Høgskolen i Telemark ÅRSRAPPORT OM VERNE- OG MILJØARBEIDET FOR 2008

Transkript

1 Høgskolen i Telemark ÅRSRAPPORT OM VERNE- OG MILJØARBEIDET FOR 2008

2 2 Journalnummer:2009/91 1. Rapporteringsform Arbeidsmiljøutvalget skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Direktoratet for arbeidstilsynet kan gi nærmere regler om årsrapportens innhold og utforming, jf. aml. 7-2, pkt. 6. Etter at Direktoratet for Arbeidstilsynet gikk bort fra standardiserte skjemaer ved arbeidsmiljørapportering, kan årsrapporten derfor skreddersys virksomheten. Rapporten skal ikke lenger sendes inn til Arbeidstilsynet, men oppbevares i virksomheten. 2. Rapportens innhold Rapporten må inneholde fakta omkring AMU og hovedpunkter i vernetjenestens arbeid: a) Fakta omkring AMU Datoen for opprettelsen av utvalget. Antall stemmeberettigede medlemmer i utvalget. Hvorvidt personale som er nevnt i arbeidsmiljølovens 3-3 nr. 2 er medlemmer i utvalget. Hvilken part som har hatt vært leder det siste året. Hvor mange møter som har blitt holdt. b) Hovedpunkter i vernetjenestens arbeid Hvis AMU har utført arbeid og oppgaver som er nevnt i arbeidsmiljølovens 7-2 nr. 1-4, skal rapporten inneholde opplysninger om dette sammen med en kort beskrivelse. Rapporten skal inneholde opplysninger om virksomhetens handlingsprogram for verne- og miljøarbeidet og om utvalgets deltakelse i dette arbeidet. 2 a) Fakta omkring arbeidsmiljøutvalget (AMU) Hovedarbeidsmiljøutvalget (Hoved-AMU) ble opprettet i konstituerende møte Det er i tillegg opprettet lokal-amu på hvert av de fire studiestedene. Det er videre et hovedverneombud for hele høgskolen og et lokalt verneombud på hvert studiested. Hoved-AMU består av 6 stemmeberettigede medlemmer, mens utvalgene i Porsgrunn, på Notodden og i Bø består av 4 stemmeberettigede medlemmer. Representanter for bedriftshelsetjenestene møter i utvalget med tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Arbeidsgiversiden har ledet utvalget i 2008 med Erik Aarnes som leder og Anne Solberg som nestleder. Det har vært avholdt 3 møter i Hoved-AMU i Aktiviteten i de lokale AMUene varierer noe. Ved studiestedet Rauland tas saker vedrørende verne- og miljøarbeid opp i de ukentlige personalmøtene.

3 3 2 b) Hovedpunkter i Hoved-AMUs arbeid Utvalget behandlet følgende saker: Helsefremmende aktiviteter Årsrapport om verne- og miljøarbeidet 2007 Sykefraværsstatistikk for Høgskolen i Telemark (HiT) og oppfølging av sykmeldte Samarbeid med bedriftshelsetjenestene (BHT) handlingsplaner Informasjon om personal- og lederverktøyet MUSIK (medarbeiderundersøkelse, utviklingssamtaler, individuelle kompetanseplaner) Forslag til endring i arbeidsmiljøloven høring Folkeskikk og rutine for konflikthåndtering Informasjonssikkerhet rutine for taushetserklæring og sjekkliste ved opphør av ansettelsesforhold Samfunnssikkerhet og beredskapsøvelse Helsefremmende aktiviteter Det ble gjort enstemmig vedtak i hoved-amu om at det bør gis anledning til å benytte 1 time av arbeidstiden pr. uke til helsefremmende aktiviteter. Med helsefremmende aktiviteter menes kun aktiviteter organisert i høgskolens regi og som omfatter flere. Tiltaket ble tatt opp med ledelsen, som besluttet å ta hoved-amus anbefaling til følge. Tiltaket skal gjennomføres som en prøveordning på to år. Etter prøveperioden skal det gjennomføres en evaluering før det tas endelig stilling til om ordningen skal gjøres permanent. En arbeidsgruppe ved hvert studiested har ansvaret for å drive aktivitetene. Dekan for hver avdeling og leder for velferdsutvalget var ansvarlig for å nedsette arbeidsgruppen og godkjenne opplegget. Siden medlemmene for velferdsutvalget ved studiestedet Porsgrunn ble skiftet ut i 2008, ble nedsetting av slik arbeidsgruppe forsinket og organisering av helsefremmende aktivitetene utsatt til Følgende aktiviteter er organisert ved studiestedene Bø og Notodden/Rauland: Bø Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Gå/joggetur Styrkerom: Svømmehall Gå/joggetur Spinning Gullbringen Svømmehall Gå/joggetur Spinning Notodden/Rauland Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Trening: Gåtur Aerobics styrkerommet Svømmehall

4 4 Årsrapport over verne- og miljøarbeidet 2007 Årsrapporten om verne- og miljøarbeidet 2007 ble enstemmig vedtatt. Sykefraværsstatistikk for HiT og oppfølging av sykmeldte Sykefraværet samlet sett for HiT viste en økning fra 4,8 % til 5,4 % fra 2007 til I 2008 hadde kvinner et gjennomsnittlig sykefravær på 7,2 %, mens menns sykefravær lå på 3,5 %. Langtidssykefraværet over 8 uker er på 3,6 %, en økning på 0,6 % fra Ellers viser tallene at sykefraværet blant teknisk-administrativt tilsatte er noe høyere enn blant vitenskapelig personale. Kvinner har noe høyere sykefravær enn menn i begge grupper. De to første tabellene viser sykefraværet totalt for HiT og for hver driftsenhet fra 2005 til Dette viser utviklingen av sykefraværet over en tidsperiode på fire år. De fire siste tabellene viser sykefraværet fordelt på hver driftsenhet fra første til fjerde kvartal pr. år fra 2005 til Dette gir et mer detaljert bilde på utviklingen av sykefraværet for hver driftsenhet pr år. Tabell 1. Tabellen viser sykefraværet totalt fra 2005 til Kvartal kvartal 4,4 5,6 5,5 5,4 2. kvartal 3,2 4,0 4,1 5,4 3. kvartal 3,0 3,7 4,6 5,5 4. kvartal 4,3 4,3 4,8 5,2 Totalt 3,7 4,4 4,8 5,4 Tabell 2. Tabellen viser sykefraværet totalt på driftsenhetene fra 2005 til Driftsenhet Allmennvitenskapelige fag 2,2 4,1 3,6 3,2 Estetiske fag, folkekultur og 4,3 5,3 4,1 7,9 Helse- og sosialfag 4,1 3,8 6,1 6,8 Teknologiske fag 2,1 2,5 3,7 2,4 Bibliotektjenesten 4,5 7,2 6,1 6,6 Driftstjenesten 7,8 4,6 8,5 7,9 Fellesadministrasjon 4,7 6,5 6,3 2,8 IT-tjenesten 2,0 2,9 7,6 4,1 Tabell 3. Tabellen viser sykefraværet fordelt på driftsenhetene fra første til fjerde kvartal i Driftsenhet 1.kvartal 2.kvartal 3.kvartal 4.kvartal Allmennvitenskapelige fag 2,9 1,1 1,9 2,8 Estetiske fag, folkekultur og 4,6 4,6 4,2 3,9 Helse- og sosialfag 4,2 4,2 3,7 4,5 Teknologiske fag 2,8 1,5 0,5 3,6 Bibliotektjenesten 8,0 2,3 0,9 7,4 Driftstjenesten 8,7 6,1 7,2 9,0 Fellesadministrasjon 5,5 4,4 3,7 5,4 IT-tjenesten 3,6 2,0 0,2 2,5

5 5 Tabell 4. Tabellen viser sykefraværet fordelt på driftsenhetene fra første til fjerde kvartal i 2006 Driftsenhet 1.kvartal 2.kvartal 3.kvartal 4.kvartal Allmennvitenskapelige fag 5,8 1,7 3,7 5,5 Estetiske fag, folkekultur og 5,6 6,1 4,6 4,7 Helse- og sosialfag 6,7 3,3 2,8 2,1 Teknologiske fag 2,7 2,7 2,4 2,2 Bibliotektjenesten 9,7 6,1 8,3 5,0 Driftstjenesten 5,2 4,6 3,2 5,3 Fellesadministrasjon 9,4 7,3 4,8 4,8 IT-tjenesten 2,9 0,8 1,7 6,1 Tabell 5. Tabellen viser sykefraværet fordelt på driftsenhetene fra første til fjerde kvartal i Driftsenhet 1.kvartal 2.kvartal 3.kvartal 4.kvartal Allmennvitenskapelige fag 4,0 3,7 3,0 3,5 Estetiske fag, folkekultur og 5,3 2,6 3,2 4,7 Helse- og sosialfag 5,4 4,6 6,5 7,5 Teknologiske fag 4,1 4,0 4,0 2,8 Bibliotektjenesten 4,9 6,5 7,5 5,8 Driftstjenesten 10,2 8,3 9,1 6,5 Fellesadministrasjon 8,3 7,8 6,5 2,6 IT-tjenesten 6,8 3,6 10,8 9,3 Tabell 6. Tabellen viser sykefraværet fordelt på driftsenhetene fra første til fjerde kvartal i Driftsenhet 1.kvartal 2.kvartal 3.kvartal 4.kvartal Allmennvitenskapelige fag 3,2 4,3 2,9 2,4 Estetiske fag, folkekultur og 7,7 7,2 8,2 8,3 Helse- og sosialfag 7,2 7,2 7,0 6,6 Teknologiske fag 2,3 1,7 3,3 2,4 Bibliotektjenesten 3,4 8,6 7,8 6,8 Driftstjenesten 9,1 8,1 6,1 7,8 Fellesadministrasjon 1,7 2,5 3,8 3,3 IT-tjenesten 5,0 6,6 3,2 2,1 Hoved-AMU har vært opptatt av at sykefraværet totalt for HiT har økt. Det er forskjeller mellom driftsenhetene, men økningen totalt er høyere enn nedgangen. Sykefraværet fordelt på driftsenheter i 2008 (tabell 6), viser blant annet at enkelte enheter øker sykefraværet jevnlig dette året, mens andre hadde en nedgang i slutten av året. Dette gjelder blant annet Avdeling for estetiske fag, folkekultur og, som økte sykefraværet, mens ITtjenesten hadde en nedgang i tredje og fjerde kvartal. Utvalget har diskutert ulike tiltak som kan bidra til reduksjon av sykefraværet. Det er blant annet vist til intensjonsavtalen om et Inkluderende arbeidsliv som ble inngått for HiT i Der forplikter HiT seg til å arbeide for å redusere sykefraværet, inkludere flere medarbeidere med redusert funksjonsevne, samt øke reell pensjonsalder. Et kriterium for å lykkes med å redusere sykefraværet er at lederne kontinuerlig vektlegger både forebygging av sykefravær og oppfølging av de sykmeldte.

6 6 Øvrige foreslåtte tiltak var å ha sykefravær som et fast tema på lederforum, arrangere regelmessig lederopplæringskurs, samt å forbedre og forenkle oppfølgingsrutinene. Det ble videre vist til medarbeiderundersøkelsen og påfølgende oppfølgingsarbeid hvor medarbeider og leder skal jobbe systematisk med å utvikle det lokale arbeidsmiljøet. Dette arbeidet kan på sikt bidra til å forebygge sykefraværet. Driftsenhetene opplyser at de følger opp sykefraværet både med samtaler med enkeltpersoner og i henhold til rutinene for sykefraværsoppfølging. Driftsenhetene rapporterer ingen tilfeller hvor medarbeidere har redusert funksjonsevne. Samarbeid med BHT handlingsplaner Handlingsplanen mellom høgskolen og BHT skal bidra til et forpliktende samarbeid. Planen innholder tema og forslag til tiltak hvor BHT er en naturlig samarbeidspartner. Handlingsplanen skal dekke de behov HiT har for fast HMS- oppfølging gjennom tilknytning til BHT i følge Arbeidsmiljølovens 3-3 og forskrift om verne og- helsepersonale. Handlingsplanen med BHT ble enstemmig vedtatt. Planen inneholder følgende tema med tiltak: Tema Tiltak Status Risikokartlegging BHT rådgiving og oppfølging Ikke utført Medarbeidertilfredshetsundersøkelse Gjennomføring, rådgiving og oppfølging Uaktuelt p.g.a. gjennomføring MUSIK Målrettet helsekontroll Gjennomføring Gjennomført av SAMT Arbeidsplass - undersøkelser Kartlegging av helserisiko - målinger Deltatt på Vernerunder ved tre avdelinger Vernerunder Bistå ved gjennomføring av vernerunder Opplæring og bistått ved behov Opplæring/bistand ved IA-arbeid Funksjonsvurdering, Utført ved behov arbeidsmedisinske vurderinger, deltagelse på dialogmøter Arbeidsmedisinsk poliklinikk Utredning og tiltak ved arbeidsrelaterte problemer Brukt hos medarbeidere med arbeidsrelaterte helseplager og de aktuelle har fått henvisninger videre AKAN arbeid Arbeidsmedisinske vurderinger Et tilfelle rådgiving og oppfølging Delta i AMU Delta Deltatt ved alle møter Rapportering/dokumentasjon Dokumentere oppdrag Levert i henhold til oppdrag Årsrapport Gjennomføring ift.plan Utført Høgskolens samarbeid med BHT kan forbedres og videreføres. Høgskolen har for eksempel ikke foretatt en systematisk risikovurdering. Informasjon om personal- og lederverktøyet MUSIK Det er gjennomført en medarbeidertilfredshetsundersøkelse ved HiT høsten 2008, og hoved- AMU ga sin tilslutning til informasjonen og oppfølgingen av undersøkelsen. Undersøkelsen er en del av strategisk plan ( ) hvor høgskolen sier at den med jevne mellomrom skal kartlegge hvor fornøyde medarbeiderne er og hvordan de opplever jobben, samt drive et systematisk forbedringsarbeid gjennom oppfølging på gruppe- og individnivå.

7 7 Oppfølgingen av undersøkelsen består i å gjennomføre utviklingssamtaler både i grupper og individuelt. Gruppesamtalene er den direkte oppfølgingen av undersøkelsen, mens de individuelle utviklingssamtaler erstatter dagens medarbeidersamtaler. De individuelle utviklingssamtalene inneholder også en enkel rutine for utarbeidelse av individuell kompetanseplan. Samtalene skal gjennomføres årlig og skal resultere i en forpliktende og gjensidig avtale mellom leder og medarbeider for kommende perioden. Alle lederne i høgskolen har i 2008 fått opplæring i hvordan forbedringsarbeidet i forbindelse med MUSIK kan gjøres. Undersøkelsen ble gjennomført i oktober. I november forelå rapportene, og oppfølgingsarbeidet kunne starte i januar Svarprosenten på undersøkelsen for HiT var 76,4 %. Dette er en høy svarprosent og meget tilfredsstillende. Av disse har 65 % gjennomført individuelle utviklingssamtaler, og det viser at to tredjedeler av alle medarbeidere har gjennomført slike samtaler. Forslag til endring i arbeidsmiljøloven høring Arbeids- og inkluderingsdepartementet fremmet et forslag om endringer i arbeidsmiljøloven. Hoved-AMU vurderte endringene på HMS-området; HMS- alenearbeid, HMS opplæring av verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalget, Arbeidstilsynets vedtakskompetanse - arbeidsmiljølovens kapittel 9 og HMS -overtredelsesgebyr. Endringene ble enstemmig vedtatt. Folkeskikk og rutine for konflikthåndtering Det ble fremlagt et rammeverk for bevisstgjøring av egen atferd og konfliktforebygging. Rammeverket tar utgangspunkt i psykolog Jan Atle Andersens bok Folkeskikk og uskikk på jobben, og det skal bidra til økt bevissthet om egen atferd, og aktualiserer egen tankemåte og handlingsmøter. Rammeverket innholder også en rutine for håndtering av oppståtte konflikter, trakassering og mobbing. Hoved-AMU påpekte viktigheten av en slik rutine, men på grunn av tidsmangel i møtet ble saken utsatt til Informasjonssikkerhet rutine for taushetserklæring og sjekkliste ved opphør av ansettelsesforhold PO- seksjonen har utarbeidet, i forbindelse med økt informasjonssikkerhet for HiT, en rutine for taushetserklæring og sjekkliste ved opphør av ansettelsesforhold. Denne rutinen og sjekklisten ble enstemmig vedtatt. Samfunnssikkerhet og beredskapsøvelse Det er i 2008 planlagt beredskapsøvelser for alle studiestedene som skal gjennomføres i løpet av Sentral og lokal ledelse ved alle avdelingene skal trene på håndtering av unormale hendelser og kriser. I første omgang skal det gjennomføres en papirøvelse ved studiestedene, Porsgrunn, Bø og Notodden/Rauland. Dette er en lokal øvelse internt for krisestaben uten at eksterne myndigheter som brannstasjon, politi og media kontaktes. I løpet av vinter 2009/2010 vil en større beredskapsøvelse bli gjennomført hvor eksterne myndigheter involveres. I tillegg er det planlagt å gjennomføre førstehjelpskurs for ansatte og studenter annet hvert år, første gang i løpet av høsten Gjennomføring av beredskapsøvelser ved HiT ble enstemmig vedtatt.

8 8 Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. aml. 7-2 nr. 2e Arbeidsmiljølovens 7-2, pkt. 2 sier at AMU skal behandle saker som gjelder etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Høgskolens internkontrollsystem ble iverksatt og revidert siste gang i juni Det er her utarbeidet en prosedyre og handlingsplan for behandling av arbeidsmiljøsaker. Etter at den årlige vernerunden er gjennomført skal leder for driftsenheten i samarbeid med lokalt verneombud utarbeide ei prioritert tiltaksliste. Gjennomføringen av vernerunder i 2008 viser følgende: Driftsenhet Gjennomført IK-runde Avdeling for allmennvitenskapelige fag Utsatt til 2009 Avdeling for estetiske fag, folkekultur og ja Avdeling for helse- og sosialfag ja Avdeling for teknologiske fag Utsatt til 2009 Bibliotektjenesten Porsgrunn, Bø, Notodden ja Driftstjenesten Porsgrunn, Bø, Notodden Porsgrunn og Notodden Fellesadministrasjon ja IT-tjenesten Porsgrunn, Bø, Notodden ja De fleste driftsenheter gjennomfører vernerunder. Avdeling for teknologiske fag gjennomførte ikke vernerunde på grunn av ombygging av lokaler. Avdeling for allmennvitenskapelige fag utsatte ordinære vernerunder, men fulgte opp det fysiske arbeidsmiljøet ved at medarbeidere som hadde behov for ergonomisk vurdering kontaktet bedriftshelsetjenesten. De viktigste risikoforhold i vernerundene viser følgende: Avdeling for allmennvitenskapelige fag Belastninger p.g.a sittestilling. Veiledning av fysioterapeut ved bedriftshelsetjenesten. Innkjøp av ergonomisk hjelpemidler ved behov. Avdeling for estetiske fag, folkekultur og Belastninger p.g.a sittestilling. Veiledning av fysioterapeut ved bedriftshelsetjenesten. Innkjøp av ergonomisk hjelpemidler ved behov. Manglende sikkerhet ved spesialrommene. Utarbeidelse av instrukser for bruk av maskiner og stoffkartotek er igangsatt. Påbegynt og videreføres i 2009.

9 9 Avdeling for helse- og sosialfag Belastninger p.g.a sittestilling. Veiledning av fysioterapeut ved bedriftshelsetjenesten. Innkjøp av rullematte, underarmsstøtte, kontorstol og regulering av høyden på kontorpult. Avdeling for teknologiske fag Sikkerheten på laboratoriene. Risikovurdering tas. Nye instrukser og funksjonsbeskrivelser. Påbegynt og videreføres Fellesadministrasjonen Belastninger p.g.a sittestilling. Slitte takplater på rom K-233. Nye stoler testes og kjøpes inn. Ergonomisk vurdering av BHT. Skifte takplater. Videreføres Drift Drift Porsgrunn Ekspedisjon: Dårlig inneklima. Kopisenteret: Dårlig inneklima. Drift Bø Ingen risikovurdering Kontakt Statsbygg vedr. klimaanlegget. Kontakt Statsbygg vedr. ventilasjonsanlegget. Videreføres Drift Notodden Ekspedisjon: Brannfare. Kopisenteret: Dårlig inneklima p.g.a varmt kontor. Vaktmesterne: Eksponering av farlig avfall. Oppdatere lister over soneansvarlig. Flytte panelovn mot vindu. Lage rutiner for håndtering avfall. Gjennomført jan/feb 2009.

10 10 Biblioteket Biblioteket Porsgrunn Dårlig inneklima p.g.a dårlig renhold, lo, byggestøv, matavfall. fra studenter og tung luft. Kontakt drift. Hyppigere vask av bord og stoler. Hovedrengjøring og boning av gulv. Hyppigere tømming av avfall. Forby spising i biblioteket. Påbegynt og videreføres Kontakt drift - bedre bruk av ventilasjonsanlegg. Påbegynt og videreføres Biblioteket Bø Tung luft. Kontakt statsbygg Gjennomført Biblioteket Notodden Dårlig inneklima. Kalde lokaler. Plan for kontinuerlig renhold. Innkjøp av termostat. IT-tjenesten Risikoforhold Notodden Tiltak Status Ansatte opplever mangelfull. Dialog i gruppeseminar jf, MUSIK. Ferdigstilles kunnskap om arbeidsoppgaver. Rapporteringen viser at høgskolen har et tilfredsstillende fysisk arbeidsmiljø. Det kan forklares med at HiT har en forholdsvis ny og hensiktsmessig bygningsmasse med moderne fasiliteter. Belastningskader på grunn av feil arbeidssittestilling er den største risikoen. For å minske risikoen prioriterer avdelingene innkjøp av ergonomisk utstyr til dem det gjelder. Yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, jf. aml. 7-2 nr. 4 I henhold til Arbeidsmiljølovens 7-2 nr. 4 skal AMU gjennomgå alle rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen, og se til at arbeidsgiveren treffer tiltak for å hindre gjentakelse. Det er rapportert om 1 mindre ulykke/skade. Skader som oppstår på arbeidsplassen eller i forbindelse med arbeidet, rapporteres til NAV trygd og oppbevares i IK-permen. Målinger/undersøkelser av arbeidsmiljøet, jf. aml. 7-2 nr. 4 I Arbeidsmiljølovens 7-2 nr. 4 er det bl.a. fastsatt at AMU kan vedta at arbeidsgiver skal utføre målinger eller undersøkelser av arbeidsmiljøet for å klarlegge om det foreligger helsefare. Det er ved Avdeling for allmennvitenskapelige fag gjennomført måling av lys, ventilasjon og støy utført av drift. Støvmåling er foretatt på kopisenteret ved drift Notodden. Målingene viste at det var svært lite støv i områdene.