Prinsipper for administrativ organisering av nye Moss kommune

Transkript

1 Nye Moss kommune Saksutredning Prinsipper for administrativ organisering av nye Moss kommune Saksbehandler: Therese Evensen Dato: Arkivref.: 17/6793/ Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg nye Moss kommune /17 Midlertidig fellesnemnd for Moss og Rygge /17 Dokumenter vedlagt saken Dato Dok.nummer Tittel Vedlegg til valg av organisasjonsmodell Innstilling fra Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Foreslåtte prinsippskisse for valg av organisasjonsmodell legges til grunn i det videre arbeidet med å utarbeide overordnet administrativ organisasjonsmodell for nye Moss kommune. 2. Prosjektleder fremmer forslag til overordnet administrativ organisasjonsmodell, basert på vedtatte prinsippskisse i pkt.1 over. Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: 1. Foreslåtte prinsippskisse for valg av organisasjonsmodell legges til grunn i det videre arbeidet med å utarbeide overordnet administrativ organisasjonsmodell for nye Moss kommune. 2. Prosjektleder fremmer forslag til overordnet administrativ organisasjonsmodell, basert på vedtatte prinsippskisse i pkt.1 over, til fellesnemndas møte i april Midlertidig fellesnemnd for Moss og Rygge Møtebehandling: Leder informerte om at partssammensatt utvalg hadde gjort følgende endring i saksutredningen: Under overskriften "Alle ledernivåer skal ha fokus på tverrgående samarbeid" i andre kulepunkt strykes "både i". Votering: Innstillingen fra partssammensatt utvalg med leders presisering ble enstemmig vedtatt. 1

2 MF-004/17 Vedtak: 1. Foreslåtte prinsippskisse for valg av organisasjonsmodell legges til grunn i det videre arbeidet med å utarbeide overordnet administrativ organisasjonsmodell for nye Moss kommune. 2. Prosjektleder fremmer forslag til overordnet administrativ organisasjonsmodell, basert på vedtatte prinsippskisse i pkt.1 over Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtebehandling: Prosjektleders forslag til endring i punkt 2: Siste leddsetning fjernes. Votering: Prosjektleders forslag med endring ble enstemmig vedtatt. PSU-003/17 Vedtak: 1. Foreslåtte prinsippskisse for valg av organisasjonsmodell legges til grunn i det videre arbeidet med å utarbeide overordnet administrativ organisasjonsmodell for nye Moss kommune. 2. Prosjektleder fremmer forslag til overordnet administrativ organisasjonsmodell, basert på vedtatte prinsippskisse i pkt.1 over. Saksopplysninger: Nye Moss kommune skal være en bærekraftig kommune som er bygget for fremtiden. For å sikre dette trenger den nye kommunen en administrativ organisasjon som sikrer en effektiv ledelse med gjennomføringskraft i forhold til de utfordringene kommunen vil stå ovenfor i fremtiden. Denne saken skisserer hvilke prinsipper som skal ligge til grunn for den administrative organiseringen i den nye kommunen. Bakgrunn I henhold til kommunelovens 23 nr. 2, skal rådmannen sørge for at kommunen «drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll».valg av organisasjonsmodell må ha som overordnet mål å sikre nettopp dette. Det er gjennomgående i intensjonsavtalen mellom Moss og Rygge kommuner lagt betydelig vekt på helhetlig, tverrsektoriell tenkning. Dette er derfor å anse som et bærende prinsipp for valg av organisasjonsmodell i den nye kommunen. Et større fokus på helhetlig, tverrsektroriell tenkning er både viktigere og vanskeligere i en større kommune og forutsetter gode rutiner for kommunikasjon på tvers i organisasjonen. Følgende punkter fra intensjonsavtalen er førende for hvilke andre overordendet prinsipper som skal ligge til grunn for den administrative organiseringen: Pkt. 4.1 Kvalitet på tjenestene: «Innenfor alle tjenesteområder i K2 skal man ha en tydelig ledelse og en klar strategi, som sikrer en sammenhengende tjenestekjede i stadig utvikling». 2

3 Pkt 6.2 Effektivisering: «Det er avgjørende for å lykkes at man fra dag en har fokus på forenkling og effektivisering.» Dagens modell i Rygge kommune Dagens modell i Moss kommune Likheter og ulikheter i organisasjonsmodellene Moss/Rygge Både Rygge og Moss kommunes måte å organisere tjenestene på er etter en klassisk byråkratisk modell, slik Weber beskriver den med en sterk hierarkisk oppbygning, arbeidsdeling (spesialisering) og gjennomgående rutiner. Den hierarkiske modell betoner en klar over- og underordning mellom ulike vertikale nivå i organisasjonen. Det er ingen store motsetninger mellom disse modellene, men den ene kan vel oppleves mer «topptung» enn den andre. Hovedforskjellene mellom de to kommunene, slik de er tegnet, er at Moss har plassert deler av beslutningsmyndigheten på et lavere nivå (til kommunalområdene) og fremtrer dermed som en «flatere modell» enn Rygge. De overordnede stabs og støttefunksjoner som man finner i Rygge på rådmannsnivå, ser ut i Moss til å være flyttet til kommunalsjefområdene. Flate modeller begrunnes først og fremst ved av at beslutningsmyndigheten legges nær de som faktisk kjenner sakskomplekset best. (den som har skoen på. osv.) Typisk ved en flat struktur vil være at det er mindre overordnet og gjennomgående sentral styring, og de ulike enheter på samme linje blir forholdsvis autonome. Dette kan ha sine fordeler og ulemper. 3

4 I forhold til Webers modell er gjennomgående vertikale linjer viktige, og slik kan en flatere struktur gi utfordringer. Hvordan kommuner skal «rigge» seg for å få dette til er egentlig det organisering handler om. Organisering, eller strukturering, er mye mer enn å tegne firkanter og linjer ordnet i et formelt organisasjonskart. Strukturene i en kommune skal også gi den ønskede oversikt over mønsteret av aktiviteter, forventninger og idé-utveksling mellom ledere, ansatte, kunder og brukere. Hvordan den formelle struktur ser ut, og hvilke valg som gjøres organisatorisk, er svært avgjørende for hva en organisasjon er i stand til å utrette. Organisering i andre kommuner I løpet av de siste årene har offentlig sektor gjennomgått store forandringer. Nye organisatoriske løsninger har blitt prøvd ut. Samfunnsendringer og flere kommunale oppgaver har også ført til flere organisatoriske endringer for norske kommuner. Innføring av «New public management» har bidratt til dette. Flat struktur, færre nivåer og møter, og slankere staber var det man ønsket seg. Bakgrunnen for dette var mest sannsynlig dårligere økonomi og strengere produksjonskrav. Det kan nå se ut som om flere av kommunene har gått bort fra flat struktur til en form for etatsmodell med en organisering etter tjenestens karakter eller tjenesteområde. Både Skien, Nye Sandefjord og Nye Færder kommuner har innført flere ledernivåer, men ikke nødvendigvis flere myndighetsnivåer. Vekt på styring, men også brukerperspektivet, blir brukt som argumenter for at disse grepene er tatt. I teorien snakker man ofte om både horisontale og vertikale prosesser. Modellene nedenfor bærer preg av typisk vertikal oppdeling, også kalt vertikal spesialisering. Dette for å ivareta organisasjonens behov for å dele opp etter arbeidsoppgaver/arbeidsområder som logisk henger sammen nedover i organisasjonen og å sørge for ensartet styring/ledelse fra «topp til bunn» på området. Ved en slik vertikal oppdeling flyttes samordningsansvaret oppover til et høyere nivå i organisasjonen. I modellene nedenfor kommer dette til utrykk ved særskilte lederfora/beslutningsfora «over» de spesialiserte virksomheter. Nye Færder kommune med et innbyggertall på om lag vil når de «går på lufta» ha følgende organisasjonsmodell: 4

5 Skien kommune har omlag innbygger og har en organisasjonsmodell som ser slik ut: 5

6 Nye Sandefjord kommune med om lag innbyggere har en slik organisatorisk toppledergruppe: Vurderinger: Overordnede prinsipper og rammer for organisasjon Som nevnt innledningsvis løfter intensjonsavtalen fram helhetlig og tverrsektoriell tenkning som det bærende prinsippet som må gjennomsyre hele organisasjonskulturen i den nye kommunen. For å få til dette må den nye kommunen utvikle et helhetlig og overordnet kvalitets- og styringssystem som gir tydelige krav og retningslinjer for drift og utøvelse av ledelse. Den administrative organisasjonen skal sikre helheten for borgerne og den overordnede ledelsen, må derfor kunne levere resultater i tråd med den nye kommunens mål og visjoner. Videre fordrer dette at den administrativ organiseringen sørger for at det er effektiv ledelse på alle nivåer og at alle ledernivåer har økonomi-, personal- og fagansvar. For å sikre en organisasjon som ivaretar dette bør følgende prinsipper legges til grunn for valg av administrativ organisasjonsmodell: Ledelsen skal fungere som et tverrgående, strategisk og helhetsorientert lederteam. Dette betyr blant annet: At ledelsen vil ha ansvar for både vertikal spesialisering og horisontal samordning. At helhetssyn og faglig hensyn må sammenkobles At det må etableres tverrgående lederforum hvor overordnet strategisk innsats i forhold til kommunens samlede oppgaver drøftes og koordineres At det innenfor hvert kommunalsjefsområde etableres lederforum hvor strategiene drøftes og koordinering av oppgaver løses. Organisasjonsmodellen skal bidra til å fremme attraktive arbeidsplasser i hele organisasjonen. Dette innebærer blant annet: At det skal lages rammer for å utnytte og utvikle den enkelte leder og medarbeiders 6

7 kompetanse, erfaring og kreativitet og gjennom dette gi de beste mulighetene for kvalitet og effektivitet. At det lages rammer for både faglig, personlig og karrieremessig utvikling Organisasjonsstrukturen skal være transparent og tydelig. Dette betyr blant annet: At det er en klar ansvar- og oppgavefordeling At det er effektiv ledelse på alle nivåer At alle ledernivåer har fag-, personal- og økonomiansvar At det er tydelige styringslinjer Klart for innbyggerne hvor de skal henvende seg Alle ledernivåer skal ha fokus på tverrgående samarbeid. Dette innebærer blant annet: En horisontal samordning Bruk av prosjektorganisering, både i ad-hoc grupper, tverrgående grupper mv Det skal være korte beslutningsveier. Dette innebærer blant annet: At beslutninger treffes så nær tjenestemottaker/innbygger som mulig Færrest mulig ledernivåer Styrket kommunikasjonen både internt og eksternt At det er sammenheng mellom oppgaver som skal løses og de virkemidler den enkelte enhet rår over. «Myndiggjorte medarbeidere» i alle ledd Rolle- og oppgavefordeling mellom linje- og stabsfunksjoner er tydelige og gjennomgående for alle enheter i kommunen. Dette innebærer blant annet: At sentrale stabsfunksjoner bør legges direkte under rådmannen for å sikre nødvendig samordning og styring, samt lik praksis av myndighet og lik praksis av oppgavene innenfor plan, kommunikasjon, HR og økonomi. En horisontal spesialisering som rådgivning på spesialområder på tvers av organisasjonen. Ikke relevant Økonomiske konsekvenser: Miljøkonsekvenser: Ikke relevant Folkehelsekonsekvenser: Ikke relevant Konklusjon: Prinsippskissen over viser at vi må evne å lage en organisasjonsmodell med betydelig krav til både linjeledelse og helhetstenkning (vertikal spesialisering og horisontal samordning). Dette viser også at fokuset på ledelse og samording i den nye kommunen må prioriteres og styrkes. 7

8 Føringene som er gitt i intensjonsavtalen og ovennevnte prinsippskisse vil ligge til grunn for valg av organisasjonsmodell for nye Moss kommune Ivar Nævra Prosjektleder Moss og Rygge,