DEL E INTERNE RUTINER. Lønn og reiser

Transkript

1 DEL E INTERNE RUTINER Lønn og reiser Oppdatert

2 Innholdsregister for kapittel 11: 11 LØNN OG OPPGAVEPLIKTIGE YTELSER HOVEDLØNN Registrering av personal- og lønnsdata Endringer av personal- og lønnsdata faste lønnsopplysninger Endringer av personal- og lønnsdata faste personopplysninger Endring av lønnsdata - Permisjoner Endringer av lønnsdata som følge av sentrale forhandlinger Endringer av lønnsdata som følge av lokale lønnsforhandlinger Forberedelser til lokale lønnsforhandlinger Skattetrekk Midlertidig tilsetting - Forlengelse av engasjementer Lønnsforskudd Lønnslån Oppfølging av tilbakebetaling av lån og forskudd Stansing av lønn Overtid og merarbeid BONUSLØNN Korttidsengasjementer, honorarer og tilfeldig lønn Selvstendig næringsdrivende Feriepenger Utenlandske statsborgere REISEVIRKSOMHET OG FLYTTEGODTGJØRELSE Generelle bestemmelser Bestilling av reiser Reiseforskudd Bruk av personlige kredittkort Flyttegodtgjørelse Reiseregninger UTBETALING AV LØNN OG GODTGJØRELSER Utbetaling av fast lønn - hovedlønnskjøring Utbetaling av bonuslønn Utbetaling av reise- og flyttegodtgjørelse Stoppeoppdrag lønn Rutiner ved for mye utbetalt lønn DIVERSE GODTGJØRELSER Elektroniske kommunikasjonstjenester Annet FØDSELS- OG ADOPSJONSPENGER REFUSJON AV SYKEPENGER FRAVÆR PÅ GRUNN AV SYKE BARN PENSJONER OG TRYGD TREKK Bidragstrekk/påleggstrekk Fagforeningstrekk Grensegjengeravgift KONTROLL AV LØNNSUTBETALINGER OG FEILRETTING Kontroll av fastlønn og bonuslønn Kontroll av reise- og flyttegodtgjørelse Kontroll av utbetalingsfil for lønn Dokumentasjon ELEKTRONISK OVERFØRING OG INNLASTING AV LØNNSDATA Kontroll av fastlønn og bonuslønn Trekk Avregningsretur Ajourhold av navn i Agresso Avstemming SAP Agresso RAPPORTERING TIL OFFENTLIG MYNDIGHET

3 Rapportering til AA-register Rapportering til Statens Pensjonskasse Rapportering til Statens Sentrale Tjenestemannsregister (SST) Rapportering til DBH Rapportering til NIFU STEP RAPPORTERING TIL BRUKERADMINISTRATIVT SYSTEM (BAS) ARKIVERING Lønnsjournalen Lønnsbilag OPAL CON

4 11 LØNN OG OPPGAVEPLIKTIGE YTELSER 11.1 Hovedlønn Registrering av personal- og lønnsdata Referanse: Å sikre at utbetaling av fast lønn, faste tillegg og trekk bygger på korrekte opplysninger og registreres korrekt. Gjelder både faste og midlertidige tilsatte, samt timelønnede med kontrakt på over ca. 200 timer (semester) og som får utbetalt lønn den 12. i hver mnd. Statens Personalhåndbok Registrering av personal- og lønnsdata skal skje så snart som mulig etter at en person har akseptert tilbud om stilling, senest innen fristen for første lønnsutbetaling. Så snart den tilsatte har takket ja til stillingen, registreres vedkommende i SAP på grunnlag av tilsettingsbrev, arbeidsavtale samt øvrige nødvendige innhentede opplysninger. Skattekort må være tilgjengelig elektronisk, alternativt trekkes 50 prosent til skattekort foreligger Endringer av personal- og lønnsdata faste lønnsopplysninger Å sikre at registrerte lønnsdata ajourføres ved endringer slik at utbetaling av ordinær lønn og faste tillegg skjer korrekt. Eksempel på endringer: stillingsbetegnelse/-prosent, lønnsplassering, tjenestested, konteringsopplysninger (art, budsjettenhet, formål, prosjekt). Registrering skal skje umiddelbart når endring oppstår og senest fra det tidspunkt endringer gjelder. Endringen registreres i SAP på grunnlag av foreliggende dokumentasjon. 11-3

5 Endringer av personal- og lønnsdata faste personopplysninger Rutine: Å sikre at registrerte personaldata ajourføres ved endringer slik at registrerte personopplysninger til en hver tid er korrekte og oppdaterte Eksempler: Adresse, nærmeste pårørende, bankkonto, telefonnummer Skal skje umiddelbart når endring oppstår. Den enkelte ansatte Selvbetjening (ESS) i SAP registrerer endring i navn og endring i e- postadresse øvrige endringer registreres av den ansatte selv. Endring av navn skal bekreftes med navnemelding fra folkeregisteret Endring av lønnsdata - Permisjoner Å sikre korrekt registrering og oppfølging av permisjoner i forhold til lønnsberegning, fravær og eventuell refusjon fra NAV. Kortvarige permisjoner med lønn hjemlet i avtaleverket: Velferdspermisjon, tillitsmannsarbeid m.m Kortvarige permisjoner uten lønn Langvarige permisjoner med og uten lønn Fødselspermisjon Den enkelte ansatte Kortvarige permisjoner med lønn.: Søkes gjennom selvbetjeningsmodulen SAP ESS, Leder for driftsenheten godkjenner/avviser søknaden elektronisk (saksflyt). Kortvarige permisjoner uten lønn: Skriftlig søknad sendes leder for driftsenheten, som fatter vedtak om godkjenning eller avslag. Langvarige permisjoner.: Søknad sendes leder for driftsenheten, som videreformidler søknad til HR-enheten for videre behandling i tilsettingsråd/-utvalg eventuelt kan avgjørelse tas i samråd med HR-direktør Fødselspermisjon: I henhold til fastsatte regler. Resultatet registreres i SAP 11-4

6 Endringer av lønnsdata som følge av sentrale forhandlinger Referanse: Ajourføre lønnssystemet med endringer som er avtalt mellom partene under de sentrale lønnsforhandlinger. Protokoll fra årets sentrale lønnsforhandlinger Endringer som følger av sentrale lønnsforhandlinger og justeringsoppgjør foretas av DFØ sentralt. Individuell kontroll og tilpasning foretas etter råd fra DFØ. informerer de ansatte om når endringene vil bli foretatt, eventuelt etterbetalt Endringer av lønnsdata som følge av lokale lønnsforhandlinger Referanse: Å sikre at utbetaling av fast lønn og faste tillegg skjer korrekt og samtidig til de aktuelle lønnstakerne som følge av endringer som skjer i henhold til lokale lønnsforhandlinger Statens Personalhåndbok Når endring oppstår Endringer som følger av lokale lønnsforhandlinger foretas av HRenheten, Lønn så snart det foreligger undertegnet protokoll fra forhandlingsmøte. Dette gjelder både ved forhandlinger og forhandlinger Forberedelser til lokale lønnsforhandlinger Forberedelse av lokale lønnsforhandlinger Det foretas et uttrekk av aktuelle data som grunnlag for lokale forhandlinger (til Excel-ark). Input fra lokale forhandlinger registreres i Excel-arket og importeres til SAP. Husk å bruke SAP-versjonen av Excel-arket! Ajourførte lønnslister kjøres ut for alle driftsenheter og distribueres til leder for enheten. Etter forhandlinger legges resultatene direkte inn i SAP. Berørte ansatte informeres med brev om ny lønnsplassering (eventuelt: ny stillingskode). 11-5

7 Skattetrekk Ajourholde lønnssystemet med opplysninger om skattetrekk. For alle ansatte: Ved nytt inntektsår. Ved nytilsetting. Ved endringer i løpet av året. Den enkelte ansatte. DFØ importerer fil med opplysninger om skattetrekk fra Skattedirektoratet direkte i SAP før lønnsberegning i januar. Reglene sier at arbeidstaker må ha elektronisk skattekort tilgjengelig for arbeidsgiver. Skattekortene hentes via Altinn. I de tilfeller skattekort ikke er tilgjengelig trekkes 50 prosent inntil elektronisk skattekort foreligger. Dersom skattetrekket skal endres for en ansatt, må den enkelte ansatt selv gjøre dette via Skatteetaten. Arbeidsgiver mottar melding om at skattetrekk er endret og leser inn nytt skattekort elektronisk til neste lønnskjøring Midlertidig tilsetting - Forlengelse av engasjementer Registrering av forlengelse av engasjement Forlengelse av midlertidig tilsetting også vikariater Ved behov. Driftsenheten. For ansatte med midlertidig tilsetting registreres varslingsdata i SAP. (IT 019) I god tid før gjeldende tilsettingsperiode går ut, varsler driftsenhetene om at og når tilsettingsforholdet utgår. Dersom det er grunnlag for fornyet engasjement, og vedtak om dette fattes i henhold til personalreglementet, registreres ny tilsettingsperiode i SAP (IT 019), eventuelt andre endringer i tilsettingsforholdet registreres via saksgang i SAP. 11-6

8 Lønnsforskudd Referanse: Definisjon: En ekstraordinær rutine eventuelt en nødløsning når nødvendige lønnsdata ikke er innmeldt til fastsatt tid Statens Personalhåndbok Lønnsforskudd kan gis når den ansatte på grunn av forsinket registrering i SAP - ikke får lønn til fastsatt tid. Lønnsforskudd kan innvilges av leder for driftsenhet. Lønnsforskudd på ferielønn kan utbetales dersom ferien tas ut før ordinær ferielønn utbetales, jf. ferieloven. Skjema: Driftsenhet Lønnsforskudd Søker fyller ut søknadsskjema og leverer til leder. Leder kontrollerer at skjema er i overensstemmelse med regelverket, underskriver og oversender saken til. Etter godkjenning registreres lønnsforskuddet i SAP og iverksettes så fort som mulig (neste lønnskjøring). Lønnsforskuddet trekkes ved neste ordinære lønnsutbetaling eller etter nærmere avtale Lønnslån Referanse: Skjema: Å sikre at utbetaling av innvilget lønnslån og at tilbakebetaling skjer i henhold til reglement og avtale Statens Personalhåndbok Driftsenheten Lønnslån/forskuddslønn Søker sender skriftlig søknad til egen driftsenhet med påkrevd dokumentasjon og underskrevet avtale om tilbakebetaling. Leder kontrollerer at søknaden og vedlegg er i overensstemmelse med regelverk, attesterer og oversender saken til HR-enheten, Lønn. 11-7

9 Oppfølging av tilbakebetaling av lån og forskudd Sørge for at lønnslån og forskudd blir tilbakebetalt etter avtalen. Nedbetaling og utligning skjer normalt ved trekk i lønn i henhold til fastsatte regler og avtale mellom arbeidsgiver og ansatt. Trekk i lønn foretas i samsvar med inngått/registrert avtale. fører kontroll med tilbakebetalingen. Kontroll og oppfølging mellom SAP og Agresso foretas i forbindelse med den månedlige avstemmingen Stansing av lønn Å sørge for at lønnsutbetaling stanses til rett tid for personer, som er registrert på fast lønn, men som ikke lenger skal lønnes av Høgskolen i Østfold Opphør av tilsettingsforhold er i tillegg til ordinær fratredelse, utløp av midlertidige stillinger, overgang til pensjon og uførepensjon, permisjon uten lønn og dødsfall Ved opphør av tilsettingsforhold og permisjon uten lønn. Anmodning om stansing av lønn må være meddelt HR-enheten, Lønn senest den 25. for at lønnen skal stoppes neste måned. Driftsenhet Oppsigelse av tilsettingsforhold leveres driftsenheten eller HRenheten. Leder av driftsenheten oversender oppsigelsen straks til for registrering i SAP. Feriepenger skal normalt utbetales ved fratreden dersom vedkommende ikke går over i annen statlig stilling, jfr. Ferieloven. Dersom vedkommende går over i stilling hos annen statlig arbeidsgiver skal det sendes en melding til denne dersom denne er oppgitt. Sluttoppgjør skjer normalt ca 6 uker etter fratreden, hvis ikke annet er avtalt i det enkelte tilfelle. 11-8

10 Overtid og merarbeid Skjema: Rutine: Sikre at overtidsarbeid og merarbeid og grunnlag for utbetaling er i samsvar med pålegg for overtidsarbeid/merarbeid og reglement for overtid/merarbeid. Overtid etter bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven. Skriftlig avtale om overtidsarbeid/merarbeid skal inngås i forkant Personer i deltidsstillinger må fylle opp stillingen til 100%, for en periode før de kan ta ut overtidsgodtgjørelse. Periode kan være dag, uke eller måned avhengig av avtalt arbeidstid. Den enkelte ansatte Driftsenheten Pålegg av overtid/avtale om overtid Avtale om overtid Avtale om arbeid/overtid på annen avdeling Det inngås avtale om overtidsarbeid mellom den ansatte og nærmeste leder før overtidsarbeidet igangsettes. Når overtidsarbeidet skal godtgjøres etter medgått tid, skal regning fylles ut. Timelister skal vedlegges overtidsregningen. Overtidsregningen godkjennes og signeres av budsjettansvarlig, og oversendes. Overtid registreres i SAP og utbetales i forbindelse med neste kjøring av hovedlønn. varsler om overtid i strid med AML s begrensning på hhv. 200 og 300 t. i året. Varsler fortløpende Bonuslønn Korttidsengasjementer, honorarer og tilfeldig lønn Skjema: Sikre at registrert data og utbetaling er korrekt og i samsvar med avtale Gjelder engasjementer hvor timeantallet ikke overskrider ca. 200 timer eller hvor lønn utbetales på grunnlag av timelister slik som sensorer, gjesteforelesere, komitémedlemmer, studenter som engasjeres i ulike former for betalt aktivitet samt møtegodtgjørelse Utbetaling til selvstendig næringsdrivende/enkeltpersonforetak vil også bli utbetalt via bonuslønn. Driftsenheten Tidsbegrenset arbeidsavtale (Ulike avtalemaler for ulike kategorier) Tidsbegrenset avtale (Ulike avtalemaler for ulike kategorier) Kontrakt om sensur Kontrakt om bedømmelse Blankett x-0125 b lønn og godtgjørelser 11-9

11 Avtale/kontrakt inngås ved bruk av aktuelt avtale-/kontraktsskjema. Avtale/kontrakt skal alltid inngås i forkant av at arbeidet utføres. Avtale/kontrakt skal undertegnes av arbeidstaker, arbeidsgiver og attesteres av person med attestasjonsmyndighet. Originalkontrakt/-avtale sendes så snart den er undertegnet og før arbeidet påbegynnes. kontrollerer at avtale/kontrakt er korrekt og fullstendig utfylt samt at nødvendige vedlegg er med. Når arbeidet skal godtgjøres etter medgått tid, skal timeliste levers i etterkant og godkjennes av budsjettansvarlig. Lønnsdataene registreres i SAP i henhold til inngått avtale/kontrakt eller etter timeliste. For timelønnede benyttes C-tabell 37,5 timers uke. Feriegodtgjørelse betales normalt sammen med lønnsutbetalingen Selvstendig næringsdrivende Korrekt utbetaling av lønn/honorar til selvstendig næringsdrivende. I en del tilfeller, ved engasjement av timelærere etc., vil de aktuelle personene være registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund som selvstendig næringsdrivende/enkeltpersonforetak og dermed leverer faktura isteden for lønnsskjema. For å sikre korrekt utbetaling skal følgende dokumentasjon foreligge: 1. Bekreftelse fra enten Foretaksregisteret eller Enhetsregisteret 2. Personnummer og organisasjonsnummer skal være oppgitt 3. Sjekkliste lønn/næring skal vedlegges Se for øvrig heftet Arbeidstager eller næringsdrivende? fra Skatteetaten Skjema: Rutine: Tidsbegrenset avtale Undervisnings- og konsulenttjenester kan også kjøpes fra registrerte firmaer som ikke er enkeltmannsforetak (AS eller lignende). I slike tilfeller behandles betalingen som en ordinær leverandørfaktura. Leveres til økonomiseksjonen for registrering i Agresso. Det skal ikke inngås arbeidsavtale med firmaer som innehas av egne tilsatte/pensjonister. Se styresak nr. 13/08 av Når forutsetningene for utbetaling av honorar til selvstendige næringsdrivende (enkeltpersonforetak) er til stede, registreres og behandles honorarutbetalingen på linje med bonusutbetalinger, jf. pkt Selvstendig næringsdrivende vil få tilsendt lønns- og trekkoppgaver som for vanlige lønnsmottakere innenfor fastsatt frist

12 Feriepenger Referanse: Beregne og utbetale feriepenger i henhold til reglene. Gjeldende sats for feriepengeberegning er 14,3% for personer som har fylt 60 år før i det aktuelle opptjeningsåret. For alle andre er satsen 12%. Unntak gjelder personer over 60 år og som tjener mer enn 6 G; de får 14,3 % feriepenger av de fem første ukene, men mottar bare 12 % feriepenger for den 6. uken. Statens Personalhåndbok Feriepenger utbetales sammen med lønn i juni for alle ansatte. Samtidig trekkes det i lønn for feriefritiden. Ansatte som av særlige grunner (jfr Ferieloven) ikke har tatt ut alle feriedager, kan søke om å overføre disse til neste år innenfor rammen av gjeldende regler (skriftlig avtale inngås). Timelønnede vil som regel få utbetalt feriepenger sammen med godtgjørelsen, se pkt Utenlandske statsborgere Utenlandske statsborgere må ha norsk personnummer og norsk skattekort for at lønn skal kunne utbetales. For å kunne få disse dokumentene må legitimasjon foreligge i form av kopi av pass, kopi av arbeidsavtale og personlig fremmøte ved Skattekontoret. Dokumentasjonen arkiveres sammen med kontrakt/avtale. En person bosatt i utlandet er alltid skattepliktig i Norge for lønn for arbeid utført i tjeneste for en norsk arbeidsgiver, se skatteloven 2-3 første ledd bokstav d. Det må skaffes personnummer, jf Unntak fra denne hovedregelen (brev fra Skattedirektoratet , ref. 2007/65038/RR/411.2): - En gjesteforeleser vil vanligvis ikke regnes å være i tjeneste hos universitet eller høgskole når oppdraget er av kort varighet. Personer bosatt i utlandet som holder innlegg og/eller leder en workshop på en konferanse som varer inntil 4 dager, er ikke skattepliktig i Norge. Det skrives ut vanlig lønns- og trekkoppgave. Mottakeren legges inn i SAP med fødselsdato og for menn og for kvinner. - Personer bosatt i utlandet som mottar honorar for et arbeid som utføres i utlandet, er ikke skattepliktige i Norge. Honoraret utbetales uten skattetrekk. Lønnen innberettes på vanlig måte. Mottakeren legges inn i SAP med fødselsdato og fem nuller

13 11.3 Reisevirksomhet og flyttegodtgjørelse Generelle bestemmelser Høgskolen følger Statens reiseregulativ, se aktuelt kapittel i Statens Personalhåndbok. I tillegg er det utarbeidet interne retningslinjer for Høgskolen i Østfold, som gjengis her. Det er videre utarbeidet en veiledning som gir tips til utfylling av reiseregning. Reisen skal foregå på den for arbeidsgiver billigste måte, som regel ved bruk av kollektivtransport. Hjemmel for bruk av egen bil gis automatisk for reiser innen Østfold. Dersom egen bil skal brukes utenfor fylket, skal det innhentes forhåndsgodkjenning hos nærmeste overordnede med budsjettdisponeringsmyndighet. Godkjenning skal alltid framgå av reiseregningsskjema. Slik hjemmel kan gis når: - flere reiser sammen og man totalt sett kommer rimeligere ut enn ved bruk av kollektivtransport - det skal medbringes gods som er tungvint å ta med på annen måte - forholdene gjør det vanskelig/umulig å bruke kollektivtransport - tidsfaktoren er avgjørende og det ikke passer med kollektivtransport Den enkelte driftsenhet kan inngå avtaler med sine tilsatte som innebærer at det på enkeltreiser tas ut mindre reise-/diettgodtgjørelse enn det Statens regulativ gir anledning til. Mellom de ulike avdelingene skal følgende avstander brukes (en vei): Remmen Kråkerøy Remmen Gamlebyen Gamlebyen Kråkerøy 35 km 32 km 3 km Ved fastsettelse av den generelle kilometersatsen for bruk av egen bil i tjenesten er det inkludert en beregnet egenandel ved eventuelle uhell på kr ,-. Dersom en ansatt blir utsatt for en bilulykke på tjenestereise med egen bil, dekker høgskolen eventuell differanse mellom den beregnede egenandelen på kr ,- og faktisk normal egenandel basert på kaskoforsikring. Ved spesielt høy egenandel avtales refusjonen i det enkelte tilfelle. Det er HR-direktøren som avgjør dette. I særskilte tilfeller kan høgskolen inngå avtale med enkeltpersoner om kompensasjon for reise mellom hjem og arbeidssted. Avtalen godkjennes av HR-direktør. Slike reiseutgifter skal føres opp på reiseregning under Andre godtgjørelser. Alternativt kan slik godtgjørelse registreres som et fast månedlig tillegg og utbetales i tilknytning til fast lønn, se aktuelt kapittel i Statens Personalhåndbok Bestilling av reiser Adgangen til å reise på høgskolens regning avgjøres i den enkelte driftsenhet og må klareres med den som har budsjettdisponeringsmyndighet. Når slik tillatelse foreligger, kan den enkelte selv bestille reisen

14 Reiseforskudd Gi den ansatte nødvendig likviditet i forbindelse med en tjenestereise. Reiseforskudd gis som hovedregel kun til enkeltreiser der utgiftene antas å overstige kr. 2000,-. Ved behov Forskudd under kr. 2000,- utbetales normalt ikke. Særskilte grunner kan føre til avvik fra hovedbestemmelsen. I så fall avtales dette med. Tilsatte oppfordres å benytte kredittkort framfor forskudd, se avsnitt Før forskudd innvilges, skal det foreligge et realistisk anslag over utgiftene med begrunnelse og formål for reisen. Reisens start- og hjemkomsttidspunkt skal oppgis. For at reiseforskudd skal være utbetalt før reisen finner sted, må det søkes om reiseforskudd i god tid, helst 2 uker før reisestart. Reiseforskuddet avregnes i forbindelse med oppgjør for reisen, eventuelt med trekk i lønn dersom reiseforskuddet var større enn samlet reiseregning. Se for øvrig pkt Bruk av personlige kredittkort Skaffe den ansatte kreditt (mellomfinansiering) til utgifter i forbindelse med tjenestereise. Høgskolen har inngått avtale med DnB NOR om bruk av kredittkortet Eurocard Corporate. Økonomiseksjonen Dette tilbudet får alle som har en viss reisevirksomhet med utleggsbehov (hotell, tog, drosje mv.). Kortet skal kun brukes til utlegg som skal dekkes av arbeidsgiver. At kortet har personlig ansvar innebærer at innehaver er personlig ansvarlig for bruken og misbruk av kortet (bruk til privat formål) eller påløpte rentekostnader vil ikke bli dekket av arbeidsgiver. At kortet har personlig ansvar innebærer også at fakturaen stiles til innehaveren av kortet. Dersom kortinnehaveren leverer reiseregning i reisemåneden, vil oppgjør for reiseutgiftene foreligge før regningen fra kortselskapet foreligger i påfølgende måned. Se for øvrig informasjon om avtalen på høgskolens intranett

15 Flyttegodtgjørelse Sikre at utbetaling av flyttegodtgjørelse skjer på korrekt grunnlag Flyttegodtgjørelse gis normalt til nytilsatte som har vært ansatt i 4 års umiddelbart forutgående tjeneste i statlig virksomhet eller i særskilte tilfeller slik som ved ansettelser innenfor fagområder der det er rekrutteringsproblemer Rutinene i dette avsnittet gjelder ikke regning fra flyttebyrå, da brukes rutine for varer og tjenester. Referanse: Berører: Skjema: Se aktuelt kapittel i Statens Personalhåndbok., jfr. bl.a. krav til ansettelsesforhold. Ved behov og innenfor frister gitt i Statens personalhåndbok. HR-direktør Den enkelte ansatte, driftsenhet, økonomiseksjonen Reiseregning Avtale inngås om hvilke utgifter som skal dekkes, inngås mellom den nyansatte og budsjettansvarlig innenfor rammen av gitt regelverk for staten. Den ansatte innhenter tilbud fra minimum tre flyttebyråer. Den ansatte setter opp en samlet regning for flytteutgiftene når flytting er avsluttet. For reiseutgifter følges vanlige retningslinjer, Andre regninger registreres i Agresso Reiseregninger Referanse: Å sikre at grunnlaget for utbetaling av reisegodtgjørelse er korrekt og i tråd med regelverket Statens Personalhåndbok Veiledning utfylling av reiseregning Reiseregning skal normalt fylles ut av den enkelte reisende så snart reisen er foretatt og seinest innen en måned. Dersom det er gitt forskudd i forbindelse med en gitt reise, skal oppgjør foretas umiddelbart etter at den aktuelle reisen er foretatt. Forskuddet avregnes mot reiseregning. Eventuelt restbeløp betales tilbake ved trekk i første mulige lønn/reise. Eventuelt tilgodehavende utbetales på vanlig måte. Dersom oppgjør ikke er foretatt innen 2 måneder etter at reisen er avsluttet, vil forskuddet normalt bli trukket i første lønnsutbetaling. Nytt forskudd vil ikke bli utbetalt før reiseregning er levert for det foregående. Reisende som ikke innen tre måneder har levert reiseregning, kan seinere ikke påregne reiseforskudd

16 Definisjoner Skattepliktig bilgodtgjørelse kan gis for reiser mellom hjem og arbeidssted når bilen skal benyttes til tjenestereise i løpet av dagen. Dette forutsetter frammøte på ordinært arbeidssted enten ved dagens begynnelse eller slutt. Slik godtgjøring er begrenset oppad til 20 km pr reise. Det kan inngås særavtaler med ansatte om dekning av merutgifter til reise mellom hjem og arbeidssted for eksempel i forbindelse med omstilling/endret arbeidssted, Se avsnitt Ved krav om ulegitimert nattillegg og privat overnatting deles kostgodtgjørelsen i en trekkpliktig og en trekkfri del. Andelen trekkpliktig kostgodtgjørelse avgjøres om overnattingsstedet har kokemuligheter eller ikke. Berører: Skjema: HR-direktør Driftsenhet, Registreres i SAP, selvbetjeningsmodul ESS Ved utlegg, for eksempel drosjeregninger, skal kvittering/bilag sendes studiestedsadministrasjon/hr-enhet, Lønn. Skjemaet merkes med navn og reisenummer (tildeles av SAP ved registrering av reisen). Unntak er billetter fra offentlige kommunikasjonsmidler og ferjer/bompenger som inngår i riksvegsambandet. Vanlig reiseregningsskjema utfylles av alle som ikke er ansatt ved HiØ Utbetaling av lønn og godtgjørelser Utbetaling av fast lønn - hovedlønnskjøring Å sikre at utbetaling av fast lønn skjer korrekt, til riktig mottaker og til riktig tid Betalingsformidler: Høgskolens bankforbindelse for betalingsformidling også kalt kontofører Autorisasjon: Fullmakt til å disponere konto i bank Elektronisk signatur: Kontofører har et fullmaktsregister der de personer som har fullmakt til å oversende data og autorisere utbetaling elektronisk, er registrert og gitt elektronisk tilgang. Referanse: Arbeidsmiljøloven 55 og Hovedtariffavtalen 9. Fast lønn utbetales den 12. i hver måned eller siste arbeidsdag før den 12. når denne ikke faller på en virkedag. Hovedlønnskjøring omfatter fast lønn samt faste og variable tillegg, dessuten godtgjørelse til timelærere med større oppdrag for høgskolen. Berører: Driftsenhet, Ved nytilsettinger, se avsnitt Registrering av lønnsdata. Ved endringer av lønnsdata se avsnitt Elektronisk overføring og innlasting av lønnsdata er nærmere omtalt i avsnitt

17 Utbetaling av bonuslønn Å sikre at utbetaling av variabel lønn, reise- og flyttegodtgjørelse skjer korrekt og til riktig mottaker Se også 11.2 og 11.3 Referanse: Arbeidsmiljøloven 55 Berører: Bonuslønn utbetales etter særskilt godkjenning, og utbetalingen skjer 2 ganger i måneden i henhold til fastsatt kjøreplan. Driftsenhet, Skjema: Se avsnitt 11.2 og 11.3 Elektronisk overføring og innlasting av lønnsdata er nærmere omtalt i avsnitt Utbetaling av reise- og flyttegodtgjørelse Å sikre at utbetaling av reise- og flyttegodtgjørelse skjer korrekt og til riktig mottaker Se også 11.2 og 11.3 Referanse: Arbeidsmiljøloven 55 Berører: Utbetalingen skjer normalt 4 ganger i måneden i henhold til fastsatt kjøreplan. Driftsenhet, Skjema: Se avsnitt 11.2 og Stoppeoppdrag lønn Det kan bli aktuelt å stoppe lønnsutbetaling for en eller flere personer dersom feil oppdages ved kontroll av lønnslister, se avsnitt Et slikt stoppeoppdrag kan utføres for så vel fast lønn som bonuslønn. Ved tilfeller Stoppeoppdrag må utføres av DFØ, jf. Sjekkliste for stoppeoppdrag. Beskjed til DFØ sendes i Solman. Oppgi ansattnummer, navn og beløp. Det opprinnelige oppdraget må være autorisert i DnBNOR før banken kan motta stoppeoppdrag fra DFØ

18 Rutiner ved for mye utbetalt lønn Sikre at korrekt lønn blir utbetalt også når det har skjedd en feil. Ved tilfeller Normalt skal kontroll av lønnslister sikre at feil lønnsutbetaling stoppes før utbetalingsfil er autorisert, se Kontroll av lønnsutbetalinger og feilretting og Stoppeoppdrag lønn. I unntakstilfelle kan melding til om stopp eller feil, komme for seint, og lønnen blir utbetalt. Driftsenheten skal da, så snart det er praktisk mulig, gi melding til samtidig som den aktuelle personen kontaktes for å avtale tilbakebetaling. Denne kontakten kan skje muntlig med etterfølgende skriftlig bekreftelse på det man er blitt enige om. Den skriftlige meldingen skal inneholde: - beløp og utbetalingsdato - innbetalingskonto (høgskolens inntektskonto) - frist for innbetaling Kopi av brevet sendes med opplysninger om kontering. Skattetrekket må føres tilbake i SAP samtidig som nettobeløpet tilbakeføres. Som et alternativ til tilbakebetaling kan det avtales at kravet avregnes mot vedkommendes tilgodehavende når det gjelder feriepenger dersom denne summen gir tilstrekkelig dekning Diverse godtgjørelser Elektroniske kommunikasjonstjenester Referanse: Berører: Å sikre at godtgjørelsen gis i tråd med regelverket Reglene kommer til anvendelse for - ledere som har fått innvilget fast godtgjørelse for elektroniske kommunikasjonstjenester - ansatte som disponerer mobiltelefon på høgskolens regning Statens Personalhåndbok Månedlig og kvartalsvis, på etterskudd Økonomiseksjonen Regningen betales av den enkelte ansatte. Refusjon gis i form av 11-17

19 månedlig utbetaling, hele beløpet er skattepliktig. Regninger for mobiltelefon og lignende som betales av høgskolen (gjennom Agresso) må registreres i SAP for innberetning og beskatning. sørger for at slike ytelser blir innberettet til skattemyndighetene, i samsvar til regelverket Annet Terminalbriller Det er utarbeidet eget skjema for søknad om dekning av utgifter til terminalbriller, Refusjon av kostnader til terminalbriller for personale som arbeider mye ved PC. Det gis refusjon for inntil kr. 2000,- for glass/innfatning. Jfr. Statens Personalhåndbok. Søknad om dekning av utgifter skal leveres overordnet leder (budsjettdisponeringsmyndig) påført erklæring og tilbud fra optiker. Budsjettdisponeringsmyndig attesterer på skjema og sender dette til økonomiseksjonen. Det er HR-direktøren eller økonomidirektøren som kan innvilge refusjon. Utbetaling skjer i henhold til rutine for varer og tjenester. Spesielle hjelpemidler Refusjon ved innkjøp av spesielle hjelpemidler skjer etter særskilt søknad. Klesgodtgjørelse Renholdere samt vaktmestere i fast stilling tildeles et fast beløp pr. år for arbeidstøy og et fast beløp annen hvert år til kjøp av arbeidssko. Beløpet må registreres i SAP for innberetning og beskatning Fødsels- og adopsjonspenger Å sikre korrekt og rettidig refusjon av fødselspenger eller adopsjonspenger. Høgskolen mottar refusjon for tilsatte som er ute i fødselspermisjon eller ved adopsjon slik at den ansatte i permisjonstiden mottar ordinær lønn fra arbeidsgiver. Ordningen innebærer at de statlige arbeidsgiverne må fremsette refusjonskrav til NAV i hvert tilfelle hvor det utbetales lønn etter Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 19. Referanse: Berører: Skjema: Bestemmelsene er gitt Statens Personalhåndbok. Se også NAV sine nettsider. Søknad om foreldrepenger, mødrekvote eller fedrekvote ved fødsel/adopsjon skal sendes NAV i arbeidstakerens bokommune slik at grunnlagsopplyninger er tilstede. Søknad sendes før det er gått 3 måneder etter fødsel/adopsjon er funnet sted. Den enkelte ansatte,hr-enheten, driftsenhet Økonomiseksjon, HR-enheten, driftsenhet NAV-blankett Inntekts- og skatteopplysninger

20 11.7 Refusjon av sykepenger Å sikre korrekt og rettidig refusjon av sykepenger, omsorgs- og pleiepenger fra folketrygden. Refusjoner fra NAV dekker sykepenger, omsorgspenger, pleiepenger, opplæringspenger, svangerskapspenger og foreldrepenger. Høgskolen mottar refusjon slik at den ansatte i fraværsperioden mottar ordinær lønn fra arbeidsgiver. Ordningen innebærer at de statlige arbeidsgiverne må fremsette refusjonskrav til NAV i hvert tilfelle hvor det utbetales lønn etter Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 11, 18 og 20. Det er ikke foretatt endringer i Hovedtariffavtalens (HTA) fellesbestemmelser når det gjelder rettigheter til lønn under sykdom. NAV vil imidlertid beregne refusjon av sykepenger m.v. etter de til enhver tid gjeldende bestemmelser i folketrygdloven. Refusjon gis for arbeidstakere som er sykemeldt utover arbeidsgiverperioden på 16 kalenderdager. Det er NAV i den sykemeldtes bokommune som avgjør om vedkommende har rett til sykepenger. Når det gjelder omsorgspenger og pleiepenger, vises det til HTA 20 og Folketrygdloven 9-5, 9-6, 9-10, 9-11, 9-12 og Referanse: Se NAV sine nettsider NAV-blankett , se nedenfor, skal sendes NAV i arbeidstakerens bokommune seinest 3 dager etter at arbeidsgiverperioden er over. I henhold til folketrygdloven 22-13, 3.ledd, gis sykepenger, omsorgspenger m.v. for opptil 3 måneder før den måneden kravet ble framsatt dersom vilkårene var oppfylt i denne perioden. Berører: Skjema: Den enkelte ansatte HR-enheten, driftsenhet Økonomiseksjon, HR-enheten, driftsenhet NAV-blankett Inntekts- og skatteopplysninger. Blankett IA Sykemeldingsattest (4 deler): A NAVs original B Arbeidsgivers kopi C Pasientens kopi D Kravblankett for sykepenger Skjemaet er ikke allment tilgjengelig Ved utløp av arbeidsgiverperioden på 16 kalenderdager fylles skjema ut og sendes NAV i den ansattes bokommune. Ta eventuelt kontakt med HR-enheten for å innhente de aktuelle opplysningene. Den enkelte leverer sykepengeattest til nærmeste overordnede. Krav om refusjon for sykepenger sendes NAV i den ansattes bokommune

21 Del B og Del C sendes til den som skal sende refusjonskravet. Ved mottatt refusjon inntektsføres sykepengene på den aktuelle driftsenhet ved registrering i SAP. Når det gjelder refusjon av omsorgs- og pleiepenger, sendes dette fortløpende for ansatte som har hatt refusjonsberettiget fravær og når nødvendig dokumentasjon foreligger. Dersom det foreligger ny sykemelding før det er gått en ny arbeidsgiverperiode (16 dager), betales det refusjon fra NAV også for denne perioden. Dette betinger imidlertid at den sykemeldte kontakter lege umiddelbart uten bruk av egenmeldingsperiode Fravær på grunn av syke barn Det vises til bestemmelsene i Statens Personalhåndbok. I enkelte tilfeller har arbeidsgiver krav på refusjon fra NAV. Refusjon kan kreves: - for tilsatte som har tre barn eller flere, er fraværsadgangen 15 dager mot normalt 10. NAV dekker da de siste 5 dagene - for tilsatte som har utvidede rettigheter for eksempel på grunn av kronisk syke barn. Det er NAV som avgjør hvem som har slike rettigheter. Det er den enkelte driftsenhets ansvar å fremme krav om refusjon på samme måte som refusjon av ordinære sykepenger Pensjoner og trygd Dersom en person ønsker å fratre sin stilling i tråd med mulighetene i Avtalefestet pensjon (AFP) eller ved alderspensjon etter fylte 67 år, se Statens Personalhåndbok, skal vedkommende innlevere søknad om dette til Statens Pensjonskasse. Søknadsfrist er minimum 4 måneder før pensjonsdato. Dette gjør du når du skal sende pensjonsmelding: 1. Logg inn i arbeidsgiverportalen eller fyll ut pensjonsmeldingsskjema i Altinns skjemakatalog. 2. Søk opp den ansatte i arbeidsgiverportalen og sjekk at lønns- og stillingsdataene vi har for arbeidstakeren er riktige. 3. Velg Registrer pensjonsmelding og fyll ut pensjonsmeldingen. Trykk deretter Kontroller skjema og Videre til innsending. Trykk deretter Send inn. 4. Skjemaet er sendt inn og arkivert, og du vil motta en e-post fra oss. Du kan senere hente opp skjemaet fra Min meldingsboks under Arkivert i Altinn. Husk å sette startdato for pensjon fra den første i måneden etter fylte 67 år ved alderspensjon, eller 62 år ved AFP-pensjon. Se videre stansing av lønn, avsnitt Ved redusert stilling skal rutinen for endring av lønns- og personopplysninger brukes ved justering av lønn, se avsnitt Mer informasjon om pensjonsordningen kan fåes ved HR-enheten eller på Statens Pensjonskasses nettsider. Det er eget skjema for søknad om uførepensjon. Skjemaer fra Statens Pensjonskasse er tilgjengelig for elektronisk nedlastning

22 11.10 Trekk Bidragstrekk/påleggstrekk Dersom melding om påleggstrekk eller bidragstrekk mottas fra bidragsfogd/namsmann, skal kopi av meldingen sendes den det gjelder. er ansvarlig for at trekket registreres i SAP. Utbetaling foretas og kontrolleres 1 gang i måneden. Se DFØ s sjekkliste for kjøring av enmånedsoppgjør Fagforeningstrekk Trekk i forbindelse med fagforeningskontingent registreres i SAP. Utbetaling foretas og kontrolleres 1 gang i måneden. Se DFØ s sjekkliste for kjøring av enmånedsoppgjør Grensegjengeravgift Ansatte med arbeidssted i Halden og bosted i grensekommuner på svensk side betaler grensegjengeravgift etter gjeldende regler. Grensegjengere får skattekort med prosenttrekk (10%). Se DFØ s sjekkliste for «ansatte som er grensegjengere»

23 11.11 Kontroll av lønnsutbetalinger og feilretting Oversikt over rapporter og filer ifb med lønnsutbetaling Hovedlønn, bonuskjøringer, reisekjøringer, T1 og T2 Betalingsfil DnBNor Utb. DFØ HiØ SAP med personreskontro Regnskapsfil, kontrollfil betalingsfølgeliste avstemming OPAL CON import Agresso regnskap Utskrifter Konterings- Kontroll mot liste betalingsfil (bank) kostnader utbetalinger Virtuelt Arkiv Aktører Lønnsjournal i pdf-format R:\FA\Økonomi\SAP arkiv\20xx Hovedlønn, bonus, reiser, terminrapporter (T2) DFØ gjennomfører lønnskjøringen HiØ legger inn data og kontrollerer resultater DnBNor er HiØ s bankforbindelse DFØ legger ut betalingsfila, HiØ autoriserer den til utbetaling SAP er lønnssystemet, og leverer data til Agresso regnskap Virtuelt arkiv OPAL CON er et virtuelt utvekslingssted for filer, rapporter og annen informasjon tilgjengelig for DFØ og HiØ Data i OPAL CON ligger lagret for senere bruk HiØ s interne arkiv finnes på fellesområdet R:\ 11-22

24 Kontroll av fastlønn og bonuslønn Sikre korrekt utbetaling og kontering av lønn. Kontroll utføres av med utgangspunkt i DFØ s Sjekkliste for kjøring av hovedlønn. I forkant av hver lønnskjøring. Tidspunkt i henhold til DFØ s kjøreplan.. Någjeldende kjøreplaner gir høgskolen en kontrollperiode på vel et døgn for hovedlønn. Innenfor denne fristen er det ikke mulig å distribuere konteringslister, få de kontrollert i driftsenhetene og melde tilbake avvik. Derfor er det viktig at foretar følgende kontroller: 1. personal-/lønnsdata - ansiennitetsopprykk inneværende måned - endringer i i stamdata etter siste kjøring (YHR_LOENNSENDRINGER) (obs.: rapport med alle detaljer) 2. kontroll av utbetalingsdata se sjekkliste (store/små beløp, netto utbetalt, negativ netto, feil banknummer) 3. konteringsdata konteringssammendrag (kontroll av budsj.enh., formål og prosjekter) Driftsenhetene har ansvar for å kontrollere at lønn er kontert korrekt. Oppdages feil, gis det umiddelbart melding til HR-enheten, Lønn. Alle feil må rettes opp i SAP. Korrigering foretas under neste kjøring, og rettelsen er med i neste fil til Agresso. Utbetaling til feil bankkonto I enkelte tilfelle kan utbetalinger til feil bankkonto bli returnert fra den aktuelle banken. I slike tilfelle sjekker utbetalingen mot lønnsbilaget og retter eventuelt til riktig konto. Deretter gis det melding til DFØ som sørger for at utbetaling skjer under neste kjøring

25 Kontroll av reise- og flyttegodtgjørelse Flyttegodtgjørelse: I forkant skal det være inngått avtale mellom den enkelte ansatte og ansvarlig driftsenhet om hvilke utgifter som skal dekkes, jfr. gitt regelverk. Når det gjelder faktura fra flyttebyrå henvises denne til økonomiseksjonen. Reisegodtgjørelse: Sikre korrekt utbetaling og kontering av reiseregninger Kontrollen utføres av med utgangspunkt i DFØ s Sjekkliste for reisekjøring. I forkant av hver reisekjøring. Tidspunkt i henhold til DFØ s kjøreplan. Någjeldende kjøreplaner gir høgskolen en kontrollperiode på 2 timer for reisekjøringer. Innenfor denne fristen er det ikke mulig å distribuere konteringslister, få de kontrollert i driftsenhetene og melde tilbake avvik. Derfor er det viktig at foretar følgende kontroller: 1. Netto utbetalt 2. Lønnsjournalen og kontrollerer utbetalingene 3. Konteringssammendrag og kontrollerer konteringen For øvrig vises til kontroll av lønn Kontroll av utbetalingsfil for lønn Forutsetning: Autorisere utbetaling gjennom banken (DnBNOR). DFØ har lagt ut en remitteringsfil til godkjenning. Utbetaling kan gjelde - hovedlønn - bonuslønn - reiser - reiseforskudd - trekk (fagforeninger, påleggstrekk) - forskuddsskatt, arbeidsgiveravgift Berører: Remitteringsfilen legges ut i samsvar med fastsatt kjøreplan. Autorisasjonen må skje senest kl den dagen utbetaling skal finne sted i henhold til kjøreplanen. Økonomidirektør, Økonomiseksjonen Økonomidirektøren eller i hans fravær eller etter fullmakt hans stedfortreder logger inn på Autentisering ved hjelp av passordgenerator (utdelt). Saksbehandler lønn tar ut betalingsfølgeliste for aktuell fil

26 Den som autoriserer utbetaling i bank må kontrollere at det er samsvar mellom sum til utbetaling i bank og sum betalingsfølgeliste. Økonomidirektøren/stedfortreder underskriver betalingsfølgelisten (settes inn i egen perm). Avvik mellom betalingsfølgeliste og godkjenningsdata i banken må følges opp umiddelbart. En mulig feilårsak er ugyldig bankkonto (f.eks tastet inn personnummer som bankgironummer). Anmodning om å rette opp feilen rettes til brukerstøtten DFØ. Utbetaling i bank autoriseres uansett og korreksjon foretas umiddelbart, eventuelt etter sjekkliste for stoppeoppdrag, hvis dette kan medføre feilutbetaling Dokumentasjon Formål Dokumentere utbetalinger og trekk for hver måned. Forutsetning Kjøring i SAP er avsluttet med betalingsfølgeliste. Tid Umiddelbart etter at betalingsfølgeliste er lagt frem, og før utbetaling i bank blir autorisert. Rutiner Konteringssammendraget for samme kjøring tas ut og leveres økonomiseksjonen. Liste over nye ansattnummer med tilhørende ansattnavn leveres elektronisk til økonomiseksjonen. Lønnsjournal tas ut som elektronisk pdf dokument og lagres på R:\ under Økonomiseksjonen

27 11.12 Elektronisk overføring og innlasting av lønnsdata Kontroll av fastlønn og bonuslønn Forutsetning: Berører: Oppdatere regnskapet i Agresso med data fra SAP. Lønnskjøring i SAP gjennomført. Lønnskjøringer gjennomføres i henhold til vedtatt kjøreplan. Uttrekksfilene lages straks etter hver kjøring. Dette for å sikre at Agresso til en hver tid er oppdatert med data fra SAP., Økonomiseksjonen HiØ har valgt en variant av filene som inneholder data på personnivå (ansattnummer). DFØ legger ut to filer på OPAL CON når det har vært nye transaksjoner som må overføres til hovedbok Agresso, en kontrollfil med summer for hver bilagsart og en datafil som skal leses inn i Agresso. Datafilen vil bestå av alle bilagstyper, som spesifisert i kontrollfilen. Også avregningsreturen fremkommer i filen. Økonomiseksjonen må hver morgen kontrollere om det ligger nye filer på OPAL CON og overføre disse til import-området i Agresso. Parallelt må lønnsansvarlig kjøre ut lister med nye navn, se nedenfor Trekk Alle trekk foretatt i lønn skal innbetales av Høgskolen. Følgende trekk betales 1 gang pr. mnd: - Konto XXXX Bidragstrekk NAVs innkrevingssentral - Konto XXXX Påleggstrekk Statens innkrevingssentral eller aktuell kommune etc. - Konto XXXX Diverse trekk Varierende avhengig av hva slags trekk - Konto XXXX Fagforeningskontingent og forsikringer De enkelte fagforbund Trekkene fremkommer på rapporten for enmånedsoppgjør (T1) fra DFØ og autoriseres i DnBNOR i henhold til fastsatt kjøreplan. Rapporten legges ut på Opal_Con. DFØ sender ut melding til mottakerne. DFØ er også ansvarlig for den interne avstemming mellom SAP HR og SAP FI. Følgende trekk og avgifter betales hver annen måned: - Konto XXXX Skattetrekk Kemneren i Halden - Konto XXXX Arbeidsgiveravgift lønn og honorar Kemneren i Halden - konto XXXX Arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel til SPK Kemneren i Halden 11-26

28 Skattetrekk og arbeidsgiveravgift beregnes i SAP med utbetaling 2. hver måned. Trekkene fremkommer på rapporten for tomånedsoppgjør (T2). Rapporten legges ut på Opal_Con. Utbetaling autorisers i DnBNOR i henhold til fastsatt kjøreplan. Kontroll av terminrapporten for eventuelle avvik mellom betalbar og kontert arbeidsgiveravgift Avregningsretur Forutsetning: Oppdatere regnskapet i Agresso med data om avregningsretur fra SAP. SAP er oppdatert med avregningsretur fra banken. Avregningsretur legges automatisk til regnskapsfilen til Agresso. Se Ajourhold av navn i Agresso Forutsetning: Navnet på betalingsmottakeren ( ansatt ) skal komme frem i Agresso. Uttrekksfil fra SAP er lagt inn i Agresso. Ved import av filer til Agresso, etter nærmere avtale med Økonomiseksjonen. Vanlig praksis har vært 2-4 ganger i måneden. Lønnsansvarlig lager en fleksibel medarbeiderliste, inneholdende - ansattnummer - navn for alle nye betalingsmottakere. Legg ut en Excel-fil på Felles/HR/Lonn, send fila på epost til Økonomiseksjonen Avstemming SAP Agresso Forutsetning: Referanse: Ajourholde regnskapssystemet med data fra SAP Som lønns- og personalsystem er SAP en underleverandør til regnskapssystemet. Økonomidirektøren fastsetter krav til og rutiner for avstemmingen mellom SAP og Agresso. Avstemmingen tar utgangspunkt i de rutiner DFØ har utarbeidet for statlige kunder som bruker SAP som lønns- og Agresso som regnskapssystem. DFØ s avstemmingsrutiner er tilpasset den situasjonen at virksomheten har to atskilte systemer og beskriver hvordan man ved hjelp av et begrenset antall skjemaer kan lage enkle oversikter over aktuelle konti med data fra SAP og Agresso. Denne 11-27

29 dokumentasjonen tilfredsstiller statens krav om økonomistyring. Håndboka inneholder detaljerte retningslinjer for hvordan data kan fremskaffes i SAP og hva man må gjøre for å rette opp eventuelle avvik mellom lønn og regnskap. sørger for at alle kjøringer av lønn og reiser ( lønnsjournalen ) arkiveres elektronisk i egen mappe på fellesområdet R. Tilgangen til dette området er begrenset slik at kun navngitte personer i lønns- og økonomiseksjonen har adgang. Arkivet er komplett, med start i mars All informasjon er lett tilgjengelig i form av pdf-filer. Kontrollister etter hver kjøring Etter hver kjøring (hovedlønn, bonus, reiser) tas det ut en rapport (konteringssammendrag) fra SAP som dokumenterer konteringen for kontroll i Agresso. Månedlig avstemming 1. DFØ s avstemmingsrutiner (siste versjon) legges til grunn for avstemming mellom SAP og Agresso. 2. Den månedlige avstemmingen skal være skal være gjennomført og godkjent innen den 15. i neste måned. 3. Fagbrukerne i SAP fremskaffer alle data fra lønn og reiser som er nødvendig innen avtalte tidsfrister. 4. Fagbrukerne i Agresso fremskaffer de nødvendige data fra regnskapssystemet innen samme frist. 5. Skjemaene undertegnes av fagbrukerne for hhv. SAP og Agresso. Det påføres eventuelt merknader til differanser. 6. Skjemaene kontrolleres av lønnsansvarlig og regnskapsansvarlig. 7. Avvik rapporteres til økonomidirektøren. 8. Ordningen ble innført fra sørger for løpende arkivering av resultater fra lønns- og reisekjøringene samt terminrapportene. 10. Det foretas en løpende vurdering av rutinene, herunder arbeidsinnsats og nytteverdi. Riksrevisjonen bør trekkes inn ved behov Rapportering til offentlig myndighet Rapportering til AA-register Formål Ajourholde data om høgskolens ansatte i NAV s AA-register. Forutsetning SAP er oppdatert med aktuelle data om arbeidstakerne ved HiØ

30 Tid Den løpende rapportering skjer en gang i måneden, etter at alle lønnskjøringer er foretatt (hovedlønn og bonus) gjennom A-ordningen (fra ) Rutiner Se DFØ s sjekkliste for A-ordningen Rapportering til Statens Pensjonskasse Formål Ajourholde data for høgskolens ansatte i Statens Pensjonskasse. Forutsetning Korrekt registrering av de ansattes tilsettings- og lønnsforhold i SAP. Tid Månedlig rapportering, etter at hovedlønnen er kjørt. Rutiner Jf.DFØ s sjekkliste for innrapportering til SPK. - Rapport kontrolleres, sjekk protokoll for feil og mangler. Utbedres i SAP. - Last ned filen til arbeidsstasjonen. Obs: Fortrolig informasjon. Logg inn på via Altinn. Gå så til arbeidsgiverportalen og legg inn filen. Sjekk mottakskontrollen. Eventuelle feil må rettes i SAP. Rett opp feilene i SPK. Bruk ansattdata i SAP som utgangspunkt, konferer eventuelt med øvrige fagbrukere Rapportering til Statens Sentrale Tjenestemannsregister (SST) Formål Ajourholde opplysninger høgskolens ansatte i Statens sentrale tjenestemannsregister. Forutsetning SAP er oppdatert med aktuelle data om de ansatte ved HiØ. Tid Det er Statistisk Sentralbyrå som administrerer ordningen og fastsetter nærmere rutiner. Rapportering skjer 2 ganger i året, pr. 1. mars og 1. oktober. Det er data registrert i hhv. februar og september som danner grunnlaget for rapporten. Denne skal være innlevert hhv. Frister fastsatt av SSB

31 Rutiner Jf. brukermanualen for SAP Statens sentrale tjenestemannsregister (SST), og Produksjon av SSTstatistikk til SSB. Kjør ut rapporten i henhold til manualen. Kontroller rapporten. Alle ansatte må ha gyldig kode for utdanning, bruk siste utgave av Utdanningskoder, vedlegg til SSB s brev. Se om det er feil og mangler under Vis protokoll. Når alle feil og mangler er rettet opp, kjør ut rapporten og arkiver den på arbeidsstasjonen. Filen skal sendes SSB via Altinn. Kvittering skrives ut og arkiveres i egen perm Rapportering til DBH Formål Ajourholde data om høgskolens ansatte i Databasen for høyere utdanning (DBH). Forutsetning SAP er oppdatert med aktuelle data om arbeidstakerne ved HiØ. Tid Hovedrapportering skjer pr. 1. oktober, med siste innleveringsfrist 1. november. Rutiner Jf.DFØ s sjekkliste for rapportering til DBH. Endringer i HiØ s organisasjon må meddeles NSD i Bergen. Det gjelder nye avdelinger (rekvirer ny kode) og endringer i navn for eksisterende avdelinger. HiØ s DBH-kode er 0256 I den løpende rapportering kreves det at alle stillinger er koblet til korrekt finansieringskilde. Dette bør skje fortløpende, dvs. ved registrering av nye ansatte i SAP. Men fordi dette ofte blir glemt, må man kjøre ut en foreløpig DBH-rapport og kontrollere at finansieringskilden er korrekt registrert. Prof-II-stillinger må registreres i henhold til sjekklisten. Kjør ut rapportene og kontroller innholdet. Rett eventuelle feil. Filen skal sendes DBH via Altinn. Kvittering skrives ut og arkiveres i egen perm