Delegeringsreglement - Oppfølging av vedtak i kommunestyresak 32/15

Transkript

1 Saksframlegg Arkivnr. 044 Saksnr. 2015/ Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget Kommunestyret Saksbehandler: Knut Dukane Delegeringsreglement - Oppfølging av vedtak i kommunestyresak 32/15 Dokumenter i saken: 1 S Delegeringsreglement for Midtre Gauldal kommune - gjeldende fra X Særutskrift - Delegeringsreglement for Midtre Gauldal kommune - gjeldende fra X Delegeringsreglement for Midtre Gauldal kommune - gjeldende fra I Brudd på drøftingsplikten i forhold til vedtak gjort i Kommunestyret angående delegeringsreglementet for Midtre Gauldal kommune 5 U Svar - Brudd på drøftingsplikten i forhold til vedtak gjort i Kommunestyret X Delegeringsreglement - Midtre Gauldal kommune - vedtatt i kommunestyret sak 32/15 7 S Delegeringsreglement - Oppfølging av vedtak i kommunestyresak 32/15 Arnfinn Solem m.fl. Fagforbundet m.fl. Fagforbundet Saksopplysninger Bakgrunn for saken Kommunestyret behandlet forslag til nytt delegeringsreglement i møte 27 april. Som opplyst i K-sak 32/15 var rådmannen klar over at det i ettertid kunne oppdages områder som burde ha vært delegert til rådmannen, men som fortsatt ligger til kommunestyret. Vi har pr d.d. oppdaget to slike områder: Begge paragrafer gjelder tilsyn som kommunen skal føre. Tobakkskadelovens 29 Tilsyn med tobakksforbudene

2 Første ledd lyder: Kommunen skal føre tilsyn med at reglene i og i medhold av 25, 26 første ledd og 27 første og annet ledd overholdes. Dreier det seg om arbeidslokaler, føres tilsynet av Arbeidstilsynet. Barnehagelovens 16 - Tilsyn Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunestyret vedtok videre tilleggspunkt som nødvendiggjorde en prosess med henblikk på avklaringer. Vedtaket var slik: «Pkt. 2: Administrasjonsutvalget delegeres tilsettingsmyndighet for enhets- og mellomledere. Spørsmål om stillinger skal besettes, utlysningstekst o.l. avgjøres av administrasjonsutvalget. For stillinger som betjener ledelse og rådgiving (herunder PPT) skal bemanning- og kompetanseplan for virksomheten godkjennes av administrasjonsutvalget før tilsetting. Generelt: Et mindretall i administrasjonsutvalget (2 medlemmer) kan klage vedtaket inn for formannskapet. Klage har oppsettende virkning.» Faktiske opplysninger Rådmannen har i etterkant av vedtaket avholdt møter med formannskapet og gjennomført drøftinger med arbeidstakerorganisasjonene. Tema i møtene og drøftingene har vært: - Drøftingsplikt - Ankeadgang - Administrasjonsutvalgets rolle og medvirkning i tilsettingsprosesser - Definisjon av mellomledere - Personalpolitiske forhold Vurdering Etter gjennomførte møter og drøftinger trekkes følgende poenger frem: a. Drøftingsplikt Drøftingsplikten bygger på prinsippet om at de tillitsvalgte som representanter for de ansatte gjennom drøftinger skal kunne påvirke beslutninger før arbeidsgiver treffer avgjørelse. Kommunestyrets kompetanse til å fatte vedtak går langt, og rådmannen har kommet frem til å forstå at forslaget ikke bevisst ble fremmet med hensikt å omgå drøftingsplikten. Forslaget burde imidlertid ha kommet opp i forutgående behandling i f.eks administrasjonsutvalget hvor tillitsvalgte er representert, og dette hadde ledet til en ryddigere og bedre prosess. b. Ankeadgang (klage) I utgangspunktet er det ikke klageadgang i ansettelsessaker etter forvaltningsloven. I tidligere Hovedavtaler mellom KS og arbeidstakerorganisasjonene var det avtalt mindretallsankeordninger, at behandlingen overføres til overordnet organ om en ikke var enig i vedtaket det ble lagt opp til. Dette er nå tatt ut av Hovedavtalen, men den enkelte kommune kan vedta slike ordninger lokalt. Kommunestyret har derfor fattet et «lovlig» vedtak ift «klage» (anke), men utfordringen personalpolitisk er at dette kun gjelder ansatte hvor tilsettingsmyndigheten er lagt til administrasjonsutvalget. Etter avholdte møter med formannskapet og drøftinger med organisasjonene er rådmannens anbefaling at ankeadgang kun gjelder i de tilsettingssakene som administrasjonsutvalget behandler.

3 a. Oppsigelse/suspensjon og avskjedmyndighet Vedtaket omhandler ikke disse forholdene. Vanligvis følger oppsigelsesmyndighet tilsettingsmyndigheten. I suspensjon og avskjedssaker er tidsfaktoren vesentlig og en må sikre seg at slike prosesser kan utføres raskt. En bør så langt som mulig opprettholde de vanlige prinsippene. Rådmannens anbefaling er derfor at oppsigelse/suspensjon og avskjedsmyndighet legges til administrasjonsutvalget (arbeidsgiverrepresentantene) der hvor administrasjonsutvalget har tilsettingsmyndighet. b. Administrasjonsutvalgets rolle og medvirkning i tilsettingsprosessen Med utgangspunkt i nedenstående «Retningslinjer for rekruttering og bemanningsprosessen i MG» og avholdte drøftinger med organisasjonene er rådmannens anbefaling slik: Når en stilling/funksjon blir ledig og hvor tilsettingsmyndigheten er lagt til administrasjonsutvalget gjennomføres prosessen slik: a. Administrasjonsutvalget blir forelagt forslag til utlysningstekst og bakgrunn for at stillingen skal lyses ut b. Rådmannen og organisasjonene gjennomfører utlysning, intervjuer osv iht fastlagte prosedyrer c. Når rådmannen har gjennomført dette fremmes en sak for administrasjonsutvalget med en innstilling på hvem som bør få stillingen og administrasjonsutvalget fatter vedtak. (Kan eventuelt ankes til formannskapet) d. Ansettelsesbrev og lønnsinnplassering utføres av rådmannen. c. Mellomledere I utgangspunktet defineres følgende funksjoner som mellomlederstillinger: - Assisterende enhetsledere - Avdelingsledere i pleie og omsorg, helse og familie, KFV og rådmannens stab - Ledende vaktmester og ledende renholder. Definert som rådgivere er følgende: - Rådgivere i rådmannens stab og noen ansatte i enhet NPF og EKT. I drøftinger med organisasjonene var Delta, Utdanningsforbundet og Norsk Sykepleierforbund av den oppfatning at administrasjonsutvalget kun skulle foreta tilsettinger av enhetsledere. Rådmannens er falt ned på, etter møter i formannskapet, å anbefale at administrasjonsutvalget gis tilsettingsmyndighet for enhetsledere og assisterende enhetsledere, og videre at bemannings- og kompetanseplaner for hele organisasjonen legges frem for administrasjonsutvalget årlig. d. Personalpolitiske forhold Vedtaket skapte uro og usikkerhet i administrasjonen. Etter avholdte møter med formannskapet, organisasjonene, og samtaler med enkeltpersoner, er dette forholdet nå mer avklart. Eventuell detaljinformasjon kan gis i lukket møte. Rådmannens innstilling 1. Midtre Gauldal kommunestyret vedtar at myndighet etter følgende paragrafer delegeres til rådmannen: Tobakkskadelovens 29 Barnehagelovens 16

4 2. Kommunestyret vedtar videre mht oppfølging av pkt 2 i kommunestyrets vedtak i møte i sak delegeringsreglement følgende: - Ankeadgang i tilsettingssaker gjelder kun i de tilsettingssakene som administrasjonsutvalget behandler - Oppsigelse/suspensjon og avskjedsmyndighet legges til administrasjonsutvalget (arbeidsgiverrepresentantene) der hvor administrasjonsutvalget har tilsettingsmyndighet - Administrasjonsutvalgets rolle og medvirkning i tilsettingssaker er slik: a. Administrasjonsutvalget blir forelagt forslag til utlysningstekst og bakgrunn for at stillingen skal lyses ut b. Rådmannen og organisasjonene gjennomfører utlysning, intervjuer osv iht fastlagte prosedyrer c. Når rådmannen har gjennomført dette fremmes en sak for administrasjonsutvalget med en innstilling på hvem som bør få stillingen og administrasjonsutvalget fatter vedtak. (Kan eventuelt ankes til formannskapet) d. Ansettelsesbrev og lønnsinnplassering utføres av rådmannen. - Administrasjonsutvalget gis tilsettingsmyndighet for enhetsledere og assisterende enhetsledere, og bemannings- og kompetanseplaner for hele organisasjonen legges frem for administrasjonsutvalget årlig.

5 Retningslinjer for rekruttering- og bemanningsprosessen i Midtre Gauldal (Ikke oppdatert iht nytt delegeringsreglement) Gjelder for alle stillinger. Rådmannen er delegert all tilsettingsmyndighet, og har gitt delegasjon videre til enhetsledere og stabsledere. Jf. Delegasjonsreglement 16/2-08. I tilsettinger hvor avgjørelsesmyndighet er fastsatt i kommuneloven foretas tilsetting i kommunestyret. (Rådmann.) skal medvirke i hele bemanningsprosessen jf. HA del B, 3-1 og 3-2. Tilsettingsutvalg bestående av aktuelle tillitsvalgte, personalleder og enhetsleder/stabsleder sammenkalles der det er oppstått uenighet om tilsetting mellom leder og tillitsvalgt. Ingen ankerett. Trinn i prosessen Ansvarlig Maler som brukes Merknad 1 Enhetens bemanningsplan revideres. Stillingsanalyse: Prosentvis behov for opp- eller nedbemanning fastslås. Deltidsstillinger vurderes tillagt stillinger som ønskes utvidet. AML Ledere og plasstillitsvalgte/ hovedtillitsvalgte Mal for bemanningsplan Kravspesifikasjon for hver stilling utarbeides Kravspesifikasjonsskjema med egnethetsbeskrivelse Fortrinnsrett Se vedlegg som

6 vurderes. heter fortrinnsrett 2 Økonomigrunnlag for bemanning Enhetsleder/stabsleder Arena budsjett Ved bemanningsbehov: 3 Opprette ansettelsessak i Ephorte Se veileder for skriving av ansettelsessak 4 Utlysning av stillinger: Informasjonsavd. legger ut annonse i lokalavisene, på finn.no, nav hjemmesiden til MGk Spesifikk utlysingstekst utarbeides i samarbeid med tillitsvalgte sender spesifikk utlysingstekst til personal og organisasjonsavd. Leder sender spesifikk utlysningstekst til informasjonsavd. Mal for generell utlysningstekst Se veileder for spesifikk utlysingstekst Leder får tilbakemelding fra Personal og org.avd., og sender så utlysingsteksten til informasjonsav 5 Søkerliste skrives ut Leder Møter avtales med plasstillitsvalgte/ hovedtillitsvalgte Søkerlistene skrive ut fra Ephorte dagen etter fristens utløp Kopi sendes tillitsvalgte

7 6 Dager/ datoer for intervju avtales ( ev. i nettverksmøte) 7 Utvelgelse av kandidater som er aktuelle for intervju En ukes innkallingsfrist til intervju Innkallinger til intervju utsendes 8 Intervju gjennomføres, basert på kravspesifikasjoner og krav til egnethet Tiilitsvalgte Se intervjuguide. Basis for intervju: Skjema for kravspesifikasjon, og Attester medbringes av søker Referansenotat føres. krav til personlig egnethet, utlysingstekst. Se mal Referanser skal brukes 9 Vurdering av søkere og tilsetting. Vurderingen baseres på utlysningstekstens innhold, intervjuet og referansenotatene 10 Det sendes ut tilbud om stilling til søker/e (arbeidsavtalen) Kommunal mal for tilbud om stilling: Ephorte standardbrev (arbeidsavtalen) Maks.10 dagers svarfrist, underskrevet arbeidsavtale returneres til leder

8 11 Søkerne svarer 12 Eventuelt ny runde med tilbud ift. suppleantliste Ledere (som i 10) 13 Andre søkere informeres om at stilling er besatt Ledere Ephorte standardbrev informeres om hvem som har takket ja til stilling 14 Innhenting av politiattest (gjelder skole, barnehage, ppt, barnevern, funksjonshemmede) Enhetsleder innhenter politiattest fra søker som skal tilsettes Se prosedyre Lønn utbetales ikk før underskrevet arbeidsavtale foreligger på lønnsavdelingen 15 Plan for prøvetidssamtalene utarbeides Nytilsatte Prosedyre for oppfølgingssamtal Ev. tillitsvalgte 16 Gjennomføring av prøvetidssamtaler. Nytilsatte Bakgrunn for samtalene: Standarder i enhetens virksomhetsplaner, Verdiplakaten, Krav til personlig egnethet i «Kravspesifikasjon for stilling» og ev. andre interne plattformer. 1.prøvetidssamtale og arbeidstakers vurdering etter ca 3 mnd. Referat fra disse skal skrives og undertegnes av enhetsleder, arbeidstaker og ev.tillitsvalgte. Ev. tillitsvalgte 2. prøvetidssamtal etter 5 mndr. Se Prosedyre for

9 oppfølgingssamtal 17 Konklusjoner etter prøvetid Ev. tillitsvalgte