Rapport til Arbeidsmiljøutvalget 1. halvår Saksnr. 16/3362 Journalnr /16 Arkiv 033 Dato:

Transkript

1 Rapport til Arbeidsmiljøutvalget 1. halvår 2016 Saksnr. 16/3362 Journalnr /16 Arkiv 033 Dato:

2 Behov for ROS analyse NAV Ikke gjennomført i perioden. egenkontroller Behov for ROS analyse NAV er ikke et eget ansvar hva gjelder egenkontroll brann/el. Lokaler NAV er underlagt brannvernleder som er organisert i Stab/Servicekontor. Dokumenteres under «Stab» samlet. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG NAV er underlagt statlig internkontrollsystem. Rapporterer derfor ikke i denne rapport. Høyt sykefravær 2. kvartal skyldes i stor grad en fulltidssykemelding i tilknytning til svangerskap. Ansatte er nå ute i foreldrepermisjon. I tillegg en deltidssykmelding som gradvis er trappet opp fra 100 prosent sykmelding. Er nå 100 prosent tilbake i jobb. Lavt sykefravær for øvrig. Skole Tiltak fra tidligere er ivaretatt ved samtlige skoler. Vernerunde er gjennomført ved Bergenhus skole i første halvår Det ble i denne sammenheng satt fokus på flere områder, blant 2

3 annet det psykososiale arbeidsmiljøet. Ingen avvik funnet, men flere forbedringsforslag som innebærer at det jobbes aktivt videre i den hensikt å forbedre arbeidsmiljøet. Det er installert varslingsanlegg på Kirkeng skole og RUSK. Anlegget er et toveis varslingsanlegg og er en viktig del av beredskapsarbeidet ved skolene. Varlingsanlegg er endel av byggeprosjektet ved Os skole. Bergenhus har et enveis varslingsanlegg. Det er i tillegg installert videoovervåkning på RUSK og Bergenhus skole som følge av gjentatt hærverk ved begge skolene. Avdekkede utfordringer innen det psykososiale arbeidsmiljøet, var til dels godt kjent blant skolens ledelse da det har vært jobbet aktivt med dette over en periode med støtte fra bedriftshelsetjenesten. Jobbes helhetlig med dette også opp mot skolestarten høst 2016 for hele enheten. Nei egenkontroller Tiltak fra tidligere egenkontroller innen brann/el er ivaretatt ved den enkelte skole. Samtlige skoler har gjennomført skolering og gjennomgang på rutiner ved brannsikkerhet. Det er gjennomført brannøvelser ved alle skoler. Gode rutiner medfører stor trygghet på at mulige problemer blir avdekket tidlig, og at personalet er fremstår gode på å varsle saker til den enkelte skoles ledelse. Egenkontroll brann og el fungerer meget godt ved den enkelte skole. Det er fortsatt utviklingsmuligheter mtp ansattes bruk av Rakkestad kommune sitt elektroniske kvalitetssystem mtp å melde fra om avvik/hendelser. To av skolene er godt i gang med dette. Ikke avdekket AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG skole har fokus på de muligheter som ligger i elektronisk kvalitetssystem. Det kan fortsatt virke som det foreligger underrapportering innen HMS-området fra enkelte skoler. Det settes fortsatt fokus på muligheter. 3

4 Lavt sykefravær første halvår en ligger samlet under det som er målsetting for Rakkestad kommune på området (6,5 prosent). Det høyeste sykefraværet i seksjonen er knyttet til SFO ved to skoler. Dette jobbes det aktivt for å forbedre. Aktiviteter og tiltak for å bedre sykefravær er iverksatt, og det er forventet å få en positiv effekt allerede høst Barnehage Tiltaksplaner fra tidligere gjennomførte er ivaretatt. en har langsiktig mål om at ansatte skal føle seg trygge i bruk av elektronisk kvalitetssystem. Enhetene har derfor også i denne perioden gjennomført praktiske oppgaver på området. Enhetene benytter alle meldingene som er til benyttelse i elektronisk kvalitetssystem. Dette fungerer godt, da henvendelser blir behandlet fortløpende og etter hvert også lukket. Vernerunder er ikke gjennomført i perioden. Den enkelte barnehage følger godt opp om rutiner for HMS-arbeidet. Dette er godt innarbeidet og avdekkede avvik er ivaretatt. I perioden har arbeidet med et tydeligere årshjul blitt videreført, dette for bla å forenkle oppfølgningen av HMS-arbeidet. Det er avdekket behov for mer kunnskap om utarbeidelse av ROS, noe som er et tydelig tiltaksområde for seksjonen ilpa egenkontroller Tidligere avdekkede tiltak er ivaretatt. Nye avvik er videreformidlet som vaktmestermeldinger, og lukket fortløpende. Alle enheter gjennomfører egenkontroll brann og el iht rutine. Det er meget god kontroll på området. en har god oversikt og kontroll på brannvern og el-sikkerhet. Dette ikke minst sett ifht barnas tilstedeværelse. Ikke avdekket behov. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG 4

5 Oversikten viser kun antall meldinger sendt som IT-, HMS- og barnehagemelding. Det som her vil trekkes fram som viktig, er at seksjonen ikke har noen «gamle» saker som går igjen. Meldingsrutinen fungerer godt, og meldingene blir lukket fortløpende. Utarbeidede rutiner på området er i ferd med å bli implementert. Sykefraværet i seksjonen fortsetter å synke, sett i forhold til foregående år. Dersom man ser bort fra det langtidsfraværet som er knyttet til enkeltsaker og svangerskapsrelatert fravær, ville seksjonen hatt et svært lavt sykefravær sett i forhold til den kroppslige belastningen det er å arbeide i barnehage. Jeg har spesielt lyst til å trekke fram Byggeklossen barnehage som første halvår 2016 har et fravær på 2,1 %. Nærværsarbeidet har fortsatt stort fokus i seksjonen. Kultur Det er gjennomført på badet, Aktivitetshuset, Biblioteket, Kino, Lokalsamlingen. Det er ikke gjennomført på kulturskolen. Lærerne er spredt på flere bygg og det har ikke vært et fungerende verneombud. Prosess for å gjennomgå rutiner og ansvarlige personer for dette er iverksatt. Nei Ivaretatt 5

6 egenkontroller AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG en har få avvik. Det er kun hendelige uhell på Rakkestad bad som resulterer i avvik. Det er gode rutiner for oppfølging av dette og disse avvikene lar seg vanskelig forhindre. Samtlige meldinger er saksbehandlet og ivaretatt. en har meget lavt sykefravær første halvår Ingen tiltak anses påkrevd. Familiesenter Ikke gjennomført egenkontroller 6

7 Egenkontroll brann/el er gjennomført etter gjeldende rutiner. Det er ikke avdekket avvik på manglende gjennomført brannøvelse. Videreført fra 2015: - Bruk av kaffetrakter/ vannkoker - Evakuerings rutiner AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Familiesenter har implementert systemer knyttet til HMS og internkontroll. I løpet av siste år, har turn-over medført enkelte huller i kompetanse. sleder har klar målsetting om å vitalisere dokumentasjon av internkontroll i seksjonen. Totalt sykefravær for perioden er marginalt lavere enn sykefravær for Det er et mindre antall langtidssykemeldinger som først og fremst gir et vedvarende høyt sykefravær for seksjonen. Disse langtidssykemeldingene er ikke jobbrelatert. Det er kontroll på årsakssammenhenger ifht sykefravær i seksjonen. Det jobbes med konkrete og tilpassede tiltak i hver enkelt sak. sleder følger hver sak tett. BOAK Ikke gjennomført i perioden en har ingen løpende, kjente feil eller mangler innen 7

8 egenkontroller brann/el. Tidligere egenkontroller er ivaretatt fullt ut i denne sammenheng. Egenkontrollen er gjennomført i seksjonens begge enheter mai Det ble ikke avdekket store feil eller mangler. Brannvern i bolig for enslige mindreårige flyktninger er på samme måte etablert og ivaretatt. en har meget god kontroll på brann-/elvernet, ikke minst sett ifht den praktiske gjennomføringen av egenkontrollene. Det gjenstår fortsatt noe på å sikre god nok dokumentasjon i kvalitetssystem av det som gjøres. Dette er et fortsatt fokusområde for Det fremkommer ikke noen akutte behov for nye ROS- innen brann/el, men dette området vil være en naturlig del av seksjonens fokus på ROS- som er satt for AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG en har et forholdsvis stabilt antall avvik. HMS-avvik er i stor grad avvik hvor personalet blir utsatt for skrik, slag og spark. Enkelte av seksjonens brukere er utagerende, og det jobbes kontinuerlig med å forebygge for utagering. Habiliteringstjenesten veileder i disse sakene, og enkelte brukere har også vedtak om bruk av makt og tvang. Det er et økende antall omsorgsmeldinger i Omsorgsmeldingene beskriver hvordan beboere i enkelte gruppeboliger blir utsatt for skrik og bråk, da de stadig hører utagering hos medbeboere/naboer. Bygging av ny omsorgsbolig på Lundborg for brukere med store hjelpebehov hadde løst noe av dette, men byggeprosjektet er lagt på is/må flyttes til annen tomt. en var med på et læringsnettverk i regi av Fylkesmannen, med fokus på pasientsikkerhet. Boak valgte å fokusere på sikker legemiddelhåndtering, og valgte i første omgang ut ett bofellesskap. Ved ulike tiltak reduserte vi avvik på legemiddelhåndtering i en gitt periode med ca 30%. Etter at prosjektet ble avsluttet har antall avvik økt noe, men prosjektet skal gjennomføres i alle bofellesskapene i seksjonen i løpet av høsthalvåret. en er god på dokumentasjon av internkontroll, og ansatte er myndigog dyktiggjort i denne sammenheng. en har et stabilt sykefravær. Det jobbes kontinuerlig med oppfølging 8

9 av sykmeldte, i samarbeid med Nav og Arbeidslivssenteret. Det er svært få saker hvor arbeidsplassen oppgis som sykmeldingsgrunn. Hjembaserte Områder som krever videre oppfølging jf vernerunde 2015, er tatt inn i tiltaksplan vernerunde 2016 med bakgrunn i ansattes tilbakemeldinger. Ønskelig med økt deltagelse fra ansatte i besvarelse av vernerunde. Tilbakemeldinger etc gir ledergruppe mange gode innspill og mulighet for forbedringer. Vernerunde 2016 var noe "forenklet" i forhold til antall spørsmål. Ledergruppe jobber videre med mal for vernerunde 2017 for å bedre hva som etterspørres og hvor omfattende/forenklet vernerunde kan utformes. ENHET OMSORGSBOLIG 1.HALVÅR 2016 HMS-meldinger viser utfordringer knyttet til sammenheng sykdomstilstanden til pasienten (demens) og adferd/slag mot ansatt. Iverksatt ulike miljøtiltak, styrket bemanning i omsorgsbolig (Andebo, Fiolen) og iverksatt ny grunnturnus hvor en av hovedmålsettingene med omleggingen er å styrke primærkontaktsystemet til beboerne i omsorgsboligene Ansatte enhet omsorgsbolig melder via vernerunde om høyt arbeidstempo og utfordringer i forhold til å gi forsvarlige helsetjenester Antall beboere i omsorgsbolig med demens og/eller kognitiv svikt er økende. Dette gir utfordringer i forhold til å imøtekomme behov for grunnleggende og forsvarlige helsetjenester. Dette kan sees i nær sammenheng total pleietyngden i omsorgsboligene. Beregnet pleiefaktor enhet omsorgsbolig er 0,41. Tiltak grunnbemanning skal beregnes og legges fram i budsjettprosess Styrkning dag- og kveldsvakter (Andebo/Fiolen) er 1.halvår 2016 iverksatt over perioder. Pågående prosess fordeling arbeids- og ansvarsoppgaver hvor ny grunnturnus ligger til grunn for primærkontaktansvar etc. Lederfaktor enhet omsorgsbolig er under i samarbeid med kommunalsjef. Tiltak økt lederfaktor tas inn som tiltak for budsjett Ansatte gir tilbakemelding i vernerunde ang opplæring og introduksjon nyansatte og vikarer. Antall introduksjonsvakter er per i dag i gjennomsnitt 3 vakter. På lik linje med tidligere år, vil seksjonen legge inn forslag tiltak budsjett økt antall introduksjonsdager, spesielt for sykepleier. 9

10 Med bakgrunn i tilbakemeldinger fra vernerunde er det behov for en gjennomgang av rutiner ved stikkskade. Renhold fellesareal og garderobe omsorgsboliger: Tilbakemeldinger fra ansatte vernerunde beskriver behov for økt renhold i fellesareal omsorgsboliger og garderobe ansatte. Møte med renholdstjeneste gjennomføres ang rengjøring fellesareal omsorgsboliger og garderobe ansatte. Ergonomi og opplæring forflytningsteknikk: Tilbakemeldinger i vernerunde ang lang responstid for å få på plass nødvendige hjelpemidler hjemmeboende i omsorgsbolig. Dette gjelder spesielt ved nyinnflytting omsorgsbolig. Gjennomføres ukentlig samling/rapport med fysio-/ergoterapitjenesten og enhet omsorgsbolig som gir mulighet for å ta opp problemstillinger knyttet til forflytning, hjelpemidler etc hos den enkelte beboer i omsorgsbolig. Bedriftshelsetjenesten benyttes både til forebyggende tiltak og IA-oppfølging. Gjennomgang rutiner med korttidsenhet Skautun og fysio-ergoterapitjenesten ang rekvirering hjelpemidler etc ved overføring opphold fra institusjon til omsorgsbolig. Transport varmetralle omsorgsboliger: Middagsutkjøring til omsorgsboliger gjøres ved varmetraller m/varmebad. Ansatte melder flere hendelser hvor de har fått varmt vann (85 grader) på hender/ben under kjøring av varmetralle mellom kjøkken og omsorgsbolig. Ulike løsninger er foreslått i samarbeid med kjøkkenet, tiltak det må arbeides nærmere med for å unngå brannskader etc. Opplæring elektronisk kvalitetssystem Qm+: Tilbakemeldinger fra vernerunde 2016 beskriver behov for opplæring i bruk av kvalitetssystem Qm+. Opplæring gjelder både nyansatte/vikarer og fast ansatte som over tid har hatt opplæring og nå har behov for oppfriskning. Undervisningssekvenser planlegges høst/vinter HMS ENHET HJEMMESYKEPLEIE 1.HALVÅR 2016 HMS meldinger omhandler avvik på truende atferd hos bruker. Tiltak videreføres ved å gå to til bruker og samtale i rapporten om hvordan man skal prøve å forebygge/unngå den truende atferden i møte med brukeren 2016 : 1. Introduksjon nyansatte og vikarer enhet hjemmesykepleie: Se samme punkt enhet omsorgsbolig 2. Arbeidsoppgaver Meldes i vernerunde behov for gjennomgang av arbeidsoppgaver, fortrinnsvis i samarbeid med støtte-/stabstjenester. 3. Informasjon ansatte enhet hjemmesykepleie Gjennomgang i ledergruppe hvordan informasjon ansatte 10

11 gjennomføres per i dag og hva som kan forbedres. Eksempelvis felles informasjonstavle ansatte 4. Opplæring hjelpemidler etc Ukentlig samarbeidsmøte med ergo-/fysioterapitjenesten gir mulighet for gjennomgang og spørsmål. Ved utskrivelse fra sykehus etc med spesialhjelpemidler, er det viktig at opplæring avklares og avtales i forkant av utskrivelse jf samarbeidsavtale Sykehuset Østfold og Rakkestad kommune. 5. Biler enhet hjemmesykepleie Meldes i vernerunde 2016 om behov for forbedring rutiner rydding, vedlikehold av bilene i hjemmesykepleien. Fortsatt en del småskader på biler. Ikke fremkommet nye behov for ROS-analyse med bakgrunn i avdekkede områder vernerunde egenkontroller Per i dag ingen restanser for utbedring. TML har utført oversendte forespørsler på oppdrag etc. Enhet omsorgsbolig brannvern: Avventer avklaring i forhold til brannvernansvarlig enhet omsorgsbolig hvor det er fremmet forslag om at seksjonsleder Skautun har totalansvar inkl omsorgsboliger. Dette er hensiktsmessig i forhold til oppfølging, opplæring osv da svært mye av dette er sammenfallende. Enhet omsorgsbolig har 1.halvår gjennomført kvartersøvelser som tidligere. Dette i påvente av en samkjøring av reviderte rutiner brannvern utført av seksjonsleder Skautun. Meldinger brannvern har medført skifting av gardiner fellesareal omsorgsboliger. Meldinger brannvern viser også til behovet for viderekobling av forvarsel brannalarm på hovedbranntavle. Røykutvikling i fellesareal omsorgsbolig utløste ikke brannklokkene slik at ansatte hørte varselet. Ved å viderekoble branntavlas forvarsel (lav pipelyd) vil ansatte raskere kunne avverge videre branntilløp. Situasjonen er meldt seksjonsleder Skautun/TML for videre oppfølging. Kvartersøvelser gjennomført. Feil/mangler meldes fortløpende til TML, eksempelvis manglende varsellys, dører som ikke går igjen ved utløst selvlukkermekanisme. Fungerer svært godt med melding TML og oppfølging/utbedring av de ulike oppgavene. Ansatte etterspør brannslukkerapparat som skal henge ved branntavle avd A. etterspørres seksjonsleder Skautun. Egenkontroll el er gjennomført i fellesareal hvor sikkerhetsbrytere, panelovner etc er sjekket. Årlig sjekk el-sikkerhet omsorgsboliger skal gjennomføres av TML i samarbeid med enhetsleder/assisterende enhetsleder. Ikke gjennomført 1.halvår Skal dermed gjennomføres 2.halvår Enhet hjemmesykepleien (Banken): Ikke fremkommet mangler etc 11

12 som krever oppfølging jf brannvernrunde juni Det ønskes en avklaring i forhold til brannvernansvarlig enhet omsorgsbolig i forhold til samkjøring med institusjon Skautun. Dette er viktig bl. a for å sikre nødvendig fortløpende opplæring og en avklaring av hvilke prosedyrer og rutiner som skal gjelde, jf revidering brannvernrutiner v/seksjonsleder Skautun. ROS-analyse brannvern gjennomført 2015/2016 enhet omsorgsbolig. Ikke fremkommet momenter som gir behov for ROS-analyse per i dag. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG ENHET OMSORGSBOLIG: HMS-meldinger viser utfordringer knyttet til sammenheng sykdomstilstanden til pasienten (demens) og adferd/slag mot ansatt. Iverksatt ulike miljøtiltak og styrket bemanning i omsorgsbolig (Andebo, Fiolen). Ny grunnturnus enhet omsorgsbolig ble iverksatt hvor en av hovedmålsettingene med omleggingen er å styrke primærkontaktsystemet til beboerne i omsorgsboligene. OMSORGSMELDINGER Totalt 47 meldinger for perioden, hvorav 17 er registrering avfall. 29 meldinger er knyttet til manglende oppfølging av tjenestevedtak, eksempelvis pleie- og stell, følge til sosiale aktiviteter, mulighet til å være to ved forflytning og miljøarbeid (Fiolen) for å forebygge vandring demente. Årsaks til avvikene sees i sammenheng med manglende grunnbemanning. Midlertidig tiltak er iverksatt med styrket bemanning, en dag- og kveldsvakt alle ukedager Dette for å kunne imøtekomme og gi nødvendige og forsvarlige helsetjenester til beboere omsorgsbolig. VARSLING Varslingens innhold gjelder ansatte sin opplevelse av høyt arbeidstempo og for mange pleie- og omsorgsoppgaver enn de klarer å imøtekomme med nåværende grunnbemanning enhet omsorgsbolig. Styrkning bemanning iverksatt dag- og kveldsvakter, delvis i perioden årets første fem måneder og kontinuerlig fra og med mai ENHET HJEMMESYKEPLEIE: HMS meldinger omhandler avvik på truende atferd hos bruker. Tiltak 12

13 videreføres ved å gå to til bruker og samtale i rapporten om hvordan man skal prøve å forebygge/unngå den truende atferden i møte med brukeren OMSORGSMELDINGER Totalt 23 meldinger, hvorav 22 er knyttet til registrering av fall uten skader. For samme periode 2015 var det totale fraværet 7,1 %. Egenmeldt fravær er stabilt ved sammenligning 1.halvår 2015 og Enhet hjemmesykepleie Langtidssykemeldinger knyttet til pågående og avsluttede BIA saker i forkant av pensjon og avsluttet arbeidsforhold. Fravær fremkommer ikke som arbeidsrelatert, jf IA-samtaler ansatte, oppfølgingssamtaler osv. Enhet omsorgsbolig Langtidssykemeldinger følges opp jf IA-retningslinjer. Gis tilbakemeldinger fra ansatte om høyt arbeidstempo og utfordringer knyttet til å gi forsvarlige helsetjenester. Ansatte oppgir i samtaler/ia-samtaler at de ofte er slitne grunnet høyt arbeidstempo. Ikke klar årsakssammenheng mellom sykefravær og arbeidstempo 1.halvår Kan samtidig ikke utelukke at høyt arbeidstempo over tid vil påvirke egenmeldt - og langtidsfravær. Utbedring av gulver i Bjørkebo etterspørres av ansatte, en utbedring som etter plan skal gjennomføres høst Tiltak med styrket bemanning dag- og kveldsvakter er gjennomført over lengre perioder 1.halvår Behov for ROS analyse Skautun Ikke gjennomført i perioden. egenkontroller Hatt gjennomgang med Brannsjef ifht brannøvelser. Av hensyn til økonomi og ressurser planlegges lettere slukkeøvelser. Det er en pågående debatt i seksjonen hvorvidt vi trenger å øve på "redde fra seng" eller om det holder å evakuere med seng fra rom til 13

14 sikker brann celle. Det er flere funn som bør betraktes som avvik som u.t. har tatt opp med TML. Deriblant: - branntavlen bør utbedres og det er et sterkt - tidsriktig - ønske om å ha direkte varsling til mobile enheter. Det vil gjøre at vi vil kunne lokalisere og starte slukkearbeid mye raskere. Behov for opplæring vil også avta. - rømningsdører: må utbedres og få likhet på huset. Det vil være en kvalitetssikring. Vi har i dag dører med nøkler i boks i alle varianter. - nødlys: ikke synlig fra alle hold som jeg mener det bør være. Tatt opp med TML. Bør utbedres. Har gått igjennom hvorvidt brann kan bistå med evakuering fra verandaer på 2. etasje. Terje har bekreftet at de kan evakuere fra verandaene. Har nevnt at det, etter min, bør være en brannvernleder på bygget. I dag er det to. Gjennomført et par øvelser i 2015 som viser at vi har en svært bra respons på brannalarm. Skal følge opp med flere uanmeldte øvelser i Det er komplekst å ha en tilfredsstillende beredskap ifht brann på et sykehjem. Bygget Skautun har en utforming som gjør arbeidet noe komplisert, nevnt er forskjellige løsninger ved rømningsdører som eksempel. Jeg ser det som nødvendig å få gjennomført diverse grep av teknisk art ila Jeg ser det som nødvendig å endre øvelsespraksis, da nåværende praksis er for kostbar og krevende. Dette har ført til at vi ikke har hatt nok øvelser og ikke har en god nok dokumentasjon på hvem som har gjennomført øvelsene og hvem som mangler. Behov for ny ROS analyse Vurdert at personalet som jobber på kjøkkenet ikke lenger skal gjennom samme opplæring som øvrig personell - da de ikke er her 24/7 og da de ikke har et ansvar utover å kunne slukke på kjøkkenet og bistå etter instruks ved brann på øvrige steder på Skautun. Nei 14

15 AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Det er økt fokus på at vi vil ha inn meldinger fra ansatte. sleder forventer rask behandling fra ledere, noe det jobbes med å få til i en svært hektisk hverdag for enhetslederne. For de enkelte områdene gjennomføres egne evalueringer hvor det blir sett nærmere på alvor, årsaker og mulige tiltak. Fokusområdene er fall og avvik knyttet til legemiddelhåndtering. Et svært høyt sykefravær på Skautun 1. halvår Langtidsfraværet utgjør den desidert største andelen. Heldigvis ser vi at arbeidsnærværet har steget mot 90 % i juni mnd (fravær var 11 %) og 92 % i juli. I 2015 var fraværet 13 % i juli. Fraværet varierer mye. Skautun har ledere som følger opp tett, men vi har svært begrensede muligheter for å tilrettelegge arbeidsoppgavene. Pasientene skal stelles og mat skal serveres. Spesielt stell er det som ofte blir vanskelig ved sykdom og også gravide har utfordringer med å mestre alle oppgaver. Tilskudd fra NAV dekker kun brøkdeler av kostnaden styrkning medfører slik at dette ofte ikke medfører en reell mulighet til å tilrettelegge for syke arbeidstakere. Ledere følger opp så tett de kan og har nødvendig dialog med veileder fra NAV. Hun bekrefter for øvrig at ledere fra Skautun «er på ballen» hva gjelder ansatte med sykdom. Ellers gir et høyt fravær over tid grunnlag for nærmere analyse og det blir nå sett på sammenheng mellom alder og fravær på Skautun. Teknikk, miljø og landbruk Arbeidet med tjenesteutvikling, internkontroll og HMS pågår kontinuerlig i seksjonen. 15

16 Behov for ROS analyse På Kopla er internkontrollen oppdatert og lagt inn i Qm +. Interkontroll vann og avløp er under revisjon og legges fortløpende inn i Qm +. Vernerunder gjennomføres høsten Renhold starter i løpet av september. Vernerunde avløp er gjennomført. egenkontroller Behov for ROS analyse Tiltak fra tidligere egenkontroller er ivaretatt i stor utstrekning. Renholdstjenesten har over tid hatt en generell utfordring ved at de ikke deltar på seksjonsvis brannvernopplæring (dvs på den enkeltes arbeidssted). Etter å ha satt fokus på dette har renholderne nå ved flere skoler og barnehager vært med på brannøvelser. en har et omfangsrikt ansvar vedrørende lokasjoner for egenkontroll brann og el. I perioden er det gjennomført totalt 13 egenkontroller i denne sammenheng. Dette innebærer at egenkontroll er gjennomført ved samtlige ansvarsområder! Totalt mange mindre avvik som er avdekket på egenkontrollene. Avdekkede avvik er lite ressurskrevende og rettes opp umiddelbart med egne ressurser. Ikke nødvendig. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG en har et stort utviklingspotensial innen sin dokumentasjon av internkontroll. en har på grunn av tidspress ikke fått utført lovpålagt internkontroll av EL ved flere bygg. en har besluttet å bruke eksternt firma for å gjennomføre denne delen av internkontrollen for Det er vurdert å ikke være forsvarlig å melde avvik på dette nok et år. 16

17 Et relativt høyt sykefravær i Det er en markant økning fra 2015 (7,2 prosent). Økning i sykefravær er i størst grad innen renhold. en er fornøyd med at det egenmeldte fraværet er stabilt lav. Dessverre så har man, særlig innenfor renhold, flere langtidssykemeldte. Dette skyldes en tung og belastende arbeidssituasjon, en økende gjennomsnittsalder på de ansatte, men også forhold som ikke kan relateres til arbeidsplassen. Det er gjort tiltak med blant annet med innkjøp av 4 stk. nye gulvvaskemaskiner som kan erstatte fysisk tunge oppgaver. Virkningen av tiltaket vil måtte vurderes noe frem i tid. Behov for ROS analyse Stab Ikke gjennomført i perioden. egenkontroller Behov for ROS analyse Lokalene til stabsenhet Økonomi har tidligere fremstått med enkelte mangler til utbedring. Disse er ivaretatt fullt ut i perioden. Egenkontroll brann og el oppleves som godt ivaretatt for hele stabsområdet ansvarsområde. Lokalene til hhv NAV, Servicektr, Sentralarkiv, Kultur og Rådmannen er godt fulgt opp. Det må gjennomføres en analyse knyttet til bruk av EDB rom. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Det er registrert få HMS-meldinger i perioden. Det er intet som tyder på at det foreligger en underrapportering. Ansatte er godt kjent med de muligheter som foreligger. 17

18 Det er lavt sykefravær innen stabsområdet. Egenmeldt sykefravær ligger godt under gjennomsnitt (<1,0 prosent). Legemeldt sykefravær er ikke jobbrelatert som sådan. Ingen tiltak anses påkrevd. Felles Videre oppfølging 2016 /stab 1. kvart 2. kvart 3. kvart 4. kvart 1. halvår 2016 Stab 3,2 3,4 3,3 NAV 8,6 10,7 9,7 Skole 6,5 6 6,2 Barnehage 10, ,4 Kultur 1,1 0 0,5 Familiesenter 7,5 11,8 9,7 Skautun 17,1 11,6 14,4 Hjembaserte Tjenester 10,9 8,1 9,5 BOAK 9,1 7,5 8,3 Teknikk, Miljø og 9,2 10,1 9,6 Landbruk Totalt 9,2 8,1 8,6 Sykefraværet for Rakkestad kommune var 7,8 prosent for 2015, og særlig første halvår 2015 var preget av høyt sykefravær. Dette er en overførbar situasjonsbeskrivelse for første halvår 2016, og i særdeleshet første kvartal hvor sykefraværet er på hele 9,2 prosent. Tallene for andre kvartal er noe lavere, men totalen er likevel på høye 8,6 prosent fravær. Det egenmeldte fraværet ligger for øvrig relativt stabilt de senere år, rett i underkant av 1,0 prosent. Det er legemeldt sykefravær som øker. Det er ikke entydige årsaker som man kan legge til grunn for at sykefraværet øker. Innen seksjonene Familiesenter og Barnehage er sykefraværsårsaker kjent for ledelsen og tiltakene er konkrete der disse er mulige. I seksjonene Skautun og TML pekes det på at det må utredes om en økende gjennomsnittsalder blant ansatte kan være en av årsakene som ligger til grunn. Dette, kombinert med et opplevd høyere arbeidstempo kan ha negativ innvirkning på tilstedeværelsen. Sykefraværet i Rakkestad kommune er i liten grad arbeidsrelatert. NAV arbeidslivsenter samt bedriftshelsetjenesten vil være viktige støttespillere i det videre arbeidet med å konkretisere tiltak som kan bedre situasjonen. Særlig sykefraværet innen helse og omsorg, kan muligens sees opp mot rekrutteringsproblematikk særlig for sykepleiere. Rekrutteringsstrategier innen området antas å kunne bidra til å bedre dagens situasjon. 18

19 Sammenfattet timeforbruk i perioden BEDRIFTSHELSETJENESTE Timer Barnehage (5 stk.) 15 Individuelle Gestalt-coaching samtaler Ergonomisk arbeidsplass BOAK (Bo og Aktivitet) 6 Individuelle samtaler, arbeidsmiljøprosesser Brann 5,50 Vaksinasjoner, vaksinasjonsstatus Førerkort-test, «blålyslappen» Antistoffprøver Røykdykkerattester Rakkestad kommune 15,25 Årsrapport alle virksomheter 2015 Samarbeidsmøte Handlingsplan 2016 Systematisk HMS arbeid, planlegging Hjemmebasert tjeneste 5,0 Ergonomisk arbeidsplasser Skautun 18,75 Målrettet arbeidshelseundersøkelse Kjøkken/vaskeri Besøk Skautun/HMS-bistand Støttesamtaler Skoler (4 stk.) 32,50 Lederveiledning Individuelle Gestalt-coaching samtaler Ergonomisk arbeidsplasser Dialogmøte TML 5,00 Vaksinasjoner Antistoffprøver Helsekontroll Totalt 103,00 Rakkestad kommune har brukt 44 prosent av tilgjengelige timer pr utgangen av første halvår. 19