Prekvalifisering Begrenset anbudskonkurranse. Service og vedlikeholdsavtale heisanlegg

Transkript

1 Sørlandet sykehus HF Prekvalifisering Begrenset anbudskonkurranse Service og vedlikeholdsavtale heisanlegg Konkurransegrunnlag VER. 1.0 Prekvalifiseringsfrist: Kl. 13:00

2 SØRLANDET SYKEHUS HF SIDE 2 AV 8 Innholdsfortegnelse Dokument er utarbeidet av Tet AS 1. GENERELL INFORMASJON REFERANSE OG OPPDRAGSGIVER FORVALTNINGSSTRUKTUR AVTALENS VARIGHET KONFIDENSIALITET LEVERANDØROPPLYSNINGER OMFANG PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN SPØRSMÅL OG SVAR KNYTTET TIL KONKURRANSEN FREMDRIFTSPLAN KRAV TIL UTFORMING AV PREKVALIFISERINGEN UTARBEIDELSE OG DISPOSISJON AV PREKVALIFISERING INNLEVERING AV PREKVALIFISERINGSDOKUMENTASJON PREKVALIFISERING AV LEVERANDØRER MINSTEKRAV KVALIFISERINGSKRAV...7

3 SØRLANDET SYKEHUS HF SIDE 3 AV 8 1. GENERELL INFORMASJON 1.1 REFERANSE OG OPPDRAGSGIVER Det vises til kunngjøringen i Doffin database, referanse nr. Ansvarlig oppdragsgiver for denne konkurransen er: Sørlandet sykehus HF v/ Bjørn Helge Kjosås Serviceboks Arendal Tlf Kontaktperson for konkurransen: Bjørn Helge Kjosås (bjorn.helge.kjosas@sshf.no) Konkurransen administreres av PTL Kristiansand AS på vegne av oppdragsgiver. All kommunikasjon og henvendelser i konkurranseperioden skal skje til følgende adresse og kontaktperson: PTL Kristiansand AS Lømslandsvei 23 Serviceboks 637, 4606 Kristiansand Tlf Faks e-post: rune.gregersen@ptl.no Kontaktperson: Rune Gregersen Vi ber om at henvendelser angående konkurransegrunnlaget gjøres skriftlig pr e-post til oppgitt adresse hos PTL Kristiansand AS. Konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut til tilbydere som anmoder om dette inntil FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten og/eller andre helseforetak. 1.3 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder for 2 (to) år fra signering av avtalen, samt opsjon på 1+1 år. Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjon(ene) skal utløses. 1.4 KONFIDENSIALITET Mottatte prekvalifisering behandles konfidensielt, jamfør forskriftensfeil! Bokmerke er ikke definert. 3-2, LEVERANDØROPPLYSNINGER Følgende informasjon skal oppgis:

4 SØRLANDET SYKEHUS HF SIDE 4 AV 8 Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og eventuelle Internett adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 1.6 OMFANG Sørlandet sykehus HF ønsker rammeavtale med leverandør på service og vedlikehold av ca. 100 heisanlegg fordelt på flere helseforetak i Helse Sør. Arbeidet skal utføres i henhold til REN veiledning til teknisk forskrift til plan- og bygningsloven, hvor 9-6 gjøres gjeldende. Ettersynintervaller avhenger av driftstype og er spesifisert i egen tabell, jfr i samme lov. Service og vedlikehold utover dette styres av oppdragsgivers behov til enhver tid. Fullstendig oversikt over antall heisanlegg med utførelsessteder og nærmere spesifikasjoner vil bli sendt ut til prekvalifiserte leverandører. Følgende helseforetak har heisanlegg som inngår i dette anbudet: Sørlandet sykehus HF avd. Kristiansand, Arendal, Mandal og Flekkefjord (SSHF) Sykehuset Telemark (STHF) Psykiatrien i Vestfold HF (PIV) SSR (Rehabilitering avd. Stavern og Kristiansand)

5 SØRLANDET SYKEHUS HF SIDE 5 AV 8 2. PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er over EØS-avtalens terskelverdi for tjenestekjøp. Dermed vil denne anskaffelsen lyses ut i hele EU området. Anskaffelsen gjennomføres som begrenset anbudskonkurranse, i henhold til lov1 og forskrift2 om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver vil basert på denne prekvalifiseringen invitere 5 leverandører om å levere inn et senere tilbud i selve konkurransen. Vi presiserer at det ikke vil bli gjennomført forhandlinger med tilbyderne (ref. FOA 16-1). 2.2 SPØRSMÅL OG SVAR KNYTTET TIL KONKURRANSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, rune.gregersen@ptl.no. 2.3 FREMDRIFTSPLAN Fremdriftsplan Frist for å levere inn prekvaldokumentasjon Valg av tilbydere som får anledning til å levere inn prekvalifisering Dato Uke 7/06 Tilbudsfrist Ca Kontraktsinngåelse: Avtale oppstart 10 dager etter intensjonsbrev Etter signering av avtale Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser. Ajourført ved endring ved lov 15. juni 2001 og 14. desember Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 15. juni 2001 mv, med endring ved kgl. res. 28. juni 2002

6 SØRLANDET SYKEHUS HF SIDE 6 AV 8 3. KRAV TIL UTFORMING AV PREKVALIFISERINGEN 3.1 UTARBEIDELSE OG DISPOSISJON AV PREKVALIFISERING Prekvalifiseringen med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Prekvalifiseringsdokumentasjon bes utarbeidet etter følgende disposisjon: 1. Signert prekvalifiseringsbrev m/ tilbyders navn og adresse. Inkludert skal være følgende informasjon om tilbyder: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnr., poststed, telefonnr., telefaks, e-post, kontaktperson, og internettadresse 2. Firmaattest. 3. Skatteattester - Mva og skatt 4. HMS erklæring 5. Tilbyders dokumentasjon vedrørende minstekrav og kvalifiseringskrav (se punkt 4) 6. Eventuell annen dokumentasjon som er viktig ift. drift av heisanlegg. 3.2 INNLEVERING AV PREKVALIFISERINGSDOKUMENTASJON Prekvalifiseringen skal undertegnes og leveres i to komplette utskrevne papireksemplarer. Komplett prekvalifisering sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Prekvalifiseringen skal merkes på utsiden av emballasjen med: Prekvalifisering service/vedlikehold av heisanlegg saksnr 2005/ MERK! Sendes eller leveres til følgende adresse: Postadresse: Sørlandets sykehus HF Arendal Teknisk avdeling v/bjørn Helge Kjosås Serviceboks Arendal Gateadresse Sørlandets sykehus HF Teknisk avdeling v/bjørn Helge Kjosås Sykehusveien Arendal Prekvalifiseringen skal være SSHF i hende innen 16.februar 2006, kl 13:00. Dersom prekvalifiseringsdokumentasjonen sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er kommet oppdragsgiver på adresse gitt i punkt 3.2 i hende før utløp av fristen, vil leverandøren kunne bli avvist.

7 SØRLANDET SYKEHUS HF SIDE 7 AV 8 4. PREKVALIFISERING AV LEVERANDØRER For å få bli vurdert, må tilbyder tilfredsstille minstekravene og være funnet egnet til å kunne gjennomføre oppdraget. Oppdragsgiver vil vurdere dette ut i fra den dokumentasjon som foreligger i forhold til kvalifiseringskravene. Av alle kvalifiserte leverandører forbeholder oppdragsgiver seg retten til å plukke ut minimum 3 og maksimalt 5 leverandører til den videre konkurransen. Dette vil gjøres basert på en innkjøpsfaglig vurdering. 4.1 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i prekvalifiseringen: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, ref skatteetatens nettside. (Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder) HMS-egenerklæring (Mal for utfylling følger vedlagt) Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftsattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.2 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders egnethet til å gjennomføre oppdragene, ref. Feil! Fant ikke referansekilden. Oppdragsbeskrivelse. Eventuelle tilbydere som ikke er kvalifisert, vil ikke få sine prekvalifisering videre vurdert Dokumentasjon omkring økonomisk og finansiell stilling: Foretaksregistrering (firmaattest) Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Kredittvurdering Tilbyder bes vedlegge en kredittvurdering (ikke eldre enn 6 måneder) med nøkkeltall fra anerkjente kredittvurderingsfirma, hvor et minimum er kredittverdig mot sikkerhet, B, eller tilsvarende vurdert. Tilbydere som har dårligere rating enn dette, vil bli avvist Dokumentasjon omkring tilbyders virksomhet og generelle kompetanse: Organisasjon Tilbyder skal beskrive relevant informasjon som viser virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for oppdraget. Bedrifter som ønsker å delta i konkurransen skal dokumentere ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og de skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er vesentlig dårligere enn det som kan ansees normalt i området. Kapasitet Tilbyder skal dokumentere sin kapasitet til å gjennomføre oppdraget innenfor gitte rammer i omfangsbeskrivelsen.

8 SØRLANDET SYKEHUS HF SIDE 8 AV 8 Kvalitetssikring Tilbyder må beskrive kvalitetssikringssystemet bedriften bruker i leveransen mot oppdragsgiver. Tilbyder skal også dokumentere selskapets interne rutiner og kontroll av egen spisskompetanse i henhold til de nødvendige lover og forskrifter som omhandler heisanlegg spesielt. Autorisasjon Tilbyder skal opplyse om relevante sertifikater/autorisasjoner tilbyder har for gjennomføring av oppdraget. Underleverandører Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av kontrakten som eventuelt tildeles underleverandører. Dersom tilbyder har satt sammen et team med ulike spisskompetanse (eks. hydraulikk, elektro teknisk og installatører) for å ivareta heisanlegg, bør dette forklares slik at oppdragsgiver skjønner hvordan konstellasjonen er satt sammen og hvordan de har tenkt å løse slike oppdrag. Oppdragsgiver vil basert på søkers beskrivelse vurdere om søker innehar den nødvendige kompetansen for gjennomføring av oppdraget. Erfaring og referanser Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende oppdrag. Referansene skal ikke være eldre enn 3 år. Det skal oppgis kontaktperson for de mest relevante referansene for dette oppdraget. Disse skal kunne kontaktes etter forespørsel fra oppdragsgiver. Referanseoppdragene skal inneholde oppdragets art, verdi, tidsrom (kun 3 siste år) og kontaktperson Tilbyders tekniske kompetanse Servicenett Presentasjon av leverandørens servicenett i området forespørselen gjelder. Kvalitetssikring av informasjon og utvikling innenfor fagområdet Leverandøren har ansvaret for at oppdragsgiver holdes informert om utviklingen innen avtalens produktområde mtp. produktendringer, standardisering av løsninger, effektivitet og miljøbelastning. Det bes om en beskrivelse av hva som kan tilbys for å imøtekomme dette kravet. Miljøkrav Oppdragsgiverne er opptatt av miljøeffektive innkjøp. Det legges særlig vekt på et forsvarlig og trygt arbeidsmiljø for de ansatte. Alle varer/tjenester som omfattes av denne avtalen skal tilfredsstille de strengeste krav til miljøvennlighet både når det gjelder bruk, produksjon, emballasje og avfallshåndtering. For de produkter det etter reglene kreves produktdatablad skal disse følge produktet og være forskriftsmessig utfylt, inklusive revisjoner og oppdateringer.