Utvalg Utvalgssak Møtedato

Transkript

1 Selbu kommune Arkivkode: 026 Arkivsaksnr: 2018/ Saksbehandler: Ragnhild Wesche Kvål Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Råd for eldre og funksjonshemmede Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Formannskapet Kommunestyret Etablering av saksbehandlertjeneste Vedlegg: Værnesregionen Forvaltningskontor Rådmannens innstilling 1. Selbu kommune sier opp vertskommuneavtale om samarbeid om forvaltningskontoret i Værnesregionen fra med virkning fra Selbu kommune etablerer fra samme dato i samarbeid med Tydal kommune en egen saksbehandlertjeneste for å ivareta de oppgavene som i dag ivaretas i forvaltningskontoret i Værnesregionen. 3. Vedtaket fattes med forbehold om tilsvarende vedtak i Tydal kommune.

2 Saksopplysninger Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret ber rådmannen legge frem en sak om Selbu kommune i egen regi, eventuelt i samarbeid med andre, på en god måte kan utføre de tjenestene som i dag utføres av forvaltningskontoret i Værnesregionen. Selbu Kommune gikk inn i det interkommunale samarbeidet om felles forvaltningskontor fra 1.mai Målsetting med felles forvaltningskontor var å styrke kompetansen innen forvaltningstjenesten til det beste for brukeren. Et større og mer robust fagmiljø skulle bidra til en åpen og tilgjengelig tjeneste for brukere og samarbeidspartnere, god kompetanse og godt samarbeid med andre hjelpeinstanser, habilitet og rettssikkerhet i saksbehandlingen, rask og effektiv saksbehandling. Et interkommunalt forvaltningskontor skulle i tillegg bidra til å skape en helhetlig tiltakskjede for pasienten og på den måten sikre et helhetlig pasientforløp og oppnå en bedre kostnadseffektivitet for kommunene og samfunnet for øvrig. Etableringen innebar en sammenslåing av alle årsverk på området fra alle kommunene. Selbu gikk inn med 1,5 årsverk. I samarbeidsavtalen lå en formulering med krav om evaluering i løpet av Dette ble ikke gjort, men det ble utarbeidet en rapport knyttet til arbeidet med etablering av kontoret som koordinerende enhet. Saksbehandlertjenestens oppgave er å gi nødvendig informasjon om kommunale helse- og omsorgstjenester innenfor de områder de tildeler tjenester. Videre å motta, kartlegge, og vurdere søknader om tjenester, og fatte enkeltvedtak med et riktig tjenestetilbud til den enkelte søker ut fra kartlagt hjelpebehov, lovens vilkår og politisk vedtatt tjenestenivå i Selbu kommune. Saksbehandlertjenesten skal sørge for at førstegangsregistrering i forhold til funksjonsvurdering (Iplos) blir gjort. Unntaket er pasienter som kommer direkte fra sykehus til korttids- og rehabiliteringsavdelingen, da foretas registrering der. Tjenesten skal kommunisere med spesialisthelsetjenesten ved inneliggende pasienter og formidle hjelpebehov og informasjon til tjenesteenhetene. Samtidig skal den formidle kartlagt hjelpebehov i tildelingsmøte, der nivået i omsorgstrappen blir avklart. En annen viktig oppgave er å tilby informasjon og veiledning i utfylling av søknader og eventuelt fremsettelse av klage på vedtak. Fra ble interkommunal koordinerende enhet etablert i Værnesregionen, den er organisatorisk underlagt Værnesregionen forvaltningskontor. Bakgrunnen var et ønske om sterkere fokus på felles koordinering av tjenester og tiltak for innbyggere med sammensatte helseutfordringer. Helse- og omsorgstjenesteloven stiller krav om at kommunene skal ha en koordinerende enhet. Koordinerende enhet skal bidra til å sikre helhetlige og koordinerte tilbud til pasienter og brukere med behov for tjenester fra flere fagområder, nivåer og sektorer. Enhetens har overordnet ansvar for individuell plan og koordinator. Det var videre et mål at enheten skal være pådriver for at tjenesteyterne i fellesskap kan lykkes i å sette pasient og brukers helhetlige behov i sentrum for tjenesteytingen. I forbindelse med opprettingen ble Forvaltningskontoret styrket med 1 årsverk. Ny leder av kontoret startet i desember Selbu kommune har utarbeidet egne helhetlige kriterier for tildeling av helse- og omsorgstjenester (tjenestebeskrivelser). Disse er forankret administrativt og politisk. Tjenesteledere og fagkoordinatorer har ansvar for at tjenestekriteriene blir forankret i den enkelte enhet. Forvaltningskontoret har ansvar for at kriteriene følges i saksbehandling og tildeling.

3 Fra årsskiftet vil Selbu bli A- kommune i forsøket med statlig finansierte omsorgtjenester (SIO). Dette vil gi økt arbeidsmengde og nye krav til saksbehandlerne i forvaltningskontoret. Alle eksisterende vedtak skal gjennomgås og kodes på nytt. Samtidig skal det arbeides etter nye kriterier og rutiner og nye maler skal innføres. Mesteparten av denne jobben må gjøres før ny finansieringsmodell trer i kraft Vurdering En god del av intensjonene med oppretting av felles forvaltningskontor er ikke nådd. Saksbehandlerne jobber fortsatt i stor grad med egne kommuner, og det oppleves at kompetanse og erfaringer i for liten grad deles internt i kontoret. En tilsynelatende enkel sak som å lage felles og likelydende maler, uavhengig av kommune, har man heller ikke lyktes med. Når det gjelder funksjonen som koordinerende enhet er det behov for utvikling og forbedring. Det arbeides nå med tydeliggjøring av denne rollen i Selbu sin del av kontoret. Noe av den manglende måloppnåelsen kan tilskrives lederskifter. I tillegg kommer at Stjørdal som A- kommune i SIO-prosjektet krevde mye ressurser og oppmerksomhet i oppstartsfasen. Når det gjelder sårbarhet kan måloppnåelsen delvis sies å være nådd. Selbu har fått tilført noe ressurser når det har vært fravær blant saksbehandlerne som vanligvis jobber med våre saker, men når det gjelder vederlagsberegning for langtidsopphold derimot er det bare 2 ansatte som kan dette. Her er altså sårbarheten større enn før opprettelsen da det var kompetanse på dette i alle kommunene. I forhold til brukerbetaling ser vi at vi må utføre kontrollfunksjoner lokalt, for å sikre at det ikke blir inntektstap, dette var ikke forutsatt ved etableringen. Det arbeides nå med rutiner rundt dette, og målet er å avklare ansvarsforholdet på området mellom forvaltningskontoret og kommunen. Det har vært stabil og god kompetanse i Selbu siste år, og samarbeidet mellom saksbehandlere og utøvende tjenester er godt. Dette gjelder både barn og unge og voksne. Selv om kontoret i Selbu ikke er bemannet alle dager oppleves god nok tilgjengelighet. Det er etablert samarbeidsorgan der saker på systemnivå tas opp. Noe av intensjonen med etablering av felles forvaltningskontor var å etablere en bestiller- utfører modell som skulle sikre rettsikkerhet og riktig bruk av ressurser. Erfaring viste tidlig at en rendyrket slik modell ikke var hensiktsmessig. Gode tilpassede tjenester krever nærhet til bruker og tett samarbeid og dialog mellom saksbehandler og tjenestene. Avtale om inn- og utskriving av pasienter fra sykehus krever tett dialog om innlagte pasienter. Målet er effektiv pasientflyt og at nødvendig informasjon er tilgjengelig for den som har behandlings- og oppfølgingsansvar. E- meldinger skal besvares så raskt som mulig og senest innen 3 timer. I kontortida er dette saksbehandlertjenesten sitt ansvar. Det er egne personer i forvaltningskontoret som har ansvar for dette. Opplevelsen er at dette fortsatt ikke fungerer godt nok, slik at det blir merarbeid i tjenesteapparatet. Det er for tiden stort fokus på arbeidsmiljøutfordringer ved kontoret på Stjørdal. Det er igangsatt arbeid med dette, noe som forhåpentlig vil gi resultat på sikt, men som med all sannsynlighet vil svekke evnen til annet utviklingsarbeid for en periode. Samarbeidet på systemnivå, mellom ledelse i forvaltningskontoret og sektorledelsen her har vært svekket siste et og halvt år. Det har vært få møtepunkt og ledelsen i forvaltning har vært lite til stede i Selbu. Kontoret har ikke lagt fram relevant oversikt over antall søknader, antall behandlede saker, saksbehandlingstid, vedtak, avslag og klager. Det er de 2 siste årene heller ikke lagt fram statistikk over pasientflyt ut fra sykehus slik det ble lagt fram tidligere.

4 En saksbehandlertjeneste organisert i et mindre samarbeid og underlagt sektorsjef i egen kommune vil gi mulighet for styring og koordinering på en annen måte enn når den er underlagt en større interkommunal enhet. Det vil bli kortere linjer, noe som vil gi mulighet for bedre kommunikasjon, og det vil bli enklere å ta tak i prosedyrer og arbeidsprosesser. I en egen saksbehandlertjeneste for Selbu og Tydal vil saksbehandlerne fortsatt fatte vedtak basert på brukers behov og rettigheter gitt i lovverk. Det er likevel i noen grad opp til den enkelte kommune hvordan hjelpen skal gis- så lenge den er forsvarlig. Et tett samarbeid med tjenestene og god kunnskap om lokalsamfunn og mulighetene i det vil kunne bidra til å finne nye løsninger. Gjennom deltakelsen i SIO prosjektet vil vi få bedre innsikt i sammenhengen mellom ressursbruk og tjenesteutmåling. En saksbehandlertjeneste som er tett på ledelse og tjenester vil være en integrert del av dette. Målet er god ressursutnyttelse og utviklingsarbeid gjennom mestringstenking, brukermedvirkning og forebygging. Hverdagsrehabilitering og ulike typer velferdsteknologi bør være tiltak som prøves ut før andre tjenester gis. Habiliteten ved en eventuell uttreden av Værnesregionsamarbeidet om felles forvaltningskontor vurderes fortsatt å være tilfredsstillende, gitt at det blir et samarbeid mellom Selbu og Tydal. Kontoret vil da ha minst 2 ansatte, og det vil normalt sikre dette. Sårbarheten vil bli betraktelig større med et mindre kontor. Saksbehandlerkompetanse innen helse- og omsorgslovgivningen er vanskelig å skaffe på kort varsel. Eventuelt sykefravær vil derfor gi redusert kapasitet. På bakgrunn av det vil det være nødvendig med en tiltaksplan som kan redusere sårbarhet, enten gjennom avtaler om kjøp av tjenester ved behov eller gjennom å bygge kompetanse hos flere. Det er blant annet mulig å se for seg at noen har stillinger delt mellom saksbehandling og utøvende tjeneste. Det må i tillegg gjøres tiltak for å sikre at flere har kompetanse på beregning av vederlag for langtidsopphold. Dette kan eventuelt gjøres ved at andre i sektorsjefens stab får opplæring. Ressurser som omprioriteres til dette må defineres inn som en del av saksbehandlertjenesten. Pr. i dag oppleves i liten grad at forvaltningens kompetanse brukes dynamisk i forhold til behov innenfor kommunesamarbeidet, men en uttreden av samarbeidet gjør at vi uansett går glipp av eventuell spisskompetanse som måtte finnes eller som vil bli rekruttert i Værnesregionen. Det har for eksempel fra oppstarten vært et mål om å rekruttere mer juridisk kompetanse inn i forvaltningskontoret, men dette er foreløpig ikke gjort. Hvis ny saksbehandlertjeneste for Selbu og Tydal får slikt behov må konsulentbistand kjøpes. Ved en godt planlagt etablering vurderes det som mulig å rekruttere nødvendig saksbehandlerkompetanse. Ved en etablering av felles saksbehandlertjeneste mellom Selbu og Tydal må det utformes en avtale. Tjenesten vil bli organisert som en egen enhet rett under sektorsjef i Selbu, og sektorsjef vil ivareta personaloppfølging og ledelse for ansatte i tjenesten. Det er lite sannsynlig at det vil være noen særlig direkte umiddelbar økonomisk gevinst i å etablere en egen saksbehandlertjeneste for Selbu og Tydal. Pr. i dag er det 2 saksbehandlere med til sammen 1, 8 årsverk som arbeider med saker fra Selbu og Tydal, av disse er 0,4 årsverk i Tydal. I tillegg kommer vederlagsberegning for Selbu, samt ledelse. Med nye kostnadsnøkler betaler Selbu kr inn i samarbeidet, Tydal betaler kr. Saksbehandlertjenesten og måten den utøves på er likevel svært viktig for sektorens økonomi gjennom føringene som ligger i vedtak. Oppsigelsestid: Av punkt 12 i avtalen om vertskommunesamarbeid om DMS følger at oppsigelsestiden er 1 år. I samme punkt siste avsnitt er også følgende inntatt om utgiftsdekning: «Ved uttreden av avtalen

5 bortfaller kommunens forpliktelse til å betale utgiftsdekning regnet fra 31. desember påfølgende budsjettår etter at uttreden har skjedd.» Som redegjort for av rådmannen i sak 5/19 i kommunestyret 25. februar 2019 så menes med utgiftsdekning her ansvar for å dekke «ekstrakostnader» som vertskommunen evt. måtte få/ha utover oppsigelsestiden ved en eller flere kommuners uttreden, for eksempel kostnader knyttet til ansatte i tjenesten som blir «overflødige» ved en eller flere kommuners uttreden. Normalt avklares evt slike kostnader i løpet av oppsigelsestiden slik at de ikke løper utover oppsigelsestiden, men punktet er tatt med for de tilfeller det unntaksvis ikke lar seg gjøre. Som ekstrakostnader regnes ikke kostnader som vertskommunen/tjenesten uansett fortsatt vil ha ved en eller flere kommuners uttreden, dvs at evt økning i gjenværende kommuners andel av samarbeidet pga noens uttreden regnes normalt ikke som ekstrakostnader. Denne forståelsen er bekreftet at rådmannen i vertskommunen som også var til stede i kommunestyret i Selbu ved behandling den 25. februar. Rådmannen kan ikke se at det i dette tilfellet vil bli aktuelt med noen utgiftsdekning etter dette punkt, og Selbu kommunes forpliktelser etter dagens avtale bortfaller således senest ved Selbu kommunes uttreden En egen saksbehandlertjeneste kun for Selbu kan gi større utfordringer med hensyn til sårbarhet og habilitet. Hvis dette skal bli aktuelt må det i så fall tilsettes i mindre stillingsstørrelser. Det foreslås å gå ut av avtalen ved årsskiftet. Høsten 2019 vil overgang til A- kommune modell i SIO prosjektet ha stort fokus. Det vil derfor ikke være tid eller ressurser til å planlegge og forberede egen tjeneste før ut i nytt år Det vurderes som mindre heldig å gi kort tid på dette arbeidet, målet er en best mulig overgang. Samtidig vil det da være avklart om Tydal kommune vil delta i samarbeid om ny saksbehandlertjeneste. Det å gå ut ved årsskiftet vil også være mer ryddig både med hensyn til egen budsjettprosess og overfor samarbeidskommunene i Værnesregionen. Konklusjon: Som følge av at felles forvaltningskontor i Værnesregionen ikke har hatt den måloppnåelsen som var forutsatt ved opprettelsen anbefaler rådmannen at avtalen om samarbeid om felles forvaltningskontor sies opp fra Ressursene som i dag brukes inn i dette samarbeidet kan benyttes på en bedre måte ved at det opprettes egen saksbehandlertjeneste i Selbu og Tydal fra Saksbehandlertjenesten og hvilke vedtak som fattes er førende for ressursbruken i tjenestene. Et godt og tett samarbeid mellom saksbehandlertjenesten, sektorledelsen og utøvende tjenester er avgjørende for bærekraftig ressursbruk, og dermed for at oppgavene skal kunne løses på en god måte i framtiden. Etablering av felles saksbehandlertjeneste i Selbu og Tydal betinger samme vedtak i begge kommuner.