SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tove Halvorsen Arkiv: 047 Arkivsaksnr.: 15/131

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tove Halvorsen Arkiv: 047 Arkivsaksnr.: 15/131 RETNINGSLINJER FOR SAKSBEHANDLING - ANSVAR, MYNDIGHET OG SAMARBEID INNEN HELSE- OG OMSORGSTJENESTER Rådmannens innstilling: Retningslinjer for saksbehandling, ansvar, myndighet og samarbeid innen helse- og omsorgstjenester tas til orientering. Saksopplysninger: Det har vært nødvendig med en gjennomgang av saksbehandlingsrutiner, og avklaring av ansvar og og myndighetsforhold vedrørende helse- og omsorgstjenester innen etaten. I forbindelse med innføring av Tun modellen i 2011 ble myndighet overført til virksomhetsledere. Saken legges frem som en orienteringssak for å informere om arbeidet som er gjort, og hvilke løsning som er valgt. Hensikten med gjennomgangen og å lage retningslinjer er flere, men først og fremst for å effektivisere saksbehandlingen og avklare ansvars- og myndighetsforhold. Et poeng er også bedre ressursutnyttelse og rett tjenestetilbud til brukere av tjenesten. I tillegg arbeides med utarbeidelse av kriterer innen helse- og omsorgstjenesten. Det har vært en grundig prosess hvor retningslinjene har vært utarbeidet i samarbeid med saksbehandlere og gjennomgått med ledere. Vedlegg MODUM KOMMUNE HELSE- OG SOSIALETATEN RETNINGSLINJER FOR SAKSBEHANDLING.

2 ANSVAR, MYNDIGHET OG SAMARBEID INNEN HELSE- OG OMSORGS- TJENESTER. Gerica er et lederverktøy. Dette et verktøy som alle ledere forventes å være aktive brukere av, som et styringsverktøy, kvalitetssikre data i Gerica og kunne ta ut aktuelle rapporter. SØKNADSBEHANDLING Pasienter/brukere blir fordelt til saksbehandlere etter fødselsdato. Saksbehandlingen må foregå i henhold til forvaltningsloven (fvl) og helse- og omsorgstjenesteloven (hol) (eks. foreløpig svar/oppsettende virkning). Saksbehandlingstiden er i henhold til lovverk 4 uker. Foreløpig melding sendes søker innen 3 uker dersom saksbehandlingstiden ikke overholdes. Avdelings- og virksomhetsledere må sjekke daglig internmeldinger i Gerica. FORMELLE MØTEPLASSER Saksbehandlerenheten har regelmessige møter med de ulike virksomheter (eksempelvis Demensteamet, Hverdagsmestring og NAV), og ukentlige møter med helse- og sosialsjef. Saksbehandler innkaller til møte ved sammensatte saker der det er behov for å diskutere med flere virksomhetsledere. Koordinerende enhet møtes hver tredje tirsdag fra Ved uklarhet vedrørende søknadsbehandlingen og hvem som skal tilbys tjeneste, må det tas kontakt med rette instans umiddelbart. MYNDIGHET Saksbehandlere: Utrede saker, nødvendig kommunikasjon med søker og tjenestenivå. Myndighet til å prioritere alle typer plasser også boliger med heldøgnsomsorg. Ved ledighet og særskilt behov kan saksbehandler omdisponere Ø-hjelpsplasser til korttidsplasser. For Frydenberg er virksomhetsleder saksbehandler når det gjelder rehabiliteringsplasser og døgnplasser fra sykehus. Virksomhetsleder: Myndighet til å godkjenne vedtaket innen sin virksomhet, og ansvarlig for utsendelse av vedtak. Virksomhetsleder skal kvittere i feltet godkjent i saksbilde når vedtaket er godkjent og sendt ut. Avdelingsleder kan flytte beboer innenfor egen avdeling, og har ansvar for at Gerica oppdateres. Flyttinger mellom avdelinger må skje i samarbeid med saksbehandler, siden flytting kan utløse nytt vedtak. Helse- og sosialsjef: Godkjennelse av vedtak med omfattende tjenester f.eks. BPA/opphold i privat forpleining.

3 Stedfortreder for virksomhetsledere ved godkjennelse av vedtak er helse- og sosialsjef. PRIORITERINGER Innbyggere med behov for rask helsehjelp (inkl. psykisk helsehjelp) må prioriteres, nødvendig helsehjelp må gis selv om vedtak ikke foreligger. Saksbehandlere må prioritere utskrivelser fra sykehus for å finne rett tilbud, og unngå overliggerdøgn. Prioritering av plasser er saksbehandlers ansvar. Ved tildeling av plasser på Skjermet enhet innhentes opplysninger fra Demensteamet før avgjørelse tas. Vedtak ressurskrevende brukere skal alltid være oppdatert. Vedtak som gjelder brukerbetaling. SØKNADENS INNHOLD Søknaden skal inneholde søkers underskrift, med mindre vedkommende ikke har samtykkekompetanse. Dokumentasjon på dette må foreligge. Omsorgslønn/avlastning kan part i sak skrive under. Søknadsskjema for «Pleie, omsorg og rehabiliterings tjenester» skal brukes. Eget skjema for HC-kort og TT-kort. VEDTAK Vedtaket skal inneholde: Oppsummering av situasjon, hva det trengs hjelp til, hvor mye hjelp som tildeles, fra når og målsetting med tjenesten. Når det gjelder praktisk bistand og pleie og omsorg utenfor institusjon skal vedtakstimer og tiltaksplaner stemme. Dette er viktig i forhold til brukere som utløser tilskudd «Ressurskrevende brukere». Viser til IPLOS-veileder når det det gjelder tjenester hvor timeantall skal oppgis. I «saksbilde» skal antall IPLOS timer og timer pr.uke stemme med det enkelte vedtak og tiltaksplan. Opprydding i «saksbilde» er den enkelte leders ansvar. Vedtak som enten ikke blir igangsatt eller er uaktuelle må avsluttes. Brukere skal ikke stå registrert med flere tjenester enn de har. Feltet IPLOS-timer er saksbehandlers ansvar. I saksbilde skal timer tiltak, vedtak og IPLOS-timer stemme overens. Ingen vedtak skal omhandle flere enn en bruker. Pasienter som er innlagt i institusjoner utenfor kommunen, skal ha vedtak på institusjonsopphold. RUTINER PLASSADMINISTRASJON

4 Alle endringer skal gjøres umiddelbart i plassadministrasjonen av ansvarshavende på avdelingene. Alle planlagte korttidsopphold skal legges umiddelbart i kalenderen. Registrering skal skje umiddelbart i plassadministrasjon ved dødsfall, er ikke dette mulig skal det gjøres innenfor vaktens utløp. Klargjøring ved dødsfall/utflytting langtidsopphold maks to døgn. Helg og helligdag forlenger fristen maks to hverdager. Ved unntak av regelen skal helse- og sosialsjefen ha beskjed og godkjenne evt. utsettelse. For bolig med bistand for retningslinjer i henhold til Husleieloven (en uke). Klargjøring korttidsopphold inn og ut samme dag ved dødsfall/utflytting ett døgn. Plassadministrasjon skal brukes ved alle typer opphold også avlastningsopphold på Ekornstua og Skolegata. Alle vedtak om plass skal legges på venteliste i plassadministrasjonen inntil dato avklares. REVURDERINGER Ved endring i tiltaksplan skal det gå melding til saksbehandler for revurdering av vedtaket, hvis endringen overskrider 2 timer ukentlig. Fristen for utsendelse av nytt vedtak er fire uker fra melding er gitt. Tjenesten har ansvar for at vedtak gjennomgås tre ganger i året i forhold til tiltaksplan. Ved eventuell revurdering gis det melding til saksbehandlerenheten. Dette skal skje innen , og hvert år. Denne revurderingen er også en kvalitetssjekk av dokumentasjon. For revurdering av vedtak gjelder samme regler for varsling som ved opphør av tjenesten. (fvl) MANUALER ligger i Gerica under «hjelptasten». OPPHØR AV TJENESTEN Der brukeren selv sier fra seg tjenesten, sender tjenesten opphørsmelding. Når tjenesten selv vurderer at behov for tjeneste ikke er tilstede, gis det beskjed til saksbehandler som sender ut forhåndsvarsel med en ukes svarfrist før opphørsvedtak sendes ut. TJENESTER I BOLIG MED HELDØGNS BEMANNING Det skal alltid være vedtak på tjenester tilknyttet bolig, som Praktisk bistand miljøarbeidertjeneste, trygghetsalarm, helsetjenester i hjemmet, mat i bolig. Tjenesten «Pleie- og omsorg utenfor institusjon» omfatter sykepleiefaglige oppgaver, og medfører ingen egenandel. DAGSENTER Det vil bli utarbeidet nye vedtaksmaler i forhold dagsenter ved Katfos og Vikersund arbeidssenter i forhold til lovhjemmel. Vikersund,

5