VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 24.11.2011 2011/19041 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Anne Marit Kjelbergnes tlf 951 64 428 VERDAL KOMMUNE Johannes Bruns gate 2 7650 VERDAL INNEKLIMA I SKOLEBYGG, VERDAL KOMMUNE. TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG. Vi viser til tilsyn gjennomført i Verdal kommune den 3. 4. oktober 2011. Til stede fra virksomheten: Åpningsmøte: John R. Sæther Annelise Melhus Anne Grete Wold Randi Segtnan Ragnhild H. Ausmo Bård Kotheim Joar Elbo Jannike Strugstad Lise Heggdal Trine Wågø Olsen Nina Bjørken Frank Viken Stiklestad skole: Joar Elbo Nina Bjørken Bård Kotheim John R. Sæther Frank Viken Ørmelen skole: Jannike Strugstad Trine Wågø Olsen Bård Kotheim John R. Sæther Frank Viken Avdelingsleder, Teknisk drift, bygg og eiendom Tillitsvalgt Utdanningsforbundet HMS-koordinator Kommunalsjef oppvekst Kommuneoverlege Innherred samkommune Virksomhetsleder Teknisk drift Rektor Stiklestad skole Rektor Ørmelen skole Hovedtillitsvalgt Fagforbundet Hovedverneombud samt verneombud Ørmelen skole Verneombud Stiklestad skole Verneingeniør AktivMed Rektor Stiklestad skole Verneombud Stiklestad skole Virksomhetsleder Teknisk drift Teknisk drift, bygg og eiendom Verneingeniør AktivMed Rektor Ørmelen skole Hovedverneombud og verneombud Ørmelen skole Virksomhetsleder Teknisk drift Teknisk drift, bygg og eiendom Verneingeniør AktivMed Sluttmøte: De som deltok på åpningsmøte stilte også på sluttmøte. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974771705 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Til stede fra Arbeidstilsynet: Svein Arne Laugen Overingeniør Anne Marit Kjelbergnes Overingeniør Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen for å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet), og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv.
VÅR REFERANSE 3 I denne tilsynsprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. I tilsynet fremkom det blant annet fram følgende: Verdal kommune har 10 skoler. 4 av skolene ble godkjent etter forskrift om miljørettet helsevern rundt år 2000. Verdal barneskole og Verdal ungdomsskole er under bygging og har plass til ca 850 elever. 4 skoler mangler godkjenning, derav Ørmelen skole Det gjennomføres systematisk opplæring av verneombudene og rektorene Det var et åpent og godt samarbeidsmiljø mellom verneombud og rektor ved de besøkte skolene Internkontrollsystemet - kvalitetslosen er under revisjon/oppdatering Det er utarbeidet en egen renholdsplan for kommunens skolebygg Renholderne ved skolene får mye skryt, og er en medvirkende faktor til å opprettholde vedlikeholdet av skolebygningene Det er inngått avtale om vedlikehold av ventilasjonsanleggene Kommunen har de senere 5 årene investert betydelig summer i rehabilitering og oppføring av nye skolebygg Skoleledelsen er flinke til å sette i verk midlertidige tiltak for å redusere arbeidsmiljøbelastningene i påvente av permanent utbedringer På arbeidsværelse ved Stiklestad skole er det kjøpt inn nye skap med dører for å redusere støvoppsamling og gjøre renholdet enklere. Alle skoler samt de fleste barnehager blitt sjekket mhp radon på slutten av 90 tallet. Ingen hadde radonstråling over tillatt nivå. Vi registrerte følgende forbedringsområder: Ørmelen skole har utfordringer knyttet til bruk av skolens utearealer på kveldstid. De ansatte finner ofte glasskår, søppel og av og til sprøytedeler når de kommer på arbeid på morgenen. Dette er veldig uheldig og kan være en psykisk påkjenning for de ansatte. Det er etablert en ordning der ansatte skal melde forhold (outlook) de ønsker utbedret til vaktmesterne. Det ble opplyst at denne kunne bli bedre kjent og brukt. Det er etablert et avvikssystem i Kvalitetslosen. Avvik som er relatert til helse, miljø og sikkerhet går til nærmeste leder med kopi til hovedverneombudet. Etter 28 dager sendes avviket til øverste leder og melder kan følge med i saksgangen. Vi fikk opplyst at det lokale verneombudet ikke har tilgang til avviksmeldingene, og i så fall må det skje via hovedverneombudet. Dette synes noe tungvint. Det gjøres endringer av elevtall og flytting av vegger (ny oppdeling av rom) uten at det vurderes om slike tiltak kan ha innvirkning på inneklimaet. Her er det viktig at det foretas en vurdering av ventilasjonsforhold/kapasitet med vaktmester i forkant. Roller og ansvar i forhold til vedlikehold/sikring av inneklimaforhold kan bli tydeligere (presisering av gråsoner ) mellom skoleledelsen og teknisk drift.
VÅR REFERANSE 4 Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Kartlegging av skolebygg mhp eksponering for asbest og asbestholdig materiale begrunnelse for pålegg 1 Under befaringen i gymsalen ved Ørmelen skole registrerte vi at det er mulige asbestfliser i gang/inngangsparti. Flere av flisene er tydelig slitt og noen er defekte. Ved Stiklestad skole registrerte vi også asbestholdige golvfliser som er slitt og har delvis ødelagte overflater i møterom/gang. Asbest er en fellesbetegnelse på en gruppe krystallinske silikatmineraler med fiberstruktur, som blant annet kan være kreftfremkallende. Risikoen oppstår først når løse asbestfibre opptrer i form av støv som kan pustes inn. Normalt vil ikke asbestholdige plater innebære noen risiko med mindre de skades, bearbeides eller utsettes for påkjenninger. Golv i inngangspartier og ganger er særlig utsatt da det er mye persontrafikk på slike steder. Det er derfor viktig at golv som er kledd med asbestholdige materialer blir tilfredsstillende vedlikeholdt for å sikre at det ikke frigjøres asbestfibre, inntil de asbestholdige materialene blir fjernet på en trygg måte i henhold til kravene i asbestforskriften. Verdal kommunen plikter å kartlegge om forekomsten av asbest i skolebygningene kan utgjøre en helserisiko for arbeidstakerne, jf. forskrift om asbest 7 og 8 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5, 2 ledd nr 6. Utarbeidelse av vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsplaner - begrunnelse for pålegg 2 Verdal kommunen har ikke gjennomført en risikovurdering av forhold knyttet til inneklima som rapporteres fra skolene. Prosedyre for risiko- og sårbarhetsanalyse er utarbeidet, men opplæring gjenstår. Under tilsynet ved Ørmelen skole kom det frem at de har startet denne prosessen. Det gjennomføres årlig vernerunder, men det er forbedringspotensialer i forhold til bruk og utforming av skjema som blir benyttet. Rektor, verneombud og vaktmester setter opp en prioriteringsliste, som sendes virksomhetsleder (som igjen setter opp en prioritert handlingsplan (vedlikehold/forbedringer og mindre tiltak skoler). Denne sendes så over til FDV (forvaltning, drift og vedlikehold) for endelig behandling. Fremlagte dokumenter viser at det er forhold som blir meldt gjentatte ganger uten at det blir gitt tilbakemelding på når ting kan utbedres. Det fremgår ikke av handlingsplanen når forhold er meldt inn første gang. Under tilsynet registrerte vi at Stiklestad skole har noen løse /det mangler himlingsplater i taket. Lærerdusjen har vegger av trevirke som er lite fuktbestandig. Ørmelen skole har også noen løse/det mangler himlingsplater i taket og det er mangelfull solavskjerming på lærernes arbeidsrom og solutsatte undervisningsrom. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8 har bestemmelser om at arbeidslokaler skal være utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser får tilfredsstillende belysning, klima og luftkvalitet, og beskyttelse mot støy, vibrasjoner, stråling, giftige eller helsefarlige stoffer, trekk m.v.
VÅR REFERANSE 5 Under tilsynet registrerte vi at det forelå en overordnet handlingsplan som beskriver de tiltak som kommunen (FDV) vil prioritere de nærmeste to årene, men det foreligger slik vi ser det, ingen vedlikeholdsplaner med forpliktende tidsfrister for den enkelte skole. Selv om Verdal kommune har dyktige vaktmestere som gjør en godt arbeid for å opprettholde vedlikeholdet, er det behov for å foreta en totalvurdering av skolebygningene og lage en vedlikeholdsstrategi, slik at vedlikeholdsplaner kan utarbeides over flere år. Vedlikeholdsplanene må tydeliggjør når innrapporterte tiltak kan gjennomføres og hvem som er ansvarlig. Større rehabiliteringer ved enkelte skoler bør ikke føre til nye forsømmelser av nødvendig forebyggende vedlikehold ved andre skoler. Det er viktig at rehabiliterte bygg og nybygg blir vedlikeholdt på en tilfredsstillende måte og at det utarbeides tidfeste vedlikeholdsplaner Kommunen plikter, i samarbeid med skoleledelsen og ansatte, å utarbeide en vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklimaet er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5, 2.ledd nr. 6. Utarbeidelse av tidfestede rehabiliteringsplaner - begrunnelse for pålegg 3 Verdal kommune kunne ikke dokumentere en tidfestet plan for prioritering og gjennomføring av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å oppnå tilfredsstillende inneklima, jf arbeidsmiljøloven 3-1 og internkontrollforskriften 5 (2) nr. 6. Ved Stiklestad skole er det utette vinduer i 1971-delen av skolen (vanninntrenging/trekk/kaldras) og det er mangelfull solavskjerming på rom i nyfløyen (mot skolegården). Ved Ørmelen skole registrerte vi at gymsalen og musikkrommet manglet tilfredsstillende ventilasjon. Dusj- og garderobeanlegg er i dårlig forfatning (slitt) og det er trepanel på veggene i dusjanleggene. Oppgradering av gymsalen er ikke satt opp i noen handlingsplan. SFO ved Ørmelen skole har skolefritidsordning for 81 barn. Under befaringen registrerte vi at takrennene var tette, inngangspartiet er skjevt og takhøyden er så lav at det er store muligheter til å slå seg i hodet. SFO- lokalene mangler tilfredsstillende ventilasjon (kun avtrekk over komfyr), det er mangelfull garderobeløsning, ett toalett er plassert i direkte tilknytning til spisesalen og personaltoalettet ble brukt som bøttekott. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Verdal kommune skal kartlegge forekomsten av asbestholdig materiale i skolebygningene og sette i verk forebyggende tiltak som sikrer at det ikke frigjøres asbestfibre til arbeidsatmosfæren, jf. forskrift om asbest 7 og 8 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5, 2. ledd nr 6. Frist for gjennomføring: 01.02.2012
VÅR REFERANSE 6 2. Verdal kommune skal, i samarbeid skolens ledelse og ansattes representanter, utarbeide en vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklimaet til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) og forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5, 2.ledd nr. 6. Frist for gjennomføring:01.06.2012 Arbeidstilsynet setter følgende vilkår til dette varsel om pålegg: I vedlikeholdsplanen for den enkelte skole skal det framgå tidsfrister for gjennomføring og hvem som ansvarlig for gjennomføringen av tiltakene. I vedlikeholdsplanen for den enkelte skole skal det framgå hvilke midlertidige og kortsiktige tiltak som skal settes i verk. I vedlikeholdsplanen for den enkelte skole skal det gå fram hvilke tiltak som blir satt i verk for regelmessig vedlikehold. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Verdal kommune sin skriftlige vedlikeholdsstrategi og denne viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 3. Verdalkommune skal, i samarbeid med skolens ledelse og ansattes representanter, utarbeide en tidfestet og prioritert plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering av de skolene, der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid, 2.ledd nr. 6 Frist for gjennomføring: 01.06.2012 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Verdal kommune sin plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 15.12.2011. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/19041 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Anne Marit Kjelbergnes overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.
VÅR REFERANSE 7 Fylkesmannen i Nord-Trøndelag v/utdanningsdirektør, Strandveien 38, 7713 Steinkjer Fylkesmannen i Nord-Trøndelag v/fylkeslegen, Strandveien 38, 7713 Steinkjer Verdal kommune, rektor v/ Ørmelen skole Jannike Strugstad Verdal kommune, rektor v/ Stiklestad skole Joar Eklo Verdal kommune, hovedverneombud Trine Wågø Olsen Verdal kommune, verneombud Nina Bjørken v/ Stiklestad skole Verdal kommune, Utdanningsforbundet v/ Annelise Melhus Verdal kommune, Fagforbundet v/ Lise Heggdal Verdal kommune, kommunalsjef oppvekst Randi Segtan Verdal kommune, virksomhetsleder teknisk drift Bård Kotheim Verdal kommune, HMS-koordinator Anne Grete Wold Verdal kommune, teknisk drift, bygg og eiendom John R. Sæther Innherred samkommune, kommuneoverlege Ragnhild H. Aunsmo