KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV KONSULENTTJENESTER TIL INFORMASJONSSATSING OM RESULTATER AV NORSK BISTAND. SAKSNR

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV KONSULENTTJENESTER TIL INFORMASJONSSATSING OM RESULTATER AV NORSK BISTAND. SAKSNR TILBUDSFRIST: KL 12:00 Innholdsfortegnelse 1. Generelt Om oppdragsgiver Om anskaffelsen Kvalifikasjonskrav Krav til leveransen Tildelingskriterier Frister og fremdriftsplan Tilbudet form og innlevering av tilbud Kontaktperson hos oppdragsgiver Behandling av tilbudene... 9 Side 1 av 10

2 1. GENERELT Direktoratet for utviklingssamarbeid (Norad) v/kommunikasjonsavdelingen, heretter kalt Oppdragsgiver, inviterer til åpen anbudskonkurranse for kjøp av tjenester til informasjonssatsing om resultater av norsk bistand. 2. OM OPPDRAGSGIVER Norad er et fagdirektorat under Utenriksdepartementet og har ca. 230 ansatte pr Norad skal bidra til effektiv forvalting av bistandsmidler, sørge for at norsk utviklingssamarbeid kvalitetssikres og evalueres, samt være Norges nytenkende fagmiljø i kampen mot fattigdom i nært samarbeid med nasjonale og internasjonale fagmiljø. Les mer om Norad på 3. OM ANSKAFFELSEN 3.1 Behovsbeskrivelse Norsk bistand har høy oppslutning, men det er lav kunnskap i befolkningen om hva utviklingspolitikken innebærer og hvilke resultater som oppnås. Norad opplever også at bistand ikke har den plassen i samfunnsdebatten som ressursbruken og temaets viktighet skulle tilsi. Norad ønsker å gjennomføre en langsiktig informasjonssatsing som favner andre enn de som ut fra interesse oppsøker Norads, UDs og organisasjonenes informasjonskanaler. Norad ønsker tilbud på planlegging og gjennomføring av en informasjonssatsing som har potensiale til å nå ut til nye grupper og favne bredt tematisk. Tilbudet skal inneholde et konkret løsningsforslag for informasjonskampanje for 2015 basert på informasjon gitt i dette konkurransegrunnlag. Tilbudt konsept skal være gjenbrukbart med nytt tema for kampanje i 2016 og Mål: Overordnet mål for informasjonssatsingen er: 1) Økt kunnskap om bistandens resultater hos målgruppen 2) Økt engasjement og mer informert debatt om bistand, utviklingsspørsmål og globale problemstillinger hos målgruppen 3) Økt kjennskap til fagetaten Norad hos målgruppen Målgruppe: Ungdom og unge voksne i Norge (16 30 år). Innhold: Informasjonsinnholdet skal ta utgangspunkt i faglig innhold som produseres eller er produsert i Norad. På er det mye temafaglig informasjon, statistikk over alle pengene som er brukt siden 1960, landsider fra over tretti land og en resultatportal med over to hundre eksempler på resultater av norsk bistand. Norad har siden 2008 utgitt årlige resultatrapporter der ulike bistandstemaer er analysert og eksemplifisert. Andre relevante nettsteder er vår YouTube-kanal og facebook-siden vår Side 2 av 10

3 Overordnet tema: Om unge til unge Vi står foran tidenes største ungdomsgenerasjon. Ni av ti ungdommer lever i utviklingsland. Hvilke utfordringer og muligheter venter dem? I skiftet mellom FNs tusenårsmål ( ) og FNs nye bærekraftsmål ( ) kan vi fokusere på ungdom og deres felles fremtid. Hva har norske ungdom til felles med ungdom rundt om i verden? Nye medier bringer oss nærmere sammen. Hvert år er 120 millioner ungdom klare for arbeidslivet. Mange opplever at det ikke er lett å få jobb også i Norge. Stadig flere barn begynner på skole, men ikke alle får muligheten eller lærer nok til å ta høyere utdanning. Det er mange problemstillinger knyttet til Norges utviklingssamarbeid med fattige land som kan være aktuelle å ta opp. Årlig fokus: Unge skal være kjernen i kampanjen, men temaene skal skifte fra år til år Min fremtid: Temaet er utdanning for jenter, og inkluderer sysselsetting, utdanning fra ungdomsskole og oppover (yrkesfag, entreprenørskap, høyere utdanning osv) i tråd med Meld.st 25 ( ) «Utdanning for utvikling». Tema for 2015 er besluttet. Årlig tema for 2016 og 2017 besluttes av Norad i løpet av henholdsvis 1. kvartal 2016 og 1. kvartal Skisse for mulige årlige fokus kan være: 2016 Mitt liv: Temaet kan være rettigheter, og inkluderer blant annet medbestemmelse, demokrati, frihet, seksuelle og reproduktive rettigheter. Ref. Meld. St. 10 ( ) «Muligheter for alle menneskerettighetene som mål og middel i utenriks- og utviklingspolitikken» Min verden: Temaet kan være klima, energi og bærekraftig utvikling. Ref Meld. St. 13 ( ) «Ny utslippsforpliktelse for 2030 en felles løsning med EU» og andre bindende internasjonale avtaler. Oppdraget går ut på Å utarbeide en kort analyse av mulighetene en slik skissert satsing kan gi Utarbeide plan med konkretiserte kommunikasjonsmål, forslag til virkemidler, formulering av budskap, produksjon av innhold og utarbeidelse av evalueringsopplegg og detaljert budsjett for informasjonssatsingen i 2015 Synliggjøre gjenbruksverdien i 2016 og Konseptet skal være gjenbrukbart med nytt tema til samme årlige fastpris. Eventuell reduksjon i utviklingskostnader med tilhørende økt andel av budsjett til innkjøp, skal synliggjøres. Gjennomføre og videreutvikle informasjonssatsingen i samarbeid med Norad. Det må fremgå hvor mye arbeidskapasitet det forventes at Norad skal stille med. Konkretisering av målsetningen og endelig utarbeidelse av indikatorer for måling, vil gjøres i samarbeid med oppdragsgiver etter at leverandør er valgt. 3.2 Kontrakt Det skal inngås én fastprisavtale om konsulentoppdrag med én leverandør. Kontraktstype er Statens Standardavtale: Oppdragsavtalen - Avtale om utrednings- og utviklingsoppdrag fra Konsulent, se vedlegg 1. Kontraktsperioden er fra og med signeringsdato til og med Oppdragsgiver har følgende opsjoner på ellers like vilkår: 1) Informasjonssatsing 2016 med forlengelse av avtalens varighet til Side 3 av 10

4 2) Informasjonssatsing 2017 med forlengelse av avtalens varighet til ) Anskaffelse av økt volum av tilbudt innkjøp (jf pkt 6.1) med inntil 1,5 million kroner eks mva. pr år. Gjennomføring av informasjonssatsing 2016 og 2017 avhenger av tildeling av årlige midler som tildeles Norad i årets1. kvartal. Utløsing av opsjon 1 og 2 kan derfor tidligst skje i årets 1. kvartal, og kontraktens varighet settes av den grunn til Ved tildeling av mindre årlige midler enn angitt fastprissum, vil omfang for opsjon 1 og 2 kunne reduseres. Maksimal avtaletid, inkludert opsjoner, er fra signeringsdato til og med Omfang og tidsplan for gjennomføring av tjenesten Fastpris pr år for tilbudt informasjonssatsing er NOK 4,8 millioner eks mva pr år med opsjon på økt volum av tilbudt innkjøp (jf pkt 6.1) på inntil NOK 1,5 millioner eks mva pr år. Totalt omfang inkludert alle opsjoner over tre år er NOK 18,9 millioner eks mva. Norad ønsker oppstart umiddelbart etter tentativ signeringsdato , med gjennomføring av første års informasjonssatsing i andre halvår 2015, senest avsluttet innen 10. desember Konkurransegrunnlagets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - Konkurransegrunnlag (dette dokument) - Vedlegg 1: Konsulentkontrakt SSA-O m/bilag - Vedlegg 2: HMS-egenerklæring - Vedlegg 3: Egenerklæring om vandel - Vedlegg 4: Forpliktelseserklæring 3.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lov 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer sist ved lov av 11. mai 2012 nr. 25 (i kraft 1. juli 2012). Forskrift fastsatt ved kgl. res. av 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. Juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Endret sist ved forskrift 26.oktober 2012 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Det vil ikke være anledning til å forhandle om vilkår og priser. 4. KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert, som vil få sine tilbud evaluert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg i henhold til nedenstående krav, vil bli meddelt dette. Dersom en leverandør skal benytte underleverandør(er) i kontraktsoppfyllelsen, må det legges frem en forpliktende erklæring om at han har den nødvendige råderett over underleverandøren(es) kapasitet. Det skal i så fall legges frem en signert forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) - se vedlegg 4, samt en kort beskrivelse av hvilke ytelser underleverandør skal utføre. Side 4 av 10

5 4.2 Obligatoriske krav Krav Krav 1 - Skatteattester Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen tilbyderen har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Enkeltmannsforetak skal fremlegge bekreftelse fra skattefogden/skatteetaten om at de ikke er registrert i merverdiavgiftregisteret. Krav 2 - HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Utenlandske tilbydere må framlegge tilsvarende skatteattester fra sine land. HMS-egenerklæring HMS-egenerklæring må vedlegges tilbudet og foreligge senest innen frist for innlevering av tilbud. Dersom signert egenerklæring ikke er levert innen fristen kan tilbudet bli avvist. 4.3 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Krav 3 Firmaattest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Krav 4 - Vandel Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Tilbyder må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegget Egenerklæring om vandel. Dokumentasjonskrav Firmaattest Enkeltmannsforetak skal vedlegge registerutskrift fra Enhetsregisteret. Egenerklæring om vandel (vedlegg 3) Vedlegget skal legges ved tilbudet i ferdig utfylt og signert stand. Side 5 av 10

6 4.4 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Krav 5 Økonomi Tilbyder må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Kredittrating som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er «Kredittverdig» (A) Dokumentasjonskrav Utvidet kredittvurdering/rapport, ikke eldre enn 3 måneder, fra et offentlig godkjent kredittvurderingsselskap som inneholder kredittvurdering av leverandøren typisk angitt ved bokstavkarakter eller kortfattet tekst, samt forklaring til disse. Rapporten skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Dato må tydelig fremkomme Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne framlegge denne dokumentasjonen kan leverandøren «godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet», dette i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser 17-8 (5). 4.5 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Krav 6 Erfaring Det kreves erfaring fra minst tre tilsvarende oppdrag de siste fem år. Med tilsvarende menes planlegging og gjennomføring av brede informasjonssatsinger mot grupper i det norske samfunn. Krav 7 Gjennomføringsevne Tilbyder må ha gjennomføringsevne til oppfyllelse av kontrakt. 5. KRAV TIL LEVERANSEN Dokumentasjonskrav Beskrivelse av tre tilsvarende oppdrag de siste fem årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Oversikt over leverandørens bemanning/organisasjonsplan og relevant kompetanse og erfaring som besittes av eller er tilknyttet til leverandøren. Tilbyder må bekrefte på signert dokument at de oppfyller alle formelle krav til leveransen. Utviklingen av konseptet og gjennomføringen av satsingen skal skje i tett samarbeid med oppdragsgiver. Hovedarbeidsspråk skal være norsk. Prosjektleder skal navngis. Denne personen må ha prosjektledererfaring fra tidligere, med varighet på minst seks måneder. Dersom en av de tilbudte personer slutter i kontraktsperioden, skal denne erstattes av tilsvarende eller bedre kvalifisert ressurs. Erstatningen skal godkjennes av oppdragsgiver. Som statlig etat er det avgjørende at nettløsningene våre er tilgjengelig for alle. Dersom kampanjen innbefatter nettløsninger, skal disse tilfredsstille nasjonale og internasjonale krav til universell utforming og tilgjengelighet. Leverandør må være oppdatert på disse kravene, inkludert kvalitetskriteriene til Direktoratet for forvalting og IKT (DIFI), Eventuelle nettløsninger skal være responsive, fordi Norad ønsker å imøtekomme brukere av mobil og nettbrett. Løsningens design må være i tråd med Norads designprofil. Det forventes at tilbyder gjør seg godt kjent med Norad og Norads rolle som offentlig etat. Side 6 av 10

7 6. TILDELINGSKRITERIER Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet velges ut etter en totalvurdering ut fra følgende tildelingskriterier, med tilhørende prosentvis vekting som vist nedenfor totalt 100 %. Score for tildelingskriterium 1-2 vil bli gitt på en skala fra 1-10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. Tildelingskriterier Løsningsforslag Se pkt 6.1 nedenfor. Løsningsspesifikk kompetanse Se pkt 6.2 nedenfor. Vekt i prosent (totalsum er 100 %) 70 % 30 % 6.1 LØSNINGSFORSLAG (70 %) Tilbyder bes beskrive sin løsning/spesifikasjon og prosjekt/fremdriftsplan av oppdraget i henhold til dette konkurransegrunnlagets pkt. 3 og 5. Leverandøren skal tilby best mulig løsningsforslag til fastprisen på 4,8 millioner kroner eks mva pr år inkludert alle innkjøp. Løsningsforslaget skal vise fordeling av ressursene og detaljert budsjett på følgende måte: 1. Utarbeidelse av teknisk og innholdsmessig konsept (antall timer) 2. Kanalvalg, virkemidler, annonsering (antall timer og innkjøp). Pris for innkjøp skal fremkomme tydelig. 3. Administrasjon av satsingen (antall timer og innkjøp) 4. Opplegg for, og gjennomføring av, evaluering av tiltakets resultater (antall timer og innkjøp) Oppdragsgiver vil foreta en helhetlig evaluering av løsningsforslaget og vil hovedsakelig vektlegge løsningens evne til å: Formidle kunnskap om bistandens resultater til ungdom og unge voksne. Engasjere ungdom og unge voksne i en informert debatt rundt bistand, utviklingsspørsmål og globale problemstillinger. Øke kjennskapet til fagetaten Norad hos ungdom og unge voksne I tillegg vil følgende aspekter vektlegges: Kreativitet og nytenkning Løsningens praktiske gjennomførbarhet Løsningens gjenbruksverdi i de kommende årene Fordelingen av arbeid og innkjøp i budsjettet for løsningsforslaget Hvilken arbeidsinnsats som er forventet fra Norad for å gjennomføre løsningen. 6.2 LØSNINGSSPESIFIKK KOMPETANSE (30 %) I tilbudet skal det stå hvilken rolle og omfang den enkelte person skal ha i teamet. Tilbyder skal levere CV for tilbudte personer hvor personenes kompetanse og erfaring fra tilsvarende utførte oppdrag beskrives tydelig. Oppdragsgiver vil vektlegge tilbudte personers relevante kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag og vurdere teamet som helhet. Side 7 av 10

8 7. FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN 7.1 Tilbudsfrist Tilbudene skal være mottatt av Oppdragsgiver innen kl. 12: Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbud med kortere vedståelsesfrist vil bli avvist. 7.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt/dato Kunngjøring i Doffin/TED Frist for spørsmål 1 uke før tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud kl. 12:00 Meddelelse om kontraktstildeling (valg av leverandør) Karensperiode før inngåelse av kontrakt kl 09:00 Kontraktsinngåelse Vedståelsesfrist kl. 12:00 Tidspunktene etter frist for å levere inn tilbud er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer. 8. TILBUDET FORM OG INNLEVERING AV TILBUD 8.1 Tilbudets form Tilbudet skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal leveres i henhold til den disposisjonen som følger under inndelt i tilsvarende kapitler og i angitt rekkefølge: 1. Tilbudsbrev Anskaffelsens navn og saksnummer. Firmaets juridiske navn, adresse og foretaksnummer. Bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Bekreftelse på oppfyllelse av minimumskrav. Bekreftelse av vedståelsesfrist i punkt 7.2. Informasjon om eventuelle forbehold/avvik, jfr. punkt Bekreftelse på at det ikke kan ses potensielle habilitetsproblemer, eller informasjon om forhold som kan skape problemer for vedkommende sin uavhengighet, eller som kan skape interessekonflikt ved gjennomføring av oppdraget. Kontaktperson, e-post, telefon (direkte og sentralbord) og evt. faks. Signatur og dato. 2. Forpliktelseserklæring ved bruk av underleverandører, jfr. punkt 4 og vedlegg Dokumentasjon av oppfylte kvalifikasjonskrav, jfr. punkt Dokumentasjon av oppfylte minimumskrav til tilbudet, jfr. punkt Besvarelse av oppgitte tildelingskriterier, jfr. punkt 6. Det skal leveres ett komplett / to komplette eksemplar i papirversjon, ett merket original og ett merket kopi. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon på minnepenn inkludert sladdet versjon av tilbudet, se punkt 8.2. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Side 8 av 10

9 8.2 Sladdet versjon av tilbudet Hvis tilbyderen ønsker at informasjon i tilbudet skal unntas offentlighet må det leveres inn en versjon av tilbudet hvor denne informasjonen er sladdet. Slik informasjon kan være forretningshemmeligheter, eller andre opplysninger som kan unntas offentlighet. Oppdragsgiver har plikt, og rett, til å beslutte hvilken informasjon som vil unntas offentlighet. 8.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternativt tilbud. 8.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. 8.5 Innlevering av tilbud Ved fremmøte (gjelder også for forsendelse med kurer) leveres tilbudet i resepsjonen 6. etasje, Ruseløkkveien 26, 0251 Oslo, Norge, som vil kvittere for mottatt tilbud. Åpningstider: kl Tilbud skal legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Hilde Brottveit Norad Personal- og administrasjonsavdelingen/dokumentasjons- og driftsseksjonen Tilbud Informasjonssatsing om resultater av norsk bistand, saksnr Tilbud kan alternativt sendes, i nøytral og lukket konvolutt, til: Hilde Brottveit Norad Personal- og administrasjonsavdelingen/dokumentasjons- og driftsseksjonen Postboks 8034 Dep 0030 Oslo Norge Tilbud Informasjonssatsing om resultater av norsk bistand navn, saksnr Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at tilbudet må være mottatt innen tilbudsfristen i punkt KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER Eventuelle spørsmål angående denne tilbudsinvitasjonen kan rettes til Oppdragsgivers kontaktperson, Hilde Brottveit, Personal- og administrasjonsavdelingen på e-postadresse hilde.brottveit@norad.no, med kopi til steinar.bjornsson@norad.no. Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver når det gjelder anbudskonkurransen enn de oppgitte kontaktpersonene. 10. BEHANDLING AV TILBUDENE 10.1 Åpning Offentlig åpning vil ikke finne sted. Åpningen foretas av minst 2 personer fra Oppdragsgiver og det forventes at tilbudene vil åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Etter åpning vil Oppdragsgiver evaluere innkomne tilbud. Side 9 av 10

10 10.2 Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud som er mottatt innen tilbudsfristen. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist og returnert Avlysning av konkurransen Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle tilbyderne bli skriftlig informert om dette Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Dersom leverandøren har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige. Eventuelle forbehold/avvik som ikke er spesifisert i tilbudsbrevet vil ikke komme i betraktning ved evaluering av tilbudet. Forbehold/avvik skal beskrives presist og entydig, og om mulig prissettes, i tilbudsbrevet, slik at Oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud vil bli avvist Forhandlinger Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Det vil ikke være anledning til å forhandle, og alle tilbydere oppfordres til å gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen Tildeling av kontrakt Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, Meddelelse om kontraktstildeling, vil gis skriftlig til samtlige tilbydere. Meddelelsen vil inneholde navnet på den som tildeles kontrakt, en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier, samt opplyse om karensperioden. Bindende kontrakt er inngått når den er signert av begge parter. Side 10 av 10