HMS rapport 1. halvår Saksnr. 18/2327 Journalnr /18 Arkiv 032 Dato:

Transkript

1 HMS rapport 1. halvår 2018 Saksnr. 18/2327 Journalnr /18 Arkiv 032 Dato:

2 HMS meldinger 1. halvår 2018 Det er flere seksjoner som benytter seg av HMS-meldingen. Seksjonene innenfor Helse & Omsorg BOAK, Skautun og Hjembaserte tjenester fremhever seg i så måte. Som det fremkommer av oversikten under, er det flere seksjoner samt staber som ikke har benyttet seg av dette i særlig grad i rapporteringsperioden. Disse seksjonene/stabene vil fortsatt bli utfordret på dette tema. I perioden er det totalt meldt 127 HMS-meldinger. Samtlige meldinger er behandlet/lukket av aktuell leder. Hovedvekten av meldingene er fra seksjon BOAK, hvor «vold og trussel» utgjør 48 meldinger. Det er verdt å merke seg at det også fra seksjon Skautun er et økende antall meldinger innen vold/trussel. Flere av disse meldingene er knyttet til uønsket seksuell oppmerksomhet fra bruker(e). Det er ingen meldinger om vold/trussel fra ansatte i seksjon Familiesenter i perioden. Det er meldt om en ulykke/personskade blant ansatte i perioden. Seksjon Skautun har flere meldinger innen kategorien «Vedlikehold, orden og renhold». Dette er i stor grad meldinger som er knyttet til behov for å utbedre interne rutiner knyttet til eget vaskeri. Samme seksjon har flere meldinger innen kategori «Annet». Dette er meldinger hvor hovedvekten er knyttet mot brukere, og som dermed er avvist som HMS-meldinger.

3 Seksjon NAV ROS: Det er ikke foretatt en ROS-analyse innenfor HMS-området for NAV, men generelt stort fokus på sikkerhet, kompetanse og nærvær. Bedriftshelsetjenesten (stat) kommer i oktober og snakker om samtaleteknikk i møte med aggressive brukere mm. Sykefravær: Lavt sykefravær totalt sett for seksjon NAV. Stabilt fornøyde medarbeidere over en lengre periode. En del utskiftninger ved NAV siste kvartal medfører noe slitasje, men svært lavt fravær i samme periode kan være et tegn på stor lojalitet og medarbeiderskap i gruppa. Sykefraværet er som regel også lavere i sommermånedene ifbm ferieavvikling osv. Egenmeldingsbruk over 1% ikke uvanlig ved NAV. En liten seksjon som får relativt store utslag ved få personers fravær. 3

4 Seksjon Kommunikasjon og Kultur HMS-meldinger omhandler hendelser ved Rakkestad kommunale bad, samt tre avvik innenfor egenkontroll brann og el. Avvik som ennå ikke er lukket, følges opp av seksjonsleder. ROS: ROS-analyser gjennomføres på alle store arrangementer. I tillegg er mindre ad-hoc arrangementer i kulturhuset og bygdetunet gjenstand for ros-analyse, likeså større og mindre utleiearrangementer. Sykefravær: Sykefraværet er i hovedsak ikke jobb-relaterte. Høyt sykefravær i andre kvartal skyldes legemeldt sykefravær. Seksjon Skole Tre av fire skoler har gjennomført vernerunde første halvår. Det er ikke registret noen avvik. Det er tendens til varsling på opplæringsloven. Det er ikke tilhørende HMS og vernerunde og skole skal etablere en egen skolemelding, men fokus på blant annet elevens læringsmiljø andre sentrale paragrafer i opplæringsloven. Seksjon skole er i dialog med Utdanningsforbundet om dette. 4

5 Ingen avvik i henhold hold til lovverk og regelverk, men det er har bedt om utbedringer og undersøkelser av luftkvalitet pga opplevd dårlig og varm luft. Flesteparten av meldingene handler om at klasser har mistet en time assistent eller timer med spesialundervisning. Det er ikke et brudd på opplæringsloven. Assistent i klasserommet er ikke en lovpålagt tjeneste. Timer til spesialundervisning assistent eller pedagogtimer er i vedtak gitt i årstimer. Det er derfor ikke et avvik før eleven eventuelt ikke har fått tildelte årstimer i løpet av skoleåret. Dette har skolene kontroll på. ROS: Ingen av avvik eller hendelser er av slik art at det har vært nødvendig med ROS analyse. Vold og trusler episoden var et barn på SFO som hadde ikke hadde etterkommet en beskjed og rop «inn i øret» til en ansatt. Saken ble fulgt opp av skolens ledelse. Sykefravær: Det er flere lærere/assistenter som har langtidssykemeldinger enn tidligere. Det er ikke jobbrelaterte årsaker. De ansatte blir fulgt tett opp av skolens ledelse. Seksjon Barnehage Seksjonen melder fortsatt lite avvik. Feil rettes fortløpende, uten at det meldes avvik. Seksjonen har hatt en gjennomgang og drøfting av holdninger til avviksmeldinger. I seksjonen har vi i tillegg hatt en gjennomgang av rutinen for HMS-meldinger, og de tekniske handlingene. 5

6 ROS: Det ble ikke avdekket behov for ROS-analyser. Ved gjennomgang av faktor 5; Ergonomi, ble løfteteknikker og hjelpemidler gjennomgått, samt stressmestring. Det ble iverksatt mindre endringer av plassering av hjelpemidler, blant annet ble en påkledningskrakk flyttet til et bedre egnet sted. Sykefravær: Sykefraværet var høyt første kvartal, det er ikke uvanlig at dette kvartalet har det høyeste fraværet i løpet av året. Det egenmeldte fraværet har økt, dette har bakgrunn i at vi råder medarbeiderne til å benytte egenmelding fremfor en sykemelding som ofte skrives for et lengre tidsrom. Seksjon Familiesenter Det er få avviksmeldinger på Familiesenteret generelt. Dette betyr ikke at det ikke er avvik, men at ansatte ikke bruker systemet godt nok. Det arbeides med, og ansatte har fått opplæring og informasjon om systemene. Giftige helsefarlige gasser gjelder fuktskader i kjeller og toalett, dette er ikke reparert. Støyavviket er bråk fra ventilasjonsanlegget. Det er noe bedre nå ROS: Det er ikke gjort noen ROS analyser 6

7 Sykefravær: Det er svært lavt egenmeldt fravær. Dessverre har vi alvorlig sykdom blant ansatte som ikke er arbeidsrelatert. Seksjon Skautun 7

8 8

9 Seksjon Hjembaserte HMS-meldinger er i hovedsak meldt fra enhet omsorgsbolig. Det erfares at ansatte i for liten grad melder avvik, eks innen hendelser med seksuell trakassering. Ansatte oppfordres av ledere til å melde inn hendelser/avvik. I samling enhet omsorgsbolig oktober 2018 vil et av temaene være dokumentasjon og avviksmeldinger. Det er et mål gjennom økt kompetanseheving ansatte at de i økt grad vil melde avvik og hendelser på de ulike HMSområdene. Avviksmelding vil være tema på personalmøte enhet hjemmesykepleie høst ENHET OMSORGSBOLIG Manglende renhold fellesareal omsorgsboliger: For lite vask i omsorgsboligene fellesareal. Dette er meldt til TML over flere år. Hyppighet av vask fellesareal er ikke endret. Til tider så skittent i fellesareal at ansatte enhet 9

10 omsorgsbolig må vaske gulv etc. Årsak til økt behov for renhold fellesareal er dårlige pasienter, dårlig mobilitet, dårlig syn osv. Brannvern: Rutiner brannvernrunde er gjennomgått med enkelte ansatte, da det er kvittert for utført brannvernrunde uten at alle faste oppgaver er blitt utført. Eks. lukking av vinduer, dører osv. Ventilasjon fellesareal omsorgsboliger - varme Ventilasjon i bygget som ikke er godt nok varmt. Ble midlertidig løst i sommer med innkjøp av mobile aircondition i fellesarealer Andebo, Bjørkebo 1. og 2.etg og Fiolen. Pleiefaktor enhet omsorgsbolig: Mange arbeidsoppgaver, pleieoppgaver og høyt arbeidstempo meldes fra ansatte. Ansatte melder at de ikke får utført arbeidsoppgaver og nødvendig oppfølging av beboere i omsorgsbolig. Henger sammen med fysisk og psykisk sykere beboere i omsorgsbolig og for lav grunnbemanning omsorgsboliger for å kunne gi forsvarlige og tilstrekkelige helse- og omsorgstjenester. Årsverk omsorgsboliger totalt 25,75 Pleiefaktor omsorgsboliger 0,51. Pleiefaktor inkl nattevakt (1,06) 0,53 Økt grunnbemanning legges inn som tiltak budsjett Skal enhet omsorgsbolig opprettholde drift med nåværende brukergruppe i omsorgsboliger, må pleiefaktor økes for å gi forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Vold trussel om vold Verbale trusler og fysisk vold dette henger sammen med pasientenes mentale tilstand bl.a demens, psykiatri og alkohol demens. Det er to meldinger på dette i 1.halvår 2018, men ansatte opplever dette daglig. Det skrives altså for lite Qm+ meldinger på dette fordi det er «hverdagen deres». Fagsamling ansatte enhet omsorgsbolig medio oktober 2018 vil inneholde ulike fagtemaer og dokumentasjon. Her vil HMS-meldinger være en del av områdene som gjennomgås ved tema dokumentasjon. Beboere med sammenfallende diagnose/utfordringer burde bodd i tilpasset omsorgsbolig med kvalifisert fagpersonale, dvs økt kompetanse innen alderspsykiatri og demens. HMS-MELDINGER ENHET HJEMMESYKEPLEIE Brannvern: Tilløp til brann i omsorgsbolig. Nattpersonale utsatt for røykutvikling, gass fra brennende stol. Ansatt fulgt opp i etterkant med legesjekk. Yrkesskademelding sendt NAV. Ingen varige men for nattpersonalet som ble utsatt for røyk- og gassutviklingen. HMS-melding er knyttet til en hendelse i brukers hjem hvor enhetsleder ble utsatt for en sterk psykisk hendelse. Situasjonen opplevdes som svært ubehagelig. Situasjonen er fulgt opp med samtale med ansatt. Seksuell trakassering Ansatt utsatt for seksuell trakassering hos mannlig bruker. Situasjonen er rapportert 11.august og jobbes nå aktivt med i forhold til gjennomgang av hva ansatte skal gjøre hvis slike situasjoner oppstår. Enhetsleder følger opp videre for å vurdere evt anmeldelse av hendelsene hvis bruker fortsetter sine handlinger og væremåte ovenfor ansatte. Det blir tatt opp med bruker at hans handlinger og væremåte ikke er akseptabelt og vil bli anmeldt hvis det skjer igjen. Enhet hjemmesykepleie har siste tiden hatt ansatte som er utsatt for seksuell trakassering hos flere mannlige brukere. Ansatte anmodes om å melde fra til enhetsleder umiddelbart hvis en slik hendelse har skjedd og at det er nulltoleranse fra arbeidsgivers side for at ansatte skal utsettes for slike hendelser. 10

11 ROS: Det er ikke gjennomført ROS-analyser 1.halvår 2018 Sykefravær: Totalt for seksjonen er sykefraværet 8,4 %. Da sykefraværsbildet er ulikt i seksjonens enheter, velges å gi kommentarer knyttet til enhetene. SYKEFRAVÆR ENHET HJEMMESYKEPLEIE Totalt for enhet hjemmesykepleie er fraværet 3,6 %, hvorav 0,8% er korttidsfravær. Enhet hjemmesykepleie har over en lengre periode hatt stabilt lavt fravær. ENHET OMSORGSBOLIG: Totalt for enhet omsorgsbolig er fraværet 13,5 %, hvorav 1,2% er korttidsfravær. Langtidsfravær i sykepleiergruppe medfører utfordringer knyttet til forsvarlig døgnkontinuerlig drift. Enhet omsorgsbolig har 1.halvår innleie ekstern sykepleierkompetanse. Dette for å sikre forsvarlig drift. Utfordring med ekstern vikarinnleie er at vikarbyråene ikke leverer som forventet på ønsket bestilling sykepleierkompetanse. Den enkelte sykemeldte følges konkret opp med ulike IA-tiltak, oppfølgingssamtaler og oppfølging fra personalenhet. Bruk av egenmeldinger siste 12 måneder er gjennomgått av enhetsleder. Flere ansatte har brukt 4 eller flere egenmeldinger egen sykdom i løpet av en 12-måneders periode. Seksjonsleder har i samarbeid med personalsjef gjennomgått sakene og retten til bruk av egenmelding ved bruk av egen sykdom er trukket inn av ulik varighet for den enkelte ansatt dette gjelder. 11

12 Seksjon BOAK Seksjonen har mange avvik i løpet av perioden, men antall avvik er på samme nivå som tidligere år. Det antas at det er noe underrapportering, men ansatte har et bra fokus på at avvik skal registreres. Som tabellen under viser, er det vold og trusler som utgjør flest HMS-avvik i seksjonen. Det jobbes kontinuerlig med å få ned antall avvik, og i enkelte tilfeller benytter vi oss av spesialisthelsetjenesten for veiledning. Enkelte av våre brukere har en atferd som gjør at det forekommer avvik, og ved nyansettelser blir søkere gjort kjent med at det forekommer utageringer. Dette gjør at vi forhåpentligvis ansetter arbeidstakere som tåler å jobbe med utageringsproblematikk, selv om dette ikke er ønskelig. ROS: Seksjonen har utarbeidet ROS-analyser på følgende områder: 12

13 Sykefravær: Seksjonen har et stabilt sykefravær. Det er få sykmeldte som oppgir årsaker på arbeidsplassen som sykefraværsgrunn, men det oppleves en økning av fravær på grunn av økt arbeidsbelastning i enkelte enheter. Seksjon TML Seksjonene har fokus på at alle hendelser skal registreres. Det begynner å bli gode rutiner på dette nå. Det er ikke registrert alvorlige hendelser 1 halvår. Seksjonsleder er tilfreds med den situasjonen. Denne spesifikke saken gjelder et kutt i en finger under bytting av glass på lastebil. Kuttet medførte ikke fravær og var ikke alvorlig. Operatør må vurdere å bruke hansker dersom det er mulig i forhold til det som skal utføres. ROS: Det er ikke behov for eller gjennomført en ROS analyse som følge av den kommenterte hendelsen. Sykefravær: Seksjonen hadde et for høyt fravær i første kvartal. Det er satt fokus på det sykefraværet som er relatert til jobbsituasjon. Blant annet opplæring i ergonomi for renholdere. Dessverre er noe fravær knyttet til årsaker som Rakkestad kommune ikke får gjort noe med. Seksjonen håper på ytterligere reduksjon i 3 kvartal. 13

14 VERNERUNDER 1. HALVÅR 2018 Det er ikke gjennomført vernerunder i rapporteringsperioden. Dette er helt eller delvis planlagt gjennomført ilpa høst Fellesoversikt Sykefravær: Sykefravær Rakkestad kommune første halvår 2018 er på 8,4 prosent. Dette er en økning fra sykefraværet for 2017 som var på 7,20 ved årets utgang. Sykefraværet for 2018 ligger pr utgangen av juni høyere en snittet for de siste 5 år som er på ca 8 prosent. Innenfor rapporteringsperioden er det høyeste sykefraværet registrert for 1. kvartal. Dette faller sammen med influensa som var sterkt utbredt etter ved overgangen til 2018 hel 9,6 prosent totalt for Rakkestad kommune. Videre er det verdt å bemerke at det egenmeldte fraværet har øket signifikant i perioden, sett opp mot tidligere år. Det er seksjoner som i enkelte måneder har over 2 prosent egenmeldt fravær. Snitt for tidligere år har ligget i størrelsesorden 0,8 1,0 prosent, hvor bruk av egenmelding har ligget på det jevne rundt det beskrevne snittet. Seksjonene Skautun og Skole har en markant økning innen sykefravær. I positiv retning, er det verdt å legge merke til seksjon Hjembaserte tjenester som har et synkende sykefravær. Dette er i særlig grad knyttet til enhet hjemmesykepleie som har et historisk lavt sykefravær for tiden. Stabene - inkludert Rådmannen er til dels betydelig tatt ned mtp antall årsverk siste året. Det er en prosentvis stor økning innenfor dette arbeidsområdet når det gjelder sykefravær. Økning i sykefraværet er ikke jobbrelatert. En forventet merbelastning på gjenværende stabsmedarbeidere har så langt ikke medført et høyere sykefravær pr juni Seksjon/stab Egenmeldt fravær Legemeldt fravær Totalt 2017 Rådmannens team inkl staber 1,10 % 5,20 % 6,30 % 1,30 % NAV 1,40 % 0,80 % 2,20 % 2,00 % Skole 1,10 % 7,40 % 8,60 % 4,80 % Barnehage 1,60 % 7,90 % 9,50 % 8,90 % Kommunikasjon og kultur 0,40 % 4,70 % 5,00 % 1,70 % Familiesenter 1,30 % 6,20 % 7,50 % 7,70 % Skautun 1,30 % 11,00 % 12,30 % 10,20 % Hjembaserte tjenester 0,90 % 7,40 % 8,40 % 11,20 % BOAK 1,00 % 6,90 % 7,90 % 8,20 % Teknikk, miljø og landbruk 1,00 % 7,20 % 8,20 % 7,40 % Totalt 1,10 % 7,30 % 8,40 % 7,20 % 14

15 15

16 Bedriftshelsetjenesten: 16

17 Det har vært et sterkt fokus på muligheter for støtte som ligger i avtale med bedriftshelsetjenesten i første halvår Pr august 2018, er timebank 95 prosent forbrukt. Aktivitet med støtte fra bedriftshelsetjenesten vil være betydelig avkortet ut Kurs: Det er gjennomført to HMS-relaterte kurs for ledere i rapporteringsperioden. Kurs i stressmestring og AKAN-arbeid. Utviklingsarbeid: Følgende er revidert i perioden - Retningslinjer for oppfølging av sykefravær - Egenmelding om sykefravær (skjema) - Retningslinjer ved personskade, nestenulykker og sykdom - Infohefte ansatte på personalforsikringer EGENKONTROLL BRANN OG EL MAI 2018 Rakkestad kommune v/personal sender halvårlig ut sjekkliste for egenkontroll brann og el. Svarinngang er ikke fullstendig. Manglende gjennomføring fremkommer av vedlagte resultat og følges opp videre. Kort oppsummering av resultatene på kommunenivå: Svarene viser at Rakkestad kommune har god kontroll og god oversikt over brannvernet og el-kontrollen i organisasjonen. Det er avvik som er avdekket: Manglende brannøvelser er påpekt i kontrollen. Avvik i denne sammenheng er lukket ilpa juni Løse stikk-kontakter ved flere anlegg. Dette er rettet opp. Sjekklister som sendes ut til brannvernområdene er faglig forankret hos Rakkestad Brannvesen. 17