KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV KONSULENTTJENESTER FOR QZA-0444 QZA-12/0941 GJENNOMGANG AV AVTALESTRUKTUR I OFU-PROGRAMMET

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV KONSULENTTJENESTER FOR QZA-0444 QZA-12/0941 GJENNOMGANG AV AVTALESTRUKTUR I OFU-PROGRAMMET SAKSNR TILBUDSFRIST: KL 12:00 Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lov 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, sist ved lover av 19. mai 2006 nr. 16 (i kraft 1. januar 2009) og av 21. desember 2007 nr Forskrift fastsatt ved kgl. res. av 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. Juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Endret sist ved forskrift av 3. september 2010 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II (For anskaffelser mellom kr ,- eks. mva). Innholdsfortegnelse 1. Generelt Om oppdragsgiver Om anskaffelsen Kvalifikasjonskrav Minimumskrav til tilbudet (konsulenttjenesten) Tildelingskriterier Frister og fremdriftsplan Tilbudet form og innlevering av tilbud Kontaktperson hos oppdragsgiver Behandling av tilbudene... 7 Side 1 av 8

2 1. GENERELT Direktoratet for utviklingssamarbeid (Norad) v/øks/olje for Utvikling-sekretariatet, heretter kalt Oppdragsgiver, inviterer til konkurranse uten forhandlinger for kjøp av konsulenttjenester i forbindelse med en gjennomgang av avtalestrukturen i Olje for utvikling-programmet (Ofu). 2. OM OPPDRAGSGIVER Norad er et fagdirektorat under Utenriksdepartementet og har ca. 240 ansatte pr Norad skal bidra til effektiv forvalting av bistandsmidler, sørge for at norsk utviklingssamarbeid kvalitetssikres og evalueres, samt være Norges nytenkende fagmiljø i kampen mot fattigdom i nært samarbeid med nasjonale og internasjonale fagmiljø. Les mer om Norad på Ofu-programmet ble etablert ved regjeringsvedtak 14. juni 2007 for å sikre en mer helhetlig tilnærming til petroleumsrelatert bistand, hvor sentrale aspekter ved den norske erfaringen som finansog miljøforvaltning også skulle vektlegges mer. Formålet med innsatsen er «å dele norske erfaringer slik at utviklingsland kan forvalte petroleumsressursene på en måte som bidrar til varig reduksjon av fattigdom og sikrer forsvarlig hensyntagen til miljøet.» Programmet vektlegger i større grad enn andre norske bistandsprogrammer overføring av norsk forvaltningserfaring. Programmet omfatter en sektor som er politisk og økonomisk strategisk viktig for samarbeidslandene; norsk petroleumssektor er den største sektoren i norsk økonomi, og en vital norsk interesse. Programmet er komplekst med hensyn til aktør- og risikobilde, og kontekstforståelse. Ofu-programmet ledes av en styringsgruppe bestående av Utenriksdepartementet (UD), Olje- og energidepartementet (OED), Miljøverndepartementet (MD) og Finansdepartementet (FIN) som møtes kvartalsvis og tar strategiske beslutninger. UD er konstitusjonelt ansvarlig for programmet, mens fagdepartementene har ansvaret for det faglige innholdet i satsingen i samsvar med deres roller i norsk petroleumsforvaltning, samt for å gjøre tilgjengelig og kvalitetssikre ekspertisen som anvendes. Sekretariatet ligger i Norad og har ansvar for løpende koordinering av programmet samt at bistandsfaglige hensyn blir ivaretatt. Det er videre etablert landgrupper for hvert samarbeidsland utgått fra implementerende norske institusjoner, og som er ledet av sekretariatet. Landgruppene brukes for løpende samordning, oppfølging og kvalitetssikring av programmene i hvert land. Også svar på nye henvendelser fra samarbeidsland skal forankres i og kvalitetssikres av landgruppene, mens endelig beslutning vil tas i styringsgruppen. Les mer om Ofu-programmet på 3. OM ANSKAFFELSEN 3.1 Behovsbeskrivelse En helhetlig programtilnærming er definert i rammeverket for målstyring i Ofu-programmet. Rammeverket definerer tre utviklingsresultater eller delmål (outcomes), beskrevet i kortversjon som følger: 1. At landets myndigheter etablerer et juridisk og forvaltningsmessig rammeverk for petroleumssektoren; 2. At de som forvalter petroleumsressursene har kompetanse og utfører sine oppgaver ansvarlig; og 3. At myndighetene blir holdt ansvarlig for sin forvaltning av petroleumssektoren. Et helhetlig program forutsetter også at bredden i den norske erfaringen er representert i programmet, noe som inkluderer ressursforvaltning, miljø og HMS, inntektsforvaltning og skattelegging. Styrkingen av en helhetlig programtilnærming er en prioritert oppgave i Ofu-sekretariatets arbeidsplan for 2012, og vi ønsker å videreføre denne satsningen i På norsk side er en rekke institusjoner Side 2 av 8

3 involvert i gjennomføringen; foruten de fire nevnte departementene flere direktorater, den statlige stiftelsen Petrad, og private konsulentmiljøer. For å sikre programmets integritet er det viktig at Ofuprogrammets avtaler reflekterer formålet (å dele norske erfaringer slik at utviklingsland kan forvalte petroleumsressursene på en måte som bidrar til varig reduksjon av fattigdom og sikrer forsvarlig hensyntagen til miljøet) og styrende dokumentasjon i Ofu-programmet. Avtalestrukturen i Ofu-programmet består i hovedsak av fem typer avtaler: Programavtaler (mellom UD/ambassaden (i noen tilfeller Norad) og samarbeidslandet, ofte ved utenriksministeriet eller finansministeriet.); Institusjonsavtaler (mellom norsk fagdepartement og tilsvarende departement i samarbeidslandet.); Avtaler mellom Norad og norske institusjoner (inkl. fagdepartementene og underliggende direktorat); Avtaler mellom Norad og sivilt samfunnsorganisasjoner; og Rammeavtaler mellom konsulenter og norske institusjoner. Styringsgruppens mandat fra 2007 samt vedtak i Styringsgruppen utgjør styrende dokumentasjon i Ofu-programmet, i tillegg til øvrige retningslinjer for norsk utviklingssamarbeid. Oppdragets formål Norad ved Ofu-sekretariatet (Oppdragsgiver) ønsker å samarbeide med en ekstern kompetansebedrift (Konsulenten) for gjennomgang og vurdering av avtalestrukturen i Ofu-programmet opp mot Ofuprogrammets gjeldende mandat (Oppdraget). Oppdraget har fire, delvis overlappende formål: 1. Produsere en oversikt over alle avtaler i Ofu-programmet. Avtalene skal sorteres og kategoriseres etter type. 2. Vurdere i hvilken grad avtalestrukturen reflekterer og oppfyller programmets formål og styrende dokumentasjon i Ofu-programmet, og foreslå eventuelle forbedringer. 3. Vurdere i hvilken grad avtalestrukturen legger til rette for et helhetlig program, evt. hvordan strukturen kan innrettes for å fremme en helhetlig programtilnærming. 4. Vurdere i hvilken grad endringer i avtalestrukturen kan effektivisere anskaffelsesprosessene i programmet. Konsulenten får et selvstendig ansvar for å levere et ferdig produkt til avtalt tid. Detaljert format, milepæler og innhold skal skriftlig avtales i samråd med Oppdragsgiver. Det forutsettes at Konsulenten kan samarbeide tett med et kjerneteam i Ofu-sekretariatet og fortløpende i oppdragsperioden levere oversikter, rapporter og viktige funn etter nærmere avtale med Oppdragsgiver. Arbeidet skal utføres i nær dialog med Oppdragsgiver og vil bygge på gjennomgang av alle avtaler inngått i Ofu-programmets regi. Utenlandsreiser skal ikke påregnes. Resultatet skal dokumenteres i en sluttrapport i Word-format. Rapporten skal utarbeides i én versjon for kommentarer fra Oppdragsgiver, og en endelig versjon. Første versjon skal være tilgjengelig 10 uker etter tildeling av oppdraget. To uker skal avsettes for kommentarrunden hos Oppdragsgiver, og endelig versjon av rapporten skal foreligge en uke etter at kommentarer fra Oppdragsgiver er mottatt. Rapporten skal leveres i fem kopier og i elektronisk versjon på to CD-rom. En muntlig presentasjon av resultater til Ofu-programmet skal avholdes innen en uke etter at endelig rapport er mottatt. Side 3 av 8

4 3.2 Tidsplan/omfang for gjennomføring av tjenesten Tildeling av Oppdraget er planlagt til , se pkt 7.3. Varigheten av Oppdraget er ca. 13 uker fra tildeling. Omfanget av Oppdraget er av Oppdragsgiver vurdert til under NOK ,- eks. mva. 3.3 Kontrakt Følgende kontraktstype vil bli benyttet: Konsulentkontrakt. Se vedlegg Konkurransegrunnlagets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - Konkurransegrunnlag (dette dokument) - Vedlegg 1: Konsulentkontrakt - Vedlegg 2: HMS-egenerklæring - Vedlegg 3: Egenerklæring om vandel - Vedlegg 4: Taushetserklæring 4. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg i henhold til nedenstående krav, vil bli meddelt dette. Skatteattester Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen tilbyderen har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske tilbydere må framlegge tilsvarende skatteattester fra sine land. Lovlig etablert foretak Tilbyderen skal vedlegge firmaattest eller registerutskrift (enkeltmannsforetak) fra Enhetsregisteret. HMS-egenerklæring (vedlegg 2) Leverandører som skal utføre arbeid (dvs. tjenester) i Norge skal fremlegge HMS-egenerklæring om at leverandør oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæring må vedlegges tilbudet og foreligge senest innen frist for innlevering av tilbud. Dersom signert egenerklæring ikke er levert innen fristen kan tilbudet bli avvist. Egenerklæring om vandel (vedlegg 3) Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Tilbyder må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegget Egenerklæring om vandel. Vedlegget skal legges ved tilbudet i ferdig utfylt og signert stand. Taushetserklæring (vedlegg 4) Tilbudt personell må signere vedlagte taushetserklæring, vedlegg 4, før de kan starte arbeidet. Økonomisk og finansiell kapasitet Tilbyder må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Dette Side 4 av 8

5 dokumenteres ved foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Teknisk- og faglig kapasitet Tilbyder må ha tilstrekkelig teknisk- og faglig kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Dette dokumenteres ved bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget (gjelder tjeneste-, og bygge- og anleggskontrakter) og Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjeneste kontrakter). 5. MINIMUMSKRAV TIL TILBUDET (KONSULENTTJENESTEN) Følgende minimumskrav må oppfylles før tilbudet kan bli vurdert. Dokumentasjon som bekrefter at minimumskrav er oppfylt skal vedlegges tilbudet. Dersom krav ikke er oppfylt vil tilbudet bli avvist. Hverken konsulenten eller foretaket som konsulenten er en del av kan ha vært engasjert i gjennomføringen av Ofu-programmet. Konsulentens teamleder skal ha teamleder-erfaring og være jurist med minimum syv års relevant erfaring. Alle i konsulentens team skal besitte juridisk kompetanse og erfaring. En eller flere i Konsulentens kjerne-team skal besitte erfaring fra minst ett konsulentoppdrag innen offentlig forvaltning. En eller flere i Konsulentens kjerne-team skal besitte erfaring fra minst ett konsulentoppdrag relatert til energi eller petroleum. Oppdraget skal være avsluttet og godkjent innen TILDELINGSKRITERIER Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering av følgende tildelingskriterier. Under evalueringen av tildelingskriteriene vil score bli gitt på en skala fra 1-10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. Vekt i prosent Tildelingskriterier (totalsum er 100 %) Pris Tilbyder skal oppgi total fastpris i NOK u/ mva. Fastprisen skal inkludere alle direkte og indirekte kostnader ved gjennomføringen av oppdraget. 30 % Presentasjon av oppdragsforståelse og løsningsforslag Tilbyder skal presentere oppdragsforståelse og kommentarer til behovsbeskrivelsen i punkt 3.1 med en arbeidsplan som beskriver mobilisering av ekspertise og ressurser, og hvordan tilbyder er i stand til å levere oversikter, rapporter og analyser av høy kvalitet. Løsningsforslaget skal beskrive hvordan tilbyder skal løse oppdragets fire formål beskrevet i punkt 3.1. Det anslås at mest tid skal avsettes for å besvare punkt 2 og 3 (minst 50 %) og det anslås at minst tid skal avsettes for å besvare punkt 4 (ca. 10 %). Løsningsforslaget skal være på maksimalt fem A4 sider. Løsningsspesifikk kompetanse Erfaringen fra tilsvarende juridiske gjennomganger av avtalestrukturer og erfaring 45 % 25 % Side 5 av 8

6 fra petroleumssektoren og bistandssektoren vil bli spesielt vektlagt, dog med mest vekt på det første. Tilbyderen skal dokumentere og beskrive relevant kompetanse for tilbudt personell (detaljert CV), med spesielt fokus på det som anses som relevant juridisk kompetanse for denne anskaffelsen. 7. FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN 7.1 Tilbudsfrist Tilbudene skal være mottatt av Oppdragsgiver innen Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 2 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbud med kortere vedståelsesfrist vil bli avvist. 7.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt/dato Kunngjøring i Doffin Frist for spørsmål 1 uke før tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud kl. 12:00 Meddelelse om kontraktstildeling (valg av leverandør) Klagefrist for leverandører Kontraktsinngåelse Vedståelsesfrist kl. 12:00 Tidspunktene etter frist for å levere inn tilbud er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer. 8. TILBUDET FORM OG INNLEVERING AV TILBUD 8.1 Tilbudets form Tilbudet skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal leveres i henhold til den disposisjonen som følger under inndelt i tilsvarende kapitler og i angitt rekkefølge: 1. Tilbudsbrev Anskaffelsens navn og saksnummer. Firmaets juridiske navn, adresse og foretaksnummer. Bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Bekreftelse på oppfyllelse av minimumskrav. Bekreftelse av vedståelsesfrist i punkt 7.2. Informasjon om eventuelle forbehold. Eventuelle forbehold skal beskrives og prissettes slik at Oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene av disse. Bekreftelse på at det ikke kan ses potensielle habilitetsproblemer, eller informasjon om forhold som kan skape problemer for vedkommendes uavhengighet, eller som kan skape interessekonflikt ved gjennomføring av oppdraget. Kontaktperson, e-post, telefon (direkte og sentralbord) og evt. faks. Signatur og dato. 2. Dokumentasjon av oppfylte kvalifikasjonskrav, jfr. punkt 4. Side 6 av 8

7 3. Dokumentasjon av oppfylte minimumskrav til tilbudet, jfr. punkt Besvarelse av oppgitte tildelingskriterier, jfr. punkt 6. Det skal leveres to komplette eksemplar i papirversjon, ett merket original og ett merket kopi. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon på Cd-rom inkludert sladdet versjon av tilbudet. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. 8.2 Innlevering av tilbud Ved fremmøte leveres tilbudet i Norads resepsjon i 6. etasje, Ruseløkkveien 26, som vil kvittere for mottatt tilbud. Åpningstider: kl Tilbud skal legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Nina Kristin Sørheim Norad Avdeling ØKS/OfU Tilbud QZA-0444 QZA-12/0941 Gjennomgang av avtalestruktur i Ofu-programmet, saksnr Tilbud kan alternativt sendes, i nøytral og lukket konvolutt, til: Nina Kristin Sørheim Norad Avdeling ØKS/OfU Postboks 8034 Dep 0030 Oslo Norge Tilbud QZA-0444 QZA-12/0941 Gjennomgang av avtalestruktur i Ofu-programmet, saksnr Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at tilbudet må være mottatt innen tilbudsfristen i punkt KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER Eventuelle spørsmål angående denne tilbudsinvitasjonen kan rettes til Oppdragsgivers kontaktperson, Nina Kristin Sørheim, OfU/ØKS på e-postadresse niks@norad.no med kopi til post-olje@norad.no. 10. BEHANDLING AV TILBUDENE 10.1 Åpning Offentlig åpning vil ikke finne sted. Åpningen foretas av minst 2 personer fra Oppdragsgiver og det forventes at tilbudene vil åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Etter åpning vil Oppdragsgiver evaluere innkomne tilbud Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud som er mottatt innen tilbudsfristen. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist og returnert Avlysning av konkurransen Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle tilbyderne bli skriftlig informert om dette. Side 7 av 8

8 10.4 Forhandlinger Det vil ikke være anledning til å forhandle, og alle tilbydere oppfordres til å gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen Tildeling av kontrakt Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, Meddelelse om kontraktstildeling, vil bli meddelt skriftlig pr. e-post til samtlige tilbydere. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse for valget. Bindende kontrakt er inngått når den er signert av begge parter. Side 8 av 8