KONKURRANSEGRUNNLAG. Kjøp av el-bil

Transkript

1 Kjøp av el-bil

2 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 2 AV 11 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON KUNNGJØRING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN KORT OM TJENESTEN AVTALENS VARIGHET PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KONFIDENSIALITET KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN FREMDRIFTSPLAN FORHANDLINGER OFFENTLEGLOVA OG INNSYN I TILBUD TILDELING AV KONTRAKT RETT TIL Å FORKASTE TILBUD KRAVSPESIFIKASJON GENERELT FORMÅL OG OMFANG AV TJENESTEN KRAV TIL LEVERANSEN ADMINISTRATIVE KRAV VALG AV LEVERANDØR MINSTEKRAV KVALIFIKASJONSKRAV UTVELGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIER AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET UTARBEIDELSE AV TILBUD KONTAKTINFORMASJON I TILBUDSPERIODEN TILBUDSMAL INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST TILBUDSFRIST KONTRAKTSVILKÅR FORBEHOLD OG RESERVASJONER VEDLEGG TIL KONKURRANSEN... 11

3 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 3 AV 11 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 KUNNGJØRING Konkurransen er under kunngjøringsplikten i FOA. 1.2 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Grimstad kommune. 1.3 KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN Kontaktperson: Organisasjon Grimstad kommune Navn Øyvind Takle Telefon KORT OM TJENESTEN Stilling Seniorrådgiver oyvind.takle@grimstad.kommune.no Konkurransen gjelder kjøp av følgende tjenester: Kjøp av el-bil for persontransport. 1.5 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder perioden 1 år fra kontraktsignering.

4 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 4 AV 11 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er under EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Det forutsettes at tilbyder har nødvendig kunnskap om dette regelverket ved innlevering av tilbud. 2.2 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jf forskriftens 2 3-5, KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. 2.4 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til ovenfor anviste kontaktperson. Siste frist for mottak av spørsmål er 10 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.5 FREMDRIFTSPLAN Det tas sikte på følgende fremdriftsplan for konkurransen: Utlysing av konkurranse: april/mai 2014 Behandling av tilbud: juni 2014 Avtaleinngåelse: juni/juli 2014 Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 2.6 FORHANDLINGER Konkurransen gjennomføres etter forhandlinger. Ved forhandlinger vil følgende retningslinjer bli benyttet: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: o forretningsmessige vilkår o pris, omfang og tekniske spesifikasjoner. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra tilbyder skal ha de nødvendige fullmakter, eller framskaffe disse på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter, etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret full konfidensialitet og likebehandling. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser mv, med etterfølgende endringer 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv, med etterfølgende endringer

5 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 5 AV 11 Forhandlinger kan gjennomføres i ordinære møter, telefonmøter eller skriftlig via brev, telefaks eller e-post, etter oppdragsgivers behov. 2.7 OFFENTLEGLOVA OG INNSYN I TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Etter valget av leverandør er gjennomført, vil tilbudene være offentlig tilgjengelig for allmennheten. Dersom det fremmes spørsmål om innsyn, aksepterer tilbyder for egen regning å medvirke til å sladde innlevert tilbud for eventuelle taushetsbelagte opplysninger. 2.8 TILDELING AV KONTRAKT Kontrakt tildeles den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud. 2.9 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens Forbehold og reservasjoner skal fremgå av tilbudet.

6 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 6 AV 11 3 KRAVSPESIFIKASJON 3.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir minstekravene oppdragsgiver ønsker tilbud på. 3.2 FORMÅL OG OMFANG AV TJENESTEN Kjøp av el-bil for persontransport - inntil kr eks. mva. (nasjonal terskelverdi). 3.3 KRAV TIL LEVERANSEN Grimstad kommune er opptatt av at leveransen blir utført på en profesjonell og tillitsvekkende måte Persontransport Det skal leveres personbil med minimum 4 seteplasser for voksne personer Hjulsett Personbilen skal være utstyrt med 4 sommer og 4 vinterdekk. Alle montert avbalansert på felg Service- og vedlikehold Komplett service- og vedlikeholdsprogram, inkludert alle deler og arbeid, skal være inkludert for kjøretøyet i 5 år regnet fra signert kjøpekontrakt Garanti Leverandøren skal gi full garanti på ethvert produkt tilhørende kjøretøyet i 5 år regnet fra signert kjøpekontrakt. 3.4 ADMINISTRATIVE KRAV Møtevirksomhet i kontraktsperioden Leverandøren har plikt til å stille på alle nødvendig møter oppdragsgiver kaller inn til. Møtested: Grimstad rådhus Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatt hos eventuelle underleverandører i Norge ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår en det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet arbeidet utføres og for vedkommende yrke. Det er daglig leder av virksomheten som er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden Oppgjør Faktura skal utstedes med betalingsbetingelser netto 30 dager, regnet fra dato på korrekt faktura.

7 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 7 AV 11 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskrift 2 og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring, skal ikke være eldre enn 6 måneder. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.2 KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyder skal bekrefte at alle krav som følger av konkurransegrunnlaget aksepteres. Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle tjenesten i konkurransegrunnlaget. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, vil bli vurdert likt i den videre konkurransen. Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske kapasitet: Minimumskrav krav Firmaattest. Tilbyder skal være lovlig registrert firma. dokumentasjon Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 4.3 UTVELGELSESKRITERIER Oppdragsgiver vil føre forhandlinger med minimum 3, maksimum 5 tilbydere. Utvelgelse blant de kvalifiserte tilbydere, med hensyn til hvem det vil gjennomføres forhandlinger med, gjøres etter følgende kriterium: Tilbydere som oppdragsgiver vurderer å ha best forutsetning for å levere tjenesten som etterspørres med hensyn til tildelingskriteriene Utvelgelse etter dette kriterium er kun aktuelt dersom antall kvalifiserte tilbydere overskrider det antall på minimum 3, og maksimum 5 tilbydere som det vil bli

8 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 8 AV 11 gjennomført forhandlinger med. Dersom det kun er 2 kvalifiserte tilbydere vil oppdragsgiver gjennomføre forhandlinger med disse. Ved kun 1 tilbyder vil eventuell forhandling bli vurdert opp mot FOA TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn et korrekt tilbud som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, har gjennomført forhandlinger og fremsatt et endelig tilbud, vil konkurrere videre på grunnlag av følgende tildelingskriterium: 1. Pris (vektes 40 %) 2. Kvalitet (vektes 50 %) 3. Samarbeidskompetanse (10 %) Tildelingskriteriene står i prioritert rekkefølge Tildelingskriterium pris P1 - kjøpesum. P2 - årlige service/vedlikeholdskostnader i 5 år regnet fra kjøpstidspunktet. Samtlige priser, eks mva, skal fylles inn på anvist sted i vedlagte tilbuds mal. Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet Tildelingskriterium kvalitet Kvalitet vurderes ut fra den beskrivelse tilbyder fremsetter ved tilbudet, kjøretøyets egenskaper, forhandlingsmøter og endelig tilbud. Nedenstående forhold skal beskrives/fremkomme i tilbudet: Tilbudt løsning. Tilbyder skal beskrive: o Tilbudt modell med design, brosjyrer, spesifikasjoner. o Hvorledes leverandøren vil oppfylle kravspesifikasjonen. o Leveringstid. o Motoreffekt. o Ladetid tid som går med til hurtiglading, fullading. o Sikkerhetsklassifiseringsnivå etter Euro NCAP. o Fargevalg. o Forhandlers erfaring og kompetanse med tilbudt kjøretøy. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best løsning vil få størst uttelling. Komfort og kjøreegenskaper. Tilbyder skal beskrive: o Sikkerhetsutstyr som medfølger. o Utstyrsnivå. o Tidspunkt for prøvekjøring. Komfort og kjøreegenskaper vurderes ved prøvekjøring. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best komfort og kjøreegenskaper vil få størst uttelling. Service. Tilbyder skal beskrive: o Hovedtrekkene ved service og vedlikehold som inngår i tilbudet. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best service vil få størst uttelling. Miljø. Tilbyder skal kort beskrive: o Kjøretøyets energibruk pr km.

9 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 9 AV 11 o Leverandørens miljøprofil ved service- og vedlikehold. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best organisering med minst mulig miljøbelastning vil få størst uttelling. Hvis hensiktsmessig kan det henvises til konkrete sider i aktuell brosjyre. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge Tildelingskriterium samarbeidskompetanse Samarbeidskompetanse vurderes ut fra følgende forhold: Samarbeidskompetanse. Tilbyder skal ha gode samarbeidsegenskaper. Det forutsettes at man før tildeling av kontrakt gjennomfører et forhandlingsmøte med aktuelle tilbyderne, der et av formålene er å avklare samarbeidsrelasjoner og innstilling til oppdraget. Her vil oppdragsgivers subjektive oppfatning av tilbyders opptreden, personkjemi, løsningsfokus og personlige holdninger bli vurdert. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering har den beste samarbeidskompetansen vil få størst uttelling. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge Oppdragsgivers behandling av tilbudene Pris. Laveste totalpris gir størst uttelling. Lavest totalpris pris gir 5,00 poeng. Totalpriser mellom laveste og inntil det dobbelte av totalprisen gis en lineær reduksjon på mellom 5,00 og 0,00 poeng. Totalpriser som er det dobbelte av laveste totalpris, eller høyere, får 0,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre. Kvalitet og samarbeidskompetanse. Den tilbyder som etter en samlet skjønnsmessig vurdering av de ovennevnte forhold innenfor hvert tildelingskriterium; tilbyr best kvalitet, gis 5,00 poeng, tilbyr best samarbeidskompetanse, gis 5,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre. 4.5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Hvilken tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet avgjøres ved rangering av den tilbyder som oppnår størst samlet total poengsum etter vekting i nedenstående tabelloppsett: Tilbyder nn poengsum tildelingskriterium vekting (poengsum x vekting) pris 40 % x kvalitet 50 % y samarbeidskompetanse 10 % z Total poengsum Sum x+y+z

10 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 10 AV 11 5 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 5.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 6 måneder fra tilbudsfrist. Alle punkter som er etterspurt i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant, eller ikke kan besvares, må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget. 5.2 KONTAKTINFORMASJON I TILBUDSPERIODEN Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse. Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon. 5.3 TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal fremsettes og leveres ved bruk av oppdragsgivers tilbudsmal. Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet. 5.4 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en komplett og ordnet elektronisk versjon på minnepenn. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale kan leveres kun som elektroniske filer på minnepenn sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør scanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet, med unntak av årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale, ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jf forskriftens 7-3. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave på minnepenn sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Grimstad kommune Øyvind Takle Postadresse: Postboks 123, 4891 GRIMSTAD Leveringsadresse: Arendalsveien 23, 4878 GRIMSTAD Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med:

11 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 11 AV TILBUDSFRIST Tilbud kjøp av el-bil, vår sak 2014/766. Tilbudet skal være Grimstad kommune i hende innen kl Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Grimstad kommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jf forskriftens , 1. ledd. 5.6 KONTRAKTSVILKÅR Tilbudet skal utarbeides på bakgrunn av konkurransegrunnlaget med nedenstående vedlegg. 5.7 FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og prissettes, med henvisning til hvilket punkt i konkurransegrunnlaget forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Ved manglende prissetting vil oppdragsgiver prissette forbehold etter eget skjønn. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. 5.8 VEDLEGG TIL KONKURRANSEN Vedlegg 1: Tilbuds mal.