Status og utvikling innen HMS Rapport til AMU 1. Halvår Saksnr. 13/1686 Journalnr /13 Arkiv 032 Dato:

Transkript

1 Status og utvikling innen HMS Rapport til AMU 1. Halvår 2013 Saksnr. 13/1686 Journalnr /13 Arkiv 032 Dato:

2 Avdeling Kommunikasjon og service Rådhuset 1. etg Alle Avvik: Ingen Forbedringsforslag: Ingen Det er gjennomført vernerunde i perioden uten melding om avvik. I perioden anses det at arbeidsforhold og miljø er tilfredsstillende innen ansvarsområdet. Dette til tross for den støy etc som utbedring av Rådhuset har medført. Tidligere vernerunder har avdekket trekk og kuldeproblematikk. Det antas at dette vil være løst mtp den oppgradering som nå er foretatt av lokalene. Rådhuset kjeller Rådhuset 1. etg Rådhuset 2. etg Kulturhus Faktor 10 Brannvern og el-sikkerhet Avvik: 3 Forbedringsforslag: Ingen Egenkontroll avdekket tre avvik som er meldt bygningseier (seksjon TML). Avvik som er meldt, er ifht rømningsveier og nødlys. Samtlige avvik er sendt videre til bygningseier (seksjon TML), da det er disse som må stå for lukking av avvik. Avdelingen følger opp dette svært tett, da avvik er ifht lokaliteter som benyttes av leietagere/beboere i vår kommune. Rådhuset 1. etg Avvik som er meldt, er overført seksjon TML som huseier og lukkes dermed ikke endelig av avdeling KOS. Seksjonen følger opp at seksjon TML lukker meldte avvik. 2

3 SYKEFRAVÆR 1. kvart kvart 2013 Totalt ,5 6,5 8 0,3 1,6 1,9 0,9 4,0 4,9 En ansatt på sentralarkivet har svangerskapspermisjon. Øvrig fravær relateres heller ikke til forhold på arbeidsplassen. Avdelingen har hatt høy grad av tilstedeværelse i perioden. Ingen tiltak anses påkrevd. Avdeling Økonomi og personal Rådhusveien 1, 1. etg Rådhusveien 4, underetasje Faktor 5 Ergonomi Avvik: Ingen Forbedringsforslag: Egen rapport fra bedriftshelsetjeneste Vernerunde er ikke gjennomført i perioden. Gjennomføres 2. halvår Vernerunde er ikke gjennomført i perioden for det enkelte HMSområde. Vernerunder gjennomføres i løpet av andre halvår Ergonomivurdering av arbeidsplassen er gjennomført for begge områder som en del av årshjul støtte fra bedriftshelsetjenesten. Rådhusveien 1, 1. etg Rådhusveien 4, underetasje Faktor 10 Brannvern og el-sikkerhet Avvik: 4 Forbedringsforslag: 2 Egenkontroll brann og el ble innledet med en ROS-analyse hvor samtlige ansatte innen HMS-området hadde anledning til å delta. Resultat ble gjennomgått med verneombud, og danner et risikobilde som er gjenkjennbart. Avvik som fremkom etter gjennomgang er: - Opplæring av ansatte på funksjoner branntavle - Evakueringsøvelse bør gjennomføres - Anskaffe og montere system for å hindre at ledninger ligger inntil varmeovner - Det mangler fortsatt orienteringsplan for lokalene Det er ikke gjennomført egenkontroll i lokalene til økonomi, Rådhusveien 4, underetasje. Dette gjøres andre halvår

4 Det settes et forsterket fokus mot avvik, da enkelte av dem er gjengangere fra forrige egenkontroll. Avvikene er i utgangspunktet enkle å lukke, med unntak av en evt evakueringsøvelse da varslingsanlegg er felles med bla Rakkestad legesenter. Kunnskap hos ansatte om brannvern og el-kontroll, samt oppgradering som er gjennomført i lokalene, tilsier at det er god kontroll på temaet. Rådhusveien 1, 1. etg Rådhusveien 4, underetasje Sammenfattede resultater Ansvarlig leders vurdering Avdeling Økonomi og personal hadde opplæring i bruk av elektronisk kvalitetssystem februar Det er i perioden meldt totalt syv meldinger innen HMS. Disse er fordelt på tema brannvern, innemiljø og støy. Ansatte oppleves som trygge på hvordan de skal benytte seg av Rakkestad kommune sitt elektroniske kvalitetssystem. SYKEFRAVÆR 1. kvart kvart halvår ,6 1,3 1,9 0,3 3,3 3,7 Avdelingen har et lavt sykefravær totalt sett i perioden, men lå høyt første kvartal Dette skyldes planlagt, legemeldt langtidssykefravær. Medarbeidersamtaler er gjennomført med samtlige ansatte i februar og mars En vesentlig del av disse samtalene var ifht psykososialt arbeidsmiljø, som igjen bidrar til stor grad av tilstedeværelse og arbeidsglede. 4

5 Seksjon Skole Rakkestad Ungdomsskole Os Skole Bergenhus skole Kirkeng skole Avvik: Forbedringsforslag: Uønskede hendelser: Rakkestad Ungdomsskole Os Skole Bergenhus skole Kirkeng skole Avvik: Forbedringsforslag: Uønskede hendelser: Rakkestad Ungdomsskole Os Skole Bergenhus skole Kirkeng skole Bergenhus skole har kommet langt ifht å ta i bruk elektronisk kvalitetssystem, og er eneste virksomhet som har meldt/registrert meldinger i perioden. Det er grunn til å anta at det foreligger en underrapportering ved at andre skoler ikke har meldt avvik/forbedringsforslag/uønskede hendelser i perioden. Dette vil bli fulgt opp høst

6 SYKEFRAVÆR 1. kvart kvart halvår ,3 7,6 8,9 0,7 4,2 4,9 1,0 5,9 6,9 Seksjon skole ligger på et snitt på 6,9 prosent i perioden. Langtidssykmeldingene er ikke relatert til jobb. Enhetene har et sterkt fokus på oppfølging og tilrettelegging for alle ansatte, det gjør at man er i forkant og jobber forbyggende. Stress og utbrenthet er en stor utfordring i skoleverket generelt. Enhetene er oppmerksom på mulige årsaker til stress og utbrenthet i skolen, som f.eks endringer som krever nye ferdigheter, disiplinproblemer, kritiske og krevende foreldre, sosialpedagogiske utfordringer og bekymring for elevene, mangel på autonomi i klasserommet, tidspress og arbeidsmengde, krav til dokumentasjon, teamsamarbeid som ikke fungerer og sykefravær. Tett oppfølging, støtte, motivering, tilrettelegging i form av fag/timeplan gjør at enhetene er godt rustet. Alle skal bli sett og verdsatt i Rakkestadskolen. Seksjon NAV Rådhuset 2. etg Ingen Ikke gjennomført vernerunde i perioden. Gjennomføres andre halvår I forbindelse med vernerunden i andre halvår, vil seksjonen ha et spesielt fokus på sikkerhet, og vil vurdere å flytte på pulter mm for å øke sikkerheten og forebygge uønskede hendelser ved våre kontorer. Dette vil være aktuelt både for NAV Front, og kontorer i Rådhusets 2. etasje. Seksjon NAV har ikke eget delegert brannvern og elsikkerhetsansvar. Rådhuset 2. etg Det er ikke meldt avvik/uønskede hendelser/forbedringsforslag i perioden. Seksjonen bruker etter avtale med kommunalsjef drift det statlige avvikssystemet ASYS for registrering av vold og trusler om vold. Det har vært tre hendelser i perioden, som er fulgt tett opp og lukket av leder sammen med ansatte. 6

7 SYKEFRAVÆR 1. kvart kvart halvår ,7 12,4 15,1 1,7 4,7 6,4 2,2 8,5 10,7 NAV Rakkestad har et totalt fravær på 10,7 prosent i første halvår. Isolert sett er dette uakseptabelt høyt. Hvis vi trekker ut fraværet til en langtidssykemeldt som har vært borte hele perioden så er fraværet på ca. 7 prosent. Vi har hatt høyt fokus på nærvær i år og hvis vi ser på de 3 siste mnd. er fraværet totalt sett på 6,4 prosent. Hvis vi tar ut den ene langtidssykemeldte er vi nede på ca. 2 prosent fravær siste kvartal. Vi har større nærvær enn tidligere og vi regner med at denne trenden vil fortsette. Et av målene ved å omorganisere kontoret høst 2012 var større nærvær, og det ser ut til at vi er i ferd med å oppnå nettopp dette. Seksjon Barnehage Bergenhus barnehage Fladstad barnehage Kirkeng barnehage Byggeklossen barnehage Ellemelle barnehage Faktor 1 Psykososialt arbeidsmiljø Faktor 4 Vedlikehold, orden og renhold Faktor 5 Ergonomi Faktor 6 Lys, stråling og støy Faktor 7 Inneklima Faktor 9 Ytre Miljø Avvik: 9 Forbedringsforslag: 1 Det er gjennomført vernerunde i alle enheter i seksjonen. Syv avvik er lukket på enhetsnivå. To avvik er sendt videre i linja, de er foreløpig ikke lukket. Ansvarlig leder følger opp og etablerer nødvendige tiltak. Gjennomføring av vernerunder i enhetene etter sjekkliste fungerer godt. Det er imidlertid fortsatt behov for "trening" og/eller opplæring for å utvikle QM+ som hjelpemiddel i rapporterings- og forbedringsarbeidet. Bergenhus barnehage Fladstad barnehage Kirkeng barnehage Byggeklossen barnehage Ellemelle barnehage Faktor 10 Egenkontroll brann og el Avvik: 8 7

8 Forbedringsforslag: 1 Alle enhetene i seksjonen har gjennomført egenkontroll brann og el. I perioden er det gjennomført kurs med lederne med fokus på tilsynsmyndigheten krav til dokumentasjon ihht regelverket. Det er innarbeidet gode rutiner i enhetene for gjennomføring av egenkontroll brann og el. Bergenhus barnehage Fladstad barnehage Kirkeng barnehage Byggeklossen barnehage Ellemelle barnehage Det er i perioden sendt 13 HMS-meldinger i seksjonen. Samtlige av disse er lukket, eller sendt videre til saksbehandler. Seksjonen er på god vei til å nyttegjøre seg det elektroniske kvalitetssystemet i sin interkontroll. Resultater dokumenteres på en god og forståelig måte. SYKEFRAVÆR 1. kvart kvart halvår ,8 16,7 18,2 1, ,1 1,5 13,6 15,1 Egenmeldt sykefravær er lavt, legemeldt sykefravær er for høyt. Legemeldt fravær ble redusert fra 1. til 2. kvartal, dette har sammenheng med at legemeldt fravær i stor grad er svangerskapsrelatert (barnehageadministrasjon, Bergenhus, Fladstad, Kirkeng). I tillegg har seksjonen hatt stort fokus på noen enkeltsaker i vårhalvåret (Byggeklossen, Kirkeng, Elle Melle). I samarbeid med NAV Arbeidslivssenter styrker seksjonen nærværsarbeidet i Dette innebærer regelmessige møtepunkter hvor aktuelle problemstillinger drøftes, det vurderes også deltagelse på eksterne kurs arrangert av Arbeidslivssenteret. I tillegg jobbes det internt med å systematisere nærværsarbeidet, med fokus på lederstøtte, trivsel, ergonomi og forebyggende smittespredning. 8

9 Seksjon Kultur Bibliotek/kino/lokalsamling Aktivitetshuset/klubbene Kulturskolen Badet Ingen Vernerunder, brannrunder og medarbeidersamtaler gjennomføres annet halvår Bibliotek/kino/lokalsamling Aktivitetshuset/klubbene Kulturskolen Badet Bibliotek/kino/lokalsamling Aktivitetshuset/klubbene Kulturskolen Badet Fire meldinger er lukket og fire gjenstår saksbehandlet. Et typisk avvik for seksjonen har i perioden vært «uheldige» episoder på badet med påfølgende tømming av basseng. Blir ivaretatt i løpet av høsten Må gjøres enkelte innkjøp i denne sammenheng. 9

10 SYKEFRAVÆR 1. kvart kvart halvår ,1 11,7 12,7 0 14,3 14,3 0,5 12,9 13,5 Sykefraværet på seksjon er høyt grunnet 100 prosent legemeldt sykmelding på to ansatte. Dette gir store utslag på kultur med få hjemler. Ingen av sykmeldingene er relatert til arbeidsarbeidsplassen. Seksjon Familiesenter Helsehuset Industriveien 6 Fysio/Ergo Treveien 8 Helsehuset Industriveien 6 Treveien 8 Helsehuset Industriveien 6 Fysio/Ergo Treveien 8 SYKEFRAVÆR 1. kvart kvart halvår ,4 8,5 9,9 1,7 10,5 12,2 1,6 9,5 11,0 10

11 Seksjon Skautun Enhet Korttid Enhet Langtid Enhet Demens Enhet Kjøkken/Vaskeri Ingen Avvik: Ingen Forbedringsforslag: Ingen Seksjon Skautun har i år valgt å legge vernerunder til høsten. Det ligger for tiden ute en spørreundersøkelse ift HMS til alle ansatte på Skautun, på QM+, med svarfrist 30/8-13. Besvarelsene på spørreundersøkelsen skal gås igjennom sammen med verneombud og enhetsledere den 5/9-13. Gjennomgangen av besvarelsene legger grunnlagt for videre fokusarbeid på HMS, samt at det skal gjennomføres fysiske vernerunder på de ulike avdelinger. Vernerunder gjennomføres etter sommeren i år, dette i samarbeid med verneombud, enhetsledere og tillitsvalgte. Delaktighet fra ansatte ivaretas ved at de skal besvare HMS-spørsmål på QM+. Loggføring på vold/trusler fra bruker er 7 meldinger, tror at det kan være flere som ikke er registrert. Oppfølging av avviksmeldingen må bli bedre. Fint at dette tas opp som fast tema på enhetsledersamlinger. Avvik må brukes aktivt i arbeidet med kvalitet, må utarbeides et bedre system for oppfølging av avvik for seksjonen. Pr. i dag er det ofte stort arbeidspress som gjør at avvikshåndtering blir forsinket på enhetsledernivå. Enhet Korttid Enhet Langtid Enhet Demens Enhet Kjøkken/Vaskeri Faktor 10 Brannvern og el-sikkerhet Avvik: Ingen Forbedringsforslag: Ingen Kvartalsvis gjennomføres det pr. avdeling kvartersøvelser. De som er jobb den dagen kvartersøvelsen gjennomføres deltar. Ass.enhetsledere har ansvar for at kvartersøvelsene gjennomføres. Det er tilsammen seks kvartersøvelser som skal gjennomføres hvert kvartal: Kvatersøvelse nr.1: Sjekking av håndslukkere, nr.2:sjekking av husbrannslokkere, nr.3: Evakueringsøvelse, nr.4:overføringsprøve til alarmsentralen, nr.5:gjennomgang rømningsveier og nr.6: Kontroll av elektriske anlegg. Tilsammen for hele Skautun er det gjennomført 54 kvartersøvelser fordelt på de 6 ulike kvartersøvelsene frem til juli 2013 Det er gjennomført en 3-timers brannøvelse for nyansatte og ferievikarer 11

12 ved Rakkestad brannvesen den 24/6-13. Avvik/feil som registreres ved gjennomføring av kvartersøvelsene sendes som vakmestermelding. Større feil/mangler sendes som avvik på HMSmelding. Det er gjennomført(22/5-13) en egenkontroll el ved bygningseier seksjon TM og seksjonsleder Skautun for hele Skautun. Feil/mangler som ble registrert følges opp av TML. Det er gjennomført årlig kontroll av nødlys og brannalarmanlegg v./simens. Sikkerhetsrapport er skrevet og levert seksjon TML for oppfølging av avvik. Det meldes fra Simens om avvik på nødlys. Det er gjennomført egenkontroll av elektromedisinsk utstyr ved Skautun(mai 2013) av ASVO, jfr.avtale. Dette innebærer kontroll av elektriske sykesenger, elektriske pasientløftere og takheiser. Feil/mangler registreres på eget skjema som sendes seksjon TML for videre oppfølging. Brannvern ved Skautun blir ivaretatt ved at det gjennomføres kvartersøvelser hvert kvartal ved Skautun. I tillegg til at det gjennomføres brannøvelser for nyansatte og ferievikarer ved brannvesenet. Nyansatte, faste eller vikarer, får utdelt egen mappe med ulike skjemaer/info om brannvern som skal læres. Fokus på brannvern foretas daglig da det gjennomføres en brannvernrunde ved hver avdeling av kveldsvakter/nattvakter for å sikre at lamper er slukket, kontakter er att ut og at dører er låst. Disse rundene skal registreres gjennomført på eget skjema. Det kan være vanskelig å sette nyansatte godt nok i brannvernrutiner før oppstart. Ifht opplæringsplan i brannvern skal det være eget brannkurs for nattvakter. Dette ble ikke gjennomført iht plan våren Planlegges gjennomført høsten At egenkontroll el ble gjennomført med bygningseier for hele Skautun er bra. Brann- og elvern må foretas både av personalet ved Skautun og av seksjon TML. Oppfølging av feil/mangler som meldes etterhvert som de registreres sendes som vaktmestermelding og følges raskt opp av vaktmesterne. Avtalen med ASVO om årlig gjennomgang av elektromedisinsk utstyr ved Skautun er bra. Enhet Korttid Enhet Langtid Enhet Demens Enhet Kjøkken/Vaskeri Sammenfattede resultater HMS-avvik: Det er meldt til sammen 10 HMS avvik på QM+ i perioden. Av de HMS-avvikene som er meldt, så er fire av dem knyttet opp mangelfull bemanning på jobb, har blant annet ikke fått tatt spisepause. Andre avvik går på ulåst dør som ble oppdaget av nattvakt, mangler på utstyr, samt ubekvemmelighet som oppsto ved vask av hender ved lynnedslag. 12

13 Ansvarlig leders vurdering Oppfølging av avviksmeldingen må bli bedre. Fint at dette tas opp som tema på enhetsledersamling. Avvik må brukes i jobb med forbedringsarbeid, må utarbeides et bedre system for oppfølging av avvik. Pr. i dag er det ofte stort arbeidspress som gjør at avvikshåndtering blir forsinket på enhetsledernivå. SYKEFRAVÆR 1. kvart kvart halvår ,2 9,2 10,4 0,8 7,3 8,1 1,0 8,2 9,2 Total sett er sykefraværet ved seksjon Skautun under en bra utvikling. Målet er under 9,5 prosent i 2013 og det ligger på 8,1 prosent ved utgangen av 2. kvartal. Utfordringen videre er å holde sykefraværet nede. Det gis tilbakemeldinger både i HMS-avvik og ellers i meldinger om at det til tider er stort arbeidspress som kan medføre slitasje på personalet. Sykefraværet, særlig ved nattjenesten, har vært høyt de første månedene, til tider var over 50 prosent av staben borte. Man kan ikke utelukke at noe av fraværet er arbeidsrelatert. Grunnbemanningen i de ulike avdelinger tilsier at det må leies inn ved et hvert fravær. Bra oppfølging av sykmeldte jfr.ia-retningslinjer. Seksjon Hjembaserte tjenester Omsorgsboliger Skautun Omsorgsboliger Helsehusveien Kontorlokaler «Banken» Johs C Liensgt 5 Ingen Avvik: Ingen Forbedringsforslag: Ingen Vernerunde seksjon Hjembaserte tjenester gjennomføres høst Spørreundersøkelse til alle ansatte er utarbeidet Qm+ og sendes i forkant ut for besvarelse. Ang oppfølging vernerunde gjennomført høst 2012: Med bakgrunn i tilbakemeldinger fra ansatte om harde gulver i omsorgsboliger, har alle ansatte tilknyttet Bjørkebo fått sko med demping. Skoene er innkjøpt ved hjelp av midler fra personalenhet. Psykososialt/organisatorisk arbeidsmiljø: Omsorgsboligene skal utskilles til egen enhet hjemmesykepleien fra og med Ansatte har levert ønsker ang innplassering og ønsket stillingsstørrelse. Prosess ny grunnturnus og innplassering ansatte starter august /september Samtaler med ansatte ang innplassering gjennomføres høst Akuttsekker er tilgjengelig for sykepleiere i hjemmesykepleiens lokaler i Banken og omsorgsboliger. Antall pc er økt til 6 i vaktrom omsorgsboliger. 13

14 Informasjonssikkerhet - KompIS - kompetanseprogram for informasjonssikkerhet Norsk Helsenett gjennomført for 78 ansatte, hvorav 38 (inkl ledere) har deltatt på alle delene av undervisningen. Omsorgsboliger Skautun Omsorgsboliger Helsehusveien Kontorlokaler «Banken» Johs C Liensgt 5 Faktor 10 Avvik: 0 Forbedringsforslag: 25 Uønskede hendelser: 0 Seksjonen gjennomfører kvartersøvelser i omsorgsboligene Andebo, Bjørkebo, Fiolen og Helsehusveien etter oppsatt plan. Kvartersøvelser dekker over årsbasis sjekkpunkter i sjekkliste egenkontroll brann og el. Grunnopplæring inkludert praktisk øvelse brannvern nyansatte og ferievikarer gjennomført for ca 14 ansatte/vikarer iseksjonen. Ang omsorgsboliger Bjørkebo ble det i februar 2013 gjennomført årskontroll ifm brannslanger og håndslukkerapparater ved Bjørkebo og Skautun. Årskontroll ble gjennomført av Brannservice Øst v/åshild Skau. Utbedring/skifte av brannslanger i den enkelte omsorgsbolig anbefales skiftet til husbrannslange. Oppsummeringsrapport ble sendt TML for videre oppfølging og tiltak. Utbedring brannvern Bjørkebo inngår i helhetlig plan Skautun. TML gjennomført internkontroll EL i omsorgsboliger Bjørkebo 1. og 2. etg., Andebo, Fiolen vår Gjennomføring av kvartersøvelser i omsorgsboliger gjennomføres etter oppsatt plan. Avvik og feil oppdaget ved kvartersøvelser meldes i elektronisk kvalitetssystem for oppfølging av enhetsledere og/eller TML, noe som fungerer svært bra. Utbedring brannslanger omsorgsboliger Bjørkebo som skal prioriteres inngår i helhetlig plan Skautun. Omsorgsboliger Skautun Omsorgsboliger Helsehusveien Kontorlokaler «Banken» Johs C Liensgt 5 Sammenfattede resultater 1.halvår 2013 registrert en melding om trussel i hjemmet. To meldinger knyttet til arbeidsmiljø knyttet til husdyrhold/hunder. Tiltak er iverksatt i begge situasjoner. En stikkskade registrert. Rutiner knyttet til oppfølging kutt- og stikkskader revideres for Rakkestad kommune som følge av de erfaringer som ble gjort ved stikkskaden. 14

15 Ansvarlig leders vurdering Rutiner knyttet til oppfølging kutt- og stikkskader er revidert og klargjort for godkjenning for Rakkestad kommune. Ansatte oppfordres til å være bevisst på å melde hendelser knyttet til vold/trussel om vold i brukers hjem. Ansatte gir tilbakemelding på opplevelse av økt trygghet ute på oppdrag ved mulighet for å kunne benytte sikkerhetsalarm Nødnett. Der hvor det anses nødvendig er ansatte to ved oppdrag hos bruker. Etter oppsatt plan skal ansatte gjennomføre opplæring innen tema vold/trussel om vold høst SYKEFRAVÆR 1. kvart kvart halvår ,3 5,6 6,9 0,5 7,2 7,7 0,9 6,4 7,3 Seksjonens mål er å redusere sykefraværet fra 13 prosent i andre kvartal 2012 til 9 prosent i andre kvartal Sykefravær 2013 første kvartal 6,9 prosent, andre kvartal ,7 prosent. Det bemerkes at hjemmehjelpstjenesten har hatt et økende fravær andre kvartal 2013 med hovedårsak langtidssykemeldinger. IAoppfølging av den enkelte ansatt gjennomføres jf retningslinjer. Årsakssammenheng redusert langtidsfravær jf 2012 kan blant annet sees i sammenheng med gjennomføring flexiturnus med ca 3,5 årsverk. En virkning av flexiturnus er blant annet redusert innleie av eksterne vikarer og dermed flere kjente ansatte på den enkelte vakt. Seksjon BOAK Sone Sentrum Sone Bergenhus Mjørudgata 5 Alle Avvik: 1 Forbedringsforslag: Ingen Vernerunde har avdekket behov for bedret hovedrengjøring i lokaler tilknyttet seksjonen. Dette sees også i sammenheng med opplevd dårlig luftkvalitet. Seksjonen vil ha et forsterket fokus på oppfølging av uteområder mtp erfaring fra vinter 2012 ifht strøing og snømåking for ansatte og beboere. Utover dette gjenstår det enkelte medarbeidersamtaler som gjennomføres høst Avvik på luftkvalitet tas alvorlig av seksjonen og følges opp høst Sone Sentrum Sone Bergenhus Mjørudgata 5 Faktor 10 Brannvern og el-sikkerhet 15

16 Avvik: 2 Forbedringsforslag: Ingen Avvik er lukket i etterkant av egenkontroll. Seksjonen har gode rutiner innen forebygging ifht brannvern og elsikkerhet. Sone Sentrum Sone Bergenhus Mjørudgata 5 Det antas at det i seksjonen kan være en underrapportering i og med at kvalitetssystem ennå ikke er godt nok implementert. Dette er det et særskilt fokus på høst 2013 da seksjonen skal pilotere på bruk av Ipad i den hensikt å ivareta internkontroll i daglig tjeneste. Seksjonen vil ha et forsterket fokus på opplæring og korrekt bruk av kommunens elektroniske kvalitetssystem, da dette danner grunnlaget for dokumentasjon av det som er gjennomført. Dette vil være en prioritert oppgave i SYKEFRAVÆR 1. kvart kvart halvår ,1 8,5 9,6 0,5 9,8 10,3 0,8 9,2 9,9 Seksjonen har et høyt sykefravær hele perioden. Størstedelen av sykefraværet skyldes langtidssykmeldinger som ikke er jobbrelaterte. Første halvår har vært et krevende halvår for deler av ansattgruppene i seksjonen. Dette gjør seg i størst grad gjeldende ifht omlegging av passive nattevakter til aktive nattevakter. Dette er en prosess som har vært krevende både for ledere og ansatte. Fra og med høst 2013, er nye turnuser på plass og vil gi ansatte en betydelig mer forutsigbar arbeidshverdag. 16

17 Seksjon Teknikk, miljø og landbruk Rådhusveien 1, 2. etg Renholdsbaser Teknisk drift Alle Avvik: 6 Forbedringsforslag: 10 Uønskede hendelser: 0 Det er i hele TML gjennomført en generell spørreundersøkelse som en del av vernerunden på alle enheter. Resultatene av denne er innrapportert i elektronisk kvalitetssystem. I tillegg er det gjennomført en gjennomgang av de fysiske arbeidsforholdene gjennom bedriftshelsetjenesten. Generelt på avvik er at inneklima hos de som arbeider på rådhuset for dårlig. Dette blir utbedret med nytt ventilasjonsanlegg i Det blir også innkjøpt kurver til dataledninger under pultene. Det er tatt et initiativ til at renholderne får delta på brannvernrunder på den enkelte arbeidsplass Avvikene vil bli rettet iht beskrivelsen over. Arbeidet med å tilrettelegge for forbedret ergonomi gjennomføres 2013/2014. Avvik: Forbedringsforslag: Uønskede hendelser: Rådhusveien 1, 2. etg Renholdsbaser Teknisk drift Egenkontroll er ikke gjennomført i perioden. Gjennomføres andre halvår 2013 for samtlige områder. Rådhusveien 1, 2. etg Renholdsbaser Teknisk drift Ingen Seksjon TML har ikke meldt avvik/forbedringsforslag/uønskede hendelser første halvår Seksjonen vil ha et forsterket fokus på opplæring og bruk av kommunens elektroniske kvalitetssystem andre halvår Det er intet som tyder på en underrapportering. Seksjonen har et sterkt fokus på å utnytte muligheter som følge av systemet. 17

18 SYKEFRAVÆR 1. kvart kvart halvår ,2 4 5,2 0,5 2,9 3,4 0,8 3,5 4,3 Sykefraværet er pr 01.juli godt innenfor rammen av kommunens overordnede målsetting om å ikke overskride 6,5 prosent. Ingen tiltak nødvendige pr utgangen av første halvår Felles SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater Seksjon/avdeling 1. kvart 2.kvart 3.kvart 4. kvart Totalt 2013 Generelle kommentarer Rådmannens Team Kommunikasjon og service 8 1,9 4,9 Økonomi og personal 7 1,9 3,7 NAV 15,1 6,4 10,7 Skole 8,9 4,9 6,9 Barnehage 18,2 11,1 15,1 Kultur 12,7 14,3 13,5 Familiesenter 9,9 12,2 11 Skautun 10,4 8,1 9,2 Hjembaserte Tjenester 6,9 7,7 7,3 BOAK 9,6 10,3 9,9 Teknikk, Miljø og Landbruk 5,2 3,4 4,3 Totalt 9,5 7,2 8,3 Sykefraværet i Rakkestad kommune økte første halvår 2012, hvorpå sykefraværet bedret seg siste halvår Ved utgangen av 2012 lå sykefraværet på 7,9 prosent for hele kommunen. Første halvår 2013 viser et sykefravær som totalt sett øker sett ifht fjoråret. Ved utgangen av juni 2013 er sykefraværet i Rakkestad kommune på 8,3 prosent. Dette er høyt, men det følger gjennomsnitt siste åtte år. Sett ifht omkringliggende, sammenlignbare kommuner er sykefraværet i Rakkestad kommune 0,5 prosent høyere enn for disse. Seksjonene barnehage, familiesenter og BOAK har et høyt sykefravær i perioden. Fokus på sykefravær i seksjon barnehage har gitt resultater ved lavere sykefravær, og det er forventet at sykefraværet i seksjon BOAK vil gå ned fra og med høst Det må settes et større fokus på sykefravær i seksjon familiesenter som øker i perioden. Det oppleves som meget positivt at seksjon hjembaserte tjenester har et sykefravær som er historisk lavt. Se for øvrig den enkelte seksjonsleder sine kommentarer tidligere i denne rapport. 18

19 Videre oppfølging Flere av seksjonene med høyt sykefravær jobber planmessig med å få ned sykefraværet blant annet i form av tidligere tiltak som er gjennomført og videreført. Rakkestad kommune gjennomfører medarbeiderundersøkelse høst 2013 med samtlige ansatte. Det forventes at resultater fra dette vil kunne gi styringsinformasjon for videre satsing for redusert sykefravær. annet ved at de er i kontakt med IA-prisvinner i Østfold for