ÅRSRAPPORT OM HMS-ARBEIDET VED HIT 2013

Transkript

1 Høgskolen i Telemark ÅRSRAPPORT OM HMS-ARBEIDET VED HIT 2013 Postadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler Postboks 203 Kjølnes Ring 56 Telefon Hilde Røneid 3901 Porsgrunn Telefaks postmottak@hit.no Internett hilde.roneid@hit.no

2 2 Innledning Høgskolen i Telemark har 6 overordnede HMS-mål innenfor 5 konkrete områder: Høgskolens overordnede HMS-mål Arbeidsmiljø og læringsmiljø: medarbeidere og studenter skal ha et helsefremmende arbeids- og læringsmiljø medarbeidernes og studentenes kompetanse innen HMS skal være tilstrekkelig for å utføre arbeidsoppgavene forsvarlig Inkludering: høgskolen skal være tilpasset medarbeidere og studenter med nedsatt funksjonsevne Sykefravær: sykefraværet ved høgskolen skal være lavere enn 4 % Brannsikkerhet: liv, helse, miljø og materielle verdier skal vernes mot brann og eksplosjon Ytre miljø: høgskolen har en ambisjon om å være en grønn høgskole som arbeider for å redusere miljøbelastningen av egen virksomhet og skape miljøbevisst adferd hos medarbeidere og studenter I denne rapporten oppsummeres hvilke tiltak som er gjennomført i 2013 for å nå de ulike målene. Høgskolen har et HMS-system som skal sikre en systematisk tilnærming til alle faktorer som berører og påvirker arbeidsmiljøet og læringsmiljøet. Oppfølgingen av HMS-systemet sikrer at høgskolens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med kravene gitt i arbeidsmiljøloven og HMS -forskriften. Ved bruk av internkontrollrutinene sikres systematisk utførelse av HMS-arbeidet i henhold til HMS- forskriften og arbeidsmiljøloven kapittel 3. I tillegg er et velfungerende arbeidsmiljøutvalg (AMU) en vesentlig del av høgskolens HMS-system, og AMU skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakerorganisasjonene, jf. arbeidsmiljøloven 7-2 nr. 6. Rapporten må inneholde fakta omkring arbeidsmiljøutvalget (AMU) og hovedpunkter når det gjelder vernetjenestens arbeid. Da rapporten kan tilpasses virksomheten, har HiT valgt å rapportere på gjennomføring av vernerunder og tilløp til yrkessykdommer, ulykker, personskader og målinger/undersøkelser av arbeidsmiljøet. 1. Arbeidsmiljø og læringsmiljø Fakta omkring arbeidsmiljøutvalget (AMU) Hovedarbeidsmiljøutvalget (Hoved-AMU) ble opprettet i Det er i tillegg opprettet lokal-amu for hvert av de fire studiestedene. Det er videre et hovedverneombud for hele høgskolen og et lokalt verneombud (VO) ved studiestedene Bø, Notodden og Rauland. Ved studiestedet Porsgrunn er det fire verneombud; et VO for ansatte tilknyttet TF, et VO for ansatte tilknyttet HS, et VO for ansatte Drift, Biblioteket, It-tjenesten og Fellesadministrasjonen og et VO for ansatte tilknyttet EFL. Hoved-AMU består av seks stemmeberettigede medlemmer, mens utvalgene i Porsgrunn, på Notodden og i Bø består av fire stemmeberettigede medlemmer. Representant for bedriftshelsetjenesten møter i utvalget med tale- og forslagsrett. Arbeidstakersider har ledet hoved-amu i 2013 med Hovedverneombud (Idar Vassli fram til og Bjørn Ivar Nilsen Haugdal fra ) som leder og Anne Rasch-Halvorsen som nestleder.

3 3 Det har vært avholdt fire ordinære møter i Hoved-AMU i Aktiviteten i de lokale AMUene varierer og det settes spørsmålstegn fra Hoved-AMU ved om dette arbeidet er systematisk og godt nok gjennomført. PO-seksjonen følger opp dette overfor studiestedene i Ved studiestedet Rauland tas eventuelle saker vedrørende verne- og miljøarbeid opp i de ukentlige personalmøtene. Hovedpunkter i hoved-amus arbeid Utvalget behandlet følgende sentrale saker: Sykefravær 2012 og til og med 3. kvartal 2013 Anbud bedriftshelsetjenesten drøfting av tilbud Utkast til handlingsplan BHT Årsrapport om HMS-arbeid ved HiT Oppfølging og videre arbeid med MUSIK Gjennomføring av medarbeiderundersøkelse (MUSIK) 2013 Medarbeiderundersøkelsen ble besluttet utsatt fra høsten 2012 til vinteren/våren Det ble gjennomført opplæring for alle ledere før gjennomføring av undersøkelsen. Vi oppnådde en gledelig svarprosent på hele 87 %. Medarbeiderundersøkelsen er primært et hjelpemiddel for å få til utviklingsprosesser i den enkelte enhet, men det kan nevnes at undersøkelsen på de aller fleste dimensjoner viser en positiv utvikling for høgskolen som helhet. For å få en positiv effekt av medarbeiderundersøkelser som MUSIK-konseptet, er det avgjørende at rapportene følges opp gjennom gruppesamtaler og at det blir utarbeidet og implementert tiltaksplaner. Oppfølgingen av MUSIK 2013 har resultert i at de fleste enheter på høgskolen nå har utarbeidet tiltaksplaner for å bevare og videreutvikle sterke sider og få til forbedringer på områder hvor det er behov for det. En gjennomgang av tiltaksplanene viser variasjon i tiltak mellom enhetene. Likevel er det likhetstrekk og mange av tiltakene kan grovt sett grupperes under disse kategoriene: Informasjonsflyt og bruk av interne møter. Kultur for intern dialog/samhandling. Organisering av arbeidet på enheten med fokus på arbeidsbelastning og arbeidsdeling. Til dette hører også rolleavklaringer og planleggingsrutiner. Kompetanseutvikling i vid forstand. Bl.a. kurstilbud, studieturer og fokus på å lære av hverandre («beste praksis»). Sosiale tiltak både på og utenfor jobben. Bedriftshelsetjenesten (BHT) Høgskolen i Telemark (HiT) hadde tre avtaler med bedriftshelsetjenester, Stamina HOT (tidligere Hjelp24), i Porsgrunn og på Notodden, og Senter for Arbeidshelse og Miljø i Telemark (SAMT), i Bø. Disse ble sagt opp og avsluttet Etter en anbudsrunde våren 2013 ble Bedriftshelsen fra valgt som leverandør til alle studiestedene ut fra en samlet vurdering av kompetanse, kvalitet og pris.

4 4 Vedlagt ligger årsrapport fra Bedriftshelsen. I rapporten basert på det første halve årets samarbeid, konkluderer de som følger: «HiT kom raskt i gang med å benytte våre tjenester etter inngåelse av avtale. Selve avtaleprosessen samt implementering var velorganisert og grundig. I oppstartsfasen var det noe ustrukturert hvordan henvendelser/bestillinger foregikk, dette ble korrigert i løpet av første halvår. I samarbeid med HiT har vi bl.a blitt enige om å koordinere ergonomi tjenesten til faste dager. Bedriftshelsen har på forespørsel levert et bredt spekter av tjenester første halvåret av avtalen. Det har vært jobbet godt innen bl.a forebyggende ergonomi hvor vi har vært ute på mange av fakultetene. HS har stått for store deler av leveransen i perioden (drøyt 50 %), hvor det har vært stor aktivitet knyttet mot arbeidsmiljørelaterte utfordringer og individuell oppfølging. Dette er utfordringer som også har fremkommet etter MUSIK undersøkelsen og hvor det er iverksatt tiltak i form av en pågående arbeidsmiljøprosess. Vårt inntrykk så langt, er at HiT jobber bra og konstruktivt innenfor forebyggende HMS og i stor utstrekning har valgt å benytte bedriftshelsetjenesten i dette arbeidet. Der det er arbeidsmiljøutfordringer, gjelder spesielt HS, er som nevnt Bedriftshelsen involvert gjennom en pågående arbeidsmiljøprosess. Det fysiske arbeidsmiljøet virker bra, mens det psykososiale arbeidsmiljøet i en viss grad er preget av et sterkt fagmiljø hvor det er enkelte utfordringer m.h.t samarbeid og kommunikasjon. Vår anbefaling er at HiT fortsetter sitt gode og konstruktive arbeid innenfor forebyggende HMS og at man fortsetter arbeidet med å bedre det psykososiale arbeidsmiljøet innenfor HS. Bedriftshelsen har hatt hyppig kontakt med virksomheten og vært tilgjengelig for henvendelser fra ledelsen, arbeidstakere, verneombud og AMU i.h.t arbeidsmiljøloven. Vi har holdt oss orientert om utviklingen i virksomheten og tilbudt vår bistand. Virksomheten har mottatt informasjon om kurs og opplæring fra bedriftshelsen.» Internkontrollsystem: Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. aml. 7-2 nr. 2 bokstav e Arbeidsmiljølovens 7-2 nr. 2 bokstav e) sier at arbeidsmiljøutvalget skal behandle saker som gjelder etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Rapporteringen fra vernerundene viser at det gjennomføres vernerunder ved de fleste driftsenhetene og ved behov utføres nødvendige tiltak. Rapporteringen viser videre at høgskolen stort sett har et tilfredsstillende fysisk arbeidsmiljø. Belastningskader på grunn av feil sittestilling under arbeid er den største risikoen for tilsatte som hovedsakelig har kontorarbeid. Flere fakultet har derfor i år valgt å ha med en fysioterapeut fra Bedriftshelsen når det gås vernerunder. Det rapporteres om tilfredsstillende tiltak og minimering av risikoforhold ved laboratorier, verksteder og klinisk ferdighetssenter. Yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, jf. aml. 7-2 nr. 4 I henhold til aml. 7-2 nr. 4 skal arbeidsmiljøutvalget gjennomgå alle rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen, samt å se til at arbeidsgiveren treffer tiltak for å hindre gjentakelse. Det er totalt rapportert om 6 skader, ingen av alvorlig karakter. Alle er fulgt opp.

5 5 I tillegg er det rapportert 7 saker som er kategorisert som farlig forhold og 2 som materiell skade. Sakene er behandlet internt hos TF og i hovedsak også sendt til representant for lokal-amu. Stoffkartotek Eco-online TF har foreslått at hele høgskolen skal ta i bruk det digitale stoffkartoteket Eco-online. TF har brukt dette i flere år og har meget gode erfaringer. Lisensen er felles for HiT og kostnaden er dermed den samme om et fakultet bruker det eller alle. Systemet gir en god totaloversikt og er planlagt innført ved alle fakultet i løpet av Systemadministrator for ECO-online ved TF har sagt seg villig til å lære opp de andre kontaktpersonene. Det må vurderes en kostnadsdeling mellom TF og øvrige fakultet. KRM register Arbeidsgiver skal sørge for at det føres register over arbeidstakere som i henhold til risikovurderingen er eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier, samt arbeidstakere som arbeider med bly og blyforbindelser. TF har en oppdatert liste med navngitte personer som ligger i arkivsystemet. Beredskap Den 14. mars 2013 ble det ved HiT, studiested Porsgrunn, gjennomført en beredskapsøvelse. Øvelsen ble gjennomført som en papirøvelse og involverte flere fakultet samt HiTs øverste ledelse. Krisescenarier var uspesifikk trussel mot høgskolen, samt skyting på campus. I øvelsen ble det fokusert på akutt krisehåndtering, etablering av krisestab, informasjon og kommunikasjon og samarbeid med nødetatene. Det var både eksterne og interne observatører og tilbakemeldere. Øvelsen ga nyttig læring, og viste hvor viktig det er at planer testes ut i praksis og revideres i etterkant av dette. 2. Inkludering HiT har til enhver tid tre-fire personer på praksisplass fra NAV og det er lagt til rette for at personer med nedsatt funksjonsevne kan arbeide ved HiT. Det er avholdt møter med NAV samt med fakultetene og de øvrige enhetene for å se på mulighetene for at HiT kan ta et ytterligere samfunnsansvar på dette området. Handlingsplanen for IA-arbeidet ble høsten 2013 revidert og utkast til ny plan ble lagt fram for Hoved-AMU i første møte HiT har stort fokus på universell utforming i alle nybygg og ved renovering av allerede eksisterende bygningsmasse. Sammen med utbygger, Statsbygg, sikres det at man tar hensyn til de krav som stilles til universell utforming.

6 6 3. Sykefravær Sykefraværsstatistikk for HiT og oppfølging av sykmeldte 2013 Det totale sykefraværet for HiT 2013 var på 4,8 %. Utviklingen er negativ og det er andre år på rad at fraværet er over måltall på 4,0. Utvikling i sykefraværet HIT Sykefravær pr enhet 2013 kvartalsvis

7 7 Hoved-AMU har sett på statistikken og diskutert det faktum at sykefraværet ved enkelte driftsenheter øker og har et høyere sykefravær enn måltallet på 4,0 %. Utvalget er enig om at PO-seksjonen følger opp de driftsenhetene som har et høyere sykefravær enn måltallet, samt at det gjennomføres en halv dags opplæring i sykefraværsoppfølging for alle ledere og personalmedarbeidere. Denne opplæringen er satt til Driftsenhetene rapporterer at sykefraværet følges opp både med samtaler med enkeltpersoner og i henhold til rutinene for sykefraværsoppfølging for høgskolen. 4. Brannsikkerhet Det er brannalarm i alle høgskolens bygninger. Hovedbygningene har branndører i alle etasjer, og det er branninstruks oppslått på alle undervisningsrom eller ganger. Ved brann/brannalarm har den som underviser ansvar for evakuering av sine studenter. Både ansatte og studenter har ansvar for å bistå med evakuering av personer med nedsatt funksjonsevne. Det er i Hoved-AMU uttrykt bekymring for at brannsikkerhets-rutinene ikke er tilstrekkelig kjent. 5. Ytre miljø Fair Trade Høgskolen i Telemark ble i 2013, som den første institusjonen i UH-sektoren, sertifisert innenfor Fair Trade-systemet. Vi ønsker at de verdier og handlinger som ligger til grunn for den virksomheten også skal finne gjenklang i høgskolens rolle som utdannings- og forskningsinstitusjon. Ambisjonen er å komme lenger enn bare å tilfredsstille Fair Trade sine minimumskrav; vi ønsker å integrere fair tradeprinsipper i utdanning og forskning. Miljøfyrtårn Studiested Bø har bestått kravene for å bli miljøfyrtårn. Studiestedet er dermed den største institusjonen i Telemark som er blitt miljøsertifisert. Studiestedet re-sertifiseres i Studiestedet Porsgrunn er godt i gang med å sertifisere seg som miljøfyrtårn. En arbeidsgruppe gikk høsten 2013 gjennom kravene og utarbeidet tiltak for å oppnå sertifiseringen. Det gjelder å følge regelverket for og ha et godt arbeidsmiljø, drive holdningsskapende arbeid og være miljøbevisst, samt håndtere avfall og utslipp på en god måte og ha et lavt energiforbruk. Målet er å være miljøsertifisert innen 1. april Avfallshåndtering HiT-Porsgrunn har lagt om til en avfallshåndtering som er mer miljøvennlig. Hovedmålet er å redusere mengden restavfall fra skolens virksomhet gjennom økt kildesortering. Vedlegg: 1. Årsrapport fra Bedriftshelsen 2013