Rapport HMS 2. halvår Saksnr. 18/1280 Journalnr. 8566/18 Arkiv 032 Dato:

Transkript

1 Rapport HMS 2. halvår 2017 Saksnr. 18/1280 Journalnr. 8566/18 Arkiv 032 Dato: HMS meldinger 2. halvår

2 HMS meldinger 2. halvår 2017 Det er flere seksjoner som benytter seg av HMS-meldingen. Seksjon BOAK er i særdeleshet gode til dette. Som det fremkommer av oversikten under, er det flere seksjoner samt staber som overhodet ikke har benyttet seg av dette i rapporteringsperioden. Seksjonene TML, Kommunikasjon & Kultur samt alle staber vil fortsatt bli utfordret på dette tema. I perioden er det totalt meldt 191 HMS-meldinger. Samtlige meldinger er behandlet/lukket av aktuell leder. Hovedvekten av meldingene er fra seksjon BOAK, hvor «vold og trussel» utgjør hele 80 meldinger. Meldinger knyttet til «vold og trussel» er knyttet til hendelser med brukere/pasienter/elever. Det er verdt å bemerke at hendelser knyttet til vold/trussel er registrert i hele fire seksjoner; BOAK, Hjbaserte tjenester, Skautun og Skole. Det er ingen meldinger om vold/trussel fra ansatte i seksjon Familiesenter i perioden. Det er meldt om en ulykke med personskade på ansatt i perioden; ansatt på Kopla som har kuttet seg i finger ved sortering av avfall, og en skade ved en skiftenøkkel som har «glippet» og slått ansatte over fingrene. Seksjon hjembaserte tjenester har meldt innen kategori «giftige, helsefarlige stoffer». Dette dreier seg om eksponering av tobakksrøyk hos brukere. Seksjonsleder følger saken. 2

3 Det er et antall meldinger som er meldt som «Annet». Et flertall av disse meldingen er feilregistrert ved at de skulle vært meldt innen meldinger som er knyttet til «brukere» og ikke HMS som sådan. Seksjon NAV Medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelse (HKI) og vernerunde gjennomført 2. halvår Disse avdekket at de ansatte har stor grad av tilfredshet. Medarbeiderundersøkelsen viser en stor oppgang i tilfredshet fra 2016 til Resultatet er det beste i NAV Rakkestads historie, og vi scorer langt høyere enn målsettinger i NAV, og langt høyere enn gjennomsnitt i Østfold og i NAV som hele. I ettertid av undersøkelsen har NAV Rakkestad jobbet aktivt med å analysere undersøkelsen og det bekreftes fra de ansatte at det er en stor tilfredshet blant de ansatte med kontoret. Dette gjenspeiles for øvrig i lavt sykefravær. Vi har også i ettertid jobbet individuelt, i mindre arbeidsgrupper og kontoret i plenum for å sikre at dette blir en vedvarende situasjon. Medbestemmelsesapparatet ved ledere, tillitsvalgte og verneombud har jobbet godt sammen gjennom NAV 2,4 1,9 4,3 0,1 1 1,2 1,1 0 1,1 1,4 0 1,4 1,2 0,7 2 Lavt sykefravær gjennom året og i hvert av kvartalene. Sykefraværet ligger godt under IAmålet på 6,3 %. Se ROS-analyse over. Seksjon kommunikasjon og kultur ROS-analyser gjennomføres på alle store arrangementer. I 2017 arrangere seksjonen blant annet Kulturhælja og Nordstoga på Kleppen, som begge var gjenstand for nøye rosvurderinger. I tillegg er mindre ad-hoc arrangementer i kulturhuset og bygdetunet gjenstand for ros-analyse, likeså større og mindre utleiearrangementer. KOK 0,3 1,5 1,8 0,1 1 1,1 0,5 2,8 3,2 0,4 0,3 0,7 0,5 1,2 1,7 Sykefraværet er i hovedsak ikke jobb-relaterte. Et tilfelle av vond skulder, som ble fulgt opp/blir fulgt opp og en leder-ansatt sak som løste seg med god dialog. 3

4 Seksjon Skole Generelt få avviksmeldinger innen seksjon skole innen HMS. Det er gode rutiner for vernerunder og oppfølging via vaktmestermelding. Utdanningsforbundet ønsker å legge til en melding for avvik innen valgte områder på opplæringsloven m/forskrift. Denne jobben iverksettes når utdanningforbudnet og seksjons skole er omforent på hvilke områder To av meldingene dreier som om «vold og trusler» fra elev mot lærer. I begge sakene ble elev og lærer ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Det er også rapportert inn avvik på bruk av ufaglært personale. Med mye sykdom i perioder har ikke seksjon skole tilgang på kvalifisert arbeidskraft. Varigheten er selvsagt avhengig av sykdomsforløpet. Vi streber alltid etter å bruke personell med undervisningskompetanse. Denne perioden ble altfor lang, men avvik ble lukket. Ikke gjennomført ROS analyser dette halvår Skole 1,5 5,5 7,1 0,4 3,2 3,6 0,5 2,2 2,6 1,4 4,2 5,6 0,9 3,9 4,8 Generelt veldig lavt sykefravær. Det er noen langtidssykmeldte. I et tilfelle er det relatert til arbeidssituasjon og det er gjort interne rokkeringer innen seksjonen for å løse situasjonen. De andre langtidssykmeldte blir fulgt opp og ventes tilbake i jobb når rehabiliteringen er unnagjort. 4

5 Seksjon Barnehage Det har vært liten meldingsaktivitet innen HMS i seksjonen i perioden. Det vil bli satt fokus på dette for å avdekke om det kan foreligge en evt underrapportering. Avvik/uønskede hendelser som avdekkes blir raskt fulgt opp av ledere. Ikke gjennomført nye ROS-analyser i perioden. Barnehage 1,1 9,5 10,6 0,5 8,6 9,2 0,6 6,7 7,4 1,4 7,6 9 0,9 8 8,9 Sykefraværet fortsetter å synke, sett i forhold til foregående år. Egenmeldingsfraværet er lavt, og enhetslederne følger opp langtidssykemeldte i henhold til rutinene. Nærværsarbeidet har fortsatt stort fokus i seksjonen. 5

6 Seksjon Familiesenter Dette gjelder brannsikkerhet og lys/støy samt et avvik hvor det kom en utskrift på skriver med personopplysninger til feil sted. Forklaring på HMS avvik: Det var fremdeles ikke skilt oppe i henhold til nødutganger. Døren til velhagen låste seg ikke, dette er fremdeles et problem i perioder. HMS avviket på fysio er høy støy, denne er nå sjekket, utbedret og lukket. Innen HMS arbeidet har vi ikke laget noen ROS analyser innenfor tidsrommet Famsenter 1,3 6,6 7,9 1,5 4,1 5,6 0,5 6,6 7,1 1,1 9,1 10,2 1,1 6,7 7,7 Det er flere ansatte som har langtidssykefravær. Det dreier seg ikke om arbeidet, men om sykdom. Tre har gått over på AAP helt eller delvis. 6

7 Seksjon Skautun Fokus på at det skal meldes fra via QM. Ser at det er behov for fokus på trakassering og seksuell trakassering. Forekommer nok mer enn vi har vært klar over. Korttidsenheten melder flest avvik. Det har nok å gjøre med en sterkt varierende pasientgruppe. Vold og trusler utgjør den største enkeltkategorien av meldte HMS avvik. Meldes på tvers av enkeltenheter. På generelt grunnlag kan vi si at vold og trusler kan være gjentagende fra enkelt brukere. Det gjør at antall avvik som meldes da naturlig nok øker. Fokus på miljøtiltak og finne årsak til at utagerende atferd utvises er det viktigste vi da jobber med. Av hensyn til personvernet til våre brukere kan det ikke utdypes ytterligere i en offentlig rapport hvor mange avvik som er meldt på hver avdeling. Til det er antall avvik for få og avdelingene for små. Vold og trusler og (seksuell) trakassering er et område som krever økt fokus. Det ble derfor spurt eksplisitt om dette i spørreundersøkelsen som ble sendt ut blant ansatte i januar mnd. Grunnlaget tas med i vernerunden, og seksjonsleder har orientert verneombudet om at vold og trusler, samt (seksuell) trakassering blir tema for ROS analyse på vernerunden i juni mnd. Skautun 1,3 9,7 10,9 1,3 7,9 9,1 0,8 7,4 8,3 1, ,3 1,2 9 10,2 Høyt sykefravær gjennom Dalende mot sommeren og økende på høsten igjen. Enkeltansatte med langtidssykemeldinger dominerer fraværsbildet. Skautun har et lavt korttidsfravær gjennom hele året. 7

8 Seksjon Hjembaserte Enhet omsorgsboliger: Lite HMS meldinger i 2. halvår En melding var vedr. nødutgang skilt lys som var gått. En sak gjaldt vold mot ansatt fra bruker mindre alvorlig. En gjaldt at ansatte blir ufrivillig eksponert for tobakksrøyk fra beboere. Dette har vært tatt opp mange ganger. 4 meldinger gjaldt for stor arbeidsmengde. At de blir fysisk og psykisk utslitt. Enhet hjemmesykepleie: to HMS meldinger ang vold og trusler på en og samme pasient med kognitiv svikt Ingen ROS analyser ble gjennomført i den perioden Hjbasert 1,3 11,1 12,4 0,5 12,7 13,2 0,6 8,2 8,8 0,8 9,6 10,4 0,8 10,4 11,2 Enhet omsorgsbolig: har flere langtidssykemeldte hvor fraværet ikke er arbeidsrelatert Enhet hjemmesykepleie: lavt sykefravær noe egenmeldt som gjaldt influensa 8

9 Seksjon BOAK Seksjonen har mange HMS meldinger siste halvår Ledergruppen erfarer at ansatte er flinke til å melde avvik, men man må regne med litt underrapportering. Som tabellen under viser, er det vold og trusler som utgjør flest HMS-avvik i seksjonen. Det jobbes kontinuerlig med å få ned antall avvik, og i enkelte tilfeller benytter vi oss av spesialisthelsetjenesten for veiledning. Enkelte av våre brukere har en atferd som gjør at det forekommer avvik, og ved nyansettelser blir søkere gjort kjent med at det forekommer utageringer. Dette gjør at vi forhåpentligvis ansetter arbeidstakere som tåler å jobbe med utageringsproblematikk, selv om dette ikke er ønskelig. Det ble ikke foretatt noen nye ROS-analyser siste halvår BOAK 1,3 6,3 7,5 0,7 7 7,7 0,5 5,6 6,1 0,8 10,6 11,4 0,8 7,4 8,2 4.kvartal 2017 økte sykefraværet ganske kraftig, men gjennomsnittlig sykefravær for hele året er på 8,2%. Det er få sykmeldte som oppgir årsaker på arbeidsplassen som sykefraværsgrunn, men seksjonen opplever en økning av dette på grunn av økt arbeidsbelastning i enkelte enheter. 9

10 Seksjon TML Seksjonen er opptatt av HMS-arbeidet. Dette skal prioriteres i en ellers hektisk hverdag. Det er fortsatt en underrapportering på uønskede hendelser. De registrerte hendelser er to mindre personskader (dunk i hode og finger i klem) førte ikke til fravær. Samt en skade med kutt i en finger sydde 6 sting førte ikke til fravær. ROS gjennomført for enhet eiendom vedrørende vold og trusler. TML 0,9 5,8 6,7 0,7 5 5,7 0,4 9,1 9,5 0,7 7 7,7 0,7 6,7 7,4 Seksjonsleder vurderer sykefraværet å være akseptabelt, men det er viktig å fortsette arbeidet for å redusere det i årene som kommer. Det er først og fremst i de fysiske yrkene at det er et høyt legemeldt fravær renhold og noe i vaktmestertjeneste/teknisk drift. Alder kombinert med tung arbeidsbelastning byr på utfordringer. Seksjonsleder er fornøyd med at det egenmeldte fraværet er lavt. 10

11 VERNERUNDER 2. HALVÅR 2017 Seksjon TML: Det er i perioden gjennomført vernerunder innenfor hele seksjonen med unntak av «Kopla». Det er ikke registrert alvorlige avvik, og forbedringsforslag som er fremkommet blir jobbet videre med. Det er avdekket et konkret behov for «jobbanalyse» for vaktmestere og disses bruk av tunge maskiner. Fokus i denne sammenheng er å sikre at det ikke oppstår uønskede hendelser når det utføres oppdrag. Seksjon Kommunikasjon og Kultur (KoK): Seksjonen har gjennomført vernerunde med særlig fokus på brann/el, i og med oppstart av «meråpent» bibliotek. Dør til bibliotek er skiftet for å tilfredsstille kravene til brannsikkerhet og rømningsvei. Seksjon BOAK: Seksjonen gjennomførte fullskala vernerunde i november Vernerunden ble utført via eget spørreskjema i kommunens elektroniske kvalitetssystem. Resultater følges opp videre. Seksjon Familiesenter: Seksjonen gjennomførte fullskala vernerunde i november Vernerunden ble utført via eget spørreskjema i kommunens elektroniske kvalitetssystem. Resultater følges opp videre. 11

12 Fellesoversikt Sykefravær Rakkestad kommune andre halvår 2017 er på 7,05 prosent. Dette er marginal nedgang fra sykefraværet første halvår som var på 7,4 prosent. Totalt for 2017 er sykefraværet på 7,2 prosent, som er et sykefravær noe lavere enn det gjennomsnittlige for de siste 10 årene 8 prosent. Rakkestad kommune sitt måltall for sykefravær er at dette ikke skal overstige 6,5 prosent. Dersom vi tar ut egenmeldt sykefravær som er på 0,9 prosent, er legemeldt sykefravær for hele 2017 på 6,3 prosent. Det er seksjonene Familiesenter, BOAk og TML som har et økende sykefravær sett ifht Økningen i sykefravær er signifikant, men oppleves ikke dramatisk. Egenmeldt sykefravær er på 0,8 prosent i andre halvår Dette er noe lavere enn gjennomsnittet for de siste årene. Stabene - inkludert Rådmannen er til dels betydelig tatt ned mtp antall årsverk siste året. En forventet merbelastning på gjenværende stabsmedarbeidere har så langt ikke medført et høyere sykefravær samlet Seksjon/stab 2016 Egenmeldt fravær Legemeldt fravær Totalt Rådmannens team inkl staber 0,60 % 0,70 % 1,30 % 1,90 % NAV 1,20 % 0,70 % 2,00 % 2,70 % Skole 0,90 % 3,90 % 4,80 % 5,50 % Barnehage 0,90 % 8,00 % 8,90 % 9,70 % Kommunikasjon og kultur* 0,50 % 1,20 % 1,70 % 1,50 % Familiesenter 1,10 % 6,70 % 7,70 % 6,80 % Skautun 1,20 % 9,00 % 10,20 % 10,00 % Hjembaserte tjenester 0,80 % 10,40 % 11,20 % 12,80 % BOAK 0,80 % 7,40 % 8,20 % 7,60 % Teknikk, miljø og landbruk 0,70 % 6,70 % 7,40 % 6,20 % Totalt 0,90 % 6,30 % 7,20 % 7,40 % *Ny seksjon fra 01. april

13 13

14 Aktivitet planlagt i årshjul med bedriftshelsetjenesten var ikke ivaretatt på alle områder pr utgangen av første halvår Dette ble det satt forsterket fokus på for andre halvår Ved utgangen av året var årshjul ivaretatt, samt at tiltak utover årshjul var ivaretatt førstehjelpskurs i/på tvers av seksjoner innen helse. 14

15 EGENKONTROLL BRANN OG EL NOVEMBER 2017 Rakkestad kommune v/personal sender halvårlig ut sjekkliste for egenkontroll brann og el. Svarinngang er ikke fullstendig. Manglende gjennomføring fremkommer av vedlagte resultat og følges opp videre. Kort oppsummering av resultatene på kommunenivå: Svarene viser at Rakkestad kommune har god kontroll og god oversikt over brannvernet og el-kontrollen i organisasjonen. Det er enkelte områder som fortsatt krever et fokus; Det er påkrevd med oppdatering av branninstrukser og orienteringsplaner ved flere anlegg knyttet til seksjon TML. Manglende brannøvelser ble påpekt som et problemområde for halvårsrapport første halvår Dette er betydelig ivaretatt ilpa andre halvår Sjekklister som sendes ut til brannvernområdene er faglig forankret hos Rakkestad Brannvesen. 15