Lokal beredskapsplan STYREVERVKURS februar 2018

Transkript

1 Lokal beredskapsplan STYREVERVKURS februar 2018 Oppdatert Det er viktig at planen gjøres kjent for alle ansvarlige: komiteen, vakter, ledere Dette er 4H Rogalands plan for beredskap og informasjon ved alvorlige hendelser som ulykker eller konflikter. Til grunn for denne planen ligger 4H Norge sin beredskapsplan. Gjennomgang og utfylling av denne planen, samt av varslingsplan og branninstruks blir dermed et arbeid for nedsatte komité forut for kurs/leir. Viktige telefonnummer: Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Telefon Legevakt Beredskapsleder: Berit Øverland Styreleder: Torbjørn Joa Organisasjonsrådgiver: Katrine Sægrov

2 Organisering Styreleder og organisasjonsleder har alltid det overordnede ansvaret for det som skjer i regi av 4H Rogaland. Organisering for 4H Norge er nærmere beskrevet i 4H Norge sin overordnede beredskapsplan. Hvert arrangement i regi av 4H Rogaland har en beredskapsleder. I en krisesituasjon vil arrangementskomiteen, organisasjonsrådgiver og styreleder i 4H Rogaland være en del av krisesekretariatet. Beredskapsleder telefon epost Berit Øverland btland@online.no Beredskapsleder skal: Forebygge ulykker Kartlegge arbeidsoperasjoner, vurdere risiko og gjennomføre tiltak Vurdere hvilken opplæring som er nødvendig og gjennomføre denne Vurdere om arbeidstiden er slik at den ivaretar sikkerhetshensyn Ta særlig hensyn til unge dugnadsfolk Sørge for at det henger synlige oppslag for varsling, branninstruks og evakuering på området Sørge for at førstehjelpskrin med nødvendig utstyr er med og ligger synlig og tilgjengelig Ha kontroll på arrangement-stedets sikkerhetsinstrukser og at alt utstyr og midlertidige konstruksjoner som for eks. scene er sikkerhetsklarert Vite at det er planlagt å ha våkne nattevakter (arrangement med barn/ungdom) Vite at komplett og oppdatert deltagerliste med adresse og telefonnumre til foresatte er tilgjengelig. Informere om sikkerhet ved åpningen av arrangementet Sørge for at dugnadsfolka er kjent med beredskapsplanen Kjenne både 4H Norges overordnede og 4H Rogaland sin lokale beredskapsplan godt. Ta ledelsen ved eventuell hendelse/krise der beredskapsplanen trer inn 2

3 PLAN FOR KRISEHÅNDTERING (fra beredskapsplan 4H Norge, vedlegg 8) Fyll ut planen med ansvarlige i forkant av aktivitet. Beredskapsleder/sikkerhetsansvarlig Oppgaver Ansvar 1. Sett eventuelt i gang førstehjelp. Nærmeste leder 2. Varsle politi/brann/ambulanse. Berit / Katrine 3. Før logg underveis og i etterkant av Berit / Katrine hendelsen. 4. Varsle beredskapsleder og andre i henhold til Nærmeste leder varslingsliste, dersom han/hun ikke er til stede. 5. Hjelpe involverte til å kontakte sine nærmeste. Nærmeste leder 6. Være kontakt på ulykkesstedet og tilgjengelig på telefon. 7. Organiser opplegg for eventuell pressekonferanse i samråd med politiet. 8. Organiser informasjonsmøte for ansatte, tillitsvalgte, medlemmer, evt. med bistand fra politi, prest eller andre. Katrine Katrine / Torbjørn Katrine / Torbjørn NB: Pårørende til forulykkede og skadede varsles av politi, sykehus eller prest Vær oppmerksom på: taushetsplikt og sensitiv informasjon korrekt informasjon hvem du gir informasjon til og hvorfor RISIKOVURDERING (ROS-ANALYSE) (vedlegg 5) Hovedmål: HMS-mål: 4H arrangement skal være et trygt, inkluderende og aktivt møtested for 4H medlemmer 0 alvorlige skader 0 alvorlige ulykker 3

4 Informasjonsplan 1. Beredskapsleder (Berit Øverland) får melding om ulykken Forsikrer seg om at den er ekte Brann: 110 Politi: 112 Sykehus: 113 Nærmeste legevakt: Beredskapsleder informerer alle på varslingslista 3. Beredskapsleder vurderer melding til: Forsikringsselskap (tlf: 03100) Presse: NRK-Rogaland, Stavanger Aftenblad, Rogaland Avis, Haugesunds Avis m.fl (Vurdere å sende ut priv til red og be om varsomhet) OBS: Før loggbok! KUN BEREDSKAPSLEDER/STYRELEDER UTTALSER SEG I MEDIA. ALLE ANDRE VISER TIL DISSE. 4. Beredskapsleder sørger for innsamling av: Aktuell informasjon, bilder, skisser m.v Informasjon fra politi, redningstjeneste, sykehus, myndigheter, egne ledd i organisasjonene m.v OBS: Politiet har ledelse på ulykkesstedet! 5. Beredskapsleder holder nær kontakt med 4H Rogaland. 6. Beredskapsleder sørger for at pressemelding(er) blir sendt ut. I forståelse med politiet og ledelsen i 4H Rogaland. Pressemeldingen skal også legges på hjemmesiden 4h.no/rogaland (oppgitt som informasjonskanal i leirinfo). 7. Beredskapsleder besørger tilleggsinformasjon til disse målgrupper: Direkte berørte personer, 4H-medlemmer på arrangementet. Pårørende i samarbeid med politiet. Intern informasjon VÆR VARSOM-reglene Årsak: Opplysninger om årsak gis av politiet IKKE av 4H Rogaland Navnelister: Politiet frigir navnelister på eventuelle omkomne og skadede Politiet har ansvar for å varsle de pårørende (vi kan gi hjelp med navne-/adresselister) 4H Rogaland må bare gi slik informasjon i forståelse med politiet. 4

5 Varslingsliste En akutt situasjon/krise er en uvanlig situasjon som plutselig oppstår og som i stor grad påvirker disponeringen av ressurser (både mennesker og annet) i og til 4H Rogaland. 4H Rogaland og 4H Norge skal raskt varsles pr telefon i denne rekkefølge og alle personer på listen nedenfor skal ha varsel (det må avtales med beredskapsleder hvorledes videre varsling skjer- hvem som varsler hvem) Følgende varsel gis av beredskapsleder: 1. Styreleder i 4H Rogaland: Torbjørn Joa Mobil: Organisasjonsrådgiver: Katrine Sægrov Mobil: Regionleder Rogaland og Hordaland: Synnøve Jørgensen Mobil: De varslede avklarer så behov for videre varsling av 4H Norge Generalsekretær Signe Lindbråten Styreleder Siri Myhre Klubbrådgiver i aktuell klubb 3. Øvrige i fylkesstyret 4. Presseliste 5. Telefonliste for 4H Norge Forsikring Vurder hvilken forsikring som kan gjelde i ulykkessituasjoner. Rogaland 4H har alle sine forsikringer i Gjensidige. Medlemsforsikringen, forsikring mot rettslig erstatningsansvar, arrangementsforsikring, reiseforsikring eller kollektiv ulykkesforsikring av ansatte kan være aktuelle. 4H Norges ledelse tar kontakt med Gjensidiges Lillestrøm-kontor for videre oppfølging. 4H-ere på utveksling er reiseforsikret på egenhånd. Gjensidige sentralbord:

6 Presseliste Oppdatert Presseliste Hvem Telefon kontakt e-post adresse Haugesunds avis Jærbladet NRK Rogaland Rogalands Avis Stavanger Aftenblad O5150 Bygdebladet Kirsti Sømme VEDLEGG 1: Varslingsplan VEDLEGG 2: Branninstruks VEDLEGG 3: Instruks nattevakt VEDLEGG 4: Orienteringsbrev VEDLEGG 5: ROS analyse VEDLEGG 6: Instruks ved leteaksjon VEDLEGG 7: Instrukser ved grenseoverskridende adferd VEDLEGG 8: Beredskapsplan 4H Norge VEDLEGG 9: Skademeldingsskjema Gjensidige VEDLEGG 10: Rapport etter uønska hending

7