Status og utvikling innen HMS Rapport til Arbeidsmiljøutvalget 2. halvår Saksnr. 14/403 Journalnr. 3379/14 Arkiv 032 Dato:

Transkript

1 Status og utvikling innen HMS Rapport til Arbeidsmiljøutvalget 2. halvår 2013 Saksnr. 14/403 Journalnr. 3379/14 Arkiv 032 Dato:

2 Avdeling Kommunikasjon og service GJENNOMFØRT VERNERUNDE Rådhuset 1. etg Ingen Sammenfattede resultater Avvik: 0 Det er ikke gjennomført vernerunde i perioden. Vernerunde ble gjennomført første halvår EGENKONTROLL BRANN OG EL Rådhuset kjeller Rådhuset 1. etg Rådhuset 2. etg Kulturhus Faktor 10 Brannvern og el-sikkerhet Sammenfattede resultater Avvik: 0 Forbedringsforslag: 1 Brannvernrunde ble gjennomført november Avdekket at ventil på brannslange i spisesal er vanskelig å åpne. Dette er utbedret. Det er ikke avholdt brannøvelse for Kulturhuset i Dette planlegges gjennomført første halvår Det oppleves at det er god kontroll på brannvernet på kulturhuset og kontorlandskapene. Det gjøres oppmerksom på «Særskilt brannsynrapport 2013 Rakkestad kulturhus» hvor Rakkestad brannvesen har påpekt avvik. Ifht avvik må fremdriftsplan være på plass innen 17 februar Avvikene følges opp videre i AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Rådhuset 1. etg Sammenfattede resultater

3 Avdelingen har tatt i bruk elektronisk kvalitetssystem på en god måte. Kunnskap om og ferdigheter til å bruke systemet er nå på plass. Hovedvekten av meldinger er vaktmestermeldinger, og mengden som sendt kan i noen grad forklares med at ansatte i stabstjenestene har sendt på vegne av seksjonene de støtter. Det oppleves at ansatte nå er så trygge i systemet at det ikke er grunn til å anta at det foreligger underrapportering. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 3. kvart kvart halvår 2013 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,6 0,8 1,5 0,9 2,2 3,1 0,7 1,5 2,3 Lavt sykefravær i perioden. Sykefraværet er i hovedsak knyttet til legemeldt sykefravær som ikke er jobbrelatert. Ingen tiltak påkrevet. Avdeling Økonomi og personal GJENNOMFØRT VERNERUNDE Rådhusveien 1, 1. etg Rådhusveien 4, underetasje Ingen Sammenfattede resultater Avvik: 0 Det er ikke gjennomført vernerunde i perioden. Forsterket fokus på gjennomføring av vernerunde første halvår Dette gjelder i særlig grad for HMS-område Rådhusveien 1, 1 etg hvor det ikke ble gjennomført vernerunde i EGENKONTROLL BRANN OG EL Rådhusveien 1, 1. etg Rådhusveien 4, underetasje Faktor 10 Brannvern og el-sikkerhet Sammenfattede resultater Avvik: 5 Forbedringsforslag: 1 Uønskede hendelser: Ingen Brannvernet i Rådhusveien 1, 1 etg er godt ivaretatt. Avvik/forbedringsforslag fra tidligere er ivaretatt med unntak av manglende orienteringsplan. Dette følges tett opp mot seksjon TML som har ansvaret for denne type tegninger. Egenkontrollen avdekket kun et avvik i form av manglende deksel i et sikringsskap. Dette er 3

4 utbedret. Egenkontroll brann/el i Rådhusveien 4, underetasje ble gjennomført sammen med lokal vaktmester. Det ble avdekket flere behov som bygningseier skal utbedre. I alt snakk om fire avvik. Det gjenstår en del før brannvernet i Rådhusveien 4, underetasje er godt nok ivaretatt. Dette går først og fremst på bygningsmessige faktorer, men også ifht opplæring av ansatte. Egen plan for EDB-rom må utarbeides første halvår AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Rådhusveien 1, 1. etg Rådhusveien 4, underetasje Sammenfattede resultater Avdelingen har hatt god opplæring i bruk av kvalitetssystemets meldingsmuligheter, hvilket spørreundersøkelse til ansatte i november bekreftet. Samtlige ansatte opplyser at de er kjent med muligheter som ligger i systemet. Det er som sådan ingen grunn til å anta at det foreligger en underrapportering da det ikke er meldt HMS-meldinger i perioden. Som det fremkommer av graf (over), er det sendt totalt 7 vaktmestermeldinger i perioden. «Varsling» som fremkommer av graf, er ikke reel da dette er en test-melding. Ansatte er kjent med muligheter til å påvirke sin arbeidshverdag gjennom kvalitetssystem. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 3. kvart kvart halvår 2013 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,2 1,3 1,5 0,1 0 0,1 0,2 0,6 0,8 Meget lavt sykefravær i perioden. Ingen tiltak påkrevet. 4

5 Seksjon Skole GJENNOMFØRT VERNERUNDE Rakkestad Ungdomsskole Os Skole Bergenhus skole Kirkeng skole Samtlige Sammenfattede resultater Avvik: 0 Vernerunde gjennomført ved samtlige skoler. Seksjon skole har god kontroll på gjennomføring av vernerunde. Internkontroll HMS gjennomføres etter årshjul. Seksjonen trenger noe mer system og oversikt i elektronisk kvalitetssystem for å kunne nytte dette bedre. Egen skolemelding er under utarbeidelse. EGENKONTROLL BRANN OG EL Rakkestad Ungdomsskole Os Skole Bergenhus skole Kirkeng skole Faktor 10 Brannvern og el-sikkerhet Sammenfattede resultater Avvik: 0 Forbedringsforslag: 4 Uønskede hendelser: 2 Brannvern er ivaretatt ved samtlige skoler i perioden. Interne rutiner og sjekklister følges opp og utvikles også i kommunens kvalitetssystem. Kirkeng skole har vært underlagt tilsyn fra det lokale e-verk. Det har vært to stk uønskede alarmer ved Os skole (falske). Skole har god kontroll på brannvern. Pålegg etter brannsyn ved Kirkeng skole er meldt videre i linjen og rapport blir sett opp mot byggeprosjekt. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Rakkestad Ungdomsskole Os Skole Bergenhus skole Kirkeng skole blir korrekt. 5

6 Sammenfattede resultater Ansvarlig leders vurdering Seksjonen har tatt i bruk QM+ som kvalitetssystem på en god måte, det kan virke ut i fra grafene som om vaktmestermeldingen blir brukt som HMS melding når det gjelder forbedrings forslag. Dette er noe som bør avklares i skoleledergruppa, slik at rapportering og statisk blir korrekt. Det jobbes fortsatt med å utarbeide en skolemelding, en skolemelding bør inneholde en rapport på uønskede hendelser fra elever og avvik fra opplæringslova. Utforming og innhold må jobbes med i ledergruppa, samt med kvalitetskoordinator. Det er utarbeidet sjekklister i forhold til det fysiske miljø 9a opplæringsloven og miljørettet helsevern, det psykososiale miljøet 9a oppll og på brukermedvirkning 11 oppll. Et årshjul er under utarbeidelse. Interne planer og prosedyrer blir revidert og lagt inn i kvalitetssystemet, samt aktuelle lovverk og sentrale planer. Internkontroll vernerunde det bør lages en sjekkliste tilpasset skole. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 3. kvart kvart halvår 2013 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,6 4,5 5,2 0,8 6,1 7 0,7 5,3 6,1 Sykefraværet har stabilt lavt gjennom Skolene har gode rutiner for oppfølging av sykemeldte. Det jobbes godt på skolen med arbeidsmiljø og tilrettelegging, fokuset er på god relasjonell ledelse. Seksjonens mål er å fortsette å holde sykefraværet nede. 6

7 Seksjon NAV GJENNOMFØRT VERNERUNDE Rådhuset 2. etg Samtlige Sammenfattede resultater Avvik: Ingen Forbedringsforslag: Flere Uønskede hendelser: Ingen Samtlige HMS-faktorer ble gjennomgått med hver enkelt ansatt. Hovedvekten av tilbakemeldingene fra de ansatte gikk på forbedringsforslag på ergonomiske forhold samt sikkerhet. Seksjonen har hatt et spesielt fokus på sikkerhet i perioden. Innspill ifht til dette, samt ergonomi er ivaretatt så langt seksjonen har sett seg i stand til det. EGENKONTROLL BRANN OG EL Seksjon NAV har ikke eget delegert brannvern og elsikkerhetsansvar. Sammenfattede resultater AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Rådhuset 2. etg Det er ikke meldt avvik/uønskede hendelser/forbedringsforslag i perioden. Seksjonen bruker etter avtale med kommunalsjef drift det statlige avvikssystemet ASYS for registrering av vold og trusler om vold. Det har vært tre hendelser i perioden, som er fulgt tett opp og lukket av leder sammen med ansatte. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 3. kvart kvart halvår 2013 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,7 2 2,8 2,3 3,2 5,5 1,5 2,6 4,2 I perioden har NAV Rakkestad et sykefravær på 4,2 prosent. Seksjonen hadde et sykefravær på 15,1 prosent første kvartal, og satte tydelige mål for arbeidet med å redusere dette. Sykefraværet er jobbet godt ned i perioden, og er nå under kommunalt måltall 6,5 prosent. Det vil være et fortsatt fokus på tiltak i denne sammenheng for å holde sykefraværet på et lavest mulig nivå. 7

8 Seksjon Barnehage GJENNOMFØRT VERNERUNDE Bergenhus barnehage Fladstad barnehage Kirkeng barnehage Byggeklossen barnehage Ellemelle barnehage Faktor 1 Psykososialt arbeidsmiljø Faktor 3 Giftige og helsefarlige stoffer Faktor 4 Vedlikehold, orden og renhold Faktor 5 Ergonomi Faktor 6 Lys, stråling og støy Sammenfattede resultater Avvik: 5 Det er gjennomført vernerunde i samtlige enheter i seksjonen i perioden. Det er meldt fem avvik i denne sammenheng, og fire avvik er lukket på enhetsnivå. Et avvik er videresendt og foreløpig ikke lukket. Gjennomføring av vernerunder i enhetene etter sjekkliste i elektronisk kvalitetssystem har fungert godt. Ansatte er sitt ansvar bevisst innen arbeidet med HMS, men det er fortsatt behov for videre opplæring i bruk av elektronisk kvalitetssystem for å kunne dokumentere hva som gjøres på en best mulig måte. EGENKONTROLL BRANN OG EL Bergenhus barnehage Fladstad barnehage Kirkeng barnehage Byggeklossen barnehage Ellemelle barnehage Faktor 10 Egenkontroll brann og el Sammenfattede resultater Avvik: 6 Forbedringsforslag: 5 Alle enhetene i seksjonen har gjennomført egenkontroll brann og el. Det er innarbeidet gode rutiner som ansatte forvalter på en god måte. Årshjul som legges i denne sammenheng fungerer etter intensjon. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Bergenhus barnehage Fladstad barnehage Kirkeng barnehage Byggeklossen barnehage Ellemelle barnehage 8

9 Sammenfattede resultater Ansvarlig leders vurdering Ansatte i seksjonen har meldt 25 HMS-meldinger i perioden. Dette gir et godt bilde av at HMS er i fokus og at ansatte nå føler seg tryggere på bruk av elektronisk kvalitetssystem. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 3. kvart kvart halvår 2013 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,6 8,8 9,4 1 9,9 10,8 0,8 9,4 10,1 Egenmeldt sykefravær er lavt, legemeldt sykefravær er for høyt. Legemeldt fravær skyldes enkeltsaker. I samarbeid med NAV Arbeidslivssenter styrker seksjonen nærværsarbeidet i

10 Seksjon Kultur GJENNOMFØRT VERNERUNDE Bibliotek/kino/lokalsamling Aktivitetshuset/klubbene Kulturskolen Badet Samtlige Sammenfattede resultater Avvik: 3 Forbedringsforslag: 1 Uønskede hendelser: 2 Det er gjennomført vernerunder på bibliotek/kino/lokalsamling samt Badet. Det er i perioden ikke gjennomført vernerunde ved Kulturskole og Aktivitetshus. Dette vil bli gjennomført første halvår Utover dette har det vært fokus på medarbeidersamtaler og personalmøter. Det er ansatt ny enhetsleder ved kulturskolen, og internkontroll er en prioritert arbeidsoppgave. Seksjonen har kontroll på tiltak mtp meldte avvik/forbedringsforslag og uønskede hendelser. Når det gjelder uønskede hendelser som er meldt fra Badet, er dette hendelser det er vanskelig å gardere seg mot. EGENKONTROLL BRANN OG EL Bibliotek/kino/lokalsamling Aktivitetshuset/klubbene Kulturskolen Badet Faktor 10 Egenkontroll brann og el Sammenfattede resultater Avvik: 1 På Rakkestad bad har det vært gjennomført brannvernrunde og alle instrukser er gjennomgått med personalet. Rakkestad Ungdomsskole er for øvrig ansvarlig for oppfølging av dette byggets brannverninstallasjoner. På Aktivitetshuset har det vært brannsyn ved Rakkestad brannvesen, og pålegg etter tilsyn er lukket. Det er videre gjennomført brannvernrunde med de ansatte. Det har ikke vært gjennomført brannvernrunde med ansatte på Rakkestad kulturskole. Brannvern er en prioritert oppgave for ny enhetsleder kulturskole første halvår

11 AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Bibliotek/kino/lokalsamling Aktivitetshuset/klubbene Kulturskolen Badet Sammenfattede resultater Seksjon Kultur har implementert elektronisk kvalitetssystem, men har ikke tatt i bruk systemets muligheter innenfor egen internkontroll. Så langt er det behov for vaktmestertjenester som er fremtredende. Muligheter som ligger i elektronisk kvalitetssystem, vil bli fortløpende vurdert gjennom hele SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 3. kvart kvart halvår 2013 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,6 9,5 10,2 0 13,6 13,6 0,3 11,6 11,9 Seksjonen har relativt mange ansatte, men få ansatte i store stillinger. I perioden har det vært relativt høyt sykefravær blant ansatte med store stillingsstørrelser, hvilket påvirker sykefraværet i stor grad. Sykefravær er ikke jobbrelatert. Det anses ikke som nødvendig med tiltak til tross for høyt sykefravær. Seksjon Familiesenter GJENNOMFØRT VERNERUNDE Helsehuset Industriveien 6 Fysio/Ergo Treveien 8 Ingen Sammenfattede resultater Avvik: 0 Seksjonen flyttet inn i nytt Familiesenter før jul og er nå samlet under et og samme tak. Medarbeidersamtaler er gjennomført i samtlige enheter med unntak av enhet Helsestasjon. Arbeidet med HMS for et samlet Famsenter vil være prioritert

12 EGENKONTROLL BRANN OG EL Helsehuset Industriveien 6 Treveien 8 Ingen Sammenfattede resultater Avvik: 0 Seksjonen flyttet inn i nytt Familiesenter før jul og er nå samlet under et og samme tak. Arbeidet med HMS for et samlet Familiesenter vil være prioritert Sammenfattede resultater AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Helsehuset Industriveien 6 Fysio/Ergo Treveien 8 Her er det ikke sent meldinger på HMS og legemiddelhåndtering. Dette er feil og gjelder felles ansatte som har jobbet et annet sted. Dette er ryddet opp i. Ingen meldinger på avvik, hvilket er en relativ tydelig indikator på at det foreligger underrapportering. Kurs planlagt vår SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 3. kvart kvart halvår 2013 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,4 7,1 7,5 1,2 17,6 18,8 0,8 12,5 13,4 Sykefravær i rapporteringsperioden er 13,4 prosent, mens det for hele året er 12,1 prosent. Sykefraværet er høyt, men er ikke jobbrelatert. Seksjonen opplever å ha kontroll på sykefraværet og arbeidet med å redusere dette ned mot måltall 6,5 prosent. 12

13 Seksjon Skautun GJENNOMFØRT VERNERUNDE Enhet Korttid Enhet Langtid Enhet Demens Enhet Kjøkken/Vaskeri Ingen Sammenfattede resultater Avvik: 0 Seksjonen har gjennomført vernerunde i samtlige ansvarsområder i perioden. Vernerundene ble gjennomført med innledende spørreskjema i kvalitetssystem. Total svarprosent var på 62, hvilket ga seksjonen et solid grunnlag å jobbe videre med. Resultater ble gjennomgått med verneombud, enhetsledere og seksjonsleder. Høy deltagelse blant ansatte resulterte i mange avdekkede forbedringsforslag. Forbedringsforslag er ivaretatt både på enhetsnivå og med støtte fra seksjon TML. Forslag til tiltak og oppfølging vil videre være et tema på personalmøter både mtp hva som er gjort, men også ifht å sikre medvirkning. Videre er dette et tema som tas opp i møter med tillitsvalgte og verneombud for igjen å kunne utarbeide adekvate ROS-analyser og påfølgende handlingsplaner. Det er planlagt møter i denne sammenheng hver 12. uke. Flere besvarelser i vernerunden går på dårlig inneklima og harde gulv. Det er svært ønskelig at det vurderes at arbeidssko skal dekkes av arbeidsgiver, da det er mye gåing og at harde gulv ikke kan unngås Vernerunden fungerer bra ved at ansatte besvarer HMS-spørsmål i elektronisk kvalitetssystem(bra medvirkning fra de ansatte). Besvarelsene blir gått igjennom av tillitsvalgte, verneombud og enhetsledere/seksjonsledere. Den fysiske vernerunden ble ikke gjennomført samlet, men verneombud tok kontakt med de ulike avdelinger. Enhetsleder kjøkken/vaskeri med eget verneombud hadde sin egen gjennomgang. Oppsummering av gjennomgang av besvarelsene ble gått igjennom på de ulike personalmøter. Når det gjelder inneklima, så er det viktig at TML følger opp at de ulike ventilasjonsanlegg ved Skautun fungerer. Det gis også tilbakemeldinger om at renhold burde vært bedre. Tilbakemeldingen er tatt opp med renholdsleder, og det påpekes at det generelle renoldet er bra. Etterspørres mer hovedrengjøring, samt at det gjøres kjent for personalet hva og når renholderne vasker ved de ulike avdelingene 13

14 EGENKONTROLL BRANN OG EL Enhet Korttid Enhet Langtid Enhet Demens Enhet Kjøkken/Vaskeri Faktor 10 Brannvern og el-sikkerhet Sammenfattede resultater Avvik: 5 Seksjonen gjennomfører «kvartersøvelser» som en del av egenkontroll brann og el. Assisterende enhetsledere er ansvarlig for dette, og i rapporteringsperioden er totalt gjennomført 33 ulike «kvartersøvelser» fordelt på den enkelte enhet. Nattevakter har deltatt på eget kurs innen brannvern i regi av Rakkestad brannvesen, som igjen har resultert i forsterket brannvern og el fokus på kveldstid og natt. Hver kveld gjennomføres brannvernrunder hvor det sjekkes at dører er låst, unødvendig lys ikke er tent mm. «Kvartersøvelsene» gjennomføres ved de ulike avdelinger og det dokumenteres hvem som er med på de ulike øvelsene. Det er ingen helhetlig oversikt over hvem som har deltatt på de ulike «kvartersøvelsene» i Det kan være varierende hvem som får med seg alle 6 øvelsene hvert kvartal i løpet av året. Feil som blir registrert på «kvartersøvelsene», meldes i hovedsak som vaktmestermelding til oppfølging. Feil/avvik meldes også som avvik på HMS-melding. Seksjonen har god kontroll på brannvernet, både materielt og mtp opplæring av ansatte. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Enhet Korttid Enhet Langtid Enhet Demens Enhet Kjøkken/Vaskeri Sammenfattede resultater Seksjon Skautun, ved alle enheter er gode på å sende HMS-avvik. Gjennomgang HMS-meldinger på QM+: I perioden 1/8-31/12-13 meldes det tilsammen 40 HMS-meldinger hvorav 24 av dem er avvik 14

15 Ansvarlig leders vurdering på vold og trusler. Til faktor 1 Psykosos./organisatorisk arbeidsmiljø meldes det avvik på at matpauser ikke kan avvikles og at oppgaver ikke blir gjennomført grunnet dårlig bemanning. Disse avvikene er nok underrapportert.. Å sende HMS-meldinger kan bli bedre hos de ansatte, det må være et tema på personalmøter. HMS-meldinger kan være noe underrapport, må ufarliggjøres hos de ansatte. Viktig at enhetslederne følger opp saksbehandling av HMS-meldingene forløpende. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 3. kvart kvart halvår 2013 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,6 5 5,6 1,1 6,6 7,7 0,9 5,8 6,7 Samlet sykefravær for 2013 utgjør 8,0%, målet for 2013 var 9,0%. Langtidssykemeldte har gått ned, korttidsfraværet varierer. God oppfølging av sykemeldte. Det tilrettelegges for ansatte som ikke har full arbeidskapasitet, slik at de kan møte på jobbe med tilrettelegginger. Enhetslederne har månedlig møter med arbeidslivssenteret/nav, for å se på mulige tiltak for de sykemeldte og med fokus på forebyggende tiltak. Seksjon Skautun ser en trend at sykefravær 1.kvartal er noe høyere enn ellers i året. Mye av fraværet de første månedene er en følge av diverse utbrudd av forskjellige virus befolkningen generelt utsettes for, for eksempel Norovirus og influensa.. Å jobbe tett på pasienter tilsier at ansatte må være mer restriktive med være hjemme for å unngå å smitte pasienter. Seksjon Hjembaserte tjenester GJENNOMFØRT VERNERUNDE Omsorgsboliger Skautun Omsorgsboliger Helsehusveien Kontorlokaler «Banken» Johs C Liensgt 5 Samtlige Sammenfattede resultater Avvik: 3 Forbedringsforslag: Handlingsplan vernerunde beskriver div tiltak. Tiltak gjennomført 2013, videre oppfølging Uønskede hendelser: Ingen Seksjonen har vært underlagt tilsyn fra Arbeidstilsynet, og fått pålegg om utlevering av arbeidstøy til ansatte, rutine for vask av ansattes arbeidstøy og garderobeløsning til ansatte. Seksjonen har utarbeidet egen handlingsplan som tar inn over seg lukking av pålegg fra Arbeidstilsynet samt generelle tiltak etter vernerunde. Verneombud og tillitsvalgte er godt orientert og er gitt anledning til å komme med uttalelser i denne prosessen. 15

16 EGENKONTROLL BRANN OG EL Omsorgsboliger Skautun Omsorgsboliger Helsehusveien Kontorlokaler «Banken» Johs C Liensgt 5 Faktor 10 Sammenfattede resultater Avvik: 2 Forbedringsforslag: Tiltak omsorgsboliger Bjørkebo er tidligere meldt og følges opp av TML. «Kvartersøvelser» er gjennomført etter oppsatt plan innen hvert HMS-område. Kvartersøvelsene innebærer kontroll av håndslukkere, husbrannslanger, evakueringsøvelser, testing av overføring av alarm til alarmsentral, kontroll av rømningsveier og elektrisk anlegg. Disse øvelsene gjennomføres fortløpende og gjentagende gjennom hele året. Avvik er registrert i omsorgsbolig Bjørkebo hvor husbrannslanger ikke fungerer tilfredsstillende, samt at det er behov for ytterligere husbrannslanger i fellesarealer på samme sted. Seksjonen har god kontroll på brannvernet, og øver dette regelmessig. Opplæring ansatte gjennomføres jr årshjul brannvern. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Omsorgsboliger Skautun Omsorgsboliger Helsehusveien Kontorlokaler «Banken» Johs C Liensgt 5 Sammenfattede resultater Seksjonen har tatt i bruk elektronisk kvalitetssystem på en god måte. Ansatte er flinke til å melde hendelser, og seksjonen har derfor god styringsinformasjon for eksempel innen legemiddelhåndtering og ifht hendelser opp mot brukere. Første halvår 2014 vil det bli satt ytterligere fokus på å bruke styringsinformasjon som kommer som en del av kvalitetssystemet til å videreutvikle prosedyrer og rutiner. Dette vil bidra til ennå bedre intern kvalitetskontroll i seksjonen. 16

17 SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 3. kvart kvart halvår 2013 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,5 8,0 8,5 1,0 10,7 11,7 0,8 9,3 10,1 Jf HØP er seksjonens mål å redusere sykefraværet fra 13 prosent i andre kvartal 2012 til 9 prosent i andre kvartal Seksjonens sykefravær 2.halvår 2013: 10,1 prosent. Sykefravær totalt 2013: 8,9 prosent. Det bemerkes at hjemmehjelpstjenesten har hatt et økende fravær 2.halvår 2013 med hovedårsak langtidssykemeldinger. Årsak ligger i all hovedsak utenfor arbeidsstedet, men arbeidsoppgavene i hjemmehjelpstjenesten, samt liten mulighet for å tilrettelegge for lettere og eller stillesittende arbeid gjør det vanskelig å redusere langtidsfravær. Årsakssammenheng totalt redusert langtidsfravær i seksjonen 2013 jf 2012 kan blant annet sees i sammenheng med gjennomføring flexiturnus/overdekking. En effekt av flexiturnus/overdekking er blant annet redusert ekstern vikarinnleie og dermed økt forutsigbarhet i drift med kjente ansatte på jobb. Samarbeidsmøter Arbeidslivssenter og oppfølging sykemeldte jf IA-retningslinjer utføres. Seksjon BOAK GJENNOMFØRT VERNERUNDE Kleven Lundborg Sentrum Ingen Sammenfattede resultater Avvik: 0 Vernerunder er ikke gjennomført i rapporteringsperioden. Gjennomføres første halvår

18 EGENKONTROLL BRANN OG EL Kleven Lundborg Sentrum Faktor 10 Brannvern og el-sikkerhet Sammenfattede resultater Avvik: 0 Egenkontroll brann og el er gjennomført i samtlige enheter. Det er i denne sammenheng ikke meldt om avvik. Seksjonen har kontroll på brannvern innenfor sitt ansvarsområde. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Kleven Lundborg Sentrum Sammenfattede resultater Vi har mange meldinger på vold og forulempninger. Enhetsleder jobber systematisk med dette og de går igjennom alle situasjoner for og forhindre at dette skjer igjen. Allikevel er det naturlig og ha et høyt antall på dette da vi har krevende brukere. Ansatte har i høst tatt i bruk ipader for direkte registrering på vold og forulempninger og derfor regner vi med at vi nå har en riktig registrering. Seksjon BOAK har evnet å ta elektronisk kvalitetssystem i bruk på en meget god måte. Ansatte er blitt trygge på bruk av systemet, og tilgjengelighet til systemet er sikret gjennom innkjøp av Ipad s. Dette har også medført at brukerterskelen er senket. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 3. kvart kvart halvår 2013 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,6 7,5 8,1 0,4 8,3 8,7 0,5 7,9 8,4 Seksjonen har hatt et gjennomgående høyt sykefravær hele Totalt sykefravær for 2013 var 9,3 prosent. Sykefraværet er i all hovedsak legemeldt. Høyt sykefravær i høst, men dette er ikke arbeidsrelaterte årsaker. Seksjonen har oversikt over sammenhenger ifht sykefravær, og jobber planmessig med å redusere sykefraværet i

19 Seksjon Teknikk, miljø og landbruk GJENNOMFØRT VERNERUNDE Rådhusveien 1, 2. etg Renholdsbaser Teknisk drift Ikke gjennomført i perioden Sammenfattede resultater Avvik: 0 Forbedringsforslag: 10 Vernerunde for HMS-område Rådhusveien 1, 2 etg ble gjennomført første halvår Det er ikke gjennomført ytterligere vernerunder innen seksjonen i rapporteringsperioden. Det settes fokus på HMS og internkontroll særlig innen teknisk drift første halvår EGENKONTROLL BRANN OG EL Rådhusveien 1, 2. etg Renholdsbaser Teknisk drift Faktor 10 Brannvern og el-sikkerhet Sammenfattede resultater Avvik: 1 I perioden er det gjennomført egenkontroll brann og el innenfor områdene Rådhusveien 1, 2 etg samt lokaler tilhørende teknisk drift. Registrert et avvik på ikke gjennomført brannvernøvelse ved lokalene til teknisk drift. Egenkontroll brann og el innenfor resterende ansvarsområder gjennomføres første halvår Utover dette vil brannvern og el sikkerhet ha et sterkt fokus når teknisk drift flytter inn i nye lokaler våren Ansatte innen renhold er en utfordring mtp deltagelse i lokalt brannvern- og elsikkerhetsarbeid. Seksjonsleder ser det som viktig at disse deltar på det forebyggende arbeidet ved de lokasjoner de faktisk utfører sitt arbeid. Dette vil bli fulgt opp tett med aktuelle seksjons- og avdelingsledere. 19

20 Sammenfattede resultater AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Rådhusveien 1, 2. etg Renholdsbaser Teknisk drift Ingen Seksjonen har ikke loggført en eneste melding i elektronisk kvalitetssystem andre halvår Det er imidlertid gjennomført en generell spørreundersøkelse som en del av vernerunden på alle enheter. Resultatene av denne er innrapportert i elektronisk kvalitetssystem. I tillegg er det gjennomført en gjennomgang av de fysiske arbeidsforholdene gjennom bedriftshelsetjenesten. Generelt på avvik er det at inneklima hos de som arbeider på rådhuset er for dårlig (for høye C02 målinger). Dette blir utbedret med nytt ventilasjonsanlegg i Seksjonsleder ser det som sitt ansvar å ha et forsterket fokus på dokumentasjon i kommunens elektroniske kvalitetssystem (QM+) av den internkontroll som pågår. SYKEFRAVÆR Sammenfattede resultater 3. kvart kvart halvår 2013 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,4 2,8 3,2 0,6 2,9 3,5 0,5 2,8 3,3 Sykefraværet for 2013 har vært svært lavt og er godt innenfor rammen av kommunens målsetting om ikke å overskride 6,5%. 20

21 Felles Sammenfattede resultater Generelle kommentarer Videre oppfølging SYKEFRAVÆR 2013 Seksjon/avdeling 1. kvart 2. kvart 3. kvart 4. kvart Tot 2013 Rådmannens Team Kommunikasjon og service 8 1,9 1,5 3,1 3,7 Økonomi og personal 7 1,9 1,5 0,1 2,4 NAV 15,1 6,4 2,8 5,5 5,2 Skole 8,9 4,9 5,2 7 7,4 Barnehage 18,2 11,1 9,4 10,8 12,5 Kultur 12,7 14,3 10,2 13,6 12,8 Familiesenter 9,9 12,2 7,5 18,8 12,1 Skautun 10,4 8,1 5,6 7,7 8 Hjembaserte Tjenester 6,9 7,7 8,5 11,7 8,9 BOAK 9,6 10,3 8,1 8,7 9,3 Teknikk, Miljø og 5,2 3,4 3,2 3,5 3,9 Landbruk Totalt 9,5 7,2 6,2 8,5 8 Det totale sykefraværet i Rakkestad kommune 2013 ligger på snittet for de siste 10 årene. Åtte prosent sykefravær er høyt, men ligger gjennomsnittlige sett ifht omkringliggende og sammenlignbare kommuner. Måltall sykefravær er 6,5 prosent, og det er kun et fåtall av seksjonene som ligger innenfor dette. Dette til tross, har det vært en positiv utvikling i flere seksjoner ved at sykefraværet gradvis har blitt lavere gjennom året. Innenfor personaltunge seksjoner med høyt sykefravær vil det bli iverksatt eget prosjekt i samarbeid med bedriftshelsetjenesten våren Pr februar 2014, er det ikke endelig vedtatt hvem seksjoner som skal være deltagende. Prosjektet er innovativt ved at Rakkestad kommune vil fungere som «pilot» i et system utviklet av bedriftshelsetjenesten Stamina HOT. 21

22 Sammenfattet timeforbruk 2013 BEDRIFTSHELSETJENESTE Kunde nivå 2 / Tjenestekategori / Tjeneste Sum timer Barnehage (5 stk.) BOAK (Bo og Aktivitet) 2.00 Brann 6.25 Fellesaktiviteter Rakkestad kommune Seksjon Familiesenter 4.75 Seksjon Hjemmebasert tjeneste Skautun sykehjem Skoler (4 stk.) Teknik/Miljø/Landbruk Økonomi/Personal 4.75 Totalt Kommentarer til leveranse Systematisk HMS arbeid AMU møtedeltakelse løpende under året Årsrapport 2012 Samarbeidsmøte med alle virksomhetsledere + HVO, og utarbeidelse av handlingsplan Kvartalsvis kundegjennomgang Sykefraværsarbeid Deltakelse i lovpålagt dialogmøte 1 flere tilfeller og ved flere avdelinger, fremst Barnehage og Skole. Veiledning til ledere Arbeidshelseoppfølging Målrettede Helsekontroller for Røykdykkere inkl. EKG Røykdykkerattest Yrkesvaksinasjoner (Polio, Twinrix) Audiometrikontroll av ansatte ved. Flere Barnehager Individuell arbeidsmedisinsk poliklinikk v. lege Ergonomi Individuelle arbeidsplassvurderinger flere enkelte tilfeller løpende i perioden Rådgivning i forbindelse med nybygg Seksjon Familiesenter Individuelle arbeidsplassvurderinger Seksjon Hjemmebaserte tjenester Individuelle arbeidsplassvurderinger Administrasjon Skautun + Kjøkkenkontor 22

23 Kurs i dataergonomi f. TLM, deretter individuelle arbeidsplassbesøk Individuelle arbeidsplassvurderinger Økonomi/Personal Psykososialt arbeidsmiljø / Organisasjonsutvikling Individuelle Gestaltcoachingsamtaler for flere ansatte, og ved flere avdelinger Konsultasjon hos Psykolog Veiledning til leder i psykososiale utfordringer Meglingsoppdrag i trepartsamtale; leder og ansatt. Fysisk, biologisk, kjemisk arbeidsmiljø Veiledning vedr. kjemisk risikovurdering ved TML 23