Samhandlingskompetanse -utprøving av modell for ansvarsgruppemøter

Transkript

1 Samhandlingskompetanse -utprøving av modell for ansvarsgruppemøter 1

2 Innhold Praksis og kunnskapsutvikling i Sør-Trøndelag 3 Bedre tjenester til ungdom som har behov for bistand fra NAV 4 Utprøving av modell for tverrfaglige/tverretatlige samarbeidsmøter 5 Hvorfor gjør vi det? 5 Hva gjøres? 5 Undersøke tematikken 5 Identifisere konkrete handlingsgrep på utprøvingsområdet 5 Hvordan gjøres det? 6 Utarbeidelse av kunnskapsgrunnlag 6 Sentrale forskningsspørsmål har vært: 6 Tema for både intervjuer med NAV veiledere, samarbeidspartnere 6 og brukere har vært: 6 Utarbeidelse av arbeidsmodell for møteledelse/redskap for å involvere bruker 6 Utprøving: 7 Dokumentasjon fra forskning 8 Møteledelse Et verktøy for å støtte koordinering av tjenester over tid 11 Vedlegg 1: Arbeidsredskap for møteledelse; Handlingsplan 12 Vedlegg 2: Forslag til livsområder 13 Vedlegg 3: Refleksjonsskjema 14 2

3 Praksis og kunnskapsutvikling i Sør-Trøndelag Praksis og kunnskapsutvikling i NAV-kontor er et nasjonalt forsøk initiert av Arbeids- og velferdsdirektoratet. Forsøket pågikk i perioden på tre steder i landet. Sør-Trøndelag, Rogaland og i et samarbeidsforsøk mellom Østfold og Buskerud. I forsøket gjennomføres en systematisk og forskningsbasert styrking av kvaliteten og kompetansen på NAV-kontorenes virkemidler, tjenester og arbeidsmåter overfor brukere med sammensatte behov. Dette har vært et partssamarbeid mellom følgende fire parter: NAV, brukere, forskning og utdanning. Prosjekteiere på fylkesnivå har vært Fylkesmannen og NAV fylke, i samarbeid. I Sør-Trøndelag har følgende deltatt: Jobbhuset, eid av NAV Midtbyen og NAV Østbyen, NAV Lerkendal, NAV Orkdal og Agdenes, NTNU og tidligere HIST. Til sammen har ca. 40 prosjektmedarbeidere deltatt i forsøket i Sør-Trøndelag. 3

4 Bedre tjenester til ungdom som har behov for bistand fra NAV Arbeidet i Sør-Trøndelag startet med å kartlegge status for oppfølging av ungdom i NAV. Her er denne rapporten: Ufordringer med ungdomssatsingen i Sør-Trøndelag. Et system- og aktørperspektiv, SINTEF Teknologi og samfunn. Målet har vært å utvikle gode arbeidsmetoder for oppfølging av ungdom. Utprøvingene har foregått på flere arenaer. Det er utarbeidet 6 kunnskapsbeskrivelser fra utprøvingene i denne serien: 1: Avklarings- og kartleggingssamtaler, NAV Lerkendal - utprøving av karriereveiledning som en del av arbeidsevnevurderingen. 2: Arbeidsrettet oppfølging av unge som har tegnspråk som førstespråk, NAV Lerkendal 3: Samhandlingskompetanse, NAV Lerkendal - utprøving av modell for ansvarsgruppemøter. 4: Brukerråd for ungdom, NAV Lerkendal - utprøving av metoder for brukerinvolvering for ungdom på systemnivå. 5: Gruppebasert avklaring med individuell oppfølging, NAV Orkdal - i NAV-kontorets lokaler, for ungdom uavhengig av ytelse og innsatsbehov. 6: Gruppebasert avklaring med individuell oppfølging. Brukerinvolvert evaluering, Jobbhuset (NAV Midtbyen og NAV Østbyen) - utenfor NAV-kontorets lokaler, for ungdom med AAP. 4

5 Utprøving av modell for tverrfaglige/tverretatlige samarbeidsmøter Målsetting: Utvikle samarbeidskompetansen med samarbeidspartnere: Å skaffe kunnskap om de ulike partenes erfaringer fra tverrfaglige/ tverretatlige samarbeidsmøter Å identifisere eksempler på utfordringer Å identifisere sentrale sider ved samhandlingskompetansen som kan styrkes Å utvikle handlingsgrep som kan bidra til å styrke samhandlingskompetansen Hvorfor gjør vi det? Tverrfaglige samarbeidsmøter er en sentral arbeidsoppgave for NAV-ansatte. Et sentralt mål er at det legges til rette for at bruker er aktivt deltakende, og at det gis anledning til å ha en ledende posisjon i møtene. Samhandlingskonteksten rommer imidlertid både muligheter og begrensninger, og krever kompetanse fra alle involverte parter. På bakgrunn av dette har NAV Lerkendal fokusert på samhandlingskompetanse i tverretatlige møter som et av sine utviklingsområder. Hva gjøres? Undersøke tematikken Gjennomføre fokusgruppeintervjuer med ansatte Avholde fagmøte 1) der erfaringsbeskrivelsene drøftes og knyttes til teori Gjennomføre intervju med brukere og samarbeidspartnere Avholde fagmøte 2) der erfaringsbeskrivelsene drøftes ytterligere, og knyttes til teori Identifisere konkrete handlingsgrep på utprøvingsområdet Definere aktuelle fremgangsmåter for utprøving av kompetansestyrkende tiltak (Utarbeide systematiske fremgangsmåter med fokus på konkrete ferdigheter og tema) Gjennomføre utprøvinger og identifisere utbytte 5

6 Hvordan gjøres det? Utarbeidelse av kunnskapsgrunnlag Det første steget i prosessen har vært utarbeidelse av kunnskapsgrunnlag og kunnskapsstatus innen området. For å kartlegge utfordringsområder og kunnskapsstatus har det vært gjennomført intervjuer med veiledere i NAV kontoret, samarbeidspartnere og brukere. Sentrale forskningsspørsmål har vært: Hvordan beskriver ansatte, brukere og deres samarbeidspartnere sine erfaringer fra tverretatlige samarbeidsmøter? Hvilke utfordringer beskrives som sentrale? Hvilke sider ved samhandlingskompetansen bør styrkes (som følge av funn om utfordringer og muligheter)? Hvordan kan Nav legge til rette for faglig utvikling på dette området? På hvilken måte kan det legges til rette for læring og utvikling av samhandlingskompetanse? Tema for både intervjuer med NAV veiledere, samarbeidspartnere og brukere har vært: Møteledelse og kommunikasjon Mål og hensikt i samarbeidet Brukers involvering og styringsmuligheter Kompetanseutvikling Samarbeidet mellom forskning og praksis har vært preget av at datainnsamling, utprøvinger, evalueringer, analytiske drøftinger, og tilpasninger har skjedd i vekselvirkning. Som en del av utviklingen av kunnskapsgrunnlaget har det vært avholdt to fagmøter hvor forskerne har gitt tilbakemeldinger fra intervjuene og det har vært rom for felles analyse, samt diskusjoner rundt en case. Utarbeidelse av arbeidsmodell for møteledelse/redskap for å involvere bruker på bakgrunn av kunnskapsgrunnlaget Utprøvingen er basert på funn fra intervju med NAV veiledere, brukere og samarbeidspartnere og består av en møteledelsesmodell for brukermedvirkning til bruk i ansvars-gruppemøter. Formålet med modellen er å gi brukerne mulighet til å være med å sette agenda for møtet og verktøy for å skrive ned hvem som er ansvarlige for ulike deler av plan og oppfølging frem til neste møte. 6

7 Utprøving: 1. fase: Oppstart med gruppe Etablering av en gruppe på 5-6 veiledere som skal prøve ut modellen. Oppstartsmøte for gruppa med gjennomgang og diskusjon av modellen og forankring i kunnskapsgrunnlag. 2. fase: Systematisk utprøving systematisk utprøving og dokumentasjon av møtene som holdes med bruk av metoden fra gruppa. 3. fase: Evaluering Gruppa samles for en halvdag med erfaringsutveksling. Det foretas intervjuer av forsker. 4. fase: Implementering Deling av erfaringer med resten av kontoret. Fagmøte hvor gruppa og forsker deler erfaringer og refleksjoner rundt metoden. 7

8 Dokumentasjon fra forskning Datamaterialet i denne utprøvingen viser flere nyanser av aktørenes erfaringer med tverrfaglige /tverretatlige samarbeidsmøter. Her gjengis imidlertid noen utvalgte tema som var fremtredende hos alle aktørene, og som også førte til at NAV-veilederne ønsket å utvikle et verktøy til støtte for møteledelse og kommunikasjon i samarbeidsmøter. De ulike partenes erfaringer Generelt fremgikk det av intervjuene med NAV-veiledere, samarbeidspartnere og brukere, at ulike typer møter representerte ulike utfordringer. Brukers behov og medbestemmelse var hovedprioritering hos alle parter, noe som oftest inngikk i en lengre samarbeidsprosess som dreide seg om å koordinere flere tjenester over tid. Derfor var oppgaver og ferdigheter som inngikk i dette koordineringsarbeidet relevante å utforske i utprøvingen. Forberedelse, møteledelse og koordinering av samarbeidsprosessen Forberedelse trekkes frem som svært viktig hos alle parter, men samtidig var det også en utfordring at partene av og til hadde ulike ressurser og muligheter for å forberede seg. NAV-veilederne hadde ofte ansvar for å kalle inn til møtene på grunn av NAVs rolle som dør inn til flere tjenester, og forutsetningene for å forberede seg var oftest betinget av type møte, og om de hadde personlig kontakt med bruker. Samarbeidspartnere var ofte innkalt ut fra en på forhånd avklart hensikt, som var betinget av virksomheten de representerte, og et mer avgrenset ansvarsområde. Samarbeidspartnerne satte pris på at forberedelsesarbeidet var preget av god informasjonsflyt, at man ble litt kjent med hverandre, eller hadde kontakt i forkant. NAV-veilederne hadde på sin side lite tid til å forberede seg ved å kontakte brukere og samarbeidspartnere i forkant av møtene, men opplevde samtidig forventninger om å ha overblikk over situasjonen. NAV har oftest et overordnet ansvar for samarbeidsprosessen, selv om samarbeidspartnerne tar ansvar for utvalgte delprosesser. Derfor var det ønskelig å utarbeide et støtteredskap for å styrke koordineringsarbeidet. 8

9 Mål og hensikt Vekslende ansvar i en lengre samhandlingsprosess Å avklare mål og hensikt i forkant ble fremhevet som sentralt for å styrke samspillet i hvert møte, men samtidig var det nødvendig å være fleksible og tilpasningsdyktige til mer uforutsigbare prosesser. Et kjernepunkt var at partene sjelden diskuterte forventninger og oppfatninger rundt hverandres funksjoner og posisjoner, men at dette var et underliggende tema. Samarbeidet var preget av at aktørene hadde oppgaver og ansvar som vekslet og gled over i hverandre, og kontinuerlige avklaringer av dette var viktig for å styrke koordinering av ulike funksjoner over tid. Slike avklaringer var en sentral oppgave for møteleder, og ble inkludert i utprøvingen for å styrke møteledelsen. 9

10 10 Illustrasjon på en handlingsplan.

11 Møteledelse Et verktøy for å støtte koordinering av tjenester over tid For å styrke ledelsen av ansvarsgruppemøtene og ivareta brukers medbestemmelse, ble det utarbeidet et arbeidsredskap for møteledelse. Her inngikk fordelinger av ansvar og oppgaver på ulike tidspunkt i samarbeidet, avklaringer av hensikten med de enkelte møtene, og spørsmål knyttet til kommunikasjonen mellom aktørene. Det ble også utarbeidet et system for å velge samtaletema ut fra ulike livsområder som «økonomi», «arbeid og aktivitet», «helse», «fritid», «bolig», og «nettverk», noe som kunne øke brukers mulighet for å styre samtaletemaene. Utprøvingen var et ledd i å styrke NAVveiledernes kompetanse for å koordinere samarbeidet med øvrige aktører. Refleksjoner over erfaringene de gjorde underveis bidro til øke forståelse for ulike ferdigheter, og for å tilpasse anvendelsen av redskapet til praksis. Arbeidsverktøyet støttet NAV-veiledernes arbeidsmetodikk, både ved at de styrket oppmerksomheten rundt kompetanseområder de ellers kunne overse, og ved at strukturen i arbeidsredskapet støttet øvrige arbeidsoppgaver som for eksempel aktivitetsplaner. Utprøvingsperioden for denne delen var kort, men bidro til å synliggjøre utviklingsmuligheter det bør arbeides videre med. NAV-veilederne opplevde faglig utvikling gjennom refleksjoner over konkrete kompetanseelementer som er sentrale for tverrprofesjonelt samarbeid. Både NAV-veilederne og samarbeidspartnerne mente at tiltak for å dele kunnskap, gi hverandre tilbakemeldinger, og lære om hverandres arbeidsmåter og regelverk ville kunne være et nyttig bidrag for å styrke samarbeidskompetansen på tvers av posisjoner og organisatorisk tilknytning. Brukerrepresentanter må inkluderes som partnere i slike samarbeid for å styrke praksis. 11

12 Vedlegg 1: Arbeidsredskap for møteledelse; Handlingsplan Handlingsplan for: Dato: Møtedeltagere: Tidsramme: VALG AV LIVSOMRÅDER: * * * HVA NÅR HVEM Evt: Neste møte: 12

13 Vedlegg 2: Forslag til livsområder Forslag til livsområder: Økonomi - Gjeld - Inntekt Arbeid og aktivitet - Tiltak fra NAV - Jobbsøking Helse - Fysisk helse - Psykisk helse Fritid Bolig Nettverk - Familie - Venner - Sosialt Utdanning 13

14 Vedlegg 3: Refleksjonsskjema Refleksjonsskjema Dato: Hensikt med møte: Deltagere: Hvordan forberedelser ble gjort i forkant av møtet? Hvilke erfaringer gjorde du deg i møtet? Har du forslag til forbedringer når det gjelder møteledelse, forberedelse eller brukermedvirkning? 14

15 15

16