Kjøp av busstjenester. Konkurransegrunnlag april 2013

Transkript

1 Konkurranse med forhandling Kjøp av busstjenester Konkurransegrunnlag april 2013

2 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 2 AV 15 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON KUNNGJØRING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN KORT OM TJENESTEN AVTALENS VARIGHET PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KONFIDENSIALITET KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN FREMDRIFTSPLAN FORHANDLINGER BEHANDLING AV TILBUD TILDELING AV KONTRAKT RETT TIL Å FORKASTE TILBUD KRAVSPESIFIKASJON FOR TJENESTEN GENERELT FORMÅL OG OMFANG AV TJENESTEN KRAV TIL TJENESTEN VALG AV LEVERANDØR KONTAKTINFORMASJON I TILBUDSPERIODEN MINSTEKRAV KVALIFIKASJONSKRAV UTVELGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIER AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET UTARBEIDELSE AV TILBUD TILBUDSMAL INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST KONTRAKTSVILKÅR FORBEHOLD OG RESERVASJONER VEDLEGG TIL KONKURRANSEN... 15

3 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 3 AV 15 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 KUNNGJØRING Konkurransegrunnlage med vedlegg er kunngjort på OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Grimstad kommune. 1.3 KONTAKTPUNKT HOS OPPDRAGSGIVER I KONKURRANSEPERIODEN Kontaktperson: Organisasjon Grimstad kommune Navn Øyvind Takle Telefon KORT OM TJENESTEN Stilling Seniorrådgiver oyvind.takle@grimstad.kommune.no Konkurransen gjelder kjøp av samlet busstjeneste for transport av elever til og fra svømmeundervisning. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av tjenesten. Tjenesten er nærmere beskrevet i konkurransegrunnlaget. 1.5 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder skoleåret høst 2013 til og med vår 2014, med opsjon på forlengelse i år.

4 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 4 AV 15 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er under EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Det forutsettes at tilbyder har nødvendig kunnskap om dette regelverket ved innlevering av tilbud. 2.2 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jf forskriftens 2 3-5, KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. 2.4 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til ovenfor anviste kontaktperson. Siste frist for mottak av spørsmål er 10 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.5 FREMDRIFTSPLAN Det tas sikte på følgende fremdriftsplan for konkurransen: Utlysing av konkurranse: april 2013 Frist for innlevering av tilbud kl Behandling av tilbud: mai 2013 Avtaleinngåelse: medio juni 2013 Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 2.6 FORHANDLINGER Konkurransen gjennomføres etter forhandlinger. Ved forhandlinger vil følgende retningslinjer bli benyttet: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: o forretningsmessige vilkår o pris, omfang og tekniske spesifikasjoner Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver De som møter fra tilbyder skal ha de nødvendige fullmakter, eller framskaffe disse på kort varsel Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter, etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret full konfidensialitet og likebehandling. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser mv, med etterfølgende endringer 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv, med etterfølgende endringer

5 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 5 AV 15 Forhandlinger kan gjennomføres i ordinære møter, telefonmøter eller skriftlig via brev, telefaks eller e-post, etter oppdragsgivers behov. 2.7 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene behandles etter gjeldende praksis i lov om offentlige anskaffelser, forvaltningsloven og offentleglova. Etter valget av leverandør er gjennomført, vil tilbudene være offentlig tilgjengelig for allmennheten. 2.8 TILDELING AV KONTRAKT Kontrakt tildeles den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf FOA 13-2, 1. ledd. 2.9 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens Forbehold og reservasjoner skal fremgå av tilbudet.

6 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 6 AV 15 3 KRAVSPESIFIKASJON FOR TJENESTEN 3.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. 3.2 FORMÅL OG OMFANG AV TJENESTEN Konkurransen gjelder busstjenester for transport av elever fra skolene til svømmelokasjon i forbindelse med svømmeundervisning, samt returtransport til skolene. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av tjenesten. Grimstad kommune har svømmehall lokalisert ved Grimstad ungdomsskole, der svømmeundervisningen gjennomføres. Skolenes plassering: 1. Eide skole 2. Fevik skole, midlertidig plassering 3. Fjære skole 4. Frivoll skole 5. Grimstad ungdomsskole (svømmhall) 6. Holviga skole 7. Landvik skole Skolenes adresse, antall elever og tidspunkt for skyss er nærmere beskrevet i vedlegg nr KRAV TIL TJENESTEN

7 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 7 AV Sjåfør Grimstad kommune er opptatt av at transportbrukeren får en forsvarlig, trygg og behagelig transport. Det stilles krav til sjåfør som skal benyttes for levering av tjenesten. Kravene er bindende for leverandøren. Krav til sjåføren: Materiell Aktivt tilbyr assistanse ved å hjelpe reisende inn og ut av kjøretøyet. Hjelpe til med bagasje, hjelpemidler, bilbelter samt øvrig assistanse som den enkelte måtte ha behov for. Være skikket for transport av barn (personlig egnethet). Oppdragsgiver har en eksklusiv rett til å kreve sjåføren byttet ut dersom det oppstår særskilte grunner for det, f eks ved klanderverdige forhold/adferd mv. Sørge for forskriftsmessig sikring av passasjerer og bagasje under transport. Beherske norsk, skriftlig og muntlig. Opptre korrekt og tillitsfullt. Ha uniform og navnbrikke. Sørge for at passasjeren får ro under transport. Spilling av musikk, radio mv skal kun skje etter ønske fra passasjerene. Sørge for at sjåføren selv, i likhet med bil, er røykfri samt fri for andre sjenerende lukter. Benytte bilbelte. Være punktlig. Forholde seg til informasjon gitt av oppdragsgiver. Ved usikkerhet kontaktes oppdragsgiver for bekreftelse. Ved avlevering, forvisse seg om at passasjer er i trygg forvaring eller i stand til å ta vare på seg selv. Det stilles krav til motorvogn som skal benyttes for levering av tjenesten. Kravene er bindende for leverandøren. Krav: Motorvognen og alt utstyr skal til enhver tid være i forskriftsmessig stand. Motorvogn skal være forsikret og i tillegg ha forsikring for samtlige (passasjerforsikring) Motorvognen skal ha innmontert setebelter for alle sitteplasser. Motorvognen skal være røykfri. Motorvognen skal være godt utluftet og om nødvendig oppvarmet før transport. Motorvognen skal være ren og velstelt både innvendig- og utvendig. Motorvognen skal være utstyrt med førstehjelpsutstyr og brannslukkingsapparat. Motorvognen skal være miljøvennlig i drift.

8 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 8 AV Sikkerhet Det understrekes at det skal leveres transport der elevene sikres med sikkerhetsbelte for alle strekninger som omfattes av denne forespørselen Kvalitet, presisjon og prioritering Det er viktig at elevene blir hentet og levert til avtalt tid. Transportoppgavene skal gjennomføres slik at de reisende får utført sin transport og samtidig får en positiv opplevelse av reisen. Transporten skal utføres miljømessig optimalt, med høy sikkerhet og med god komfort for passasjerene Møtevirksomhet i kontraktsperioden Gjennom hele kontraktsperioden vil det være behov for dialog med leverandøren. Leverandøren har plikt til å stille på alle møter oppdragsgiver kaller inn til. Leverandøren dekker selv sine kostnader ved møtene. Oppdragsgiver er ansvarlig for å gjennomføre møtene, leverandøren plikter å stille på slike møter. Møteaktivitetene er som følger: Oppstartsmøter. Ved kontraktsinngåelse skal det gjennomføres oppstartsmøte. Tilsvarende dersom kontrakten forlenges ved bruk av opsjonene. Oppstartsmøtet holdes i rimelig tid før skoleåret starter. Evalueringsmøter. Det skal holdes minst ett evalueringsmøte pr halvår med leverandøren. Hensikten er å evaluere kontrakten fortløpende. Begge parter har anledning til å ta opp forhold som følger av kontrakten. Hvert møte kan ha en varighet inntil to timer. Sporadiske møter. Slike møter kan være aktuelle dersom det oppstår utilsiktede situasjoner Lønns- og arbeidsvilkår Oppdragsgiver krever at leverandøren følger, og gjør spesielt oppmerksom på forskrift: FOR nr 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Forskriften skal bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtaler Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om endring av tjenesten som følge av endringer i skolerute, økonomi og politiske vedtak. Leverandøren vil da kun ha rett på oppgjør etter faktisk levert tjeneste. Nærmere om opsjonsårene: Det kan påregnes mindre endringer/justeringer i omfang og tidspunkt for transport, ref Vedlegg 2: Oversikt transportplan Endringer eller kansellering av tjenesten Oppdragsgiver har full rett til å foreta endring eller kansellering av det oppsatte transportomfanget, dersom det foreligger saklig grunn for dette. Endringer skal varsles skriftlig av oppdragsgiver med minimum 1 ukes varsel. Slike endringer gir ikke rett til oppgjør.

9 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 9 AV Oppgjør Faktura skal sendes oppdragsgiver senest den 20. i påfølgende måned etter utført transportoppdrag. Faktura er å anse som foreldet seks måneder etter utført oppdrag. Oppgjør er å forstå pr transport, og er uavhengig av om det oppgitte elevtallet kan variere. Faktura stiles: Grimstad kommune Fakturamottak Postboks Grimstad Faktura skal merkes med ressursnummer: Faktura skal utstedes med betalingsbetingelser netto 30 dager, regnet fra dato på korrekt faktura Taushetsplikt Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, er undergitt taushetsplikt etter bestemmelsene i forvaltningsloven 13. Dessuten finnes det bestemmelser om taushetsplikt i særlovgivningen. Arbeidstakere som jobber på vegne av kommunen plikter å hindre at opplysninger meddeles videre til utenforstående i saker som er taushetsbelagt. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet i kommunene. Brudd på bestemmelsene om taushetsplikt kan medføre straffeansvar jf straffeloven 121.

10 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 10 AV 15 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskrift 2 og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 KONTAKTINFORMASJON I TILBUDSPERIODEN Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring, skal ikke være eldre enn 6 måneder. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyder skal bekrefte at alle krav som følger av konkurransegrunnlaget aksepteres. Skal bekreftes i tilbudet. Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle tjenesten i konkurransegrunnlaget. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, vil bli vurdert likt i den videre konkurransen. Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske kapasitet: Løyve Krav Dokumentasjon Tilbyder skal ha gyldig turvognløyve og nødvendig kapasitet for utførelse av oppdraget. Tilbyder skal fremlegge kopi av gyldig løyve for persontransport med motorvogn, i henhold til FOR nr 401: Forskrift om yrkestransport innenlands med motorvogn og fartøy (yrkestransportforskriften) for alle som benyttes til å utføre transporten,

11 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 11 AV Underleverandører og derigjennom dokumentere nødvendig kapasitet. Kapasitet som tilbys må kunne håndtere transport i samsvar med det stipulerte omfanget. Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal utføre arbeid i forbindelse med dette oppdraget med eget eller underleverandørs personell. Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører som det var eget personell Fagbrev Krav: Dokumentasjon: Samtlige sjåfører som skal utøve tjenesten for Grimstad kommune skal inneha fagbrev som Yrkessjåfør (persontransport). Tilbyder skal vedlegge gjenpart av fagbrev for samtlige sjåfører som skal utøve tjenesten for Grimstad kommune Dokumentasjon omkring økonomisk og finansielle stilling Tilbyders økonomiske og finansielle stilling vurderes på bakgrunn av følgende punkter: Økonomisk stilling Krav: Tilbyder skal være i stand til å gjennomføre kontrakten. Oppdragsgiver vil kunne gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne. Lav score, < 30 av 100 poeng eller tilsvarende, på slik kredittvurdering/-analyse vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder. Oppdragsgiver benytter Experian AS og/eller Dun&Bradstreet Norge AS til slike analyser. Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Foretaksregistrering/firmaattest Krav: Tilbyder skal være lovlig registrert firma Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 4.4 UTVELGELSESKRITERIER Oppdragsgiver vil føre forhandlinger med minimum 3, maksimum 5 tilbydere. Utvelgelse blant de kvalifiserte tilbydere, med hensyn til hvem det vil gjennomføres forhandlinger med, gjøres etter følgende kriterium: Tilbydere som oppdragsgiver vurderer å ha best forutsetning for å levere tjenesten som etterspørres. Utvelgelse etter dette kriterium er kun aktuelt dersom antall kvalifiserte tilbydere overskrider det antall på minimum 3, og maksimum 5 tilbydere som det vil bli gjennomført forhandlinger med. Dersom det kun er 2 kvalifiserte tilbydere vil oppdragsgiver gjennomføre forhandlinger med disse. Ved kun 1 tilbyder vil eventuell forhandling bli vurdert opp mot FOA 13-1.

12 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 12 AV TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn et korrekt tilbud som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, har gjennomført forhandlinger og fremsatt et endelig tilbud, vil konkurrere videre på grunnlag av følgende tildelingskriterium: 1. Pris (vektes 60%) 2. Kvalitet (vektes 30%) 3. Samarbeidskompetanse (10%) Tildelingskriteriene står i prioritert rekkefølge Tildelingskriterium pris P1 - fastpris. Det skal oppgis total fastpris for oppdraget skoleår Fastprisen skal være inkludert absolutt alle kostnader som følge av levering av tjenesten, eksklusive merverdiavgift. Ukespris skal oppgis vil danne grunnlag ved beregning av eventuelt endret transportomfang i kontraktsperioden. Priser skal fylles inn på anvist sted i vedlagte tilbudsmal, se vedlegg 3. Det er ikke tillatt å gjøre endringer oppsettet. Opsjoner. Det skal oppgis total fastpris, som ovenfor, for opsjonsårene: P2: , P3: og P4: Fastprisen skal være inkludert fremtidig forventet prisstigning. Priser skal fylles inn på anvist sted i vedlagte tilbudsmal, se vedlegg 3. Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet Tildelingskriterium kvalitet Kvalitet vurderes ut fra den beskrivelse tilbyder fremsetter i tilbudet. Nedenstående forhold skal beskrives i tilbudet: Erfaring og kompetanse. Tilbyder skal beskrive sin organisasjon mht antall ansatte, antall år virksomheten har levert tjenester på det området tjenesten omfatter, og annen relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for tjenesten. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best erfaring og kompetanse for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling. Gjennomføring. Tilbyder skal beskrive hvordan oppdragene prioriteres i forhold til andre oppdrag, og om tilbyder garanterer for hente- og leveringstidspunkt. Tilbyder skal oppgi hvordan driftsstans løses, og hvilket reservemateriell som tilbyder har tilgang til. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best gjennomføringsevne vil få størst uttelling. Service. Her skal fremgå rutiner for mottak av henvendelser fra oppdragsgiver, kundebehandling og oppfølging. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best service for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling. Miljø. Tilbyder skal beskrive hvorledes en tenker å organisere oppdraget med minst mulig miljøbelastning. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best organisering med minst mulig miljøbelastning for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling.

13 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 13 AV 15 Kapasitet. Tilbyder skal beskrive materiell og personell som stilles til rådighet for oppdraget. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering tilbyr best kapasitet for gjennomføring av oppdraget vil få størst uttelling. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge Tildelingskriterium samarbeidskompetanse Samarbeidskompetanse vurderes ut fra følgende forhold: Samarbeidskompetanse. Tilbyder skal ha gode samarbeidsegenskaper. Det forutsettes at man før tildeling av kontrakt gjennomfører et forhandlingsmøte med aktuelle tilbyderne, der et av formålene er å avklare samarbeidsrelasjoner og innstilling til oppdraget. Her vil oppdragsgivers subjektive oppfatning av tilbyders opptreden, personkjemi, løsningsfokus og personlige holdninger bli vurdert. Den tilbyder som etter oppdragsgivers vurdering har den beste samarbeidskompetansen vil få størst uttelling. Forholdene nevnt over er ikke i prioritert rekkefølge Oppdragsgivers behandling av tilbudene Pris Laveste totalpris (sum P1+P2+P3+P4) gir størst uttelling. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre. Lavest totalpris pris gir 5,00 poeng. Totalpriser som er det dobbelte av laveste totalpris, eller høyere, får 0,00 poeng. Totalpriser mellom laveste og inntil det dobbelte av totalprisen gis en lineær reduksjon på mellom 5,00 og 0,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre. Kvalitet og samarbeidskompetanse Den tilbyder som etter en samlet vurdering av de ovennevnte forhold innenfor hvert tildelingskriterium; tilbyr best kvalitet, gis 5,00 poeng, tilbyr best samarbeidskompetanse, gis 5,00 poeng. Tilbudene vurderes relativt mot hverandre. 4.6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Hvilken tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet avgjøres ved rangering av den tilbyder som oppnår størst samlet total poengsum etter vekting i nedenstående tabelloppsett: Tilbyder nn poengsum tildelingskriterium vekting (poengsum x vekting) pris 60% x kvalitet 30% y samarbeidskompetanse 10% z total poengsum sum x+y+z

14 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 14 AV 15 5 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 5.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 6 måneder fra tilbudsfrist. Alle punkter som er etterspurt i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant, eller ikke kan besvares, må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget. 5.2 TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal fremsettes og leveres ved bruk av oppdragsgivers tilbudsmal. Det er ikke tillatt å gjøre endringer i oppsettet. 5.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en komplett og ordnet elektronisk versjon på minnepenn/cd. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale kan leveres kun som elektroniske filer på minnepenn/cd sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør scanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet, med unntak av årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale, ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jf forskriftens 7-3. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave på minnepenn/cd sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Grimstad kommune Bjørg Løhaugen, Postadresse: Postboks 123, 4891 GRIMSTAD Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Tilbud Busstjenester Tilbudet skal være Grimstad kommune i hende innen kl

15 GRIMSTAD KOMMUNE SIDE 15 AV 15 Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Grimstad kommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jf forskriftens , 1. ledd. 5.4 KONTRAKTSVILKÅR Tilbudet skal utarbeides på bakgrunn av konkurransegrunnlag med nedenstående vedlegg. 5.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Ved manglende prissetting vil oppdragsgiver prissette forbehold etter eget skjønn. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. 5.6 VEDLEGG TIL KONKURRANSEN Vedlegg 1: Avtale, utkast. Vedlegg 2: Oversikt transportplan Vedlegg 3: Tilbudsmal, tilbyder skal fremsette tilbudet iht tilbudsmal.