har iverksatt asfaltering av Glenneveien. Asfalteringen finansieres ved tilskudd fra andre, og det anbefales derfor at budsjettrammen for prosjekt 76313 Asfaltering av grusveier, økes med kr 250 000, merket med eget tiltaksnummer. Eiendom: Eiendommen 107/791 på Berghagan ble formelt solgt og overdratt til kjøper i mai 2011. Eiendommen er et tilleggsareal som ble fradelt i 1999. Det er ikke budsjettert med inntekt fra salget. Inntekten, kr 355 000, føres i investeringsregnskapet. Rådmannen foreslår at inntekten reduserer budsjettert lånebehov tilsvarende. Eiendomsalg: I forkant av et evt salg av Vevelstadsaga ble det vedtatt å bygge ut infrastrukturen (rundkjøringer), da dette mest sannsynlig ville gi en høyere salgssum iht. takst. Dette arbeidet er forsinket. Pr i dag er man ferdig med forprosjektet og på basis av dette skal detaljplan utarbeides. På grunn av kapasitetsproblemer er utlysningen også blitt utsatt. Utlysningen er nå lagt ut på Doffin, og det er utlyst konkurranse om konsulenttjeneste for bistand til selve prosjekteringen. Det vil gå 1-2 mnd før konsulent er engasjert. Når konkurransegrunnlag er ferdig kan entreprise utlyses på Doffin. Antatt byggestart av rundkjøringer er våren 2012. Salget vil foregå parallelt med byggearbeidene i 2012. Formidlingslån: Utbetalte lån per 2. tertial utgjør 45 mill. kroner. Det er mange som søker om startlån. I tillegg til utbetalt beløp er det gitt tilsagn for 30 mill. kroner. Bevilgningen i 2011, inkludert videreførte midler fra 2010, er på 80 mill. kroner. Den store utfordringen for kundene våre er å få kjøpt seg bolig. Det er få boliger i markedet og prisene er høye. Det er derfor vanskelig å si noe om hvor mange utlån som vil bli utbetalt resten av året. Det er per august mottatt ekstraordinære innbetalinger i størrelsesorden 20 mill. kroner, som er brukt til innfrielse/delinnfrielse av startlån i Husbanken. Brukere: Avviksrapportering: Virksomhetene rapporterer avvik på fag, HMS og informasjonssikkerhet ved hver tertial. Hovedtyngden av meldte avvik per 2. tertial 2011 er innenfor fristbrudd, legemiddelhåndtering, kloakk-/vannlekkasjer og verbale trusler/bruk av vold. Avvikene drøftes i Kvalitetsutvalget og følges opp av den enkelte virksomhet. Medarbeidere: Attraktiv arbeidsplass: Ski kommune gjennomfører hver vår en spørreundersøkelse om medarbeidertilfredshet. Sentralt samhandlingsutvalg besluttet i møte 25. januar 2011 at undersøkelsen ikke skulle gjennomføres for 2011. Neste undersøkelse vil bli gjennomført våren 2012. Sykefravær: Side 6

Ambisjonsnivå for sykefravær er, iht. målkart i budsjett og handlingsplan for 2011-2014, satt til mindre enn 7,7 % i 2011. Kommunen har hatt utfordringer knyttet til å få beregnet korrekte sykefraværstall etter overgang til nytt IKT-system. Kommunen har gjentatte ganger funnet og påpekt forbedringspotensiale hos systemleverandør, noe som også har resultert i at leverandør har gjort forbedringer i sykefraværsrapporten. En større endring i slutten av juni har medført at tidligere rapporterte sykefraværstall etter overgang til ny leverandør (april 2010 1. tertial 2011) er endret. Rådmannen kan ikke garantere at sykefraværsrapporten per juni 2011 er feilfri, men tror og mener at de største feilene er rettet fra systemleverandørs side. Det som nå evt. måtte finnes av feil mener vi i liten grad vil gi utslag større enn et par tidels prosentpoeng. Systemet er dynamisk og vil være gjenstand for forbedringer og utvikling. Derfor må vi ta høyde for slike marginer. Fremtidig rapportering av sykefravær vil fokusere på helårsvirkning fremfor å sammenlikne enkeltkvartaler. Dette er en mer anvendt metode, og gjør det mulig å relatere kommunens sykefraværstall opp mot nasjonale tall. 2009 2010 Helårsvirkn. 2. kv. 2010-1. kv. 2011 Helårsvirkn. 3. kv. 2010-2. kv. 2011 Egenmeldt fravær, dagsverk 1,3 % 1,3 % 1,4 % 1,5 % Sykmeldt fravær, 1-3 dagsverk 0,2 % 0,3 % 0,4 % 0,4 % Sykmeldt fravær, 4-16 dagsverk 1,1 % 1,2 % 1,3 % 2,1 % Sykmeldt fravær, 17-56 dagsverk 1,5 % 2,3 % 2,5 % 1,9 % Sykmeldt fravær, >56 dagsverk 5,5 % 4,1 % 4,0 % 4,0 % Totalt fravær 9,6 % 9,2 % 9,5 % 9,9 % Rapportering fra virksomhetene viser svært stor spredning i sykefraværstallene. Spennet i 2. kvartal er fra 1,3 % i en virksomhet til 19,5 % i en annen. Kommunalområdene Levekår og Samfunn har kun marginale endringer i fraværstall fra 1. kvartal til 2. kvartal. Kommunalområde Oppvekst har derimot en økning. Barnehagene har gått fra en samlet fraværsprosent på 9,6 % i 1. kvartal til 10,8 % i 2. kvartal. Det synes som om hovedproblemet for de virksomhetene som har høyest sykefravær, er langtidssykemeldinger. Det totale sykefraværet for landets kommuner var 9,5 prosent i perioden 2. kvartal 2010 til og med 1. kvartal 2011 (Tall fra KS). Landsgj.snitt Ski kommune Totalt sykefravær 9,5 % 9,5 % Egenmeldt 1,1 % 1,4 % Legemeldt 8,4 % 8,1 % Sykefravær i arbeidsgiverperioden 3,7 % 3,1 % Sykefravær utenfor arbeidsgiverperioden 5,8 % 6,5 % Side 7

Som vi ser av sammenligningen ovenfor, er tallene for Ski kommune ikke så ulikt landsgjennomsnittet. Det synes som om vi har et høyere egenmeldt fravær og høyere langtidssykefravær. Dette vil økonomi- og personalavdelingen se nærmere på. Nærværsarbeid er et prioritert område i Ski kommune. En del av tiltakene innenfor Prosjekt Nærvær er vedtatt videreført, herunder ryggombudsordningen og jordmorprosjektet. Prosjekt Nærvær skal i sin helhet evalueres i 2011, og det vil i etterkant av dette gjøres eventuelle revurderinger av aktuelle tiltak. I forlengelse av nytegnet IA-avtale (Inkluderende arbeidsliv) i 2011, er det utarbeidet en overordnet handlingsplan for arbeidsmiljøet i Ski kommune. Denne vil bli behandlet i sentralt AMU i løpet av høsten 2011. I handlingsplanen er ambisjonsmålet for sykefravær nedjustert til <8 % for Ski kommune innen utgangen av 2013. Som tiltak for å nå denne ambisjonen er det foreslått å iverksette nye tiltak som for eksempel går på oppfølging av virksomheter som har et sykefravær overstigende 15 % over tid, og veiledningssamtaler med ledere for å sikre systematisk og målrettet arbeid. Når det gjelder sykefraværsproblematikk på systemnivå, er det opprettet et IA-forum som skal jobbe med denne problematikken. Her vil rådmannen være representert sammen med deltakere fra NAV, økonomi- og personalavdelingen, bedriftshelsetjeneste samt leder av tillitsmannsutvalget og hovedvernombud. Lærlinger: Ski kommune har per august 33 aktive lærlinger, hvorav 5 stk. avlegger fagprøve i løpet av høsten 2011. Det er 3 i helsearbeiderfaget, 1 aktivitør og 1 i IKT - servicefag. Det er kommunens første lærling i aktivitørfaget. De gjenværende lærlingene er fordelt slik; 12 stk. i barne- og ungdomsarbeiderfaget, 11 stk. i helsearbeiderfaget, 3 stk. i IKT servicefag, 1 stk som institusjonskokk og 1 stk. som eventtekniker. I år er det 14 lærlinger som har blitt tilbudt lærlingplass. Vi hadde ønsket oss flere innenfor helsearbeiderfaget og barne- og ungdomsarbeiderfaget. For å få tak i læringer er vi på skolebesøk i 1. og 2. klasse på videregående skoler i løpet av januar/februar hvert år. Vi besøker Drømtorp, Ås, Frogn og Nesodden videregående skoler. Vi har tett samarbeid med Veiledningssenteret i Follo og Fagopplæringsnemnda i Akershus fylke for å få rekruttert flere lærlinger til oss. Rådhusteatret har en lærling i eventteknikerfaget. Eventtekniker er en fireårig fagutdanning i lyd - lys og AV-teknikk samt andre fag som er viktige i forbindelse med teknisk avvikling av arrangementer. Utdanningen foregår ved en videregående skole i Fredrikshavn, og det er første gang i år at den blir tilbudt skoleungdom fra Norge og Sverige. Når vår lærling tar fagbrevet blir han den første eventtekniker i Norge. Dette lærlingeløpet er lagt opp litt annerledes enn et ordinært fagløp i Norge, ved at det er vekselvis skole og praksis i fire år istedenfor 2 år skole og to år praksis som her hjemme. Miljø: Virksomhetene blir i 2011 målt på om de er miljøsertifisert eller ikke, i samsvar med vedtak i Klima- og energiplanen om at minst 2/3 av alle kommunale virksomheter skal miljøsertifiseres innen 2013. Andelen miljøsertifiserte virksomheter pr august er 19 %, ingen nye virksomheter har blitt sertifisert i 2. tertial 2011. Det ble gjennomført inspirasjonsmøte for skolene i mars, gitt informasjon om miljøsertifisering på virksomhetsledermøte i april, og det vil bli arrangert inspirasjonsmøte for barnehagene i oktober/november. Alle virksomhetslederne har i tillegg fått tilsendt Side 8

Miljøveileder for skoler og barnehager. I tillegg til dette målet blir energiforbruk i kommunale bygg målt i virksomhet Eiendom (fra det overordnede målkartet). Disse blir rapportert først ved årsslutt og omtales i Grønt regnskap og i kommunens årsmelding. Økonomiske konsekvenser: Se redegjørelse ovenfor Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Ingen merknader. Konklusjon: Se forslag til vedtak. Ski, 30.09.11 Audun Fiskvik rådmann Per Erik Andersen økonomi- og personalsjef Vedlegg som følger saken: a) Finansrapport b) Sykefravær per virksomhet c) Statusrapport for investeringer Vedlegg som ligger i saksmappen: Målkart fra virksomhetene Økonomirapport fra virksomhetene vedrørende driftsbudsjettet Side 9