SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tove Halvorsen Arkiv: F27 Arkivsaksnr.: 19/4264 VASKERITJENESTER FOR MODUMHEIMEN INNKOMMET ANBUD

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tove Halvorsen Arkiv: F27 Arkivsaksnr.: 19/4264 SAKEN AVGJØRES AV: Kommunestyret VASKERITJENESTER FOR MODUMHEIMEN INNKOMMET ANBUD Rådmannens innstilling Saken legges fram til behandling. Vedlegg Kortversjon I sak 85/17 - om videreutvikling av samarbeid med Modum ASVO - fattet kommunestyret blant annet følgende vedtak: «Prosess for sammenslåing av vaskeriet på Modumheimen og Modum ASVO AS sitt vaskeri med lokalisering på Olaroa startes snarest.» Modumheimens vaskeritjenester ble satt ut på anbud under reserverte kontrakter. Modum ASVO AS var eneste tilbyder. Det ble fremforhandlet tilbud som tilfredsstiller alle krav satt i kravspesifikasjonen. Samlet pris er kr Hvis vaskeritjenesten skal overtas av Modum ASVO AS vil dette si en tilleggskostnad utover dagens ordning på 1,465 mill. kr pr år, og kommunen må finne inndekning for merkostnaden. Dette er så langt ikke tatt hensyn til i budsjettprosessen for Rådmannen legger fram to alternative forslag til vedtak. Saksopplysninger I sak 85/17 - om videreutvikling av samarbeid med Modum ASVO - fattet kommunestyret blant annet følgende vedtak: «Prosess for sammenslåing av vaskeriet på Modumheimen og Modum ASVO AS sitt vaskeri med lokalisering på Olaroa startes snarest.» Vaskeritjenester ved Modumheimen Vaskeriet på Modumheimen vasker årlig mellom 75 og 80 tonn tøy.

2 Hovedvolumet er arbeidstøy, sengetøy og privat tøy for Modumheimen sykehjem. I tillegg vaskes det arbeidstøy for Hjemmetjenesten Nord og Sør, VBD og Frydenberg. For Frydenberg vaskes også sengetøy, håndklær osv. Privattøy utgjør 15 % av det totale volumet. Dette er privattøy for beboerne på Modumheimen, men også privattøy for andre hjemmeboende. All vask knyttet til Modumheimen, både arbeidstøy, sengetøy og privattøy inngår i kostnaden til vaskeriet. Arbeidstøy og sengetøy for andre kommunale virksomheter internfaktureres og disse virksomhetene betaler for vaskeritjenestene. Også hjemmeboende privatpersoner betaler for vask av tøy. Vaskeriet driftes på dagtid og betjenes med to personer til sammen to årsverk. Etter oppstart av nytt sykehjem frakter avdelingene skittent tøy til vaskeriet, mens vaskeripersonalet har ansvar for all sortering og distribusjon av reint tøy tilbake til avdelingene og fordeler tøyet slik at avdelingene alltid har tilstrekkelig reint tøy av alle slag på sine interne lagre. KOSTNADER VASKERI MODUMHEIMEN Årskostnad basert på budsjett og regnskap 2018 Lønn og sosiale utgifter- 2 åv Såpe - kostnad fra Norengros Forbruksmateriell Utstyr Energi - 10 % andel Kommunale avgifter - 10 % andel Yrkesskadeforsikring Forsikring KLP - 5 % andel Vedlikehold - 15 % andel Overhead kostnader ( husleie - ledelse - økonomi osv) SUM Inntekter vask av tøy - (ikke Modumheimen) NETTO kostnad Beregnet kostnad er delvis basert på faktiske kostnader hentet fra regnskapet i 2018, men også basert på anslått andel av felleskostnader som strøm, kommunale avgifter osv. Kostnaden er inkludert inntekter for salg av vaskeritjenester som beskrevet ovenfor. I 2018 ble det vasket 77,4 tonn tøy. For 80 tonn vil ikke kostnaden øke. Prosess Det opprinnelige vedtaket beskrev en sammenslåing av vaskeriene på Modumheimen og Modum ASVO, med lokalisering i Olaroa. Noe av bakgrunnen for dette er et ønske om å styrke arbeidsmarkedsbedriften og legge til rette for økt aktivitet.

3 Etter avklaring med ordfører ble det klarlagt at vaskeritjenestene ved Modumheimens vaskeri skulle settes ut på anbud under reserverte kontrakter. Reserverte kontakter innebærer at det kun er virksomheter som sysselsetter funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer som kan gi tilbud i slike saker. Etter disse avklaringene ble det avholdt drøftingsmøte med Delta, som organiserer de ansatte i vaskeriet, for å sikre de ansattes rettigheter ved en nedleggelse av vaskeriet på Modumheimen. I drøftingsmøtet var det enighet om å stille krav i anbudsutlysningen om virksomhetsoverdragelse av vaskerivirksomheten. Videre var det enighet om at det skulle stilles krav om at de ansattes pensjonsrettigheter skulle videreføres uendret i ny virksomhet. Kommunestyret behandlet saken på nytt i sak 54/18 med følgende vedtak: «Framdriftsplan for avvikling av vaskeri på Modumheimen tas til orientering. Anbud og økonomiske rammer må godkjennes politisk.» Modum kommune gjennomførte en konkurranse om vaskeritjenester med tilbudsfrist Konkurransen var en åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser (foa) 13-1(1). Ved fristens utløp var det kun en tilbyder. Tilbyderen var Modum ASVO AS og de ble ved tilbudsfristens utløp vurdert å være kvalifisert. Da tilbudet fra Modum ASVO AS inneholdt forbehold som ikke var i tråd med konkurransens kravspesifikasjoner og var i strid med forskrift om offentlige anskaffelser, var Modum kommune nødt til å avvise tilbudet etter FOA 24-8(2) jf Det foreligger etter dette ingen gyldige tilbud i konkurransen, og Modum kommune hadde saklig grunn til å avlyse konkurransen. Modum kommune gjennomførte en ny og tilsvarende konkurranse med bakgrunn i samme konkurransegrunnlag. Det var en konkurranse med forhandlinger etter (FOA) 13-1 (4) jf (e) jf (b). Det ville ikke være anledning for Modum kommune til å foreta vesentlige endringer i kravspesifikasjonene eller kontraktsvilkårene. Ved tilbudsfristens utløp, , var det kun Modum ASVO AS som hadde levert tilbud. I en konkurranse med forhandlinger kan oppdragsgiver forhandle om alle sider av tilbudet, med de begrensninger og føringer som ligger i konkurransegrunnlaget. I denne konkurransen ligger forhandlingsrommet i tilbyders pris. Det ble gjennomført et forhandlingsmøte. Modum kommune informerte om at det er prisen som vil være utslagsgivende i denne konkurransen, da kommunens adgang til å inngå kontrakt er begrenset til kommunens budsjett. Modum ASVO AS ønsket å komme med et revidert tilbud, der alle forbehold er fjernet, slik at Modum kommune kan evaluere tilbudet og innstille til kontrakt. I forhandlingsmøte ble også Modum ASVOs kapasitet til å gjennomføre oppdraget diskutert, samt om Modum ASVO AS kan levere tilsvarende kvalitet på privattøy som vaskeriet på Modumheimen gjør i dag. Modum ASVO AS viser her til at de har kapasitet maskinelt og personalmessig. Samtidig har de innført et nytt og svært godt system for

4 merking av klær, som vil sortere klærne riktig og sikre kvaliteten på tjenesten. Det er samtidig viktig at Modum kommune gjennomgår system for innrapportering av eventuelle avvik på sortering og vask av tøy, slik at Modum ASVO AS får anledning til å rette på et tidligst mulig tidspunkt. Nytt revidert tilbud fra Modum ASVO er mottatt og tilfredsstiller nå alle krav satt i kravspesifikasjonen. Samlet pris for vask av 80 tonn tøy med en stipulert fordeling mellom de ulike tøygruppene er til sammen kr eks mva. Kontrakten skal ha en varighet på 2 år, med opsjon på inntil ytterligere 2 år. Kontrakten må gjennom administrativ og politisk behandling, før den eventuelt kan effektueres. Prissammenligning I prissammenligningen med kostnadene i Modumheimens eget vaskeri er tilbudet fra Modum ASVO 0,9 mill. kr høyere pr år. Ved nedleggelse av vaskeriet på Modumheimen vil det være nødvendig med 0,6 årsverk til intern logistikk av tøy og andre oppgaver som vaskeriansatte utfører i dag. På et stort sykehjem som Modumheimen er det behov for en ressurs som følger opp disse oppgavene. PRISSAMMENLIGNING Kr pr tonn Volum Sum kr Kommentar Modumheimen netto Inkl salgsinntekter ASVO tilbud Differanse merkostnad Nødvendig bemanning MH 0,6 åv Samlet merkostnad ved anbud Intern logistikk av tøy For å finne kostnaden pr tonn er det medregnet utgifter som kommunen vil fortsette å ha selv om vaskeritjenesten blir satt bort til andre. Dette gjelder forsikring bygg, vedlikehold og overheadskostnader, tilsammen kr. Nedleggelse av vaskeritjenestene på Modumheimen vil medføre en samlet økt kostnad for Modum kommune på 1,465 mill. kr årlig. Vaskeriet på Modumheimen er 20 år gammelt og utstyret er ikke fornyet i denne perioden. Skal Modumheimen fortsette å ha vaskeritjenester er det nødvendig å investere i ny maskinpark i vaskeriet. Anslått kostnad på en slik utskifting er 1 mill. kr. Forventet levetid på en ny maskinpark blir beregnet til år. Det vil ikke være behov for vesentlige bygningsmessige endringer ved en utskifting av maskinparken. Sammenlignet med kostnadene for kjøp av vaskeritjenestene, vil en utskifting av maskinparken betale seg i løpet av ett år. En slik løsning ville også kunne innebære at det blir opprettet praksisplasser i vaskeriet på Modumheimen i regi av Modum ASVO uten kostnad for kommunen.

5 Vurdering Rådmannen oppfatter at det ved behandling av kommunestyresak 85/17 er uttrykt politisk ønske om at vaskeritjenester skal overflyttes til Modum ASVO AS. I sak 54/18 ble det tatt forbehold om at anbud og økonomiske rammer må godkjennes politisk. De økonomiske konsekvensene har ikke vært kjent før anbudsrunden var avsluttet. Merkostnadene ved overføring av vaskeritjenestene til Modum ASVO AS er 1,465 mill. kr. Dette er så langt ikke tatt hensyn til i budsjettprosessen for Etter rådmannens vurdering er merkostnadene en del høyere enn forventet, og inndekning av kostnaden vil få konsekvenser for øvrig tjenestetilbud. Det er derfor behov for en politisk avklaring på om vaskeritjenestene likevel skal overføres til Modum ASVO AS. Siden saken saken er basert på politiske føringer og prioriteringer, legges det fram to alternative forslag til vedtak: Alternativ 1: Modum kommune inngår kontrakt med Modum ASVO AS for vaskeritjenestene ved Modumheimen i henhold til innkommet anbud. Forslag til inndekning av økte kostnader på 1,465 mill. kr legges fram i budsjettet for Alternativ 2: Ut fra økonomiske hensyn benytter Modum kommune seg ikke av anbudet fra Modum ASVO AS. Modumheimen fortsetter med vaskeritjenester i egen regi.