Tilsettingsreglement Rutiner

Transkript

1 GILDESKÅL KOMMUNE Tilsettingsreglement Rutiner (vedtatt i kommunestyret , sak 40/11 (ark.sak11/494))

2 1. REGLEMENT: - FORMÅL, GYLDIGHET OG MYNDIGHET m.v. For mål Målet med enhver tilsetting er å få tilsatt den søker som Gildeskål kommune er best tjent med i stillingen og sikre at søkere blir korrekt behandlet. Gyldighetsområde Reglementet gjelder alle tilsettinger av kommunalt ansatte, med mindre annet er fastsatt i lov eller annen avtale. Reglementet gjelder bare så langt det ikke strider mot lov, tariffavtale og andre bestemmelser som er bindende for kommunen. Tilsettingsreglement skal også gjelde kommunale foretak. Tilsettingsmyndighet Kommunestyret tilsetter rådmann og revisor Rådmannen tilsetter i øvrige stillinger, jfr reglement for utøvelse av delegert myndighet for Gildeskål kommune Rådmannen har i tillegg delegert følgende: o Virksomhetsleder tilsetter i midlertidige stillinger inntil 1 år, jfr stillingsbeskrivelse. o Avdelingsleder/rektor tilsetter i korte vikariater (for eksempel ved sykdom, korte permisjoner)jfr. rådmannens delegasjonsreglement. For kommunale foretak (Gildeskål Eiendom KF) er det Styret ved daglig leder som har myndighet til å tilsette i ledige faste og midlertidige stillinger. Myndighetsområde Tilsetting kan kun skje i henholdt til den til en hver gjeldende bemanningsplan (hjemmelsregister), og innenfor rammen av en forsvarlig langsiktig økonomiforvaltning. Forholdet til tillitsvalgte Arbeidstakerorganisasjonene tillitsvalgt skal tas med på drøftinger på de ulike nivåene i hele tilsettingsprosessen. 2. PROSEDYRE FOR VURDERING NÅR EN STILLING BLIR LEDIG Behovanalyse vurdere behovet for stillingen Rådmannen skal i samråd med virksomhetsleder vurderer om stillingen skal lyses ut eller inndras. Virksomhetsleder vurderer stillingen med hensyn til hensikt, funksjon, oppgaver, ansvar og myndighet. Foreligger ikke stillingsbeskrivelse skal dette utarbeides før stillingen lyses ledig. Kravspesifikasjon På bakgrunn av analysen i ovenstående punkt, fast settes kvalifikasjonskrav. Vurderingen sees i sammenheng med eksisterende kompetanse i kommunen, samt forventet framtidig behov. Fortrinnsrett Før en stilling blir utlyst skal rådmann vurdere om det er ansatte som har fortrinn til stillingen, jfr arbeidsmiljølovens bestemmelser og bestemmelser i IA - avtalen. Leder vurderer i samråd

3 med rådmann om den ansatte med fortrinnsrett tilfredsstiller kravene til stillingen. En eventuell overføring /omplassering iverksettes. Dette administreres av lønns- og personalkontoret. Fortrinnsrett gjelder også ansatte i kommunale foretak på lik linje med andre kommunalt ansatte. 3. PROSEDYRE VED UTLYSNING AV STILLINGER Ekstern utlysning Ledige faste stillinger og vikariater inntil 1 år skal som hovedregel kunngjøres ved ekstern utlysning. Ledige vikariater med varighet mellom 6 mnd og 1 år kunngjøres ved intern utlysning der alle kan søke, også midlertidige ansatte. (vikarer) Intern utlysning Intern utlysning kan benyttes i følgende tilfeller: - HTA 2.3: Ved ledig stilling skal deltidsansatte ved intern kunngjøring tilbys utvidelse av arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen. - Når det foreligger spesielle grunner for å fravike hovedregelen om ekstern kunngjøring (Avgjørelse av dette fattes av lønns- og personalavdelingen etter at saken er drøftet med hovedtillitsvalgt) For lærere i grunnskolen er frist for å søke interne overflytting 1. februar. Kun fast ansatte i kommunen kan søke på faste stillinger som blir lyst ut internt. Det kan i spesielle tilfeller avtales med hovedtillitsvalgt om også andre ansatte kan søke. (se også pkt. Ekstern utlysning) Unntatt kunngjøring Leder kan i samråd med stab/personal og etter drøfting med tillitsvalgt bestemme. - at kortvarige vikariater kan besettes uten kunngjøring. Forutsetningen er at det haster med å få ansatt en vikar. Vikariatet må ikke strekkes seg utover 6 mnd. - at tilsetting som faller inn under AML 14-9, pkt. l a (prosjektstilling) kan unntas fra kunngjøring. Annonsetekst Alle utlysninger/annonser vedrørende kunngjøring av ledige stillinger/vikariat skal sendes/bestilles via lønns- og personalkontoret bl.a. for å sjekke attførings- /omplasseringsmuligheter, stillingshjemmel, stillingskode og lønn. Annonsen skal gjenspeiles hvordan Gildeskål kommune ønsker å framstille seg som arbeidsgiver. Annonsen skal gi opplysninger om stilling (kode/tekst, størrelse) arbeidsområde, kvalifikasjonskrav og lønnsvilkår (avklares med lønns- og personalavdelingen). Eventuelle krav som politi- og helseattest skal framgå av annonsen. Søknadsfristen skal som hovedregel være minst 2 uker, fastsatt med dato. Utlysingsteksten er bindende. Vilkår og endring av krav kan ikke endres i forbindelse med tilsetting. Det er imidlertid ikke plikt til å tilsette når en stilling er lyst ut. Dersom vilkår etc. må endres, skal stillingen lyses ut på nytt.

4 Ved utlysning av stillinger skal det tas hensyn til Hovedavtalens 8 som omhandler likestilling og rekruttering av arbeidskraft med flerkulturell bakgrunn. 4. UTVELGELSESPROSESSEN Registrering av søknadene Søkere skal normalt bruke elektronisk søknadsskjema. Lønns- og personalavdelingen har ansvar for koordinering av tilsettingsprosessen. I dette ligger registrering av søknader, lage offentlig søkerliste og utvidet søkerliste og sende denne til leder og til arbeidstakerorganisasjonene. Foreløpig svar om saksbehandlingstid sendes søkere, jfr Forvaltningslovens 11 a. Søknader som kommer inn etter søknadsfristens utløp har ikke krav på å få søknaden behandlet med mindre intervjuutvalg bestemmer noe annet. Det skal her legges vekt på om forsinkelsen kan lastes søkeren og hvor langt en er kommet i tilsettingsprosessen. Velges det å behandle en for sent innkommet søknad, skal alle tilsvarende søknader behandles. Dokumentinnsyn og søkernes rettigheter Dokumentene i en tilsettingssak er unntatt fra offentlighet jfr. Offentlighetslovens 25, med unntak av søkerliste (navn, alder, yrke/tittel og bosted- eller arbeidskommune). Søker kan spesielt be skriftlig, med konkret begrunnelse, at søknaden skal behandles konfidensielt. Lønn og personal gjør en vurdering av dette i forhold til Offentlighetslovens vedtak. Partenes (søkernes) adgang til å gjøre seg kjent med opplysninger i en tilsettingssak reguleres av forskrift om partsoffentlighet ved tilsetting. Dette innebærer at søkere har rett til å få tilsendt utvidet søkerliste dersom de ber om det. Dersom en søknad er mangelfull, skal lønnog personalavdelingen opplyse søker om dette. Intervjugruppe Ved alle tilsettinger, over 6 mnd varighet (vikariater), skal det etableres intervjuutvalg bestående av 2 fra arbeidsgiver og 1 representant for de tillitsvalgte. Utvalget gjennomfører intervjuer og innstiller til ansettende myndighet. Ved tilsetting av virksomhetsleder/leder i Rådmannesens stab, skal intervjuutvalget består av Rådmannen, (eller hans stedsfortreder), fagansvarlig personal og 2 representanter for de tillitsvalgte. Intervju/ samtale Det skal alltid gjennomføres intervju med aktuelle søkere med mindre intervjuutvalg er enige om noe annet. Leder avgjør i samarbeid med intervjuutvalget hvem som skal innkalles til intervju. Tillitsvalgt skal kunne gi uttalelse innen 1 uke fra søkerliste er mottatt. Arbeidsgiver har ansvar for å se til at de som skal gjennomføre intervju/samtale har den nødvendige kompetanse. Referanse Som hovedregel skal det innhentes referanse etter tilsetting. Før referanse innhentes, skal søker ha gitt sitt samtykke og komme med forslag til personer. Leder innhenter referanse. Kommer det frem opplysninger som har betydning for tilsettingsprosessen ved innhenting av

5 referanser skal det gjennomføres nye samtaler med vedkommende søker. For enkelte stillinger kreves det at det fremlegges tilfredsstillende legeattest eller politiattest før tilsetting. Se Gildeskål kommunes rutine om krav om politiattest. Innstilling Når intervju er gjennomført og referanser innhentet, utarbeider intervjuutvalg skriftlig innstilling. Innstilling skal skje ut fra følgende kriterier (jfr. HTA 2.2): teoretiske kvalifikasjoner praksis skikkethet for stillingen Når søkere av begge kjønn står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes kvinnelig søker når dette kjønn er underrepresentert. Når søkere for øvrig står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes den søker som har lengst tjeneste i kommunen. Det skal fortrinnsvis innstilles 2 kandidater mer enn det antall som skal tilsettes. Begrunnelse for innstilling/vedtak, samt klage om tilsetting, er ikke offentlig, jfr Forvaltningslovens PROSEDYRE FOR TILSETTING Direkte ansettelser I følgende tilfeller kan det foretas tilsetting uten kunngjøring: i saker av attføringsmessig karakter, jfr IA - arbeidet yrkesvalghemmede i vernet arbeidsplass arbeidsmiljølovens bestemmelser om fortrinnsrett når en ansatt med hjemmel i AML 14-9 har krav på f st ansettelse interne overføringer som følge av driftsendringer eller andre spesielle forhold Tilsettinger skal drøftes med aktuelle tillitsvalgte Fast tilsetting / midlertidig tilsetting Alle tilsettinger skal som hovedregel skje som fast ansettelse. Midlertidig inngåelse av arbeidsavtaler kan bare rettsgyldig avtales i de tilfeller som fremgår av AML Leder kan inn å avtale om midlertidig tilsetting uten utlysning, når vikariatet antas å vare i mindre enn 6 mnd. Dersom det skulle oppstå behov for å forlenge midlertidige arbeidsavtaler skal dette tas opp med tillitsvalgte og lønns- og personalavdelingen før ny avtale inngås. Tilsetting Intervjuutvalg gir sin anbefaling til leder med tilsettingsmyndighet som tilsetter i stilling. Tilsettingsprotokoll skrives ut fra fastsatt mal. Undervisning Tilsettingsprosessen foran hvert skole-/barnehageår skal i all hovedsak være avsluttet innen 1. mai. Klage/anke Søker har ikke klagerett i ansettelsessaker, jfr Forvaltningslovens 3. Tilsettingsmyndighet eller overordnet myndighet(rådmann) kan, på grunn av saksbehandlingsfeil, omgjøre et tilsettingsvedtak så lenge underretning om vedtaket ikke har kommet fram til den som er innstilt.

6 Melding til søker Når vedtak er fattet sendes protokoll til lønns- og personalavdelingen, som så umiddelbart skriver/sender ut tilbudsbrev til aktuell søker. I tilbudsbrevet med vedlagt tilsettingskontrakt skal det fremgå stillingsbenevnelse, avlønning i h.h.t. utlysningstekst / lokal fastsatt lønnsplan. Vilkår utover standard som gjelder for Gildeskål kommune (se pkt. 6), skal fremkomme i tilbudsbrevet. Setter søkeren betingelser som fraviker fra det som fremkommer i tilbudsbrevet, herunder også lønnskrav, avgjør leder i samråd med lønns- og personalavdelingen om det er grunnlag for å imøtekomme/drøfte andre betingelser. Signert tilsettingskontrakt med avklart startdato, oversendes lønns- og personalavdelingen for registrering når søker har tatt imot stilling. Avslutning av en tilsettingssak Saken avsluttes og lønns- og personalavdelingen sender melding om at stillingen er besatt til øvrige søkere. Lønnsmelding skrives ut av lønn- og personalavdelingen. Gjelder tilsettingssaker som administreres fra lønn- og personalavdelingen. Lønnmeldinger i forbindelse med korte vikariater skives ut av aktuelle leder. 6. ANSETTELSESVILKÅR Generelle vilkår Alle medarbeidere blir ansatt i Gildeskål kommune, ikke på det enkelte arbeidssted. Ansettelse skjer på de vilkår som framgår av gjeldende lover, tariffavtale og reglement. Arbeidsavtale Alle ansettelser skal meddeles skriftlig på eget tilsettingsbrev eller ved arbeidsavtale (vikariater / midlertidig tilsetting) før tilsetting. Prøvetid Alle nytilsetting skjer med 6 måneders prøvetid. Prøvetiden kan forlenges dersom arbeidstaker har vært mye syk eller hatt fødselspermisjon i prøvetiden. Ved forlengelse av prøvetid må arbeidstaker gis skriftlig melding om dette. Oppsigelse i prøvetiden må være begrunnet i arbeidstakerens tilpassing til arbeidet, faglig dyktighet eller pålitelighet. Det er kun rådmannen som har myndighet til å foreta oppsigelser. For foretakene (Gildeskål Eiendom KF) er det Styret ved daglig leder som har myndighet til å foreta oppsigelser. Engasjementer og vikariater Alle midlertidige tilsettinger skal skje innenfor bestemmelsene i AML 14-9 Politiattest / legeattest / tuberkulinundersøkelse Tilsetting i spesielle stillinger kan gjøres avhengig av at det fremlegges tilfredsstillende legeattest eller politiattest.

7 l henhold til forskrift til tuberkuloseloven ( 3.1-2) skal arbeidstakere som har oppholdt seg i land med høy forekomst av tuberkulose, skal det ved tilsetting og ved gjeninntredelse i helseog sosialsektoren samt innen barneomsorg, gjennomføres tuberkulinundersøkelse. Habilitet Forvaltningslovens regler om habilitet kommer til anvendelse under hele tilsettingsprosessen. 7. OPPSIGELSE/AVSKJED/SUSPENSJON Hvem har myndighet til å si opp ansatte Kommunestyret har delegert tilsettingsfullmakt til rådmann. Rådmannen har delegert tilsetting i midlertidige stillinger inntil 1 år til virksomhetsleder for hver virksomhet. Innledende arbeid til oppsigelse av arbeidstaker, skal ikke skje uten at lønns- og personalavdelingen har vært kontaktet. Oppsigelse i den enkelte virksomhet skal derfor ikke skje uten at lønns- og personalavdelingen har vært kontaktet. Oppsigelse / avskjed / suspensjon på grunn av arbeidstakers forhold, er tillagt rådmann. Oppsigelse på grunn av driftsinnskrenkninger, omorganisering og lignende er tillagt rådmann. Oppsigelser fra midlertidig stillinger inntil 1 år er tillagt Virksomhetsleder. Se for øvrig Retningslinjer for oppsigelse ved nedbemanning i Gildeskål Kommune sak 04/664. Melding om opphør av midlertidig ansatte Leder skal sende skriftlig melding om opphør av midlertidig ansatte som har arbeidet i ett år eller mer. Dette gjelder selv om sluttdato framgår av tilsettingsbrev/arbeidsavtalen. 8. REVISJON AV REGLEMENTET All fremtidig revisjon av dette reglement gjøres gjennom behandling i administrasjonsutvalget.

8 Vedlegg: INTERVJUGUIDE for GILDESKÅL KOMMUNE (veileder) Fagansvarlig personal har ansvaret for intervjuet og ønsker velkommen Presentere intervjuutvalget, roller Intervjupraksis o Intervjunivåer o Antall søkere/antall innkalt til intervju o Kriterier i intervju/samtale, kompetanse, praksis og egnethet (skikkethet) Saksgang etter intervju o referanseinnhenting, o oppsummering, o Innstilling for tilsetting o Delegert tilsetting Leder forteller om området sitt og presenterer stillingen. Åpner for spørsmål til den som intervjuer Søkeren bes fortelle om seg selv Stillingen - Hvorfor har du søkt på stillingen? - Hvilke kjennskap og forventninger har du til stillingen? - Hvilke forventninger tror du arbeidsgiver har til deg? - Hva forventer du deg av oppgaver og utfordringer - Hvordan er din arbeidsevne/vilje, søker du 8 4 jobb eller er du villig til å stå på utover dette Personlige egenskaper - Nevn 3 svake sider ved deg som person - Nevn 3 sterke sider ved deg som person - Hva gjør deg sint - Hva tror du dine arbeidskamerater/(brukere)/referanser sier om deg?

9 Arbeidsevne/-kapasitet/-innsats - Hvordan takler du stress? (sinte/usakelige brukere/elever, i form av uro, tlf./ kunder) Fagstillingen - (faglige spørsmål, virksomhetsleder/styrer tar seg av dem) - Hvilke faglige oppgaver oppleves vanskelig/kan bli vanskelig? - Har du noen faglige begrensninger i forhold til denne stillingen? - Hvilke utfordringer ser du? Ledelse - Hvilken ledelsesfilosofi benytter du som leder? Hvordan vil du forme stillingen? - Hvilke krav stiller du til deg selv som leder? - Hva ønsker du å gripe fatt i? - Gi eksempler på dine gode lederegenskaper - Hvordan vil du skape motivasjon og trivsel hos dine medarbeidere? - Hvor stor vekt legger du på å ikke gjøre noe/ta avgjørelser som kan føre til at du blir upopulær? I hvor stor grad påvirker dette dine beslutninger? - Hvordan griper du an en samtale med en medarbeider som har gjort en dårlig jobb? Gi eksempler - Hvordan vil du som leder takle konflikter? - Hvordan vil du forholde deg til politiske vedtak som kanskje strir/går mot dine intensjoner som leder? Arbeidsmiljø - Hva menes med godt (psykososialt) arbeidsmiljø? Og hvem har ansvaret for et godt arbeidsmiljø? Hva er konsekvensene av et dårlig arbeidsmiljø? - Hvis du opplever at det snakkes, om andre, mobbing eller trakassering hvordan reagerer du? - Har du noen gang vært involvert i konflikter på arbeidspassen? Melder du fra til leder?

10 Arbeidsgiver - Hva legger du i begrepet lojalitet? - Er du lojal, i forhold til hva og hvem? Hva mener du gjennom din bakgrunn kan tilføre Kommunen? Har du noe ting som du vil spørre om? Hvordan har du opplevd denne stunden? Dette tas opp: Politiattest (for de stillingene det er påkrevd) Lønn (forventninger til lønn) Arbeidstid/pendling Pensjon Eventuell andre tema