Det Akademiske Kvarters 37. ordinære generalforsamling

Transkript

1 Det Akademiske Kvarters 37. ordinære generalforsamling Tid: 6. mai 2013 kl 16 Dato: Tivoli Kinematografer på Kvarteret Alle frivillige i organisasjonen og alle semesterregistrerte studenter i Studentsamskipnaden i Bergen er medlem av Generalforsamlingen. Generalforsamlingen er vedtaksdyktig når 100 medlemmer er tilstede. Medlemmene har eksklusiv møte-, forslags- og talerett ved oppmøte. Medlemmene får stemmerett ved individuelt oppmøte. Gyldig studentbevis eller internkort må framvises ved oppmøte. Generalforsamling gjennomføres etter Kvarteret sine vedtekter. Disse ligger på offentlige filer på kvarteret.no. Spørsmål angående generalforsamling kan rettes til leder@kvarteret.no. Det blir matservering. 1

2 FORSLAG TIL DAGSORDEN SAK 37A VALG AV ORDSTYRER, REFERENT OG TELLEKORPS Generalforsamlingen velger ordstyrer, referent og tellekorps. SAK 37B FORRETNINGSORDEN Generalforsamlingen behandler egen forretningsorden. SAK 37C GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Generalforsamlingen behandler innkalling og dagsorden. SAK 37D VALG AV UNDERSKRIVERE TIL PROTOKOLL Generalforsamlingen velger underskrivere av protokoll. SAK 37E ORIENTERING OM DRIFTSORGANISASJONENE SIN VIRKSOMHET Generalforsamlingen mottar orienteringer om driftsorganisasjonene sin virksomhet. SAK 37F ORIENTERING OM KONTROLLKOMITEEN SIN VIRKSOMHET Generalforsamlingen mottar orientering om kontrollkomiteen sin virksomhet. SAK 37G01 REGNSKAP 2012 Generalforsamlingen mottar orientering om regnskap eller den økonomiske status for Kvarteret. SAK 37G02 ØKONOMISK STATUS FOR KVARTERET Generalforsamlingen mottar orientering om regnskap eller den økonomiske status for Kvarteret. SAK 37H SEMESTERRAPPORT FOR KVARTERET Generalforsamlingen mottar orientering og behandler semesterrapport for Kvarteret. SAK 37I HANDLINGSPLAN OG ANDRE RETNINGSLINJER Generalforsamlingen behandler handlingsplan og andre retningslinjer for Kvarteret. SAK 37J DRIFTSBUDSJETT Generalforsamlingen behandler driftsbudsjett for Kvarteret. Vedtaket er Kvarteret sin innstilling til Studentkulturhuset i Bergen AS sin endelige budsjettbehandling. S. 3 S. 3 S. 3 S. 3 S. 4 S. 9 S. 9 S. 9 S. 10 S. 25 S. 28 SAK 37K INVESTERINGSBUDSJETT S. 28 Generalforsamlingen behandler investeringsplan og investeringsbudsjett for Kvarteret. Vedtaket er Kvarteret sin innstilling til Studentkulturhuset i Bergen AS sin endelige budsjettbehandling. SAK 37L VEDTEKTSENDRINGER Generalforsamlingen behandler saker om vedtektsendringer. SAK 37M ANDRE FORHÅNDSMELDTE SAKER Generalforsamlingen behandler andre forhåndsmeldte saker. SAK 37N VALG AV LEDER SAK 37N VALG AV MEDLEMMER TIL KVARTERSTYRET SAK 37N VALG TIL KONTROLLKOMITEEN SAK 37N VALG TIL VALGKOMITEEN Generalforsamlingen velger medlemmer til Kvarterstyret, Kontrollkomiteen, Valgkomiteen og til eventuelle midlertidige utvalg. S. 29 S. 29 S. 30 2

3 SAKSPAPIRER SAK 37A VALG AV ORDSTYRER, REFERENT OG TELLEKORPS Generalforsamlingen velger ordstyrer, referent og tellekorps. Kvarterstyret sin innstilling: Generalforsamlingen velger Sindre Dueland som ordstyret, XX som referent, XX som bisitter og arbeidsgruppen Rettsvesenet som tellekorps. SAK 37B FORRETNINGSORDEN Generalforsamlingen behandler egen forretningsorden. Kvarterstyret sin innstilling: Generalforsamlingen vedtar foreslått forretningsorden. SAK 37C01 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Generalforsamlingen behandler innkalling og dagsorden. Kvarterstyret sin innstilling: Generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden. SAK 37C02 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE GENERALFORSAMLING Generalforsamlingen behandler innkalling og dagsorden. Kommentar fra Kvarterstyret: At generalforsamlingen skal godkjenne protokoll fra forrige generalforsamling følger ikke uttrykkelig av vedtektene. Det er likevel alminnelig at slik godkjenning blir gjennomført av generalforsamlinger, og det har vært praksis på Kvarteret på tidligere generalforsamlinger. Kvarterstyret sin innstilling: Generalforsamlingen godkjenner protokoll for Kvarterets 36. ordinære generalforsamling. SAK 37D VALG AV UNDERSKRIVERE TIL PROTOKOLL Generalforsamlingen velger underskrivere av protokoll. Kvarterstyret sin innstilling: Generalforsamlingen velger Arne P. Sandvik fra Kvarterstyret, Frode Realfsen fra Kontrollkomiteen, Tonje Waldersnes fra arbeidsgruppen Vaktetaten og XX fra driftsorganisasjonen Bergen Filmklubb som underskrivere av protokoll. SAK 37E ORIENTERING OM DRIFTSORGANISASJONENE SIN VIRKSOMHET Generalforsamlingen mottar orienteringer om driftsorganisasjonene sin virksomhet. 3

4 Semesterrapport Aktive Studenters Forening våren 2013 Bergen, Aktive Studenters Forening (ASF) har hatt et greit semester våren som har gått. Det har for oss vært en rolig vår, og dette har vi merket på både besøkstall og omsetning, uten at det i seg selv har hatt kritiske konsekvenser. Styret har fungert særdeles godt gjennom hele semesteret, og er tett knyttet sammen. Flertallet av styremedlemmene skal likevel pampe seg, og dette vil kunne by på utfordringer for det kommende styret en organisatorisk problemstilling som definitivt må behandles. Semesteret begynte med ca. 70 aktive, uten veldig mye frafall gjennom semesteret. Arbeidsfordelingen er dermed ganske god mellom alle de aktive. Et lavere tak på antall aktive er til vurdering. Forholdet innad i foreningen er svært godt. Pampene har dette semesteret også vært aktive, som vanlig. De er godt representert på våre konserter og andre sosiale arrangementer. Hva gjelder det sosiale har det i vår vært vors, storstyremiddager, hyttetur og interne møter som normalt på Villaen. Utover det har vi bare Hansatur igjen. Det har vært god oppslutning på alle arrangementene. Vi savner fortsatt flere åpne arrangementer på Villaen, og det har som vanlig vært problemer rundt opprydding av Villaen. Spesielt gjelder dette kopirommet, som gjennom semesteret etter julebordssesongen har sett ut som et høl. Vi opplever fortsatt at ting tar litt ekstra tid når det gjelder Villaen og at det er ganske uklart hvem som er ansvarlig for hva, spesielt med tanke på kopirommet. Dessverre blir det også fort slik at ansvar ikke blir tatt av andre når man vet at man ikke er ansvarlig for rotet. Økonomisk sett har ASF hatt et vanskelig semester, men uten at dette har gått utover driften vår. Grunnen for dette er primært at vi ikke enda har fått utbetalt støtte fra Kulturstyret eller Norsk Kulturråd, hvilket innebærer at vi i skrivende stund kun flyter på billettinntekter og ikke subsidiering, noe vi er svært avhengige av for å kunne tilby billige konserter til vårt publikum. Likevel har vi klart å komme oss gjennom semesteret, og dette er vi fornøyde med. Det må også nevnes at barinntektene for 1. kvartal har blitt halvert sammenlignet med samme kvartal i fjor. Dette skyldes i stor grad et generelt lavere besøkstall, men også færre antall Helhus sammenlignet med samme periode i fjor. Hvorvidt bardriften har hatt en innvirkning på dette er lite trolig ettersom at ASF og RF pusset opp baren i Teglverket og økte varekapasiteten samtidig. Dette er et punkt vi skal fortsette å jobbe mye med. Fjoråret var rett og slett et semester utenom det vanlige, og det har ikke lyktes å gjenskape de samme forholdene i år. Programmet for våren har vært godt og variert. Det har vært få utenlandske artister, og vi har satset på å hente inn norske band og artister i stedet. Vi er svært fornøyde med det vi har fått til, både når det gjelder de mindre og større konsertene. Aura Noir, Casa Murilo, Honningbarna, Jonas Alaska og Norsk Tiger, for å nevne noen. StåOppJazz- jubileet har også vært en svært viktig del av konsertvåren 2013 for ASF, i samarbeid med RF. Vi kjørte en tre dager lang feiring med et ekstremt gjennomført program, og vi fikk generelt meget gode tilbakemeldinger over hele linjen. Dette har vi satt pris på, og vi ser fram til å samarbeide med RF igjen. Helhusene har i vår hatt en grei oppslutning men ikke like godt som det gjennomsnittlige besøkstallet forrige semester. Dette er stort sett fordi det totale antallet Helhus har blitt kuttet ned på, og det har vært en manglende Helhussatsning fra vår side. Dette skal forbedres fra og med neste semester. Uansett står vi fast ved at Helhusene er et konsept på Kvarteret som er gull verdt, og som må satses enda hardere på. Her ser vi fram til et enda tettere samarbeid mellom dorgene og Kvarteret. Hvilket leder til forholdet mellom ASF og Kvarteret inkl. arbeidsgruppene. Det har som vanlig vært et godt og stabilt forhold mellom ASF og Kvarteret, i forlengelse av de foregående årene. Det vil som vanlig alltid være noe 4

5 friksjon på grunn av antallet arrangementer vi har på Kvarteret, men sakene som har vært i vår har kun vært av bagatellmessig grad. Alt har latt seg ordne gjennom god dialog. Vi setter stor pris på samarbeidet vi har. Forholdet til de andre dorgene har også vært tilsvarende. Kommunikasjon er klart alltid en utfordring, og noe som alltid må jobbes med, men helhetlig sett har semesteret gått uten særlige problemer i forhold til de andre dorgene. Det må også nevnes at en ny driftsorganisasjonsavtale har blitt fremforhandlet, og dette uten noen store problemer. Alle partenes velvillighet til å diskutere mulige løsninger og komme fram til kompromisser har ledet til en avtale som er mer tilgjengelig for alle sammen. På dette punkt må vi uttrykke stor takknemlighet og nøye med at alle har vært med på prosessen uten håndgemeng. Oppsummeringsvis har det vært et fint semester for ASF, og driften har stort sett gått som normalt. Vi er fornøyd med hvordan semesteret har gått, og vi ser fram til et videre godt samarbeid med våre samarbeidspartnere! Leder for Aktive Studenters Forening Khiem Tran Semesterrapport Bergen filmklubb vår 2013 Bergen filmklubb har fortsatt med sine 2-3 ukentlige visninger ved Det Akademiske Kvarter gjennom vårsemesteret Målet vårt er å tilby kvalitetsfilm på storskjerm og andre filmrelaterte arrangementer til byens studenter. Vi har 290 egne medlemmer i vår, i tillegg til at vi deler medlemsmassen til Cinemateket i Bergen. Totalt utgjør dette nærmere 500 medlemmer. Styret i Bergen filmklubb består per i dag av 15 styremedlemmer. Tre av dem ble nyansatt i april. Vi har i tillegg 15 medarbeidere som hjelper til med avvikling av arrangementer. Filmklubben har 25 visninger dette semesteret, hvorav 21 finner sted på Det Akademiske Kvarter. Vi trives godt i vårt visningslokale i Tivoli, og føler at vi har fått kjørt oss godt inn der. Av og til opplever vi imidlertid at det rotes en del på maskinrommet, og vi har hatt noen tekniske lydproblemer. Vi tar godt vare på våre to 35mm- maskiner, eksempelvis installerte vi nye lampehus på dem begge i fjor. For å best mulig utnytte visningsmaskinenes potensiale, har vi fått lært opp hele tre nye kinomaskinister i løpet av våren Dette har vist seg å bli en stor suksess. Bergen filmklubbs store prosjekt det siste året har vært å samle midler til å anskaffe en digital kinoprojektor, og dette arbeidet pågår også dette semesteret. Kinoindustrien digitaliseres både nasjonalt og globalt, og færre og færre filmer er tilgjengelige i 35mm- format. Det blir derfor viktig å kunne vise filmer i digitalt kinoformat (DCP) fremover, men dette har vi ikke mulighet til i dag. Dette betyr blant annet at vi ikke kan vise førpremierer og nye alternative filmer, noe som er svært uheldig for oss. Vi vil fortsette dette arbeidet i 2013, forhåpentligvis med hjelp fra Kvarteret. Det en stor berikelse for Bergen filmklubb å få samarbeide med andre dorger og kulturorganisasjoner. Våren 2013 har vi så langt samarbeidet med Festspillene i Bergen under Vibber- arrangementet, samt Bergen Kunsthall. Budsjettet for i år har blitt overgått noe, og vi har fortsatt ikke en positiv egenkapital. Filmklubben har for mange faste utgifter, og vi jobber stadig med å forsøke å kutte disse. Vi håper på et positivt resultat i år slik at vi kan begynne å bygge opp en positiv egenkapital, men det er foreløpig vanskelig å si om vi klarer å nå dette målet. Bergen , Bergen filmklubb 5

6 Semesterrapport Bergen Realistforening våren 2013 Torsdagskonsertene Me har dessverre hatt lite konserter som har gått så bra som forventet. Sjølv om det ikkje har vore snakk om kritisk store tap, er det sjølvsagt veldig trist. Likevel føler me at me har eit sterkt program denne våren, men noko for ein kvar smak, med vid bredde innan sjangere. Òg interessen for arrangementa våre er det definitivt, me har klart å rista av oss syndromet tomt Teglverket på torsdager. Navn det spesielt er verdt å trekka fram frå dette semesteret, er Datarock, Shining, Taake, Dandylion, Yuma Sun og Shift. Helhus Dette semesteret har vi arrangert tre ordinære helhus, samt at vi skal ha eit ekstraordinært eit på torsdag 16. mai. Vi, har til tross for mangel på ein person i Helhusansvarlig- vervet, satset videre på konseptet, og merker definitivt gevinst i form av stadig fornøyde gjester. Dessverre er ikkje besøkstala så høge som me ønsker ennå, noko me håper på å få gjort noko med neste semester. Samarbeid andre organisasjonar, i hovudsak Immaturus, Samfunnet og Arme Riddere har vist seg å vera ein god måte å gjera programmet vårt meir variert og spennande på, og dette er definitivt noko me vil halde fram med. Ellers er både StåOppJazz- og Teglverket- konsertane godt besøkte. StåOppJazz- jubileumet Vi var dette semesteret så heldige at vi fekk samarbeida saman med ASF om å arrangera 10- årsjubileum for StåOppJazz, noko som var kjempekjekt! Me fekk til masse kult som me alle er veldig stolte over, og håpet er at vi i tillegg åpner for meir samarbeid oss i mellom i framtida. I første omgang har me planar om eit samarbeidshelhus neste semesterslutt. Up & Coming Gratiskonseptet Up & Coming har dette semesteret med kun eit unntak, våre ein publikumssuksess. Banda som har spelt har vore av høg kvalitet, og dei fleste har i tillegg trukke godt med folk, noko som alltid er flott. Vi håper på å kunne fortsette denne trenden, og gjera konseptet endå meir populært i framtida. Medlemsmasse Det var ikkje så mange som slutta ved semesterslutt denne gongen, men det var likevel nok til at vi plutselig var litt for få. Dette gjorde at mange måtte jobbe veldig hardt i starten av semesteret, då vi sjølvsagt hadde Datarock- kjøret og eit Helhus, blant anna. Dette var veldig tærende, men det tok ikkje lang tid før me kom i gong med rekrutteringa, og me er no ein god del nye, flinke medlem. Komeptanseoverføringa ser og til å vera i grei stand. Heldigvis ser det ut til å gå meir smooth neste semesterstart. Økonomi Me var for seint ut med søknad til Kulturstyret til å få utdelt midler så tidlig som vanlig, så me venter i spenning på neste utdeling. Ellers har eg ikkje noko innsyn i vår økonomi pr. dags dato. Hill Capra! mvh. Yri Helene Ljosdal President, Bergen Realistforening v2013 Semesterrapport fra Studentersamfunnet i Bergen våren

7 1. Studentersamfunnet i Bergen (Samfunnet) har til formål å samle studerende og andre akademikere til foredrag, ordskifte og andre tiltak som kan fremme samhold, åndsdannelse og interesse for allmennkulturelle og politiske spørsmål. 2. Studentersamfunnet er en ideell organisasjon tilknyttet institusjonene for forskning og høyere utdanning i Bergen. Studentersamfunnet har en særlig plikt til å virke som fellesskapsfremmende og samlende forum for dem som er tilknyttet disse institusjonene. Våren 2013 har Studentersamfunnets styre bestått av leder David Yttervik Seetiangtham, nestleder Anne Paulsen, økonomiansvarlig Espen Brasøy, PR- ansvarlig Ida Victoria Rullestad, upopleder Ida Torkjellsdatter Storehaug, debattleder Tiril Halvorsen, kulturleder Tellef Raabe, Aktueltleder Martin Årseth og Helhusleder Klara Wade. Våre støttespillere er fortsatt Velferdstinget i Bergen, Bergen Filharmoniske Orkester, Bergen Riksmålsforening, Studia, Studentsamskibnaden i Bergen, Frifond, Utenriksdepartementet og Christan Michelsens Institutt (CMI). Dette vårsemesteret har vi hatt drøye 60 arrangementer i løpet av 13 arrangementsuker. Studentersamfunnet kan rapportere om et svært godt semester. Vi har hatt en økning i barsalg og en økning i besøkstall. Totalt sett har Studentersamfunnet tatt imot over 6000 gjester (en sterk økning sammenlignet med forrige vårsemester) dette semesteret, men dette inkluderer også møter utenfor Kvarteret, som åpningsmøtet og frokostmøter på Studentsenteret. Totalt har Studentersamfunnet gjestet over mennesker i løpet av de to siste semestrene og det er ny rekord. Dette semesteret var første gang vi hadde hovedansvar for et Helhus. Det gjorde vi i forbindelse med vår fokusuke kalt Stemmerettsveka (i forbindelse med stemmerettsjubileet for kvinner) som kulminerte i Kvinnehelhus 9. mars. Det ble en stor suksess og i likhet med valgvaken forrige semester var det fullt hus på Kvarteret! Vi ser at disse mega- arrangementene på Kvarteret er svært positive både for samarbeidet mellom oss og Kvarteret og for besøks- og salgstallene. Selv om de er svært ressurskrevende er dette noe vi ønsker å fortsette med! Et omfattende og økt fokus på PR har båret frukter, noe vi ser tydelig med besøkstallene. Her har vi også hatt et veldig godt samarbeid med Kvast, som jeg vil berømme for å fokusere på enhetlig PR i Studvest. Denne typen PR bidrar til å forsterke Kvarteret som studentarena og jeg oppfordrer Kvast på det sterkeste å øke fokuset på enhetlig PR. Samarbeid med Kvarteret og driftsorganisasjonene Forrige semester var rombooking en tilbakevendende problemstilling. Romtildelingen har dette semesteret fungert bedre og i tråd med de avtalene som vi har for dette. En generell kommentar er at lokalene på Kvarteret for ofte er rotete. Flere av komitélederne i Studentersamfunnet har påpekt dette. For å unngå at dette blir et problem anbefaler jeg Kvarteret å i større grad følge opp både dorger og argers orden og ryddighet etter å ha hatt aktiviteter i lokalene. Den økte aktiviteten på Kvarteret merkes også ved at vi oftere opplever at det er manko på stoler, en problemstilling som Kvast oppfordres til å ta tak i før det blir et problem for gjestene som kommer til huset. Det gode samarbeidsklimaet mellom Kvarteret og Dorgene har dette semesteret blitt satt på prøve av reforhandling av dorgeavtalen. Denne testen har vi bestått med glans. Jeg vil også her berømme Kvast og spesielt leder og økonomiansvarlig for en ryddig og velmenende prosess. Den resulterer med all sannsynlighet i en oppdatert avtale som er i tråd med dagens praksis og som blir lettere å forholde seg til for alle aktører. Etter nytt semester som leder i Studentersamfunnet kan jeg si at Kvast har klart å opprettholde den gode atmosfæren og samarbeidet med Dorgene. Som jeg skrev sist semester: Det er en økende forståelse for at vi driver et studentkulturhus i samarbeid med hverandre og en styrkning av denne forståelsen vil være en uforbeholden fordel for Kvarteret i møte med omgivelsene våre. Alt godt, David Yttervik Seetiangtham 7

8 Leder i Studentersamfunnet i Bergen, våren Semesterrapport for Studentteateret Immaturus våren 2013 Nøkkeltall: Antall medlemmer: 80 Antall arrangement: 27 Våren 2013 har Immaturus styre bestått av seks personer, teatersjef Linnea Reitan Jensen, nestleder Fredrik Longva, produksjonsansvarlig Tina Engedal, sekretær og materialforvalter Nina Vilde Hoff, PR- ansvarlig Karina Sletten og gruppeansvarlig Yri Amanda Digernes. Kunstnerisk råd(kr) har hatt følgende medlemmer: Pia Haagensli, Ove Wisløff, Lars Harald Maagerø, Sigrid Fivelstad og Linnea Reitan Jensen. Styret og KR har jobbet godt dette semesteret, men vi har vært for lite oppmerksomme på PR- fronten. Dette vil forbedres til neste semester. Vi har jobbet mye med nettsiden, og ønsker fortsatt at denne skal forbedres. Den guddommelige komedie Vår første produksjon dette semesteret var det kjente diktet av Dante. Den guddommelige komedie hadde premiere 1.mars, og vi holdt seks forestillinger. Produksjonen gikk veldig fint, og både regissør og produksjonsleder hadde tidligere vært med i Immaturus. Dette ble også en veldig fin start for vår nye produksjonsansvarlig. Den usynlige I skrivende stund er det én uke til premiere på Den usynlige. I denne produksjonen er produksjonsleder helt ny i Immaturus, mens regissør har vært med i én produksjon tidligere. Dette lærer vi mye av, og ser forbedringspotensiale i våre håndbøker. Gruppene Våren 2013 har vi hatt sju grupper: to vanlige improgrupper, og en longform- gruppe. Teateroperatørene har i år jobbet med politisk teater. Skrivegruppa har jobbet med å videreføre sitt prosjekt: PoesiAften. Bergen Micetro har opprettholdt sin vanlige drift, med Maestro hver måned. Åpen scene Hittil har vi arrangert to Åpen scene dette semesteret, og vi skal ha én til den 16.mai. Det er KRs ansvar å arrangere Åpen scene, og i år mener vi at vi har virkelig har funnet formen til Åpen scene. Vi har blant annet fjernet inngangsprisen, og dette har ført til markant flere besøkende, noe vi er veldig fornøyde med. Andre arrangement I år startet vi semesteret med noe helt nytt: Vintercabaret. Dette prosjektet ble igangsatt ganske rett etter auditionene for produksjonene. En gruppe skulle jobbe sammen i fem dager for å til slutt sette sammen en liten cabaret. Hvem som helst kunne melde seg på, og til slutt var det omtrent ti påmeldte. Resultatet ble vist, gratis, en lørdag i Storelogen, og der ble det helt fullt. Vi telte over 100 tilskuere, og utover kvelden ble det bare flere og flere. Dette er et konsept vi kommer til å fortsette med! Samarbeid med andre aktører Immaturus har nettopp inngått en avtale om samarbeid med DNS til høsten. Her skal Immaturus stille med statister til en av hovedproduksjonene til DNS. Økonomi Vår økonomiansvarlig forsvant dette semesteret, og vi har ikke hatt noen til å ta over vervet. Teatersjef har tatt seg av det økonomiske arbeidet, og underskuddet fra 2011 har blitt snudd til et greit overskudd, slik at vi nå kan drifte forsvarlig videre. Kommentar fra Kvarterstyret: 8

9 Bergen Filmklubb sin orientering kom for seint til at Kvarterstyret kunne ta stilling til den på innstillingsmøtet, men kom tidsnok til å bli med i sakspapirene. De øvrige orienteringene er greie hva angår aktivitet, men for at generalforsamlingen skal være tilstrekkelig opplyst, bør driftsorganisasjonene i større grad legge fram en mer utdypende og konkret orientering om økonomisk situasjon. Kvarterstyret sin innstilling: Generalforsamlingen tar orienteringene fra driftsorganisasjonene Aktive Studenters Forening, Bergen Realistforening, Studentersamfunnet i Bergen og Studentteateret Immaturus til orientering. SAK 37F ORIENTERING OM KONTROLLKOMITEEN SIN VIRKSOMHET Generalforsamlingen mottar orientering om kontrollkomiteen sin virksomhet. Foreligger ikke. SAK 37G01 REGNSKAP 2012 Generalforsamlingen mottar orientering om regnskap eller den økonomiske status for Kvarteret. Kommentar fra Kvarterstyret: Endelig regnskap for 2012 foreligger enda ikke. Det legges ved et foreløpig utkast til regnskap. Kvarterstyret sin innstilling: Generalforsamlingen tar foreløpig regnskap for 2012 til orientering. SAK 37G02 ØKONOMISK STATUS FOR KVARTERET Generalforsamlingen mottar orientering om regnskap eller den økonomiske status for Kvarteret. Kommentar fra Kvarterstyret: Den skriftlige orientering om økonomisk status er integrert inn i semesterrapport for Kvarteret. Status vil også legges fram muntlig. Kvarterstyret sin innstilling: Generalforsamlingen tar orientering om økonomisk status til orientering. SAK 37H SEMESTERRAPPORT FOR KVARTERET Generalforsamlingen mottar orientering og behandler semesterrapport for Kvarteret. 9

10 SEMESTERRAPPORT FOR KVARTERET VÅREN OM RAPPORTEN Det følger av Kvarteret sine vedtekter at generalforsamlingen skal motta orientering om og behandle Kvarteret sin semesterrapport. Rapporteringen er et viktig verktøy for generalforsamlingen å kontrollere at generalforsamlingens politikk blir fulgt opp, og er også viktig som dokumentasjon av virksomheten i organisasjonen. I tillegg til generell semesterrapportering, ivaretar denne rapporten også generalforsamlingen sin rettighet til å holdes orientert om saker av stor økonomisk eller praktisk betydning for Kvarteret sin virksomhet og for de brukende organisasjoner sin virksomhet På forrige generalforsamling ble det ikke vedtatt en handlingsplan. Dette fordi Kvarterstyret ikke hadde hatt tid til å utarbeide en grunnet arbeidet med revisjon av organisasjon og vedtekter. Generalforsamlingen la Kvarteret sin langsiktige strategi til grunn og Kvarterstyret skulle utarbeide en handlingsplan basert på denne da Generalforsamlingen var over. Denne handlingsplanen ligger nedenfor som siste del av rapporten med en kort kommentar som status på de ulike punktene. I forbindelse med endring av vedtekter (før: statutter) og organisasjonsstruktur høsten 2012, ble det blant annet gjort endringer i semesterrapporteringen fra Kvarteret til generalforsamlingen. Tidligere ble det sendt inn en rapport fra Kvarteret v/kvarterstyret og i tillegg en rapport for hver arbeidsgruppe. Klargjøring av ansvarsforhold var et mål med revisjonsarbeidet og siden arbeidsgruppene ikke er direkte ansvarlige for generalforsamlingen, ble deres orienteringsplikt fjernet. I stedet skal Kvarterstyret sende én felles rapport for Kvarteret som da naturlig vil bli noe mer omfattende. Arbeidsgruppene vil skrive egne rapporter som blir behandlet på arbeidsgruppeting etter generalforsamlingen. Der vil arbeidsgruppene også behandle egne handlingsplaner basert på generalforsamlingen sine føringer. Det er Kvarterstyret som deretter godkjenner arbeidsgruppene sine rapporter og handlingsplaner. I forberedelsene til denne rapporten har arbeidsgruppelederne blitt bedt om å uttale seg om en del punkter som er integrert inn i rapporten. Rapporten er forfattet av medlemmene i Kvarterstyret. 2 ØKONOMI, SPONSOR OG INVESTERINGER 2.1 Status drift totalt Generelt er det en grei sammenheng mellom budsjettert og faktisk salgsinntekt, og det har så langt i 2013 vært god kontroll på utgiftene. I skrivende tidspunkt har vi fått regnskapsrapporter for januar og februar, og for disse periodene er resultatet samlet på kroner i overskudd. Driftskostnadene har så langt ligger i rute i forhold til budsjett, der de eneste bekymringsverdige avvikene skyldes feilperiodisering i budsjettet. 2.2 Status salg Når det gjelder salgsinntekter var de totale salgsinntektene i første kvartal 2013 på , ca lavere enn i Kvarteret sin salgsinntekt, altså alt salg utenom DORG sine skift, var på Dette er høyere enn Salgsinntektene har så langt ikke vist store avvik fra budsjettert salg. Det er foreløpig ikke grunnlag for å trekke konkrete slutninger av virkningen av utvidet skjenketider til kl 03 kulturskjenking. 2.3 Tildelinger/ekstern støtte Den eksterne støtte så langt i 2013 er kr *. Støtten er fra Hordaland Fylkeskommune (kr ) og Velferdstinget (kr ). Til sammenligning fikk Kvarteret i 2012 totalt * i ekstern støtte. Flere av tildelingene i 2012 ble gitt fra mai og utover, hhv. fra UiB og Byrådet i Bergen Kommune. Kvarteret søkte om støtte fra Bergen Kommune for 2013, men fikk ikke. Kvarteret ble tatt med på alternative budsjetter hos flere av opposisjonspartiene i kommunen. 10

11 *Ordinær drift av bygningsmassen fra UiB er ikke medregnet. Det gjelder heller ikke fadderuke- potten fra UiB. Se også pkt Sponsor Kvarteret har som mål å skaffe seg sponsorer, dette følger av strategien. Det har ikke blitt gjort noe med dette det siste semesteret. Dette grunnet manglende bemanning i aktuell arbeidsgruppe. 2.5 Investeringer På generalforsamlingen i november 2012 ble det vedtatt en investeringsplan og et investeringsbudsjett på totalt kr Investering foretatt siden forrige generalforsamling høsten 2012: Rombookingsystem, under utarbeidelse. Opprinnelig på investeringsbudsjett for 2012, kr Estimert kostnad er rett i underkant av kr Oppussing Grøndahls, opprusting barområde, se for øvrig punkt Mikrofoner, kjøpt og levert innenfor rammen av investeringsbudsjettet Pearl Pad, kjøpt og levert innenfor rammen av investeringsbudsjettet Nye barrikader, under bestilling. 2.6 Vedlikehold Kvarterstyret har vedtatt en utviklingsplan for areal som strekker seg ut Planen er fraveket på flere punkter, blant annet grunnet endrede behov. Vi opprettholder likevel planen om å pusse opp ett lokale i semesteret. UiB står for et visst vedlikehold av huset. I desember 2012 ble golvbelegget i Storelogen byttet. I desember 2012/januar 2013 ble også takplatene i Tivoli byttet. Nye plater skal gi bedre akustikk og mindre gjenskinn ved bruk videokanon. For 2013 har vi fått bekreftet at rekkverket i Tivoli skal bli byttet. Nytt rekkverk vil gi bedre lydforhold fordi dagens rekkverk dirrer (metall mot metall) ved bruk av bass. Vi har også fått signaler om at parketten i Maos Lille Røde og Speilsalen vil bli pusset og fikset, men vi har ikke fått bekreftet tidspunkt. I løpet av vårsemesteret har Kvarterstyret fått klager fra Kraftetaten på at de ikke får tilgang til lokaler når de har dugnader og skal utføre vedlikehold. For Kvarterstyret sin side er det tidvis vanskelig å prioritere vedlikehold når etterspørselen etter om er høy. Likevel erkjenner Kvarterstyret at det er behov for vedlikehold for å opprettholde standarden på hus og utstyr. Kvarterstyret er derfor innstilt på å prioritere dette, men er avhengig av at Kraftetaten har egen vedlikeholdsplan og booker rom ihht. denne. 2.7 Andre momenter på økonomi Varmluftsgardinen Varmluftsgardin i hovedinngangen sluttet å virke senvinters Den begynte da å blåse kald luft i stedet for varm, noe som medførte at vaktene ble syke. Kvarterstyret vedtok at det måtte kjøpes inn ny varmluftsgardin av hensyn til HMS. Kostnaden var omtrent inkludert montering Monitorer Teglverket Høsten 2012 ble det klart at det var stort behov for å bytte ut monitorene i Teglverket. Det var ikke rom for å sette dette inn i investeringsbudsjettet for I desember 2012 fikk vi tilbud om å kjøpe åtte nye monitorer til Teglverket. Tilbudet var til redusert pris på grunn av at monitorene var demobrukt. Kvarterstyret og SKiBAS- styret besluttet derfor å gå til innkjøp av dette. Det ble brukt midler fra Velferdstinget og Hordaland Fylkeskommune. 3 GJESTEHÅNDTERING, BAR- OG RESTAURANTDRIFT 3.1 Generelt 11

12 Kvarteret har opplevd en stabil oppgang i omsetning ved alle skjenkepunkter dette semesteret. Det har vært mye fokus på kompetanse dette semesteret og dette kommer til å fortsette framover. Målet om å gjøre skjenkerne tryggere og mer effektive bak baren, og vaktene sikrere i å håndtere situasjonene de kan komme opp i. Dette vil føre til en bedre kundeopplevelse. Skjenke og vakt har et godt samarbeid med de andre gruppene, både driftsorganisasjoner og arbeidsgrupper. Mandagsmøtet har blitt en god kommunikasjonskanal spesielt med arrangører som krever ekstra tiltak som f.eks. vergeordning og baropplæring. Ekstern opplæring ar blitt avviklet på en tilfredsstillende måte. Det har blitt arrangert to kompetanse- hevnings- kurs i regi av vakt, skjenke, og HMS- ansvarlig. Dette har vist seg å være et bra initiativ og kommer sannsynligvis til å bli standarden for intern opplæring for arger og dorger som skal være involvert i driften. 3.2 Stjernesalen og matservering Stjernesalen har tjent godt på oppussingen og det har vist seg med økt besøkstall spesielt i helgene. Vi har fått gode tilbakemeldinger ellers. Det har likevel vært en mangel på bilder i rommet, noe som burde vært fikset tidligere. Det har ikke vært noen stengte skift. Kjøkkenet har jobbet på full kapasitet ofte dette semesteret. Stjernesalen opplever fortsatt stort salg av mat. Stjernesalen opplever også en økning i gjester på kveldstid på helgedagene, særlig lørdager. Kjøkkenet hatt et godt semester. De har fått en god meny som er i kontinuerlig utvikling. Kjøkkenet har bedt om at det investeres i ny ovn da dagens ovn både er en flaskehals i produksjonen og at den synger på siste verset. 3.3 Grøndahls Grøndahls har fått et bra rykte som pøbb i utelivsbergen, men har stagnert litt i ukedagene i forhold til i fjor. Vi forlenget åpningstiden til Mikromandag etter forespørsel for å treffe en bredere målgruppe, men dette har foreløpig ikke vist seg å være nødvendig. Vi kommer til å fortsette med det for å se om det hjelper på sikt. 3.4 Halvtimen Skjenkegruppen sammen med vaktetaten har jobbet med hvordan man best skal løse bemanningen når vi åpner. Ingenting er satt i stein enda, men det er en generell enighet om hvordan det skal avvikles. 3.5 Vakthold Vaktene har hatt et bra år, men opplever utfordringer knyttet til omstillinger etter den nye vaktvirksomhetsloven. Vaktene må nå «ansettes» av SKiBAS og kan kun kalles vakter når de har fullført godkjent ordensvakt- eller vekterkurs. 3.6 Konseptene Mikromandag har etablert seg som en god merkevare, men skulle nok gjerne sett en liten overhaling mtp. selve konseptutviklingen utover bare priskutt. Det er vanskelig å gjennomføre ting her pga loven. Quiz har opplevd flere avlysninger da Kvarterstyret bestemte seg for å satse på ulike quizverter i stedet for en fast. Quizen har likevel vært god besøkt, men det vil i løpet av neste semester være viktig å få på plass en fast vert eller en annen tilfredsstillende ordning, slik at man unngår avlysninger og opplever kontinuitet. Edle Dråper ble kuttet pga manglende salgstall og lite engasjement rundt selve konseptet internt. Stjernegulv har vært vellykket, men også her kunne konseptet vært «mer» enn bare et DJ- bord. 4 REKRUTTERING OG MEDLEMSPLEIE 4.1 Status på bemanning Dette semesteret har medlemstallet ligget på rundt 220 frivillige. Antallet er noe lavt med tanke på hva som er optimalt for den daglige driften, men det har gått greit for de fleste gruppene. Skjenkegruppen har stengt få skift dette semesteret sammenlignet med tidligere. Kraftetaten har tidvis hatt problemer med bemanning på lyd. Dette kommer av at det tar lengre tid å gi opplæring til medlemmene av kraftetaten. Vaktetaten har ligget på et minimum dette semesteret. De har vært flinke til å drive egen rekruttering, slik at de har fått fylt opp etter hvert som folk har sluttet. E- tjenesten, KØR og Romvesenet har hatt svært få medlemmer dette semesteret, og dette har ført til at oppgaver som ligger under gruppene har blitt delegert videre. 12

13 4.2 Rekruttering Det er vanskeligere å rekruttere nye frivillige på våren enn på høsten. Medlemsantallet var høyere ved semesterstart enn det som har vært tilfellet tidligere, men behovet for rekruttering var stort. Arbeidsgruppene deltok på stand og rekrutterte gruppevis. Det var satt opp informasjonsmøter, men oppmøtet på disse var minimalt. Her vil det være nødvendig å ta en gjennomgang og ev. vurdere andre former for informasjonsmøter neste semester. Promoteringen har også et stort forbedringspotensial. I åpningsuken fikk vi drahjelp fra SP- UiB som hadde UiBs mottak av internasjonale studenter på Kvarteret. Dette førte til at vi i skrivende stund har et høyt antall utvekslingsstudenter i Skjenkegruppen. Utover dette er de gjennomført minimalt med rekruttering dette semesteret, og en viktig oppgave fremover vil være å utarbeide en helhetlig rekrutteringsstrategi for organisasjonen. 4.3 Kurs og kompetanse Kurs og kompetanse har de siste semestrene blitt delegert ned på gruppenivå, og hver gruppe har en egen kursansvarlig. Skjenkegruppen har gjennomført kurs for interne rutiner, kaffe, øl, vin og drinker, mens kokkene har hatt eget kurs for sine medlemmer. Både kraftetaten og vaktetaten har hatt intern og ekstern kursing av sine medlemmer. Rettsvesenet skal ha kurs i overgangen april/mai. Kursposten har dette semesteret, grunnet mange søknader, blitt sprengt og hele posten for 2013 er brukt. Bakgrunnen for dette er at kurs og kompetanse er nødvendig for den daglige driften og vi ønsker å øke posten i revidert budsjett. Det har blitt avholdt ansvarlig vertskapskurs også dette semesteret. Samfunnet og Filmklubben møtte opp med mange medlemmer. 4.4 Interngoder Det ble gjennomført en noe uformell undersøkelse ang. interngodene, men det er ikke grunnlag nok til å trekke konklusjoner. Signalene tilsier at storparten av de frivillige er fornøyde med dagens interngodene, særlig rabatt på mat, men at det er veldig få som benytter sag av de godene vi har hos driftsorganisasjonene. Det er lite synlig hva disse godene er. I tillegg er det lite bevissthet rundt sosialpenger som en interngode. 4.5 Sosialisering og medlemspleie Personalgruppen har dette semesteret vært underbemannet, og kvantiteten og kvaliteten på arrangementene har svart til dette. De faste internfestene hver måned er gjennomført, men oppmøtet på disse har vært lave og det er vanskelig å inkludere driftsorganisasjonene i disse. Årsfesten i begynnelsen av mars var vel gjennomført. Internansvarlig kunne gått inn og gjort en bedre jobb for å stable gruppen på beina igjen. Dette har ikke blitt gjort. Personalgruppen har dette semesteret startet opp igjen med internkortproduksjonen, og etter litt om og men har gruppen også ansvaret for å administrere korttilgangene til bygningsmassen DAK forvalter. 5 KULTUR, BRUKERE OG ARRANGØRER 5.1 Generelt Kvarteret har i løpet av våren 2013 hatt et høyt antall eksterne arrangører og organisasjoner som har brukt huset. Vi har hatt mange faste arrangementer som har blitt arrangert ukentlig, og flere større arrangementer av organisasjoner som ikke bruker huset i like stor grad. Vi har hatt stor pågang av søknader og det har blitt arrangert konserter hvor band har arrangert konserter på egenhånd. 5.2 Eksternansvarlig- apparatet Det ble i 2012 bestemt at det skulle opprettes et apparat bestående av Produksjonsansvarlig og Konseptansvarlig for å avlaste Eksternansvarligs arbeidsmengde. Produksjonsansvarligvervet ble besatt i august og eksternansvarlig og produksjonsansvarlig har jobbet tett dette semesteret. Konseptansvarligvervet har ikke blitt besatt i løpet av semesteret. Kvarterstyret har i forkant av vårens generalforsamling bestemt at produksjonsansvarlig skal bli et styreverv i Kvarterstyret Evaluering Eksternansvarlig og Produksjonsansvarlig har dette semesteret hatt et godt samarbeid i arbeidet med arrangører og brukere av huset. Vi har hatt flere romsøknader enn tidligere år, og det virker som om flere studentorganisasjoner kjenner til Kvarterets tilbud når det kommer til utlån av lokaler. Likevel kunne eksternansvarlig ha jobbet tettere mot nye arrangører og oppsøking av disse. 13

14 5.2.2 Produksjonsansvarlig Produksjonsansvarligvervet ble utlyst som et verv under Eksternansvarlig i Kvarterstyret i høst og vi har hatt samme produksjonsansvarlig sittende i vervet hele året. Vi har fått en klarere ansvarsfordeling mellom Eksternansvarlig og Produksjonsansvarlig etter hvert som arbeidsfordelingen mellom vervene har blitt mer fast. Det har i løpet av dette semesteret blitt vedtatt av produksjonsansvarligvervet skal bli et eget verv i Kvarterstyret, og vervet velges på generalforsamlingen våren Konseptansvarlig Konseptansvarlig ble, i likhet med Produksjonsansvarlig, opprettet som et eget verv under Eksternansvarlig høsten Vervet ble utlyst i desember 2012, men det har ikke vært noen som har trått inn i vervet i løpet av semesteret. Vi har på grunn av dette opplevd visse utfordringer med noen av konseptene dette semesteret. 5.3 Driftsorganisasjonene Driftsorganisasjonene har i løpet av semesteret hatt faste arrangementer de fleste dagene i løpet av uken. Immaturus har arrangert flere produksjoner, RF og ASF arrangerer konserter hver uke, Samfunnet arrangerer ukentlige foredrag, debatter og møter og Bergen Filmklubb viser spennende filmer i Tivoli. Vi har i løpet av semesteret jobbet med reforhandlinger av Dorgeavtalen for å tilpasse denne til dagens praksis og samarbeidet mellom Driftsorganisasjonene og Kvarteret er godt. ASF og RF har også samarbeidet og Stå- opp- Jazz- jubileet og alle Driftsorganisasjonene deltok på avviklingen av Studentkampen i januar Forbedringspotensiale Eksternansvarlig kan i løpet av neste semester jobbe mer med oppfølgingen av driftsorganisasjonene og dag- til- dag- kommunikasjon. Det kan med fordel utarbeides klarere retningslinjer rundt helhus og man bør jobbe for et enda bedre forhold mellom driftsorganisasjoner og arbeidsgrupper på huset. 5.4 Andre brukere Det har i løpet av dette semesteret blitt arrangert flere større arrangementet og helhus i regi av eksterne organisasjoner. Vi opplever at flere organisasjoner og arrangører kjenner til husets tilbud og vi har derfor fått et bedre samarbeid med organisasjoner som arrangerer kurs, møter eller debatter ukentlig eller større arrangementer en gang i løpet av semesteret. Samtidig merker vi at flere arrangører som vi har hatt fast i flere år, velger bort Kvarteret. Raptusfestivalen, Blått Lerret og Telles Sommerfest er eksempler på dette. Vi merker en økende konkurranse fra de framvoksende kulturarenaene i sentrum og bør jobbe mer med å beholde og trekke til oss denne typen brukere Revyer I løpet av dette semesteret har HF- revyen og SV- revyen blitt arrangert med gode besøkstall i Storelogen Den kulturelle skolesekken og Haugaland Kraft Det ble i mars arrangert to større arrangementer i regi av Haugaland Kraft og Den Kulturelle skolesekken. Vi har merket et større tilstrømming av organisasjoner som tidligere ikke har brukt eller kjent til huset og dette skaper større arrangementer som gjerne bruker hele huset til ett arrangement Helhus i regi av ikke- driftsorganisasjoner Bergenskirken Salt og Norsk Solidaritetsungdom i Bergen har, i tillegg til driftsorganisasjonene, arrangert helhus dette semesteret. Begge disse helhusene har vært solidaritetshelhus, hvor inntektene fra helhuset har gått til en god sak. 6 PROMOTERING OG IDENTITET 6.1 Promotering av det helhetlige programmet som tilbys på Kvarteret I tillegg til at driftsorganisasjonene og eksterne arrangører promoterer sine arrangementer selv, er en viktig del av PR- arbeidet på Kvarteret å samle alle arrangementene og promotere dette til studentene på en oversiktelig måte. Dette har det vært stor fokus på våren Kvarteret tok i desember initiativ til et samarbeid om annonsering i Studvest, for å kunne ha en halvsides annonse med det fulle ukeprogrammet hver uke. Totalsummen ble delt mellom Kvarteret, ASF, RF og Samfunnet. I tillegg har Kvarteret annonsert i K7 Bulletin, 14

15 studentavisa på NHH også der en oversikt over programmet. I tillegg til ukeannonser har vi hatt plakater, banner og løpesedler hver måned med oversikt over programmet. Satsing på plakater krever plakatopphengere, og Kvarteret har ingen plakatgruppe. Å starte en plakatgruppe er vanskelig siden folk synes det er kjedelig, men PR- etaten har løst plakatproblemet vha. dugnadsånd. Vi har tatt i bruk det store banneret på fasaden for første gang på veldig lenge dette ble brukt til å promotere det faste kulturtilbudet som Kvarteret og de faste kulturarrangørene tilbyr hver uke. Banneret koster mye å få hengt opp fordi vi må leie inn lift, og vi har sett etter løsninger som kan gjøre det mulig for oss å skifte ut banneret hyppigere uten å betale like mye. Vi har også et lite banner som koster mindre, dette har blitt hyppig brukt både av promotering av programmet hver måned, og i tillegg av arrangører som promoterer større enkeltarrangementer eller festivaler. Et veldig stort problem på Kvarteret har vært at de veldig mange eksterne arrangørene som bruker rom ikke benytter seg av PR- tilbudet Kvarteret gir. Vi har fokusert på å ta direkte kontakt med arrangører, og PR- ansvarlig har brukt rombookingsystemet og samarbeidet med eksternansvarlig og produksjonsansvarlig for å sørge for at alle arrangementer kommer med på nettside og promoteringsmateriell. Vi håper dette går automatisk når det nye rombookingsystemet tas i bruk. 6.2 Promotering av tilbudet Kvarteret selv står for bar- og kafédrift, samt det kulturelle grunntilbudet I løpet av høsten 2012 og våren 2013 har vi hatt stor fokus på promotering av mattilbudet i Stjernesalen, og vi ser gode resultater av dette. Promotering av Kvarterets kulturelle grunntilbud (Mikromandag, quiz, jam, Stjernegulv osv) har også vært i fokus, og vi merker at når det tilbys et bra konsept på Kvarteret, blir det fort populært. 6.3 Kvarterets identitet som studentenes kulturhus Kvarteret har trolig ikke en like sterk identitet som før huset stengte ned, men det merkes at flere og flere finner tilbake til huset. Media har lagt merke til oppgangen (spesielt den økonomiske) i løpet av det siste året, og vi kan også lese av det økonomiske oppsvinget til Grøndahls og Stjernesalen at flere og flere benytter seg av Kvarteret som oppholdssted. Flere arrangører og arrangementer tyder også på at Kvarteret styrker sin identitet som studenthus. 6.4 Kvarterets visuelle profil Den grafiske profilen til Kvarteret er per i dag ikke optimal den har liten sammenheng og trenger et stort løft. Vi hadde som mål å få laget en ny og mer helhetlig profil i løpet av våren, men siden vi har fokusert på å produsere langt mer av både annonser, plakater, bannere og flyers, har grafisk- gruppa i PR- etaten hatt veldig mye å gjøre. Men arbeidet er satt i gang, og skal ferdigstilles før sommeren. 7 LEDELSE OG ORGANISASJON 7.1 Generelt Høsten 2012 ble organisasjon og statutter (nå: vedtekter) gjennomgått og på generalforsamlingen i november 2012 ble det vedtatt revisjon av disse. Våren 2013 har vært første semester med ny struktur. Overgangen har så langt gått greit, men samtidig er situasjonen i dag ikke ideell på alle punkter. Det vil være avgjørende med god erfaringsoverføring de kommende semestrene slik at tankene bak arbeidet som ble gjort høsten 2012 blir videreført. 7.2 Kvarterstyret Kvarterstyret har vært fulltallig gjennom hele semesteret, selv om det ved valget var uklart om vi fikk fylt alle vervene. Det ordnet seg innen konstituerende møte i starten av desember Styret er dårlig på sosialisering utenom styrearbeidet, men har likevel et greit miljø internt. Før semesterstart i januar 2013 hadde styret et todagers seminar der vi semesteret ble planlagt og handlingsplan for våren utarbeidet. Handlingsplanen har preget våren i tillegg til et stort antall oppdukkende gjøremål. Planen med kommentarer ligger ved nederst i denne rapporten og viser resultater på flere punkter. 15

16 Til tross for at handlingsplanen er konkret og detaljrik har det likevel vært utfordrende å holde en jevn framdrift i arbeidet. Planen danner grunnlaget for det som kunne vært et langsiktig og grundig arbeid, men arbeidet foregår i for stor grad med ukeperspektiv og det er tidvis tilfeldig hvilke saker som settes på dagsorden. En høyere disiplin internt på å følge opp saker og forholde seg styringsdokumenter hadde trolig gjort arbeidet smidigere og kvaliteten på dokumentasjon og avgjørelser hadde blitt bedre. 7.3 Kontrollkomiteen Kontrollkomiteen tjener en gammel funksjon i ny drakt etter endringer på generalforsamlingen høsten Kontrollkomiteen har det siste året deltatt på tilnærmet alle styremøter og dermed utført sin primærfunksjon ved å kontrollere styret. Samtidig er det en svakhet at Kontrollkomiteen ikke har fått på plass en intern struktur. Mangelen på intern struktur kunne slått uheldig ut dersom det oppstod en situasjon der det var behov for komiteen i sin helhet. 7.4 Arbeidsgruppene Arbeidsgruppene er de fagbaserte undergruppene på huset. Arbeidsgruppene er selvstyrt i det daglige, men er underlagt Kvarterstyret sin instruksjonsmyndighet, ifølge vedtektene E- tjenesten Har i flere år hatt lav medlemsmasse og har våren 2013 vært kritisk. Har nå to medlemmer, hvorav ett er fungerende leder selv om arbeidsgruppen ikke er fullfungerende mtp. arbeidsgruppeting osv. Gruppen har ikke rekruttert. Opplever selv at de ikke klarer å levere det Kvarteret krever. Gruppen er i en spesiell situasjon. Blant annet har det vært uklart hva som gruppen har som oppdrag ettersom Kvarteret i løpet av våren har jobbet med å inngå avtale med studentorganisasjonen FriByte om levering av mesteparten av de tjenestene som E- tjenesten tidligere har stått for. Gruppens innsats har våren 2013 blitt lagt i å få på plass avtalen med FriByte. Denne avtalen er nå i havn. Gruppen hadde foretrukket at FriByte i stedet ble en del av Kvarteret. Gruppen er preget av usikkerhet rundt framtiden Kraftetaten Kraftetaten har tatt flere grep intent for å sikre bedre rekruttering og medlemspleie. De har blant annet gjort justeringer i styresammensetningen og hatt mer fokus på utfordrende opplæring av ferske medlemmer. Lysgruppen har hatt gode resultater. Lydgruppen har også hatt gode resultater, men opplæring på lyd tar lenger tid. Kompetansenivået i lydgruppen er kritisk. En viktig motivasjonsfaktor for gruppens medlemmer er at jobbmatordninger nå fungerer. Gruppen har nå flere medlemmer enn tidligere siden gjenåpningen, men det er kompetansenivået som er utfordrende. Dette er utfordrende med tanke på at man baserer seg utelukkende på frivillige drift. Opplever generelt god stemning på huset og samarbeidsvilje i andre grupper Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe Våren 2013 har ikke Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe vært en fullfungerende arbeidsgruppe. Det er flere grunner til det, primært mangel på medlemmer Personalgruppen Personalgruppen har dette semesteret vært underbemannet, og kvantiteten og kvaliteten på arrangementene har svart til dette. De faste internfestene hver måned er gjennomført, men oppmøtet på disse har vært lave og det er vanskelig å inkludere driftsorganisasjonene i disse. Årsfesten i begynnelsen av mars var vel gjennomført. Personalgruppen har dette semesteret startet opp igjen med internkortproduksjonen, og etter litt om og men har gruppen også ansvaret for å administrere korttilgangene til bygningsmassen DAK forvalter PR- etaten Hadde veldig god rekruttering høsten 2012, men har siden dabbet noe av. Har etter hvert behov for påfyll i flere undergrupper. Gruppen har jobbet med det sosiale intern i gruppen, og hatt fokus på å gjøre ikke- alkoholrelaterte aktiviteter. 16