Medarbeidersamtale et verktøy for godt samarbeidsklima, økt motivasjon og måloppnåelse.

Transkript

1 Medarbeidersamtale et verktøy for godt samarbeidsklima, økt motivasjon og måloppnåelse. En menighet er på mange måter en spesiell arbeidsplass, ikke minst fordi vi her opererer i skjæringspunktet mellom kall og jobb. I tillegg er ofte grensene mellom arbeidstid og fritid uklare. I alle arbeidssituasjoner er en god medarbeidersamtale et viktig verktøy, men kanskje særlig viktig er dette i menigheter og andre arbeidsforhold der en arbeider i spenningsfeltene beskrevet ovenfor. En medarbeidersamtale er ikke en uformell hyggesamtale, en enveis vurderingssamtale eller et arbeidsplanmøte. Derimot er det en samtale: Som er planlagt, strukturert og fortrolig mellom den ansatte og arbeidsgiver hvor begge på forhånd har forberedt seg Hvor den ansattes rolle og bidrag i forhold til menighetens målsettinger og strategier blir drøftet og vurdert Som har til hensikt å avklare forventninger og samordne den ansatte og menighetens behov, og sette mål for den kommende perioden Hvor den ansattes arbeidsoppgaver og trivsel er på agendaen Som skal utvikle tillit og åpenhet for å fremme kommunikasjon og samarbeid i det daglige Hvor det gis gjensidige tilbakemeldinger

2 Det finnes mange måter å gi tilbakemeldinger på, ikke alle er like virkningsfulle og ressursbyggende. Det er viktig å ha stort fokus på det vi allerede er gode på ( gjør mer av dette ), men personlig vekst betinger også at man våger å gå inn på det man kan bli enda bedre på. En anerkjent og virkningsfull måte er å gi tilbakemelding etter følgende mønster: 2-3 spesifikke positive ting 1 forslag til forbedring Generell positiv tilbakemelding Medarbeidersamtalen bør ha en klar tidsramme og munne ut i en skriftlig handlingsplan hvor målsettingene blir nedtegnet. Det anbefales at medarbeidersamtaler gjennomføres minimum en gang pr år med minst èn oppfølgingssamtale i mellomtiden. En slik samtale vil tjene både menigheten, den ansatte og den som er satt til å lede. Medarbeidersamtalen bør gjennomføres av den som har det daglige medarbeideransvaret, i de fleste menigheter menighetsrådsleder/viseforstander. Et godt utgangspunkt for en slik samtale kan være den ansattes arbeidsinstruks / stillingsbeskrivelse. En arbeidsinstruks er ikke laget en gang for alle. Menighetens ledelse kan ha ønske om å endre deler av innholdet eller omprioritere arbeidsoppgaver. Den ansatte kan på sin side også ha ønsker om endringer. Ved å la arbeidsinstruksen være utgangspunktet for medarbeidersamtalen kan man lett fange opp avvik og sikre god målstyring. Et godt hjelpemiddel for å holde strukturen er et samtaleskjema. Dette bør deles ut til den ansatte i god tid slik at begge parter får tid til å forberede seg. Et slikt skjema gjør samtalen forutsigbar samtidig som det gir god struktur for den som leder samtalen. Forslag til samtaleskjema:

3 Samtaleskjema: En medarbeidersamtale er en systematisk samtale mellom den ansatte og arbeidsgiver med henblikk på planlegging og gjensidig informasjon. Den tar sikte på å avklare forventninger og samordne den ansattes og menighetens behov samt sette mål for den kommende perioden. Skjemaet brukes som en forberedelse til samtalen av både medarbeider og leder og skal fungere som en rettesnor og hjelp under samtalen. De målsettinger en blir enige om forplikter både medarbeider og leder seg til å arbeide mot. Skjemaet er konfidensielt. Tema Status Endringsbehov Mål for neste periode Hvem har ansvaret? Tidsfrist Nøkkeloppgaver i forhold til arbeidsinstruks Arbeid i forhold til menighetens overordnede målsettinger Hvordan samsvarer arbeidsinstruksen med de oppgavene du faktisk utfører? Resultatoppnåelse fra sist samtale Ønske og/eller behov om endring av arbeidsoppgaver? Opplæringsbehov? Faglig utvikling Oppleves arbeidsoppgavene som interessante og utfordrende? Vurdering av egen arbeidsinnsats

4 Konstruktiv tilbakemelding fra arbeidsgiver Trivsel og personlig utvikling Resultatoppnåelse siden forrige samtale: Hvordan trives du i jobben? Personlige utviklingsmål for den neste perioden: Hvordan kan dette gjøres av: Hva fremmer / hemmer din trivsel og utvikling? deg? meg (som din leder)? andre? Arbeidsmiljø Endringer siden siste samtale: Hvordan oppleves samarbeidsforholdene? Ønske om endring? (Fks: Hva kan gjøres for å fremme samarbeidet?) Hvordan kan dette gjøres? Forholdet mellom leder og medarbeider Utvikling siden forrige samtale: Hvilke forventninger opplever du at vi har til Ønske om endring? Hvordan kan dette gjøres?

5 hverandre som leder og medarbeider? Hva synes du fremmer / hemmer samarbeidet mellom oss? Andre tema Dato: Medarbeider (sign.) Arbeidsgiver (sign.)