RETNINGSLINJER FOR INTRODUKSJON AV NYANSATTE I GRAN KOMMUNE

Transkript

1 RETNINGSLINJER FOR INTRODUKSJON AV NYANSATTE I GRAN KOMMUNE 1. Målsetting Målet for introduksjonen er at alle nyansatte hurtigst mulig skal bli dyktige medarbeidere med en positiv innstilling til kommunen og arbeidsplassen. De som ansettes må identifisere seg med kommunens visjon- inkluderende, tradisjonsrik og nytenkende og Vi i Gran vår arbeidsgiverpolitikk med verdiene rause, proffe og praktiske. God oppfølging og veiledning i arbeidet skal bidra til dette. En god introduksjon skal sikre at den nyansatte blir integrert i arbeidsmiljøet ved at det gis god opplæring og innsikt i arbeidsoppgavene. Dette vil tjene både arbeidstakerne og Gran kommune. Introduksjonen skal knyttes til prøvetiden, og ende opp med evaluering før prøvetidens utløp. 2. Planlegging og forberedelse Introduksjonen må tilpasses både den personen som er ansatt og den stillingen som skal besettes og må derfor variere fra arbeidssted til arbeidssted. Før tiltredelse må følgende være klart fra lederen: 1. Hvilke informasjon vil den nyansatte ha behov for? 2. Hvem skal utpekes som fadder? 3. Hvem har ansvaret for de forskjellige ledd i introduksjonen? Jf. sjekkliste, vedlegg 1 3. Oppfølging og evaluering. Skal introduksjonen virke etter hensikten, er det viktig med kontinuerlig oppfølging, og sjekklisten vil her være et nyttig hjelpemiddel. I tillegg til kontakten i det daglige, skal det avsettes tid til mer strukturerte oppfølgingssamtaler. Første samtale skal foretas etter 1-2 måneder. Samtalene skal være avtalt i god tid i forveien slik at begge parter har hatt anledning til å forberede seg. Det er utarbeidet egne skjemaer til hjelp ved samtalene, jfr. vedlegg 2 og 3. Arbeidstaker skal også foreta egen vurdering etter 4-5 måneder, jfr. vedlegg 4. Dersom det i løpet av oppfølgingssamtalene avdekkes at den ene eller begge partene ikke er fornøyd med hvorledes introduksjonen fungerer, er det viktig at man forsøker å finne fram til hva som svikter, og hva som eventuelt bør gjøres for å rette på dette. Det er den nyansattes nærmeste leder som har ansvaret for samtalene og at skjemaene behandles konfidensielt. Personalsjefen skal kontaktes før andre oppfølgingssamtale avholdes i de tilfelle den ansette ikke fungerer som forventet.

2 4. Hvem har ansvaret for introduksjonen? Ansvaret for introduksjonsarbeidet er tredelt personalavdelingen, lederen og fadderen. Personalavdelingen: At retningslinjer for introduksjon av nyansatte ligger på intranettet. Arrangere introduksjonsdag ved behov, minimum en gang årlig for alle nyansatte. Lederen: Lederen har personalansvaret og introduksjonen er en del av dette ansvaret. I praksis innebærer dette innføring og opplæring i det arbeidet den nyansatte skal utføre. Introduksjonsarbeidet vil i de fleste tilfeller være fordelt på flere personer i virksomheten, hovedansvaret ligger hos nærmeste leder. Nærmeste leder har ansvaret for å makulere sjekklister og vurderingsskjemaer i de tilfelle det er greit med fast ansettelse. I de tilfelle det er aktuelt med spesielle tiltak, skal sjekkliste og vurderingsskjema returneres personalsjefen. Fadderen: Fadderen skal være et fast holdepunkt for den nyansatte i introduksjonstiden. En meget viktig del av fadderens oppgave er den sosiale delen av introduksjonen. Som vedlegg til retningslinjene følger: Vedlegg 1: Sjekkliste for introduksjon av nyansatte. Vedlegg 2: Skjema for 1. oppfølgingssamtale Vedlegg 3: Skjema for 2. oppfølgingssamtale Vedlegg 4: Skjema for egen vurdering Vedlegg 5: Rettledning for utfylling og behandling av vurderingsskjemaene

3 Vedlegg 1 SJEKKLISTE FOR INTRODUKSJON AV NYANSATTE Navn: Stilling: Tjenestested: Tiltredelsesdato: Nærmeste leder: (som er ansvarlig for gjennomføring hvis ikke annet er anført) Kontaktperson/fadder som er delansvarlig for introduksjonen: Forberedelse Ansvar Gj.ført dato/sign Arbeidsplass i orden (eks. kontor, telefon) Andre praktiske forhold som garderobeplass, posthylle, navnemerking, arbeidstøy etc. Nøkler/ID kort i orden Tilganger til data/fagprogrammer avklart og klargjort Informasjon til kolleger, kommunetorget evt. andre interne og eksterne Gj.ført Første arbeidsdag Ansvar dato/sign Vise rundt på tjenestested og presentere kolleger Orientere om: Introduksjonsprogrammet Taushetsplikt evt. skrive under Arbeidstid (pauser, fleksitid, turnus) Arbeidsoppgaver Rutiner på arbeidsplassen Post/interne rutiner Regler for røyking Egenmeldinger Gran kommune som IA-bedrift Utlevere utstyr/introduksjon i bruk/rutiner Nøkler/ID-kort Arbeidstøy Telefon Datautstyr Biler Annet utstyr (spesifiser) Ikke relevant Ikke relevant I løpet av de to første ukene: Ansvar Gj.ført Dato/sign Utfyllende orientering om faste rutiner og gjøremål Ikke relevant

4 Informasjon om arbeidsplassens hovedoppgaver Utfyllende informasjon om de oppgaver som ligger til stillingen: Innkjøp/attestasjon/anvisning Orientering om brann og beredskapsrutiner/planer Gran kommune - hjemmeside Intranett Opplæring i dataprogram, sikkerhetsrutiner m.m Opplæring/instruksjon i andre hjelpemidler Opplæring i politisk saksbehandling Gran kommunes administrative organisering Gran kommunes politiske organisering Din rolle som ansatt i Gran kommune: Arbeidsreglement Arbeidsavtalen Etiske retningslinjer Tjenestevei Kommunikasjon, informasjon og varsling Info om hvem som er tillitsvalgt Vi i Gran Frisk og Glad Personal- og velferdsordninger: Lønnsutbetaling og prosedyrer knyttet til lønn Forsikringer og pensjonsordninger Bedriftshelsetjeneste Permisjonsreglement Opplæring og kompetansehevingstiltak Helse- miljø og sikkerhet: HMS håndbok Verneombudsordningen Arbeidsmiljøutvalget Rutiner ved sykefravær Prosedyrer knyttet til skade/avvik Medarbeidersamtaler

5 Introduksjon for ledere med lederavtale ansvar overordnet leder. Den nyansatte lederen bringer selv med seg skjemaet til alle opplæringsansvarlige, og krysser av etter endt opplæring. Deretter leveres det avkryssede skjema til den nyansattes egen leder. Opplæringen tar utgangspunkt i arbeidsmiljøloven, Folketrygdloven, Ferieloven, Hovedtariffavtalen, Hovedavtalen, forsikringsavtaler og lokale, kommunale vedtak, håndbøker, reglement og planer. Gjennomføres minimum annen hver mnd. Opplæring/introduksjon Tidsbruk Ansvarlig Utført Kommunens organisering Delegasjonsreglement Lederutvikling Lederavtaler Årshjul «Vi i Gran» LEAN Nærmeste leder Lønnsutbetalinger a) Frister b) Bruk av meldingsskjemaer c) Opplæring i Visma Enterprise 2 t Personalavd. Personalreglement Oppfølging sykemeldte IA-avtalen HMS-håndbok Personaldatabasen-KF-infoserie 3 t Personalavd. Ansettelsesrutiner arbeidsavtaler Ansiennitetsberegning HTA - hovedtariffavtalen HA - hovedavtalen Disiplinære forføyninger Oppsigelse Dataverktøyer - kompetanse og rekruttering 5 t Personalavd. Introduksjon av nyansatte Lærlingeordningen ½ t Personalavd.

6 Kommunens forsikringsordning (ikke person) Målstyring Økonomireglement Rapportering Budsjett Regnskap Kostra Fakturabehandling Kommunikasjonsstrategi Post/Arkiv Internett Intranett Kommunetorgets rolle IT- verktøy: 1. Informasjonssikkerhet 2. E- post 3. Kalender 4. Telefon arkivprogram 6. Enterprise-kompetanse-rekruttering, økonomi 7. Fagsystemer Eiendomsavdelingen organisering Samarbeidsavtaler -Vaktmester -Renhold Boligkontor Prosjekt/byggeledelse Internkontroll Rådmann/kommunalsjef Økonomiavd. Informasjonsavd. Informasjonsavd. IKT- avd./systemeier Usikker på dette punktet! 2 t Eiendomsavdelingen

7 Vedlegg 2. Konfidensielt! Skjema 1 Første oppfølgingssamtale (holdes i løpet av de første 1-2 månedene) Arbeidstakers navn. Virksomhet. Stilling:.Tiltredelsesdato:. 1. Har arbeidstakeren fått den foreskrevne introduksjon? 2. Har arbeidstakeren de kunnskaper/ferdigheter som forutsatt? 3. Er arbeidsinnsatsen tilfredsstillende? (kunnskaper, ferdigheter, holdninger) 4. Har arbeidstakeren behov for spesiell opplæring 5. Andre forhold som bør ha oppmerksomhet? Samtale er avholdt den Arbeidstakeren er gjort kjent med vurderingen.

8 . Overordnedes navn og stilling Vedlegg 3 Konfidensielt! Skjema 2 Andre oppfølgingssamtale (holdes etter 5 mnd. ansettelse) Arbeidstakers navn. Virksomhet. Stilling:.Tiltredelsesdato:. 1. Er arbeidsinnsats og arbeidsutførelse slik som forventet? 2. Er det behov for spesiell opplæring? 3. Er det andre forhold som bør ha spesiell oppmerksomhet? 4. Kan det være aktuelt å gi arbeidstakeren andre arbeidsoppgaver innenfor virksomhetsområdet? 5. Bør arbeidstakeren gis fast ansettelse? Samtale er avholdt den Arbeidstakeren er gjort kjent med vurderingen..

9 Overordnedes navn og stilling Vedlegg 4 Skjema 3 Konfidensielt! Arbeidstakerens vurdering etter 4-5 måneders ansettelse Arbeidstakers navn. Virksomhet. Stilling:.Tiltredelsesdato:. 1. Hva synes du om den introduksjonen som er gitt? 2. Har opplæringen/introduksjonen vært tilfredsstillende? 3. Hvordan er kontakten og samarbeidet med kollegaene? 4. Er arbeidsmiljøet tilfredsstillende? (lys, støy, arbeidsstillinger, stress, arbeidstid m.v.) 5. Savner du spesielle hjelpemidler? 6. Er du tilfreds med de arbeidsoppgaver du har fått? 7. Er det noen spesiell opplæring du kunne ønske deg? 8. Andre kommentarer:

10 Om ønskelig kan arbeidstaker sende kopi av dette vurderingsskjemaet til personalavdelingen. Vedlegg 5. Rettledning for utfylling og behandling av vurderingsskjemaene 1. Skjema 1 og 2 fylles ut av den nyansattes overordnede. 2. Skjema 3 fylles ut av den nyansatte for oppfølgingssamtale nr. 2 Ved 2. oppfølgingssamtale kan arbeidstakerens tillitsvalgte delta. Den tillitsvalgte kan også bistå ved utfyllingen av arbeidstakers eget vurderingsskjema. 3. Om ønskelig kan arbeidstaker sende kopi av vurderingsskjemaet til personalavdelingen. 4. Skjemaene er konfidensielle og vil bli makulert så snart de er ferdigbehandlet. 5. De forskjellige spørsmål skal begrunnes dersom svaret er negativt.