MØTEINNKALLING SAKSLISTE 13/12 12/282 ÅRSMELDING 2011 OPPVEKST- OG KULTURETATEN 14/12 12/2098 INNFØRING AV KOMMUNAL KONTANTSTØTTE I KARMØY KOMMUNE

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Hovedutvalg oppvekst og kultur Møtested: Mykje skole Møtedato: Tid: Kl NB!! Merk sted Eventuelle forfall må meldes til møtesekretær på telefon Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Kl : Orientering om Mykje skole. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 13/12 12/282 ÅRSMELDING 2011 OPPVEKST- OG KULTURETATEN 14/12 12/2098 INNFØRING AV KOMMUNAL KONTANTSTØTTE I KARMØY KOMMUNE 15/12 12/1327 BUDSJETTREGULERING KOMMUNAL KONTANTSTØTTE 16/12 12/1778 DRIFT AV SMELTEHYTTA 17/12 12/285 DRIFTSTILSKUDD TIL LAG OG FORENINGER /12 12/285 TILSKUDD TIL NÆRMILJØANLEGG 2012

2 19/12 12/285 TILSKUDD TIL REPARASJON/VEDLIKEHOLD AV FORENINGSBYGG/ANLEGG /12 12/1653 TILSKUDD FESTIVALER /12 12/715 TILSKUDD TIL SPESIELLE TILTAK - FØRSTE FORDELING /12 12/715 TILSKUDD TILTAK FOR MENNESKER MED NEDSATT FUNSKJONSEVNE 23/12 12/872 SØKNAD OM TILSKUDD INNVANDRERORGANISASJONER /12 12/1301 KOMMUNALT TILSKUDD - FRILUFTSLIV /12 12/2222 STYREREPRESENTANSJON I STYRENE VED KVALAVÅG MONTESORRISKOLE AS OG SØRHÅLAND PRIVATSKOLE AS 26/12 12/2265 ØKONOMISK STATUSRAPPORT Statusrapport pr. april ettersendes/deles ut i møtet. 27/12 12/2265 EVENTUELT Karmøy rådhus, John K. Holvik (s) leder Ørjan Røed oppvekst- og kultursjef

3 Sak 13/12 ÅRSMELDING 2011 OPPVEKST- OG KULTURETATEN Saksbehandler: Ørjan Røed Arkiv: 151 &14 Arkivsaksnr.: 12/282 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 13/12 Hovedutvalg oppvekst og kultur Forslag til vedtak: Hovedutvalg oppvekst og kultur tar årsmeldingen til orientering. NB! Årsmeldingen ettersendes/legges ut i møtet.

4 Sak 14/12 INNFØRING AV KOMMUNAL KONTANTSTØTTE I KARMØY KOMMUNE Saksbehandler: Tove Steingildra Arkiv: 223 A11 Arkivsaksnr.: 12/2098 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 14/12 Hovedutvalg oppvekst og kultur / Formannskapet Forslag til vedtak: Formannskapet godkjenner følgende vedtekter for kommunal kontantstøtte i Karmøy kommune: 1. Vilkår knyttet til barnet Kommunal kontantstøtte ytes for barn mellom 2 og 3 år som ikke benytter barnehageplass og er bosatt i Karmøy kommune. Det ytes ikke kommunal kontantstøtte for barn som delvis gjør bruk av barnehage, eller som benytter barnehage i andre kommuner. 2. Vilkår knyttet til støttemottaker Kommunal kontantstøtte ytes til den barnet bor fast hos. Kontantstøttemottakeren må være bosatt i Karmøy kommune. Dersom foreldrene har delt omsorg for barnet legges barnets folkeregistrerte adresse til grunn. 3. Barn i fosterhjem eller institusjon Det gis ikke kommunal kontantstøtte for barn som i henhold til Lov om barneverntjenester har opphold i fosterhjem eller institusjon. 4. Støtteperiode Kommunal kontantstøtte ytes fra og med den måneden barnet fyller 2 år til og med måneden før barnet fyller 3 år. 5. Bruk av barnehage Dersom barnet begynner i barnehage ytes kommunal kontantstøtte til og med måneden før barnet begynner i barnehage. 6. Bytte av barnehage Det ytes ikke kommunal kontantstøtte for barn som i en begrenset periode ikke har barnehageplass fordi det skal begynne i en ny barnehage. Med dette menes at barn som slutter i en barnehage i juni, og har fått tildelt en ny barnehageplass fra august vil ikke få innvilget kontantstøtte for juli. Med begrenset periode menes 2 måneder eller mindre. 7. Kommunal kontantstøttebeløp Kommunal kontantstøtte ytes med for tiden kr. 3303,- per måned fastsatt av Karmøy kommunestyre

5 8. Søknad Foreldre har selv ansvar for å søke kommunal kontantstøtte. Kommunal kontantstøtte ytes fra og med neste hele måned da søknad ble framsatt, forutsatt at vilkårene for å få kommunal kontantstøtte er tilstede. 9. Utbetaling Kommunal kontantstøtte utbetales den 12. i hver måned når retten til kommunal kontantstøtte er oppfylt. Se for øvrig pkt Opplysningsplikt Kontantstøttemottaker plikter å melde fra til Karmøy kommune dersom grunnlaget for kommunal kontantstøtte ikke lenger er tilstede. Slike grunner kan være at barnet flytter fra kommunen, eller begynner i barnehage. Feilaktig utbetalt kontantstøtte kan kreves tilbakebetalt. 11. Saksbehandling Ved saksbehandlingen gjelder regler i forvaltningsloven 12. Avslag på søknad eller stans i utbetalingen En søknad om kommunal kontantstøtte kan avslås dersom det ikke blir gitt opplysninger som kreves. Utbetaling av kontantstøtte kan stanses dersom det foreligger mistanke om at det er gitt mangelfulle eller uriktige opplysninger. Kontantstøttemottaker skal orienteres skriftlig om eventuell stans i utbetalingen. 13. Kommunal kontantstøtte evalueres etter 1 års drift i Administrasjon Kommunal kontantstøtteordning administreres av oppvekst- og kultursjefen. Side 5 av 69

6 SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn for saken Kontantstøtte er en ytelse som gis til foreldre til barn mellom ett år og tre år som ikke eller bare delvis benytter barnehage. Fra 1. august 2012 endrer staten kontantstøtteloven, noe som innebærer at kontantstøtten for toåringer (24 35 måneder) avvikles. Karmøy kommunestyre gjorde i behandlingen av budsjett- og økonomiplan følgende vedtak: Staten avvikler i august 2012 ordningen med kontantstøtte til 2-åringer. Kommunen har anledning til å innføre egen kontantstøtte for å sikre foreldrenes valgfrihet. Kommunestyret ber administrasjonen utrede kommunal kontantstøtte for 2-åringer i Karmøy fra august Økonomiske konsekvenser vektlegges. Karmøy kommunestyre gjorde følgende vedtak i møte sak 18/12: 1. Karmøy kommunestyre vedtar at det innføres en kommunal kontantstøtteordning for toåringer i Karmøy kommune. 2. Det delegeres til formannskapet å godkjenne kommunale retningslinjer for kontantstøtten. 3. Ordningen evalueres etter 1 års drift. Problemstillinger Retningslinjer for en ordning med kommunal kontantstøtte inneholder mange innfallsvinkler knyttet til hvem som skal kunne motta slik støtte i forhold til foreldreansvar, adopterte, fosterbarn, sosialhjelpsmottakere og EØS-regelverk. For at retningslinjene skal være tydelige for foreldre og lett håndterlige og administrere, har antall punkter blitt forholdsvis mange. Eventuell utfordringer knyttet mot foreldre som søker om kontantstøtte og som mottar sosialhjelp, behandles hos NAV. Som det er vist til i saksutredningen til kommunestyre sak 18/12 i møte , er det knyttet usikkerhet til hvorvidt kommunal kontantstøtte vil innebære et underskudd eller gå i balanse. Ved budsjettregulering må midler til å dekke kostnader ved kommunal kontantstøtte tas fra funksjon 201 barnehage. Viser til saksfremlegget som er fremmet til møte i hovedutvalg oppvekst og kultur Budsjettregulering kommunal kontantstøtte. Månedlig beløp foreslås til kr. 3303,- per måned som er det beløpet staten yter for de eldste ettåringene (19-23 måneder) per måned. Praktisk gjennomføring av den kommunale kontantstøtten Det utarbeides et elektronisk søknadsskjema og et skjema for oppsigelse som legges på kommunens nettside sammen med informasjon om ordningen. Behandling av innkomne søknader foregår via saksbehandlingssystemet EsaWeb Det lages et registreringssystem som brukes som kontroll mellom oppvekst- og kulturetatens opptakssystem og utbetaling av lokal kontantstøtte. Servicetorget håndterer spørsmål og informasjon rundt ordningen. Side 6 av 69

7 Oppvekst- og kulturetaten har det overordnede ansvaret og sørger for at støtten blir utbetalt og gjør avstemminger og andre oppfølginger rundt ordningen. Rådmannens konklusjon Kontantstøtten er en ordning som vil kunne medføre praktiske og økonomiske utfordringer. Disse erfaringene må en komme tilbake til etter evaluering av tiltaket etter 1 år. Rådmannen i Karmøy, Arnt Mogstad sign. Side 7 av 69

8 Sak 15/12 BUDSJETTREGULERING KOMMUNAL KONTANTSTØTTE Saksbehandler: Øystein Hagerup Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 12/1327 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 15/12 Hovedutvalg oppvekst og kultur / Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak: 1. Karmøy kommunestyre vedtar å redusere utgiftene på funksjon 201 Førskole med kr Karmøy kommunestyre vedtar å øke utgiftene på funksjon 285 Tjenester utenfor ordinært kommunalt ansvarsområde med kr

9 SAKSFRAMSTILLING Karmøy kommunestyre vedtok 20. mars i sak 18/12 om kontantstøtte for toåringer, at det skal innføres en kommunal kontantstøtteordning for toåringer i Karmøy kommune. Det vises videre til egen sak om retningslinjer for ordningen. Det er delegert til formannskapet å godkjenne retningslinjene, mens budsjettendringen må behandles av kommunestyret. Budsjettendringen kommer derfor i egen sak. De økonomiske virkningene av kontantstøtten er usikre. Rådmannen har oppfattet kommunestyrets flertall dit hen at det ikke forventes noe økonomisk tap for kommunen ved å innføre en slik ordning. Det legges derfor til grunn at økte utgifter til kommunal kontantstøtte vil bli dekket inn gjennom lavere etterspørsel etter barnehageplasser. Det er anslått at kommunal kontantstøtte vil innebære utbetalinger på om lag 2,8 mill. kroner per år, gitt at antall mottakere vil bli på nivå med det antall som i dag har full kontantstøtte for toåringer i Karmøy. I 2012 vil dette få effekt for fem måneder, og det foreslås derfor en bevilgning på 1,2 mill. kroner i Beløpet skal dekke utbetaling av kontantstøtte, samt administrative kostnader knyttet til oppstart av ordninger herunder utarbeidelse av elektronisk søknadsskjema. I henhold til kommunes kontoplan foreslås det derfor å redusere utgiftsbevilgningen på funksjon 201 Førskole med 1,2 mill. kroner, mot tilsvarende utgiftsøkning på funksjon 285 Tjenester utenfor ordinært kommunalt ansvarsområde. Rådmannens konklusjon: Karmøy kommunestyre vedtar å redusere utgiftene på funksjon 201 Førskole med kr Karmøy kommunestyre vedtar å øke utgiftene på funksjon 285 Tjenester utenfor ordinært kommunalt ansvarsområde med kr Rådmannen i Karmøy, Arnt Mogstad sign. Side 9 av 69

10 Sak 16/12 DRIFT AV SMELTEHYTTA Saksbehandler: Camilla Vandvik Arkiv: 611 C52 Arkivsaksnr.: 12/1778 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 16/12 Hovedutvalg oppvekst og kultur / Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak: Karmøy kommunestyre vedtar: 1. Da bygget ikke er fullfinansiert og det ikke er avsatt midler til drift, iverksettes det ikke bygging av Smeltehytta som kulturarena. 2. Det legges metallbeslag oppå gjenværende murer slik at forfallet bremses. Slik vil autensitet og formidlingsverdi i stor grad beholdes.

11 SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn Ruin-murene etter Smeltehytta i Visnes er et viktig kulturminne og symbol for den storstilte gruvevirksomheten som foregikk i området mellom Denne sak fremlegges med bakgrunn i politisk vedtak av : Stiftelsen og aktuelle aktører får anledning til å komme med forslag til hvordan driften skal organiseres, der det fremgår at kommunen ikke nødvendigvis skal ha driftsansvaret, og samtidig konstrueres på en slik måte at en oppnår å få tippemidler og evt. merverdiavgiftskompensasjon til prosjektet. Vedtaket ble foretatt etter innstilling fra Rådmannen om at Karmøy kommune av økonomiske grunner ikke skulle stå for drift av Smeltehytta. Uten drift kan en følgelig ikke gjennomføre byggeprosjektet av en ny kulturarena. Rådmannen anbefalte å følge Fylkesrådmannens løsningsalternativ om å legge til metallbeslag oppå gjenværende murer slik at forfallet bremses. Fysiske forhold: Muligheter og begrensninger Smeltehyttas usentrale beliggenhet er en utfordring, men gir også fortrinn. Dette forhold, og med tanke på allerede eksisterende kulturhus i kommunen, fordrer at Smeltehyttas innhold tilfører noe nytt, med en ny nisje. Bygningen skal skille seg merkbart ut ifra det typiske kulturhus, der flerbruksformål veier tyngre enn det unike, stemningsfulle konseptet. Smeltehytta kan bli en attraktiv arena for profesjonelle utøvere, og bør driftes av erfarne fagfolk med vektlegging av kvalitet og profesjonalitet. Det er behov for et velegnet, større, konsertlokale på Karmøy. Men slik Smeltehytta er tenkt utformet vil det være begrensninger i forhold til formidling av både musikk og andre kunstuttrykk. Det er viktig å påpeke at en ved å bygge tak på Smeltehytta ikke tar akustikken til vurdering. Til sammenlikning kan en se til Sveio kommune som planlegger et Fartein Valen senter. Der skal konsertsalen bygges med målsetting om å tilstrebe fremragende akustikk. Dette vil selvsagt være bestemmende for hvilken type konserter og aktører en har mulighet for å trekke til seg. Det mest krevende blir trolig å bygge opp en egen profil rundt Smeltehytta. For å etablere og utvikle en ny nisje som utfyller/utvider dagens tilbud må der etableres en egen profil for teater, musikk og kunst. Det bør tas utgangspunkt i nettopp områdets historiske og kulturelle omfang. Smeltehytta vil være en arena for kulturformidling, og et supplement for kulturlivet. Det vil bli et råbygg og kan ikke ivareta helårsaktivitet som et kulturhus kan, og er ikke egnet for det daglige foreningslivet og ukentlig brukeraktivitet. Smeltehytta måler utvendig 15,3 x 42,2 og har et totalareal på 645,6 m2. Bygget blir beregnet for et publikum på 400 personer, med kapasitet på 200 personer ved bespisning. Det legges ikke opp til produksjonskjøkken, men et anretningskjøkken. Mat må altså lages et annet sted og fraktes ut. Ruinens murvegger vil romme en sal lik en blackbox, med mobile sceneelementer og skillevegger. Det er ikke ønskelig å isolere vegger i hytta, da et slikt tiltak ville vært svært forringende for kulturminnet. Ferdig restaurert forsamlingslokale vil måtte stå med minimal oppvarming når det ikke Side 11 av 69

12 er i bruk. Et helårig bygg vil dermed være energikrevende. Veggene i bygget er kald mur og temperatur vil være lik inne som ute. Dersom en kjører opp temperatur vet en ikke hvordan disse murveggene vil reagere, og det er en mulighet for at steinen kan ramle ut. Den lave temperaturen gjør også at utstyr som til et eksempel et flygel ikke kan bli stående over tid. Det er lagt opp til et tilbygg med lager, garderober, toaletter og kjøkkenanretning. Det er vedtatt at det skal bygges tak på Smeltehytta for å kunne ta i bruk huset som en kulturarena. Karmøy kommune bygger og eier Smeltehytta, men kommunen skal ikke nødvendigvis ha driftsansvar. Dermed kan en se følgende scenarioer for Smeltehytta: 1) Med et kortsiktig fokus: a) Smeltehytta som en bookbar kulturarena i regi av eksterne aktører b) Minimal kommunal drift i regi Kulturavdelingen 2) Med et langsiktig fokus: Smeltehytta bygges opp som en regional og utadrettet kulturarena. Investering Kostnader Eiendomsavdelingen har foretatt et kostnadsoverslag (2009) over hva det koster å bygge tak og legge til rette for å kunne benytte Smeltehytta til en kulturarena. Kostnadsoverslaget er budsjett-tall og ikke anbudspriser, og inkluderer bygging av tak, tilknytning til vann og kloakk, kjørbar gangveg med grusdekke, utstyr og inventar (bord og stoler): Sum totale kostnader eks. mva kr Mva kr Sum totale kostnader inkl. mva kr Dette kostnadsoverslaget er tall fra Når det nå justeres, mener Eiendomsavdelingen at en må legge til 15 % for å få et reelt overslag for 2012: Sum totale kostnader inkl. mva kr Her iberegnes også ny kjørbar gangvei fra nåværende veg i Fransehagen frem til Smeltehytta. Vegen skal være forbeholdt anleggsbiler, nødvendig nyttekjøring av tungt utstyr, samt tilfredsstille krav til brannslukking (brannbil). Forslag til reguleringsplan ble utsatt og skal opp politisk høsten Dette nye kostnadsoverslaget medfører at prosjektet ikke lenger er fullfinansiert. Prosjekt Smeltehytta er dermed avhengig av en tilleggsbevilgning på kr Som forutsetning for å søke om spillemidler på kr , som er medberegnet i finansieringsplanen, må Smeltehytta være åpen og driftes hele året. Opprinnelig finansiering Private gaver kr Rogaland fylkeskommune kr Karmøy kommune kr Spillemidler kr * Side 12 av 69

13 Sum kr *Forutsetter aktivitet på årsbasis. Eiendomsavdelingen presiserer at det er stor usikkerhet i henhold til plan- og bygningsloven og ny teknisk forskrift Det forutsettes dispensasjon, særlig i forhold til energikrav. Det er mange uavklarte problemstillinger knyttet til bygget, som ikke vil avdekkes før arbeidet er i gang. Et av usikkerhetsmomentene er ruinens murer og sikringen av disse. Her vil antikvariske myndigheter være sentrale. Bygningsmessige driftskostnader: Grove anslag fra eiendomsavdelingen, : Beregnet for Beregnet for helårsdrift april-okt Renhold (3 gng.uken x 3 timer) kr kr Kommunale avgifter kr kr Energi (forsvarlig basisvarme) kr kr * Vedlikehold kr kr Serviceavtaler/telefon kr kr Vaktmestertjenester kr kr Renholdsutstyr/-materiell kr kr Forsikring kr kr SUM kr kr *) Forutsetter at bygget ikke oppgraderes etter dagens byggeforskrift (bl.a. isolering). 1) Minimumskostnad for kommunen (kun for å holde bygget, ingen aktivitet): Helårsdrift: kr , halvårsdrift: kr Antatte strømkostnader er beregnet ut fra en forsvarlig basisvarme. Det innebærer at høyere aktivitet vil gi høyere energibruk. Forutsetninger for mva-kompensasjon Økonomiavdelingen gjør det klart at det står som forutsetning for merverdikompensasjon (på over 3 million kr) at Smeltehytta er en kommunal kulturarena. Det kan ikke overlates til eksterne aktører å bestemme bruk av Smeltehytta. Kommunen må lage regler, og sannsynligvis ta en intern belastning/godskriving av eget bruk. Eventuell ekstern aktør sørger for tilsyn og renhold mot å få disponere Smeltehytta i henhold til vedtatte regler i den tiden som den ikke blir benyttet av kommunen. Aktør krever inn utgiftsdekning for tilsyn og renhold. Hvis kommunale arrangement krever tilsyn og renholdstjenester, faktureres dette av og tilfaller aktør. Rådgiver i Infotjenester kan opplyse om at det i tillegg til at kommunen står som eier av bygget, også er et vilkår at anskaffelsen skjer til bruk i kompensasjonsberettiget virksomhet. Dette antas oppfylt for kommunens egen bruk eller via Kulturavdelingen og aktører som Kulturskolen. Rådgiver uttaler: Et annet spørsmål i tilknytning til dette er om kommunens aktivitet kan bli ansett som økonomisk virksomhet. Dersom arrangementene eller aktivitetene helt eller delvis er egnet til å gå med overskudd, kan dette være en aktuell problemstilling. Denne delen av bruken vil i så fall kunne hevdes å falle utenfor kompensasjonsområdet, enten fordi den er selvstendig avgiftspliktig virksomhet (for eksempel kiosk, servering eller lignende) eller er økonomisk virksomhet som kan være i konkurranse ved ikke-kompensasjonsberettiget virksomhet, jf kompensasjonsloven 4 nr 4. 1) 1) 1) 1) Side 13 av 69

14 Det er ikke entydig klart om driftskonseptet vil tilfredsstille forutsetningene for å få mvakompensasjon. Rådgiveren i Infotjenester vil generelt sett anbefale å kontakte skattekontoret for avklaring av en såpass omfattende sak, særlig tatt i betraktning de betydelige merverdiavgiftskostnadene som er involvert. Dermed blir det viktig at driftskonsept sendes skattemyndighetene for forhåndsgodkjenning før byggingen starter. For å tilfredsstille krav om mva-kompensasjon må Smeltehytta være til kommunalt bruk, og kommunen må dekke eiendomsavgifter (kommunale avgifter og forsikring), strøm og vedlikehold. Dette vil innebære bygningsmessige årlige kostnader for kommunen på kr for halvårsdrift eller kr for helårsdrift, selv uten å stå for drift av bygget. Det er ikke avsatt midler til drift av Smeltehytta. Det betyr at årlig kostnad på kr eller kr må inn i budsjett- og økonomiplanen. Det presiseres at denne kostnaden kun dekker energi, vedlikehold og eiendomsavgifter. Eventuell kommunal drift vil gi en årlig minimumskostnad på kr Forutsetninger for spillemidler Det kan søkes om investeringstilskudd til kulturbygg. Med lokale kulturbygg menes felles lokaler og bygg som gir rom for en variert kulturell virksomhet med fokus på både egenaktivitet og formidling av kunst og kultur. Huseier har plikt til å holde huset åpent for all lovlig kultur- og organisasjonsvirksomhet i 20 år etter ferdigstillelse av bygget. Dette innebærer plikt til å drive på årsbasis. Dersom huset blir stengt for 3 måneder eller mer, plikter huseier på forhånd å orientere fylkeskommunen. Planer som legges til grunn for søknad må være forhåndsgodkjent før bygging. Eiendomsavdelingen uttaler at byggets natur vil være lite egnet for helårsdrift. Både på grunn av det faktum at murene er del av et kulturminne og en ikke kan si hva temperatursvingninger kan gjøre ift til forvitring, og at det kan innebære store kostnader med vinterdrift. Men hvis en legger opp til systematisk drift sommerhalvåret, mens en stiller Smeltehytta til disposisjon kun for enkeltmøter/arrangement i vinterhalvåret, vil en ikke tilfredsstille krav om spillemidler. Rådgiver i Fylkeskommunen gjør oppmerksom på at kulturbygg med snever/isolert funksjon og begrensede bruksområder faller utenfor tilskuddsordningen. Alternativ 1: Med et kortsiktig fokus: a) Smeltehytta som en bookbar kulturarena i regi av eksterne aktører Aktuelle aktører Det anses som en mulig løsning at kommunen stiller Smeltehytta til disposisjon for andre. Spørsmål som melder seg er om en slik løsning vil tilfredsstille krav om merverdiavgiftskompensasjon og spillemidler, om aktuelle aktører har ressurser å avse til å drifte Smeltehytta, og i hvilken grad det kunstneriske/kulturformidling blir ivaretatt? Aktører som har meldt sin interesse for drift av Smeltehytta er Karmøy Kulturopplevelser AS og Stiftelsen Vigsnes Grubeområde. Nedenfor skisseres de to aktørenes ulike driftsmodeller: A) Karmøy Kulturopplevelser AS er et kommunalt aksjeselskap eid av Karmøy Kommune. Selskapet ble stiftet i Karmøy Kulturopplevelser er tillagt kommersiell drift av Nordvegen Historiesenter og turistinformasjonen der, samt Vikinggarden, Visnes Gamle Gruveområde og Olavskirken. Side 14 av 69

15 Drift ved Karmøy Kulturopplevelser: Karmøy Kulturopplevelser ser for seg drift av huset som et "sovende" kulturhus. I hovedsak ser Karmøy Kulturopplevelser for seg å ha ansvar for booking av aktivitet i Smeltehytta. Karmøy Kulturopplevelser vil benytte eksisterende bookingsystem, og markedsføring knyttes opp mot det Karmøy Kulturopplevelser gjør i dag. Karmøy Kulturopplevelser kan påta seg oppgaven med å åpne huset for diverse kulturarrangementer i regi av Karmøy Kommune etc mot betaling (Åpne opp og være brannvakt evt. rigging, vask etter arrangement). Aktivitet: Smeltehytta vil ikke ha daglige åpningstider. Den vil bli leid ut til forskjellige arrangementer (Karmøy Kulturopplevelser anslår årlig aktivitet til omtrent 80 forskjellige arrangement): Egne skreddersydde arrangementer som kan knyttes til stedet (Bergmansfest) Åpne arrangement som konserter og teaterforestillinger Lukkede arrangement som bryllup, konfirmasjoner, dåp, julebord, konferanser Åpne arrangement som konserter og teater vil ikke initieres av Karmøy Kulturopplevelser, men arrangeres i samarbeid med interesserte aktører. Forutsetninger for drift: I dag er det lagt opp til et anretningskjøkken i Smeltehytta. Med et produksjonskjøkken med utstyr kunne Karmøy Kulturopplevelser ha produsert maten selv. Uten dette blir de nødt til å bruke ekstern hjelp som er et fordyrende ledd. Det må være plass til å legge opp mat til 200 personer og oppvaskplass. Lagringsplass (Bord og stoler) Garderobe Kjølerom og frys Mulighet til å kjøre helt til døren vare og utstyrs levering Teknisk tilrettelegging: Strøm (Nok strøm) med tanke på kultur konserter, og konferanseutstyr som projektor i tak, trådløst nettverk og annet AV-utstyr. Vaktmestertjenester til vedlikehold av bygg og området rundt. Utebelysning langs sjøveien Karmøy Kulturopplevelser AS har ikke midler å avse til å dekke driftskostnadene på bygget. Dette betyr at Karmøy Kommune må dekke estimerte årlige bygningsmessige kostnader utover de kommunale kostnadene på kr Anslag på 80 arrangement baserer seg på helårsdrift. Det gjøres oppmerksom på at Smeltehytta kan bli en konkurrerende arena til Nordvegen Historiesenter. Her tilbyr Karmøy Kulturopplevelser arrangement for bedrifter og private. Side 15 av 69

16 B) Stiftelsen Vigsnes Grubeområde ble etablert i Karmøy kommune og Kobberverkets Venner fremstår som stiftere og er representanter i styret. Formålet med Stiftelsen er i følge vedtektene å utvikle og drive Vigsnes Grubemuseum i samsvar med de regler som gjelder for norske museer. Ytterligere skal Stiftelsen bidra til å utvikle gruveområdet til et fritids- og rekreasjonsområde der en vektlegger områdets spesielle kultur- og naturhistorie. Bygninger, samlinger og områder i Visnes utgjør Stiftelsens grunnkapital. Drift ved Stiftelsen I dag kjøper Stiftelsen tjeneste av Karmøy Kulturopplevelser for å ha en tilsynsmann som holder Visnes Grubemuseum åpent i sommersesong. Med målsetning om å skape en helhetlig administrativ ordning for det historiske Visnes, ønsker Stiftelsen at samme person skal ha tilsyns- og vaktmesterfunksjon ved Smeltehytta. YesMan AS tar seg av bookingen og gir løpende melding til tilsynsmannen som tar seg av klargjøring av lokalene og vask og rydding etterpå om det ligger i den enkelte leieavtale. Stiftelsen har foretatt en tidsvurdering av tilsynsfunksjonen på 220 timer. Det kan ikke regnes med dugnad fra Stiftelsen. Dette ønsket fra Stiftelsen vil følgelig være avhengig av om Karmøy Kulturopplevelser ønsker å frigi sine personalressurser. Stiftelsen må kjøpe tjenester av Karmøy Kulturopplevelser til oppsyn og koordinering av Smeltehytta. Tidsvurderingen av tilsynsfunksjonen på 220 timer vil avhenge av antall arrangement. Det er klart at det vil innebære mye jobb med å rigge/rydde opp og ned fra konsert den ene dagen og bespisning til 200 mann den andre. Med det høye aktivitetsanslaget foretatt av aktørene vil en kunne se 1/3 årsverk (600 timer) som mer realistisk. Samarbeid Stiftelsen har utarbeidet en intensjonsavtale med YesMan AS som er et eventselskap som planlegger og gjennomfører ulike arrangement for bedrifter og organisasjoner. YesMan er interessert i å samarbeide med huseier/driftsorganisasjon om den kommersielle driften av Smeltehytta. De anslår årlig utleieaktivitet til omtrent 50 arrangement, av både event og åpne konserter. De forutsetter helårsdrift i sine beregninger. YesMan AS tar imot bookinger av alle arrangementer i bygget på vegne av Stiftelsen Vigsnes Grubeområde. YesMan arbeider for å booke inntektsbringende arrangementer til Smeltehytta. Det kan være åpne konserter, utstillinger, teaterforestillinger osv. Det skal også jobbes for å få inn lukkede arrangementer som konferanser, møter, middager, vielser, jubileumsfester, julebord osv. Det skal legges opp til at frivillige lag, foreninger og organisasjoner skal kunne bruke bygget på ledige dager. YesMan betaler en fastsatt leie for bygget iht. avtale ved bruk av bygget til arrangementer. YesMan vil stå for administrasjon av den arrangementstekniske delen av driften på vegne av Stiftelsen Vigsnes Grubeområde. Stiftelsen tar utgiftsdekning av frivillige lag og foreninger og kommunale enheter som booker lokalene med en pris for full dekning med rydding og vask, og en der de gjør dette selv og Stiftelsen bare har oppsyn, nøkkelutlevering og kontroll. Side 16 av 69

17 Driftsbudsjett Stiftelsen: Kostnader: Beregnede utgifter pr. helår (iht. kommunens eiendomsavdeling): kr Kommunal dekning (vedlikehold, kommunale avgifter, strøm): - kr Øvrige utgifter dekkes av eget budsjett i Stiftelsen: kr Tilsyn og driftsmessig vedlikehold: kr Samlet: kr Buffer for uforutsette kostnader: kr Totalt kostnadsbehov: kr Inntekter: Variable leieinntekter ved kostnadsdekning foreninger (100 arr.): kr Inntekter fra YesMan utleievirksomhet 50 arrangementer pr. år: kr Samlede inntekter: kr Det innebærer en sårbarhet i at antall arrangement må opprettholdes for å holde budsjettet. Oppsatte buffer er liten og det utløper stor risiko dersom antall arrangement reduseres i forhold til anslaget, og kommunen har ingen styring med dette. Dersom Stiftelsen står for helårig drift blir de kommunale utgiftene kr. Det har blitt foretatt en foreløpig behovsvurdering, der faste brukergrupper kan være aktører som Kobberverkets venner, Frivillige organisasjoner, Kulturavdelingen, YesMan og Kulturskolen. Det fremlagte anslag på 150 arrangement anses for å være høyt for en arena som Smeltehytta. Det forutsetter dessuten at ingen brukergrupper/arrangement kolliderer og at noen administrerer total booking. Kulturavdelingen har ikke ressurser til å administrere denne bookingen. Aktørene må selv stå for egen markedsføring og tilrettelegging. Med et særegent type bygg som Smeltehytta, med avsides lokalisering, må en også forvente at popularitet vil være høyere den første tiden. Med nyhetens interesse må en anta at etterspørsel vil avta. Spesielt dersom kulturarenaen ikke har et godt utarbeidet konsept og ikke har avsatt ressurser til videre utvikling og kulturformidling. Alternativ 1: Med et kortsiktig fokus: b) Minimal kommunal drift i regi Kulturavdelingen En alternativ løsning til at andre aktører står for drift av Smeltehytta er at kommunen, ved Kulturavdelingen, står for booking og koordinering. Det er ikke økonomisk rom til å sette av ressurser til utvikling av konseptet Smeltehytta, men det kan legges opp til en minimal kommunal drift på halvårig basis. Dersom det er ønskelig med minimal drift kan en ikke søke om spillemidler i henhold til retningslinjene. Dermed er ikke bygget fullfinansiert, og kr må innarbeides i investeringsbudsjettet. Smeltehytta kan stilles til disposisjon for andre aktører ved ledig kapasitet. Kostnadsoverslag minimal kommunal drift Variable lønnskostnader kr Forventede leieinntekter kr Sum kr Side 17 av 69

18 Bygningsmessige utgifter kr Total sum kr Arrangementskostnader og honorar til aktører inngår ikke i dette kostnadsoverslaget. Det vil avhenge av type arrangement. Alternativ 2: Med et langsiktig fokus: Smeltehytta bygges opp som en regional og utadrettet kulturarena For at Smeltehyttas potensial skal utnyttes best mulig, bør det i forkant av byggeprosessen gjøres en grundig utredning over konsept, visjon og økonomi. Det har vært vist lite interesse fra aktørenes side i dette arbeidet. Med et mer realistisk aktivitetsprogram kan en se nærmere på profilen, og hva som fasilitetsmessig bør ligge til grunn. Hvis ønsket er at Smeltehytta skal bygges opp som en regional kulturarena, kreves en helhetlig tenkning rundt hva der er behov for jamfør eksisterende arenaer og kulturelle tilbud. Et bærende konsept for Smeltehytta blir ikke skapt av seg selv. Det fordrer at det avsettes personell og økonomiske ressurser for å bygge opp en hovedidé og spissing av aktiviteter for Smeltehytta som fremtidig regional kulturarena. For å bygge opp omdømme/merkenavn kreves omfattende og helhetlig markedsføring av Smeltehytta som kulturarena. Når de aktuelle aktører i denne saken har vist liten interesse for å etablere et bærende, langsiktig konsept for Smeltehytta reises spørsmålet om de er riktige aktører for dette arbeidet. Da gjenstår alternativet om Karmøy kommune velger å satse fullt ut på Smeltehytta som kulturarena, ved å avsette både menneskelige og økonomiske ressurser for å bygge opp en regional kulturarena for fremtiden. Det må nedsettes en programkomité og innhente kompetanse hos aktuelle aktører: Krefter innen både det kommersielle og det kunstneriske felt må involveres innen arrangement, booking og salg. Kostnadsoverslag kommunal drift Drift og Administrasjon: Fast lønn (Halvt årsverk administrasjon, halvt årsverk tekniker) kr Variable lønnskostnader kr Markedsføring kr Forventede leieinntekter kr Sum kr Bygningsmessige utgifter kr Total sum kr Arrangementskostnader og honorar til aktører inngår ikke i dette kostnadsoverslaget. Det vil avhenge av type arrangement. Prioriteringer Dersom det er ønskelig at drift av Smeltehytta skal belastes Kulturavdelingens budsjett må der foretas en prioritering. Dette er tredje året med kutt i avdeling oppvekst og kultur. Bare dette året skal 10 millioner spares inn. Med dagens økonomiske situasjon blir konsekvens av å iverksette drift av Smeltehytta at annet tjenestetilbud i kommunen må legges ned. Et kulturhus må ikke bidra til å Side 18 av 69

19 redusere aktivitetstilbudene i nærmiljøet, men være med å stimulere utviklingen av tilbudene i hele kommunen. Fra et kulturfaglig og økonomisk ståsted støttes Fylkesrådmannens løsningsalternativ to (vurdering med bakgrunn i oversendte planer, datert ): Smeltehytten står nå på mange måter foran et veiskille hvor valget må falle på en av tre mulige retninger. Den ene er å la ruinen stå slik den er. På den måten bevares autensiteten samtidig som formidlingsverdien opprettholdes. Følgene av dette er at man ikke får noen bruk av selve kulturminnet og at ruinen blir utsatt for tidens tann og forfall. Den andre retningen har mye til felles med den første retningen, dvs. at ruinen står slik den er, men at det som et beskjedent nytt element blir lagt metallbeslag oppå gjenværende murer slik at forfallet bremses. Autensitet og formidlingsverdi beholdes i stor grad. Den tredje retningen, som oversendte planer er basert på, går ut på å bygge tak og tilrettelegge for ny bruk i selve ruinen. Følgene av dette vil være at ruinens autensitet svekkes gjennom tilførsel av nye bygningselementer og ny bruk. Ved en slik fremgangsmåte vil det i dette tilfellet være et poeng å skape tydelige kontraster til det opprinnelige kulturminnet og de nye elementene som blir tilført. Til tross for noe ulik bruk kan Sola ruinkirke kanskje trekkes frem som en god sammenligning. Fylkesrådmannen ser at å la ruinen stå ubeskyttet slik den gjør i dag er en dårlig løsning for smeltehytten og fra et kulturvernperspektiv, og at en ideelt må lande på en av de to andre skisserte utviklingsretningene. I dette tilfellet synes fylkesrådmannen at begge løsningene er gangbare, men understreker at det er et kostnadsmessig hav mellom løsning to og tre. Å tilrettelegge for ny bruk i ruinen er kostbart og en antar at et slikt fremtidig kulturbygg også vil ha store driftskostnader. Grove anslag for å sikre murer med beslag for varig utførelse er på mellom kr. Det dyreste, og mest passende med tanke på Visnes sin historie, er kobberbeslag til kr Rådmannens kommentarer: Ut fra de nye forutsetningene i saken er ikke bygget lenger fullfinansiert. En fullfinansiering må på plass før en kan fortsette byggeprosjektet av en ny kulturarena. Smeltehytta har et spennende potensial som kulturarena. Et grunnpremiss for en unik kulturarena med kulturformidlingstilbud av høy kvalitet, er en forutsigbar økonomi. For at Smeltehytta skal kunne bli en attraktiv arena for profesjonelle utøvere, og bygges opp som en regional kulturarena fordres ressurser. Så vel økonomiske som menneskelige. Anslåtte tall i saken er satt som et minimum. Det er ikke avsatt midler til drift av Smeltehytta i Karmøy kommunes budsjett. Rådmannen har vurdert følgende scenarioer for Smeltehytta i fremtiden: 1) Det må settes av nødvendige driftsmidler i budsjettsammenheng for å dekke bygningsmessige kostnader. a) Karmøy Kulturopplevelser eller Stiftelsen Vigsnes Grubeområde får tilbud om å disponere bygget utover kommunal aktivitet. b) Det legges opp til minimal kommunal drift i regi av Kulturavdelingen. 2) Det må avsettes midler til konseptutvikling for Smeltehytta som fremtidig kulturarena. Innhold i konseptet vil legge føringer for utbyggingen av Smeltehytta, med tilrettelagte fasiliteter for en regional kulturarena. Side 19 av 69

20 Forutsetninger for å få momskompensasjon er at Smeltehytta skal være en kommunal kulturarena. Kommunen må dekke eiendomsavgifter, strøm og vedlikehold for å få rett til mva-kompensasjon. Når Karmøy Kommune står som bygger og eier av Smeltehytta må de bygningsmessige driftskostnadene inn i budsjett- og økonomiplanen. Dette vil medføre årlige minimumskostnader på kr for halvårsdrift og kr for helårsdrift. Utover dette kommer uforutsette utgifter, binding av kommunale personalressurser, og årlig kostnad ved eventuell kommunal drift på minimum kr Sammenlignbare hus tilsier at det bør knyttes et fast personale til driften av huset. Som det kommer frem i forelagte driftsmodeller, tilbyr de aktuelle aktører å stå for booking og ikke daglig drift av Smeltehytta. Dermed kan det selvsagt diskuteres om det er kommunens oppgave å stille en kulturarena til disposisjon for kommersiell virksomhet med private, lukkede arrangement. Det vil være et paradoks at kommunen bygger et bygg kommunen i praksis ikke skal bruke, og pga mva-kompensasjon heller ikke kan leie ut. Det å sette ut Smeltehytta til privat drift vil innebære en stor usikkerhet for Karmøy kommune. Det er uklart om driftskonseptet vil tilfredsstille forutsetninger for å få mva-kompensasjon. Det er viktig å være forberedt på at dersom ekstern aktør i fremtiden ikke lenger har mulighet til å stå for drift, vil all bruk av Smeltehytta fullt ut være kommunens ansvar. Ved utleie er det ikke forventet full merverdikompensasjon. I henhold til momskompensasjonsregelverket anses faste intensjonsavtaler med private aktører som utelukket. Det er et tøft marked å arrangere åpne kulturarrangement. En er avhengig av at noen aktører vil stille med risiko. En har ingen garantier, og er avhengig av inntekter og arrangement som går i pluss. Det er viktig å påpeke at dette er midler som kunne vært benyttet til å videreutvikle allerede eksisterende tilbud i området: Både for Avaldsnesområdet, Nordvegen Historiesenter og Vikinggarden, og museumsbygg og fritidsområdet i Visnes. Med ekstra midler kunne Karmøy Kommune bidra til å videreutvikle våre attraksjoners potensial. Dersom en går for kommunal drift vil konsekvens være at andre kommunale kulturtilbud må legges ned. Fylkesrådmannen understreker at å tilrettelegge for ny bruk i ruinen er kostbart og en antar at et slikt fremtidig kulturbygg også vil ha store driftskostnader. Han poengterer at det er et kostnadsmessig hav mellom løsning to og tre. Ved å gå for den skisserte løsning om metallbeslag, vil autensitet og formidlingsverdi i stor grad beholdes. Det har blitt avholdt arrangement i Smeltehyttas ruiner, og aktører er interessert i å lage nye, på stedet som det fremstår i dag. Slik vil Smeltehytta kunne bli benyttet som en kulturformidlingsarena i rustikke omgivelser. Justering av kostnadsoverslag foretatt av Eiendomsavdelingen medfører at prosjektet Smeltehytta nå i 2012 ikke er fullfinansiert. Rådmannen vil påpeke at det i disse økonomisk trange tider vil være uforsvarlig å bygge tak på Smeltehytta. Rådmannens konklusjon: Konsekvens av prisstigning på bygget og merkostnad på veg, på nærmere 2,5 million, er at prosjektet ikke kan startes før det er fullfinansiert. Rådmannen påpeker at det i disse økonomisk trange tider bør vurderes grundig om det er riktig bruk av midler å bygge tak på Smeltehytta. Det er mange usikkerhetsmomenter vedrørende kostnader knyttet til både bygg og drift. Rådmannen anbefaler å følge Fylkesrådmannens løsningsalternativ om å legge til metallbeslag oppå gjenværende murer slik at forfallet bremses for å bevare kulturminnet Smeltehytta slik det er. Side 20 av 69