SEMESTERRAPPORT FOR KVARTERET VÅREN 2013

Transkript

1 SEMESTERRAPPORT FOR KVARTERET VÅREN OM RAPPORTEN Det følger av Kvarteret sine vedtekter at generalforsamlingen skal motta orientering om og behandle Kvarteret sin semesterrapport. Rapporteringen er et viktig verktøy for generalforsamlingen å kontrollere at generalforsamlingens politikk blir fulgt opp, og er også viktig som dokumentasjon av virksomheten i organisasjonen. I tillegg til generell semesterrapportering, ivaretar denne rapporten også generalforsamlingen sin rettighet til å holdes orientert om saker av stor økonomisk eller praktisk betydning for Kvarteret sin virksomhet og for de brukende organisasjoner sin virksomhet På forrige generalforsamling ble det ikke vedtatt en handlingsplan. Dette fordi Kvarterstyret ikke hadde hatt tid til å utarbeide en grunnet arbeidet med revisjon av organisasjon og vedtekter. Generalforsamlingen la Kvarteret sin langsiktige strategi til grunn og Kvarterstyret skulle utarbeide en handlingsplan basert på denne da Generalforsamlingen var over. Denne handlingsplanen ligger nedenfor som siste del av rapporten med en kort kommentar som status på de ulike punktene. I forbindelse med endring av vedtekter (før: statutter) og organisasjonsstruktur høsten 2012, ble det blant annet gjort endringer i semesterrapporteringen fra Kvarteret til generalforsamlingen. Tidligere ble det sendt inn en rapport fra Kvarteret v/kvarterstyret og i tillegg en rapport for hver arbeidsgruppe. Klargjøring av ansvarsforhold var et mål med revisjonsarbeidet og siden arbeidsgruppene ikke er direkte ansvarlige for generalforsamlingen, ble deres orienteringsplikt fjernet. I stedet skal Kvarterstyret sende én felles rapport for Kvarteret som da naturlig vil bli noe mer omfattende. Arbeidsgruppene vil skrive egne rapporter som blir behandlet på arbeidsgruppeting etter generalforsamlingen. Der vil arbeidsgruppene også behandle egne handlingsplaner basert på generalforsamlingen sine føringer. Det er Kvarterstyret som deretter godkjenner arbeidsgruppene sine rapporter og handlingsplaner. I forberedelsene til denne rapporten har arbeidsgruppelederne blitt bedt om å uttale seg om en del punkter som er integrert inn i rapporten. Rapporten er forfattet av medlemmene i Kvarterstyret. Kontrollkomiteen har kritisert Kvarterstyret for ikke å ha sendt rapporten på høring. Dersom et utkast hadde blitt sendt på høring kunne høringspartene i større grad tatt del i korrigeringen for neste semester i ytterste konsekvens ved å fremme mistillit innen fristen som er tolv dager før generalforsamling. Dette er Kvarterstyret villige til å ta selvkritikk for. Det blir sendt ut en foreløpig semesterrapport fjorten dager før generalforsamling sammen med utsendelse av svar på høring. Kvarterstyret tar selvkritikk for tidspunktet og oppfordrer framtidige styrer om å sende førsteutkast til semesterrapport ut med høringspapirene. 2 ØKONOMI, SPONSOR OG INVESTERINGER 2.1 Status drift Generelt er det en grei sammenheng mellom budsjettert og faktisk salgsinntekt, og det har så langt i 2013 vært god kontroll på utgiftene. 2.2 Status salg I skrivende tidspunkt har vi fått regnskapsrapporter for januar og februar, og for disse periodene er resultatet samlet på kroner i overskudd. Når det gjelder salgsinntekter var de totale salgsinntektene i første kvartal 2013 på , ca lavere enn i Kvarteret sin salgsinntekt, i.e. alt salg utenom DORG sine skift, var på , noe som er høyere enn Salgsinntektene har så langt ikke vist store avvik fra budsjettert salg. Driftskostnadene har så langt ligger i rute i forhold til budsjett, der de eneste bekymringsverdige avvikene skyldes feilperiodisering i budsjettet

2 2.3 Tildelinger/ekstern støtte Den eksterne støtte så langt i 2013 er kr *. Støtten er fra Hordaland Fylkeskommune (kr ) og Velferdstinget (kr ). Til sammenligning fikk Kvarteret i 2012 totalt * i ekstern støtte. Flere av tildelingene i 2012 ble gitt fra mai og utover, hhv. fra UiB og Byrådet i Bergen Kommune. Kvarteret søkte om støtte fra Bergen Kommune for 2013, men fikk ikke. Kvarteret ble tatt med på alternative budsjetter hos flere av opposisjonspartiene i kommunen. *Ordinær drift av bygningsmassen fra UiB er ikke medregnet. Se også pkt Sponsor Kvarteret har som mål å skaffe seg sponsorer, dette følger av strategien. Det har ikke blitt gjort noe med dette det siste semesteret. 2.5 Investeringer På generalforsamlingen i november 2012 ble det vedtatt en investeringsplan og et investeringsbudsjett på totalt kr. Investering foretatt siden forrige generalforsamling høsten 2012: Rombookingsystem Oppussing Grøndahls, opprusting barområde, egen rapport Mikrofoner, kjøpt og levert Pearl Pad, kjøpt og levert Nye barrikader, under bestilling. 2.6 Vedlikehold Kvarterstyret har vedtatt en utviklingsplan for areal som strekker seg ut Planen er fraveket på flere punkter, blant annet grunnet endrede behov. Vi opprettholder likevel planen om å pusse opp ett lokale i semesteret. UiB står for et visst vedlikehold av huset. I desember 2012 ble golvbelegget i Storelogen byttet. I desember 2012/januar 2013 ble også takplatene i Tivoli byttet. Nye plater skal gi bedre akustikk og mindre gjenskinn ved bruk videokanon. For 2013 har vi fått bekreftet at rekkverket i Tivoli skal bli byttet. Nytt rekkverk vil gi bedre lydforhold fordi dagens rekkverk dirrer (metall mot metall) ved bruk av bass. Vi har også fått signaler om at parketten i Maos Lille Røde og Speilsalen vil bli pusset og fikset, men vi har ikke fått bekreftet tidspunkt. I løpet av vårsemesteret har Kvarterstyret fått klager fra Kraftetaten på at de ikke får tilgang til lokaler når de har dugnader og skal utføre vedlikehold. For Kvarterstyret sin side er det tidvis vanskelig å prioritere vedlikehold når etterspørselen etter om er høy. Likevel erkjenner Kvarterstyret at det er behov for vedlikehold for å opprettholde standarden på hus og utstyr. Kvarterstyret er derfor innstilt på å prioritere dette, men er avhengig av at Kraftetaten har egen vedlikeholdsplan og booker rom ihht. denne. 2.7 Andre momenter på økonomi Varmluftsgardinen i hovedinngangen sluttet å virke senvinters Den begynte da å blåse kald luft i stedet for varm, noe som medførte at vaktene ble syke. Kvarterstyret vedtok at det måtte kjøpes inn ny varmluftsgardin av hensyn til HMS. Kostnaden var omtrent inkludert montering. 3 GJESTEHÅNDTERING, BAR- OG RESTAURANTDRIFT 3.1 Generelt Kvarteret har opplevd en stabil oppgang i omsetning ved alle skjenkepunkter. 3.2 Driftsledere Kvartene har ansatt to nye dette semesteret og har hatt mye fokus på hms. Fortsatt litt problemer med kommunikasjonen og oppfølging av saker som følge av avskaffelsen av org.seker. Dette er problemer som det jobbes kontinuerlig med.

3 3.3 Stjernesalen Stjernesalen har tjent godt på oppussingen og det har vist seg med økt besøkstall spesielt i helgene. Vi har fått gode tilbakemeldinger ellers. Det har likevel vært en mangel på bilder i rommet, noe som burde vært fikset tidligere. 3.4 Kjøkken Kjøkkenet hatt et godt semester. De har fått en god meny som er i kontinuerlig utvikling. Kjøkkenet har bedt om at det investeres i ny ovn da dagens ovn både er en flaskehals i produksjonen og at den synger på siste verset. 3.5 Grøndahls Grøndahls har fått et bra rykte som pøbb i utelivsbergen, men har stagnert litt i ukedagene i forhold til i fjor. Vi forlenget åpningstiden til Mikromandag etter forespørsel for å treffe en bredere målgruppe, men dette har foreløpig ikke vist seg å være nødvendig. Vi kommer til å fortsette med det for å se om det hjelper på sikt. 3.6 Halvtimen Skjenkegruppen sammen med vaktetaten har jobbet med hvordan man best skal løse bemanningen når vi åpner. Ingenting er satt i stein enda, men det er en generell enighet om hvordan det skal avvikles. 3.7 Vakthold Vaktene har hatt et bra år, men opplever utfordringer knyttet til omstillinger etter den nye vaktvirksomhetsloven. Vaktene må nå «ansettes» av SKiBAS og kan kun kalles vakter når de har fullført godkjent ordensvakt- eller vekterkurs. 3.8 Konseptene Mikromandag har etablert seg som en god merkevare, men skulle nok gjerne sett en liten overhaling mtp selve konseptutviklingen utover bare priskutt. Det er vanskelig å gjennomføre ting her pga loven. Quiz har manglet en fast quiz- vert, men til tross for varierende stabilitet og kvalitet er den godt besøkt. Edle Dråper ble kuttet pga manglende salgstall og lite engasjement rundt selve konseptet internt. Stjernegulv har vært vellykket, men også her kunne konseptet vært «mer» enn bare et DJ- bord. 4 REKRUTTERING OG MEDLEMSPLEIE 4.1 Status på bemanning Dette semesteret har medlemstallet ligget på rundt 220 frivillige. Antallet er noe lavt med tanke på hva som er forsvarlig for den daglige driften, men det har gått greit for de fleste gruppene. Skjenkegruppen har måtte steng få skift dette semesteret sammenlignet med tidligere, det samme gjelder for kokkene. Kraftetaten har tidvis hatt problemer med bemanning på lys. Dette kommer av at det tar lengre tid å gi opplæring til medlemmene av kraftetaten. Vaktetaten har ligget på et minimum dette semesteret. De har vært flinke til å drive egen rekruttering, slik at de har fått fylt opp etter hvert som folk har sluttet. E- tjenesten, KØR og Romvesenet har hatt svært få medlemmer dette semesteret, og dette har ført til at oppgaver som ligger under gruppene har blitt delegert videre. 4.2 Rekruttering Det er vanskeligere å rekruttere nye frivillige på våren enn på høsten. Medlemsantallet var høyere ved semesterstart enn det som har vært tilfellet tidligere, men behovet for rekruttering var stort. Arbeidsgruppene deltok på stand og rekrutterte gruppevis. Det var satt opp informasjonsmøter, men oppmøtet på disse var minimalt. Her vil det være nødvendig å ta en gjennomgang og ev. vurdere andre former for informasjonsmøter neste semester. Promoteringen har også et stort forbedringspotensial. I åpningsuken fikk vi drahjelp fra SP- UiB som hadde UiBs mottak av internasjonale studenter på Kvarteret. Dette førte til at vi i skrivende stund har et høyt antall utvekslingsstudenter i Skjenkegruppen. Utover dette er de gjennomført minimalt med rekruttering

4 dette semesteret, og en viktig oppgave fremover vil være å utarbeide en helhetlig rekrutteringsstrategi for organisasjonen. 4.3 Kurs og kompetanse Kurs og kompetanse har de siste semestrene blitt delegert ned på gruppenivå, og hver gruppe har en egen kursansvarlig. Skjenkegruppen har gjennomført kurs for interne rutiner, kaffe, øl, vin og drinker, mens kokkene har hatt eget kurs for sine medlemmer. Både kraftetaten og vaktetaten har hatt intern og ekstern kursing av sine medlemmer. Rettsvesenet skal ha kurs i overgangen april/mai. Kursposten har dette semesteret, grunnet mange søknader, blitt sprengt og hele posten for 2013 er brukt. Bakgrunnen for dette er at kurs og kompetanse er nødvendig for den daglige driften og vi ønsker å øke posten i revidert budsjett. Det har blitt avholdt AV- kurs også dette semesteret. Samfunnet og Filmklubben møtte opp med mange medlemmer. Det er bra. 4.4 Interngoder Det ble gjennomført en noe uformell undersøkelse ang. interngodene, men det er ikke grunnlag nok til å trekke konklusjoner. Signalene tilsier at storparten av de frivillige er fornøyde med dagens interngodene, særlig rabatt på mat, men at det er veldig få som benytter sag av de godene vi har hos driftsorganisasjonene. Det er lite synlig hva disse godene er. I tillegg er det lite bevissthet rundt sosialpenger som en interngode. 4.5 Sosialisering og medlemspleie Personalgruppen har dette semesteret vært underbemannet, og kvantiteten og kvaliteten på arrangementene har svart til dette. De faste internfestene hver måned er gjennomført, men oppmøtet på disse har vært lave og det er vanskelig å inkludere driftsorganisasjonene i disse. Årsfesten i begynnelsen av mars var vel gjennomført. Internansvarlig kunne gått inn og gjort en bedre jobb for å stable gruppen på beina igjen. Dette har ikke blitt gjort. Personalgruppen har dette semesteret startet opp igjen med internkortproduksjonen, og etter litt om og men har gruppen også ansvaret for å administrere korttilgangene til bygningsmassen DAK forvalter. 5 KULTUR, BRUKERE OG ARRANGØRER 5.1 Generelt Kvarteret har i løpet av våren 2013 hatt et høyt antall eksterne arrangører og organisasjoner som har brukt huset. Vi har hatt mange faste arrangementer som har blitt arrangert ukentlig, og flere større arrangementer av organisasjoner som ikke bruker huset i like stor grad. Vi har hatt stor pågang av søknader og det har blitt arrangert konserter hvor band har arrangert konserter på egenhånd. 5.2 Eksternansvarlig- apparatet Det ble i 2012 bestemt at det skulle opprettes et apparat bestående av Produksjonsansvarlig og Konseptansvarlig for å avlaste Eksternansvarligs arbeidsmengde. Produksjonsansvarligvervet ble besatt i august og eksternansvarlig og produksjonsansvarlig har jobbet tett dette semesteret. Konseptansvarligvervet har ikke blitt besatt i løpet av semesteret. Kvarterstyret har i forkant av vårens generalforsamling bestemt at produksjonsansvarlig skal bli et styreverv i Kvarterstyret Evaluering Eksternansvarlig og Produksjonsansvarlig har dette semesteret hatt et godt samarbeid i arbeidet med arrangører og brukere av huset. Vi har hatt flere romsøknader enn tidligere år, og det virker som om flere studentorganisasjoner kjenner til Kvarterets tilbud når det kommer til utlån av lokaler. Likevel kunne eksternansvarlig ha jobbet tettere mot nye arrangører og oppsøking av disse Produksjonsansvarlig Produksjonsansvarligvervet ble utlyst som et verv under Eksternansvarlig i Kvarterstyret i høst og vi har hatt samme produksjonsansvarlig sittende i vervet hele året. Vi har fått en klarere ansvarsfordeling mellom Eksternansvarlig og Produksjonsansvarlig etter hvert som arbeidsfordelingen mellom vervene har blitt mer fast. Det har i løpet av dette semesteret blitt vedtatt av produksjonsansvarligvervet skal bli et eget verv i Kvarterstyret, og vervet velges på generalforsamlingen våren Konseptansvarlig

5 Konseptansvarlig ble, i likhet med Produksjonsansvarlig, opprettet som et eget verv under Eksternansvarlig høsten Vervet ble utlyst i desember 2012, men det har ikke vært noen som har trått inn i vervet i løpet av semesteret. Vi har på grunn av dette opplevd visse utfordringer med noen av konseptene dette semesteret. 5.3 Driftsorganisasjonene Driftsorganisasjonene har i løpet av semesteret hatt faste arrangementer de fleste dagene i løpet av uken. Immaturus har arrangert flere produksjoner, RF og ASF arrangerer konserter hver uke, Samfunnet arrangerer ukentlige foredrag, debatter og møter og Bergen Filmklubb viser spennende filmer i Tivoli. Vi har i løpet av semesteret jobbet med reforhandlinger av Dorgeavtalen for å tilpasse denne til dagens praksis og samarbeidet mellom Driftsorganisasjonene og Kvarteret er godt. ASF og RF har også samarbeidet og Stå- opp- Jazz- jubileet og alle Driftsorganisasjonene deltok på avviklingen av Studentkampen i januar Forbedringspotensiale Eksternansvarlig kan i løpet av neste semester jobbe mer med oppfølgingen av Driftsorganisasjonene og dag- til- dag- kommunikasjon. Det kan med fordel utarbeides klarere retningslinjer rundt helhus og man bør jobbe for et enda bedre forhold mellom driftsorganisasjoner og arbeidsgrupper på huset. 5.4 Andre brukere Det har i løpet av dette semesteret blitt arrangert flere større arrangementet og helhus i regi av eksterne organisasjoner. Vi opplever at flere organisasjoner og arrangører kjenner til husets tilbud og vi har derfor fått et bedre samarbeid med organisasjoner som arrangerer kurs, møter eller debatter ukentlig eller større arrangementer en gang i løpet av semesteret Revyer I løpet av dette semesteret har HF- revyen og SV- revyen blitt arrangert med gode besøkstall i Storelogen Den kulturelle skolesekken og Haugaland Kraft Det ble i mars arrangert to større arrangementer i regi av Haugaland Kraft og Den Kulturelle skolesekken. Vi har merket et større tilstrømming av organisasjoner som tidligere ikke har brukt eller kjent til huset og dette skaper større arrangementer som gjerne bruker hele huset til ett arrangement Eksterne helhus Bergenskirken Salt og Norsk Solidaritetsungdom i Bergen har, i tillegg til Driftsorganisasjonene, arrangert helhus dette semesteret. Begge disse helhusene har vært solidaritetshelhus, hvor inntektene fra helhuset har gått til en god sak. 6 PROMOTERING OG IDENTITET Ikke klar. 7 LEDELSE OG ORGANISASJON 7.1 Generelt Høsten 2012 ble organisasjon og statutter (nå: vedtekter) gjennomgått og på generalforsamlingen i november 2012 ble det vedtatt revisjon av disse. Våren 2013 har vært første semester. Overgangen har så langt gått greit, men samtidig er situasjonen i dag ikke ideell på alle punkter. Det vil være avgjørende med god erfaringsoverføring de kommende semestrene slik at tankene bak arbeidet som ble gjort høsten 2012 blir videreført. 7.2 Kvarterstyret Kvarterstyret har vært fulltallig gjennom hele semesteret, selv om det ved valget var uklart om vi fikk fylt alle vervene. Det ordnet seg innen konstituerende møte i starten av desember Styret er dårlig på sosialisering utenom styrearbeidet, men har likevel et greit miljø internt. Før semesterstart i januar 2013 hadde styret et todagers seminar der vi semesteret ble planlagt og handlingsplan for våren utarbeidet. Handlingsplanen har preget våren i tillegg til et stort antall oppdukkende gjøremål. Planen med kommentarer ligger ved nederst i denne rapporten og viser resultater på flere punkter.

6 Til tross for at handlingsplanen er konkret og detaljrik har det likevel vært utfordrende å holde en jevn framdrift i arbeidet. Planen danner grunnlaget for det som kunne vært et langsiktig og grundig arbeid, men arbeidet foregår i for stor grad med ukeperspektiv og det er tidvis tilfeldig hvilke saker som settes på dagsorden. En høyere disiplin internt på å følge opp saker og forholde seg styringsdokumenter hadde trolig gjort arbeidet smidigere og kvaliteten på dokumentasjon og avgjørelser hadde blitt bedre. 7.3 Kontrollkomiteen Kontrollkomiteen tjener en gammel funksjon i ny drakt etter endringer på generalforsamlingen høsten Kontrollkomiteen har det siste året deltatt på tilnærmet alle styremøter og dermed utført sin primærfunksjon ved å kontrollere styret. Samtidig er det en svakhet at Kontrollkomiteen ikke har fått på plass en intern struktur. Mangelen på intern struktur kunne slått uheldig ut dersom det oppstod en situasjon der det var behov for komiteen i sin helhet. 7.4 Arbeidsgruppene Arbeidsgruppene er de fagbaserte undergruppene på huset. Arbeidsgruppene er selvstyrt i det daglige, men er underlagt Kvarterstyret sin instruksjonsmyndighet, ifølge vedtektene. Etter endringen i struktur E- tjenesten Har i flere år hatt lav medlemsmasse og har våren 2013 vært kritisk. Har nå to medlemmer, hvorav ett er fungerende leder selv om arbeidsgruppen ikke er fullfungerende mtp. arbeidsgruppeting osv. Gruppen har ikke rekruttert. Opplever selv at de ikke klarer å levere det Kvarteret krever. Gruppen er i en spesiell situasjon. Blant annet har det vært uklart hva som gruppen har som oppdrag ettersom Kvarteret i løpet av våren har jobbet med å inngå avtale med studentorganisasjonen FriByte om levering av mesteparten av de tjenestene som E- tjenesten tidligere har stått for. Gruppens innsats har våren 2013 blitt lagt i å få på plass avtalen med FriByte. Denne avtalen er nå i havn. Gruppen hadde foretrukket at FriByte i stedet ble en del av Kvarteret. Gruppen er preget av usikkerhet rundt framtiden Kraftetaten Ikke klar Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe Våren 2013 har ikke Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe vært en fullfungerende arbeidsgruppe. Det er flere grunner til det, primært mangel på medlemmer Personalgruppen Ikke klar PR- etaten Hadde veldig god rekruttering høsten 2012, men har siden dabbet noe av. Har etter hvert behov for påfyll i flere undergrupper. Gruppen har jobbet med det sosiale intern i gruppen, og hatt fokus på å gjøre ikke- alkoholrelaterte aktiviteter. Det totale PR- arbeidet har økt både i kvalitet og kvantitet, men har fortsatt forbedringspotensial. Har bedt om utvidet budsjettramme grunnet mer produksjon av annonser, plakater og løpesedler. Gruppen er urolig for den negative effekten som avlysninger av populære konsepter som quiz har på Kvarterets omdømme Rettsvesenet Rettsvesenet er en av de arbeidsgruppene som fungerer godt. Gruppen har god rekruttering og full bemanning. Gruppen løser sine oppdrag og har godt sosialt miljø Romvesenet

7 Våren 2013 har ikke Romvesenet vært en fullfungerende arbeidsgruppe. Det er flere grunner til det, primært mangel på medlemmer. Mangel på medlemmer gjør det for eksempel vanskelig å gjennomføre ting og gruppen får dermed ikke valgt et styre. Dette kan løses ved at Kvarterstyret innsetter et styre, men har ikke blitt gjort. Årsaken til det er at gruppens medlemmer er interessert i å gjøre en jobb, men ikke å sitte i styret. I praksis jobber dermed gruppens medlemmer direkte under Kvarterstyret Skjenkegruppen Våren 2013 har skjenkegruppen hatt bedre bemanning enn på mange år, men fortsatt fortsatt lav. De har unngått stengte skift på begge skjenkepunkter. Enkelte ganger har kjøkkenet stengt tidlig grunnet arrangementer med catering som har tatt kapasiteten. Gruppen har en god intern kultur på å støtte hverandre ved å bytte skift, ta ekstra skift og har generelt godt sosialt miljø. Innsatsen i gruppen har vært avgjørende for den positive økonomiske utviklingen på Kvarteret. Skjenkegruppen opplevde tidvis Kvarterstyret som utilgjengelig og distansert. De gav tilbakemeldinger om dette og opplever det som forbedret i ettertid. Gruppen gjorde store endringer i styret sitt for omtrent ett år siden. Gruppen vil igjen måtte gå gjennom store endringer ifbm. oppstart av nytt skjenkepunkt i Halvtimen Vaktetaten Ikke klar. 7.5 Valgkomiteen Våren 2013 har vært første semester med valgkomité som eget organ på Kvarteret. Valgkomité (den gang valgstyret) var tidligere en del av Representantskapet (endret november 2012, nåværende Kontrollkomité). Ettersom det ikke ble valgt medlemmer til valgkomiteen på forrige generalforsamling, vedtok generalforsamlingen av Kvarterstyret skulle nedsette en valgkomité. Valgkomiteen har våren 2013 bestått av Martin Fjeldstad, Marte Ytrehus Førde og Eirik Lie Hegre. Disse har erfaring med tillitsverv fra hhv. Aktive Studenters Forening (ASF), Vaktetaten og Kvarterstyret. Det har vært en styrke for Kvarteret å ha en valgkomité som er dedikert på kun sitt ansvar i hele semesteret. På den måten vil det trolig bli større interesse rundt vervene på valg, flere vil bli nominert og generalforsamlingen vil få muligheten til å fatte bedre valg. I tillegg vil organisasjonen forhåpentligvis slippe angsten for å ikke få fylt opp styrer og verv i ukene før generalforsamling. Valgkomiteen våren 2013 ble trolig satt ned noe seint, og det tok lang tid før de kom i gang med arbeidet. Dette har ført til at komiteen fortsatt mangler intern struktur som for eksempel interne retningslinjer. Dette vil forhåpentligvis komme på plass når neste valgkomité blir valgt allerede på kommende generalforsamling. 8 ANDRE ORIENTERINGER Generalforsamlingen har rett til å holdes orientert om og kan kreve å behandle alle saker av stor økonomisk eller praktisk betydning for Kvarteret sin virksomhet og for de brukende organisasjoner sin virksomhet, ifølge Kvarteret sine vedtekter 4-6 bokstav l. 8.1 Utvidet skjenketid kulturskjenking Høsten 2012 endret Bergen Kommune skjenketidene for et visst antall søkere som dreiv med kultur. Kvarteret søkte og var blant stedene som fikk innvilget utvidelse av skjenketiden. Dette innebærer at skjenking kan pågå fram til kl 03, altså en halvtime lenger en utelivet for øvrig. Kvarteret begynte med dette fra semesterstart januar Utvidet skjenketid gjelder i Grøndahls torsdag lørdag og Stjernesalen fredag lørdag. 8.2 Driftsorganisasjonsavtaler reforhandlet våren 2013 Kvarterstyret varslet driftsorganisasjonene* om at vi krevde reforhandling av driftsorganisasjonsavtalene 13. desember 2012, og fra denne dato løp det en seks måneder lang frist for å inngå ny avtale. Kvarterstyret sitt formål var å justere avtalen til dagens praksis, justere svake punkter og forenkle den økonomiske rammeavtalen. Det var ikke styrets formål å gjøre store endringer i praksis. Samtlige driftsorganisasjoner samtykket til disse premissene.

8 Forhandlingen ble innledet med en gjennomgang av avtalene på et seminar 31. januar Der ble ulike tolkinger og svakheter synliggjort. Gjennom mars og april har det pågått forhandlinger med omtrent ukentlige møter. Forhandlingen er i sluttfasen og vil trolig bli inngått torsdag 16. mai Ny økonomisk rammeavtale er planlagt å trå i kraft fra januar Forhandling av avtaler ligger innenfor Kvarterstyret sitt mandat, jf. vedtektene 2-6, og vil ikke kreve behandling i generalforsamling. *Driftsorganisasjonene er Aktive Studenters Forening (ASF), Bergen Filmklubb, Bergen Realistforening (RF), Studentersamfunnet i Bergen og Studentteateret Immaturus. Dette er Kvarterets faste kulturarrangører og de har egne avtaler med Kvarteret som gir gjensidige rettigheter og plikter både på drift og økonomi. 8.3 FriByte Som orientert om på forrige generalforsamling, så ble forhandlingene om at studentorganisasjonen FriByte skulle bli en del av Kvarteret brutt sommeren Siden har det blitt jobbet for at Kvarteret i stedet skal bli kunde hos FriByte, og det ble tatt høyde for dette ved behandling av driftsbudsjettet for 2013 i november Avtale mellom FriByte og Kvarteret ble undertegnet den. 8.4 Omdisponering lokaler Våren 2013 har det pågått en sak om lokalene Støy og Stillhet i 3. etasje på Kvarteret. Det ble gjennomført intern høring i arbeidsgruppene og driftsorganisasjonene i mars 2013, og 3. april 2013 vedtok Kvarterstyret endringen. Endringen innebærer at Støy skal disponeres som møterom og møbleres deretter og at Stillhet i større grad skal dedikeres til backstage- lokale. 8.5 Halvtimen og spritservering Våren 2013 har planlegging av gjenoppstart av Kvarterets tredje faste skjenkepunkt og prosjektering av oppussing av Halvtimen pågått. Prosjektet innebærer tilrettelegging for og søking av spritservering. Ved å tilrettelegge for en voksnere andel av studentmassen i 3. etg., vil Kvarteret bli mer attraktivt for en større andel studenter. Oppstart av Halvtimen vil innebære at 3. etg. får 20 års aldersgrense. Alderskontroll vil foregå i trappehuset og vil ikke påvirke tilgang for de under 20 år til resten av huset. Det tredje skjenkepunktet har planlagt åpningstid fra kl på fredager og lørdager, muligens også torsdager. Aldersgrensen vil derfor i liten grad påvirke den kulturelle virksomheten i lokalene i 3. etg. Oppstart er planlagt sent i høst, eventuelt fra januar Her vil bemanningssituasjon og kompetanse være avgjørende. 8.6 Endring i sammensetning av Kvarterstyret Våren 2013 har Kvarterstyret vedtatt endringer i sammensetningen. Dette for å tilpasse styret til dagens behov. Endringene må også ses i sammenheng med evalueringen av eksternansvarligapparatet. Endringene trår i kraft fra kommende valgperioden, altså 1. juni Valgene på kommende generalforsamling (våren 2013) er i tråd med ny sammensetning. Den mest vesentlige endringen er at prosjektansvarligvervet tas bort til fordel for produksjonsansvarlig. Produksjonsansvarlig var tidligere del av eksternsansvarligapparatet. Ved å ta dette vervet inn i styret, er målet å styrke satsningen på brukere og arrangører. Styret vil fra 1. juni bestå av: styreleder, økonomi- og sponsoransvarlig, eksternansvarlig, produksjonsansvarlig, frivilligansvarlig, driftsansvarlig og PR- ansvarlig. 8.7 Sommerkvarteret 2013 (SK- 13) Basert på positive resultater og erfaringer fra 2012, ble det ved behandling av driftsbudsjett for 2013 planlagt å gjennomføre Sommerkvarteret også i Sommerkvarteret er kommersiell drift av en begrenset del av huset. Formålet er å opprettholde et kulturtilbud for ungdom og studenter og å forhindre at juni, juli og halve august er utelukkende utgiftsmåneder. SK- 13 blir i stor grad gjennomført etter modell fra Yri Helene Ljosdal og Adrian Søgnen er ansatt som ledelse for SK- 13. Det er Kvarterstyret som har ansvar for driften også i sommermånedene, og Ljosdal og Søgnen er derfor underlagt Kvarterstyret. Dette er en endring fra 2011 og tidligere år.

9 Av hensyn til det kulturelle innholdet på SK- 13, var det er mål for Kvarterstyret å få ansatt ledelsen så tidlig i semesteret som mulig. Grunnet noe lav interesse for stillingene på et så tidlig stadiet, måtte vi utlyse stillingene i to omganger. Vi oppnådde derfor ikke å ansette tidligere enn i 2012, men fikk til gjengjeld to meget kvalifiserte ansatte. 8.8 Nødutgang Teglverket Det har i lang tid gått rykter om at Teglverket kan få øket kapasitet sin betraktelig hvis det ble satt inn en ekstra nødutgang ut mot Håkonsgaten. Kvarterstyret tok opp denne saken i møte med Eiendomsdirektøren på UiB i februar Han gikk med på å være med på forundersøkelser. Siden har det vært ingeniører i Teglverket og gjennomført en brannteknisk vurdering av lokalet. Konklusjonen er at en ekstra nødutgang ikke vil ha nevneverdig betydning for kapasitet, det var kun snakk om et titalls mennesker ekstra. UiB konkluderte dermed med at de ikke ville gå inn for å gjøre dette da nytten var for liten. Kvarteret bør derfor slå seg til ro med at dette var at rykte med liten sannhetsgrad. Det bør derimot vurderes å ta opp saken på ny hvis det en gang blir snakk om å bytte ut ventilasjonsanlegget i Teglverket. Dimensjonen på ventilasjonsanlegget henger nemlig sammen med kapasiteten. 8.9 Personalsaksreglement og utestengingsinstruks. I starten av semesteret ble det sett som hensiktsmessig å skille ut personalsaksreglementet fra håndtering av eksterne konflikter. Disse måtte i tillegg oppdateres slik at de samsvarer med gjeldende retningslinjer. I personalsaksreglementet har det blitt gjort en del endringer slik at de skal bli lettere for de frivillige å forholde seg til og forstå reglementet. Eksterne forhold er nå regulert i en instruks ved utestengelse. Personalsaksreglementet er nå ferdigstilt, mens arbeidet med instruks ved utestengelse er i avslutningsfasen. Dette arbeidet har lagt beslag på internansvarlig sin arbeidskapasitet store deler av semesteret Ny regnskapsfører og nytt fakturasystem Regnskapsfirmaet som Kvarteret tidligere har brukt ble kjøpt opp av PWC rundt årsskiftet 2012/2013. Kvarteret fulgte med oppkjøpet og har fortsatt samme kontaktperson men med nytt brevpapir. Den største endringen er at PWC bruker et annet fakturasystem enn det Kvarteret har brukt før. Dette innebærer at økonomiansvarlig vil få lettet sin arbeidsmengde, men i en overgangsfase har det vært en del rot og forsinkede betalinger. I overgangen har det også vært en vesentlig forsinkelse i rapporteringer fra regnskapsfører tilbake til Kvarteret. Dette har pågått hele vårsemesteret og er fortsatt aktuelt. Dette påvirker først og fremst månedlige regnskapsrapporter Rombookingsystem 9 HANDLINGSPLAN VÅREN 2013 MED KOMMENTARER OM STATUS Stjernesalen trinn 2 Fullføre oppussingen av Stjernesalen med belysning, lyddemping og ny bar. Kostnad: Iht. investeringsbudsjett. Frist: Snarest, senest semesterstart høst Status pr. 22. april 2013: Prosjektering pågått vinter/vår Planlagt gjennomføring sommer Grøndahls Utbedre barområdet og lagringsplass i baren. Male vegger, møblere hensiktsmessig og utsmykke vegger. Kostnad: Iht. investeringsbudsjett. Frist: Semesterstart vår Status pr. 22. april 2013: Fullført til semesterstart januar Investeringsrapport orienteres om som egen sak. Teknisk utskiftningsplan

10 Utarbeide teknisk utskiftningsplan for større pakker lyd- og lysutstyr på huset. Må minimum innehold oversikt over utstyr, innkjøpstid, forventet levetid og forventet kostnad ved innkjøp. Frist: GF vår Status pr. 22. april 2013: Arbeid pågår. Personalsaksreglement Revidere personalsaksreglementet etter nye vedtekter. Vurdere å ta utestengingsinstruksen ut av denne. Frist: 1. mars Status pr. 22. april 2013: Personalsaksreglement har vært til vurdering gjennom semesteret. Fristen for ferdigstillelse ble ikke overholdt, og Kvarterstyret konkluderte med at det ville være mest hensiktsmessig om nytt reglement trådte i kraft fra starten av semester pga. at reglementet er vedlegg til frivilligkontraktene som signeres ved semesterstart. Nytt reglement skal behandles vedtatt i Kvarterstyret onsdag 24. april Utestengingsinstruks Vurdere å opprette egen utestengingsinstruks. Frist: 1. mars Status pr. 22. april 2013: Arbeid pågår. Sommerkvarteret 2013 Gjennomføre sommerkvarteret 2013 på en forsvarlig og hensiktsmessig måte. Ansette ledelse og sette rammer for gjennomføring. SK planlagt 10 uker i juni- august. Kostnad: iht. driftsbudsjett. Frist: Ansettelse snarest, forarbeide ila. vårsemester. Status pr. 22. april 2013: Blir gjennomført. Se egen orientering ovenfor. Påskekvarteret 2013 Vurdere gjennomføring av Påskekvarteret Frist: 1. mars 2013 Status pr. 22. april 2013: Kvarterstyret var innstilt på å ikke gjennomføre Påskekvarteret, men ville ikke nekte arbeidsgrupper å gjennomføre hvis ønskelig. Misforståelser bidro til at skjenkegruppen og vaktetaten ikke fikk et valg likevel. Påskekvarteret ble gjennomført med drift i Grøndahls på kveldstid skjærtorsdag, langfredag og påskeaften. Arrangement i regi av NSG i Teglverket. Samarbeid med SiB, SiB- læresteder, øvrige læresteder og studentorganisasjoner i Bergen Arrangere Studentkampen, offisiell åpning, dorge- seminar, studentkulturtreff, oppsøkende høringsrunder ifm. GF m.m. Oppsøke og delta på relevante arenaer. Kostnad: Iht. driftsbudsjett Status pr. 22. april 2013: Studentkamp, offisiell åpning, dorgeseminar gjennomført. Studentkulturtreff ikke gjennomført. Høringsrunder pågår, ikke oppsøkende grunnet ingen særskilt relevante saker. Vært representert på Byrådsleders kontaktutvalg for studenter, Fylkesordførers kontaktutvalg for studenter, koordineringsmøte med rektor ved UiB, SP- UiB- møter, SP- HiB- møte, NHHS- KS- møte, samtlige møter med Velferdstinget, kurs i regi av Kulturstyret og bidratt med rigging under Vibber. Deltatt på andre sosiale arrangementer i regi av Studentersamfunnet, NHHS, SP- UiB og BI Bergen. Hatt besøk av styrerepresentanter fra Det Norske Studentersamfund i Oslo ifbm. årsfesten.

11 Uteområdene Undersøke muligheter for å forbedre bruk av uteområdene. Kostnad: Ihht. driftsbudsjett. Frist: 1. april Status pr. 22. april 2013: Driftsorganisasjonsavtaler Vurdere revisjon av hele eller deler av dorge- avtalene. Se etter forbedringer og justere disse til dagens praksis. Frist: GF vår Status pr. 22. april 2013: Forhandlinger pågår fortsatt. Forventet tidspunkt for ny avtale er 26. mai Se ellers eget punkt i rapporten ovenfor. Fadderuken 2013 Starte planlegging av fadderuken 2013 så tidlig som mulig. Status pr. 22. april 2013: Pågår. Arbeid startet tidlig grunnet venting på avklaring fra Univ.styret om fadderuke- potten. Eksternansvarlig vil her ha god nytte av nyvalgt produksjonsansvarlig fra 1. juni Rekruttering Utarbeide rekrutteringsstrategi for Kvarteret. Planlegge god rekruttering for januar 2013 og august Bestille roll- ups, nips og andre rekrutteringsting. Kostnad: Iht. driftsbudsjett Frist: Semesterstart vår 2013 og semesterstart høst Status pr. 22. april 2013: Planlegging for høsten 2013 har startet. I starten vil arbeidet fokuseres på rekrutteringseffekter og annet nødvendig materiale. Oktoberfest 2013 Fortsette planlegging av Oktoberfest på Kvarteret høsten Søke samarbeid og definere omfanget av arrangementet. Status pr. 22. april 2013: Fortsatt usikkert om dette blir noe av, men det jobbes med planarbeid. Lobbyområde 2. etg. Gjøre ferdig lobbyområdet utenfor kvart- kontoret. Male vegger og dører. Fikse bedre plakatvegger og mer benkeplass til løpesedler og brosjyrer. Kostnad: Iht. driftsbudsjett. Frist: Semesterstart vår Status pr. 22. april 2013: Ferdigstilt til semesterstart januar Vurdere eksternansvarlig- apparatet Våren 2012 ble det opprettet to assistentstillinger under eksternansvarlig grunnet stor arbeidsmengde. Ordningen bør evalueres våren Dersom ordningen skal gjøres permanent bør GF orienteres om dette, eventuelt kan det være en vedtakssak. Frist: GF vår 2013.

12 Status pr. 22. april 2013: Evaluering gjort Eget notat er skrevet. Endringer i Kvarterstyret gjort blant annet med bakgrunn i notatet. Det vil trolig fortsatt være behov for et apparat under eksternansvarlig, men ikke i samme modell som før. Settes på handlingsplan for høsten Rombookingsystem Fortsette arbeid med nytt rombookingsystem, gå til innkjøp og ha det klart til booking for høstsemester Kostnad: Iht. investeringsbudsjett for 2012, samt driftsbudsjett for Frist: 1. mai Status pr. 22. april 2013: Arbeid pågår. Systemet er under utvikling. Kvarterets representanter er på hæla hva angår testing og tilbakemeldinger. Målet er fortsatt å ha det klart til høstbookinger kommer, altså i løpet av mai. Hvis det ikke blir klart, vil det medføre stort ekstraarbeid for eksternansvarlig som da må legge alle godkjente bookinger over i nytt system i ettertid. Inngå avtale med Fribyte definere E- tjenestens funksjon og arbeidsoppgaver Inngå avtale med Fribyte om leveranse av tjenester. Avklare E- tjenestens funksjon og definere arbeidsoppgaver. Vurdere overføring av Webgruppen fra PR- etaten til E- tjenesten. Kostnad: Iht. driftsbudsjett for Frist: GF vår Status pr. 22. april 2013: Avtale med FriByte inngått. Situasjonen rundt E- tjenesten er ikke avklart. Etter dialog med E- tjenesten er dette utsatt til høsten. Generalforsamling Arrangere en vellykket generalforsamling. Planlegge datoer for forberedelse i god tid og planlegge en smidig og god demokratisk prosess i forkant. Informasjonsflyt internt viktig. Utarbeide god plan for budsjettprosess. Oppsøke eksterne parter i høringsrunde. Kostnad: Iht. driftsbudsjett. Frist: 6. mai Status pr. 22. april 2013: Arbeid pågår. Det er første gang Kvarterstyret er ansvarlige for generalforsamlingen. Var tidligere Representantskapet (nåværende: Kontrollkomité) sitt ansvar. Mye fokus på informasjonsflyt, men må i ettertid vurdere effekten. Enkelte feil blir gjort, særlig på hvilke dokumenter som skal sendes på høring osv.. I etterkant må det skrives en detaljert erfaringsrapport for å kunne forbedre prosess til neste gang. Gjennomsiktighet forhindres delvis av problemer med å laste dokumenter opp på offentlige filer. Investeringsbudsjett 2013 Sørge for at gjennomføring av investeringsplan og budsjett for 2013 skjer effektivt og forsvarlig. Involvere Rettsvesenet i innkjøpsprosesser for å unngå kjøpsrettslige blemmer. Kostnad: Iht. investeringsbudsjett for Status pr. 22. april 2013: Delvis gjennomført. Kontroll av avtaler fra Rettsvesenet skjer nå nesten alltid, men fortsatt fare for at enkelt avtaler går under radaren. De investeringer som ikke er gjennomført skyldes lengre prosjekteringstid. Alle prosjekteringer er i rute ihht. sluttføringstidspunkt. Spritservering Fortsette arbeidet med spritbar. Finne egnet lokale og foreta grundig kostnadsanalyser av utarbeidelse. Det bør foreligge flere konkrete, alternative planer til hvordan spritbar kan løses. Disse bør legges fram for GF vår 2013 for avgjørelse og settes i verk sommer Det må søkes om skjenkebevilling. Det må planlegges kurs- og kompetanseplan for barpersonell og plan for vaktetaten. Kostnad: Ingen før prosjekt godkjent av GF. Frist: GF vår Status pr. 22. april 2013: Søknad om spritbevilling sendt, ikke fått svar. Prosjektering i gang. Av hensyn til framdrift og kostnader med prosjektering, er det kun prosjektert med ett lokale. Halvtimen. Valget ble gjort

13 tidligere i semesteret etter rådføring med driftsorganisasjonene. Kompetansegruppe for skjenkere og vakt er i gang med sitt arbeid. Prosjekteringskostnader dekkes av midler fra Hordaland Fylkeskommune. Satsning på økt promotering og merkevarebygging Videreutvikle og styrke Kvarterets promotering. Fokus på Helhus og konseptene, matservering. Kostnad: Ihht. driftsbudsjett. Frist: Snarest. Status pr. 22. april 2013: Ingenting helhetlig er gjort, kun stykkevise forbedringer. Kommunikasjon Vurdere dagens kommunikasjonsarenaer (Glem, mail, mandagsmøter, dorgemøter osv.) og se etter måter for bedre og mer effektiv kommunikasjon internt. Mål: Rett person skal få nødvendig info til rett tid. Status pr. 22. april 2013: Mail- systemer fortsatt en utfordring, men satt på vent i påvente av forhandlinger med FriByte. Gruppeledermøte (Glem) er flyttet fra tirsdager til onsdag direkte i forkant av kvarterstyremøtene. Hensikten er å ha flere møtedager og at flere fra Kvarterstyret skal ha mulighet til å delta. Jevnt over meget dårlig oppmøte på Glem og dårlig statistikk på orienteringer. Produksjonsmøtene på mandager fungerer bedre og er noe vi må fortsette å satse på. Interngoder Foreta en vurdering av interngodene. Vurdere endring av disse. Se på funksjonen til internbaren og bruk av Støy. Finne ut hva interne ønsker med internbar og hvordan det kan løses. Frist: Snarest. Status pr. 22. april 2013: Gjennomgått av internansvarlig. Selve godene er uendret men satt i et trinnsystem. På den måten kan man fylle på goder på ett trinn uten at man utvider andre trinn. Internbar er fortsatt uavklart. Interessen for internbar er varierende flere er interessert i at det skal være et tilbud, men få er interessert i å drive det. Kurs og kompetanse Økt satsning på kurs og opplæring av interne. Mål er at nye raskt skal opparbeide seg kompetanse til å føle seg trygg på jobb og at gamle skal få utfordret seg med erverv av mer kompetanse. Vurdere kvaliteten på intern kursing. Kostnad: Iht. driftsbudsjett. Status pr. 22. april 2013: Planverk for opplæring er gjennomgått høsten 2012 og vinteren Fortsatt er det problematisk å få deler av opplæringen gjennomført, bl.a. grunnet uforutsigbarheten i frivillig basert arbeid. Mye arbeid må deles opp i flere moduler, og da er det vanskelig når det ikke er de samme som møter på kursene fra gang til gang. Økt fokus på opplæring fra frivilligansvarlig kan bidra til å legitimere opplæringsplanene. Stillingsinstrukser Kvarterstyret Spesifisere og vedta nye arbeidsinstrukser for kvarterstyret, fokus på presisering av prosjektansvarligvervet. Samt avklaring av eksternansvarligvervet og apparatet. Kostnad: Ingen Status pr. 22. april 2013: Gjennomgått og endret i april. Ny sammensetning trer i kraft 1. juni Valg på generalforsamling våren 2013 vil foregå i tråd med ny sammensetning. Helhus og lørdagssatsning Styrke og avklare rammene rundt Helhus. Sørge for et kulturelt grunntilbud på lørdagene uten helhus.

14 Frist: 15. mars Status pr. 22. april 2013: Har pågått gjennom semesteret. Flere lørdager uten helhus har hatt konserter, andre har hatt arrangementer i regi av andre enn driftsorganisasjoner. Å gjøre helhus- satsning med attraktiv har vært sentralt i driftsorganisasjonsforhandlingen. Prosjekt 2015 Starte prosesser rundt 20- årsjubileum i Omfang/størrelse og innhold. Frist: GF vår Status pr. 22. april 2013: Ikke påbegynt. Sponsoravtaler Inngå faste og gode sponsoravtaler. Frist: GF vår Status pr. 22. april 2013: Ikke påbegynt. Ekstra nødutgang i Teglverket. Starte prosess med å få ekstra nødutgang i Teglverket. Søke om fasadeendring og jobbe opp mot UiB før støtte til søking og gjennomføring. Status pr. 22. april 2013: Henlagt. Se egen orientering ovenfor i rapporten. Høyden - veggen i Stjernesalen Se på muligheten for utvidelse av inngangspartiet og sette inn store vinduer. Frist. Løpende. Status pr. 22. april 2013: Ikke påbegynt. Dette punktet er nedprioritert grunnet tid. Lagt på is inntil videre. Ikke kritisk. Fortsatt fokus på HMS på huset og opplæring av frivillige Mål: Forhindre ulykker og ivareta trygt arbeidsmiljø. Kostnad: Ihht. driftsbudsjett. Status pr. 22. april 2013: Planverk for opplæring er gjennomgått høsten 2012 og vinteren Fortsatt er det problematisk å få deler av opplæringen gjennomført, bl.a. grunnet uforutsigbarheten i frivillig basert arbeid. Mye arbeid må deles opp i flere moduler, og da er det vanskelig når det ikke er de samme som møter på kursene fra gang til gang. Økt fokus på opplæring fra frivilligansvarlig kan bidra til å legitimere opplæringsplanene. Plakatgruppe Få i gang større spredning av plakater. Kostnad: Ihht. driftsbudsjett. Status pr. 22. april 2013: Ikke opprettet egen undergruppe i PR- etaten. Retningslinjer for ekstern leie Utarbeide retningslinjer for ekstern leie.

15 Status pr. 22. april 2013: Ikke fullført.