Tiltak for bedret og mer kostnadseffektiv ledelse og drift av Haugesund kommune

Transkript

1 Høringsnotat Tiltak for bedret og mer kostnadseffektiv ledelse og drift av Haugesund kommune Frist for høringsuttalelse: 13/8-15. Sendes til e-post adresse; 1. Innledning Rådmannen foreslår tiltak for en bedret og mer kostnadseffektiv ledelse og drift i Haugesund kommune. Forslaget er også en konsekvens av Haugesunds kommunes økonomiske situasjon og må sees i sammenheng med øvrige sparetiltak. Forslaget innebærer effektivitetsgevinst og har som premiss at dette skal løses innen en redusert ressursramme. Den nye organiseringen må også gi gevinst for tjenestemottakerne og skal rydde opp i uklarheter når det gjelder myndighet og delegasjoner. Det er en forutsetning at kommunen innen 2020 er ute av Robek-listen. Kommunen skal ha en sunn og bærekraftig organisasjon. Tilpasse aktivitetsnivået for å oppnå en positiv driftsbalanse og et økonomisk handlingsrom som muliggjør nye satsinger. Kommunens ledere skal utøve tydelig og god ledelse. 2. Bakgrunn Rådmannen og en arbeidsgruppe bestående av kommunaldirektørene, stabsledere og tillitsvalgte fra hhv Utdanningsforbundet og Fagforbundet har tatt utgangspunkt i følgende: Mange oppgaver blir skjøvet oppover i systemet. Dette tar tid, er ressurskrevende og dermed lite effektivt på alle nivåer i organisasjonen og gir lite rom for overordnet og langsiktig arbeid. Noe av hovedgrunnen til dette er: Uklart skille mellom fagansvar og økonomisk ansvar For stort kontrollspenn fra rådmann til enhets- og virksomhetsledere Ikke tydelig nok definert myndighet Hovedmålsetting for endring: Bedre og mer effektiv ledelse på alle nivå. Økt handlingsrom og beslutningsmyndighet lenger nede i organisasjonen. Samhandling og tydelighet av roller og oppgaver 3. Hovedelementer i forslaget 1. Faglig- og økonomisk ansvar tillegges alle ledernivå. 2. Ansvars- og myndighet tydeliggjøres. 3. Kommunaldirektørene () får økonomisk ansvar i tillegg til fagansvar jfr. punkt har ikke lenger stabsfunksjoner/stabsledere i egen seksjon.

2 5. Fullmakter blir delegert fra nærmeste overordnet 6. Administrative støttefunksjoner økonomi, personal og IKT samles under en ny. 7. Enheter grupperes - og underliggende virksomheter rapporterer til dette nivået 8. Forslaget innebærer endringer av delegeringsreglementet 9. Juridisk enhet og politisk/administrativt sekretariat rapporterer direkte til rådmann 4. Presentasjon av overordnet organisasjonsmodell Rådmann Oppvekst Helse/omsorg Teknisk og plan Administrasjon 4 Enheter 5 Enheter 3 Enheter 4 Støtteenheter Virksomheter Virkomheter Virksomheter I den nye modellen har alle nivåer budsjett- og resultatansvar. Et hovedmål for den framtidige organiseringen er at problemer/utfordringer som følge av daglig drift løses på laveste nivå. Det skal utarbeides tydeligere delegeringer for hvilken myndighet som skal utøves på de ulike nivåene. En må også se på oppgavefordelingen, slik at lederne som står i direkte drift får bedre tid til å være tett på driften, noe som er vesentlig for å utvikle kvaliteten og for å fange opp problemer, samtidig som de har kontroll på kostnadene. Det må være tett kontakt mellom nivå to og tre for til enhver tid ha den nødvendige informasjonen og oversikten. Rådmannsgruppen skal kunne reagere raskt og korrigere en uheldig utvikling. En slik arbeidsmåte indikerer at den foreslåtte organiseringen har gyldighet kun så lenge den tjener formålet, det vil si å sikre en bærekraftig økonomi og gode tjenester til byens befolkning. Nødvendige korrigeringer kan medføre nye endringer i organisasjonen. Den eneste måten å fastslå hvorvidt en organisasjon er fleksibel og dynamisk er å sammenligne hvordan organisasjonen opererer på to ulike tidspunkt. Organisasjonen opererer dynamisk hvis den er kostnadseffektiv og kan vise til kontinuerlige forbedringer som har verdi for den som mottar tjenesten eller den oppgaven som skal utføres. Rådmannen kommer tilbake til endelig benevnelse på tjenesteområdene.

3 5. Tidslinje for videre saksgang Dato Informasjon til enhetsledere 17.6 Informasjon til Formannskapet 17.6 Høringsfrist Drøftinger med arbeidstakerorganisasjonene AMU Personalpolitisk utvalg Formannskap (ekstraordinært) 2.9 Bystyret Høringsinstanser: 1. Enhetene ved enhetsleder 2. Hovedtillitsvalgte 7. Vedlegg 1-4 Forslag over detaljert organisering av tjenesteområdene og administrasjon. Vedlegg 5 Mal for høringsuttalelse

4 Administrasjon Økonomi Personal og organisasjon IKT Servicsenteret

5

6

7

8 Høringsuttalelse høringsfrist På bakgrunn av notat og info, her følger noen spørsmål som det ønskes tilbakemelding/høring på. 1. Rådmannen og styringsgruppen konkluderer med at det er behov for å gjøre endringer i organiseringen av Haugesund kommune. Deler du dette synet? Begrunn hvis nei. 2. Forslaget innebærer fag- og økonomi ansvar på alle nivå og tydeliggjøring av myndighet. Vil dette kunne bidra til mer effektiv ledelse og drift på alle eller noen nivå? 3. Forslaget innebærer redusert kontrollspenn og færre enheter som rapporterer til rådmann/kommunaldirektør Vil dette kunne bidra til mer effektiv ledelse og drift på alle eller noen nivå? 4. Forslaget innebærer at dagens ordning med stabsfunksjoner/stabsledere organisert i egen seksjon avvikles. Vil dette kunne bidra til mer effektiv ledelse og drift på alle eller noen nivå? 5. Forslaget innebærer at administrative støttefunksjoner økonomi, personal, Servicesenter og IKT samles under en kommunaldirektør Vil dette kunne bidra til mer effektiv ledelse ved at rådmann får ett felles kontaktpunkt for administrative stabs- og støttefunksjoner?

9 6. Oppsummeringsspørsmål Vil forslaget kunne gi: A) Mer effektiv ledelse og drift? B) Økt handlingsrom og beslutningsmyndighet lenger nede i organisasjonen? A. 7. Eventuelle andre begrunnede kommentarer, innspill eller forslag Sendes til: sendes til e-post adresse; hgsd2020@haugesund.kommune.no