ÅRSRAPPORT OM VERNE- OG MILJØARBEIDET FOR 2011

Transkript

1 Høgskolen i Telemark ÅRSRAPPORT OM VERNE- OG MILJØARBEIDET FOR 2011 Postadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler Postboks 203 Kjølnes Ring 56 Telefon Ingrid K. Reitan 3901 Porsgrunn Telefaks postmottak@hit.no Internett Ingrid.k.reitan@hit.no

2 2 Høgskolen har et HMS-system består av alle elementer som berører og påvirker arbeidsmiljøet og læringsmiljøet. Oppfølgingen av HMS-systemet sikrer at høgskolens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med kravene gitt i arbeidsmiljøloven og HMS-forskriften. Høgskolens overordnede HMS-mål Arbeidsmiljø og læringsmiljø medarbeidere og studenter skal ha et helsefremmende arbeids- og læringsmiljø medarbeidernes og studentenes kompetanse innen HMS skal være tilstrekkelig for å utføre arbeidsoppgavene forsvarlig Inkludering: høgskolen skal være tilpasset medarbeidere og studenter med nedsatt funksjonsevne Sykefravær: sykefraværet ved høgskolen skal være lavere enn 4 % Brannsikkerhet: liv, helse, miljø og materielle verdier skal vernes mot brann og eksplosjon Ytre miljø: høgskolen har en ambisjon om å være en grønn høgskole som arbeider for å redusere miljøbelastningen av egen virksomhet og skape miljøbevisst adferd hos medarbeidere og studenter Innledning Et velfungerende arbeidsmiljøutvalg (AMU) er vesentlig del av høgskolens HMS-system, og AMU skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakerorganisasjonene. Direktoratet for arbeidstilsynet kan gi nærmere regler om årsrapportens innhold og utforming, jf. arbeidsmiljøloven 7-2 nr. 6. Etter at Direktoratet for arbeidstilsynet gikk bort fra standardiserte skjemaer ved arbeidsmiljørapportering, kan årsrapporten skreddersys for virksomheten. Rapporten skal ikke lenger sendes inn til Arbeidstilsynet, men oppbevares i virksomheten. Rapporten må inneholde fakta omkring arbeidsmiljøutvalget (AMU) og hovedpunkter når det gjelder vernetjenestens arbeid. Fakta omkring AMU Datoen for opprettelsen av utvalget. Antall stemmeberettigede medlemmer i utvalget. Hvorvidt personale som er nevnt i aml. 3-3 nr. 2 (bedriftshelsetjenesten) er medlemmer i utvalget. Hvilken part som har vært leder det siste året. Hvor mange møter som er avholdt. Hovedpunkter i vernetjenestens arbeid Hvis AMU har utført arbeid og oppgaver som er nevnt i arbeidsmiljølovens 7-2 nr. 1-4, skal rapporten inneholde opplysninger om dette sammen med en kort beskrivelse. Rapporten skal inneholde opplysninger om virksomhetens handlingsprogram for verne- og miljøarbeidet og om utvalgets deltakelse i dette arbeidet. Fakta omkring arbeidsmiljøutvalget (AMU) Hovedarbeidsmiljøutvalget (Hoved-AMU) ble opprettet i konstituerende møte Det er i tillegg opprettet lokal-amu for hvert av de fire studiestedene. Det er videre et hovedverneombud for hele høgskolen og et lokalt verneombud på hvert studiested.

3 3 Hoved-AMU består av seks stemmeberettigede medlemmer, mens utvalgene i Porsgrunn, på Notodden og i Bø består av fire stemmeberettigede medlemmer. Høgskolen er tilknyttet bedriftshelsetjenester Stamina HOT (tidligere Hjelp24) og Senter for Arbeidshelse og Miljø i Telemark (SAMT). Representanter for bedriftshelsetjenestene møter i utvalget med tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Arbeidstakersider har ledet hoved-amu i 2011 med Anne Rasch-Halvorseen som leder og Idar Vassli som nestleder. Det har vært avholdt fire møter i Hoved-AMU i Aktiviteten i de lokale AMUene varierer noe. Ved studiestedet Rauland tas eventuelle saker vedrørende verne- og miljøarbeid opp i de ukentlige personalmøtene. Hovedpunkter i hoved-amus arbeid Utvalget behandlet følgende saker: Årsrapport om verne- og miljøarbeidet 2010 Sykefraværsstatistikk for Høgskolen i Telemark (HiT) Framtidig gjennomføring av medarbeiderundersøkelse ved HiT Handlingsplan for IA-arbeid og kartlegging av nåsituasjonen Handlingsplan for avtalt bistand fra Hjelp24 HMS til HiT og videre samarbeid med bedriftshelsetjenesten (BHT) Verneombud til studiested Porsgrunn Forslag til ny ordning for verneombud til studiested Porsgrunn Revisjon av HMS-systemet ved HiT Rapport fra LAMUs gjennomgang av Fakultetenes system for helse, miljø og sikkerhetssystemer for studenter Organisering av lokal-amu i Porsgrunn Helsefremmende aktiviteter Inspirasjonsdagen 2011 Årsrapport over verne- og miljøarbeidet i 2010 Det ble enstemmig vedtatt på møte i hoved-amu at Årsrapport om verne- og miljøarbeidet ved Høgskolen i Telemark for 2010 utgjør hovedarbeidsmiljøutvalgets årsrapport for Sykefraværsstatistikk for HiT og oppfølging av sykmeldte 2011 Det totale sykefraværet for HiT 2011 var på 3,6 % og det var på 3,7 % i Det viser at det totale sykefraværet ved HiT har holdt seg forholdsvis stabilt og lavt de siste par årene. Det kan tyde på at de systematiske tiltakene som tidligere er iverksatt som for eksempel medarbeiderundersøkelse i 2008 og 2010 og prosessrettet sykefraværsoppfølging for ledere med personalansvar i 2010, har vært vellykket. Samtidig må det bemerkes at noen medarbeidere har gått over på andre ordninger. Det vises til at til sammen 6 personer gikk over på hel eller delvis AFP (Avtalefestet pensjon) i Videre gikk til sammen 5 personer over på hel eller delvis uførepensjon i samme periode. Dette er faktorer som kan virke inn på statistikken og bidra til nedgang i det totale sykefraværet. De to første tabellene viser sykefraværet totalt for HiT og for hver driftsenhet fra 2005 til Tabellene og grafen viser utviklingen av sykefraværet over en tidsperiode på sju år. Vedlagt er tabeller som viser sykefraværet fordelt på hver driftsenhet fra første til fjerde kvartal per år fra 2005 til Vedlegget gir et mer detaljert bilde på utviklingen av sykefraværet for hver driftsenhet per år.

4 4 Tabell 1. Tabellen viser sykefraværet totalt fra 2005 til Kvartal kvartal 4,4 5,6 5,5 5,4 4,3 3,9 3,8 2. kvartal 3,2 4,0 4,1 5,4 4,0 3,7 3,0 3. kvartal 3,0 3,7 4,6 5,5 3,8 3,4 3,3 4. kvartal 4,3 4,3 4,8 5,2 4,3 3,5 4,2 Totalt 3,7 4,4 4,8 5,4 4,3 3,7 3,6 Grafen viser utviklingen av det totale sykefraværet ved HiT fra 2005 til Tabell 2. Tabellen viser sykefraværet totalt på driftsenhetene fra 2005 til Driftsenhet Allmennvitenskapelige fag 2,2 4,1 3,6 3,2 3,0 3,1 1,9 Estetiske fag, folkekultur og 4,3 5,3 4,1 7,9 4,9 3,8 4,3 lærerutdanning Helse- og sosialfag 4,1 3,8 6,1 6,8 5,4 5,5 4,3 Teknologiske fag 2,1 2,5 3,7 2,4 1,4 2,7 1,4 Bibliotektjenesten 4,5 7,2 6,1 6,6 5,8 4,0 6,0 Driftstjenesten 7,8 4,6 8,5 7,9 7,6 2,7 5,6 Fellesadministrasjon 4,7 6,5 6,3 2,8 5,3 4,7 4,2 IT-tjenesten 2,0 2,9 7,6 4,1 3,7 3,1 3,9 Tabell 3. viser sykefraværet fordelt på driftsenhetene fra første til fjerde kvartal Driftsenhet 1.kvartal 2.kvartal 3.kvartal 4.kvartal Allmennvitenskapelige fag 1,6 1,8 1,0 3,3 Estetiske fag, folkekultur og 4,3 4,4 3,7 4,9 lærerutdanning Helse- og sosialfag 6,0 3,0 4,3 3,9 Teknologiske fag 2,2 1,1 1,4 1,0 Bibliotektjenesten 3,2 1,8 6,0 13,2 Driftstjenesten 4,8 5,6 5,3 6,6 Fellesadministrasjon 3,4 3,3 4,4 5,5 IT-tjenesten 7,3 2,6 1,4 4,6

5 5 Tabell 1. og grafen viser at sykefraværet gradvis stiger fra 2005 med et sykefravær på 3,7 % til 2008 med et sykefravær på 5,4 % for deretter å synke gradvis fram til 2011 med et sykefravær på 3,6 %. Tabell 2. viser at enkelte fakultet AF, HS og TF, har hatt en nedgang i sykefraværet det siste året, mens de øvrige driftsenhetene har hatt en økning i sykefraværet. Det bør nevnes at på driftsenheter med få tilsatte som biblioteket og drift, vil en enkelt langtids sykmelding gi forholdsvis høyt utslag på sykefraværsstatistikken. Det kan forklare hvorfor sykefraværet ved Biblioteket økte fra 3,2 % 1. kvartal til 13,2 % 4. kvartal. Hoved-AMU har diskutert at sykefraværet ved enkelte driftsenheter øker og har et høyere sykefravær enn det totale sykefraværet på 3,6 %. Utvalget er enig om at hoved-amu i fremtiden følger opp de driftsenhetene som har et høyere sykefravær enn det totale sykefraværet. Driftsenhetene rapporterer at sykefraværet følges opp både med samtaler med enkeltpersoner og i henhold til rutinene for sykefraværsoppfølging for høgskolen. Driftsenhetene har ikke rapportert inn nye tilfeller av medarbeidere med redusert funksjonsevne. Framtidig gjennomføring av medarbeidertilfredshetsundersøkelse (MUSIK) 2012 MUSIK ble gjennomført første gang i 2008 og i etterkant av undersøkelsen ble det diskutert hvor ofte undersøkelsen skulle gjennomføres. Konklusjonen var annet hvert år. Sist gang undersøkelsen ble gjennomført var derfor i Undersøkelsen gir en oversikt over ulike aspekter ved arbeidsmiljøet og arbeidssituasjonen, og verkøyet gir medarbeiderne og ledere mulighet for i felleskap å skape en bedre arbeidsplass. En kontinuitet i gjennomføring av MUSIK sikrer at HiT stadig vektlegger og forbedrer det psykososiale arbeidsmiljøet. Det vises også til strategisk plan hvor det sies at høgskolen med jevne mellomrom skal kartlegge hvor fornøyde medarbeiderne er og hvordan de opplever jobben, samt drive et systematisk forbedringsarbeid gjennom oppfølging på gruppe- og individnivå. Hovedvernombud pekte at medarbeiderundersøkelsen MUSIK ikke er tilpasset høgskolens organisering da den ikke har fungert like godt på enheter som er matriseorganisert. Ombudet stilte spørsmål om høgskolen bør gjennomføre en supplerende undersøkelse. Det ble også reist spørsmål om behovet for å gjennomføre undersøkelsen så ofte som annet hvert år. Hoved-AMU ser det som nødvendig å bli tatt med i prosessen på et tidlig tidspunkt ved bruk av framtidig arbeidsmiljøundersøkelser. Handlingsplan for IA-arbeid og kartlegging av nåsituasjonen HiT signerte en ny samarbeidsavtale med NAV. I signeringsmøte mellom NAV og representanter for høgskolen samt representanter for arbeidstakerorganisasjonene, ble det opplyst at høgskolen som IAbedrift er forpliktet til å stille til rådighet en praksisplass for NAV. HiT har pr dags dato tre personer på praksisplass. Handlingsplan for avtalt bistand fra Hjelp24 HMS til HiT og videre samarbeid med bedriftshelsetjenesten (BHT) Høgskolen i Telemark (HiT) har i dag to avtaler med bedriftshelsetjenester. En avtale med Hjelp24 og en avtale med Senter for Arbeidshelse og Miljø i Telemark (SAMT). Medarbeidere ved studiestedet Porsgrunn, Notodden og Rauland er tilknyttet Hjelp24 og medarbeidere ved studiestedet Bø er tilknyttet SAMT. Avtalene med BHT ble inngått i henholdsvis 1996 og HiT utarbeidet en handlingsplan for høgskolen i samarbeid med Hjelp24 HMS. Handlingsplanen er basert på den avtale som foreligger mellom Hjelp24 og høgskolen, og innholder de aktiviteter som er avtalt skal gjennomføres for det aktuelle året.

6 6 Sidene avtalene med BHT var gamle og mangelfulle med tanke pris og oversikt over hvilke tjenester som er innbefattet i prisen, gjennomgikk PO-seksjonen avtalene. Etter en helhetsvurdering ble det framlagt en anbefaling til direktør om å si opp avtalene med BHT og gjennomføre en ny anbudsrunde i løpet av Revisjon av HMS-systemet ved HiT Internkontrollpermen (IK-perm) ved Høgskolen i Telemark ble innført i 1996 og sist endret i Etter påtrykk fra flere hold, blant annet hoved-amu og LMU, startet arbeidet med å revidere og forbedre det overordnede HMS-systemet. Det ble nedsatt ei arbeidsgruppe med en representant fra hvert fakultet, samt HVO. Arbeidsgruppa skulle revidere IK-systemet i henhold til internkontrollforskriften og komme med forslag til endringer. Rapport fra Læringsmiljøutvalgets (LMU) gjennomgang av fakultetenes system for helse, miljø og sikkerhet for studenter Hoved-AMU gjennomgikk rapporten fra LMU og påpekte at skillelinjen mellom studentenes og ansattes HMS-system er utflytende. Hoved-AMU påpekte vider at LMUs utredningen vedrørende HMS-systemene for studenter er et viktig og grundig arbeid, og anbefalingene må tas inn og følges opp i den overordnede HMS-revisjonen. Verneombud til studiested Porsgrunn Forslag til ny ordning for verneombud til studiested Porsgrunn Hoved-AMU sluttet seg til forslaget om at rollen som verneombud og verneområdet ved studiested Porsgrunn, deles i fire. Hoved-AMU slutter seg videre til forslag om å dele studiestedet inn i følgende verneområder: Fakultet for helse- og sosialfag Fakultet for teknologiske fag Bibliotek, IT, Drift og Fellesadministrasjonen Fakultet for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning Hoved-AMU sluttet seg også til en ordning der den avsatte tidsressursen på 20 % ved studiested Porsgrunn fordeles likt på de fire verneombudene slik at hvert verneombud gis en tidsressurs tilsvarende 5 %. Hoved-AMU forutsetter at det avsettes ekstra tidsressurser for studieåret 2011/12 slik at de aktuelle verneombudene gis mulighet til den kompetanseheving som er nødvendig for å utføre rollen som verneombud. Fire verneombud ble oppnevnt for studiested Porsgrunn. Det er: Arve Lorentzen: Fakultet for teknologiske fag (TF) Per Gunnar Disch: Fakultet for helse- og sosialfag (HS) Hilde Kilen: ansatte tilknyttet Fakultet for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning (EFL) med arbeidssted i Porsgrunn. Kirsten Marie Olsen: Biblioteket, IT-tjenesten, Fellesadministrasjonen og Drift Organisering av lokal-amu i Porsgrunn Hoved-AMU diskuterte hvordan sammensetningen av lokal-amu i Porsgrunn kan organiseres. Det er ikke hensiktsmessig at alle fire verneombudene sitter i lokal-amu, men verneombud har rett til å delta i AMU-møtene. Det er en fordel at samme verneombud deltar over tid for å sikre kontinuitet. Helsefremmende aktiviteter I hoved-amu den ble det gjort enstemmig vedtak om å gi ansatte anledning til å benytte én time av arbeidstiden per uke til helsefremmende aktiviteter i høgskolens regi.

7 7 Høgskoledirektøren sluttet seg til vedtaket med den endring at tiltaket skulle gjennomføres som en prøveordning for en periode på to år, og at det ble gjennomført en evaluering før det ble tatt endelig stilling til om ordningen skulle gjøres permanent. Hoved-AMU kan bidra til at ordningen blir mer benyttet av ansatte. Hoved-AMU ser for seg at lokal- AMUene kan bidra. Det var imidlertid enighet om at det bør informeres om ordningen hvert høstsemester slik at nytilsatte blir oppmerksomme på ordningen. Inspirasjonsdagen 2011 Høgskolen arrangerte 15. juni 2011 en inspirasjonsdag for alle medarbeidere i Gullbring i Bø. Inspirasjonsdagen inneholdt faglige innspill, kunstutstilling i regi av EFL, utdeling av miljøprisen, underholdning, grilling og konsert på kvelden. Det var en vellykket dag. Interkontrollsystem: Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. aml. 7-2 nr. 2 bokstav e Arbeidsmiljølovens 7-2 nr. 2 bokstav e sier at arbeidsmiljøutvalget skal behandle saker som gjelder etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Gjennomføringen av vernerunder i 2011 viser følgende: Driftsenhet vernerunder Fakultet for allmennvitenskapelige fag ordinære vernerunder på laboratoriene og særskilte forhold på kontorene er rettet opp etter behov. Fakultet for estetiske fag, folkekultur og Vernerunder planlegges i løpet av året. lærerutdanning Fakultet for helse- og sosialfag med bistand fra Hjelp 24. Fakultet for teknologiske fag ved kontorlandskap, laboratoriene og CO2 lab og prosesshall. Bibliotektjenesten Porsgrunn, Bø, Notodden i Porsgrunn og ved Notodden. Vernerunder i Bø ble gjennomført 18. januar 2012 Driftstjenesten Porsgrunn, Bø, Notodden i Porsgrunn Fellesadministrasjon IT-tjenesten Porsgrunn, Bø, Notodden i Bø, Porsgrunn og ved Notodden Alle driftsenheter gjennomførte vernerunder i 2011, unntatt driftstjenesten i Bø og Notodden. De viktigste risikoforhold i vernerundene viser følgende: Fakultet for allmennvitenskapelige fag Allergi om mulig grunnet laboratorium for bl.a. Endrede arbeidsoppgaver og utredning i gangsatt i samarbeid med BHT jordprøvetaking Fakultet for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning Ingen store avvik eller merknader ved kontor eller verkstedene

8 8 Fakultet for helse- og sosialfag Belastninger p.g.a. sittestilling Ergonomisk vurdering av BHT og innkjøp av ergonomisk utstyr KFS - Dårlig luftkvalitet. Sjekk av ventilasjonsanlegget Fakultet for teknologiske fag Sikkerheten på laboratoriene, CO2 lab og prosesshall: aksjonsliste med 40 punkter er utarbeidet og oppdatert Innkjøp av trygghetsalarm for personer som arbeider alene på CO2 lab om kvelden, oppdatering av instrumentkort, merking av kjemikalier. Opprettelse av hyller for lagringsplass i kjeller A-bygg, bytte av vask og armatur i C-bygg, sikring av rømningsvei C-bygg vinterstid, oppdatering av romkort og installasjon av trådløs nødstopp på El-kraft lab. Kontorlandskap; støy fra ventilasjonsanlegg, mangelfull lydisolasjon mellom kontor, trekkfulle vinduer og følger fra setningsskader i B-bygg Statsbygg har fått oversendt 13 saker som går på byggtekniske tiltak. Fellesadministrasjonen Belastninger p.g.a sittestilling Innkjøp av ergometrisk mus, kontorstoler og dagslyslampe Kald trekk på enkelte kontor i sommerhalvåret Papirstøv Sjekk av ventilasjonsanlegget samt forandre luftretningen på kontorene det gjelder Drift kontaktes for støvsuging av kontorstolene og utførelse av storrengjøring Drift Drift Porsgrunn Større arbeidspress Innleie ekstrahjelp ved behov

9 9 Biblioteket Biblioteket Porsgrunn Ingen avvik eller merknader Biblioteket Bø Økt arbeidspress Biblioteket Notodden Det mangler merking av trapper i biblioteket (Universell utforming) Legge om vaktlista slik at studentvakter som betjener biblioteket på ettermiddagen fram til Kontakt Statsbygg Pågår Vrider til vindu på enkeltkontor Innkjøp av vrider IT-tjenesten IT-tjenesten Porsgrunn Støy fra trimrommet Ombygging og levere tegninger til Drifttjenesten. Pågår Få kontorplass på rom A-180 IT-tjenesten Bø Belastninger pg.a.sttestilling Støy fra maskinrommet og ventilasjonsanlegg Dårlig luft i nybygg Brann Annen plassering av praksisstudent Innkjøp av ergonomisk utstyr Innkjøp av hørselsvern, innstaller programvare for fjernkontroll og få IP-console Åpne dør mellom kontorbygg Fjern emballasje fra korridor i 2012 i 2012 i 2012 i 2012 Førstehjelpsutstyr Innholdet i medisinskapet følges opp regelmessig i 2012 IT-tjenesten Notodden Behov for brannvernopplæring Opplæring og slokkeøving mai 2012 Rapporteringen viser at høgskolen har et tilfredsstillende fysisk arbeidsmiljø. Det kan forklares med at HiT har en forholdsvis ny og hensiktsmessig bygningsmasse med moderne fasiliteter. Belastningskader på grunn av feil sittestilling under arbeid er den største risikoen for tilsatte som hovedsakelighar kontorarbeid. For å minske risikoen prioriterer driftsenhetene innkjøp av ergonomisk utstyr. Det rapporteres om tilfredsstillende tiltak og minimering av risikoforhold ved laboratorier, verksted og klinisk ferdighetssenter. Yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, jf. aml. 7-2 nr. 4 I henhold til aml. 7-2 nr. 4 skal arbeidsmiljøutvalget gjennomgå alle rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen, og se til at arbeidsgiveren treffer tiltak for å hindre gjentakelse. Det er rapportert om utbrudd av fysiske symptomer (allergi) som kan være forårsaket arbeid ved laboratorium for bl.a. jordprøvetaking, ved AF. Saken ble utredet i samarbeid med BHT.

10 10 En medarbeider er skadet på Sandefjord Lufthavn Torp i forbindelse med tjenestereise. Målinger/undersøkelser av arbeidsmiljøet, jf. aml. 7-2 nr. 4 I aml. 7-2 nr. 4 er det blant annet fastsatt at arbeidsmiljøutvalget kan vedta at arbeidsgiver skal utføre målinger eller undersøkelser av arbeidsmiljøet for å klarlegge om det foreligger helsefare. Det er ikke gjennomført målinger i Vedlegg: Tabeller sykefravær driftsenheter fra 2005 til 2010