Tilleggsinformasjon Rapport «Administrativ organisering - Nye Steinkjer kommune»

Transkript

1 Tilleggsinformasjon Rapport «Administrativ organisering - Nye Steinkjer kommune» I henhold til kommunelovens 23 nr. 2, skal rådmannen sørge for at kommunen «drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll». Valg av organisasjonsmodell må i tillegg til å sikre gode tjenester til hele kommunen sine innbyggere, ha som overordnet mål å sikre nettopp dette. Arbeidsgruppen legger ikke fram et fullstendig forslag til org. struktur, men «angir retning». Man har derfor ikke gått nærmere inn på alle grensesnitt og oppgavefordeling mv. Dette innebærer blant annet at ikke alle kan finne «sine funksjoner/ dagens enheter» igjen i rapporten og i organisasjonskartet. Der det er endring fra dagens organisering/ forslag om å flytte funksjoner kan dette være nevnt spesifikt, for eksempel folkehelsekoordinator, miljørettet helsevern, kommuneadvokat, kommuneantikvar mv. Noen funksjoner faller naturlig inn under enkelte områder, mens andre ikke. Eksempler på områder som kan ha sin tilknytning flere plasser i organisasjonskartet: Politisk sekretariat Kommuneadvokat Miljørettet helsevern Koordinerende enhet Folkehelsekoordinator Kommunehelsekoordinator Klima og miljø Kart / geodata Oversikten er ikke uttømmende Arbeidsgruppen vil understreke viktigheten av å ha en fleksibilitet knyttet til endringer/ justeringer sett i forhold til de erfaringer man gjør seg underveis, høringsinnspill og ikke minst øvrige endringer (ytre og indre faktorer) som kan komme i tiden framover. Arbeidsgruppen ønsker å presisere følgende: Det er avvik i høringsperioden i rapporten og i høringsbrevet. Dette har sammenheng med at arbeidsgruppen på bestilling har levert sitt forslag tidligere enn først bestemt. Gjeldende høringsfrist er 1.september Arbeidsgruppen sitt forslag skal etter høring vurderes av rådmannen. Endelig forslag skal drøftes med tillitsvalgte. Navn på stab og etater er ikke endelig (men arbeidsgruppen har vurdert navnsettingen og valgene er ikke tilfeldig men gjennomtenkt) Oppgaver skissert under hver stab og etater er som tidligere nevnt ikke fullstendig. Det samme gjelder behovet for nivåer under hver etat. Nye ledere og rådmannen må bli enige om hensiktsmessige grensesnitt og hensynta de endringer som en ny kommune medfører 1

2 (flere skoler, flere distrikt for hjemmetjenesten, større geografiske områder knyttet til drift, vedlikehold og utvikling mv). Størrelsen på etatene ikke er lik i antall årsverk. Dette har sammenheng med at innholdet er svært ulikt i forhold til oppgaver og ansvar. Sektorlederne innenfor de ulike etatene har fullt ansvar innenfor sine områder. Sentralt i denne modellen er behovet for delegasjon fra «kommunalsjefnivået» til sektorlederne. Sektorlederne har gjennom delegasjon: beslutningsmyndighet, ansvar og vide fullmakter (med andre ord en annen plassering av myndighet, funksjoner og oppgaver enn i dag). Eksempel: Sektorleder for skole har ansvaret for rektorene som igjen har ansvaret for sitt personale. Sektorleder for institusjon har ansvaret for enhetslederne, som igjen har ansvaret for sine ansatte i de ulike institusjonene. Hva sektorleder ønsker å videredelegere vil avhenge av nivåene under (i tråd med delegasjonsreglement). Sektorlederne vil uansett ikke sitte med det operative personalansvaret for f.eks. hele hjemmetjenesten eller samtlige ansatte innenfor oppvekstområdet. Dette skal som i dag delegeres. Etter arbeidsgruppen sin vurdering vil etablering av sektornivået gi et større fagnærvær nedover i organisasjonen innenfor hver sektor og enheter (sektorleder skole for skole, sektorleder barnehager for barnehager, sektorleder for hjemmetjenesten for hjemmetjenesten osv). Sektorlederne på de ulike områdene vil utgjøre ledergruppen til kommunalsjefene. Ledergruppen vil ha tverrfaglig og tverretatlig sammensetting, som igjen skal bidra til mindre grad av «silotenkning» innenfor egne områder. Med delegasjon av beslutningsmyndighet og oppgaver fra kommunalsjefnivået til sektorledernivået og videre nedover i organisasjonen håper man å oppnå økt grad av strategisk arbeid og samarbeid mellom etatene på øverste nivå, og mindre detaljstyring nedover i organisasjonen, samt styrke ledere for øvrig, gjennom blant annet økt myndighet. Ny organisering er en god anledning til å gjennomgå en rekke strukturer, arbeidsmåter samt etablert formell og uformell praksis og om nødvendig fornye og effektivisere disse (digitalisering, modernisering, standardisering, arbeidsflyt mv). Presisering: Prinsipper for valg av org. modell Forslag til ny organisatorisk modell legger vekt på helhetlig og tverrsektoriell tenkning. I tillegg er hvordan kommunen skal yte tjenester i framtiden i endring. Digitale tjenester/ plattformer, forventninger og krav til kommunen som tjenesteleverandør, men ikke minst nye oppgaver og ansvar som tillegges kommunene. Kommunen sine leveranser til innbyggerne og samfunnet må tilpasses strengere økonomiske rammer, parallelt med at ressursbehovet øker («eldrebølgen», krav til kommunen som omsorgsleverandør mv). I kommune 3.0 tenkningen (kommunen sin rolle i forhold til befolkningen) går man bort fra servicesamfunnet og over mot fellesskapssamfunnet. Under forståelsen av at «alle har ressurser som de ønsker å bidra med i lokalsamfunnet, både til eget og fellesskapet sitt beste» (jf. KS infoside). Frivillig sektor Innsatsen som frivillig sektor gjør for andre er verdifull og er i tillegg svært viktig for kommunen og utviklingen i samfunnet forøvrig. Den nye kommunen må legge til rette for en sterkere samhandling 2

3 mellom kommunen og frivilligheten. Ansvaret for å frivilligheten er ikke spesifikt plassert inn i organisasjonskartet til Nye Steinkjer kommune. Arbeidsgruppen sin vurdering er imidlertid at ansvaret for frivilligheten i utgangspunktet er noe» sektorisert» (Kultur legger til rette for aktiviteter og arrangementer og samarbeider med frivilligheten, skole kan ha opplegg knyttet til leksehjelp gjennom frivilligheten, frivillighetssentralene har sitt ansvar, helse/ omsorg koordinerer arbeidet opp mot sitt felt osv.). Kommunen må ha et bevisst forhold til å koordinere samarbeidet med frivillig sektor. Mer samhandling og dialog mellom kommunen og frivilligheten, som igjen krever ressurser og system. Organiseringen av Nye Steinkjer kommune alene kan imidlertid ikke løse alle utfordringer og gi alle svar. En velfungerende organisasjon må i tillegg ha gode rutiner og kommunikasjon på tvers av etater, sektorer og enheter. Etablering av tverrfaglige oppfølgingsteam på tvers av fag og enheter er en mulighet som kan benyttes mer. Dette kan være team som jobber med utvikling, men også med konkrete og nye utfordringer som dukker opp innenfor flere områder. Den videre prosessen knyttet til organisering fordrer god dialog og samhandling også på ledernivå. I tillegg vil høringssvarene være verdifull i de videre vurderingene. Det vises for øvrig til arbeidsmiljøloven sine bestemmelser knyttet til informasjon/ drøftingsplikt opp mot tillitsvalgte i det videre arbeidet fram mot endelig beslutning av org. modell. Avklaringer etter henvendelser til arbeidsgruppen «Personal» Hva ligger i styrket personalfunksjon? Til grunn for begrepsbruken jf. rapport side 11(stabsenheter, under HR og org. utvikling, oppgaver) ligger intensjonsavtalen og bestemmelse om styrking av org. utvikling mv. Stabsfunksjonen må styrkes i sitt arbeid knyttet til strategisk utvikling av organisasjonen, samt intern støtte, råd og veiledning. Politisk sekretariat og valg er foreslått lagt inn under HR/ organisasjonsutvikling, fordi arbeidet bør etter arbeidsgruppen sin mening rendyrkes og ligge i denne stabsfunksjonen, hvor mye av organisasjonsutviklingen skjer. Dette betyr ikke at det ikke skal foregå organisasjonsutvikling i organisasjonen for øvrig. Hvor er ligger ansvaret for lærlingeordningen? Ansvaret ligger hos HR/ organisasjonsutvikling Kommunikasjon «Helse» Hvor er følgende oppgaver/ ansvarsområder/ funksjoner tenkt? Koordinerende enhet, heretter KE) 3

4 Det skal finnes en koordinerende enhet for habiliterings - og rehabiliteringsvirksomheten i kommunen. KE-bør jf. retningslinjer synliggjøres som et sentralt kontaktpunkt og være pådriver for samhandling på tvers av fagområder, nivåer og sektorer. Plikten til å etablere koordinerende enheter gjelder for habiliterings - og rehabiliteringsvirksomhet hjemlet i helse- og omsorgstjenestelovgivningen. Det er naturlig at enheten følger opp kommunens ansvar, jfr. forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator 5 fjerde ledd. KE er et godt eksempel på en «enhet/ område» som kan ha sin organisatoriske tilknytning flere steder. Nedslagsfeltet for arbeidet innenfor KE er hele befolkningen som har krav på koordinerte tjenester mv, og således også opp mot brukere innenfor «Oppvekst og læring» (barn og unge). Enkelte kommuner har denne funksjonen i stab. Arbeidsgruppen har ikke tatt stilling til hvor KE skal være organisert. Arbeidsgruppen sin vurdering er følgende: KE kan være organisert i sektor habilitering/ rehabilitering, i en av enhetene eller i forvaltningsenheten innenfor samme seksjon. Avlastning barn og unge Arbeidsgruppen sin vurdering er at «enheten» kan ha sin organisatoriske tilknytning til «Velferd og mestring» (- Det er ikke tatt stilling til hvilken etat). Det er sterke sammenhenger mellom mange av kommunen sine fagområder, også på tvers av nye etater i nytt organisasjonskart, og det er vanskelig å finne alternativer til organisering som ivaretar alle disse. Avlastning barn og unge kan på den ene siden legges organisatorisk til den nye etaten «Oppvekst og læring» (-forebygging barn og unge) fordi det foregår mye læring i en avlastningsbolig og for å samle alle aktører/ fagenheter som jobber opp mot målgruppen barn og unge, men arbeids-gruppen har vurdert at det kan være mest hensiktsmessig å legge denne «enheten» til «Velferd og mestring». Blant annet fordi det kan styrke sammenhengen i den totale oppgaveløsningen, bedre overgangen fra avlastning barn til voksen mv. Velferd og mestring Nivå under enhetsledernivået er ikke nevnt i rapporten. Dette må vurderes av den enkelte etat. Presisering i rapporten, side 16. Jf. rapporten: «Kommunalområdet for velferd og mestring vil ha ansvar for helsetjenester for voksne, forvaltningskontor, legetjenester, DMS, hjemmebaserte tjenester, helsehus/institusjoner, rehabilitering/ habilitering, psykisk helse og rus, tjenester til mennesker med psykisk utviklingshemming/ utviklingsforstyrrelser mv». Arbeidsgruppen presiserer: Kommunalområdet har ansvaret for spesialiserte helsetjenester/ vedtaksbaserte helsetjenester/pleietilbud for innbyggerne.( Ikke kun helsetjenester for voksne). Dagens forslag innebærer at enkelte helsetjenester opp mot målgruppen barn og unge legges til oppvekst og læring (helsestasjon, PPT, barnevern mv). Denne etaten har imidlertid også enheter som har vedtaksbaserte tjenester. 4

5 -Støtte og fritid er tenkt lagt til sektor habilitering/ rehabilitering (det er ikke tatt stilling til i hvilken enhet) -Funksjonen som har sitt arbeid opp mot aktivitetssenteret og ligger organisatorisk til «Kultur og nærmiljø». Navnsetting av etatene er ikke tilfeldig. Arbeidsgruppen mener det er nødvendig at man går bort fra omsorgsbegrepet fordi det pasifiserende, og at mestring (egenmestring) er mer beskrivende for hvordan framtidens «omsorg skal gis». I dette ligger det ikke en forståelse av at man ikke lengre skal gi omsorg til brukerne av tjenestene. Dersom man velger å endre navn på etaten bør man uansett gå bort fra dagens navn. «Teknisk» Arbeidsgruppen har ikke lagt fram forslag om navn på etaten, men er enig om at navnet samfunn ikke bør benyttes slik som i dag. Nye Steinkjer kommune blir en stor landbrukskommune og Landbruksdirektoratet blir lokalisert i Steinkjer og den nye etaten bør ha et navn som innehar elementer av landbruksbegrepet. -I likhet med andre etater bør også «Teknisk» (dagens samfunn i begge kommuner), ha en stab. -Vann, avløp og utbygging er foreslått samlet i én enhet -Per i dag har ingen av dagens to kommuner dedikerte ressurser til bygdeutvikling. Dette bør ses nærmere på. Klima og miljø: Kommunene generelt vil møte store utfordringer på dette området i årene framover. Nye Steinkjer kommune må sette klima og miljø på dagsorden. «Digitalisering og nye tjenester» I framtiden vil mange av de nye tjenestene i kommunene ha et digitaliseringselement jf. blant annet Diginn rapporten. Arbeidsgruppen vil presisere at utvikling selvsagt skal skje i hele den nye organisasjonen selv om den nye stabsenheten er «navnsatt» slik. Digitalisering er et middel(verktøy) og ikke et mål i seg selv. Eierskapet til digitaliseringen skal ligge i de enkelte etatene/sektorene/ enhetene. «Digitaliseringssamfunnet» vil uansett bidra til økt behov for IT-støtte, tilgjengelighet mv. Arbeidsgruppen mener at det er viktig at dette arbeidet må ha en framtredende plass i hele organisasjonen. Digitaliseringen henger sammen med IKT, men da som en viktig driver for å lykkes. Begrepet digitalisering brukes om konvertering av analoge data til digitale, men også om innføring av digital teknologi som effektiviserer prosesser og endrer hverdagslivet (fornye, forenkle og effektivisere. Gode eksempler på dette kan være SvarUt, helelektroniske søknadsprosesser mv) Digitalt førstevalg er et prinsipp som innebærer at forvaltningen så langt som mulig er tilgjengelig på nett, og at nettbaserte tjenester er hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med brukerne. Imidlertid vil ikke alle av kommunen sine innbyggere bli «digitale kunder», og kommunen må selvsagt også hensynta denne gruppen. Bakgrunnen for digitalt førstevalg er todelt. For det første gir en digital forvaltning bedre tjenester til brukerne, med enklere søknadsprosesser og raskere svar. Dette er i samsvar med brukernes forventninger i en digital hverdag. 5

6 «Samhandling og innovasjon» Funksjon innenfor forskning og utvikling (FOU) ligger organisatorisk til denne stabsfunksjonen. Denne funksjonen skal jobbe på tvers av etater og nivåer, uavhengig av organisatorisk tilknytning. Kommunikasjon Kommunikasjon foregår selvsagt i alle etater, sektorer, enheter og i stabsfunksjonene, og man jobber på flere plattformer både digitalt og fysisk. Enkelte har et særlig ansvar for kommunisere med innbyggerne gjennom innbyggertorg/ frontfunksjoner, mens andre i ulike stabsfunksjoner har et bestemt ansvar for overordet intern og / eller ekstern kommunikasjon. Måten vi kommuniserer på er i endring. Kommunen er på Facebook og Snapchat og bruker andre kanaler som ikke var vanlig for noen år tilbake. Stabsfunksjonen «Samhandling og innovasjon» har for eksempel et overordnet ansvar for koordinering av arbeidet knyttet til «Bolyst», mens det i praksis er ansatte knyttet til ulike sektorer/ enheter som har direktekommunikasjonen med innbyggerne gjennom møtene. Stab Stabsfunksjonene utøver støtte til hele organisasjonen, slik at både ledere og ansatte sette bedre i stand til å utøve sine funksjoner. Private avtaleparter Private barnehager Avtalefysioterapeuter 6