FORVALTNINGSREVISJON AV FORSIKRINGSAVTALER

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON AV FORSIKRINGSAVTALER FORSAND KOMMUNE OKTOBER 2010

2 ForsidefotoRogaland Revisjon IKS

3 INNHOLD Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 6 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Revisjonskriterier og metode Faktabeskrivelse forsikringer generelt vurderinger og anbefaling vurdering av rutiner andre vurderinger Vedlegg Forsikringer FORSAND KOMMUNE

4 SAMMENDRAG Dette prosjektet er vedtatt i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon i kommunen, og vi skal vurdere kommunens forsikringsdekning og erstatningsriskiko, og hvordan kommunen arbeider med disse forholdende. Vi er spesielt bedt om å se på følgende forhold: Forsikring av eiendeler (bygg, inventar, utstyr, maskiner) - er kommunen tilstrekkelig dekket? Forsikringer med hensyn til ansatte (livsforsikring, ulykkesforsikring m.m.) - har kommunen de forsikringene den etter loven må ha? Forsikringer med hensyn til tredjemann (barn i barnehage, skoleelever) - har kommunen de forsikringene den trenger? Hva med sikkerhet og forsikring av utstyr på lekeplasser i barnehagen og på skolen? Skader der kommunen blir part i oppgjøret, for eksempel o Skader som følge arbeid som kommunen får utført o Skader som oppstår som følge av manglende arbeidsvedlikehold, for eksempel manglende vegvedlikehold o Skader på barn i barnehage og skole i oppholdstiden o Skade på pasienter o Andre skader Erstatningsskader der kommunen kan bli ansvarlig, blant annet: o Erstatninger som følge av at kommunen ikke har levert de tjenestene som de etter loven er pliktig til å levere. o Barnehjemssaker. Hvilke vurderinger har kommunen gjort seg omkring risiko på disse områdene? Vi har gått igjennom de avtalene kommunen har, og vært i kontakt med ansatt i kommunen og Waco forsikringsmegling som kommunen benytter. Vi finner at Forsand kommune har de forsikringer den er pålagt å ha etter lover og avtaler. Kommunen har tatt inn nødvendige tillegg i disse avtalene, for eksempel er barn i besøkshjem og fosterbarn dekket når det gjelder ulykker, i tillegg til det loven krever. Når det gjelder de andre forsikringene, er kommunen etter vår vurdering fornuftig dekket, og har en løpende vurdering av forsikringsavtalene sine. Et eksempel her er at kommunen har inngått reiseforsikring på døgnbasis for de som reiser for kommunen, ikke for den enkelte ansatte. Dette innebærer at de har en god forsikring når det gjelder reise, men at ikke alle ansatte er forsikret alltid. Kommunen har også utvidet skadeforsikring for eiendommer, i tillegg til at disse er fullverdiforsikret. Kommunen har avtale med Waco forsikringsmegling om å sørge for at kommunens forsikringer er i orden til en hver tid. Kommunens rutiner for gjennomgang og oppdatering av forsikringene anses som gode. Kommunen har jevnlig gjennomgang av alle forsikringsavtaler. Status på biler, eiendommer og ansattelister innrapporteres når end- Forsikringer FORSAND KOMMUNE

5 ringer foreligger. I tillegg blir alle skader gjennomgått med kommunens forsikringsmegler Waco. Rutinene er imidlertid ikke dokumentert skriftlig, og vi vil derfor anbefale at rutinene nedtegnes og dokumenteres som en del av kommunens internkonrollsystem. Forsikringer FORSAND KOMMUNE

6 RÅDMANNENS KOMMENTAR Følgende uttalelse fra rådmannen i Forsand er datert Rådmannen tar til etterretning at kommunen har ei god forsikringsordning og at denne er i samsvar med lov og reglar. Rådmannen er samd i at rutinane må dokumenterast skriftleg og innarbeidast som ein del av kommunen sitt internkontrollsystem. Rådmannen har tidlegare nedsett ei administrativ gruppe som skal oppdatere HMS-planen for kommunen og det vert naturleg at forsikringsrutinane vert tatt med i dette arbeidet som ein del av internkontrollen. Forsikringer FORSAND KOMMUNE

7 RAPPORTEN Forsikringer FORSAND KOMMUNE

8 1.1 INNLEDNING FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Bakgrunnen for prosjektet er å vurdere Forsand kommunes forsikringsdekning og erstatningsrisiko i henhold til krav etter lov og avtaler, samt se på kommunens forsikringstilfeller og inngåelse av andre ikke lov- eller avtalepålagte forsikringer. Formålet med dette prosjektet er å kartlegge kommunens eksisterende forsikringer og vurdere disse opp mot innholdet i lovpålagte forsikringer og se på om kommunen har gjort en tilstrekkelig risikovurdering. Vurderingstemaet er om kommunens forsikringer er tilstrekkelige, og hvordan kommunen vurderer dette. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte I tillegg til formålet, framgår det av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Forsikring av eiendeler (bygg, inventar, utstyr, maskiner) er kommunen tilstrekkelig dekket? Forsikringer med hensyn til ansatte(livsforsikring, ulykkesforsikring m. m). Har kommunen de forsikringer de må ha etter loven? Forsikringer med hensyn til tredjemann (barn i barnehage, skoleelever). Har kommunen de forsikringer den trenger? Hva med sikkerhet og forsikring av utstyr på lekeplasser i barnehagen og på skolen? Skader der kommunen blir part i oppgjøret, for eksempel: o Skader som følge av arbeid som kommunen får utført o Skader som oppstår som følge av manglende arbeidsvedlikehold, for eksempel manglende vegvedlikehold o Skader på barn i barnehage og skole i oppholdstiden o Skade på pasienter o Andre skader Erstatningsskader der kommunene kan bli ansvarlig, blant annet: o Erstatninger som følge av at kommunen ikke har levert de tjenestene som de etter loven er pliktig til å levere o Barnehjemssaker Hvilke vurderinger har kommunen gjort seg omkring risiko på disse områdene? REVISJONSKRITERIER OG METODE Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative Forsikringer FORSAND KOMMUNE

9 kilder innenfor det reviderte området, f. eks lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: Lov om yrkesskade Opplæringsloven Bilansvarsloven Hovedtariffavtalen for kommuner og stat, kombinert med lov om obligatorisk pensjonsforsikring I tillegg ser vi på selve avtalene kommunen har inngått. Vi har i tillegg mottatt opplysninger om skadetilfeller og erstatning fra kommunen og forsikringsmegler, og rutinene de har når det gjelder forsikringsavtaler. Metodisk er forsikringsavtalene med vilkår og kommunens behandling av forsikringer vurdert opp mot de aktuelle problemstillingene. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare prosjektets formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. Forsikringer FORSAND KOMMUNE

10 1.2 FAKTABESKRIVELSE FORSIKRINGER GENERELT Alle kommuner har både som arbeidsgiver, eier av kommunale eiendommer, drift av skole, barnehager, sykehjem og lignende, et økonomisk ansvar som blant annet utløses ved plutselige eller uforutsette hendelser. I tillegg er det avtalefestet spesiell økonomisk beskyttelse overfor ansatte eller utsatte grupper. Dette innebærer at kommunen må inngå flere avtaler om forsikring. Noen av disse avtalene er kommunen forpliktet til å inngå etter lov og hovedtariffavtaler, mens andre er inngått for å unngå store erstatningsutbetalinger og sikre en bedre forutsigbarhet for ikke å riskikere at kommunen får store, uforutsette utgifter. I tillegg til en inndeling mellom lov eller avtalepliktige forsikringer og frivillige forsikringer, er de forskjellige typer forsikringer delt inn i tre grupper: Personforsikring (livs, pensjons-, syke og ulykkesforsikring), tingsforsikring (brann-, tyveri-, naturskade-, motorvogn-, sjø- og transportforsikring osv.) og formuesforsikring (ansvars-, kredittforsikring osv.). Kommunen har forsikringer innen alle disse områdene. Forsand kommune har hatt følgende forsikringstilfeller de siste fem år når det gjelder personskade: Gruppeliv kommune Gruppeliv pedagoger Yrkesskade Barneulykke Statistikk fra og med 2005 til og med august 2010 Kilde KLP,Saga,Protector Forsand kommune har hatt følgende forsikringstilfeller de siste fem år når det gjelder skadeforsikringer Tjenestereise Kommune * 8 Auto Maskin Ansvar Statistikk fra og med 2005 til og med august 2010 Kilde KLP,Europeiske,Gjensidige,Gouda Her er reservert kr for endelig avklaring. Kommunen har ikke mange tilfeller, der den har blitt ansvarlig for skader eller uhell. Det går ikke frem av denne oversikten hvorvidt skader på bil er ansvars- eller kaskoskader. Forsikringer FORSAND KOMMUNE

11 Forsikring, slik det vanligvis oppfattes, er definert slik: forsikring, ordning som har til oppgave å erstatte økonomisk tap som forårsakes av tilfeldige, uforutsette hendelser, eksempelvis tyveri, brann, bil- og flyulykker, forlis, naturskader 1. Grunntanken i all forsikring er at de mange som er utsatt for samme risiko, blir med i en sammenslutning, forsikringsselskap, for å fordele risikoen. Det er denne type forsikringstilfeller som først og fremst behandles i rapporten. Vi vil likevel si noen få ord om pensjonsavtalene, før de andre forsikringsavtalene omtales. I den videre gjennomgangen vil vi gjennomgå de lov- og avtalepålagte forsikringer kommunen må ha, og vurdere om disse er tilfredsstillende. Forsand kommune benytter forsikringsmegler for å inngå avtaler. Dette innebærer ikke at kommuneadministrasjonen og kommunestyret kan frasi seg ansvaret for å ha de forsikringer de skal ha. De har også ansvaret for å vurdere risiko mot kostnad når det gjelder de forsikringer kommunen kan velge å ha. Kommunen har pensjonsavtaler som i kommunal sektor er hjemlet i hovedtariffavtalen. I tillegg har Forsand kommune en rekke andre forsikringsavtaler, noen som de er forpliktet til å ha, og andre der kommunen står friere til å vurdere forsikring opp mot risikoen, og for å redusere et eventuelt tap hvis skader skulle skje LOV- OG TARIFFBESTEMTE PENSJONSAVTALER Ny lov fra 2006 om obligatorisk tjenestepensjon for foretak pålegger alle foretak å opprette tjenestepensjon for de ansatte, og det er krav om minsteinnskudd til ordningen. Kommunen har pensjonsavtaler som i kommunal sektor er hjemlet i hovedtariffavtalen. I kommunal og statlig sektor var dette i sin tid grunnlaget for opprettelse av Kommunal Landspensjonskasse (KLP) og Statens pensjonskasse Dette er en pensjonssparing som har lang tradisjon i stat og kommune, og som ikke medførte de store endringer da ordningen ble innført for alle foretak. Pensjonsavtalen er et tillegg til folketrygdens alderspensjon, og omfatter også pensjon til gjenlevende ved død. Når den ansatte når pensjonsalder, er dette en månedlig utbetaling, som fortsetter til rettighetshaverne dør. Forsand kommune har valgt Vital forsikring for de fleste ansatte i kommunen, dessuten KLP og Statens pensjonskasse. Det er en ytelsesbasert pensjon, og medlemmene betaler en andel (p.t. 2 %) av lønnen. Alle medlemmer med full opptjeningstid er garantert 66 % av lønn ved oppnådd alderspensjon. Det kan ikke opptjenes pensjon av lønn som overstiger 12 ganger folketrygdens grunnbeløp. Det vil i årene som kommer bli betydelige endringer i pensjonsordninger og pensjonsbetingelser, bl.a. som følge av det såkalte pensjonsforliket på Stortinget. 1 Definisjon på ABC-startsiden Forsikringer FORSAND KOMMUNE

12 Pensjonsforsikringer er ikke en forsikringsordning på samme måte som de som behandles nedenfor, men vi finner at Forsand kommune har en ordning som oppfyller kravene til lov og avtaler GRUPPELIVSFORSIKRING Denne innebærer en utbetaling ved dødsfall, og er en forsikring til fordel for avdødes gjenlevende etter bestemte regler. Beløpet reguleres etter grunnbeløpet i folketrygden, og justeres i henhold til alder ved dødsfall. Dette er en forsikring som kommuneansatte og statsansatte har forhandlet frem i hovedtariffavtaler (se 10.6 for kommunalt ansatte), og kommunen er forpliktet til å ha en gruppelivsforsikring. Forsand kommune har tegnet en slik forsikring for alle ansatte, inkludert ansatte i kommunale foretak og ansatte som for tiden er uføre, hos Saga forsikring. Den årlige premie er NOK for til sammen 172 personer som er inkludert i forsikringen. Denne forsikringen dekker forpliktelsen etter foreliggende tariffavtaler YRKESSKADEFORSIKRING I medhold av lov om yrkesskadeforsikring av , skal alle arbeidsgivere forsikre sine ansatte. Kommunen kan søke departementet om å få være selvassurandør, men dette er ikke gjort i Forsand kommune. Retten til yrkesskadeforsikring er også hjemlet i hovedtariffavtalen 11 i kommunal sektor. Hvilke skader som er yrkesskade defineres etter reglene som Rikstrygdeverket benytter. Denne forsikringen er slik at alle skader som er regnet som yrkesskader, skal erstattes fullt ut, uten hensyn til om noen har skyld i skaden. Denne forsikringen er en engangserstatning. Loven oppstiller krav over hva forsikringen skal omfatte: Skade og sykdom forårsaket av arbeidsulykke (yrkesskade). Yrkessykdommer som skyldes påvirkning i arbeid, klimasykdommer og epidemiske sykdommer skal likestilles med yrkesskade dersom sykdomsbildet er i samsvar med det den aktuelle påvirkningen kan fremkalle, dersom den yrkesaktive har vært utsatt på en slik måte at følgen er nærliggende og symptomene oppstår i rimelig tid etter påvirkningen. Det er også en vurdering at det ikke er annen sykdom eller påvirkning som er årsak til symptomene. Annen skade og sykdom, dersom denne skyldes påvirkning fra skadelige stoffer eller arbeidsprosesser. Det er også sagt i loven at alle slike skader skal anses å ha skjedd i arbeid, og at det er forikringsgiver som må sannsynliggjøre at det ikke har skjedd. Denne forsikringen er en trygghet for arbeidstakerne. I Forsand kommune er det inngått forsikringsavtale vedrørende yrkesskade med Protector forsikring. Forsikringen omfatter 160 ansatte, fordelt på til sammen 114,30 årsverk. Det er skilt mellom kommuneansatte og pedagogisk personell i avtalen, men det- Forsikringer FORSAND KOMMUNE

13 te er kun på grunnlag av forskjellig størrelse på beløp som kommunen er pliktig til å innberette som del av lønn for den enkelte arbeidstaker. Alle kommuneansatte er sikret både gjennom hovedtariffavtale og etter loven. Samlet premiebeløp for yrkesskadeforsikring for Forsand kommune i 2010 er NOK Hovedtariffavtalen gir de kommunalt ansatte bedre dekning enn yrkesskadeloven, idet forsikringen også omfatter yrkesskade på veg til og fra arbeid. Etter loven gjelder erstatningen i arbeidstiden og på arbeidsstedet. Yrkesskadeforsikringen som Forsand kommune har innebærer at alle ansatte i Forsand kommune er forsikret. I selve avtalen er det i tillegg en klausul om at andre ansatte med forbindelse til kommunen, for eksempel midlertidig, eller andre som kommunen har forsikringsansvar overfor, skal være dekket i henhold til avtalen. Forskjellene i erstatning etter kommunal hovedtariffavtale og den forsikringsdekning som er oppstilt etter loven, skal tolkes til gunst for sikrede. Vilkårene oppstiller kravene både etter loven og hovedtariffavtalen, og Forsand kommunes forsikringsavtale på dette området er i samsvar med det loven krever. I tillegg har de sikret seg ved å inkludere elever i arbeidspraksis, de folkevalgte, og andre som ikke omfattes av andre ordninger. Forsikringene samordnes ved eventuell utbetaling ULYKKESFORSIKRING I medhold av lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) fra , og forskrifter til denne har kommunen plikt til å forsikre elever i skoler og barnehager. Denne loven gjelder fra Dette er en ansvarsforsikring, og denne er lovpålagt, idet det erfaringsmessig oppstår en del skader på dette feltet. Forsikringen skal først og fremst dekke nødvendige utgifter til behandling, men også erstatning ved død eller varig medisinsk invaliditet, dersom skaden ikke dekkes etter folketrygdloven eller lov om yrkesskadeforsikring. Hva som skal dekkes er regulert i forskrift til opplæringsloven 8-4, og denne forsikringen er ganske omfattende, idet forsikringen skal gi eleven dekning for ulykkesskade som har skjedd: på opplæringsstedet i opplæringstiden på vei mellom hjem og opplæringssted under praktisk yrkesopplæring og opplæring i arbeidslivet som er ledd i opplæringen, og på vei mellom hjem og arbeidsplass under transport, skoleturer, idrettsdager, leirskoler og lignende som skolen er ansvarlig for under Operasjon dagsverk og andre lignende elevaktiviteter, og mellom hjemmet og det stedet der aktiviteten skjer Likestilt med hjem i denne oppregningen, er også annet oppholdssted. Forsikringer FORSAND KOMMUNE

14 Forsikringen skal også ha dekning for behandling av enkelte følgeskader av ulykker i inntil to år etter ulykken. Permanente tannskader som oppstår utover dette tidspunkt, for eksempel utgifter til bro eller lignende, har ingen frist på to år dersom utgiftene til behandling er en direkte følge av ulykken. Forsand kommune har tegnet forsikringsavtale med Protector forsikring. Avtalen til kommunen er noe utvidet i forhold til lovens krav når det gjelder aktiviteter, for eksempel er dykking dekket for barn under 16 år. Likeså har kommunen forsikret fosterbarn og barn i avlastningshjem hele døgnet. Forsand kommune har forsikret til sammen 298 personer og kommunen betaler en premie på til sammen NOK per år. Når det gjelder denne forsikringen har kommunen forsikringsavtaler som gir bedre dekning enn kravene i loven BILANSVARSFORSIKRING Lov om ansvar for skade som motorvogner gjer (bilansvarslova), datert , er en lovpålagt ansvarsforsikring som gjelder alle eiere av kjøretøy. Forsikringen skal være en trygghet for oppgjør av skader som kjøretøyet gjør på andre. Kommunen kan i særtilfelle søke om å være selvassurandør. Dette er ikke gjort i Forsand kommune. Forsand kommune har forsikret sine kjøretøy i KLP Skadeforsikring. Det er ansvarsforsikringen ved skade som er forsikringspliktig, men kommunen har i tillegg kasko på sine kjøretøy. Det fremgår ikke i oversikten over utbetaling ved skade på kjøretøy, hvorvidt det gjelder skade som kjøretøyet har forårsaket, eller om det er skade på kjøretøyet som kommunen eier som er dekket. Kommunen har en egenandel ved bruk av denne forsikringen på både ansvar og kasko. Egenandelen er NOK Administrasjonen er ansvarlig for å oppdatere forsikringselkapet om biler og maskiner som til enhver tid eies av kommunen ANSVARSFORSIKRINGER Lov om skaderstatning av innebærer et spesielt ansvar som arbeidsgiver. Dette gjelder både offentlige og private arbeidsgivere: 2-1. (arbeidsgivers ansvar for arbeidstaker.) 1. Arbeidsgiver svarer for skade som voldes forsettlig eller uaktsomt under arbeidstakers utføring av arbeid eller verv for arbeidsgiveren, idet hensyn tas til om de krav skadelidte med rimelighet kan stille til virksomheten eller tjenesten, er tilsidesatt. Ansvaret omfatter ikke skade som skyldes at arbeidstakeren går utenfor det som er rimelig å regne med etter arten av virksomheten eller saksområdet og karakteren av arbeidet eller vervet. 2. Med arbeidsgiver menes her det offentlige og enhver annen som i eller utenfor ervervsvirksomhet har noen i sin tjeneste. 3. Med arbeidstaker menes enhver som gjør arbeid eller utfører verv i arbeidsgivers tjeneste, unntatt verv som tillitsvalgt i annet foretak. Like med arbeidstaker regnes ombud i offentlig Forsikringer FORSAND KOMMUNE

15 virksomhet, befal og menige under militærtjeneste og andre under pålagt tjenestegjøring for det offentlige, samt innsatte, pasienter e.l. som deltar i arbeidsvirksomhet i kriminalomsorgens anstalter, i helseinstitusjoner e.l. 4. Om pasientskadeerstatning gjelder pasientskadeloven. Dette er ikke en lovbestemmelse om forsikring, men den sier noe om hvilket ansvar kommunen har. Det er med grunnlag i dette ansvaret at kommunen har behov for forsikringer ut over det som er lovbestemt. Kommunen har jo mange arbeidsplasser i en rekke forskjellig tjenester hvor skader kan oppstå, og hvor kommunen kan få et ansvar etter denne loven SKADE PÅ PASIENTER I henhold til 7 i pasientskadeloven er Staten, regionale helseforetak, fylkeskommuner og kommuner forpliktet til å yte tilskudd til Norsk Pasientskadeerstatning for å dekke erstatning for pasientskader voldt i den offentlige helsetjenesten, samt bidrag til driften i samsvar med forskrift gitt av Kongen. I tillegg sier loven at kommunen og helseforetak med kommunale driftstilskudd eller med kommunalt oppdrag også omfattes av loven. Dette er en viktig ansvarsforsikring for kommunen dersom pasienter skulle komme til skade. Ordningen med pasientskadeerstatning gjelder selvsagt ikke, dersom en arbeidstaker skader pasienter forsettelig, men utover dette gjelder forsikringen fullt ut. Kommunens pliktige medlemsskap i pasientskaderstatningsordningen innebærer at kommunen ikke har tegnet ytterligere forsikring på dette området. Ansvaret kommunen måtte bli ilagt for skade på pasienter i kommunale institusjoner er dekket ved denne ordningen, og den fyller lovens krav SKADEFORSIKRINGER Ut over de nevnte ordninger i kap må kommunen vurdere hvilke hendelser det er behov for og anledning til å forsikre seg mot. Forsand kommune har tegnet følgende forsikringer når det gjelder formuesskade og ansvar: Bransje Forsikringssum Egenandel Kommunale bygninger med Fullverdiforsikret inventar og løsøre Verdigjenstander Fremgår av forsikringsavtalen Bedrifts- og produktansvar Formueskade Underslag Forsikringer FORSAND KOMMUNE

16 Slik den enkelte avtale fremstår, vurderer vi at kommunen har en god forsikringsordning for eventuelle formueskader av denne art. Erfaringsmessig er dette et område det oftest oppstår skader. Kommunen har forsikret sine ansatte på reise. Dette er gjort ved at kommunen har tegnet en reiseforsikring på døgnbasis, slik at den ansatte som er reisende er den som er forsikret, så lenge det ikke overskrider det antall døgn det er avtalt forsikring for. Kommunen har vurdert det slik at de reisende for kommunen skal være forsikret med god dekning når de reiser, men at alle ansatte ikke trenger å være forsikret til enhver tid. Ved større byggeprosjekt har kommunen en avtale med Waco om å vurdere å tegne byggherreansvarsforsikring, for å forsikre seg mot skader som kan oppstå i forbindelse med byggeprosjektet. Dette er et valg kommunen gjør ved gjennomgang forsikringene på jevnlig basis. Forsikringer FORSAND KOMMUNE

17 1.3 VURDERINGER OG ANBEFALING VURDERING AV RUTINER Forsand kommune kjøper sine forsikringer gjennom Waco forsikringsmegling. Summen kommunen betaler for denne tjenesten per år, er i følge rådmannen på ca kr Det er inngått en løpende avtale som er datert og underskrevet av rådmannen tilbake fra Kjøp av forsikringsmeglingstjenester er omfattet av lov om offentlige anskaffelser. I dette prosjektet er det ikke vurdert hvorvidt inngåelse av gjeldende avtale er i tråd med lovverket. Det er avtalefestet en gjensidige oppsigelse på tre måneder. Det er denne avtalen som fremdeles gjelder. Avtalen fremstår som om megler har fått hele ansvaret for alle sider ved kommunens forsikringer: Megleren skal på våre vegne forhandle, utrede, plassere og vedlikeholde våre forsikringer. Det fremgår ikke noe i avtalen om samhandlingen med kommunen når det gjelder hvilke forsikringer som skal forhandles og vedlikeholdes. Det viser seg at kommunen er klar over at de selv må være ansvarlig for forsikringsdekningen, og at bruken av megler er en del av rutinene kommunen har på dette området. Det er ingen dokumentasjon av hvilke rutiner kommunen har for å holde seg à jour på forsikringsområdet. Det er kun avtalen med megler og forsikringsmappen som viser noe om dette. Ved nærmere forespørsler, spesielt til forsikringsmegler, viser det seg at kommunen og forsikringsmegler har en ganske omfattende kontakt når det gjelder forsikringer. Vi stilte spørsmål om dette i e-post til megler og fikk følgende svar: Waco-forsikringsmegling og Forsand kommune har minst fire møter i året. I tillegg møtes de dersom det skulle være uforutsette hendelser som ekstra forsikring eller skader. To av møtene omhandler skade- og personforsikringer. Det første møtet skjer normalt i løpet av høsten i forbindelse med fornyelse av forsikringsavtalene og budsjettbehandling i kommunen. Deretter møtes de på ny, normalt i januar/februar i forbindelse med at de nye polisene blir levert, for å gå igjennom disse. Eventuelle skadetilfeller drøftes og forsikringspermene blir oppdatert dersom det er skader, utbetalinger eller annet. Waco forsikringsmegling har faste kontaktpersoner i kommunen når det gjelder skade- og personforsikring. Kommunen og forsikringsmegler møtes to ganger i året for å behandle de kollektive pensjonsforsikringene. I disse møtene er hensikten å ajourføre kontoføring ved å oppdatere medlemslister, ta inn lønnsreguleringer og revidert grunnbeløp av folketrygden, samt å gi premieprognose for neste år. Det er også en fast person i kommunen som ivaretar pensjonsforsikringene og har den løpende kontakten med forsikringsmegler om disse. Forsikringer FORSAND KOMMUNE

18 Det viser seg altså at kommunen har rutiner for gjennomgang og oppfølging av forsikringsavtaler, uten at dette er beskrevet noe sted. Det er også kommunen som er ansvarlig for å oppdatere alle oversikter over personal, bygninger, biler og annet. I dette ligger etter vår mening at kommunen, til tross for en avtale med forsikringsmegler som kan tyde på noe annet, har en svært tett oppfølging og vurdering av sine forsikringsavtaler, og tar ansvaret for disse. Revisjonen vil anbefale at rutiner for oppfølging av forsikringer nedtegnes og dokumenteres sammen med andre rutinebeskrivelser ANDRE VURDERINGER Kontrollutvalget har i sitt oppdrag til oss også bedt oss vurdere andre særlige tilfeller der kommunen kan pådra seg erstatningsansvar: Dersom kommunen for eksempel setter i verk større bygningsarbeider, blir det vurdert konkret av kommunen i samarbeid med forsikringsmegler, hvorvidt kommunen skal tegne byggherreforsikring, som skal dekke skader som kan oppstå på ting og personer under byggeperioden. En slik forsikring vil i det vesentlige være en kost-nytte vurdering kommunen må foreta. Dersom det dreier seg om andre typer arbeid, er det ikke alt det er mulig eller eventuelt lønnsomt å forsikre seg mot. For ikke å komme i erstatningsansvar er det viktig at kommunen handler etter gjeldende lover og regler, og at alt arbeid er sikret som foreskrevet. Hvis kommunen har handlet korrekt, har den ikke noe objektivt ansvar for enhver skade som oppstår, og blir ikke uten videre erstatningsansvarlig. Det vil i tilfelle være et skadetilfelle som må vurderes etter lov om skaderstatning, og det må bevises årsakssammenheng mellom kommunens forsømmelse og skaden. En kommune kan også bli erstatningsansvarlig dersom det oppstår skader på personer eller ting, og at skaden skyldes at kommunen ikke har vedlikehold bygninger, anlegg eller veg. Dersom bygninger og anlegg som eies av kommunen holder standarden i lov og forskrifter, er det ikke selvsagt at kommunen er ansvarlig for skader som kan oppstå. Det samme utgangspunkt gjelder ved vedlikehold av veier eller kommunalt eide lekeplasser når disse er slik forskriftene krever. Det kan ikke forventes at kommunen skal ha høyere standard enn kravene heller. Det blir vurdert konkret etter vanlige erstatningsrettige regler om kommunen er ansvarlig. Dersom kommunen har vært uaktsom, og ikke gjort det som lover og regler og vanlig vedlikehold eller sikring tilsier, vil også forsikringsselskapet kreve regress i en eventuell forsikringsutbetaling. Noen av disse forsikringene vil etter disse synspunkt, være ukloke når de vurderes konkret utfra et kost-nytte synspunkt, idet de kan bli svært kostbare. Det kan være at kommunen må betale uansett, enten tilbake til forsik- Forsikringer FORSAND KOMMUNE

19 ringsselskapet eller til skadelidte. Fordelen med forsikringsselapet er at erstatningsbeløpet her trolig er begrenset i avtalen. Erstatninger som gjelder at kommunen ikke har levert tjenster den er forpliktet til er den siste problemstilling. Dette kan gjelde på mange områder av en kommunes oppgaver, idet kommunen har svært mange lovpålagte oppgaver. Enkelte av disse pliktene kan kommunen forsikre seg mot, for eksempel at ansatte gir feil opplysninger, slik at innbyggere ikke får riktig behandling av kommunen. En slik forsikring har Forsand kommune inngått med Gjensidige forsikring. Denne forsikringen ligger tett opp til det pålagte arbeidsgiveransvaret som er omtalt tidligere. Ansvar for andre forsømmelser vurderes konkret. Heller ikke i disse tilfellene har kommunen uten videre erstatningsansvar. Forsand kommune har svært få forsikringstilfeller når vi ser på oppstillingen foran. Dette er forhold som må tas med i vurderingen når det skal avgjøres hvilke forsikringsavtaler kommunen skal inngå. Kommunen må ha forsømt seg, og dette er også kostbart eventuelt å forsikre seg mot. Kommunen har etter vår mening en god forsikringsordning. De har en jevnlig gjennomgang og endrer forsikringene etter behov. De har de forsikringer de er pålagt å ha etter lover og avtaler, og har gode rutiner på å vurdere behovet for andre typer forsikringer. Vi vil anbefale kommunen å dokumentere de rutinene for gjennomgang og etablering av forsikringer som de i realiteten har. Avtalen med forsikringsmegler, og selve forsikringsmappen viser ikke disse rutinene. Rutinene bør fremgå i kommunens internkontrollsystem Forsikringer FORSAND KOMMUNE

20 VEDLEGG Forsikringer FORSAND KOMMUNE