MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget 5/13 13/426 MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALGET DEN

Transkript

1 MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalget Sted: Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato: Tid: 14:00 SAKSLISTE Saksnr. Tittel 5/13 13/426 MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALGET DEN /13 13/1686 STATUS OG UTVIKLING INNEN HMS - RAPPORT TIL AMU 1. HALVÅR /13 13/1673 KIRKENG SKOLE 8/13 13/1674 KIRKENG BARNEHAGE - FORPROSJEKT Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 3. september 2013 Ellen Solbrække (s) Ordfører

2 Sak 5/13 MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALGET DEN Saksbehandler: Ranveig Hansen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/426 5/13 Arbeidsmiljøutvalget Møteprotokoll fra møte i Arbeidsmiljøutvalget den godkjennes. Møteprotokoll fra Side 2 av 7

3 Sak 6/13 STATUS OG UTVIKLING INNEN HMS - RAPPORT TIL AMU 1. HALVÅR 2013 Saksbehandler: Steffen Tjerbo Arkiv: 032 Arkivsaksnr.: 13/1686 6/13 Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalget vedtar rapport for 1. halvår 2013 på status innen Helse, Miljø og Sikkerhet for Rakkestad kommune. Rapport til Amu 1. halvår Bakgrunn Arbeidsmiljøloven 7-2 (6) stiller krav til Arbeidsmiljøutvalg om at disse utferdiger rapport om arbeidet som er gjennomført. Administrasjonens vurdering Rakkestad kommune innførte elektronisk kvalitetssystem 01. februar 2012, et system som nå har vært i sammenhengende drift i over et år. Systemet er en betydelig leverandør av styringsinformasjon ifht internkontroll som sådan, men også innen arbeidet med Helse, Miljø og Sikkerhet i vår organisasjon. Det viser seg at selv om systemet nå har vært lenge i drift, er det fortsatt utfordringer knyttet til forståelse og bruk av systemet. Dette gjelder både ifht ansatte og ledere. Dette må ivaretas innen overgangen til 2014, da Rakkestad kommune etter denne tid kun har elektronisk kvalitetssystem. Plan for dette er lagt, og følges opp av rådmannens team høst Det understrekes at systemet i høyeste grad er i bruk i organisasjonen, hvilket bekreftes av pålogginger i perioden. Til tross for dette opplever rådmannen at Rakkestad kommunes internkontrollsystem mer og mer kan karakteriseres som et helhetlig internkontrollsystem HMS og brannvern. Sykefraværet har i perioden øket sett i forhold til Sykefraværet i Rakkestad kommune for første halvår 2013 ligger omtrent på snittet for de siste 11 år, men er fortsatt preget av store, «personaltunge» seksjoner med høyt sykefravær. Sett opp mot tall fra statistisk sentralbyrå, ligger sykefraværet i Rakkestad kommune lavere enn landsgjennomsnittet. Det er to seksjoner som ikke har rapportert fullstendig innen tidsfrist, hvilket rapport til arbeidsmiljøutvalget bærer preg av. Side 3 av 7

4 Sak 7/13 KIRKENG SKOLE Saksbehandler: Jon Ådalen Arkiv: L80 Arkivsaksnr.: 13/1673 7/13 Arbeidsmiljøutvalget Orienteringen tas til etterretning Ingen bemerkninger til forprosjektet 1. Tegninger Kirkeng skole - plantegning 1.etg, datert Tegninger plan loftsetasje, datert Tegninger snittegning, datert Tegninger Kirkeng skole fasader, datert Bakgrunn Utbygging av Kirkeng skole ble vedtatt i Budsjett 2013 og Handlings- og økonomiplan Forprosjektet er nå gjennomført og ferdigstilt og klar for utlysing på anbudskonkurranse via Doffin. Dette som følge av vedtak i Fast byggekomite, i sak 13/63. Prosjekteringsgruppen under ledelse av prosjektleder Jon Ådalen har gjennomført 10 prosjekteringsmøter for å koordinere og samordne de ulike fagområdene inn i siste reviderte tegninger fra arkitekten. I prosjekteringsgruppens møter har skolens ledelse deltatt aktivt. De har hele veien hatt anledning til å fremme skolens behov og ønsker for en funksjonell og fremtidsrettet skole. Skolens ledelse har hatt ansvar for å informere de ansatte og ta de med på råd underveis. Det er avholdt og planlagt informasjonsmøter med FAU. Prosjektgruppen har gjennomført og skal avholde prosjektmøte i nær fremtid. Litt om bygget Bygget er planlagt oppført i 1 etg med loft. Bygget fundamenteres med støpt betongplate på isolert grunn. Loftsetasjen disponeres til lagerrom og teknisk rom med innvendig trapp som adkomst. Det er planlagt 7 klasserom med tilhørende grupperom, SFO, diverse aktivitetsrom og bibliotek i den nye fløyen. Eksisterende bygning er planlagt ombygd til arbeidsrom for lærere og administrasjon, spise og pauserom, garderober for ansatte og ny sløydsal. Det er lagt stor vekt på at med enkel omrokkering har skolen et stort fellesrom til bruk for storforeldremøter og andre samlinger. Side 4 av 7

5 Sak 7/13 Det endelige resultatet er fremkommet etter grundige drøftinger mellom arkitekt, prosjektgruppen, lærere og verneombud på skolen. Oppvarming er planlagt med vannbårent varmeanlegg i betonggulv hvor varmekilden baseres på et separat biobrenselanlegg evt varmepumpe og jordvarme. Varmekilden planlegges som en felles løsning for skolen og Kirkeng barnehage. Totalareal for Kirkeng skole inkludert eksisterende bygning er 1908 m2 Ny skolefløy er planlagt til ca 1460 m2 Gymbygget fra 60-tallet og gammel skolebygning med bolighus er foreslått revet. Økonomi Anbudsprosessen vil pågå ut oktober. Mottatt anbud vil bli evaluert og innstiling på valg av entreprenør vil bli utarbeidet. Vedtak om dette fattes av Fast byggekomite. Videre det bli utarbeidet et totalbudsjett for byggeprosjektet frem til komplett ferdig skole inkludert riving av eldre bygninger. Budsjettet vedtas av Fast byggekomite med innstilling til kommunestyret såfremt vedtatt budsjettramme overskrides. Administrasjonens vurdering Kirkeng skole vil etter dette byggeprosjektet fremstå som en moderne og fremtidsrettet skole. Det er lagt ned mye arbeide i planlegging basert på ønsker og reelle behov fra skolens ledelse og øvrige ansatte. Side 5 av 7

6 Sak 8/13 KIRKENG BARNEHAGE - FORPROSJEKT Saksbehandler: Jon Ådalen Arkiv: L80 Arkivsaksnr.: 13/1674 8/13 Arbeidsmiljøutvalget Orienteringen tas til etterretning Ingen bemerkninger til forprosjektet 1. Kirkeng barnehage alt I, tegninger, datert Kirkeng barnehage alt II, tegninger, datert Bakgrunn Utbygging av Kirkeng barnehage ble vedtatt i Budsjett 2013 og Handlings- og økonomiplan Forprosjektet er nå gjennomført og ferdigstilt og klar for utlysing på anbudskonkurranse via Doffin. Dette som følge av vedtak i Fast byggekomite, i sak 13/60: Rakkestad Kommune fullfører prosjekteringen for Kirkeng barnehage, alt I og II og besørger utarbeidet nødvendige anbudsdokumenter for begge alternativene. Utbyggingen gjennomføres etter rimeligste alternativ. Prosjektet utlyses på konkurranse gjennom Doffin. Fast byggekomite godkjenner i egen sak valg av entreprenør og forslag til kontrakt. Byggestart planlegges høsten 2013 med 8-10 mnd byggetid Kommunestyret godkjenner i egen sak budsjett for gjennomføring av prosjektet. Prosjekteringsgruppen under ledelse av prosjektleder Jon Ådalen har gjennomført 8 prosjekteringsmøter for å koordinere og samordne de ulike fagområdene inn i siste reviderte tegninger fra arkitekten. I prosjekteringsgruppens møter har barnehagens seksjonsleder og ledelse deltatt aktivt. De har hele veien hatt anledning til å fremme barnehagens behov og ønsker for en funksjonell og fremtidsrettet barnehage. Barnehagens ledelse har hatt ansvar for å informere de ansatte og ta de med på råd underveis. Det er avholdt og planlagt informasjonsmøter med SU. Prosjektgruppen har gjennomført og skal avholde prosjektmøte i nær fremtid. Side 6 av 7

7 Sak 8/13 Litt om bygget Bygget er planlagt oppført i 21 etg med loft. Bygget fundamenteres med støpt betongplate på isolert grunn. Loftsetasjen disponeres til lagerrom og teknisk rom med innvendig trapp som adkomst. I underetasjen er planlagt arbeidsrom for ansatte og administrasjon, spise og pauserom og garderober for ansatte. I 1. etg er det planlagt 2 nye avdelinger med nødvendige garderober og grupperom med Det endelige resultatet er fremkommet etter grundige drøftinger mellom arkitekt, prosjektgruppen, lærere og verneombud på skolen. Oppvarming er planlagt med vannbårent varmeanlegg i betonggulv hvor varmekilden baseres på et separat biobrenselanlegg evt varmepumpe og jordvarme. Varmekilden planlegges som en felles løsning for skolen og Kirkeng barnehage. Ny fløy er planlagt til ca 425 m2 Økonomi Anbudsprosessen vil pågå ut oktober. Mottatt anbud vil bli evaluert og innstiling på valg av entreprenør vil bli utarbeidet. Vedtak om dette fattes av Fast byggekomite. Videre det bli utarbeidet et totalbudsjett for byggeprosjektet frem til komplett ferdig barnehage. Budsjettet vedtas av Fast byggekomite med innstilling til kommunestyret såfremt vedtatt budsjettramme overskrides. Administrasjonens vurdering Kirkeng barnehage vil etter dette byggeprosjektet fremstå som en moderne og fremtidsrettet barnehage. Det er lagt ned mye arbeide i planlegging basert på ønsker og reelle behov fra barnehagens ledelse og øvrige ansatte. Side 7 av 7