Felles fokus fra fravær til nærvær

Transkript

1 Felles fokus fra fravær til nærvær Plan for arbeidet, redigert Mai 2016

2 Innhold 1 Innledning Om sykefraværsarbeidet Organisering og involverte Sykefraværsarbeid rammevilkår Statusbeskrivelse sykefravær Hva koster sykefravær? Mål og arbeidsmodell Hovedmål Arbeidsmål Mål for prosjektet Realiserbart prosjekt Omfang og avgrensning Milepælsplan Vurdering av risiko Arbeidsmodell Arenaer for arbeidet Beskrivelse av «Kompetanse-pakkene» Støtteteam og gruppeveiledning 2013/ / Støtteteam 2013/ Oppfølging av ledere og enheter for 2015/ Ressurser Hammerfest kommune - Felles fokus for redusert sykefravær Side 2

3 1 Innledning 1.1 Om sykefraværsarbeidet Sykefravær var oppe som tema i stor ledergruppe i april 2013, og det var stor enighet om å etablere / sikre arbeidsmetoder som kan redusere sykefraværet i kommunen. I hht gjeldende økonomiplan skal sykefraværet reduseres i Hammerfest kommune. Det jobbes kontinuerlig med denne utfordringen, men det er behov for å gjøre et krafttak For å få fraværet ned. Felles fokus for redusert sykefravær inviterer til samarbeid på tvers av enheter, kompetanseheving, bedre planer og forbedrede metoder i arbeidet. 1.2 Organisering og involverte Arbeidet er forankret i rådmannens ledergruppe. Ansvarlig: personalsjef Trude Klaussen Styringsgruppe: personalsjef Trude Klaussen kommunalsjef Violet Karoliussen Virksomhetsleder Marit Halvorsen Kommunalsjef Grethe Nissen kommunalsjef Geir Nesse Støtteteam for virksomhetene: Ny sammensetning fastsettes 3.kvartal 2015 Arbeidsgruppe i hver virksomhet: Virksomhetsleder Stedfortreder Evt. fagleder Plasstillitsvalgt Verneombud Evt. andre Øvrige bidragsytere: kommuneoverlege, hovedverneombud, hovedtillitsvalgte, bedriftshelsetjeneste, NAV Organer for rapportering: rådmannens ledergruppe, AMU, HTV-fora, evt. andre Hammerfest kommune - Felles fokus for redusert sykefravær Side 3

4 2 Sykefraværsarbeid rammevilkår Det arbeides systematisk med sykefraværet både i den enkelte virksomhet og fra overordnet nivå. Det er satt av ressurser til vikar, men ved mange arbeidsplasser er det et stort gap mellom avsatte ressurser og reelt fravær. Dette oppleves som utfordrende for den enkelte virksomhetsleder / medarbeider. Hammerfest kommune har inngått en samarbeidsavtale med NAV arbeidslivssenter i Finnmark om et mer inkluderende arbeidsliv. Den nye IA - avtale løper frem til 31. desember En av forpliktelsene som følger med avtalen er at Hammerfest kommune har et systematisk forebyggende HMS - arbeid og at IA - arbeidet implementeres i HMS-arbeidet. Det er med bakgrunn i dette utarbeidet en lokal Handlingsplan for IA arbeid. Handlingsplanen har konkrete mål innenfor områdene: Sykefravær, personer med redusert funksjonsevne og avgangsalder. I 2012 ble det satset på utstrakt kursvirksomhet og opplæring. Dette arbeidet har vært gjennomført både med internopplæring og i samarbeid med NAV og eksterne foredragsholdere. Kursene har vært spesielt rettet mot ledere med personalansvar, tillitsvalgte og personalavdelingens medarbeidere. 2.1 Statusbeskrivelse sykefravær Eks: Sykefraværet i 2013 var på dagsverk, 9,5 %, tilsvarende 84 årsverk, dvs at det hver eneste dag mangler 84 ansatte på jobb. Statistikken for sykefraværet viser at det er stor forskjell fra virksomhet til virksomhet, og mellom sektorene. Det er jevnt over større fravær på arbeidsplasser hvor arbeidet er relatert til omsorg. Ufaglærte har høyere fravær enn faglærte, og kvinner har høyere fravær enn menn. Sykefraværet de siste 7 årene: Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Totalt for året ,2 % 10,2 % 9,6 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % ,7 % 13,0 % 11,5 % 10,9 % 10,4 % 10,2 % 7,4 % 7,6 % 10,0 % 10,2 % 10,8 % 11,2 % 10,4 % ,8 % 11,4 % 11,2 % 10,4 % 10,1 % 9,0 % 7,0 % 7,8 % 10,5 % 10,4 % 12,0 % 11,7 % 10,2 % ,2 % 11,2 % 9,3 % 10,2 % 9,8 % 8,8 % 6,5 % 6,0 % 8,8 % 9,7 % 10,8 % 9,9 % 9,5 % ,6 % 11,6 % 10,8 % 9,8 % 10,2 % 9,2 % 6,6 % 5,6 % 8,4 % 10,0 % 10,1 % 10,2 % 9,7 % ,0 % 11,8 % 11,7 % 10,3 % 10,7 % 8,4 % 6,6 % 6,5 % 8,7 % 9,9 % 11,5 % 10,3 % 10,0 % ,1 % 9,8 % 9,3 % 10,2 % 10,9 % 10,5 % 8,3 % 5,7 % 8,5 % 9,7 % 11,2 % 10,0 % 9,5 % ,1 % 12,5 % 11,9 % 10,2 % 9,9 % 8,7 % 6,2 % 5,9 % 9,4 % 10,0 % 10,5 % 8,3 % 9,8 % Hammerfest kommune - Felles fokus for redusert sykefravær Side 4

5 2.2 Hva koster sykefravær? Sykefravær koster. Dersom en tar utgangspunkt i Hammerfest kommunes fravær i 2012, vil en kunne sette opp følgende regnestykke: Antall sykefraværsdager var på 21908, som tilsvarer 84 årsverk, og utgjør 9,5 %. Hvert prosentpoeng reduksjon i sykefraværet betyr; Direkte utgift % av fraværet erstattes av vikar (25 % innleid, 50 % overtid eller innleid) Sum pr % -poeng eks. feriepenger (eks. feriepenger og pensjon) På årsbasis utgjør dette ca 67 mill. 3 Mål og arbeidsmodell 3.1 Hovedmål Hammerfest kommune skal redusere sykefraværet med 2 prosentpoeng i økonomiperioden Arbeidsmål Hver virksomhet skal planlegge og arbeide systematisk med sykefraværet i egen virksomhet. Støttegruppa skal bidra til at virksomheten får oversikt over status og utfordringer, samt bidra med råd og veiledning underveis. Støttegruppa skal også kartlegge ressurser / kompetanse i virksomhetene til felles benyttelse. Styringsgruppa har ansvaret for den overordnede planleggingen, og skal vurdere fremdrift og evt. justeringer av arbeidet underveis. 3.3 Mål for prosjektet Reduksjon av sykefraværet med 0,5 prosentpoeng hvert år i perioden Prosjektet skal føre til ny arbeidsmetodikk som bidrar til redusert fravær. Hver virksomhetsleder utarbeider og styrer etter en plan for egen avdeling/virksomhet som inneholder beskrivelse av planmessig og systematisk jobbing for reduksjon av sykefravær. Utarbeide verktøy tilpasset den enkelte leders behov og utfordringer knyttet til sykefravær i egen virksomhet. Avdekke suksesshistoriene i egen organisasjon slik at ledere med gode ideer og erfaringer skal kunne dele og bidra til fellesskapet med disse. Hammerfest kommune - Felles fokus for redusert sykefravær Side 5

6 3.4 Realiserbart prosjekt Hammerfest kommune har tidligere deltatt i Kvalitetskommuneprogrammet, og har gjort viktige erfaringer fra dette. I vårt planlagte prosjekt, har vi lagt vekt på å forenkle strukturene i prosjektet. Videre er det nytt for oss å etablere et støtteteam på 4-5 personer som skal jobbe mot alle virksomhetslederne. Dette krever ressurser i form av frikjøp, men også kompetanse på gode prosesser, samtaleteknikk og sykefravær. Støtteteamet får en sentral rolle i forhold til støtte og oppfølging av enhetene, og vi ønsker å prøve ut om denne arbeidsformen kan bidra til å styrke arbeidet med sykefraværet ute i virksomhetene. 3.5 Omfang og avgrensning Prosjektets hovedoppgave er å finne hensiktsmessige metoder og tiltak som skal bidra til at sykefraværet går ned i organisasjonen. Målsettingen om 2 prosentpoeng reduksjon av sykefraværet er satt til økonomiplanperioden altså 4 år. Prosjektperioden gjelder for perioden januar 2013 til vår I perioden skal alle virksomheter ha planlagt og effektuert planer for lavere sykefravær. Alle lederne skal ha fått relevant og tilpasset veiledning fra støtteteam. Alle lederne skal ha fått muligheten til å bruke egne, gode erfaringer og kompetanse inn i fellesskapet dvs stor ledergruppe, eller sektorvis / gruppevis. Støtteteam og styringsgruppe skal jobbe med utfordringer og deling av kompetanse, og særlig vektlegge metodeutvikling. Kommunens ansvarlige for lederutviklingsplanlegging, skal følge opp med tilpasset opplæring til alle. 3.6 Milepælsplan Milepæl Ansvarlig Frist Arbeidsplanen er utarbeidet og godkjent Prosjektleder Støtteteam etablert Prosjektleder Utarbeidet kartleggingsskjema virksomhetslederne Grethe Utarbeide t manual for møtene Prosjektleder Møteplan for støtteteam/virksomhetsledere Prosjektleder Søknad om ressurser og midler fra KLP og NAV Trude Kartleggingssamtaler gjennomført Støtteteam Prosjektplan utarbeidet på hver virksomhet Virksomhetsleder Utarbeidet kompetansepakker; se beskrivelse av disse i Lederutviklingsgruppa arbeidsplanen Prosessevaluering Støtteteam/styringsgruppe Gjennomført møter med alle enheter Støtteteam Utarbeidet framdriftsplan for resten av 2014 Styringsgruppe Planlagt møte i stor ledergruppe i september Styringsgruppe Hammerfest kommune - Felles fokus for redusert sykefravær Side 6

7 Prosessevaluering Styringsgruppe Gjennomført samling i stor ledergruppe Arbeidsgruppe/styr.gr Gjennomført opplæring 2 planlagte «kompetansepakker» Styringsgruppa Styringsgruppemøte: avgjørelse vedr. videre metodikk, Styringsgruppa Planlagt aktiviteter vår 2015, jfr vedtak i styringsgruppa okt Styringsgruppa Levert regnskap til KLP Trude Samling om etikk og arbeidsglede Lederutviklingsgruppa Utvikling av ny modell for støtteteam Arbeidsgruppe Temadag om «krevende personalsaker». Personalavd./kommuneadv Seniordag Personalavdeling Planlegge aktiviteter for høsthalvåret Prosjektgruppa IA dag i samarbeid med leger, NAV, bedriftshelsetjeneste Trude Klaussen og personalavdeling: for ledere og tillitsvalgte Opplæring fra KS-K om metodikk: gruppecoaching Marit Halvorsen Nye støtteteam for ledere er dannet Styringsgruppa Dialog med Administrasjonsutvalget om nærværsarbeid Personalavd/kommuneadm Dokumentasjon og statistikk Arbeidsgruppe Etablert samarbeid med legene Arbeidsgruppe Midtveisevaluering av ny modell støtteteam Prosjektgruppa Gruppeveiledning oppfølging av veiledningsgrupper Styringsgruppa Juni 2016 Reteaming metode for arbeidsmiljøutvikling VL Kirkeparken Høst 2016 «Nytt» Støtteteam - oppfølging Styringsgruppa Mai/juni 2016 Samarbeid med legetjenesten Styringsgruppa Oktober 2016 Tiltak mot utvalgte arbeidsplasser Støtteteam Vår/høst 2016 IA dag for hele organisasjonen Styringsgruppa Høst Vurdering av risiko Faktorer som kan hindre framgang Sannsynlighet Konsekvens Risikofaktor Manglende eierforhold og engasjement i organisasjonen Manglende eierforhold/forankring i strategisk ledelse Lavt engasjement blant tillitsvalgte og verneombud Økonomi For lite tid/rom blant ledere til prioritering av arbeidet Uforutsett fravær av medlemmer i støtteteam Støttegruppa klarer ikke å inspirere eller gi nødvendig støtte Evne til å gjennomføre planene blant v-ledere Mangler involvering av legene Hammerfest kommune - Felles fokus for redusert sykefravær Side 7

8 3.8 Arbeidsmodell Planleggingsmøte mellom «støtteteamet» og den enkelte virksomhetsleder /enhetsleder Oppstart: Stor ledergruppe vår 2013 Felles innsats for lavere sykefravær Planlegging av arbeidet Hva hjelper? Planlegging i den enkelte virksomhet Trygg og målrettet ledelse Inkluderende arbeidsliv Omdømmearbeid Medarbeidersamtale Arbeidsmiljø og arbeidsglede Statistikk / dokumentasjon Annet Stor ledergruppe Tema: Vurdering og gode historier Aktiviteter 2015: Gruppeveieldning og bruk av støtteteam Stor ledergruppe høst 2015 Opplæring, jfr egen plan Metodeutprøving/ vurdering, jfr tiltaksplan

9 3.9 Arenaer for arbeidet Kommunalt prioritert prosjekt hvordan vises det? Toppledelse Oppfølging i hver sektor Kunnskapsdeling og felles fokus i Stor ledergruppe Oppfølging av enkeltvirksomheter tilpassede opplegg /enkeltaktiviteter Møte mellom den enkelte leder og støttegruppe Opplæringstiltak for ledere, (tillitsvalgte og verneombud) Planstyrt arbeid i hver virksomhet Hammerfest kommune - Felles fokus for redusert sykefravær Side 9

10 5 Beskrivelse av «Kompetanse-pakkene» «Pakke» Omdømmearbeid Inkluderende arbeidsliv Samtaler Arbeidsmiljø Arbeidsglede Statistikk og dokumentasjon Annet Beskrivelse med utgangspunkt i revidert omdømmeplan, vurdere behov i egen virksomhet og igangsette tiltak. Felles samling. skolering av IA-bestemmelser, rutiner, muligheter. Korte kurs, evt. i regi av NAV / personalavdeling hvordan gjennomføre medarbeidersamtaler, den vanskelige samtalen, kommunikasjon, hverdagssamtaler Opplæring / etablere diskusjonsfora, HMS-arbeid i egen virksomhet beskrivelse kommer senere opplæring i enkel statistikk, hvordan bruke dokumentasjon i egen virksomhet og overfor omverden andre behov for opplegg, møter, opplæring etc. vil fremkomme etter møtene med virksomhetslederne 6 Støtteteam og gruppeveiledning 2013/ / Støtteteam 2013/2014 Mål og innhold i det enkelte møte Mål: Å gi lederne verktøy og veiledning i forhold til ledelse av sykefraværsarbeidet i egen virksomhet Det skal gjennomføres et kartleggingsmøte med hver av virksomhetene der det vurderes hva som er hensiktsmessige grep i det videre arbeidet med sykefraværet og ledelse. I forkant av første samtale skal støtteteamet bestille noen data fra virksomheten for arbeidet med sykefraværet. Dette er da et utgangspunkt i kartleggingsfasen. Støtteteamet skal gjennom dialog, råd og veiledning bidra til at virksomhetsleder kommer frem til tiltak i egen virksomhet. I møtet skal det også diskuteres om leder har behov for ny kompetanse for å arbeide med sykefraværet. Videre skal teamet være i dialog med, ha oppfølging og veiledning med den enkelte virksomhetsleder eller fagleder etter avtale. Støtteteamet skal også fange opp evt. behov for tiltak og ressurser utover det som er planlagt, og drøfte dette med styringsgruppen. I forkant av møtet: Støtteteamet avtaler møtetidspunkt med virksomhetsleder. Virksomhetsleder kan ta med stedfortreder eller fagleder til møtet. Støtteteamet sender ut et kartleggingsskjema, jfr.

11 vedlegg, i forkant av møtet, og ber om en skriftlig tilbakemelding, slik at alle kan forberede seg mest mulig til selve møtet. Støtteteamet må fordele roller i forkant av møtet og være bevisst på å fremme anerkjennende dialog. Det avklares hvem som leder møtet, hvordan de andre involveres, og hvem som skriver «vedtaks»-referat. har utarbeidet en manual for sykefraværsarbeid som vi legger til grunn i arbeidet. Videre anbefales øvrig materiell som ligger på nettsiden. Selve møtet: Møtet avholdes på et egnet møterom, uten forstyrrelser. Innledning av støtteteamets leder om mål og «kontrakt for møtet». Virksomhetsleder redegjør for status på egen arbeidsplass og kommenterer /vurderer sykefraværsstatistikk. Hovedtema i møtet: hva er status for virksomheten hva har vi jobbet med hva har endret seg i siste 1-2 år hva er de største utfordringene hos oss hva vil jeg jobbe med videre hvordan kan jeg best jobbe videre med sykefraværet hva ønsker jeg av råd og veiledning hva trenger jeg av ny kompetanse hva kan jeg bidra med overfor andre Etter møtet: Referat sendes ut innen 1 uke. Her skal det fremgå hva deltagerne er blitt enige om / hva virksomhetslederen tenker å jobbe videre med. Hammerfest kommune - Felles fokus for redusert sykefravær Side 11

12 6.2 Oppfølging av ledere og enheter for 2015/2016 Hver leder planlegger og styrer sykefraværsarbeidet ut fra fastlagt kartleggingsskjema og handlingsplan. Oppfølging og støtte av lederne skal skje på følgende måte: 1. Oppfølging fra overordnet skal skje gjennom: - Vurdering av fremlagt handlingsplan og resultater for redusert sykefravær - Veiledning - Nærværsarbeid som tema på virksomhetsledermøter/ fagmøter i hver sektor 2. Kompetanseheving og erfaringsdeling i stor ledergruppe 2 ganger i året 3. Bruk av gruppeveiledning og støtteteam, se beskrivelse 4. Opplæring gis ut fra en helhetlig plan for Felles Fokus 5. Individuelle opplegg tilpasses ved særskilte behov. Bruk av gruppeveiledning: Det etableres grupper av ledere som skal jobbe med sykefravær/nærværsarbeid. Metode: kollegabasert veiledning. Det gjennomføres opplæring på metode felles for hele stor ledergruppe, i regi av KS. Gruppas mandat: Heterogene grupper hvor deltagerne skal planlegge og gjennomføre veiledning av hverandre. Alle deltagerne skal veiledes i hht en felles plan. Ansvar: Møtes etter avtalt møteplan. Utpekt leder besørger for innkalling Deltagere: Gruppas sammensetning er fastsatt, i hht. stor ledergruppesamling Plan for gjennomføring: Gruppa lager selv møteplan for 1 halvår Første møte gjennomføres senest medio jan Møteplanen må sikre at alle medlemmene får lagt frem sin problemstilling. Bruk av støtteteam: Styringsgruppa velger deltagere ut fra definert behov / innmeldt ønske. Vi skal rette spesiell oppmerksomhet mot arbeidsplasser/avdelinger som fyller følgende kriterier: - Høyt fravær; over tid, langtidsfravær, - Ny leder - Ønske om å delta - Andre kjente utfordringer Det er etablert et støtteteam som satt sammen av «ressurspersoner» og fagansvarlige fra sektor med ulik erfaring og kompetanse innen sykefravær/nærværsarbeid. Deler av eller hele støtteteamet skal bidra med oppfølging / veiledning av enheter som har særlige behov. Hammerfest kommune - Felles fokus for redusert sykefravær Side 12

13 Hjelpen kan være i form av møter, individuell veiledning, bruk av NAV eller bedriftshelsetjeneste mm. Støtteteamet har en kontaktperson: personalrådgiver Tone H. Skarsten Orientering om opplegget for 2015/2016 gjøres i Stor ledergruppe 24.september 15. Opplæring med KS v Anne Bostad: november Hammerfest kommune - Felles fokus for redusert sykefravær Side 13

14 7 Ressurser Etter søknad til KLP, har prosjektet fått tilsagn om kr ,- i 2013/14 og kr i I 2013/2014 ble det brukt ressurser på frikjøp av 2 av deltagerne i støtteteamet. For øvrig er det brukt ressurser på ledersamlinger/ kompetanseheving og til utforming av opplegg og kartleggingsskjema. Høsten 2015 vil det brukes midler til 2 samlinger for alle lederne: erfaringssamling og opplæring i gruppeveiledning. PROSJEKTBUDSJETT 2015 Kostnader Inntekter/finansiering Antall timer Timelønn Beløp Egne midler KLP SUM Arbeid tidsbruk Prosjektleder Prosjektgruppa 0 0 Styringsgruppa og arbeidsgrupper Evt øvrige ansatte som deltar i prosjektet Investeringer 0 Innkjøp av utstyr Deltakelse kurs / konferanse Reiseutgifter og opphold Diverse prosjektkostnader (bevertning, leie av lokaler, transport osv) 0 Kurs: KS-K Bevertning Leie av lokaler Transport Sum budsjett Resultat Hammerfest kommune - Felles fokus for redusert sykefravær Side 14

15 LEDE-PALETTEN Felles fokus - fra fravær til nærvær Introduksjonsprogram Medarbeidersamtaler Oppfølgingssamtaler Hverdagslige «Bli sett-samtaler» Tydelig og trygg ledelse Tilstedeværelse Målstyrende Lede utifra gitte rammer Organisasjonsstruktur Holdninger og handlinger Verdisyn Etikk Identitet og stolthet Respekt og lojalitet Ledelse Individuell oppfølging Verdiarbeid Attraktiv arbeidsplass Fag og kompetanse Mestring i hverdagen Medarbeiderskap Myndiggjorte medarbeidere Kompetanseutvikling Utviklingssamtaler Engasjement og motivasjon HMS-arbeid Kvalitet på tjenesten Omdømmearbeid Forventninger og krav fra brukere Tjenestebeskrivelse Faglig utviklingsarbeid Økonomiske og personellmessige rammer Omdømme Rekruttering og stabilisering Rammevilkår Kultur / miljø Samarbeid med verneombud Ros-analyse/handlingsplan Vernerunde