LINDESNES KOMMUNE Teknisk etat

Transkript

1 LINDESNES KOMMUNE Teknisk etat VÅR REF: SAKSBEHANDLER: DATO: 10869/ /1151 Rolf Støle Anbud på oppmålingstjenester i Lindesnes kommune ANBUDSKONKURRANSE Rammeavtalefor oppmålingstjenester Anbudsgrunnlag Postadresse: Postboks 183, 4524 Lindesnes E-post: postmottak@lindesnes.kommune.no Besøksadresse: Rådhuset, 4520 Lindesnes Bankgiro: Internettadr.: Org.nr.: Tlf.: Fax:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Rammeavtale for oppmålingstjenester INNHOLDSFORTEGNELSE Generell informasjon Referanse Oppdragsgiver Kontaktinformasjon Formål og omfang Avtalens varighet Kontraktsbestemmelser Tidsfrister Prosedyre Regelverk Gjennomføring av konkurransen Kostnader i forbindelse med tilbudsutarbeidelse Spørsmål og svar i forbindelse med anskaffelsesprosessen Fremdriftsplan Behandling av tilbud Tildeling av avtale Rett til å forkaste tilbud Krav til utforming av tilbudet Utarbeidelse av tilbud Tilbudsmal Innlevering av tilbud format, pakking, merking og frist Kontraktsvilkår Forbehold og reservasjoner Valg av leverandør Leverandøropplysninger Minstekrav Kvalifiseringskrav Tildelingskriterier Kontraktsbestemmelser Beskrivelse av oppdraget Oppmålingsforretning Bistand til matrikkelføring Annen oppmåling FKB databaser Kundebehandling Annet Innholdsfortegnelse for tilbudsbesvarelsen Vedlegg...14 Vedlegg 01 HMS egenerklæring..15 Vedlegg 02 Lindesnes kommunes gebyrregulativ Vedlegg 03 Oversikt over antall saker i Lindesnes kommune...19 Vedlegg 04 Tilbudsskjema

3 1.0 Generell informasjon 1.1 Referanse Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, referanse 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Lindesnes kommune, teknisk forvaltning. 1.3 Kontaktinformasjon Organisasjon Lindesnes Kommune Navn Rolf Støle Stilling Avd.ing. Teknisk Forvaltning Telefon / Faks ros@lindesnes.kommune.no 1.4 Formål og omfang Lindesnes kommune innbyr til anbudskonkurranse på rammeavtale for oppmålingstjenester. Oppdraget omfatter i stikkordsform følgende: Oppmålingsforretning Oppmåling 1.5 Avtalens varighet Rammeavtalens varighet er 2 år fra med mulighet for opsjon på forlengelse med et år av gangen inntil 2 år. 1.6 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av følgende kontraktsbestemmelse: NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivingsoppdrag honorert etter medgått tid 1.7 Tidsfrister Frist for innlevering av anbud er kl

4 2.0 Prosedyre 2.1 Regelverk Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det forutsettes at tilbyder har nødvendig kunnskap om disse bestemmelsene. 2.2 Gjennomføring av konkurransen Denne anskaffelsesprosess blir behandlet som åpen anbudskonkurranse. Anbudskonkurransen er kunngjort i Doffin. 2.3 Kostnader i forbindelse med tilbudsutarbeidelse Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.4 Spørsmål og svar i forbindelse med anskaffelsesprosessen Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, se punkt 0. Siste frist for mottak av spørsmål er Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.5 Fremdriftsplan Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: Frist for å levere inn tilbud: Behandling av tilbud: uke 42 Avtaleinngåelse: uke 43 Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 4

5 2.6 Behandling av tilbud Registrering av anbud Anbudet skal påføres tidspunkt (dato og klokkeslett) for mottakelse når det kommer inn. Anbudsåpning Anbudsåpning finner sted som angitt i tilbudsgrunnlaget. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Protokoll fra åpningen kan oversendes pr e-post etter anbudsåpningen. Avvising av Anbyder Oppdragsgiveren har plikt til å avvise anbydere som ikke har sendt inn skatteattester og HMS erklæring innen de angitte fristene, og de leverandørene som ikke oppfyller de fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiveren kan avvise Anbyder som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiveren kan i tillegg avvise Leverandør av andre årsaker jf FOA Obligatoriske avvisingsgrunner Oppdragsgiveren plikter å avvise anbudet når det: ikke er levert innen fastsatte frister inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA. på grunn av forbehold eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Valgfrie avvisingsgrunner Oppdragsgiveren kan avvise anbudet når det: ikke inneholder alle de opplysninger, oppgaver, prøver mv. som er forlangt ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget virker unormalt lavt i forhold til tjenesten som tilbys ikke er undertegnet Avklaring Det er ikke tillatt å endre anbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at anbudet skulle vært avvist når det gjelder løsninger og arbeidsmetoder som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hva som inngår i leveransen. dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har satt fram. Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i anbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. Utskrift av anskaffelsesprotokoll, avviste og forkastede anbud Tilbyderen kan få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5

6 2.7 Tildeling av avtale Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt tildelingskriterier. Endelig avtale vil bli utarbeidet med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud. 2.8 Rett til å forkaste tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens

7 3.0 Krav til utforming av tilbudet 3.1 Utarbeidelse av tilbud Tilbudet med vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 3 måneder fra tilbudsfrist. Tilbudsinstruksen skal følges og alle punkter i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt 2.4. Dersom det i tilbudet er opplysninger dere mener er som er taushetsbelagt / forretningshemmeligheter skal det i tillegg innleveres en sladdet versjon av tilbudet i forbindelse med innleveringen. Dersom det ikke innleveres en sladdet utgave ansees det som om at det ikke er forhold ved tilbudet som må unntas offentlighet. 3.2 Tilbudsmal Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal bygges opp etter tilbudsmal som vist i oversikten i kap. 7 Innholdsfortegnelse. 3.3 Innlevering av tilbud format, pakking, merking og frist Komplett underskrevet tilbud sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes tydelig på utsiden av emballasjen med: Anbud Lindesnes kommune Oppmålingstjenester Tilbudet leveres til følgende adresse: Lindesnes kommune Servicekontoret Rådhusveien Lindesnes Postadresse: Lindesnes kommune P.b Lindesnes Att: Rolf Støle Tilbudet skal være Lindesnes kommune i hende innen mandag kl Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Lindesnes kommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jamfør forskriftens (1). 7

8 3.4 Kontraktsvilkår Se kap Forbehold og reservasjoner Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og om mulig prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg. 8

9 4.0 Valg av leverandør Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskrift og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 Leverandøropplysninger Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 4.2 Minstekrav Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring Mal for utfylling følger vedlagt, se vedlegg 2 Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.3 Kvalifiseringskrav Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen. Tilbyder må beherske norsk skriftlig og muntlig for å kunne utføre oppdraget Dokumentasjon omkring økonomisk og finansiell stilling: Foretaksregistrering Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske kapasitet: 9

10 Organisasjon Det skal innleveres oversikt over alt aktuelt personell i foretaket med kvalifikasjoner og utdanning. Ved bruk av underentreprenører skal dette også dokumenteres. Beskrivelse av kapasitet til utførelse av oppdraget. Det settes krav om at foretaket må ha minst to personer som kan utføre tjenestene med oppmålingsforretning og kundebehandling. Kvalitetssikringssystem Det skal gis en kort beskrivelse av kvalitetssikringssystemet/rutinene. Godkjenning av firma Sentral godkjenning eller at firma blir gitt lokal godkjenning av kommunen etter søknad Godkjenningsbevis eller søknad om lokalgodkjenning vedlegges Referanser Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende oppdrag siste 2 år. De mest relevante referansene for denne konkurransen skal inneha navn og telefon og e-postadresse som kan kontaktes. Det kan være aktuelt å be om uttalelser fra de oppgitte referansene. 4.4 Tildelingskriterier Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier: Priser. Vekt 80% Total kostnad basert på estimert årsforbruk av oppmålingstjenester og karttjenester. Prisskjema skal fylles ut ( Vedlegg 4 ). Prismessige konsekvenser av eventuelle forbehold Øvrige kostnader forbundet med å anta tilbudet Service. Vekt 20 % Service og tilgjengelighet, dette vil bli vurdert ut ifra tilbyders beskrivelse av hvor Lang tid det kan gå før en prioritert oppmåling(næring, boligtomt) må vente. Alle oppmålingssaker må utføres innen fristen, 16 uker totalt, for slike saker. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene relativt til hverandre. Tildelingskriteriene vil være vektet som angitt i hvert hovedkriterium. 10

11 5.0 Kontraktsbestemmelser Avtalen skal reguleres av følgende kontraktsbestemmelser NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivingsoppdrag honorert etter medgått tid 11

12 6.0 Beskrivelse av oppdraget 6.1 Oppmålingsforretning Utførelse av oppmålingsforretning etter matrikkelloven med tilhørende forskrift fra godkjent rekvisisjon fra kommunen til ferdig leveranse til matrikkelføring. Alle arbeider, reising, kontorplass osv. skal være inkludert i prisen. Leveringstid / responstid firmaet oppgir fra oppdrag blir bestilt til det blir påbegynt skal oppgis. En forutsetter at det enkelte oppdraget blir prioritert for sammenhengende gjennomføring. Pris for denne tjenesten skal gis som en prosentsats av gjeldene gebyrregulativ for 2014 i kommunen. Prisen justeres etter budsjettvedtak om gebyr/avgifter hvert år i avtaleperioden. Oppmålingsfirma skal selv besørge innkjøp av nødvendige grensemerker på vegne av Lindesnes kommune som betaler grensemateriell. 6.2 Annen oppmåling Det skal gis timepris for annen oppmåling avregnet etter medgått tid(det gjelder ikke oppmålingsforretning med timebasert gebyr). Timepris for annen oppmåling skal inkludere alt utstyr, materiell, reising og hjelpearbeid som er nødvendig for gjennomføring av oppdraget. 12

13 7.0 Innholdsfortegnelse for tilbudsbesvarelsen Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: Nedenfor er spørsmål oppgitt i stikkordsform relatert til punkter i konkurransegrunnlaget Punkt/oppdeling Besvart / vedlegges Ikke besvart / begrunnelse 1. Signert tilbudsbrev m/ tilbyders navn og adresse Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 2. Tilbyders forbehold og reservasjoner Oppgi forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget Oppgi forbehold/reservasjoner til generelle avtalevilkår 3. Tilbyders dokumentasjon vedrørende kvalifiseringskrav Skatteattester mva og skatt (vedlegg) HMS-egenerklæring (vedlegg) Firmaattest Beskrivelse av organisasjon og CV for aktuelle personer Beskrivelse av kvalitetssikringssystem og ansvarlige for dette Sentral godkjenning eller søknad om lokal godkjenning Referanseliste med kontaktpersoner 4. Tilbyders dokumentasjon vedrørende tildelingskriterier Utfylt tilbudsskjema (vedlegg 4 ) 5. Annet: 13

14 8.0 Vedlegg Vedlegg 01 HMS egenerklæring Vedlegg 02 Lindesnes kommunes gebyrregulativ 2014 Vedlegg 03 Oversikt over antall saker i Lindesnes kommune Vedlegg 04 Tilbudsskjema 14

15 Vedlegg 1: HMS-erklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma: Adresse: Postnr./-sted Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder Dato: (sign.) 15

16 16

17 17

18 18

19 Vedlegg 03 Oversikt over antall oppmålingsforretninger 2012: Totalt fakturert gebyr av Lindesnes kommune kr ,- 2013: Totalt fakturert gebyr av Lindesnes kommune kr ,- Det forventes ca 130 oppmålingsforretinger pr år basert på tidligere års erfaringer 19

20 Vedlegg 04 Tilbudsskjema Oppmålingsforretning: Det skal gis pris for arbeidet som en prosentsats av kommunens gebyrregulativ (vedlegg 02) jfr kap 6.1..% av gebyrregulativ i vedlegg 2 for Lindesnes kommune eks mva For vurderingen av dette punktet legges det til grunn 1,6 mill i gebyr. Dette tallet er kun ment for anbudsevalueringen og vil bli regulert for faktiske mengder. Prosentsatsen av vedlagte gebyrregulativ skal gjelde for hele avtaleperioden (inkl opsjon) Annen oppmåling: Timepris for annen oppmåling jfr kap.6.2 Timepris kr.eks mva Timepris skal være fast for avtaleperioden. For anbudsevalueringen vil det bli lagt tilgrunn 10 timer Dato:. Sted:. Signatur: 20