Konkurranse med forhandling

Transkript

1 Konkurranse med forhandling Rammeavtale på rekrutteringsbistand for Vest-Agder fylkeskommune Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag Saksnummer: 16/03866 Forespørselsnummer: VAF-F Tilbudsfrist: , kl Kristiansand

2 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 2 AV 19 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON REFERANSE OPPDRAGSGIVER KONTAKTPUNKT FORVALTNINGSSTRUKTUR FORMÅL OG OMFANG AVTALENS VARIGHET PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KONFIDENSIALITET KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN FREMDRIFTSPLAN FORHANDLINGER BEHANDLING AV TILBUD TILDELING AV AVTALE RETT TIL Å FORKASTE TILBUD KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET UTARBEIDELSE AV TILBUD TILBUDSMAL INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST KONTRAKTSVILKÅR FORBEHOLD OG RESERVASJONER VALG AV LEVERANDØR LEVERANDØROPPLYSNINGER MINSTEKRAV KVALIFISERINGSKRAV TILDELINGSKRITERIER KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN GENERELT ORGANISASJONSUTVIKLING - ORGANISASJONSPOLITIKK CASE REFERANSESKJEMA PRISER GENERELT VOLUM, PRISFORHOLD OG RABATTER INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN VEDLEGGSOVERSIKT... 19

3 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 3 AV 19 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, med referanse OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Vest-Agder fylkeskommune, personalenheten. 1.3 KONTAKTPUNKT Kontaktperson, merkantilt: Organisasjon Vest-Agder fylkeskommune Navn Lene Saga Mosby Telefon Stilling Rådgiver innkjøp Faks lsm@vaf.no 1.4 FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten og/eller kommunene. 1.5 FORMÅL OG OMFANG Konkurransen gjelder rekrutteringsbistand i de tilfeller oppdragsgiver har behov. Dette er nærmere spesifisert i del i dette dokumentet. Omfanget vil avhenge av markedet og vakante stillinger i fylkeskommunen, men kan komme opp i 1,5 mill i løpet av en år, (ved eventuell prolongering). Leverandør må legge til grunn at ovennevnte beløp er beheftet med betydelig usikkerhet, og kun oppgitt som en indikasjon på avtalens mulige størrelse og omfang basert på oppdragsgivers erfaringstall. 1.6 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder for det spesifiserte omfanget. Avtalen gjelder for 2 år med mulighet for prolongering 1+1 år.

4 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 4 AV 19 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er under EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Det forutsettes at tilbyder har nødvendig kunnskap om dette regelverket ved innlevering av tilbud. Konkurransen gjennomføres som en ett-trinns prosedyre, hvor tilbydere besvarer kvalifikasjons- og konkurransegrunnlaget som en samlet innlevering. Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver vil kalle inn inntil tre tilbydere til forhandlingsmøte, de tre som evalueres som best i henhold til tildelingskriteriene pkt KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens 2 3-5, KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.4 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, merkantilt punkt 1.3. Siste frist for mottak av spørsmål er 5 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.5 FREMDRIFTSPLAN Planlagt fremdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: uke, 19, 2016 Frist for å levere inn tilbud: 27.mai 2016, kl Behandling av tilbud, ev. presentasjoner/forhandlingsmøter: uke 22-24, 2016 Forhandlingsmøter: Tilbyder må sette av denne dato for eventuelt forhandlingsmøte. Avgjørelse: uke 24, 2016 Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser. Ajourført ved endring senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41

5 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 5 AV FORHANDLINGER Denne konkurransen er åpen for alle interesserte tilbydere. Det betyr at samtlige som ønsker å delta i konkurransen sender inn dokumentasjon for kvalifiseringskrav og tilbud under ett. Oppdragsgiver vil gjennomføre forhandlinger med samtlige tilbydere som blir kvalifisert. Etter første forhandling vil oppdragsgiver vurdere hvem det vil bli ført videre forhandlinger med. Ved forhandlinger vil følgende retningslinjer bli benyttet: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: forretningsmessige vilkår pris, omfang og tekniske spesifikasjoner Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver De som møter fra tilbyder skal ha de nødvendige fullmakter (prokura) for tilbyder. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter, etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret full konfidensialitet og likebehandling. Forhandlinger kan gjennomføres i ordinære møter, telefonmøter eller skriftlig via brev, telefaks eller e-post, etter oppdragsgivers behov. 2.7 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Det føres protokoll fra tilbudsåpningen og deler av tilbudsprotokollen vil være offentlig tilgjengelig. Det vil ikke bli gitt opplysninger som knytter pris og andre konkurransemessige betingelser til navngitte leverandører. 2.8 TILDELING AV AVTALE Oppdragsgiver skal tildele en avtale på hele det spesifiserte omfanget. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt Endelig avtale vil bli utarbeidet etter gjennomførte forhandlinger, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud. 2.9 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv, med etterfølgende endringer.

6 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 6 AV 19 3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 3 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Tilbudsinstruksen skal følges og alle punkter i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal bygges opp etter tilbudsmal som vist i oversikten i del INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres i komplett elektronisk form lesbart med standard verktøy og egnet for elektronisk distribusjon, eksempelvis PDF-format, samt to komplette utskrevne og undertegnede eksemplarer. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudsinnlevering via e-post eller oversendelse av elektronisk kopi via e-post ikke tilfredsstiller forskriftens krav til konfidensialitet, og vil kunne medføre avvisning av tilbudet. Tilbud skal ikke innbindes, stiftes eller samles på en måte som vanskeliggjør skanning av tilbud for Vest-Agder fylkeskommunes elektroniske arkiv. En hensiktsmessig innlevering kan være i mappe eller ringperm. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave på cd/minnepenn sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Tilbud VAF-F Rekrutteringstjenester for Vest-Agder fylkeskommune Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Vest-Agder fylkeskommune Innkjøp v/ Lene Saga Mosby Postadresse: Postboks 517 Lund 4605 KRISTIANSAND S. Gateadresse: Tordenskjoldsgate KRISTIANSAND S. Tilbudet skal være Vest-Agder fylkeskommune i hende innen , kl Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Vest-Agder fylkeskommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jamfør forskriftens

7 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 7 AV KONTRAKTSVILKÅR Tilbudet skal utarbeides på bakgrunn av Statens standard avtale for konsulentbistand vedlegg 1. Dersom tilbyder har forbehold til kontraktsvilkår, se punkt FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Ved manglende prissetting vil oppdragsgiver prissette forbehold etter eget skjønn. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg.

8 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 8 AV 19 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskrift 2 og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 4.2 MINSTEKRAV Krav: Tilbyder skal ha betalt skatter og avgifter til staten, samt innfri HMS krav for sine ansatte. Dokumentasjon: Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen.

9 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 9 AV Dokumentasjon omkring økonomisk og finansiell stilling: Foretaksregistrering Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal være et lovlig registrert firma Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Årsregnskap Krav: Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk soliditet. Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Vest-Agder fylkeskommune vil kunne gjennomføre kredittvurdering/- analyse av tilbyderne. Lav score på < 30 av 100 vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder. Vest-Agder fylkeskommune benytter Experian AS og/eller Dun & Bradstreet Norge AS for slike analyser Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske kapasitet: Organisasjon Krav: Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet til gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon: Tilbyder skal beskrive sin organisasjon med hensyn til antall ansatte, antall år virksomheten har drevet med salg og service på det leveransen omfatter, og annen relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Tilbyder må bekrefte at han har en serviceorganisasjon og et salgsapparat som er tilgjengelig for oppdragsgiver innenfor normal arbeidstid. Tilbyder må beskrive hvilket kvalitetssikringssystem bedriften bruker i leveransen mot kunde Kapasitet, tekniske ressurser, kompetanse og kvalitetssikring Krav: Tilbyder skal beskrive sin kompetanse, kapasitet og firmaets kvalitetssikrings system. Dokumentasjon: Tilbyder skal beskrive tilgjengelige ressurser og tilgjengelig kapasitet relevant for denne avtalen, og dokumentere denne med CV, inneholdende faglige og akademiske kvalifikasjoner, for alle personer som tilbys for avtalen. I tillegg skal håndtering av stedfortreder/ erstatningspersonell beskrives, i det tilfelle at tilbudt personell slutter i firma eller av andre årsaker ikke lengre er tilgjengelige.

10 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 10 AV Underleverandører Tilbyder skal dokumentere erfaring og kompetanse. Dette skal dokumenteres med utfyllende referanseuttalelser fra minimum tre tidligere oppdragsgivere. Tilbyder må beskrive hvilket kvalitetssikringssystem tilbyder bruker i leveransen mot kunde. Det er et krav at dette er implementert og har vært i drift minimum ett år regnet fra tilbudsdato. Krav: Tilbyder skal utføre arbeid i forbindelse med dette oppdraget med eget eller underleverandørs personell. Dokumentasjon: Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører Sertifisering Krav: Tilbyder skal være sertifisert av Det Norske Veritas (DNV) jf. "Standard for sertifisering av rekrutteringspersonell 1.1" av januar 2011, (eller tilsvarende), eller kunne vise til påbegynt, eller planlagt sertifisering. Dokumentasjon: Tilbyder skal også kunne gjennomføre ulike typer tester i forbindelse med rekruttering. Tilbyder skal dokumentetere gjennomført og godkjent sertifisering av DNV for tilbudte konsulenter eller fremdriftsplan for sertifiseringsprosess. Tilbyder skal dokumentere gjennomført og godkjent sertifisering for bruk av tester Referanser Krav: Tilbyder skal ha erfaring og kompetanse fra Rekrutteringstjenester. Dokumentasjon: Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende avtaler /leveranser/oppdrag de siste årene, de skal inneholde navn, telefon og e- postadresse som kan kontaktes.

11 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 11 AV TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier: 1. Løsningsforslag, gjennomføringsevne og oppgaveforståelse 40 % 2. Teamets samlede kompetanse, erfaring og tilgjengelighet 40 % 3. Pris (antall timer innen angitt ramme) 20 % Referanseskjemaene vil benyttes ved evaluering av tildelingskriteriene 1. Løsningsforslag, gjennomføringsevne og oppgaveforståelse (40 %) Løsningsforslag: (0,4) Med løsningsforslag menes den beskrivelsen i tilbudet som forklarer hvordan oppgaven skal utføres (Metoder, kildegrunnlag og analytisk tilnærming). Gjennomføringsevne: (0,2) Med gjennomføringsevne menes erfaring med tilsvarende arbeid og forståelse for aktuelle problemstillinger i fylkeskommunen. Følgende punkter vil bli vurdert for å sammenligne kvalitet i tilbudene: Forståelse av fylkeskommunens samfunnsoppdrag og kompetansebehov Samarbeid med oppdragsgiver Sannsynlighet for fordelaktige resultater Oppgaveforståelse: (0,4) Med oppgaveforståelse menes hvordan presentert oppgave/case løses. Det vil legges vekt på både fremgangsmåten for å løse denne samt resultatene av dette. Hensikten med oppgaven vil være å observere følgende: Oppgaveforståelse Fremgangsmåte Resultat 2. Teamets samlede kompetanse, erfaring og tilgjengelighet: (40 %) Tilbudet må beskrive hvilke teammedlemmer som er tiltenkt hvilken rolle og med hvilken ressursinnsats i arbeidet, samt teamets tilgjengelighet i kontraktsperioden. Kompetanse og erfaring: (0,6) Med kompetanse menes både erfaring og utdannelse, oppdragsgiver vil kreditere tverrfaglighet og bredde. Følgende vil vektlegges: Dokumenterte resultater innen lederrekruttering Dokumentert erfaring fra lokal, nasjonal og internasjonal rekruttering. Høyskole/Universitetsutdannelse og relevansen av denne Innleverte referanseskjema, utfylt og signert av kunde.

12 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 12 AV 19 Tilgjengelighet: (0,4) med tilgjengelighet menes fag-ansvarlig/kontaktperson og teammedlemmenes responstid ved forespørsler. Her vil geografiske avstander kunne tas med i vurderingen. 3. Pris: (20 %) Pris vil bli målt ved timepris. Denne timeprisen skal inneholde kontormateriell, kopier og andre forbruksvarer. Timeprisen skal fremgå i Norske Kroner (NOK) og være eksklusive mva. Reisekostnader for oppdrag i følgende kommuner er inkludert i prisen for tjenester: Kristiansand Søgne Songdalen Vennesla For de øvrige 11 kommuner i Vest-Agder dekkes reisekostnader i henhold til Statens reiseregulativ. Alle reiser skal skrives med start- og sluttpunkt på fylkeshuset i Kristiansand. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene relativt til hverandre. Tildelingsmodell: Til å evaluere tilbudene vil vi bruke en modell som prissetter kvalitet. Denne metoden prissetter kvalitet med å gi leverandøren et prosentvis påslag på prisen etter hvor mye lavere kvaliteten er i forhold til maksimal kvalitet. Dette multipliseres så med faktoren, som justerer etter hvor mye man skal vektlegge kvalitet relativt til pris. Beregningen av den justerte prisen gjøres i tre omganger slik formelen under viser. PPPPPPPPPP påssss = JJJJJJJ pppp = PPPP (1 + pppppppppp påssss) MMMM kkkkkkkkkkkkkk vvvvvvv poooo MMMM kkkkkkkkkkkkkk ffffff Her vil faktor uttrykke forholdet mellom vektingen av pris og vektingen av kvalitetskriteriet. FFFFFF = det kkkkkkkkkkk kkkkkkkkkk vvvv PPPPPPPPPPPPPP vekk Vi vil i vurderingen benytte en karakterskala fra 1-5 hvor 5 er beste karakter. Tilbyder med laveste justerte pris vinner anbudet.

13 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 13 AV 19 Evaluering av tildelingskriteriene kompetanse og erfaring vil baseres på svar fra referansesjekk og CV. Kompetanse og erfaring fra oppgaver lik den oppdragsgiver spør etter fra tilsvarende bedrifter vil krediteres i evalueringen.

14 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 14 AV 19 5 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN 5.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. Evalueringen av tilbudet vil i stor grad bli basert på tilbyders besvarelse av del 5. Fylkeskommunen ønsker å inngå en rammeavtale med et konsulentfirma innenfor området rekruttering. I det resterende av dette dokumentet er det gjort et forsøk på å beskrive hvor vi ser for oss behovet for bistand. Listen er ikke ment å være uttømmende! Det er derfor viktig at tilbyderne beskriver sin kompetanse og beskrivelse/forståelse av hva det enkelte felt innebærer og hva tilbyder kan tilby i forhold til dette. 5.2 ORGANISASJONSUTVIKLING - ORGANISASJONSPOLITIKK Vest-Agder fylkeskommune vedtok ny organisasjonspolitikk i fylkestinget i desember Den sier noe om prinsipper for hvordan vi ønsker å fremstå som arbeidsgiver og våre hovedsatsingsområder. Organisasjonspolitikken er illustrert i følgende figur: Figuren kan forklares på følgende måte: Grunnmuren i huset er samfunnsoppdraget. Alt vi gjør innenfor HR-feltet skal bidra til å løse samfunnsoppdraget på en god måte. Regionplan Agder 2020 peker på fem hovedsatsingsområder. Disse er: 1. Klima- Høye mål lave utslipp 2. Det gode livet: Agder for alle 3. Utdanning: Verdiskaping bygd på kunnskap 4. Kommunikasjon: De viktige veivalgene 5. Kultur: Opplevelser for livet

15 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 15 AV 19 For å bidra til å gjøre medarbeidere gode, arbeides det systematisk og aktivt med arbeidsmiljøet, etikk, kompetanseutvikling, belønning, livsfasepolitikk og likestilling. Fylkeskommunen som organisasjon har lang tradisjon for å delegere arbeidsoppgaver og myndiggjøring av medarbeidere. I organisasjonspolitikken sier vi at ledelse er å inspirere og påvirke i retning av kollektive mål. Det legges vekt på såkalt "myk HR", hvor god effektivitet og motivasjon oppnås ved at medarbeiderne opplever tillit, læring og mangfold. I forlengelse av dette har fylkeskommunen løftet opp godt medarbeiderskap på lik linje med godt lederskap. Medarbeiderskap innebærer hovedsakelig ansvarliggjøring og myndiggjøring av dyktige fagfolk. Organisasjonspolitikken legger vekt på at dialog er det viktigste verktøyet for å løse komplekse arbeidsoppgaver og nå målene i Regionplan Agder Fylkesrådmannen mener at økt samarbeid og gode kommunikasjonsferdigheter vil være det viktigste organisatoriske virkemiddelet mot Omfang Vest-Agder fylkeskommune har omlag 1600 fast ansatte. Fylkeskommunens samfunnsoppdrag tilsier at det spenner over et svært vidt felt med hensyn til arbeidsoppgaver, stillingstyper og utdanningsfelt hos medarbeidere. Fylkeskommunen har ansvar for videregående opplæring, tannhelsetjeneste og ulike regionale tjenester. Det vil si at vi har behov for et stort spekter av fagkompetanse. Som hovedregel foretar fylkeskommunen tilsettingene selv. Gjennomsnittlig gjennomføres det i underkant av 200 tilsettingsprosesser i løpet av året i hele fylkeskommunen, de aller fleste gjennomføres av egen organisasjon/leder. I noen tilfeller har fylkeskommunen behov for bistand i deler av-, eller hele tilsettingsprosessen. Dette kan innebære behov for bruk av tester i rekrutteringsprosesser. Volumet er variabelt, avhengig av demografien i organisasjonen og arbeidsmarkedet eksternt. Det kan også være behov for bistand i opplæring av egne ansatte i forhold til rekrutteringsprosesser. Rekrutteringsbistand handler også om å få de beste kandidatene til å søke stillinger i fylkeskommunen og tilbyder må ha et nasjonalt og internasjonalt fokus ved innhenting av kandidater. Dette kan for eksempel gjelde denne typen utfordring: Stillinger av stor betydning Stillinger med få søkere Spesialister vi av erfaring vet det er vanskelig å rekruttere søkere til lokalt 5.3 CASE Fylkeskommunen skal ansette rektor ved en av fylkeskommunens største vg skoler. Det er behov for rekrutteringsbistand til stillingen, da det er en krevende stilling med stor ledergruppe og mange studieprogram. Søkergrunnlaget har erfaringsmessig vært tynt og det er ønskelig at det både kan være interne samt eksterne på søkerlista.

16 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 16 AV 19 Hvordan ville ditt firma gå fram i en slik prosess for å skaffe til veie gode søkere samt bidra til at fylkeskommunen for de riktige søkerne i tråd med fylkeskommunens overordnede organisasjonspolitikk og satsingsområder innenfor utdanningssektoren. 5.4 REFERANSESKJEMA Tilbyder skal levere minimum tre utfylte referanseskjema, vedlegg 2. Referanseskjemaene skal være utfylt av tilbyders kunde, de skal inneholde navn, telefon og e-postadresse som kan kontaktes. Referanseskjemaene skal vedlegges tilbudet, ferdig utfylt og signert av tilbyders kunde.

17 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 17 AV 19 6 PRISER 6.1 GENERELT Vest-Agder fylkeskommune ønsker fast timepris og reisetid for tilbudt personell. Tilbyder skal ha arbeidsgiveransvar for sitt personell. Tilbyder skal ha ansvar for å kontrollere at de personer som tilbys innehar den kompetansen som fremgår av CV-er og annen dokumentasjon, (det vil si kontroll av vitnemål og så videre). 6.2 VOLUM, PRISFORHOLD OG RABATTER Normalt arbeid Pris skal oppgis i pris pr time eks. mva. Timepris skal inkludere kostnader som utgifter til kontorhold, kopiering, forsendelse etc. Kristiansand skal være hovedarbeidssted, reiser (og diettkostnader) til / fra Kristiansand, Vennesla, Søgne og Songdalen skal inngå i timepris. Reiser i fylket utenfor Kristiansandsregionen (ref. kommunene i forrige avsnitt) honoreres etter medgått tid med egen timesats etter statens regulativ for reiser. Alle reiser skal avtales med oppdragsgiver. Prisen skal være fast i hele avtaleperioden Overtid, kvelds-, natt- og helligdagstillegg Overtidsarbeidet skal være inkludert i timeprisen. Det er ikke anledning til å fakturere tillegg for overtid. Kvelds, natt og helligdagsarbeid skal i utgangspunktet unngås. I den grad dette er nødvendig skal det inngå i den oppgitte timepris Andre forhold Andre utgifter kan bare kreves refundert når det er særskilt avtalt på forhånd Avtaleperiode Kontrakten inngås for oppdragsperioden i henhold til pkt Betalingsbetingelser Oppdragsgiver skal ha betalingsfrist: fri leveringsmåned pluss 30 dager. Purregebyr eller andre kostnader i forbindelse med forsinket betaling forutsettes dekket av gjeldende morarenter. Behandlingsgebyr, faktureringsgebyr og lignende godtas ikke. Fakturering skal skje ved utgangen av hver måned i form av samlefaktura med underbilag direkte til oppdragsgiver.

18 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 18 AV 19 Fakturaene skal referere til kontrakten og inneholde spesifikasjon av timeverk med tidspunkt og sted samt spesifikasjon av eventuelle reiser.

19 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 19 AV 19 7 INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: Nedenfor er spørsmål oppgitt i stikkordsform relatert til punkter i konkurransegrunnlaget Punkt/oppdeling Besvart / vedlegges 1. Signert tilbudsbrev m/ tilbyders navn og adresse Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 2. Tilbyders forbehold og reservasjoner Oppgi forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget Oppgi forbehold/reservasjoner til generelle avtalevilkår 3. Tilbyders dokumentasjon vedrørende minstekrav Skatteattester mva og skatt (vedlegg) HMS-egenerklæring (vedlegg) 4. Tilbyders dokumentasjon vedrørende kvalifiseringskrav Dokumentasjon omkring tilbyders økonomiske og finansielle stilling (inkl. vedlegg) Dokumentasjon omkring tilbyders kompetanse (inkl. vedlegg) 6. Tildelingskriteriene Besvarelse av tildelingskriteriene pkt. 4.4 Besvarelse av Case pkt. 5.3 Ikke besvart / begrunnelse Timepris (eks mva), som beskrevet i pkt Annet: 7.1 VEDLEGGSOVERSIKT Vedlegg 1: Kontraktsvilkår Vedlegg 2: Referanseskjema