Utvikling på personalområdet Rapport til Administrasjonsutvalget 2. halvår Saksnr. 17/660 Journalnr. 5166/17 Arkiv 032 Dato:

Transkript

1 Utvikling på personalområdet Rapport til Administrasjonsutvalget 2. halvår 2016 Saksnr. 17/660 Journalnr. 5166/17 Arkiv 032 Dato:

2 UTVIKLING PÅ PERSONALOMRÅDET RAPPORT TIL ADM UTVALG 2. HALVÅR 2016 Vedtatte tiltak i budsjett og økonomiplan Rakkestad kommune gjorde opp regnskapet i fjor med et overskudd på 14,3 millioner kroner. Korrigert for «ekstraordinære poster» var overskuddet på i overkant åtte millioner kroner. Budsjettet for 2016 er satt opp i balanse. Rakkestad kommune har merutgifter sammenlignet med budsjett i hovedsak innen IT-utstyr, lisenser og en svak norsk krone på kr , barnevern sammensatte årsaker som det arbeides intenst med (jf. egne rapporter til politisk nivå) på fem millioner kroner, og Bo- og aktivitetstjenester større brukervolum generelt på to millioner kroner i På de øvrige områder er avvik mindre og innenfor akseptable rammer. Rådmannen regner med at Rakkestad kommune i 2016 gjør regnskapet opp i balanse. Arbeidskraftplan for Rakkestad kommune Revidert Arbeidskraftplan for perioden ble vedtatt av Rakkestad kommunestyre februar Følgende tiltaksområder er ivaretatt i rapporteringsperioden for 2016: Arbeidet med kompetanseplan for Rakkestad kommune pågår. Ikke ferdigstilt. Revisjon av retningslinjer for oppfølging av arbeidstakers syn er påbegynt i perioden, og ferdigstilles vinter Følgende tiltaksområder gjenstår for 2016: Kartlegging av uønsket deltid legges inn i fast årshjul Revidere reglement for velferdstiltak Ledersamlinger Følgende temaer har vært tema på ledersamlinger i perioden: Kommunereform og kommunale tjenester i denne sammenheng Utkast til revidert administrativt delegasjonsreglement gjennomgang av rådmann Innkjøpsforvaltning Nye krav til innhenting av politiattest ny rutine for Rakkestad kommune Elektronisk personalmelding Internkontroll økonomi Gjennomgang garantilønnsoversikt ansatte HTA kap 4 i Rakkestad kommune Innkjøp IT - rutiner Samlinger har vært gjennomført av kommunalsjef drift med støtte fra fagpersoner. HMS-samling for ledere Ikke gjennomført HMS-samling i perioden. Samling tillitsvalgte Følger av samme innhold som for enhetsledere. Gjennomført to samlinger i perioden Innhold i samlinger med utvalg av tillitsvalgte er i stor grad den samme som for enhetsledersamlinger. Opplæring/gjennomgang har vært gjennomført av personalsjef. Samling verneombud Ikke gjennomført i perioden. 2

3 Administrativt forhandlingsutvalg I rapporteringsperioden er følgende vedtatt: Lønnsfastsettelse konstituering nestleder NAV Lønnsfastsettelse vikariat NAV Lønnsfastsettelse barnevernskonsulenter Avlønning vikariat førskolelærer Lønnsvedtak seksjonsleder Familiesenter Avlønning erfaringskonsulenter seksjon Familiesenter videreføring Lønnsfastsettelse enhetsleder NAV Lønnsfastsettelse enhetsleder seksjon BOAK Opprettelse av funksjonstillegg for administrator av GAT Soft UAML (Utvalg for enkeltsaker etter Arbeidsmiljøloven) Det har ikke vært behandlet saker i UAML i perioden. Lønnsoppgjøret 2016 Lønnsforhandlinger etter forhandlingsbestemmelsene i Hovedtariffavtalen kapitel 3.4.1, og 5.2 ble gjennomført høst Det var ikke lokale forhandlinger etter HTA kap 4 i 2016, til tross for at dette var et hovedoppgjør. Lokale forhandlinger for dette kapittel er lagt inn som den del av mellomoppgjøret Resultat for lønnsoppgjøret 2016 for ansatte i Rakkestad kommune var gjennomsnittlig som det fremkommer av oversikt: Kap Kap Kap 5.2 Kap 4 Rådmannens team Seksjons- og stabsledere Akademikere eks leger/ingeniører Hovedtyngden av ansatte 96 prosent 3

4 Status personalressurser Rakkestad kommune Sykefravær totalt Søylediagram under viser sykefravær i perioden 2005 tom Som det fremgår av diagrammet, ligger sykefraværet i Rakkestad kommune stabilt på ca 8 prosent frem til og med Etter en nedgang i sykefravær i 2011, er nivået tilbake på snittet. Sykefravær kommenteres utdypende i egen rapport til Arbeidsmiljøutvalget. Nyansatte antall/fordeling Stillingsbetegnelse Konsulent Adjunkt m/tilleggsutd. Vernepleier Ergoterapeut Barnevernspedagog %- stilling Arbeidssted 100 Stab Info & IKT 100 Seksjon Skole 41,55 Seksjon BOAK 60 Seksjon Famsenter 100 Seksjon Famsenter Rekruttering Rekrutteringssituasjonen i Rakkestad kommune oppleves som tilfredsstillende innenfor de fleste tjenesteområder. Det er fortsatt store utfordringer knyttet til rekruttering av sykepleiere. Rådmannens Team har i samråd med ledelse innen Helse utarbeidet strategier for hvordan denne situasjonen kan bedres. Tiltak som er beskrevet, har størst fokus på «beholde» ansatte. Det jobbes aktivt med tiltak som har et større fokus på «rekruttering». Introduksjonsprogram følges stort sett som forutsatt for nyansatte. Medarbeiderundersøkelse Fullskala medarbeiderundersøkelse er ikke gjennomført i perioden. Det er gjennomført ved hhv seksjon Familiesenter og seksjon Hjembaserte Tjenester som en del av arbeidet blant annet med å redusere sykefraværet. 4

5 Avvikling av tjenestetilbud Tiltak som har vært gjennomført med støtte fra Rause Jobbsjansen er nå i sin helhet forvaltet av NAV Rakkestad. NAV Rakkestad er tilført ytterligere kompetanse for å ivareta dette oppdraget. Seniorpolitikk Rakkestad kommune var ansvarlig for gjennomføring av to-dagers pensjons-kurs for ansatte i kommunene i Indre Østfold. Totalt 51 deltakere gjennomførte kurset, hvorav 12 av disse er ansatt i Rakkestad kommune. Dette er et kurs som for meget gode tilbakemeldinger på innhold og form, og som virkelig «treffer» det behov som seniorer opplever å ha. Utover dette, gjennomførte KLP pensjonsrådgivning for ansatte fordelt over to dager høst Hele 33 ansatte har benyttet seg av dette tilbudet. I perioden har personal og lønn gjennomført opplæring hos KLP sentralt mtp å kunne rådgi ansatte i overgangen til pensjonstilværelsen. Rakkestad kommune har god rådgivningstjeneste innenfor området. Etterutdanning av ufaglærte/helsefagarbeidere Ingen nye tiltak i perioden. Bedriftsintern attføring Det er ikke fattet nye vedtak i perioden. KS-samling innen HR-området Personalsjef har deltatt på et møte for personalsjef/hr-sjefer i Østfold som er gjennomført i regi av KS i perioden. Arbeidsmiljøloven 14.4.a og 14.9 (6) Det er tvistet på gjeldende retningslinjer for behandling av krav etter AML 14.4.a. Tvisteløsningsnemda har i tilsvar datert 08. mars 2017 varslet at saken er berammet til behandling april/mai Administrativ organisasjonsstruktur Høst 2016 initierte rådmannen gjennomgang/revisjon av administrativ organisasjonsstruktur. Denne prosessen er ikke ferdigstilt ved utgangen av 2016, men det er så langt konkludert med at administrativt delegasjonsreglement revideres. Denne revisjonen gir blant annet tydelige signaler på endringer knyttet til ansvar ved ansettelser i Rakkestad kommune. Dette innebærer en betydelig endret arbeidsform for personal i og med at ansvar delegeres ut i seksjonene. Servicepensjon Rådmannen varslet allerede høsten 2016 om kutt i årsverk i I budsjett 2017/Økonomiplan fremkommer følgende: Rådmannens forslag budsjett 2017 og økonomiplan har som et overordnet mål og strategi å korrigere inn kommunens virksomhet slik at den i perioden til enhver tid er innenfor de økonomiske rammene. Det gjør tiltak påkrevet. Rådmannen varsler et program for reduksjon med årsverk millioner kroner i Reduksjon av stillinger er i første omgang tenkt gjennomført ved naturlig avgang og interne rokkeringer ved ledighet. 5

6 I et perspektiv på to tre år bør endringer la seg gjennomføre med naturlig avgang med bruk av virkemidler som intern rekruttering til ledige stillinger der forutsetningene for det er til stede, omplasseringer og frivillig pensjonering i årsintervallet med pensjonsgrad 70 prosent (AFP). Servicepensjon dvs garantert 70 prosent AFP har så langt vært et godt virkemiddel for å stimulere til naturlig avgang for seniorer med pensjonsrettigheter. Virkemiddelet er i utgangspunktet konsentrert om stillinger innen stabsområdet. I perioden er det inngått åtte intensjonsavtaler med ansatte på dette virkemiddelet. Uttak av servicepensjon vil tidligst starte februar Annet Julebord for ansatte og høytidelighet knyttet til erkjentlighetsgaver bel gjennomført desember 2016 som forutsatt. Høytidelighet ved overrekking av erkjentlighetsgaver ble gjennomført desember Lærlinger Antall Fag Sysselsetting Oppstartsdato Sluttdato 1 Barne- og ungdomsarbeider* Rakkestad kommune ? 1 Helsefagarbeider Rakkestad kommune Helsefagarbeider Rakkestad kommune Helsefagarbeider Rakkestad kommune Helsefagarbeider Rakkestad kommune Helsefagarbeider YSK Rakkestad kommune Helsefagarbeider YSK Rakkestad kommune Helsefagarbeider YSK Rakkestad kommune Helsefagarbeider YSK Rakkestad kommune Barne- og ungdomsarbeider Rakkestad kommune Feierlærling Rakkestad kommune Maskinførerfaget Rakkestad kommune Helsefagarbeider Prosjekt m/ NAV ? 13 *Ute i fødselspermisjon Rakkestad kommune sysselsetter ved utgangen av desember 2016, totalt 13 lærlinger. Utover de tradisjonelle lærlingene innen helse og barne-/ungdomsarbeid, ble det høsten 2016 sysselsatt hhv feierlærling og lærling innen maskinførerfaget. Videre har Rakkestad kommune en lærling innen helsearbeiderfaget som utdannes gjennom eget prosjekt med NAV sentralt. Rakkestad kommune har som målsetting at det skal være to lærlinger pr 1000 innbygger, hvilket gir totalt 16 lærlinger. Det er utfordrende å nå dette målet ut fra økonomisk situasjon. Av de opprinnelige fire lærekandidater som ble sysselsatt 2012, er det nå en stk som fortsatt er i sin sysselsetting. Lærekandidater Antall Fag Sysselsetting Oppstartsdato Sluttdato 1 Barne- og ungdomsarbeider Via NAV ? 6