Lindesnes kommune - Innleie av maskiner, utstyr og personell for drift og vedlikehold av vei og andre kommunale anlegg

Transkript

1 Lindesnes kommune Teknisk etat Åpen tilbudskonkurranse Lindesnes kommune - Innleie av maskiner, utstyr og personell for drift og vedlikehold av vei og andre kommunale anlegg Kvalifiseringsgrunnlag og Konkurransegrunnlag Tilbudsfrist: kl Lindesnes

2 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON PROSEDYRE KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET VALG AV LEVERANDØR KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN TILBYDERS BESVARELSE PRISTILBUD DRIFT OG VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE VEIER/MASKINER ARBEIDS, - KONTRAKTS- OG BETALINGSVILKÅR... 16

3 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Lindesnes kommune v/ Teknisk etat. 1.2 KONTAKTPERSONER Kontaktperson: Organisasjon Lindesnes kommune Navn Ingvild Aurdal Røksland Mobil Stilling Ing. VVA Telefon FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten/private og/eller kommunene. 1.4 FORMÅL OG OMFANG Konkurransen gjelder innleie av maskiner, utstyr og personell for høvling av kommunale veier/plasser. Dette er nærmere spesifisert i del AVTALENS VARIGHET Oppstart 1. mars 2015 med varighet ut året Det forutsettes deretter opsjon på forlengelse av avtalen for ett år - det vil si ut året Ved bruk av opsjon, skal kommunen bekrefte dette innen årsslutt 2016.

4 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Konkurransen er annonsert i lokal avisen. Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 2.2 REGELVERK Anskaffelsen gjennomføres etter lovfeil! Bokmerke er ikke definert. om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifterfeil! Bokmerke er ikke definert.. Det forutsettes at tilbyder har ervervet nødvendig kjennskap til dette regelverket og tilhørende prosedyrer for saksbehandling ved innlevering av tilbud. 2.3 KONKURRANSEREGULERENDE AVTALER Konkurranseloven 1 forbyr konkurranseregulerende avtaler. Forbudet retter seg mot at næringsdrivende inngår avtaler, muntlige eller skriftlige, samordner praksis eller foretar annet som er egnet til å påvirke konkurransen, jfr. konkurranselovens kapittel 3. Bruk av slike avtaler medfører avvisning av tilbudet. 2.4 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens Feil! Bokmerke er ikke definert. 3-2, KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader som tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen, skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.6 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, merkantilt punkt 1.2. Siste frist for mottak av spørsmål er 8 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.7 FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: Frist for å levere inn tilbud, innen kl 10:00: Behandling av tilbud og avklaringsmøter: uke 9 Avtaleinngåelse: uke 10 Avtaleperiode oppstart: Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. Tilbudet er basert på timegodtgjørelse. 1 Lov 5. mars 2004 nr. 12: Lov om konkurranse mellom foretak og kontroll med foretakssammenslutninger (konkurranseloven).

5 2.8 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Det føres protokoll fra tilbudsåpningen og deler av tilbudsprotokollen vil være offentlig tilgjengelig. 2.9 TILDELING AV AVTALE Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens Feil! Bokmerke er ikke definert

6 3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 3 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt 2.6, og forhandlingsforbudet ved åpen anbudskonkurranse, se punkt TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbud skal leveres på vedlagt tilbudsskjema. Annen dokumentasjon nevnt i del 4 skal legges ved tilbudsskjema. Det er bare de poster/kontrakter en ønsker å gi pris på som skal fylles ut. Det er videre viktig at relevante data for det utstyr som er tenkt benyttet kommer frem på tilbudsskjemaet. Det er anledning til å gi tilbud selv om en på tilbudstidspunktet ikke har utstyr. I så tilfelle må det fremlegges bekreftelser fra bank eller annet, som lånetilsagn eller annet finansieringsbevis. 3.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig. Priser skal leveres på vedlagte tilbudsskjema. Komplett underskrevet tilbud sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Lindesnes kommune Tilbud på veihøvling Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Lindesnes kommune Teknisk etat v/ Ingvild Aurdal Røksland Besøksadresse: Servicekontoret 4524 Lindesnes Postadresse: Postboks Lindesnes Tilbudet skal være Lindesnes kommune i hende innen fredag 20. februar 2015 kl Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Lindesnes kommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Feil! Bokmerke Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jamfør forskriftens er ikke definert (1). 3.4 KONTRAKTSVILKÅR NS 8406 gjelder med de presiseringer som er lagt inn i kontrakten. Tilbudet skal utarbeides på bakgrunn av del 8, arbeids-, kontrakts-, og betalingsvilkår.

7 Det forutsettes at tilbyder ved levering av tilbud er inneforstått med at tilbyder i beredskapsperioden til enhver tid forplikter seg til å være disponibel og rette seg etter de instrukser og retningslinjer som gjelder. 3.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og om mulig prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Eventuelle forbehold og reservasjoner skal beskrives i punkt 6.2.

8 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. 4.1 GENERELT Minstekrav er regulert i forskrift Feil! Bokmerke er ikke definert. og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring Mal for utfylling følger vedlagt, se vedlegg 1 Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. Det stilles krav til tilbyder ved innlevering av tilbud, at det ikke inkluderer arbeid som er i strid med ILO s kjernekonvensjon. Dette gjelder bl.a: Retten til organisering og til å inngå kollektive avtaler Forbud mot sosial dumping 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen Dokumentasjon omkring økonomisk og finansiell stilling: Erklæring om foretakets omsetning de siste årene med relevans til denne kontrakten.

9 4.3.2 Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske kapasitet: Organisasjon/erfaring Tilbyder skal beskrive sin organisasjon med hensyn til antall ansatte og annet relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Tekniske ressurser/maskiner og utstyr Tilbyder skal beskrive tilgjengelige tekniske ressurser (maskiner og utstyr), relevant for denne leveransen. Tilbyder må bekrefte at han har nødvendig personell og utstyr tilgjengelig for oppdragsgiver i beredskapsperioden. Dersom tilbyder ikke disponerer forespurte maskiner er det tilstrekkelig med bankgaranti for finansiering av disse. Tilbyder må til enhver tid ha tilgjengelig to traktorer med tilhørende skrape og bemanning for å være kvalifisert. Forsikring Kopi av forsikringspolise skal vedlegges tilbudet. Underleverandører Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører. 4.4 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier: Produkt/kvalitet - vekt 30 % Kvalitet/funksjonalitet/ytelse for tilbudt utstyr, herunder lasteevne, hastighet, motorstørrelse, utstyr og årsmodell Referanser fra andre oppdragsgivere som understøtter tilbudt utstyr og tjenester Leverandørs spesifikke kompetanse på de tilbudte produkter og/eller tjeneste Responstid og oppstart - vekt 20 % Oppstartstidspunkt Responstid og oppfølging Priser - vekt 50% Timepris Prismessige konsekvenser av eventuelle forbehold Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene relativt til hverandre. Tildelingskriteriene vil være vektet som angitt i hvert hovedkriterium.

10 5 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN 5.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. Evalueringen av tilbudet vil i stor grad bli basert på tilbyders besvarelse av del 6. Tilbudet gjelder innleie av maskiner, utstyr og personell for drift og vedlikehold av kommunale veier/plasser. Kommunen har drifts- og vedlikeholdsansvar for ca.80 km grusvei. Tilbyders responstid for maskin og arbeid angis i tilbudsskjema. Timeprisen gjelder fra oppmøte på plassen arbeidet utføres. Det betales ikke for tilkjøring av maskiner. Det forutsettes at maskinførere og personell har påbudte og nødvendige sertifikat. 5.2 RESPONSTID OG OPPSTARTSTIDSPUNKT Kommunen ønsker at arbeidet startes 9. mars Tilbyder må angi responstid for arbeid med de ulike maskiner/utstyr/personell. Responstid og oppstartstidspunkt vektlegges ved valg av entreprenør. 5.3 KRAV TIL UTSTYR OG TILGJENGELIGHET Kommunen ønsker tilbud på følgende maskiner/personell og arbeid: Høvling Prosessen omfatter høvling av kommunale grusveier. Kommunen ber om timepris på høvling. Kommunen ber om timepris på arbeid med traktorskrape. Omfang er avhengig av vær og annet Referanser Ved behov forbeholder kommunen rett til å hente inn referanser fra tidligere oppdragsgivere for tilsvarende arbeid. Dette kan vektes ved valg av leverandør.

11 6 TILBYDERS BESVARELSE Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: 6.1 OPPLYSNINGER OM TILBYDER: Følgende opplysninger må fylles inn: Tilbyders navn Organisasjonsnummer Postadresse Postnummer Poststed Telefon Telefaks Kontaktperson E-post Mobiltelefon 6.2 FORBEHOLD Forbehold til konkurransegrunnlaget (bruk eventuelt eget vedlegg)

12 6.2.2 Forbehold til avtalevilkår/kontrakt (bruk eventuelt eget vedlegg) 6.3 MINSTEKRAV Skatteattester for merverdiavgift er vedlagt i vedlegg nr. Skatteattester for skatt er vedlagt i vedlegg nr. HMS-egenerklæring (se vedlegg 1) er vedlagt i vedlegg nr. 6.4 KVALIFISERINGSKRAV Firmaattest Firmaattest er vedlagt i vedlegg nr.

13 6.4.2 Organisasjon/erfaring (bruk eventuelt eget vedlegg) Tekniske ressurser/maskiner (bruk eventuelt eget vedlegg) Forsikring Dokumentasjon på nødvendige forsikringer er vedlagt i vedlegg:

14 6.4.5 Underleverandører (bruk eventuelt eget vedlegg) Referanser (bruk eventuelt eget vedlegg) 6.5 VEDLEGGSOVERSIKT Vedlegg 1: Helse- miljø og sikkerhets egenerklæring Vedlegg 2: Oversikt over kommunale veier/plasser i Lindesnes kommune

15 7 PRISTILBUD PÅ INNLEIE AV MASKINER OG PERSONELL FOR DRIFT OG VEDLIKEHOLD AV VEI OG ANDRE KOMMUNALE ANLEGG Se kapittel 5 for beskrivelse av arbeid. Priser oppgis inkludert fører. Det betales ikke for tilkjøring av maskiner. Ut fra de opplysningene som går frem av dokumentene kan jeg ta på meg arbeid for følgende priser: Alle priser oppgis ekskl. mva! 7.1 HØVLING MED FØRER Pris pr. time for traktor med skrape Responstid på høvling Beskrivelse av maskin med merke, antall hk og årsmodell Jeg/vi kan begynne etter at det er avgjort hvem som får arbeidet. Tilbudet står ved makt i 90 dager fra tilbudsfristens utløp., den

16 8 ARBEIDS-, KONTRAKTS - OG BETALINGSVILKÅR Arbeidsinnsats må påregnes hele døgnet, alt avhengig av vær og føreforhold. 8.1 GODTGJØRELSE OG OPPGJØRSFORMER Timegodtgjørelse Leie av maskin/utstyr vil bli oppgjort etter timepris. For arbeid på kommunal vei fordeles regningen på den enkelte veistrekning etter veilista. Timeliste skal sendes inn snarest mulig etter månedsskifte. Timer føres med ½ times intervall. 8.2 FORSIKRING Maskineieren er på vanlig måte selv ansvarlig for eventuelle skader på privat eller offentlig eiendom under utføring av oppdragene. Maskineieren er selv ansvarlig for å ha tegnet nødvendige forsikringer. Kopi av forsikringspolise skal vedlegges tilbudet. 8.3 PRISREGULERING Prisene blir regulert i samsvar med Statistisk sentralbyrås kostnadsindeks for drift og vedlikehold av veger. Grunnlaget for tilbudet er indeksen for 1. kvartal Prisene reguleres pr. 1. kvartal i de påfølgende år. Kompensasjon for prisstigningen påføres enhetsprisene for etterfølgende fakturering. 8.4 OPPSIGELSE AV KONTRAKTEN Denne kontrakten kan gjensidig sies opp med 3 mnd varsel dersom oppsigelsen kan begrunnes ut fra forhold som partene ikke hadde kjennskap til eller burde hatt kjennskap til ved kontraktsstart. Ved mislighold av kontrakten kan denne sis opp med 14 dagers varsel. Dersom det kan påvises at maskineieren har gitt uriktige opplysninger for å skaffe seg en urettmessig gevinst, er dette å se på som brudd på kontrakten. Tilbyder har krav på betaling for utført arbeid med fradrag av kommunens eventuelle utgifter i forbindelse med at kontrakten blir sagt opp.

17 8.5 TVISTER Dersom det oppstår tvist om kontraktens bestemmelser, avgjøres disse ved voldgift. Voldgiftsretten skal bestå av 3 medlemmer hvorav hver av partene oppnevner hvert sitt medlem.

18 LINDESNES KOMMUNE - BRØYTING OG STRØING AV KOMMUNALE VEIER ERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. 6.desember 1996 i medhold av lov av 4.februar 1977 nr.4 om arbeidsvern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Firmanavn: Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign)