ADMINISTRATIV ORGANISERING OG LEDERANSETTELSER - STATUS OG VIDERE FREMDRIFT

Transkript

1 NOTAT Notat fra: Notat til: Prosjektleder Torunn Austheim Alle tillitsvalgte Dato: Saksnr/løpenr: 2018/ /2019 Klassering: 030 ADMINISTRATIV ORGANISERING OG LEDERANSETTELSER - STATUS OG VIDERE FREMDRIFT Det vises til tidligere fastsatt tidsplan for prosessen med ny administrativ organisering og prinsipper for lederansettelser i nye Steinkjer kommune. Ifølge tidsplanen skal det ansettes etatsjefer, stabssjef/assisterende rådmann og fagområdesjefer innen og sektorledere i helseetaten og oppvekstetaten innen Dette innebærer en gradvis innfasing av administrasjonen fra og med full virkning fra Følgende er fastsatt skal gjelde for lederansettelser: «Der hvor det er ledere ansatt i dagens kommuner i stillinger som ligner på stillinger i ny kommune: Avklare med den enkelte leder om det er interesse for stilling i nye Steinkjer. Dersom det er interesse avklares om det foreligger rettskrav. Dersom det foreligger rettskrav gjennomføres ansettelse Dersom leder ikke er interessert i lederstilling i nye Steinkjer kommune eller dersom det er interesse, men ikke rettskrav: stillingen lyses ut internt Dersom det ikke finnes egnede søkere internt, lyses stillingen ut eksternt Der hvor det ikke er ledere ansatt i dagens kommuner i stillinger som ligner på stillinger i ny kommune: Stillingen lyses først ut internt Dersom det ikke finnes egnede søkere internt, lyses stillingen ut eksternt» Status pr : Etatsjefer Følgende ble ansatt etter disse kriteriene som etatsjefer: o Gunvor Aursjø, teknisk sjef o Leif Terje Nilsen, kultursjef o Kenneth Arntsen, oppvekstsjef Stillingen som helsesjef ble lyst ut internt og Anita Ulstad ble ansatt fra Stabssjef/assisterende rådmann og fagområdesjefer Det ble gjennomført avklaringssamtaler med sjefene for dagens stabstjenester

2 Stillingen som stabssjef/assisterende rådmann er en ny stilling. Denne ble lyst ut internt. Svein Åge Trøbakk ble ansatt som stabssjef/assisterende rådmann fra Følgende er ansatt som fagområdesjefer i henhold til vedtatte kriterier: o Øystein Larsen, økonomisjef o Ann-Karin Vang, personalsjef o Vidar Holm, IKT-sjef o Kari Aarnes, kontorsjef Stilling som plansjef ble lyst ledig internt. Per Morten Bjørgum er ansatt. Status pr : Tilsatte etatsjefer oppvekst og helse har gjennomført organisasjonsprosesser opp mot ledere og tillitsvalgte for å få på plass organisering og innhold på sektornivå. Oppvekst: Sektorstrukturen med underliggende enheter samt utlysningstekst for sektorleder er ferdig drøftet, se organisasjonskart under. Tidligere helsesjef Ingeborg Laugsand er tilbudt stillingen som sektorleder forebygging. Med bakgrunn i tidligere lederstilling på overordnet nivå vurderes Laugsand å ha rettskrav på flere lederstillinger i ny organisasjon og det er i samtaler avklart at hun ønsker å tre inn i stilling som sektorleder for forebygging. Iverksettes fra Stillingen som sektorleder skole vil bli lyst ut internt umiddelbart. Sektorleder barnehage vil bli utlyst i løpet av tidlig vår. Helse: Drøftingsnotat (se under) er sendt tillitsvalgte og drøfting vil skje tidlig i uke 10. Endelig beslutning forventes tatt i løpet av uke 10. Etatsjef vil avklare både interesse for stillingene med dagens enhetsledere og også mulig rettskrav før evt utlysning av stillingene. I hht tidsplanen skal alle sektorledere være tilsatt innen Etter hvert som sektorledere er på plass starter prosessen med å få tilsatt enhetsledere. For teknisk og kultur er prosessen med å få på plass enhetsledere startet, men foreløpig ikke landet. Alle ledere tilsettes i ny Steinkjer kommune fra Fram til da vil de være ledere for sine fagområder i begge kommunene i tillegg til at de har ansvar for arbeidet med sammenslåingsprosessen. Ledelse i Steinkjer kommune: Prosjektleders beslutning om administrativ organisering inneholdt følgende formuleringer om ledelse i nye Steinkjer kommune: God ledelse i kommunal sektor er avgjørende for å levere gode tjenester til innbyggerne. Den administrative organiseringen skal muliggjøre både strategisk ledelse og nærledelse. Etatsjefene og stabssjef/assisterende rådmann er rådmannens ledergruppe, et forum for strategisk ledelse med fokus på å utvikle kommunens organisasjon og tjenesteproduksjon. Etatsjefene og stabssjef/assisterende rådmann: ansvar for strategiarbeid, budsjett/økonomi innen egen etat, personalansvar for sektorledere (helse og oppvekst) / for enhetsledere (kultur og teknisk) / for fagområdeledere (stabstjenesten) 2

3 Sektorlederne: bistå etatsjefen i det strategiske arbeidet, budsjett/økonomiansvar innen egen sektor, sørge for at etatsjefen til enhver tid er oppdatert på utviklingen i sektorene, personalansvar for enhetslederne. Enhetslederne og fagområdesjefer: budsjett/økonomiansvar og personalansvar innen egen enhet/fagområde. For å sikre nærledelse vil det åpnes for at det i de største enhetene skal være mulig å videredelegere ansvar for personaloppfølging. I drøftingsnotat til møtet fremgår flg presisering for sektorledere: Sektorleder har overordnet økonomi-, fag- og personalansvar (personalansvar for enhetsledere) for sektorens ansvarsområder og tjenesteproduksjon (økonomistyring, resultatoppfølging og rapportering). Sektorleder har ansvar for å forberede politiske saker på eget sektorområde, samt tverrsektorielle politiske saker. Deltar i strategisk samarbeid på tvers av andre sektorer og inngår i helsesjefen/ oppvekstsjefen sin ledergruppe jf. prosjektleders beskrivelse over. For å sikre felles og omforent forståelse av begrepene strategisk ledelse og nærledelse vil temaet settes på dagsorden til informasjons- og drøftingsmøtet 20.mars. 3

4 Organisasjonskart oppvekstetaten: 4

5 Drøftingsnotat helseetaten: Forslaget innebærer tre sektorer med sektorledere, som sammen med leder for «Forvalting/ bolig og tildeling og Koordinerende enhet», utgjør helsesjefen sin ledergruppe. 5

6 Følgende enheter har direkte styrings- og rapporteringslinje til helsesjefen -Forvaltning/bolig- tildelingskontor og Koordinerende enhet -NAV Inn- Trøndelag -DMS Forvaltning/ Bolig og tildelingskontor og Koordinerende enhet foreslås videreført med egen leder. I tillegg legges Koordinerende enhet organisatorisk til denne enheten. Koordinerende enhet er lovpålagt både i navnet og i ansvar/ oppgaver. Det videre arbeidet skal konkludere med hvordan Koordinerende enhet skal jobbe opp mot brukerne i den enkelte etat (Etat Helse og Etat Oppvekst) Det foreslås videre at stabsfunksjon for beregning av ressurskrevende brukere, miljørettet helsevern og oppgaver innenfor salgs- og skjenkebevilling ligger i denne enheten (grensesnitt mot hva som skal utføres i kontorstøttesenteret avklares). Videre skal man vurdere og konkludere om det er naturlig at andre oppgaver med samme karakter legges organisatorisk til enheten. Intensjonsavtalen skal følges og det innebærer vurdering og konkretisering av plassering av enkeltfunksjoner og oppgaver i henholdsvis Steinkjer og Verran (Nye Steinkjer kommune). Forvaltningskontoret har ansvar for å koordinere helse- og omsorgstjenesten, og samarbeider med tjenesteutøverne i utredning og kartlegging av hjelpebehov og tar beslutning om hvilke tjenester som skal innvilges. Organisatorisk plassering av NAV Inn- Trøndelag og DMS Enhetene har direkte styrings- og rapporteringslinje til helsesjefen. Bakgrunnen for dette er enhetene sitt interkommunalt eierskap, samt administrative og politiske styringslinjer. For NAV kommer i tillegg statlig styringslinje. NAV Inn-Trøndelag og DMS har definerte ledere (NAV leder og leder DMS). Vurdering: Intensjonsavtalen mellom Steinkjer og Verran trekker blant annet frem at den nye kommunen skal framstå som en attraktiv arbeidsgiver og det skal i tillegg innføres en ny bedriftskultur. Den nye kommunen skal være en god kommune å vokse opp og bo i, og gi gode og tilpassede tjenester til innbyggerne. En ny kommune vil gi økt kapasitet, styrkede og samordnede fagmiljøer og mer effektiv tjenesteproduksjon. Videre skal kommunen effektivisere og utvikle seg. Det er mange ulike aktører i ulike avdelinger/virksomheter/enheter som har ansvaret for barn, unge, voksne og de eldre sin helse og velferd. Ingen av kommunen sine innbyggere lever «sektorvise liv». Som tjenesteleverandør skal den nye kommunen gi økt kapasitet og bidra til styrkede og samordnede fagmiljø med vekt på «24-7 mennesket». Konkret innebærer dette blant annet at innbyggerne skal oppleve sammensatte tjenester uavhengig av nivåer, etater, enheter, avdelinger og ulike lovverk. Formålet er enkelt sagt å skape en større sammenheng i oppgaveløsningen. Det er imidlertid sterke sammenhenger mellom mange av kommunen sine fagområder, og det er vanskelig å finne alternativer til organisering som ivaretar alle disse. Enhetsledere i helse- og i omsorgtjenestene har ulike perspektiver og faglige begrunnelser på den framtidige interne organiseringen av helseetaten, og det er derfor også utfordrende å finne en optimal organisering som ivaretar alle innspill. De faglige vurderingene og anbefalingene er i tillegg ulik innenfor egne enheter. Uavhengig av hvor de ulike enhetene får sin organisatoriske tilknytting skal tjenester gis på tvers av sektorer og organisatoriske strukturer («Innbyggerne kjenner ikke organisasjonskartet»). Habilitering og rehabilitering skal fortsatt ha et «faglig tyngdepunkt» for sine virksomheter i sine respektive sektorer. Dette på lik linje med øvrige enheter i helseetaten som har særskilte oppgaver innenfor de ulike fagene. Faglig karakter og innholdet i faget endres ikke selv om enheter får en annen organisatorisk tilknytning er tidligere. 6

7 Til grunn for vurderingen skal uansett pasientenes og brukernes behov for tjenester og god tjenesteflyt ivaretas. Sentrale ansvarsområder er blant annet å sørge for at innbyggerne gis nødvendige tjenester for å mestre sine liv i egne hjem eller i kommunale institusjoner og legge til rette for en dreining av helsetjenestene for å håndtere aldersfordelingen i befolkningen. Det skal legges til rette for at det gis likeverdige og koordinerte tjenester for alle målgrupper og mestring av eget liv gjennom hele brukerforløpet. Tverrfaglig og tverretatlig samarbeid skal styrkes. Nivåer Sektorledernivå: Helhetlig strategisk planlegging i samarbeid med helsesjef, overordnet ansvar for økonomi, fag og HMS. Personalansvar for enhetslederne og fag-/støttefunksjon som organisatorisk knyttes til sektoren. Sikre samhandling på tvers av sektorer på enhetsnivå for å sikre faglig forsvarlige tjenester til pasientene/brukerne. Avbruddssikring for helsesjef gjennom at en av sektorlederne får rollen som fungerende etatsjef hvis behov. Enhetsledere: fag-, økonomi og personalansvar. Samhandling på tvers av fag og enheter for å sikre kvalitet og faglig forsvarlige tjenester, kulturbygging, organisering og ledelse som understøtter helhetlig fag- og ressursbruk. Økonomirapportering som tydeliggjør sammenheng mellom daglig drift og økonomi. Faglige innspill til helhetlig strategisk planlegging av etaten (organisering, struktur, faglig innhold og retning), som kan være tema i felles enhetsledermøter. Avbruddssikring gjennom at en enhetsleder får rollen som fungerende sektorleder hvis behov. Dagens enhetsleder- og seksjonsledernivå foreslås i forslaget erstattet med ett enhetsledernivå. Utviklingskraften og bærekraften i lederstrukturen forutsettes sikret gjennom tydelig myndighet på enhetsledernivået (fag-, personal- og økonomiansvar). I tillegg skal behovet for fagutviklere/ fagsykepleiere/ fagutviklere/ gruppekoordinatorer knyttes til daglig drift ved den enkelte enhet (størrelsen på disse stillingene skal vurderes ut fra blant annet kompleksitet og størrelse på de ulike enhetene). En ser for seg at fagutviklerressursen knyttes til arbeid på helg, men at arbeidstid/ turnus tilpasses behovet for å ha en kontinuitetsbærer på enhet som kan være en pådriver for fagutvikling. Struktur og faglig innhold på enhetsnivået må vurderes fortløpende og ses i lys av utviklingen i pasientbildet og framtidig overordnet struktur på helse og omsorgsområdet. Utviklingskraft må først og fremst sikres på strategisk ledernivå (etatsjef og sektorledere), men også via enhetsledernivået (oppstrøms aktivitet). Styrking av fagutviklerkompetanse på enhetsnivå nærmest pasient/bruker/ansatt, stabsressurser som brukes på tvers og avbruddssikring på alle ledernivå mener vi vil bidra til å understøtte bærekraft og utviklingskraft i modellen. Felles stab: Fag- og støttefunksjoner som brukes på tvers av sektorer og enheter. Foreslås organisatorisk tilknyttet sektor, men anvendes på tvers av sektorer og enheter. Hvilken organisatorisk tilknytning hver stabsfunksjon skal ha står åpent, men funksjonene forutsettes anvendt bredt på tvers av sektorer og enheter. Avbruddssikring for enhetsleder gjennom at en stabsfunksjoner får delegert oppgaver knyttet til Capitech og Profil. Faglig begrunnelse: Størrelse og innhold. Forslaget til organisering og lederstruktur gir forholdsvis jevn størrelse på sektorene (6-10 enheter). Hjemmetjenesten blir den største sektoren, men ganske homogene enheter kan forsvare størrelsen på ledergruppen. Dette må vurderes fortløpende opp mot framtidens organisering av omsorgstjenesten (dersom denne tilsier en vekst i hjemmetjenesten). I det videre arbeidet skal det foretas en gjennomgang av hjemmetjenesten sitt område (geografi og inndeling) og i tillegg vil det vurderes om antall enheter i helseetaten generelt er riktig eller om det er hensiktsmessig med justeringer/ endringer. Fag-, personal- og økonomiansvar tydeliggjøres på enhetslederledernivået og nærledelse ivaretas gjennom dette ledernivået. Gjennom en styrking av fagsykepleiere/ fagutviklere i den enkelte enhet, samt fleksibel tilgang på fag- og støttefunksjoner vil kunne understøtte en bærekraftig lederstruktur. 7

8 Enhetene under den enkelte sektor begrunnes dels ut fra pasient- og brukergrupper, faglig innhold og samarbeidslinjer, og dels ut fra lovverk som regulerer tjenestene. Brukerhensynet og arbeids-/ samarbeidsflyt. Brukerinvolvering og medvirkning forankres og sikres gjennom sektor- og enhetsnivået. Pasientens ressurser og behov og faglig forsvarlighet er utgangspunktet for samarbeid på tvers av enheter og sektorer, men også etater. 8