PREKVALIFISERING INVENTAR TIL NYTT PASIENTHOTELL

Transkript

1 PREKVALIFISERING INVENTAR TIL NYTT PASIENTHOTELL BOKEN ER VÅR EIENDOM OG INNHOLDET ELLER DELER AV DETTE KAN IKKE BENYTTES UTEN VÅRT SKRIFTLIGE SAMTYKKE!

2 UNN HF Side 2 av 15 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. ORIENTERING OM OPPDRAGSGIVEREN OM UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON KONKURRANSEGRUNNLAGETS DOKUMENTER OM ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSENS BAKGRUNN OG FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG KONKURRANSEGJENNOMFØRING KUNNGJØRING REGELVERK OG ANSKAFFELSESPROSEDYRE FREMDRIFTSPLAN TILBUDSBEFARING / TILBUDSKONFERANSE SPRÅK KOMMUNIKASJON TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET RETTELSER, ENDRINGER OG/ELLER SUPPLERINGER ALTERNATIVE TILBUD DELTILBUD FORBEHOLD OG AVVIK TILBAKELEVERING AV TILBUD RETUR AV TILBUD KONTRAKTSVILKÅR KONTRAKT DOKUMENTRANG LEVERINGSTID KONFDENSIALITET OG OFFENTLIGHET KONFIDENSIALITET OFFENTLIGHET KRAV TIL FORESPØRSEL OM DELTAKELSE FRIST FOR FORESPØRSEL BREV MED FORESPØRSEL DOKUMENTASJON AV FORESPØRSEL GRØNT SYKEHUS LEVERINGSADRESSE OG KRAV VED LEVERING INNHOLD OG STRUKTUR KVALIFIKASJONSKRAV OM KVAKIFIKASJONSKRAVENE FIRMAGODKJENNINGER HMS-KRAV ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER DE NESTE FASENE UTVELGELSEN TILBUDSFASEN ÅPNING OG UTVELGELSE AV FORESPØRSLENE ÅPNING AV FORESPØRSELENE AVVISNING AV FORESPØRSLER AVLYSNING AV KONKURRANSE MEDDELELSE AV VALG AV LEVERANDØRER... 15

3 UNN HF Side 3 av ORIENTERING OM OPPDRAGSGIVEREN 1.1 OM UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) er et universitetssykehus som tilbyr befolkningen i den nordligste landsdel medisinsk spisskompetanse av høy kvalitet. Universitetssykehuset er landsdelens helsefaglige spydspiss og skal være ledende nasjonalt innenfor utvalgte fagområder. Samtidig er UNN lokalsykehus for Troms og deler av Nordland, med alle funksjoner som nasjonale myndigheter tillegger lokalsykehus i Norge. Helseforetaket driver et omfattende prosjekt for bedre samhandling og mer helhetlige pasientforløp. Pasienter og ansatte deltar i kulturaktiviteter. Pasientmedvirkning og utdanning er strategiske hovedretninger. UNN består for øvrig av tre somatiske sykehus i hhv. Tromsø, Harstad og Narvik, et Psykiatrisk sykehus på Åsgård i Tromsø og et lokalsykehus på Longyearbyen. UNN har et årlig budsjett på kr. 6,5 mrd. og har ansatt i overkant av årsverk. Ønskes mere opplysninger om oppdragsgiver, se OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Eventuelle spørsmål vedrørende konkurransen skal stilles skriftlig til følgende person: Navn: Håvard Johannessen E-post: havard.johannessen@unn.no 2. KONKURRANSEGRUNNLAGETS DOKUMENTER Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter. Vedlegg Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Innhold Tegninger av planløsninger inventar Standardbetingelser ved kjøp og salg av utstyr HMS-egenerklæring

4 UNN HF Side 4 av OM ANSKAFFELSEN 3.1 ANSKAFFELSENS BAKGRUNN OG FORMÅL Universitetssykehuset Nord-Norge HF (heretter benevnt Oppdragsgiver) inviterer til konkurranse med forhandlinger på levering av inventar til fellesareal på Nytt pasienthotell UNN Tromsø. 3.2 ANSKAFFELSENS OMFANG Det skal anskaffes inventar til følgende areal/områder: Kontorer Resepsjon Konferanse / møterom Dagligstuer Innredning til et lekerom Hotellets lobby mm. Restaurant Garderober For nærmere omfang av hvilke areal som omfattes, se orienterende tegninger i vedlegg 1. Selve tilbudskonkurransen gjennomføres gjennom flere trinn, hvorav dette dokument i hovedsak beskriver første trinn: 1. Gjennomføres en prekvalifisering av de påmeldte deltakere med den hensikt å få valgt ut fem leverandører som skal bli invitert til å avgi et tilbud 2. De inviterte får tilsendt konkurransegrunnlaget 3. De inviterte leverandørene avgir sine tilbud 4. Oppdragsgiver gjennomfører en evaluering av de innkomne tilbud med den hensikt å velge ut (tildele) tre leverandører som en skal gjennomføre forhandlinger / avklaringer med 5. Etter gjennomførte forhandlinger med leverandørene får disse anledning til å avgi sitt endelige tilbud Hensikten med denne utlysningen er med andre ord å gjennomføre en prekvalifisering blant de leverandørene som forespør om deltakelse og har sendt inn den nødvendige / spesifiserte dokumentasjonen. De kvalifikasjonskriteriene som skal tilfredsstilles og metode for utvelgelse av leverandører er nærmere spesifisert i de senere avsnitt i dette dokumentet.

5 UNN HF Side 5 av KONKURRANSEGJENNOMFØRING 4.1 KUNNGJØRING Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen ( 4.2 REGELVERK OG ANSKAFFELSESPROSEDYRE Til grunn for konkurransen ligger Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling, jf. FOA 5-1. Denne prosedyren åpner for at alle interesserte leverandører kan inngi forespørsel om deltakelse, men hvor oppdragsgiver kan gjennomføre en evaluering etter nærmere angitte kriterier på hvor mange (hvem) som skal inviteres til å levere tilbud. Det er også tillatt å gjennomføre forhandlinger i flere faser og velge ut iht. tildelingskriteriene hvem / hvor mange en velger å gå i forhandlinger med. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. De forbehold som eventuelt skal gjelde må føres opp på liste og referere til aktuelle punkter i kontrakten. 4.3 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for innkjøpsprosessen: Aktivitet Dato Tidspunkt Kunngjøring sendt for publisering Frist for spørsmål til konkurransen Frist for innlevering av forespørsel :00 Utvelgelse av tilbydere uke 51-2 Utsendelse av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist :00 Meddelelse om videre deltakelse Forhandlinger /avklaringer med 3 tilbydere Uke 8-9 Reviderte tilbud Valg av leverandør Karensperiode utløp Signering av kontrakt / bestilling Tilbudets vedståelsesfrist :00 Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter tilbudsfristen er tentativ og endringer kan forekomme.

6 UNN HF Side 6 av TILBUDSBEFARING / TILBUDSKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring / tilbudskonferanse. 4.5 SPRÅK Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne konkurransen skal være/foregå på norsk. Dette betyr at også tilbudet skal stilles på norsk. Evt. tekniske brosjyrer kan være på svensk/dansk eller engelsk. 4.6 KOMMUNIKASJON All kommunikasjon skal foregå på e-post til oppdragsgivers kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2 på språk henhold til språkkravene i pkt Ingen andre personer enn oppdragsgivers kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av oppdragsgiver i forbindelse med denne konkurransen. 4.7 TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelsen, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 4.8 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Eventuelle spørsmål som tilbyderne måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Tilbyderne oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. Alle spørsmål vil bli besvart skriftlig for samtlige tilbydere uten å tilkjennegi hvilken tilbyder som har stilt spørsmålet. 4.9 RETTELSER, ENDRINGER OG/ELLER SUPPLERINGER Innen tilbudsfristens utløp har oppdragiver rett til å foreta rettelser, endringer og/eller suppleringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, endringer og/eller suppleringer vil bli gjort tilgjengelig for samtlige tilbydere. Dersom oppdragsgiver vurderer at det er nødvendig med utvidet tilbudsfrist grunnet rettelser, endringer og/eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle som har registrert sin interesse for denne konkurransen i Doffin.

7 UNN HF Side 7 av ALTERNATIVE TILBUD Alternative tilbud aksepteres ikke DELTILBUD Det er kun anledning til å gi tilbud på hele konkurransegrunnlaget FORBEHOLD OG AVVIK Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. Før tilbyder eventuelt tar forbehold eller utformer tilbud med avvik, bør derfor tilbyder ta sikte på å avklare forholdet ved å stille spørsmål underveis i gjennomføringen av konkurransen., jf. pkt Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. Slike henvisninger vil kunne medføre avvisning. Eventuelle forbehold og avvik til konkurransegrunnlaget skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyder, og skal beskrives i tilbudsbrevet for å være gjeldende. Tilbyder kan ikke påberope seg forbehold som er beskrevet på annen måte, og har kun anledning til å ta forbehold dersom disse ikke er vesentlige. Forbehold som skaper tvil om hvordan tilbudet skal vurderes eller prissettes, kan føre til avvisning av tilbud, jfr. FOA Det presiseres at tilbyder skal være mest mulig konkret i sin besvarelse, og utsagn som «kan imøtekommes», «vil oppfylles» og lignende er ikke å anse som tilstrekkelig svar og vil bli ansett som mangelfull besvarelse av punktet TILBAKELEVERING AV TILBUD Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud RETUR AV TILBUD Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte tilbud

8 UNN HF Side 8 av KONTRAKTSVILKÅR 5.1 KONTRAKT Til grunn for denne anskaffelsen ligger oppdragsgivers standardbetingelser ved kjøp og salg av utstyr, jf. vedlegg 2. Denne vil regulere de forretningsmessige forhold mellom oppdragsgiver og leverandøren. Disse omhandler bl.a. betingelser til pris, prisregulering, levering, reklamasjoner, betaling/fakturering, brukeropplæring, kvalitet m.m. 5.2 DOKUMENTRANG Følgende dokumentrang vil ligge til grunn for avtalen mellom oppdragsgiver og leverandør: Konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon og tilbudspriser Øvrige deler av konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg Leverandørens tilbud med vedlegg 5.3 LEVERINGSTID Nytt hotell skal tas i bruk , og tilbyderne vil få tilgang til dette arealet i slutten av mai. Leveransen må derfor være levert og montert innen 15.juni.

9 UNN HF Side 9 av KONFDENSIALITET OG OFFENTLIGHET 6.1 KONFIDENSIALITET Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattede enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt offentlihetslova, se pkt. 6.2 nedenfor 6.2 OFFENTLIGHET Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentlighetslova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak for offentlig innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentlighetslova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyder skal derfor levere en sladdet versjon av tilbudet. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiver likevel gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å nekte innsyn, jf. offentlighetslova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetslova 11. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totalpriser).

10 UNN HF Side 10 av KRAV TIL FORESPØRSEL OM DELTAKELSE 7.1 FRIST FOR FORESPØRSEL Forespørsel om deltakelse skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 7.4 senest innen fristens utløp. Fristen fremgår av tabellen under pkt Fristen er absolutt. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. Tilbyder bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 7.2 BREV MED FORESPØRSEL Tilbyder skal innlevere et brev med forespørsel om deltakelse som skal være datert og signert av ansvarlig representant for tilbyder. Denne forespørsel er en bekreftelse på at tilbyder aksepterer de krav og betingelser som er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget. Eventuelle avvik eller forbehold til de krav og betingelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget skal også fremkomme i tilbudsbrevet med henvisning til hvilke punkt i konkurransegrunnlaget dette gjelder. Eventuelle avvik kan føre til at tilbudet blir avvist. 7.3 DOKUMENTASJON AV FORESPØRSEL Følgende dokumenter skal vedlegges som en del av forespørselen: Tilbyder skal legge ved produktdatablad/brosjyremateriell på de typiske produkter som ønskes tilbudt. Da som eksempler. 7.4 GRØNT SYKEHUS Oppdragsgiver har innført miljøledelse og miljøstyringssystem i henhold til ISO standarden, og skal utøve sitt samfunnsansvar som det norske sykehuset for nordområdene på best mulig bærekraftig og miljøvennlige måte. I dette ligger det også en forpliktelse til stadig forbedring av vårt miljø og klimaprogram. Dette betyr at UNN på sikt vil stille krav til at samtlige leverandører er miljøsertifiserte etter ISO eller tilsvarende. I første omgang skal UNN kartlegge hvor mange leverandører som pr. i dag er miljøsertifiserte og ber om at tilbyder opplyser om dette i tilbudsbrevet. Det presiseres at dette i stor grad gjelder aktuell fabrikk som produserer utstyret/inventaret.

11 UNN HF Side 11 av LEVERINGSADRESSE OG KRAV VED LEVERING Forespørselen bes sendt enten pr. post eller bud eller innlevert ved personlig oppmøte til: Postadresse: Leveringsadresse: Universitetssykehuset Nord Norge HF Universitetssykehuset Nord Norge HF Teknisk drift Sekretær Drift & Eiendom / Kontor D2-301 Postboks 47 Sykehusveien TROMSØ 9038 TROMSØ Forespørsel skal leveres i nøytral lukket konvolutt / forsendelse som tydelig merkes med: Forespørsel: Inventar NPH. Følgende presiseres: Forespørselen skal ikke limes, stiftes eller innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. Forespørselen kan ikke avgis med elektronisk middel (pr. e-post). Forespørelen skal leveres komplett i 2 sett. Det skal innleveres en elektronisk kopi av forespørselen på minnepenn 7.6 INNHOLD OG STRUKTUR Forespørselen skal inneholde et brev og dokumentasjon av de krav som er angitt i dette dokument. Forespørselen skal være innbundet i ringperm i A4 format og systematisert med skilleark som følger: 1. Brev med forespørsel om deltakelse 2. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav, jf. pkt Produktdokumentasjon, Produktdatablad, brosjyremateriell, osv. jf. pkt Sladdet versjon av forespørselen i digitalt format (pdf) Forespørselen skal leveres både på papir (innbundet i ringperm) og som scannet versjon (pdf) som leveres på minnebrikke i samme forsendelse som papirtilbudet. Sladdet versjon av tilbudet leveres kun på minnebrikke.

12 UNN HF Side 12 av KVALIFIKASJONSKRAV 8.1 OM KVAKIFIKASJONSKRAVENE For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner skal tilbyder dokumentere at han tilfredsstiller de kriterier og krav som er stilt nedenfor. Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysninger av tilbyderne og vektlegge denne. 8.2 FIRMAGODKJENNINGER Krav Dokumentasjon Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest 8.3 HMS-KRAV Krav Tilbydere som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjon HMS-egenerklæring (skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg 3) 8.4 ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET Krav Norske tilbyder skal ha ordnede forhold med hensyn på betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Begge attestene skal være utstedt på skjema RF fra Kemner og kommunekasserer. Dokumentasjon Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: Skatteattest for skatt og arbeidsgiveravgift Skatteattest for merverdiavgift Det kreves at tilbyderen har god økonomisk og finansiell soliditet, tilsvarende en egenkapitalandel som er >10 %, slik at tilbyder skal kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene Leverandørens årsberetning for siste regnskapsår. Framleggelse av leverandørens siste to årsregnskap med noter og inkl. revisors revisjonsberetning. Oppdragsgiver vil eventuelt kunne akseptere annen dokumentasjon som er relevant vedrørende leverandørens økonomiske stilling.

13 UNN HF Side 13 av TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder må vise til erfaring fra tilsvarende leveranser til relevante oppdragsgivere. Dokumentasjon Tilbyder skal legge ved en liste over sine tilsvarende leveranser de siste 3 årene, herunder leveransens verdi, tidspunkt, og navn på offentlige eller private mottakere. Det kreves at tilbyder har kompetanse i foretaket på slikt utstyr/produkter slik at kontraktsforpliktelser kan oppfylles. En oversikt over tilbyders totale bemanning med referanse til en slik leveranse. En beskrivelse av tilbyders personale som disponeres og som vil bli benyttet til oppfyllelse av en slik leveranse.

14 UNN HF Side 14 av DE NESTE FASENE 9.1 UTVELGELSEN Utvelgelsen skjer blant de leverandørene som innen den angitte frist har inngitt forespørsel om deltakelse, og har lagt ved den nødvendige og beskrevne dokumentasjonen. I første omgang gjøres det en vurdering på om den enkelte leverandør tilfredsstiller kvalifikasjonskravene eller ikke. De som ikke tilfredsstiller kravene vil som nevnt over bli avvist. Oppdragsgiver ønsker som nevnt å invitere fem leverandører som skal inviteres til å gi et tilbud basert på tilsendt konkurransegrunnlag. Hvis oppdragsgiver etter en vurdering av leverandørene opp mot kvalifikasjonskravene sitter igjen med fem eller færre leverandører så vil alle disse inviteres til å inngi et tilbud. Hvis antallet leverandører er flere enn fem, vil oppdragsgiver foreta en utvelgelse med tanke på å få valgt ut fem leverandører. Utvelgelsen vil bli foretatt ut ifra de nevnte kvalifikasjonskriteriene, og det vil bli sett på hvem som best tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. De fem best kvalifiserte vil da bli invitert med videre. 9.2 TILBUDSFASEN Når utvelgelsen er gjennomført vil de utvalgte leverandørene få tilsendt invitasjon til å gi tilbud sammen med det komplette konkurransegrunnlaget. De vil da få en frist for innsendelse av tilbud. Fristen fremgår av tabellen i pkt Det vil bli foretatt en evaluering av tilbudene, og tilbudene rangeres etter de angitte tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver har til hensikt å gjennomføre forhandlinger med de tre leverandørene som da scorer høyest på tildelingskriteriene.

15 UNN HF Side 15 av ÅPNING OG UTVELGELSE AV FORESPØRSLENE 10.1 ÅPNING AV FORESPØRSELENE Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av innkomne forespørsler. Åpning gjøres av to eller flere representanter for oppdragsgiver i fellesskap og det føres egen åpningsprotokoll AVVISNING AV FORESPØRSLER Avvisningsreglene i FOA kommer til anvendelse. Tilbyderne oppfordres til å gjøre seg kjent med disse AVLYSNING AV KONKURRANSE Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 13-1 (1). Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering, manglende godkjenning fra myndighetsorgan og manglende konkurranse MEDDELELSE AV VALG AV LEVERANDØRER Etter at valg av tilbydere som skal få inngi tilbud er gjort vil alle tilbyderne informeres skriftlig om dette. Hvis antallet forespørsler overstiger det gitte antallet på fem tilbydere, så vil de tilbyderne som ikke blir med videre bli gitt en kort skriftlig begrunnelse, jf. FOA (2). Tromsø 27. november 2014 Håvard Johannessen Prosjektleder