ANBUDSINNBYDELSE KVALITETSHEVING AV KARTVERK

Transkript

1 ANBUDSINNBYDELSE KVALITETSHEVING AV KARTVERK Prosjekt i regi av: GODT VANN DRAMMENSREGIONEN Februar 2010 / GIS-Gruppen

2 1 INNHOLDSFORTEGNELSE Side 1 INNHOLDSFORTEGNELSE TILBUDSINNBYDELSE INNBYDELSE KONTAKTPERSONER ANSKAFFELSESPROSEDYRE TILBUDSMATERIALET TILBUDSINNLEVERING TILBUDSÅPNING KONKURRANSEREGLER GENERELT DELTAKELSE I KONKURRANSEN TILBUDETS UTFORMING TILBUDETS INNHOLD OG OPPBYGNING FORBEHOLD VEDLEGG TIL TILBUDET ALTERNATIVE TILBUD ATTEST FOR REGISTRERING I FAGLIG REGISTER SKATTEATTESTER HELSE, MILJØ OG SIKKERHET KOMPETANSE OG ERFARING TILBUDSFRIST TILBUDSÅPNING KRITERIER FOR VALG AV TILBUD FORHANDLING OG ANTAKELSE GODKJENNING AV OVERORDNET MYNDIGHET VEDSTÅELSESFRIST KONTRAKTSBESTEMMELSER GENERELT AVTALEDOKUMENT KONTRAKTSDOKUMENTER, JFR. NS 8401 PKT FRAMDRIFTSPLAN, JFR. NS 8401 PKT DAGMULKT TILLEGGSAVTALER, REGNINGSARBEID REGULERING AV KONTRAKTSSUMMEN ERSTATNINGSANSVAR OPPHAVSRETT TILBUDT PERSONELL ANTIKONTRAKTØRKLAUSUL PROSJEKTMATERIALE KVALITETSSIKRING AV TILBYDERS ARBEID M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 2 av 23

3 4.14 KOPIERING MØTER HONORAR ANDRE UTGIFTER FORRETNINGSRUTINER KORRESPONDANSE KOPIERING OG REVISJON AV TEGNINGER FAKTURERING BETALINGSFRISTER KOORDINERING MV BESKRIVELSE AV OPPDRAGET BAKGRUNN: GODT VANN DAGENS SITUASJON PROSJEKTMÅL OMFANG OG ORGANISERING AV ARBEIDET TILBUDSSKJEMA TILBUDSSKJEMA FOR UTARBEIDELSE AV FORPROSJEKTET: KVALITETSHEVING AV KARTVERK I REGI AV GVD PROSJEKTET GODTGJØRELSE FOR EKSTRA MØTER FRAMDRIFT PROSJEKTMEDARBEIDERE TIMEPRISER VEDLEGG TILBUDSBREV UNDERSKRIFT VEDLEGG M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 3 av 23

4 2 TILBUDSINNBYDELSE 2.1 Innbydelse På vegne av Samarbeidsprosjektet Godt Vann Drammensregionen (Heretter kalt GVD) inviteres det til konkurranse vedrørende: Kvalitetsheving av kartverk. GVD (heretter kalt Oppdragsgiveren) ønsker tilbud fra rådgivende ingeniørfirma eller lignende (heretter kalt Rådgiveren) på utførelse av ovennevnte oppdrag i henhold til anbudsgrunnlaget. Prosjektet består av 3 deler, hvorav del 3 er en opsjon. Del 1 Utarbeidelse av forslag til standard tekst for krav til innmåling. Denne tekst skal inngå i kontrakter med entreprenører. Et element i denne standard tekst bør være en kobling mellom levert innmåling og betaling til entreprenøren. Gjennomføre seminar for lokale entreprenører og andre relevante personer hvor vi: 1) Presenterer den nye instruks for innmåling. 2) Presenterer forslag til kontrakttekst som øker fokus på innmåling i forhold til hvordan dette praktiseres i dag. Del 2 Behovsanalyse Gjennomgå databeskrivelsen/datamodellen i eksisterende kartverk og i samarbeide med GIS gruppen, vurdere hvilke data vi ønsker å registrere, sett i forhold til hvilke oppgaver vi ønsker å løse. Kartlegge den aktuelle status av kommunenes kartverk i forhold til definert behov. Hvilke data finnes per i dag og hvilke data bør vi sette i gang med å registrere Del 3 - Opsjon Praktisk prosjekt med innsamling og registrering av data som mangler i Kommunenes VAkartverk i henhold til resultatet av delprosjekt 2. Det vises til nærmere beskrivelse i kapittel 6 vedrørende beskrivelse av oppdraget. 2.2 Kontaktpersoner Alle henvendelser og spørsmål vedrørende tilbudsgrunnlaget og/eller oppdraget skal skje skriftlig pr. brev, e-post: René Astad Dupont Godt Vann Drammensregionen c/o Glitrevannverket Fagerlia Drammen M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 4 av 23

5 tlf.: e-post: Henvendelser skal merkes: Kvalitetsheving av kartverk. Spørsmål og besvarelser/avklaringer vil bli distribuert til samtlige tilbydere. 2.3 Anskaffelsesprosedyre I samsvar med bestemmelsene i Forskrift om offentlige anskaffelse vil anskaffelsesprosedyren Konkurranse med forhandlinger bli lagt til grunn. 2.4 Tilbudsmaterialet Følgende dokumenter utgjør til sammen konkurransegrunnlaget: 1. Dette dokument med henvisninger og vedlegg 2. Gjeldende lover og forskrifter 3. Norske Standarder som det er vist til eller som er vanlig for de aktuelle leveranser og utførelser. 4. Veiledninger, bestemmelser etc. i henhold til aktuelle lover og forskrifter. Tilbudsmaterialet utleveres f.o.m. torsdag 11. februar Tilbudsinnlevering Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt. Konvolutten skal være uten firmanavn, logo eller lignende og den skal være merket "Kvalitetsheving av kartverk". Tilbudet skal være innlevert innen fredag 12. mars 2010 kl. 12:00 til: Godt Vann Drammensregionen c/o Glitrevannverket IKS, Fagerlia 30, 3011 Drammen. 2.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning, og det vil heller ikke bli gitt opplysninger om tilbudene. Etter tilbudsåpning vil det bli orientert om hvem som skal tildeles kontrakten. Godt Vann Drammensregionen den 11. februar M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 5 av 23

6 Arild D. Moen Prosjektsjef GVD René A. Dupont Prosjektleder GIS gruppen M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 6 av 23

7 3 Konkurranseregler 3.1 Generelt Som generelle konkurranseregler gjelder Forskrift om offentlige anskaffelser med seneste endringer. Som anskaffelsesprosedyre benyttes "Konkurranse med forhandlinger". Dette innebærer at oppdragsgiver innhenter tilbud hvor vilkårene for anskaffelsen kan være gjenstand for drøftelser eller forhandlinger. Det forutsettes at tilbyder har skaffet seg nødvendig kjennskap til lokaliseringen av anlegget som skal etableres samt evt. andre forhold av betydning for prosjektet. Det forutsettes videre at tilbyder kjenner offentlige lover, forskrifter, retningslinjer og bestemmelser for så vidt disse kan ha betydning for utførelsen av arbeidene eller kostnadene. I konkurransegrunnlaget er det flere steder listet opp momenter ol som omfatter krav som stilles til tilbyder, krav til gjennomføring mv. Det presiseres at slike opplistinger ikke er uttømmende. Hovedprinsippet er at det skal leveres et tilbud som omfatter alle arbeider som er nødvendig for å levere en komplett jobb. 3.2 Deltakelse i konkurransen Alle som oppfyller de krav til tilbudets utforming og kvalifikasjoner som framgår av konkurransegrunnlaget inviteres til å delta i konkurransen ved å inngi tilbud. Etter gjennomgang av mottatte tilbud vil oppdragsgiver forhandle videre med en eller flere av de som har inngitt de beste tilbudene (økonomisk mest fordelaktige tilbud). 3.3 Tilbudets utforming Alle poster i det tilsendte konkurransegrunnlag som forutsettes fylt ut av tilbyder skal fylles ut. Dersom konkurransegrunnlaget ikke har eget tilbudsskjema, eller tilbudsinnbydelsen ber om mer informasjon enn det som fremgår av tilbudsskjemaet, skal det alltid følge et eget forpliktende tilbudsbrev med tilbudet. Tilbudsbrevet skal svare på alle de spørsmål/ problemstillinger som fremgår av konkurransegrunnlaget. Tilbudet skal være skrevet på norsk. 3.4 Tilbudets innhold og oppbygning I tillegg til de krav som fremgår av forskriftene og de øvrige punkter i tilbudsinnbydelsen og konkurransereglene skal tilbudet som et minimum inneholde følgende opplysninger: Forslag til arbeidsopplegg (oppdelt i delaktiviteter, framdriftsplan, møteplan etc.) En grundig beskrivelse av hvordan man til daglig planlegger å ivareta intern kvalitetssikring for dette oppdraget. Det er i så måte ikke tilstrekkelig å henvise til ISO Det skal spesifiseres i tilbudet hvor mye tid tilbyder planlegger å bruke til kvalitetssikring i forbindelse med oppdraget. Tilbudssum oppsplittet i honorar (gjerne koblet mot arbeidsopplegget) og andre utgifter. Opplysninger om antall møter som inngår i tilbudet. Pris pr. møte alle kostnader inklusive (vil bli benyttet ved flere eller færre møter enn det som er beskrevet). M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 7 av 23

8 Opplysning om hvem som vil være oppdragsansvarlig hos tilbyder Oversikt over øvrig tilbudt personell (inkl eventuelle underkonsulenter) og hvilken funksjon de vil ha i oppdraget Timepriser for alt personell (vil bli benyttet i forbindelse med eventuelle tilleggsarbeider) Tilbudt leveringsdato/ferdigstillelsesdato Dokumentasjon som beskrevet i pkt Forbehold Eventuelle forbehold skal være spesifisert i tilbudsbrevet. Når forbehold har økonomiske konsekvenser skal tilbyder prissette forbeholdet, og under evt. forhandlinger kan oppdragsgiver velge at ett eller flere forbehold utgår mot kompensasjon. Når evt. forbehold ikke er prissatt av tilbyder eller forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne, kan oppdragsgiver velge å prissette forbeholdet skjønnsmessig. 3.6 Vedlegg til tilbudet Som et minimum skal følgende dokumentasjon vedlegges tilbudet (ikke ettersendes): CV for personell som tilbys Referanseliste over relevante prosjekter Attest vedrørende betalte skatter og avgifter, jf. pkt 3.9. HMS-egenerklæring, jf. pkt Dokumentasjon vedrørende firmaets kvalitetssikringsrutiner 3.7 Alternative tilbud Det vil ikke bli akseptert alternative tilbud. 3.8 Attest for registrering i faglig register Deltakende firma må fremlegge attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det landet der leverandøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregisteret i Brønnøysund, samt evt. fastsatt klassifikasjon for registeret der det finnes. 3.9 Skatteattester Tilbudet skal vedlegges attest fra fylkesskattesjefen og kommunen (kemneren). Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder Helse, miljø og sikkerhet Tilbudet skal vedlegges egenerklæring i samsvar med vedlegg 3 til Forskrift om offentlige anskaffelser (erklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet - HMS). Tilbyder er ansvarlig for at også eventuelle underleverandører oppfyller forutsetningene i ovennevnte erklæring. Byggherreforskriftene fastsatt ved kgl. res. 21. april 1995 gjelder for oppdraget. Hvis annet ikke er bestemt skal tilbyder være HMS-koordinator for arbeidsmiljøspørsmål under prosjekteringsarbeidene. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 8 av 23

9 3.11 Kompetanse og erfaring Tilbudet skal vedlegges dokumentasjon for kompetanse og erfaring. Denne dokumentasjon skal bl.a. inneholde en liste over tilbudt personell og firmaets referanser fra tidligere arbeider av tilsvarende karakter Tilbudsfrist Tilbudet er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene, og det vil heller ikke bli gitt opplysninger om tilbudene. Etter at konkurransen er avsluttet vil det bli orientert om hvem som skal tildeles kontrakten og begrunnelsen for valget Kriterier for valg av tilbud Det tilbud som er mest fordelaktig i forhold til tildelingskriteriene vil bli valgt. Følgende generelle kriterier vil bli lagt til grunn for oppdragsgivers valg (opplistingen er vilkårlig): Tilbudssum inkl. antatt pris på evt. regningsarbeider, opsjoner o.l. Eventuelle forbehold fra tilbyder. Leveringstid. Erfaringer fra lignende oppdrag (referanser). Tilbyders forslag til arbeidsopplegg (særlig hvis tilbudsinnbydelsen forutsetter at tilbyder skal beskrive forslag til arbeidsopplegg). Kapasitet hos tilbyder. Intern kontroll, kvalitetssikring samt administrative og økonomiske rutiner. I dette oppdraget vil kriteriene bli vektlagt som følger: Kriterier Vektlegging Pris (tilbudssum, timepris, leveringstid, forbehold og lignende.) 60 % Presentert forslag til arbeidsopplegg (framdriftsplan, oppdeling i delaktiviteter, leveringstid, forbehold og lignende.) 40 % Sum 100 % 3.15 Forhandling og antakelse Blant tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil oppdragsgiver innkalle en eller flere av de mest interessante tilbudene til videre forhandlinger. Oppdragsgiver kan forhandle om alle forhold og vilkår i tilbudet, men normalt vil det ikke bli forhandlet om pris alene. Under forhandlingene kan oppdragsgiver forutsette at større eller mindre deler av arbeidene evt. skal utgå. Tilbyder kan ikke kreve noen form for kompensasjon i slike situasjoner. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 9 av 23

10 Tilbyder kan heller ikke kreve noen form for kompensasjon dersom oppdragsgiver kommer til at samtlige mottatte tilbud skal forkastes. Konkurransen blir avgjort av prosjektstyret i GVD prosjektet. Avtale er sluttet først etter at kontraktsforhandlinger er avholdt og oppdragsgiver har sendt skriftlig bestilling til tilbyderen eventuelt når eget avtaledokument er underskrevet av både oppdragsgiver og tilbyder. GVD forbeholder seg retten til å anta hvilket som helst tilbud, eventuelt forkaste samtlige dersom det forligger saklige grunner, for eksempell hvis tilbudene overskrider beløpene i EU s konkurranseregler Godkjenning av overordnet myndighet Oppdragsgiver tar forbehold om at bestilling av arbeidene som inngår i tilbudet normalt er betinget av godkjenning av overordnet myndighet hos oppdragsgiver og eller offentlige myndighet. Tilbyder kan ikke kreve noen form for erstatning dersom overordnet og eller offentlig myndighet bestemmer at de arbeider som inngår i tilbudskonkurransen ikke skal gjennomføres eller at arbeidene skal endres vesentlig Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen utløper kl 24.00, 60 kalenderdager etter tilbudsfristens utløp. Vedståelsesfristen vil også utløpe kl 24.00, 30 dager etter dato på oppdragsgivers brev vedrørende hvem som skal tildeles kontrakt eller når kontrakt er inngått. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 10 av 23

11 4 Kontraktsbestemmelser 4.1 Generelt Som generelle kontraktsbestemmelser gjelder NS 8401, 1. utg. mars Kontraktsbestemmelser spesifisert i dette kapittel gjelder foran NS Avtaledokument Oppdragsgiver utarbeider kontrakt. Som hovedregel vil standardformular tilsvarende NBR blankett 8401 formular for kontrakt om prosjekteringsoppdrag bli lagt til grunn for kontrakten. Oppdragsgiver kan velge å bruke annet formular. 4.3 Kontraktsdokumenter, jfr. NS 8401 pkt. 4.1 Med mindre annet er avtalt gjelder oppdragsgivers konkurransegrunnlag foran tilbudet. 4.4 Framdriftsplan, jfr. NS 8401 pkt. 9.1 Tilbyder skal utarbeide forslag/utkast til framdriftsplan allerede i tilbudet, og i forbindelse med kontraktsforhandlingene vil det normalt bli avtalt en endelig framdriftsplan. Planen er ikke endelig før denne er godkjent av oppdragsgiver. Ved oppsett av forslag til framdriftsplan må det tas med nødvendig tid for oppdragsgivers interne behandling/gjennomgang av materiale ol. 4.5 Dagmulkt Med mindre annet er avtalt, skal det beregnes dagmulkt i henhold til bestemmelsene i NS 8401 pkt Tilleggsavtaler, regningsarbeid Tilbyderen skal varsle oppdragsgiver når han mener tilleggskostnader vil påløpe. Det skal da inngås avtale eller foretas bestilling før disse arbeidene kan starte. Slike arbeider godtgjøres etter medgått tid på bakgrunn av spesifiserte timelister og etter egne fastprisavtaler. 4.7 Regulering av kontraktssummen Kontraktssummen (fastsumhonorar og regningsarbeid) skal ikke indeksreguleres i avtalt periode for levering av utredning/prosjektering, jvf. NS8401 pkt Honorar for eventuell deltakelse i prosjektperioden og garantitiden samt hvis arbeidet blir forsinket på grunn av forhold som den prosjekterende ikke rår over (det vil si at det blir gitt fristforlengelse) skal honoraret justeres etter reglene i NS 3405 totalindeksmetoden med en kalendermåned som avregningsperiode. Reguleringsbeløpet beregnes etter SSB's konsumprisindeks for varer og tjenester, underindeks "med arbeidslønn som dominerende prisfaktor". Basis for regulering er indekstallet for den måned tilbudsfristen utløper i. 4.8 Erstatningsansvar Oppdragsgiver vil kreve erstattet påregnelig tap som følge av prosjekteringsfeil. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 11 av 23

12 4.9 Opphavsrett Prosjektert materiale, grunnlag som innhentes, tekniske beregninger mm er oppdragsgivers eiendom. Dette omfatter også materiale produsert på elektronisk format jvf. pkt På anmodning skal ovennevnte materiale leveres vederlagsfritt til oppdragsgiver. Oppdragsgiver står fritt til å benytte alt materiale som kommer fra tilbyder. F.eks. står det oppdragsgiver fritt å la annen part arbeide videre med eller på det mottatte materiale Tilbudt personell Det er en forutsetning at personell som er tilbudt er de samme som skal benyttes i oppdraget. Det skal være meget vektige grunner for at annet personell benyttes. Med vektige grunner forstås blant annet sykdom, permisjoner og oppsigelse. Tidvis høy aktivitet hos tilbyder er ikke tilstrekkelig grunn til å endre bemanningen. Tilbyder skal uten ugrunnet opphold underrette oppdragsgiver dersom det er ønskelig å anvende annet personell enn det som er oppgitt i tilbudet/avtalt. Det forutsettes at det ved endring av bemanning tilbys personell som minimum innehar tilsvarende kompetanse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kunne avvise tilbyders ønske om endring av bemanning på prosjektet. Det presiseres at oppgitt personell er et av kriteriene som legges til grunn for valg av tilbyder Antikontraktørklausul Avtale med andre foretak eller anvendelse av innleid arbeidskraft må være oppgitt og begrunnet i tilbudet. Det forutsettes at også innleide arbeidskraft forholder seg på en korrekt måte til gjeldende lover, regler og forskrifter. Tilbyder skal til enhver tid kunne dokumentere at den anvendte arbeidskraft oppfyller kontraktens bestemmelser. Dokumentasjonsplikten omfatter også samarbeidsparter/innleid foretak og dennes personell Prosjektmateriale Det er en forutsetning at alle tegninger og planer utarbeides på digital form i original format. PDF filer eller lignende innsynsformat aksepteres kun som tilleggsmateriale. Dokumentasjon herunder kart, tegninger, beregninger, beskrivelse, innstillinger etc. skal utarbeides på elektronisk format. Prosedyrer, rutiner og standarder for oppbygging av tegninger mm. skal godkjennes av oppdragsgiver. Materialet som leveres skal være fritt for reklame Kvalitetssikring av tilbyders arbeid Oppdragsgiver kan be om at den prosjekterende dokumenterer et system for sikring av kvalitet tilpasset oppdragets art og omfang, jvf. NS8401 pkt 7.3. Oppdragsgiver kan også be om å få dokumentert hvordan kvalitetssikringen av de forskjellige elementer i oppdrag er utført og fulgt opp. Ved gjentatte svikt i tilbyders rutiner vedrørende kvalitetssikring kan oppdragsgiver sørge for at kontrollen blir utført av andre, det vil si uavhengig kontroll. Dersom oppdragsgiver må bestille dette utført av andre, vil kostnadene ved dette i sin helhet bli belastet tilbyder Kopiering Utskrift og kopiering av materiale (beskrivelse, tegninger, arbeidsplott etc.) skal være inkludert i tilbudssummen dersom ikke annet er avtalt. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 12 av 23

13 Dersom det er feil eller mangler i materiale fra tilbyder, og feilen ligger hos denne, skal det vederlagsfritt leveres nye utskrifter/kopier i riktig antall Møter Den prosjekterende skal også føre referat fra møtene. Oppdragsgiver kan be om at referat fra møter skal godkjennes av oppdragsgiver før utsendelse. Referat sendes så snart som mulig og senest ei uke etter møtet. Oppdragsgiver kan velge å innkalle, forberede og lede møtene samt føre referat fra møtene. Møter innkalles i samsvar med reglene i NS 8401 pkt Prosjektmøter: Møter mellom den prosjekterende/prosjekteringsgruppen og oppdragsgiver/prosjektgruppen hvor alle forhold vedrørende prosjekteringsoppdraget drøftes og avklares Honorar Dersom tilbudsgrunnlaget ikke forutsetter noe annet skal det tilbys fastprishonorar for selve oppdraget og timepris for eventuelle tilleggsarbeider og eventuell oppfølging. Det skal ikke beregnes påslag for biomkostninger verken på fastprishonoraret eller på eventuelle timeprishonorar. Avtalt honorar skal derved inkludere alle kostnader til f.eks. arbeidskopiering til eget bruk og til oppdragsgiver i forbindelse med vurderinger og uttalelser. Honoraret skal videre dekke tilbyders utgifter til telefon, telefaks, porto, kontordrift og andre administrative kostnader Andre utgifter Følgende utgifter skal inkluderes i tilbudssummen og spesifiseres enten som rundsummer eller med entydige enhetspriser: Reiser for å kunne betjene prosjektet. Dette omfatter reiser fra tilbyders hovedkontor/ adresse for prosjekteringsansvarlig eller aktuell medarbeider og til/fra prosjektsted og/eller kontoradressen til oppdragsgiverer. Likeså omfatter reiser til private og offentlige kontorer som er nødvendig å besøke i forbindelse med oppdraget. Eventuell leie av utstyr tilbyder vil få bruk for i sitt arbeide. Dersom det ikke er tatt med priset forbehold vedr. utstyrsleie, anses dette for å være inkludert i tilbudssummen. Dette kan for eksempel gjelde fotoapparat, sambandsutstyr og landmålingsutstyr. Andre utgifter som vil påløpe i forbindelse med oppdraget. Utlegg som ikke er beskrevet i tilbudet og som tilbyder ønsker dekket, skal på forhånd være godkjent av oppdragsgiver. Når slike utlegg er godkjent skal de godtgjøres etter regning (eventuelt statens regulativ). Som utlegg føres også plotting/kopiering av endelig prosjektmateriale og nødvendig annonsering dersom det er avtalt at dette faktureres gjennom tilbyder. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 13 av 23

14 5 Forretningsrutiner 5.1 Korrespondanse Overskriften i all korrespondanse skal alltid inneholde prosjektnavn og hva saken gjelder. Hvert brev skal kun omhandle en sak. All korrespondanse til byggherren skal stiles til: Godt Vann Drammensregionen c/o Glitrevannverket IKS Fagerlia Drammen All korrespondanse sendes til vedkommende firma sin forretningsadresse, og det skal alltid sendes kopi av korrespondansen til byggherren. Korrespondanse til byggherren som sendes som telefaks eller som e-post, skal også sendes som brev. 5.2 Kopiering og revisjon av tegninger All kopiering som skal betales av oppdragsgiver skal utføres av oppdragsgivers leverandør med mindre annet er avtalt. Ved revisjon av tegninger i byggefasen skal utsendingen vedlegges endringsliste. Dette gjelder selv om revisjonen ikke medfører økonomiske konsekvenser. Aktuell revisjon markeres på tegningen. Endringslisten prises av vedkommende entreprenør som returnerer priset endringsliste til prosjekterende. Prosjekterende vurderer pristilbudet evt. forhandler videre med entreprenøren og gir sine anbefalinger til byggherren. 5.3 Fakturering Det skal ikke leveres timeliste for arbeider som inngår i fastpriskontrakt. Det skal likevel være samsvar mellom fakturert honorar og det arbeid som er utført. For arbeider som utføres etter medgått tid skal det leveres spesifiserte timelister (min. en gang pr. måned). Timelistene spesifiseres med navn på person, dato, antall timer og hva som er utført. Faktura skal leveres med fakturakopi. Faktura skal være tydelig merket med oppdragsgivers prosjektnummer og prosjektnavn og referere til bestillingsbrev/rekvisisjon. Det sendes egne notaer for kontraktsarbeidet (A) og for tilleggsarbeider (T). 5.4 Betalingsfrister Forfallsdato på fakturaer regnes fra den dato oppdragsgiver mottar komplett og riktig faktura med nødvendig bilag/vedlegg. Hvis det er feil eller mangler ved fakturaen eller bilagene, eller det mangler nødvendige bilag etc., vil faktura bero hos byggherren inntil fullstendig fakturamaterialer er mottatt evt. vil fakturaen bli returnert. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 14 av 23

15 5.5 Koordinering mv Oppdragsgiver vil normalt etablere en prosjektgruppe som består av personell fra driftsenhetene og prosjektleder, og under gjennomføring av oppdaget skal prosjekterende samarbeide med prosjektgruppa. All kontakt med oppdragsgiver inkl. prosjektgruppa skal gå gjennom prosjektleder. Oppdragsansvarlig hos tilbyder skal koordinere og lede utførelsen av oppdraget. Foruten de ytelser som er beskrevet i kapitlet hvor selve oppdraget beskrives, skal tilbyder ved oppdragsansvarlig sørge for følgende: Lede gjennomføringen av oppdraget innen avtalte rammer. Formidle nødvendig kommunikasjon mellom oppdragsgiver og eget personell. Være initiativtaker/pådriver i å utarbeide/foreslå alternative løsninger, materialvalg etc. for vurdering og avgjørelse hos oppdragsgiver. Rapportere til oppdragsgiver om tekniske, økonomiske og framdriftsmessig utvikling i prosjektet (kan gjøres gjennom prosjektmøtene). Samarbeide med oppdragsgiver og øvrige virksomheter/parter. Bistå oppdragsgiver ved kontakt med eventuelle utenforstående grupper. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 15 av 23

16 6 Beskrivelse av oppdraget 6.1 Bakgrunn: Godt Vann Godt Vann Drammensregionen (GVD) er et samarbeid innen vann mellom 9 kommuner i Drammensregionen og Glitrevannverket. De kommuner som deltar er Drammen, Hurum, Lier, Modum, Nedre Eiker, Røyken, Sande, Svelvik og Øvre Eiker. Fundamentet for samarbeidet er en felles hovedplan GODT VANN som blev utarbeidet i 2004 med etterfølgende revisjon i Aktivitetene i GODT VANN er oppdelt i 5 hoved-grupper: Informasjon / prosjektstyring Lekkasjereduksjon Administrative utviklingsoppgaver Faglige utviklingsoppgaver Faglige nettverk og fellesskap En undergruppe GIS & modellgruppen av gruppen for lekkasjereduksjon arbeider med etablering av felles GIS system for GVD prosjektet. Denne gruppe har besluttet at samordning av informasjon i kartverkene og en generell kvalitetsheving av kommunenes kartverk skal være en del av prosjektet. Som følge av dette skal det igangsettes dette prosjekt i GVD regi. Prosjektet skal fastlegge: ønsket standard for kommunenes VA kartverk og kartlegge aktuell standard av kartverk i forhold til denne ønskede standard. I tillegg inneholder prosjektet en aktivitet som skal forbedre kvaliteten av innmålinger. 6.2 Dagens situasjon Blant annet arbeidsgruppen selv og et seminar avhold i regi av lekkasjekontrollgruppen i forbindelse med delprosjektet Strategier for ledningsfornyelse har pekt på at kvaliteten av kartverket i noen grad er mangelfull og at dette kan bli bedre end det er i dag. Seminaret pekte på to hovedårsaker til at vi ofte sliter med kartverket. Den ene er manglende eller undervurdert fokus på innmåling fra byggherre og entreprenør. Den annen er historisk. For å bedre innmålingen har GIS gruppen utarbeidet en instruks for innmåling som gjelder for alle kommuner i regionen. For å sikre oss at denne får gjennomslag, må entreprenører og andre relevante instanser som jobber med innmåling av VA anlegg gjøres kjent med denne og bruken av den må innarbeides i de kontrakter som inngås med entreprenørene. Kartverkene i kommunene er av varierende kvalitet. Årsaken til dette er historisk og skylles dels at programvaren (Stort sett Gemini VA) har lagt føringer for hva og hvordan VA-anlegg skal registreres, dels forskjeller i praksis i kommunene. Noen eksempler er vist i etterfølgende tabeller: M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 16 av 23

17 Tabell som viser eksempler på forskjelle i registrering av elementer Kommune Stikk ledninger Hendelser Overløp Vanninntak Drammen Modum Øvre Eiker Nedre Eiker Lier Røyken Hurum Svelvik Sande Tabell som viser eksempler på forskjelle i registrering av egenskaper for vannledninger Kommune Mangler Mangler alder materiale Drammen Modum Øvre Eiker Nedre Eiker Lier Røyken Hurum Svelvik Sande Prosjektmål Prosjektet har to hovedmål: Bedre kvalitet av innmålinger på nyanlegg Bedre kvalitet av de eksisterende kartverk. Disse hovedmål foreslås gjennomført ved 3 delprosjekter: Del 1 Utarbeidelse av forslag til standard tekst med krav til innmåling. Denne skal inngå som en del av kontrakter med entreprenører, landmålere med flere. Et element i denne standard tekst bør være en kobling mellom levert innmåling, overtakelse av anlegg og betaling til entreprenøren. Et annet element er, at de første innmålinger skal leveres når første ledning er lagt. Teksten skal være juridisk kvalitetssikret. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 17 av 23

18 Gjennomføre seminar for lokale entreprenører og andre relevante personer hvor: 1. Ny instruks for innmåling presenteres. 2. Forslag til kontrakttekst presenteres. Del 2 Behovsanalyse Gjennomgå databeskrivelsen/datamodellen i eksisterende kartverk og i samarbeide med GIS gruppen, vurdere hvilke data vi ønsker å registrere, sett i forhold til hvilke oppgaver vi ønsker å løse. Kartlegge den aktuelle status av kommunenes kartverk i forhold til definert behov. Hvilke data finnes per i dag og hvilke data bør vi sette i gang med å registrere Del 3 - Opsjon Praktisk prosjekt med innsamling og registrering av de data som mangler i Kommunenes VA-kartverk i henhold til resultatet av delprosjekt Omfang og organisering av arbeidet. Del 1 Instruks for innmåling og forbedret kontrakt med entreprenør Tilbyder formulerer et forslag til en/flere kontraktstekster som kan benyttes ved utarbeidelsen av anbudsdokumenter for bygge- og rådgivningsprosjekter hvor VA inngår. Gjennomføre seminar for entreprenører, rådgivere, kommunenes prosjektledere og andre relevante personer hvor: 1. den nye instruks for innmåling presenteres og gjennomgås 2. forslag til kontrakttekst presenteres og gjennomgås Del 2 Behovsanalyse og kartlegging av kommunenes kartverk. Tilbyder skal gjennomføres et eller flere seminarer med deltakelse fra GIS gruppen og andre relevante personer, hvor datamodellen/databeskrivelse for Gemini VA og Geonis VA gjennomgås og innhold diskuteres i arbeidsgrupper. Hva inneholder databasene? Hvorfor gjøre den det? Hvordan ska vi i GVD kommunene tolke og bruke den informasjon som lagres i Gemini VA / Geonis VA og hvilken informasjon bør vi registrere. På basis av disse arbeidsgruppe seminarer utarbeides det en Ambisjonsrapport med forslag til hvilke features og attributter vi bør bruke i GVD kommunene. Ambisjonsrapporten kan eventuelt også forslå tiltak for forbedringer og/eller endringer som bør gjøres av kartverkenes leverandør. Denne Ambisjonsrapport drøftes og vedtas av GVD prosjektet/v. GIS gruppen Heretter skal Kommunenes Gemini VA og GVDs Geonis database gjennomgås for å kartlegge aktuell standard for de enkelte kommuner i forhold til ambisjonsrapporten. Det utarbeides en tilstandsrapport. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 18 av 23

19 Det utarbeides forslag til hvordan data i Gemini VA hos kommunene kan bringes i overensstemmelse med ambisjonsrapporten. Dette er samtidig et forslag til gjennomføring av prosjektets Del 3. Forslaget skal utarbeides således at det er mulig for den enkelte kommune å beslutte hvorvidt de vil gå inn i fase 3 eller ikke. Del 3 Opsjon - Praktisk prosjekt med innsamling og registrering av data Det faktiske innhold, omfang og praktiske gjennomføring av denne del av prosjektet er et resultat av delprosjekt 2. Før Del 3 kan igangsettes skal det derfor forhandles om hovedrammene for gjennomføringen. Utgangspunktet for disse forhandlinger vil være prosjektrapportene fra Del 2 med oppsatte timepriser og timevurderinger og utvalgte personer. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 19 av 23

20 7 Tilbudsskjema Undertegnede tilbyr seg å utføre prosjektet: Kvalitetsheving av kartverk og utarbeidelse av arbeidsopplegg som beskrevet i kap. 2 til kap. 6. Det presiseres at selv om tilbudspostene som blir nevnt under ikke gir en komplett opplisting av alle aktiviteter og ytelser i prosjektet skal totalsummen allikevel være et komplett prosjekt i enhver henseende. 7.1 Tilbudsskjema for utarbeidelse av forprosjektet: Kvalitetsheving av kartverk i regi av GVD prosjektet. Dersom tilbyder velger, ikke å bruke denne inndelingen, kan tilbyder gjerne spesifisere mer i henhold til eget arbeidsopplegg, men graden av spesifisering ønskes opprettholdt. Aktivitet Beløp 01 Prosjektledelse kr 02 Del 1 Formulering av kontraktstekste(r) kr 03 Del 1 Seminar for entreprenører og rådgivere Forberedelse og gjennomføring kr 04 Del 2 Datamodell seminarer for GVD kr 05 Del 2 Utarbeidelse av Ambisjonsrapport inklusiv eventuell revisjon. Kr 06 Del 2 Gjennomgang av kommunenes Gemini VA og Glitres Geonis databaser 07 Del 2 Utarbeidelse av tilstandsrapport og prosjektforslag for Del 3 Kr Kr kr kr kr Sum eks. mva. kr 25 % mva kr TOTALSUM INKL MVA. kr M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\anbudsgrunnlag - Kvalitetsheving av kartverk.doc Side 20 av 23