Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 124 2018/2391-6 23.04.2018 Lars Vidar Hennum Hansen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret Utsendte vedlegg 1 Foreløpig rapport - urevidert Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Oppfølging av verbalpunkt i budsjett 2018 "Tjenestegjennomgang" Sammendrag av saken: Rådmannen har iverksatt verbalpunktet knyttet til tjenestegjennomgang med vurdering av hvilke tjenester som skal utføres i kommunal regi, og hvilke tjenester som kan utføres av andre. Det er iverksatt 3 forskjellige løp som i sum skal gi et oversiktlig bilde av utviklingen av tjenestene innenfor den kommunale tjenesteproduksjonen, samt peke på områder med forbedringspotensialer og legge frem forslag til tiltak som kan bidra til å nå de økonomiske målene for tjenesteområdene fremover. Kontinuerlig forbedring/digitalisering Hovedoppdraget er en full tjenestegjennomgang av kommunalområdet undervisning og oppvekst. Rådmannen mener det er riktig med tanke på den totale budsjettsituasjonen at dette området vies størst oppmerksomhet. Foruten en grundig gjennomgang av kostratall og analyser av de enkelte tjenestene/vedtakene, så har rådmannen bedt om ekstern bistand knyttet til utvikling av en ny og omforent budsjettfordelingsmodell til skolene. Deloppdraget er en utvidet kostra-analyse på de øvrige tjenesteområdene som tar sikte på å legge frem forbedringspotensialer etter sammenligninger med lignende og beste praksis-kommuner. Dette arbeidet har pågått i noe tid, og et utdrag av den foreløpige rapporten er lagt med som vedlegg til denne saken. Konkurranseeksponering For å kunne vurdere hvilke tjenester som skal gjennomføres i kommunal regi og hva som med fordel kan utføres av andre, har rådmannen iverksatt en konkurranseeksponeringsprosess. Rådmannen mener det er viktig at det er resultatene fra eksponeringsprosessene som eventuelt danner grunnlaget for beslutninger om hvilke tjenester som skal gjennomføres i kommunal regi eller av andre aktører. Tjenesteinnovasjon/design/ Med det fremtidsbildet som tegnes i perspektivmeldingen er det ikke nok med kontinuerlig forbedringsarbeider/digitaliseringsarbeider og eksponeringsprosesser. I det litt lengre perspektivet mener rådmannen det vil bli nødvendig med en helt annen tjenestedesign, en helt annen måte å løse de
kommunale tjenestene på enn vi ser i dag. I den anledning har rådmannen foreløpig bedt om bistand til gjennomføringen av innovasjonsprosessene, men dette kan utvides på et senere tidspunkt. I alle de 3 delprosessene vil digitalisering ligge til grunn og spille en viktig rolle for å komme i mål. Alle disse prosessene har videre vært en stor del av grunnlaget i økonomiplanarbeidet som har pågått siden nyttår. Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering Rådmannen ferdigstiller gjennomgangene og fremlegger resultatet av prosessen til politisk behandling. Saksutredning: Bakgrunn På bakgrunn av følgende verbalpunkt i budsjettet for 2018 fremmer rådmannen her en statusrapport for arbeidet med tjenestegjennomgang. «I budsjettet for 2017 varslet rådmannen en tjenestegjennomgang i samarbeid med agenda kaupang. Dette har ikke skjedd, men vi forutsetter at dette vil komme i 2018. I forbindelse med denne gjennomgangen ber vi rådmannen kritisk vurdere hvilke tjenester som skal gjennomføres i kommunal regi og hva som med fordel kan utføres av andre. Rådmannen bes legge frem en sak i løpet av 1. tertial. En slik kritisk gjennomgang av kommunens drift vil være svært viktig i det langsiktige omstillingsarbeidet hvor kommunen skal tilpasse seg et varig lavt driftsnivå samtidig som det skal produseres gode tjenester.» Rådmannen foretok i april 2017 en analyse med bistand fra Agenda Kaupang, der bla. målsettingene for omstillingsarbeidet med tilhørende tiltak fra gjennomgangen i 2014 ble vurdert. På dette tidspunkt var det fremdeles tiltak fra forrige gjennomgang som var i prosess for gjennomføring, og ytterligere gjennomgang og utforming av nye tiltak ble derfor ikke gjennomført. Med bakgrunn i budsjettvedtaket nevnt over, og behovet for tilpasninger i drift fremover i tid, har rådmannen nå iverksatt ulike prosesser knytte til tjenestegjennomgang. Tjenestegjennomgangen består av følgende delprosesser; 1. Prosess for kontinuerlig forbedring/digitaliseringsarbeid 2. Prosess for konkurranseeksponering 3. Prosess for tjenesteinnovasjon. Alle delprosessene har i seg innslag av både intern arbeidskraft og ekstern bistand. Kontinuerlig forbedring/digitalisering med kostraanalyser, vurdering av områder for konkurranseeksponering, samt vurdering/valg av ny tjenestedesign/innovasjon utføres i egenregi.
Rådmannen har iverksatt anbudsprosesser knyttet til ekstern bistand til utarbeidelse av en ny og omforent budsjettfordelingsmodell på grunnskoleområdet, samt til selve gjennomføringen av konkurranseeksponeringsprosessene og tjenesteinnovasjonsprosessene. Valg av leverandører gjøres innen medio mai. Delprosessen kontinuerlig forbedring/digitalisering tar sikte på å dekke effektiviseringsbehovet i det korte tidssegmentet, mens konkurranseeksponering og tjenesteinnovasjon forventes å gi effektiviseringsgevinster i ett litt lengre løp. Rådmannen har tidligere varslet at det er behov for en ny runde med tjenestegjennomganger. I 2013/2014 bisto Agenda Kaupang Halden kommune med en gjennomgang av tjenestene med sikte på å utarbeide tiltak som kunne gi innsparinger og bedre balanse i økonomien. Utgiftene i Halden var da spesielt høye innenfor helse og omsorg sammenliknet med det som var vanlig i andre kommuner. Hovedtyngden av bistanden var derfor rettet mot disse tjenestene. Det ble imidlertid også foretatt en mer kortfattet gjennomgang av administrasjon, undervisning, SFO og barnehage. Oppdragene som ble gitt Agenda Kaupang den gangen var som nevnt over 2- delt. Hovedtyngden ble rettet mot helse og omsorgstjenestene, mens analysene som ble utført på de øvrige områdene var en litt mer overordnet kostra-analyse med formål om å legge frem forslag til tiltak som kunne bidra til å nå de økonomiske målene for de ulike tjenestene. Rådmannen finner det hensiktsmessig å foreta en tilsvarende inndeling, med 1 hovedområde for dybdeanalyse og en kostra-analyse som tar sikte på å legge frem forslag til tiltak på de øvrige områdene. Kontinuerlig forbedring/digitalisering Rådmannen er i prosess med utarbeidelse av en kostraanalyse. Til grunn for analysen ligger utvikling og sammenligning av kostra-data. Både med seg selv over tid, med lignende kommuner, og mot beste praksiskommuner for å finne potensielle forbedringer og potensielt handlingsrom. Sett i henhold de foreløpige resultatene av denne analysen, og prioriteringene i forrige analyse av Agenda Kaupang fra 2013/2014 hvor dybdeanalysen ble gjennomført innenfor helse og omsorg, har rådmannen valgt grunnskole og voksenopplæring som dybdeanalyseområde. Medio mars 2018 sendte rådmannen derfor ut en tilbudsforespørsel til 3 leverandører med ønske om bistand til tjenestegjennomgang av grunnskole og voksenopplæring. Bakgrunnen er budsjettsituasjonen i denne sektoren. I dette oppdraget ber rådmannen om bistand på 3 konkrete områder: Gjennomgang av, og forslag til ny budsjettfordelingsmodell mellom skolene. Oppdraget blir her gitt for å utvikle en modell som viser det laveste kostnadsnivået den enkelte skole kan driftes for innenfor lovens minimumskrav. Modellen skal i tillegg være rettferdig, intuitiv og ha lav teknisk brukerterskel. Tjenestegjennomgang av den ordinære grunnskoleundervisningen i kommunen. Herunder en Kostragjennomgang av såvel egenutvikling over tid som sammenligninger med andre kommuner og beste praksis. Det ønskes videre en analyse av hver enkelt enhet (barneskoler og ungdomsskoler) med tanke på organisering, digitalisering, ressursutnyttelse, utnyttelse av inntektspotensialet og frivilligheten. Analysen skal ende ut i forslag til forbedringer.
Tjenestegjennomgang av kommunens voksenopplæring. Herunder en kostragjennomgang av egenutvikling og beste praksis kommuner. Det skal også her foretas en vurdering av organisering, digitalisering, ressursutnyttelse, utnyttelse av inntektspotensialet og frivilligheten. Analysen skal ende ut i forslag til forbedringer. Det har kommet inn ett tilbud på denne prosessen. Etter grundige vurderinger har rådmannen besluttet å tildele oppdragets punkt 1 til leverandøren. De 2 øvrige punktene er besluttet gjennomført i egenregi, eventuelt med en annen form for ekstern bistand på et senere tidspunkt. Resterende del av denne delprosessen gjennomføres som nevnt i egenregi. Dette gjelder da områdene administrasjon, helse og omsorg, sosial, teknisk og kultur, og undervisning. Deler av denne foreløpige rapporten er lagt med som vedlegg til denne saken. Denne rapporten er ikke ferdig, og den er heller ikke kvalitetssikret. Rapporten må derfor kun oppfattes og behandles som en indikasjon på hvordan en slik rapport kan komme til å se ut, og hva den kan inneholde av informasjon. Til grunn for analysen ligger utvikling og sammenligning av kostra-data. Både med seg selv over tid, med lignende kommuner, og mot beste praksiskommuner for å finne potensielle forbedringer og potensielt handlingsrom. Det samme grunnlaget benyttes av organisasjonen under arbeidet med økonomiplanen. Funn og anbefalinger fra denne analysen har blitt spilt inn som grunnlag for tiltak i form av effektiviseringsprosesser og forbedringsprosesser i økonomiplanarbeidet, som kan bli foreslått i rådmannens forslag til økonomiplan for 2019 2022. Konkurranseeksponering I vedtatt budsjett 2018 bes rådmannen om å kritisk vurdere hvilke tjenester som skal gjennomføres i kommunal regi og hva som med fordel kan utføres av andre. Rådmannen mener det er viktig å kjøre en eksponeringsprosess for å kunne gi et bedre grunnlag for sammenligning på like vilkår mellom kommunens eget kostnadsnivå og eksterne leverandører for de tjenestene det eventuelt skal vurderes full konkurranseutsetting. Ultimo mars sendte rådmannen ut en forespørsel til 3 leverandører med ønske om bistand til gjennomføring av konkurranseeksponeringsprosesser. Også her har kommunen mottatt ett tilbud som i disse dager er til vurdering. En eventuell aksept på dette tilbudet vil kunne medføre at prosessen gjennomføres i tiden frem mot oppstarten av budsjettarbeidet for 2019. Helt konkret vil tilnærmingen til denne prosessen innebære en tilnærming til en mer bedriftslignende styringsform som blant annet kan baseres på enhetskostnader på de enhetene eller områdene som skal eksponeres for konkurranse. Formålet med eksponeringen er å kunne hente ut en økonomisk fordel i form av mer effektive tjenester. Det er her lagt til grunn at kommunen selv velger ut områder som skal eksponeres, og at valgt leverandør bistår i selve gjennomføringsprosessen. Eksponeringsprosessen kan også være et forstadium til konkurranseutsetting, og i så fall vil kommunen være bedre rustet til en eventuell senere konkurranseutsetting etter en tid med drift etter en slik styringsmodell. Det vil kjøres et forprosjekt med vurdering av de ulike tjenesteområdenes egnethet for slik eksponering. Tjenesteinnovasjon Tjenesteinnovasjon er nye eller vesentlig forbedrede tjenester som tas i bruk for å oppnå økt verdiskaping og/eller samfunnsnytte. Rådmannen har som mål å sende ut en forespørsel til 3 leverandører med ønske om bistand til gjennomføring av tjenesteinnovasjonsprosesser i løpet av april. For å møte morgendagens utfordringer i kommunal sektor ønsker kommunen hjelp til å planlegge, gjennomføre og evaluere tjenesteinnovasjonsprosesser. Kommunen ønsker å inngå en rammeavtale med et kompetansemiljø for bistand i slike prosesser. Rammeavtalen skal inngås med en leverandør som har solid kompetanse og kapasitet til å gjennomføre oppdragene på avtalen.
Oppdrag i og rundt innovasjonsområdet vil kunne bli utvidet etterhvert, og eventuelle behov for ekstern bistand vil følge de årlige budsjett og økonomiplanforslagene. Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: x Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Generelt om de valgte kriteriene: Generelt vil flere av kriteriene bli berørt av dette, og de vil bli grundig vurdert i de detaljerte prosessene Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Roar Vevelstad>