Universitetssykehuset Nord-Norge HF KONKURRANSEGRUNNLAG FOR REDAKSJONELL OG GRAFISK PRODUKSJON SAMT TRYKKING AV HELSEMAGASINET PINGVINEN

Transkript

1 Universitetssykehuset Nord-Norge HF KONKURRANSEGRUNNLAG FOR REDAKSJONELL OG GRAFISK PRODUKSJON SAMT TRYKKING AV HELSEMAGASINET PINGVINEN for perioden med opsjon på prolongering i ytterligere 2 år med inntil et år av gangen Mai 2013 Vedlegg: Vedlegg 1: Tilbudsbrev Vedlegg 2a: Rammeavtale Vedlegg 2b: Bilag 1: Avtalevilkår for redaksjonell og grafisk produksjon samt trykking av helsemagasinet Pingvinen Vedlegg 3: HMS-egenerklæring

2 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR REDAKSJONELL OG GRAFISK PRODUKSJON SAMT TRYKKING AV HELSEMAGASINET PINGVINEN 1.0 INNLEDNING Universitetssykehuset Nord-Norge HF inviterer leverandører til å gi tilbud på redaksjonell og grafisk produksjon inkludert trykking av helsemagasinet Pingvinen for perioden Leverandør skal gjennomføre alt fra produksjon av tekst og foto til redaksjonelt innhold, salg og produksjon av annonser, ombrekking, sideproduksjon og ferdiggjøring for oversending til trykkeri, trykking og administrasjon av overnevnte samt utvikling av design/lay-out. Vi gjør oppmerksom på at utgivelsen av magasinet er tenkt finansiert ved salg av annonser, som gjennomføres av leverandør, samt tilskudd fra UNN. 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen Inngåelse av kontrakt på redaksjonell og grafisk produksjon samt trykking av helsemagasinet Pingvinen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og del III. Anskaffelsesprosedyren som benyttes er åpen anbudskonkurranse. 1.3 Kontraktsvilkår Endelig kontrakt vil bli basert på følgende dokumenter: Dette konkurransegrunnlaget med vedlegg Leverandørens tilbud 1.4 Avklaringer og kontraktsmøter Dersom det blir ansett som nødvendig for vurderingen av de enkelte tilbudene, vil oppdragsgiver innkalle til avklarende møter. Tilbydere må dekke egne kostnader i forbindelse med slike avklaringsmøter. Dette gjelder også ved kontraktsmøter. 1.5 Budsjettskranke UNN har satt en budsjettskranke på inngåelse av kontrakt. Tilbud dyrere enn budsjettskranken vil bli avvist. Budsjettskranken er basert på basis av nåværende og tidligere avtaler på dette området og er på kr eksklusive merverdiavgift per år. 2.0 KRAVSPESIFIKASJON 2.1 Helsemagasinet Pingvinen Helsemagasinet Pingvinen skal informere om virksomheten ved Universitetssykehuset Nord- Norge HF. I tillegg skal magasinet inneholde aktuelt helsestoff og henvende seg til en bredere lesekrets enn sykehusets egne ansatte. Det skal være et relevant talerør for ledelsen, 2

3 ansatte, pasienter og samarbeidspartnere. Reportasjer i Pingvinen skal gjenspeile god kjennskap til UNN sin virksomhet ved alle lokasjoner og evne å skape engasjement omkring virksomheten og dagsaktuelle utfordringer. Reportasjene i Pingvinen skal jevnlig inneholde tekst og bilder fra hele UNN området som omfatter Tromsø, Harstad og Narvik samt UNNs øvrige lokalisasjoner i Troms og Nordre- Nordland, samt Svalbard. Magasinet skal også dekke aktuelle begivenheter i Helse Nord RHF, og jevnlig inneholde aktuelt stoff som berører helsevesenet generelt sett. Helsemagasinet Pingvinen utgis hver fjerde uke og blir distribuert til alle ansatte ved UNN. Magasinet sendes til eksterne samarbeidsparter i primærhelsetjeneste, kommuner og næringsliv i Nord-Norge. Pingvinen leveres også ut til UNN sine avdelinger og institusjoner, hvor den gjøres tilgjengelig for ansatte, pasienter og pårørende. UNN har en grafisk profil som skal benyttes i helsemagasinet Pingvinen. Ansvarlig redaktør for Pingvinen er UNN v/ kommunikasjonssjef. 2.2 Omfang Avtalen om redaksjonell og grafisk produksjon inkludert trykking av helsemagasinet Pingvinen skal omfatte utgivelse 11 ganger i året. Opplaget per utgivelse skal være på 8000 eksemplarer. Sidetallet skal være minimum 24 sider per eksemplar per utgivelse. Magasinet skal ha et vanlig tabloid format (255 x 350mm) og trykkes på vanlig avispapir (60 gram) med 4 farger gjennomgående. Leverandør skal gjennomføre alt fra produksjon av tekst og foto til redaksjonelt innhold, salg og produksjon av annonser, ombrekking, sideproduksjon og ferdiggjøring for oversending til trykkeri, trykking og administrasjon av overnevnte samt utvikling av design/lay-out. Det vil bli utarbeidet utgivelsesplaner for hvert enkelt år. 2.3 Redaksjonelle møter og deadline Redaksjonelle møter skjer i Tromsø og ledes av ansvarlig redaktør dvs. UNN v/kommunikasjonssjef, evt. den hun delegerer ansvaret til. Det blir gjennomført minst ett redaksjonsmøte foran hver utgivelse, og det forutsettes jevnlig kontakt mellom kommunikasjonssjef og avtalepartner. Deadline maksimum fem dager før trykking. 2.4 Kostnader ved redaksjonelle møter og utarbeidelse av reportasjer Alle kostnader forbundet med gjennomføring av de redaksjonelle møtene dekkes av avtalepartene selv. Kostnader, som UNN sin leverandør får ved utarbeidelse av reportasjer, dekkes i utgangspunktet av UNN sin avtalepartner selv. Pålagt reisevirksomhet som avtales for å dekke begivenheter og hendelser som UNN spesielt ønsker å få belyst, vil derimot dekkes av UNN, hvis redaktør på kort varsel pålegger avtalepart å lage reportasjer og ta bilder fra en spesiell begivenhet som ikke er avtalt på redaksjonsmøte. 2.5 Gjenbruk av bilder benyttet i helsemagasinet Pingvinen UNN forbeholder seg retten til å gjenbruke bilder benyttet i Pingvinen i UNN sine øvrige kommunikasjonskanaler, eksempelvis WEB, PowerPoint, brosjyrer, forskningsrapporter m.v. 3

4 2.6 Levering og distribusjon UNN står for distribusjon av Pingvinen. Trykte opplag/utgivelser leveres til Posten og UNN Tromsøs, varemottak, Sykehusvegen 38, 9038 Tromsø etter avtale. 2.7 Godtgjørelse for redaksjonell og grafisk produksjon samt trykking av helsemagasinet Pingvinen UNN sin avtalepartner må basere sine inntekter i denne avtale på salg av annonser i helsemagasinet Pingvinen samt på et fast tilskudd per utgivelse fra UNN. Leverandør vil få tilskudd fra UNN utbetalt forskuddsvis for hver 3. utgivelse. Faktura sendes til Universitetssykehuset Nord-Norge, C/O Fakturamottak, Postboks 4220, Vika, 8608 Mo i Rana. Faktura merkes med 56HiPe. 2.8 Annonser Utgivelsen av magasinet skal finansieres med salg av annonser, som gjennomføres av leverandør. Andelen av annonser skal i volum ikke overstige 30 % av samlet sidetall i hver utgivelse. Ved sidetall over 24, kan andelen annonser være opp til 35 % av samlet sidetall. Det kan imidlertid ikke settes inn annonser for leverandører, som er i konkurranse med UNN sine avtaleleverandører, uten at dette er godkjent av ansvarlig redaktør. UNN sin avtalepartner vil ved henvendelse til Innkjøpsseksjonen ved UNN få oversikt over avtaleleverandørene UNN har på sine rammeavtaler. 2.9 Ansvar Leverandør er ansvarlig for gjennomføring og kvalitetssikring av: - annonsesalg - produksjon av redaksjonelt innhold med unntak av ledere, kommentarer eller debattinnlegg fra ansatte. - grafisk produksjon - trykkeavtale på opptrykking av helsemagasinet Pingvinen - administrasjon - utvikling av design/lay-out - at det blir laget en produksjonsplan for innhold og sidedisponering UNN HF er ansvarlig for gjennomføring og kvalitetssikring av: - redaksjonell ledelse gjennom funksjonen som ansvarlig redaktør UNN HF/ansvarlig redaktør har ansvaret for: - at det blir gjennomført minst ett redaksjonsmøte foran hver utgivelse. - at innholdet er kvalitetssikret og godkjent og ikke bryter med norsk lov. - å bestemme sidetallet i hver utgave i samarbeid med ansvarlig leder hos leverandør. - å levere innhold til ledere, kommentarer og/eller innlegg til debattsider Kompetanse Det forutsettes at personell fra leverandør som skal utarbeide helsemagasinet Pingvinen innehar tilstrekkelig journalistisk, fotografisk og grafisk kompetanse og at kompetansenivået til de som skal jobbe med helsemagasinet Pingvinen hos leverandør ikke reduseres i avtaleperioden. Manglende kompetanse i avtaleperioden vil være grunnlag for oppsigelse av kontrakt. 4

5 2.11 Opsjon Universitetssykehuset Nord-Norge HF har opsjon på å forlenge avtalen i ytterligere 2 år med inntil 1 år av gangen. Med opsjon på forlengelse av avtalen menes at UNN har en ensidig rett til å forlenge avtalen til samme betingelser som i opprinnelig avtaleperiode, og at leverandøren har plikt til å levere til samme betingelser som i opprinnelig avtaleperiode Forsinkelser Ved gjentatte forsinkede utgivelser som ikke skyldes UNN kan UNN si opp avtalen med øyeblikkelig virkning. 3.0 KVALIFIKASJONSKRAV Kun de leverandører som tilfredsstiller følgende kvalifikasjonskrav vil bli vurdert som tilbydere: Skatteattester: Tilbyder må være à jour med innbetaling av skatter og avgifter. Norske tilbydere skal dokumentere dette med attester som ikke er eldre enn 6 måneder HMS-egenerklæring: Tilbyder som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet Organisatorisk og juridisk stilling: Det kreves at tilbyderen er et lovlig etablert foretak Økonomisk og finansiell kapasitet Tilbyder må ha tilfredsstillende soliditet, slik at UNN kan føle seg trygg på at tilbyder kan overholde kontraktsvilkårene Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift Begge attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra Kemner og kommunekasserer HMS-egenerklæring (skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg 3) Registrering i foretaksregister eller bransjeregister etter nasjonal lovgivning (Firmaattest) Leverandørens årsregnskap og årsberetning for siste regnskapsår Der årsregnskap ikke kan framskaffes kan annen dokumentasjon som er relevant vedrørende leverandørens økonomiske stilling godtas. 5

6 Tekniske kvalifikasjoner: Tilbyder må ha erfaring fra tilsvarende oppdrag Tilbyder skal ha journalistisk, fotografisk og grafisk kompetanse Tilbyder skal legge ved liste over sine viktigste oppdrag for de tre siste årene som er sammenlignbare med dette oppdraget. I listen skal oppdragenes verdi, tidspunkt og mottaker fremkomme. Tilbyder må også oppgi tre kundereferanser fra denne lista med kontaktperson og telefonnummer. Tilbyder skal legge ved oversikt over det personell det rår over og deres journalistiske, fotografiske og grafiske kompetanse. For dokumentasjon av leverandørens kvalifikasjonskrav henvises det også til punkt av kvalifikasjonskrav. 4.0 KRITERIER FOR TILDELING AV KONTRAKT Oppdragsgiver vil tildele kontrakt til den leverandører som har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Ved evalueringen vil Oppdragsgiver vektlegge: Pris dvs hvilket fast tilskudd UNN må betale for hver utgivelse. Pris vektes 50% Kvalitet - for å vurdere kvalitet vil UNN ta utgangspunkt i tilbyders tidligere produksjoner. Kvalitet vektes 30% Løsningsforslag UNN vil her vurdere tilbyders forslag til forside og gjennomgående grafisk utforming basert på gjeldende grafisk profil til UNN. Løsningsforslag vektes 20 %. 5.0 UTFORMING AV TILBUD Tilbudet skal inneholde følgende opplysninger i denne rekkefølge: (NB! Tilbud som ikke inneholder disse opplysningene kan bli avvist) 5.1 Tilbudsbrev i) Vedlegg 1 Tilbudsbrev - skal undertegnes av autorisert representant for tilbyder og inneholde bekreftelse på at tilbyder aksepterer de krav og betingelser/vilkår som er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget. Eventuelle avvik eller forbehold til de krav og betingelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget skal også fremkomme i tilbudsbrevet med henvisning til hvilke punkt i konkurransegrunnlaget dette gjelder. Eventuelle avvik kan føre til at tilbudet blir forkastet. 6

7 5.1.1 av kvalifikasjonskrav i) Tilbyder skal legge ved skatteattest for skatt og skatteattest for merverdiavgift. Attestene skal være utstedet på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. ii) iii) iv) Tilbyder skal legge ved HMS-egenerklæring. Viser her til vedlegg 3 til dette konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal dokumentere registrering i foretaksregister eller bransjeregister i henhold til nasjonal lovgivning. Tilbyder skal legge ved siste års revisorgodkjente årsregnskap eller utdrag fra dette. Der dette ikke kan fremskaffes, kan annen dokumentasjon som er relevant vedrørende leverandørens økonomiske stilling godtas. v) Tilbyder skal legge ved liste over sine viktigste oppdrag for de tre siste årene, som er sammenlignbare med dette oppdraget. I listen skal oppdragenes verdi, tidspunkt og mottaker fremkomme. Tilbyder må også oppgi tre kundereferanser fra denne lista med kontaktperson og telefonnummer. 5.2 Tilskudd per utgivelse i) Tilbyder må oppgi hvilket fast tilskudd UNN må betale for hver utgivelse av helsemagasinet Pingvinen. Tilskuddet skal oppgis netto i norske kroner eksklusive merverdiavgift. Prisene skal inkludere alle nødvendige tjenester og komponenter. 5.3 Tidligere produksjoner i) Tilbyder skal legge ved tre trykte eksemplarer fra ulike kunder de tre siste årene. 5.4 Løsningsforslag i) Tilbyder skal legge ved forslag til forside og forslag til gjennomgående grafisk utforming av helsemagasinet Pingvinen basert på gjeldende grafisk profil for UNN. 5.5 Bekreftelse på gjenbruk av bilder i) Tilbyder må bekrefte at UNN kan gjenbruke bilder benyttet i helsemagasinet Pingvinen i UNN sine øvrige kommunikasjonskanaler, eksempelvis WEB, PowerPoint, brosjyrer, forskningsrapporter m.v. 5.6 Trykking av helsemagasinet Pingvinen i) Tilbyder skal, med forbehold om avtale med UNN, legge ved bekreftelse fra trykkeri på avtale om trykking av helsemagasinet Pingvinen. 7

8 6. ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER 6.1 Språket i tilbudet Tilbud skal stilles på norsk. 6.2 Merking av tilbudet Tilbudet legges i nøytral, lukket innpakning som tydelig merkes: Tilbud på redaksjonell og grafisk produksjon. 6.3 Innlevering av tilbud Frist for innlevering av tilbud er mandag 12. august 2013 kl Tilbudet skal leveres i to eksemplarer til Universitetssykehuset Nord-Norge HF, hvor formell åpning av tilbudene vil skje. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Adressen som tilbudet i to eksemplarer skal leveres til er som følger: Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innkjøpsavdelingen, C0-fløya plan 3 Sykehusveien Tromsø Att: Helge Vorren 6.4 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av innkomne tilbud. 6.5 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg vil ikke bli refundert av Universitetssykehuset Nord-Norge HF. 6.6 Vedståelsesfrist Tilbudene må vedstås til 1. nov Kontaktpersoner og frist for å stille spørsmål Spørsmål vedrørende tilbudsinnbydelsen rettes skriftlig til undertegnede innen 28. juni. Etter denne dato kan ikke tilbydere forvente svar på eventuelle spørsmål. Benytt følgende e-postadresse helge.vorren@unn.no. Vennlig hilsen Helge Vorren innkjøpssjef 8