BEREDSKAPSPLAN. August stockshots.no

Transkript

1 August 2014 stockshots.no

2 INNHOLD Side 1. Hvem gjelder beredskapsplanen for? 3 2. Skolens kriseteam 3 3. Skolens eksterne samarbeidspartnere 4 4. Viktige telefonnummer 5 5. Plan for sorgarbeid 6 6. Tips og råd angående sorgarbeid 7 7. Interne kommunikasjonsprosedyrer ved kriser 9 8. Handlingsplan ved trusler Handlingsplan ved ulykker på/ved skolen Handlingsplan ved voldsepisoder på/ved skolen Mediehåndtering Driftsmessige konsekvenser Hvordan planen skal gjøres kjent Revisjon 16 Vedlegg 17 2

3 1. HVEM GJELDER BEREDSKAPS- PLANEN FOR? Beredskapsplanen gjelder for elever, personalet og undervisningslokalene. Planen skal være en hjelp for skolens personale dersom en ulykke eller et dødsfall finner sted, dersom noen av skolens elever eller ansatte blir alvorlig syke, eller ved trusler og bygningsmessige hendelser. I tillegg til at denne planen skal gi svar på hvem som gjør hva, skal den også inneholde tips som kan brukes i slike situasjoner. Hva som er riktig å gjøre i det enkelte tilfelle, vil alltid være en vurderingssak. Planen skisserer også hvem som har ansvar for de ulike oppgavene som må tas hånd om. I tillegg til denne planen skal det utarbeides en kortversjon til oppslag i oppholdsrom/ undervisningslokaler på skolen. 2. SKOLENS KRISETEAM Rektor: Studiestedsleder Glomfjord: Studiestedsleder Ørnes: Studiestesleder Inndyr: Hovedverneombud Verneombud Ørnes: Verneombud Glomfjord: Verneombud Inndyr: Roar Jensen Walter Elvenes Kirsti Kvehaugen Knut-Eirik Svendsen Linn Fredriksen Erik Bjørnstad Alfon Johansen Linn Fredriksen Dersom rektor/avdelingsledere ikke er tilgjengelig, trer inspektører/fagledere inn som stedfortredere: Glomfjord: Ørnes: Inndyr: Marianne Johansen Monica Rosting Frank Robert Strømdal Skolens kriseteam har myndighet til og skal treffe de nødvendige beslutninger i en akutt situasjon. De skal også vurdere hvilke deler av beredskapsplanen som eventuelt skal tas i bruk. 3

4 3. SKOLENS EKSTERNE SAMARBEIDSPARTNERE Samarbeidspartner Evt. kontaktperson Telefon Utdanningsavdelingens kriseteam Meløy kommunes kriseteam Kirkekontor Politi Fylkesutdanningssjef Tone Vangen Ledende helsesøster Sonja Edvardsen (sentralbord) (direkte) (Meløy) (Gildeskål) (Ørnes) (Inndyr) PPT Anne-Rita Kolberg (sentralbord) (direkte) 4

5 4. VIKTIGE TELEFONNUMMER Legevakt Legekontor Glomfjord og Ørnes Inndyr Ørnes Ørnes, nødhjelpstelefon Glomfjord Inndyr Nødnummer Ambulanse 113 Politi Ørnes Inndyr Brannvesen (også ved andre akutte hendelser ang. bygningsmassen) Giftinformasjonssentralen Helsestasjon Kirkekontoret Ørnes Glomfjord Inndyr Meløy Gildeskål (mellom kl. 9-14, ikke fredager) PPT Meløy vgs Arbeidstilsynet i Nord-Norge (tast 3 ved alvorlige ulykker)

6 5. PLAN FOR SORGARBEID A. DØDSFALL BLANT SKOLENS ELEVER/ANSATTE Hvem Ledelsen Gjør hva Samle ansatte til åpen og ærlig informasjon, gjerne 3 ganger daglig i starten. Planleggingsmøte. Samle elevene til informasjon. Det er viktig at dette blir gjort raskt. Kontaktlærer/rådgiver Samle klassen til samtale. Dele sorgen med elevene. Påse at ingen sitter ufrivillig på hybelen alene. FØR FRAVÆR! Lokalt kriseteam/ kontaktlærer Ledelsen Bearbeide sorgen: Hva er sorg og naturlige sorgreaksjoner? Snakke om skyldfølelse - hvordan minnes den døde - invitere presten - snakke om begravelse. Kontakte ekspertise ved behov. Kontakte hjemmet, eventuelt møte opp personlig for kondolanse. Arrangere kort minnestund på skolen. Møte opp i begravelsen, krans fra skolen. Kontakt med media. Informasjonsbrev til alle foresatte: Hva har skjedd, hva er gjort, hva skal gjøres. B. ULYKKER BLANT SKOLENS ELEVER/ANSATTE Ved ulykke: Studiestedsleder gir en eller noen få lærere ansvar for å ta seg av de elevene som var vitner til ulykken Gi ærlige opplysninger fortløpende Vær nøye med fraværsføring når elevene møter på skolen de første dagene etter en ulykke Også ulykke eller alvorlig sykdom kan fremkalle sorgreaksjoner, vær obs og ta dette etter hvert (se tips for sorgarbeid). 6

7 C. KRISER I NÆR FAMILIE BLANT SKOLENS ELEVER/ANSATTE Elever kan rammes av kriser av mange slag. Det er viktig at lærere og annet personale er var eventuelle krisereaksjoner, og kontakter kontaktlærer og rådgiver. Når en elev mister en nær person, må eleven få bestemme omfanget av opplegget. I enhver krisesituasjon har kontaktlærer ansvar for sin klasse, mens rådgiver har ansvar for oppfølging av enkeltelever som vi vet kan trenge ekstra omsorg. Det er en forutsetning at personalet årlig samtaler om dette temaet for å bli fortrolig med tanken som ligger bak en slik beredskapsplan. Studiestedsleder har ansvar for oppfølging av ansatte som opplever krise i sin nære familie. Når en ansatt mister en nær person, må man være lydhør for den ansattes behov. 6. TIPS OG RÅD ANG. SORGARBEID A. PLANLEGGINGSMØTE MED STUDIESTEDSLEDER OG KOLLEGER Hvordan legger vi opp skoledagen/møtet med elevene? Hvordan markerer skolen det inntrufne? Hva gjør vi med de elevene som kjenner den tilskadekomne/avdøde på tvers av klassegrensene? Hva bør gjøres i klassen til den tilskadekomne/avdøde? Hvor får vi tak i nødvendig informasjon? Hvordan takler vi pressen dersom ulykken er av en slik karakter at journalister stiller opp? Er det andre ressurspersoner i lokalmiljøet som det kan være godt å knytte til oss? Hva må ivaretas i kontakt med de pårørende? Hva gjør vi vedrørende informasjon til hjemmene? Etter en tid; hvem knytter vi oss opp mot når det gjelder debrifing? B. FORSLAG TIL OPPLEGG FOR EN DAGS SORGARBEIDE 1. Fellessamling for hele skolen 2. Fellessamling på tvers av klassegrensene for dem som kjenner avdøde best 3. Samling i avdødes klasse: Still noen få enkle spørsmål som alle elevene kan svare på. For eksempel: Hvor var du da du fikk greie på at NN var død? Hvordan fikk du greie på det? Hvordan har du reagert fra du fikk greie på det til nå? Det ligger mye verdifullt sorgarbeid i en slik runde. Elevene sitter gjerne i en ring mens hver enkelt forteller "sin" historie ut fra slike enkle spørsmål. 7

8 C. TIPSLISTE Ved dødsfall: Skolen holder åpent utover kvelden, alltid med voksne til stede Ærlig orientering om hva vi vet og kan si Vaffelsteking og turgåinig Det settes blomster, bilde og lys på den tomme pulten, og en kondolanseprotokoll som elevene kan skrive i. Denne kan overrekkes de pårørende senere Vær åpen for hva elevene måtte ønske å snakke om Utsettelse av alle prøver for den aktuelle klasse, eventuelt andre klasser Planlegging av en minnestund på skolen Invitasjon av pårørende til minnestund Ta bilde av klassen, av pulten med lys etc. Samtale om begravelse, og planlegging av deltakelse (buss og lignende) Flaggheising på halv stang etter at klassene er informert - stillhet når flagget heises - eventuell lystenning ved flaggstangen Felles minnestund for ansatte og elever hvis en ansatt har gått bort Kondolering ved personlig frammøte Nære venner og eventuell kjæreste følges opp spesielt Elevveiledning når det gjelder håndtering av media Enhver kontaktlærer får tilbud om å ha en kollega med seg inn i sin klasse I en krisesituasjon kan det være slitsomt for elevene å skulle oppholde seg på skolen helt til skoledagens slutt. Det kan derfor planlegges et tidspunkt der elevene kan gå hjem samtidig som det er anledning til fortsatt å være på skolen for de som ønsker det Elever kan ha veldig klare forventinger til sorgreaksjoner, og de kan dermed reagere "mot" de som eventuelt har et annet reaksjonsmønster enn forventet. Ved anledning kan dette tas opp i klassen (ulike mennesker - ulike måter å reagere på). Hvis man minnes en avdød, vil en god del av minnene være positive og glade. Latter og smil vil være naturlig, selv om noen kanskje får dårlig samvittighet av dette. Etterarbeid Snakke om begravelsen Besøke graven Markere merkedager, for eksempel ettårsdagen for dødsfallet eller fødselsdagen til avdøde Skrive minneord Ta opp dette med skyldfølelse 8

9 7. INTERNE KOMMUNIKASJONS- PROSEDYRER VED KRISER A. STUDIESTED ØRNES Nødnummer 110 (brann), 112 (politi) eller 113 (ambulanse) I arbeidstiden: Varsle ekspedisjon/sentralbord, som deretter varsler ihht. listen nedenfor. Utenfor arbeidstid: Varsling i prioritert rekkefølge: studiestedsleder, rektor, eksamensinspektør, driftsleder. Se varslingsliste nedenfor. Fullstendig beredskapsplan i papirversjon er tilgjengelig ved sentralbord og hos personene nevnt nedenfor, i tillegg til digital utgave på skolens hjemmeside. Sentalbord Ørnes Rektor Roar Jensen Tlf arbeid Mobilnr Tlf privat Studiestedsleder Kirsti Kvehaugen Eksamensinspektør Monica Driftsleder Jarle Drevland Rådgiver Lissbeth Hovdal Nordland fylkeskommune Nordland fylkeskommune, sentralbord Utdanningsavdelingen Fylkesutdanningssjef Tone Vangen

10 B. STUDIESTED GLOMFJORD Nødnummer: 110 (brann), 112 (politi) eller 113 (ambulanse) I arbeidstiden: Varsle ekspedisjon/sentralbord, som deretter varsler ihht. listen nedenfor. Utenfor arbeidstid: Varsling i prioritert rekkefølge: studiestedsleder, rektor, planinspektør, driftsleder. Se varslingsliste nedenfor. Fullstendig beredskapsplan i papirversjon er tilgjengelig ved sentralbord og hos personene nevnt nedenfor, i tillegg til digital utgave på skolens hjemmeside. Sentalbord Glomfjord Rektor Roar Jensen Tlf arbeid Mobilnr Tlf privat Studiestedsleder Walter Elvenes Planinspektør Marianne Johansen Driftsleder Jarle Drevland Rådgiver Marianne Johansen Nordland fylkeskommune Nordland fylkeskommune, sentralbord Utdanningsavdelingen Fylkesutdanningssjef Tone Vangen

11 C. STUDIESTED INNDYR Nødnummer: 110 (brann), 112 (politi) eller 113 (ambulanse) I arbeidstiden: Varsle ekspedisjon/sentralbord, som deretter varsler ihht. listen nedenfor. Utenfor arbeidstid: Varsling i prioritert rekkefølge: studiestedsleder, rektor, fagleder, vaktmester. Se varslingsliste nedenfor. Fullstendig beredskapsplan i papirversjon er tilgjengelig ved sentralbord og hos personene nevnt nedenfor, i tillegg til digital utgave på skolens hjemmeside. Sentalbord Inndyr Rektor Roar Jensen Tlf arbeid Mobilnr Tlf privat Studiestedsleder Knut-Eirik Svendsen Fagleder Frank Robert Strømdal Vaktmester Bjørn Valter Hansen Rådgiver Kent Ross Nordland fylkeskommune Nordland fylkeskommune, sentralbord Utdanningsavdelingen Fylkesutdanningssjef Tone Vangen HANDLINGSPLAN VED TRUSLER Skolen følger Nordland fylkeskommunes plan 11

12 9. HANDLINGSPLAN VED ULYKKER PÅ/VED SKOLEN Hvem Gjør hva Den som kommer først til stedet Studiestedsledelsen Kontaktlærer - rådgiver - person fra støttegruppe eller kommunens kriseteam Studiestedsledelsen - rektor Førstehjelp, ambulanse, varsle ledelsen ved avdelingen Varsle foresatte, informere ansatte, eventuelt tilkalle politiet. Samle vitner Øvrige elever tilstede bringes inn i annet rom. Kontakt lege ved sjokk. Samtale om opplevelsen Hjelp fra ekspertise ved behov for oppfølging. All kontakt med media Studiestedsledelsen - rektor Arbeidstilsynet i Nord-Norge I arbeidsmiljøloven under kapitel 5 Registrerings- og meldeplikt står følgende: 5-2 Arbeidsgivers varslings- og meldeplikt (1) Dersom arbeidstaker omkommer eller blir alvorlig skadet ved en arbeidsulykke, skal arbeidsgiver straks og på hurtigste måte varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet. Arbeidsgiver skal bekrefte varselet skriftlig. Verneombudet skal ha en kopi av bekreftelsen. Det finnes ni punkter som karakteriserer alvorlig skade. 1. Hodeskade/hjernerystelse med tap av bevissthet 2. Skjelettskade 3. Indre skader 4. Tap av kroppdel 5. Forgiftning 6. Bevissttap på grunn av arbeidsmiljøfaktorer 7. Forbrenning, frostskade eller etseskade 8. Generell nedkjøling 9. Skade som krever sykehusbehandling 12

13 10. HANDLINGSPLAN VED VOLDSEPISODER PÅ/VED SKOLEN Prosedyrer a. Tilkall andre voksne (lærere/andre tilsatte) b. Ved fare for andres sikkerhet evakueres rommet/stedet c. Ta hånd om den som blir utsatt for vold. d. Studiestedsledelsen varsles i. Foresatte/pårørende kontaktes ii. Politi kontaktes i akutte situasjoner e. Rapport om hendelsen skrives av den som kjenner hendelsen best, og leveres ledelsen som har ansvar for videre oppfølging f. Info til alle berørte (medelever, ansatte, foreldre/pårørende) i etterkant. g. Oppfølging av den voldsutsatte. Studiestedsleder sammen med kontaktlærer er hovedansvarlig. h. Oppfølging av voldsutøver. Studiestedsleder sammen med kontaktlærer er hovedansvarlig. Rapportering Alle episoder skal registreres og meldes avdelingsledelse og basisteam o Kopi til verneombud Eventuelle skademeldinger sendes forsikringsselskap (KLP/Gjensidige) og NAV. Skjema finnes på nettet. Anmeldelse til politi drøftes med skoleledelsen, som kontakter fylkesadvokaten for råd. Dersom skolen velger å anmelde hendelsen, gjøres dette gjennom fylkesadvokaten. o Ansatte/elever/foresatte kan uavhengig av skoleledelsens vurdering selv velge å anmelde forholdet. Definisjoner (kilde: Utdanningsforbundet) Vold er en handling av en gruppe eller enkeltindivider som har til hensikt å skremme eller skade den personen det er rettet mot Trussel om vold er verbalt angrep eller handling som har til hensikt å skremme eller skade den personen det er rettet mot Trakassering er plaging og sjikane. Det kan også være skade på vedkommendes eiendom. Begrepet brukes ofte når en person blir utsatt for systematiske ubehageligheter Selv om overgrep kan defineres generelt, er det subjektivt hva som oppleves som overgrep. Derfor må det tas hensyn til hvordan den enkelte selv opplever situasjonen. 13

14 11. MEDIE- HÅNDTERING Ved alvorlige krisesituasjoner er det kun REKTOR SOM UTTALER SEG. Ved lokale kriser bør avdelingsleder rådføre seg med rektor før uttalelse. Helst bør rektor/avdelingsleder være et team som håndterer informasjon. Noen råd: Gi åpen, korrekt og relevant informasjon som beskriver faktiske hendelser i saken Det er bare politiet som kan publisere informasjon som innebærer vurderinger av mulige årsakssammenhenger i ulykkestilfellet. Ellers må informasjonen være på et mer generelt grunnlag, og avklare ansvarsfordelingen vis-a-vis politimyndighetene/redningsledelsen Det er politiet som har ansvaret for å informere de pårørende om eventuell ulykke. Men rektor/avdelingsleder bør i samråd med politiet påse at dette blir gjort umiddelbart eller så snart som mulig Rektor skal oppgi et telefonnummer som er tilgjengelig for kommunikasjon mellom kriseteamet, pårørende og politiet Rektor/studiestedsleder må definere de viktigste informasjonskanalene og informasjonsmottakerne (elever, ansatte og pårørende osv) Rektor/studiestedsleder må løpende informere skolens ansatte om krisesituasjonen (via internett og e- post om nødvendig) Rektor/studiestedsleder skal sørge for at det etableres fysiske steder som er skjermet for presse/uvedkommende 14 Lorem ipsum dolor sit amet consectetuer adipiscing elit curabitur

15 Tips når journalisten(e) ringer: Vis at du gjerne vil hjelpe til Slipp mediene inn hoveddøra, ellers sniker de seg inn bakdøra Vet du ikke svaret, innrøm det. Kanskje det finnes andre som heller burde svart? Tilby deg eventuelt å finne eller henvise til andre kilder Ikke svar ja eller nei til et intervju med en gang. Fortell at du trenger en del informasjon først: o Journalistens og redaksjonens navn o Hvilken tilnærming har journalisten til saken? o Hvilke andre kilder er benyttet? o Hvilken deadline er det på saken? Tilby bakgrunnsinformasjon, vis til eller til skolens egen hjemmeside Hvis saken eller vinklingen er slik at du ikke vil stille opp til intervju, forklar hvorfor Ikke si ting du ikke vil bli sitert på Bli enig med journalisten om tidspunkt for ny kontakt, eventuelt nytt intervju, for eksempel om en time Oppsummer hovedpunktene sammen med journalisten, så du er helt sikker på hva det gjelder Du kan be om å få lese artikkelen før saken trykkes. Du har krav på å godkjenne egne sitater før saken offentliggjøres 12. DRIFTSMESSIGE KONSEKVENSER Ved materielle skader på bygninger og utstyr forårsaket av brann, eksplosjon, naturskade, vannskade og andre skader, må skolens kriseteam forholde seg til: Må virksomheten flyttes? Finnes det erstatningslokaler? Kan eksamen gjennomføres på normal måte? Det må utarbeides rutiner for backup og dokumentasjon ved eventuell brann/skade i IKT-serverrom. Ansvarlig: Systemansvarlig IKT og driftslederne ved den enkelte avdeling. Frist: Inneværende skoleår. 15

16 13. HVORDAN PLANEN SKAL GJØRES KJENT Beredskapsplanen legges ut på skolens hjemmeside. Den legges også inn i skolens KS-system. Innholdet i Del 7 A-C, Interne kommunikasjonsprosedyrer ved kriser, samt del 4, Viktige telefonnummer, henges som oppslag, med overskriften Varsling ved kriser, på personalrom, kantine, bibliotek, undervisningsrom og kontorer ved respektive avdelinger. Papirversjon av planen skal være lett tilgjengelig for sentralbord og de personene som er nevnt i del 7 A-C. Planen gjøres kjent for personalet i personalmøte ved skolestart. Den gjøres også kjent for elevrådet straks det er etablert på høsten. 14. REVISJON Beredskapsplanen skal revideres hvert annet år. Neste revisjon skjer høsten HMS-ansvarlig er ansvarlig for revisjon i samarbeid med rektor og lederteam. Endringer i planen vedtas i Arbeidmiljø- og skoleutvalget (AMS). Rektor har ansvar for å holde planen ajour i forhold til navn og telefonnummer. 16

17 VEDLEGG INFORMASJON OG RÅD OM PSYKISKE REAKSJONER UNDER OG ETTER ULYKKE Erfaringer har vist at det er av stor verdi å gi informasjoner til de rammede og de pårørende etter en ulykke. Det har også vist seg å være nyttig å gi informasjon og råd om de vanlige psykiske reaksjonene som opptrer i slike situasjoner. Det er flere årsaker til dette. De fleste vet lite om de vanlige og normale reaksjonene, og en kan derfor lett tolke sine egne reaksjoner som helt spesielle og unormale. Når en kjenner normalreaksjonene, er det lettere å akseptere dem og godta at de er rimelige i forhold til den sterke påkjenningen en har hatt. Det kan være gunstig at dine nærmeste i din familie og på arbeid også kjenner til dette. Disse reaksjonene kan bli så sterke, plagsomme eller langvarige at du trenger behandling. Da skal du ikke vente med å søke hjelp. At mange får slike reaksjoner, betyr ikke at alle får det. Den første reaksjonen er ofte preget av uvirkelighet. Mange har en sterk følelse av indre tomhet. En kan ha vanskelig for å fatte fullt hva som har skjedd. Gradvis slipper en imidlertid inn over seg hele hendelsesforløpet, og da kommer ofte de sterkeste reaksjonene. Disse er blant annet angstplager, og de kan være meget sterke når en gjenopplever intenst det som hendte. Tankebildene kan synes så vikelige at en har følelsen av at nå skjer det igjen. Det kan være vanskelig eller umulig å rive tankene bort fra de meste kritiske påkjenningene en har hatt. Angsten gjør at en blir svært rastløs og den kan også ha legemlige utslag. Slike legemlige plager er skjelvinger, svetting, hodepine, hjerteklapp, press i brystet, kvalme, brekninger, maveplager, kraftløshet, svimmelhet eller spenning i kroppen. Skvettenhet; det kan være at du vil føle seg svært skvetten for uventede lyder og der var for plutselige bevegelser. Frykt for spesielle steder. Det kan være at en er redd for å være alene eller tett sammen med andre. En har da ofte en naturlig frykt for å komme tilbake til ulykkesstedet eller noe som minner om det. Søvnproblemer. Innsovingen kan være vanskelig, og en kan våkne ofte og tidlig. Det er viktig å vite om de typiske ulykkesdrømmene. På forskjellige måter gjenopplever en stadig ulykkeshendelsen på nytt (mareritt). Dette kan gi oppvåking i sterk angst. Hvis søvnen er dårlig gjennom lengre tid, kan en bli sliten og irritabel. Sovemedisin gjennom en kort periode kan da være gunstig. 17

18 Fortvilelse og grubling. Enkelte har problemer fordi de selv har overlevd, mens kamerater har omkommet. Det kan gi urimelig selvbebreidelse og skyldfølelse. En gir seg kanskje ikke lov til å være lettet over å ha overlevd. Isolasjon. I forskjellig grad føler en behov for å være alene. En ønsker å beskytte seg mot alt som kan forsterke de nevnte følelsene. En forsøker å glemme, og en trekker seg unna kontakt med andre. I rimelig grad er dette forståelig, men en må ikke isolere seg. NOEN ENKLE RÅD Snakk med andre! Selv om det er vanskelig, er det bra å dele tankene, følelsene og opplevelsene sine med andre. Det kan være nødvendig å ta opp deler av hendelsesforløpet gang på gang. Dette er oftest hensiktsmessig. På den måten kan en bedre komme gjennom en vanskelig situasjon. Vi vet at møtet med omkomnes familier kan være smertefullt og vanskelig for deg. Om du likevel ser deg i stand til å ha knakt med, eller møte noen av disse pårørende, kan det være til gjensidig hjelp. Aktiviteter Fysisk aktivitet og tidlig virksomhet er viktig for å avreagere. Driv eller den aktiviteten du av erfaring vet hjelper deg. Arbeid For de fleste er det en fordel å komme tidligst mulig i arbeid. Fellesskap Det er ofte nyttig å være sammen med andre som har opplevd det samme. Bruk av alkohol, selv om dette kan lindre, må en være svært forsiktig med. Vi må derfor bestemt advare mot dette! Behandling Gjennom legen din kan du eventuelt få hjelp med de plagene vi nå har nevnt. Nøl ikke med å kontakte legen din, bedriftshelsepersonell eller andre personer som du mener kan hjelpe deg. 18

19 19

20