Nærværsarbeid i Skatteetaten

Transkript

1 Nærværsarbeid i Skatteetaten IA-Frokostmøte, KMD, Oslo 9.oktober 2015 Berit S. Evenrud Klaas Smith Skatteopplysningen Øst Hamar Skattedirektoratet HR-stab 1

2 Skatteetatens samfunnsoppdrag I Skatteetaten jobber 6500 ansatte mot samme mål; å sikre finansieringen av velferdssamfunnet. 2

3 Tilbake til 2010: Skatteetaten forlenger IA-avtalen for perioden I første IA-avtaleperiode 2004/2009 har nærværet økt med 9,2% Vi fortsetter vårt arbeid med en ny målsetting: - nærværet skal økes til 95 % i utgangen av 2015 Men, delvis uforventet stort tilbakegang i nærværet i ekstra tapte dagsverk sammenlignet med

4 Nærværsarbeid: vår tilnærming 4

5 Vi ønsker oss et godt arbeidsmiljø med høyt nærvær Derfor tar vi utgangspunkt i: Positivt menneskesyn Helsefremmende arbeidsmiljø Tenker vi: Helhetlig Langsiktig Jobber vi: Målrettet Systematisert Kunnskapsbasert 5

6 Etatens visjon for et godt arbeidsmiljø "Skatteetaten skal være en attraktiv og inkluderende arbeidsplass hvor arbeidsmiljøet er kjennetegnet av trivsel, engasjement, åpenhet og mangfold." 6

7 Vi skal øke nærvær og skape et helsefremmende arbeidsmiljø Langsiktig plan - Helhetlig tilnærming med sikte på økt bevissthet og forsterket innsats - Hovedelementer: lederskap medarbeiderskap og (miljø)faktorer som fremmer nærvær analyser Nærværsarbeid - Å skape en arbeidsplass hvor flest mulig kan og vil være tilstede - Tilknytning til arbeidsplassen og arbeidsglede er helsefremmende og gjør at ansatte kommer raskere tilbake 7

8 I vårt arbeid bruker vi faktorer som fremmer nærvær og forsterker medarbeiderskap Å bygge helsefremmende kultur gjennom medarbeidere via: Medarbeiderundersøkelsen En sterk innsats på å arbeide med helsefremmende arbeidsmiljø, informasjon og bevisstgjøring. Lederutviklingstiltak HR miljøene besitter den nødvendige kompetansen kan støtte opp om kulturelle prosesser for økt nærvær Kontinuerlig forbedring som arbeidsmetodikk Inspirasjonssamling og lokale tiltak 8

9 Område I: Lederutviklingstiltak som styrker lederskapet og gir trygghet i rolleutøvelse Fordypningsmoduler i samarbeid med NAV Arbeidslivssenter 1. Helsefremmende arbeidsmiljø mer enn en fruktkurv? 2. Krevende sykefraværsoppfølging: Individuell mestring Psykosomatikk og psykisk helse Balansen mellom omsorgsplikt og styringsrett, lovverket mm 3. IA-kurs i regi av NAV lokalt Sykefraværs modulene Psykisk helse Stress og arbeidsliv 9

10 Område II: Kontinuerlig forbedring er implementert i Skatteetaten og bidrar til helsefremmende prosesser Kultur lagånd Ledelse viser retning KF Medarbeiderskap i vekst Prosess god flyt og samhandling

11 Noen konkrete eksempler 11

12 Eksempel I: Skatteopplysningen Øst Hamar «Langtidsfrisk» Vinnerne av Skatteetatens arbeidsmiljøpris 2013: «Arbeidsmiljøet er et produkt av å bli sett, hørt og behøvd i jobben.» Seksjonssjefene gikk på kurs om metoden «Langtidsfrisk». Med et tålmodig og fast grep om metoden har de fått et økt engasjement og nærvær blant sine ansatte. Tonje Faraasen og Tom Eliassen: «Vi gikk fra å bortforklare sykefraværet til å forstå det» 12

13 Den største lærdommen er ikke hva vi har gjort men hvordan vi har gjort det. Skape stolthet og glede på sin arbeidsplass Opprettet The Happy Wall, hvor de ansatte skulle skrive opp gode tilbakemeldinger fra innringere Resultatene har bidratt til at de setter fokus på det som er bra i det daglige, at de bruker humor, noe som har gitt et åpent og kreativt arbeidsmiljø Jobbe med en fremmende tilnærming Å snu fokus fra det som ikke fungerer til det man er bra på og hvordan man kan skape forbedringer Gi ansatte økt innflytelse over arbeidsdagen SOL øst fjernet krav om at de må ta imot neste telefon samtale innen 40 sekunder. I dag henter de inn samtalen når de er klare, og produktiviteten har økt. Det handler om kulturutvikling og langsiktig satsning Holde fokus, jobbe systematisk og være tålmodige, for synlige effekter kommer etter hvert. «Vi har gjort små ting som har gitt god effekt. For vi har erfart at forbedringsforslag må prøves ut og settes i verk. Det handler jo om å jobbe med merverdi i det vi gjør» 13

14 Nærværutviklingen i Skatteopplysningen Øst-Hamar 100,00% 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% ,00% 70,00% Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 14

15 Eksempel II: innføring av KF og tavlemøter i Rettsavdelingen, Personskatt i SKD Tro på at KF skaper merverdier og tavlemøter er et godt verktøy når det spisses direkte mot våre behov Økt rolleforståelse og prosessforståelse Økt trivsel og engasjement Hva har vi oppnådd? Bedre helhetsforståelse kvalitet og effektivitet Astrid Tveter, Seksjonssjef Sterkere fundament for deling, læring og bygging av kompetanse Kultur for å dele og gi tilbakemeldinger, by på seg selv og ha mot til å ta tak i problemer og HANDLE

16 Eksempel III: Risikokartlegging arbeidsmiljø En gjennomgang av overordnete risikovurderinger i perioden viser at arbeidsmiljøet ikke tilstrekkelig ble ivaretatt Hvorfor skal vi risikokartlegge arbeidsmiljøet? Fordi vi må: - Arbeidsmiljøloven (AML) krever det ifm endringsprosesser Fordi vi vil: - Risikokartlegging vil gi mange interessenter et verdifullt grunnlag for tilpassing og prioritering av tiltak slik at vi lettere lykkes med endringsprosessene - Kartlegging og tiltak øker sjansen for at man klarer å: - Opprettholde nærvær, engasjement, produksjon og kvalitet - Opplevelsen av medvirkning hos de berørte kan fremme motivasjon, forankring, mestring og mening, og slik sett være helsefremmende - Synliggjøre potensielle gevinster/fordeler - Synliggjøre mangfold i reaksjoner 16

17 Et kartleggingsskjema som gir innsikt i mulige risikoområder og oppfølgingsansvar Temaer Årsaken til/hensikten med endringen Nye roller og ansvar Endrede arbeidsoppgaver og kompetansebehov Informasjon, involvering og medvirkning Kultur og identitet Ergonomi, helse og sikkerhet Annet Risiko: Fokusområder - Årsak og sammenheng - Sannsynlighet/ konsekvens Oppfølging av risikoer: - Hvem i linjen har ansvar? - Lokalt - Sentralt/prosjekt - Tiltak: - Eksisterende - Nye Innsikt i risikoer Positive muligheter SKATTEETATEN

18 Er risikovurderingen tilstrekkelig ivaretatt? Oppsummert Verdifullt grunnlag for oppfølging av risikoer Oppfølgingsansvar av risikoene er plassert i linjen Baserer seg på etablerte roller, ansvar og møteaktiviteter Involverer og ansvarliggjør tydelig AMU og VO i prosessen Raskt å iverksette, enkelt/fleksibelt i utvikling og gjennomføring Standard skjema og prosess i hele etaten (fra 15/09/2015) Verktøyet kan gjenbrukes, ikke låst til en konkret endringsprosess Grunnlag for et systematisk HMS-arbeid 18

19 Ser vi effekt? 19

20 HR-analyser Nærvær: HR-analyser kan gi innsikt Medarbeiderundersøkelsen Risikokartlegging arb.miljø Sluttundersøkelsen HR brukertilfredshetsmåling Sykefraværsanalyse 20

21 Utviklingen av sykefraværet fra 2011 Status per kvartal Tall fra Tidbank Det totale sykefraværet (egenmeldt + legemeldt) har gått ned fra 6,8 til 6,1% Status per kvartal Det totale sykefraværet (egenmeldt + legemeldt) = 6,4% Langsiktig mål periode : Redusere det totale sykefraværet (egenmeldt + legemeldt) innen utgangen av 2015 til 5,0% 21

22 Positive signaler fra medarbeiderundersøkelsen MU-desember 2014 Svarprosent 91% Din arbeidssituasjon Din utvikling Din gruppe Din leder Skatteetaten generelt Engasjementindikator Skatteetaten totalt 4,4 4,2 4,3 4,4 4,3 4,3 Det høye engasjementet vises gjennom høy jobbtilfredshet, nesten 9 av 10 er alt i alt tilfreds 8 av 10 medarbeidere er positive til å anbefale Skatteetaten som arbeidsgiver Skatteetaten har en stabil arbeidsstyrke, 8 av 10 forventer å være ansatt om 2 år Forhold knyttet til det daglige arbeidet og arbeidsmiljøet utpeker seg som styrker Den sterkeste driveren for engasjement er «innhold og innflytelse» Skala

23 Vi skal være en av Norges mest attraktive arbeidsgivere Student Young professional Student Young professional Student Young professional Jus 31 måles ikke 33 måles ikke Ikke rangert måles ikke IT Økonomi Kilde: Universum 23

24 Vi gjør noe vi har tro på og vi skal fortsette med det! Vi skal gjøre våre ledere ekstra gode Vi skal sette våre ledere i stand til å gi sine medarbeidere maksimal støtte i utvikling, mestring og ytelse Vi skal skape trygghet og forutsigbarhet i en virksomhet i endring 24

25 Takk! 25