SAK NR ORIENTERING OM ARBEIDET MED PROGRAM SI OMSTILLING VEDTAK:

Transkript

1 Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR ORIENTERING OM ARBEIDET MED PROGRAM SI OMSTILLING Forslag til VEDTAK: Styret tar saken til orientering. Brumunddal, 22. oktober 2012 Morten Lang-Ree administrerende direktør

2 SAKSFREMSTILLING SAK NR Bakgrunn Styret ble i sak orientert om opprettelsen av program SI Omstilling for å ivareta utfordringene knyttet til Økonomisk langtidsplan (ØLP) for Sykehuset Innlandet (SI) i perioden , jfr styresak SI Direktivet for program SI Omstilling følger vedlagt. Styringsgruppen godkjente programdirektivet for program SI omstilling i konstituerende møte 28. august Styret for SI godkjente i møte 5. september 2012 opplegget for utarbeidelse av gjenstående utviklingsplaner. Dette innebærer at programmet arbeider med utviklingsplaner på lang sikt (2025) innenfor: psykisk helsevern, prehospitale tjenester, habilitering og rehabilitering og det desentraliserte spesialisthelsetjenestetilbudet i Innlandet. For å kunne ivareta foretakets utfordring på mellomlang sikt (ØLP planlegges vedtatt av styret SI mai 2013 ) er det etablert fire prosjekter: Prosjekt Somatikk Prosjekt Psykisk helsevern Prosjekt Eiendom og internservice Prosjekt Stab På kort sikt er det budsjettarbeidet 2013 i den enkelte divisjon som ivaretar de økonomiske utfordringene. Status i arbeidet Tabellen under viser en kort status innenfor de ulike fasene av arbeidet. Område Lang sikt Mellomlang sikt Kort sikt Felles Kort status i arbeidet Styret for SI har vedtatt at utviklingsplaner skal lages som en del av programmet (møte 22. juni, sak nr , vedlagt). Prosjektgrupper er etablert/under etablering for de ulike delplanene. Styresaken fungere som prosjektdirektiv for dette arbeidet. Arbeidet med utviklingsplanene vurderes å være godt i gang. Prosjektgruppene for delprosjektene er etablert. Gruppene rapporterer status i egne saker til styringsgruppen, og alle fire prosjektene vurderes å være godt i gang. Styret for SI ble i egen sak orientert om framdrift i budsjettarbeidet (sak nr ). Budsjettarbeidet i divisjoner og stab går videre ut fra de gitte rammene og forutsetningene. Alle divisjons- og stabsdirektører har utarbeidet sine utkast til budsjett 2013 som ble levert foretaket 14.oktober. Foretaket vil få nærmere retningslinjer for sitt arbeid primo november fra Helse Sør-Øst. Arbeidet vurderes å være godt i gang. HAMU og de tillitsvalgte ble orientert om programmet i møte 7. september, og vil bli orientert om arbeidet i programmet på alle sine faste møte i månedene som kommer. 2

3 Økonomisk sett er programmet så langt tildelt 2,5 mill kr til kjøp av ekstern konsulentbistand gjennom prosjektlederstøtte og støtte til controllerne ifm beregningsarbeidet. Behovet for ekstern bistand i arbeidet vil bli vurdert løpende, og styret vil bli orientert om utviklingen i kjøp av ekstern konsulentbistand. Behovet for bistand i 2013 vil bli lagt fram for styret på møtet i desember En mer detaljert timeplan for programmet slik den forligger i dag. Nedenfor følger en nærmere redegjørelse for arbeidet i de ulike prosjektene som vil danne grunnlaget for omstillingstiltakene i ØLP Nærmere om arbeidet i prosjekt Somatikk Prosjektgruppen er etablert og det er satt i gang analysearbeid i forhold til alle prosjektets delmål knyttet til hovedmål 1, som gjelder å foreslå omstillingstiltak i nødvendig omfang innenfor den somatiske virksomheten i foretaket. Det har kommet inn få andre innspill til prosjektgruppen. Arbeidsmåten i prosjektgruppen Delmål og andre innspill bearbeides til hypoteser som kan underkastes økonomisk og faglig vurdering. Innledende beregninger danner grunnlag for vurdering om den enkelte hypotese har tilstrekkelig økonomisk potensial. Der hvor det synes å være økonomisk potensiale etableres det kontakt med fagmiljøer for å sikre at riktige og nødvendige forutsetninger er tatt. Gjennom involvering av fagmiljøene dannes også grunnlag for økende detaljering av de økonomiske vurderingene. Prosjektet vil sørge for at hypoteser vil bli omarbeidet eller forkastet i forbindelse med beregningene som gjøres. Dette kan medføre at hypoteser som faglig sett er riktige/ønskelige, men som økonomisk sett ikke medfører positiv effekt vil måtte håndteres etter at 3

4 det er etablert økonomisk grunnlag i foretaket, eller innarbeides som tilleggsutfordring i det videre arbeidet. I vurderingen av hypoteser legges det i første omgang kun økonomiske og faglige vurderinger til grunn, herunder at hypotesene ikke er i strid med overordnete føringer og Strategisk Fokus I forhold til veien mot Strategisk Fokus 2025 har styringsgruppen avklart at prosjektet både skal kunne arbeide med hypoteser som innebærer samling av enkeltfag på bekostning av allsidigheten i sykehusene på den enkelte lokalisasjon, og hypoteser som viderefører allsidige sykehus. Prosjektet er kjent med at utfordringen for 2013 er ivaretatt i de enkelte divisjoners budsjett, men at det for perioden kan bli økte økonomiske krav knyttet til endrete forutsetninger bl.a. fordeling av aktivitetsvekst mellom psykisk helsevern og somatikk, og overføring av Nes kommune til AHUS. Endrete forutsetninger vil bli innarbeidet når de foreligger. Koordinering mellom utarbeidelse av delplaner for det desentraliserte spesialisthelsetjenestetilbudet i SI og prosjekt Somatikk er viktig. Konkrete delmål innen prosjekt Somatikk for divisjonene Kongsvinger og Tynset vil måtte avstemmes med utviklingsplanarbeidet, dette gjelder spesielt innhold og omfang av tilbudene innen fødselsomsorgen, kirurgi og ortopedi. Koordinering sikres gjennom felles styringsgruppe, lederne av de respektive prosessene deltar i begge arbeider. Divisjonsdirektørene på Kongsvinger og Tynset deltar i begge prosesser og det er felles ekstern prosessbistand. Kommunikasjon fra prosjektet Prosjektet har gjennomført møter med lokale ledermiljøer i divisjonene som inngår i prosjekt Somatikk. Hovedmålsetningen har vært å møte nivå-3-lederne, men lokal divisjonsdirektør har stått fritt i forhold til å invitere nivå-4-lederne, tillitsvalgte og vernetjeneste. Det har blitt gitt informasjon om prosjektets bakgrunn, målsetninger, arbeidsmåte og aktuelle hypoteser. Prosjektet har blitt godt mottatt. Diskusjonene har vært åpenhjertige. Det er forståelse for arbeidets bakgrunn. Det er viktig å erkjenne at forankring av tiltak kan bli utfordrende. Foreløpig har det vært begrenset interesse fra pressen. Dette er naturlig da det så langt ikke er mer konkret å melde enn det som allerede er kjent i forbindelse med styremøte, ledersamling og samfunnspanel i slutten av juni Behovet for informasjon til offentligheten vil øke når det nærmer seg styrebehandling av skisse/foreløpig rapport i desember Det er etablert kontakt med kommunikasjonsavdelingen både for rådgivning i forhold til konkrete situasjoner og vedrørende strategi for kommunikasjon fra prosjektet, herunder informasjon til ansatte. Referater og annen skriftlig dokumentasjon i prosjektet inneholder ofte opplysninger som leserne trenger forhåndskunnskap og tilleggsinformasjon for å kunne sette i riktig sammenheng. Det arbeides med å etablere intranettside hvor informasjon til organisasjonen vil gis. Prosjektressurser og budsjettrammer Controllergruppen har sentral rolle i gjennomføring av vurderinger og beregninger. Controllerne har den fremste kunnskap om organisasjonen og driftsdata, og deres rolle ved evt. gjennomføring og evaluering av tiltak er avgjørende. Prosjektets analysekapasitet er i hovedsak controllergruppen. Controllerne har hatt svært begrenset kapasitet i høst pga arbeidet med budsjett 2013 og andre prioriterte oppgaver. Samtidig er oppstarten av prosjektet og arbeidet fram mot levering av foreløpig rapport til styret før jul avhengig av en stor mengde analyser. Prosjektets progresjon har derfor vært avhengig av at det er blitt tilført eksterne ressurser. Kapasiteten til controllerne er noe større etter at hovedtyngden av budsjettarbeidet nå er avsluttet. En gjennomgang viser at ønsket levering til desember forutsetter fortsatt betydelig ekstern bistand. Controllergruppen har ekstern bistand til datauttrekk og analyser. Analysearbeidet er inne på et godt spor, men er tid og ressurskrevende. 4

5 Etter minikonkurranse i mai 2012 ble det gjort avrop på rammeavtale med ekstern konsulent til bistand i prosjektet. Oppgavene er i hovedsak knyttet til følgende områder: Etablering og drift av prosjektstruktur, herunder utarbeidelse av planverk og oppfølging av prosjektaktiviteter Sørge for dokumentasjon og nødvendig materiale til å understøtte prosjektets arbeid, rettet både mot oppdragsgiver, internt i prosjektet og mot virksomheten for øvrig Delta i analysearbeid Generell bistand og rådgiving i prosessen overfor prosjektgruppens leder Følge opp eventuelle ad-hoc-oppgaver. Som nevnt over så er bruk av felles ekstern ressurs en del av koordineringen mellom arbeidet med utvikling av delplan for det desentraliserte spesialisthelsetjenestetilbudet og prosjekt Somatikk. Styret er i to saker orientert om ekstern bistand i prosjektet. Det er skrevet følgende i styresak : Divisjonsdirektøren på Tynset fristilles til å gå inn som leder av prosjektgruppen. I tillegg vil det være behov for ekstern prosessbistand. Det settes en økonomisk ramme for dette på inntil 1,0 mill. kr i 2012 og 0,5 mill. kr. i I styresak har administrerende direktør skrevet følgende: Det vil ventelig være behov for noe utredningsbistand/ekstern konsulentbistand til utarbeidelse av delplanene. Administrerende direktør vil tilrå at ledige sentrale kompetansemidler på ca kr omdisponeres til dette formålet, og at det senere i prosessen vurderes om det vil være ytterligere ressursbehov. Dette gir en samlet ramme på 2,1 mill kr til kjøp av ekstern konsulentbistand. I arbeidet med utviklingsplan Delplan - Det desentraliserte somatiske spesialisthelsetjenestetilbudet er det behov for ekstern bistand i både prosjektgruppen og i de enkelte arbeidsgruppene. De forskjellige områdene som skal etablere utviklingsplan har ulike behov for bistand. Bistand vil bestå i både støtte til prosessledelsen, analysearbeid og dokumentasjon. Størst behov vurderes å være knyttet til arbeidet vedrørende Tynset. Det er estimert behov for inntil 200 timer til bistand i arbeidet med å beskrive innhold i spesialisthelsetjenesten i Fjellregionen. Det etableres nå to arbeidsgrupper jamfør det vedtatte mandatet, som var orienteringssak i styremøtet 5. september Det har vært kontakt med St Olav som vil dekke inntil halvparten av kostnaden, siden mandatet er gitt av SI og St. Olav i fellesskap. Det er på bakgrunn av behovene for ekstern bistand til analyser i prosjekt Somatikk og bistand til delplanarbeidet satt opp budsjett for ekstern bistand for resten av Totalrammen for avtalen er 2,5 MNOK, og sikrer tistrekkelig bistand. St Olav vil betale halvparten av kostnadene til utviklingsplan i Fjellregionen med antatt tidsramme 200 timer, dvs. at St Olav bidrar med inntil ca 150'. Rammen for delplanarbeidet er i budsjettet satt til 750', som utgjøres av de ca 600' i ubrukte kompetansemidler og St Olavs andel. Hvis behovet for bistand blir mindre, vil kostnaden bli lavere. Blir behovet større gjelder maksimumsrammen som tak etter overenskomst med ekstern konsulent. SI faktureres kun for brukt tid basert på rammeavtalens etablerte dagrater. Konsulentenes arbeidsdager, reisetid og tilgjengelighet tilsier at vi nok kommer bedre ut av avtalen basert på dagrater enn timerater. 5

6 Prognosen for 2012 per 10. oktober, basert på gjennomsnittlig virkelig forbruk totalt så langt, er på 1,8 MNOK. Det forventes økende behov for ekstern bistand ut året og det anbefales å øke den samlete rammen for ekstern bistand fra 2,1 MNOK til 2,5 MNOK som er i samsvar med avtalerammen om ekstern bistand. St. Olavs andel vil komme til fratrekk jf over, slik at SIs andel vil være 2,35 MNOK. Dette betyr at rammen for 2013 disponeres i Behovet for ekstern bistand i 2013 vil bli vurdert på bakgrunn av styrevedtak 20. desember 2012 og tilgjengelige ressurser internt. Administrerende direktør vil komme tilbake med ny sak om dette i styrets januarmøte. Nærmere om arbeidet i prosjekt Psykisk helsevern Rapporten fra prosjekt Psykisk helsevern ble overlevert fra prosjektet til divisjonsdirektøren 12. oktober Divisjonen gjennomførte 17. og 18. oktober 2012 drøftinger i ledergruppen og på ledersamling for nivå 2-4. Det blir gjennom en annonse i lokalavisene invitert til innspill fra kommuner, brukerorganisasjoner og andre. Fristen for å sende inn innspill er 28. november Parallelt vil tillitsvalgte og ansatte får anledning til å gi innspill til forslagene til endringer. Det blir utarbeidet et notat som tydeliggjør prosessen fram mot styrets behandling 20. desember Administrerende direktør og divisjonsdirektør vil vurdere innspillene i forbindelse med utarbeidelse av saken til styret. Prosjektet har inngått avtale om ekstern konsulentbistand. Dette dreier seg først og fremst om en analyse av Samdatatallene og andre driftsdata. Divisjonscontroller samarbeider tett med konsulentene om leveranser og analyse av data. Konsulentene har kompetanse innenfor økonomi/analyse og psykiatrisk fagkompetanse som gir analysen troverdighet i interne fagmiljøer. Konsulentene har utført tilsvarende oppdrag for Nordlandssykehuset. Det er nå nødvendig å ha fokus på endringsforslagene i rapporten fra prosjekt og prosessen fram mot styremøtet 20. desember Implementering av styrets vedtak om endringer i faglig struktur og organisering vil danne et nødvendig grunnlag for tiltak i prosjekt Psykisk helsevern. Nærmere om arbeidet i prosjekt Eiendom og internservice Prosjekt 2014 er divisjon Eiendom og intern service sitt overordnede prosjekt for å svare på de økonomiske utfordringene i planperioden Arbeidet er organisert med flere delprosjekt, og omfatter alle fagområder innenfor divisjonen og flere grensesnitt mellom disse så vel som mot de kliniske divisjonene. Prosjekt 2014 skal vurdere fagområdene i forhold til framtidige faglige utfordringer, kvalitet og effektivitet. Delprosjektgruppene skal se på faglig- og organisatorisk oppgaveløsning, og skal foreslå løsninger som vil gi økonomiske gevinster i størrelsesorden divisjonens årlige ØLP krav. Divisjon Eiendom og intern service har gjennom prosjektet ambisjon om å håndtere det meste av kravet for 2013 og 2014 med egne tiltak, men vil være helt avhengig av at prosjekt Somatikk og prosjekt Psykisk helsevern kommer opp med endringer av strukturell art for å kunne håndtere hele det økonomiske kravet i ØLP. Dette er også i tråd med forutsetningene i prosjektdirektivet. Områdene skal vurderes både på tvers av avdelinger og innenfor den enkelte avdeling. Nærmere om arbeidet i prosjekt Stab De ulike stabsområdene har siden ultimo september arbeidet med å finne fram til omstillingstiltak for å tilfredsstille den økonomiske utfordringen på 4,8 mill kr i løpet av perioden

7 Budsjettforslag med justerte rammer ble lagt fram fra stabsområdene 14.oktober. Neste skritt i arbeidet er nå en gjennomgang med kunderepresentant divisjonsdirektør Øyvind Graadal for å kvalitetssikre tiltakene slik at det blir gjennomført tiltak som er i tråd med brukernes prioritering. Dette møtet planlegges gjennomført i overgangen oktober/november evt i forbindelse med ledersamlingen i HSØ 1. og 2.november. Oppsummering Administrerende direktør vurderer at program SI omstilling vil kunne levere i samsvar med fastsatt tidsplan. Vedlegg Programdirektiv for SI omstilling vedtatt i styringsgruppen