TILSETTINGSREGLEMENT FOR TROMSØ KIRKELIGE FELLESRÅD

Transkript

1 TILSETTINGSREGLEMENT FOR TROMSØ KIRKELIGE FELLESRÅD Forslag av , godkjent av Tromsø kirkelige fellesråd FORMÅL Formålet med dette reglementet er å tilsette rett person på rett plass, og at dette gjøres innenfor gjeldende avtale- og lovverk. 2. OMFANG Dette reglementet gjelder for tilsetting av arbeidstakere i alle hel- og deltidsstillinger hvor Tromsø kirkelige fellesråd er arbeidsgiver i henhold til kirkeloven 14. Fellesrådets rekrutteringspolitikk har som siktemål å knytte til seg og beholde medarbeidere med best mulige kvalifikasjoner og erfaring. Vurdering av personalbehov og å planlegge rekrutteringstiltak er viktig i en aktiv personalpolitikk. Målet er til enhver tid å ha en riktig kvantitativ og kvalitativ personalsammensetning på alle nivåer. Reglementet vedtas og revideres av kirkelig fellesråd etter tilråding fra administrasjonsutvalget. 3. MYNDIGHET I TILSETTINGSSAKER Tilsettinger i fast stilling a) Fellesrådet tilsetter kirkeverge og andre ledere, jf. kirkeloven 14. b) Tilsettingsmyndighet i ansettelsessaker for alle faste og midlertidige stillinger som ikke går under a) er delegert til kirkevergen Interne overføringer Etter nærmere regler kan kirkeverge foreta intern overføring av arbeidstakere ved ledighet i stilling. Dette kan f.eks. gjelde når deltidsansatte ønsker å utvide sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, jf. AML 14-4 og Hovedtariffavtalen for KA-området kap. 1 2, pkt Overføringer skjer i samråd med de menigheter som berøres. Ved uenighet legges saken fram for administrasjonsutvalget til avgjørelse. 4. STILLINGSVURDERING Ved ledighet i eller ved opprettelse av stilling skal stillingens innhold og krav til stillingsinnehaver vurderes. I stillinger med krav til tjenesteordninger som er vedtatt av Kirkemøtet, må dette tas hensyn til. 1

2 Ved ledighet kan kirkevergen vurdere om stillingen skal omorganiseres eller omgjøres. Så langt lov eller avtale ikke er til hinder for det, kan også inndragning av stillingen vurderes. Før det fattes vedtak, skal tillitsvalgte (jfr. hovedavtalen 9-4b) og administrasjonsutvalget (jfr. hovedavtalen 10-1b) uttale seg. Ved ledighet i stilling skal det foretas en gjennomgang av arbeidsplaner og oppgavefordeling for å vurdere sammenslåing av deltidsstillinger (jfr. hovedtariffavtalen 2.3.1). Ved ledighet i stilling skal det vurderes om tilsatte som av helsemessige eller andre særlige årsaker trenger omplassering, kan gis mulighet til dette. (Jf. arbeidsmiljøloven 4-1 til 4-6) Er det foretatt oppsigelser på grunn av pengemangel/arbeidsmangel siste året, vurderes det om tidligere ansatte har fortrinn etter arbeidsmiljøloven UTLYSING AV STILLINGER Generelle rutiner Kirkeverge foretar utlysning av ledige stillinger. Ledige stillinger skal som hovedregel utlyses offentlig. Alle utlysningstekster forelegges de tillitsvalgte og gjeldende menighet til uttalelse før de offentliggjøres. Eksterne utlysninger tas inn i aviser/tidsskrifter/fagblader som det etter en konkret vurdering er naturlig å utlyse den aktuelle stillingen i. Interne utlysninger skjer ved rundskriv og/eller oppslag på arbeidsplassen(e). Det sendes kopi av alle eksterne utlysninger til NAV i distriktet, jf. arbeidsmarkedsloven kap Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig orientere tillitsvalgt (jf. Hovedavtalen 9-4 c) og de tilsatte (jf. arbeidsmiljøloven 14-1) om ledige og nyopprettede stillinger. Vedr. utlysing av deltidsstillinger vises det til AML 14-3, Hovedtariffavtalen kap. 1 2, pkt Utlysningen skal inneholde: Generell beskrivelse av Tromsø kirkelige fellesråd Stillingsbetegnelse og stillingsstørrelse Beskrivelse av stillingens arbeids- og ansvarsområde samt arbeidssted/tjenestedistrikt Kvalifikasjonskrav Krav til stillingsinnehaverens egnethet, samarbeidsevne og personlige egenskaper. Tilsettingsvilkår / lønn Krav om å bli medlem i pensjonskasse (for tiden KLP) Henvendelsesmuligheter Andre praktiske opplysninger 2

3 Evt. krav til medlemskap i Den norske kirke (Jf. kirkeloven 29, jf. gravferdsloven 22) og/ eller politiattest Hvor søknaden skal sendes Krav til dokumentasjon på kvalifikasjoner, referanser m.v. Søknadsfrist Stillingsbetegnelser skal i utgangspunktet være kjønnsnøytrale. I de tilfeller der det ikke finnes dekkende kjønnsnøytrale stillingsbetegnelser skal det opplyses i utlysningen at stillingen kan søkes av begge kjønn. Vikariater og andre midlertidige arbeidsforhold Vikarer og sesongarbeidere for inntil 1 år må lyses ut, ihht kvalifikasjonsprinsippet jf. HTA kap. 1 2 pkt. 2.2 første ledd. Tidsperioden for vikariatet/den midlertidige tilsettingen tas inn i utlysingen. 6. SØKNADSFRISTER / FORNYET UTLYSING Ved ekstern utlysing skal søknadsfristen normalt være 3 uker. Ved intern utlysning settes det en hensiktsmessig søknadsfrist etter en konkret vurdering. Kirkevergen avgjør om søknader som er innkommet etter fristens utløp skal tas med i betraktningen. Tilsettingsmyndigheten avgjør om det eventuelt skal foretas ny utlysning. Dersom det etter utlysning ikke melder seg kvalifiserte søkere, kan arbeidsgiver endre på kvalifikasjonskravene der tjenesteordningen åpner for det og lyse ut på nytt. 7. BEHANDLING AV SØKNADER For søknadsbehandlingen vises det generelt til Kirkelovens 38 vedrørende saksbehandlingsregler 1 Mottak Det foretas registrering av søknadene etter hvert som de mottas. Som grunnlag for oppsetting av søkerliste kan søkerne bes om å utfylle standard søknadsskjema. Søkerliste offentlighet Offentlig søkerliste sendes automatisk til søkerne. Om en søker ber om det, kan arbeidsgiver unnta denne jobbsøkeren fra å stå oppført på den offentlige søkerlisten. I offl 25 står følgende om arbeidsgivers vurdering her: «Ved vurderinga av om ei slik oppmoding skal takast til følgje, skal det leggjast vekt på om det knyter seg særleg offentleg interesse til stillinga.» Kirkevergen bestemmer om søkerens anmodninger skal tas til følge. 1 Loven revidert

4 Utvidet søkerliste - partsinnsyn Utvidet søkerliste skal sendes alle søkere som ber om det. Det presiseres at utvidet søkerliste er unntatt offentligheten. Utvidet søkerliste skal inneholde søkers navn, adresse og alder, sivilstand, tittel / yrke, utdanning / eksamener, arbeidspraksis med angivelse av arbeidssted og arbeidets varighet. 8. SAKSFORBEREDELSE, INTERVJU OG INNSTILLING Uttalelse fra arbeidstakerorganisasjonene (utvalg av tillitsvalgte) og fra menighetsråd Alle tilsettingssaker sendes til uttalelse i arbeidstakerorganisasjonene i hht. Hovedavtalen del B 9-3 f og 9-4 c og d. Det enkelte menighetsråd skal uttale seg når det gjelder tilsetting i stilling tilknyttet vedkommende menighet der stillingen lønnes over fellesrådets budsjett, jf. kirkeloven 14, 3. ledd. Oversendelsen bør inneholde: Utlysingstekst Utvidet søkerliste Referanser Intervjuutvalg Etter at uttale fra menighetsråd og organisasjoner foreligger trer intervjuutvalget sammen for å forberede og gjennomføre intervju. For stillinger hvor kirkevergen er tilsettingsmyndighet, består utvalget av kirkeverge eller personalsjef, menighetsforvalter, tillitsvalgte 2 og ved ansettelser i menighetsstab; representant fra respektive menighetsråd, og lokal sogneprest/kapellan. For stillinger hvor fellesrådet er tilsettingsmyndighet består utvalget av kirkeverge (unntatt ved ansettelse av ny kirkeverge), domprost, to repr. fra fellesrådet og tillitsvalgte. Det kan vurderes bruk av ekstern konsulenthjelp i forbindelse med ansettelse i sentrale lederstillingen Ved tilsetting av kantor/organist skal det avholdes prøvespill og eventuelt prøvedireksjon. Ekstern fagperson kan benyttes i arbeidet med utvelgelsen. Opplegg for dette planlegges i henhold til kravene i utlysningsteksten. Intervju og referansekontroll Som hovedregel gjennomføres intervju med de mest aktuelle søkerne. For spesielle stillinger kan tilsettingsorganet vurdere å bruke andre utvelgelsesmetoder der hvor dette anses nødvendig og hensiktsmessig. Referanser innhentes normalt av kirkeverge eller 2 Tillitsvalgtkollegiet kan ha inntil to representanter i intervjuutvalget, og avgjør i fellesskap hvem de ønsker å sende til intervjuutvalget 4

5 personalsjef etter at det er foretatt intervju med søkerne. I noen tilfeller vil det være naturlig å kontakte andre referanser enn det søkeren selv har oppgitt. I slike tilfeller skal det også innhentes tillatelse fra søkeren. Det trenges ikke å føre referat fra intervjuet, men det skal lages en kort skriftlig oppsummering i etterkant. Det lages en mal for denne oppsummeringen som benyttes til alle intervjuer. Det skal ikke føres referat fra referanseinnhenting. Kvalifikasjonsvurdering Hvilken søker som anses for best kvalifisert til stillingen vil bero på en totalvurdering av følgende i henhold til stillingskravene: Søkerens utdanning Praksis Personlig egnethet Virksomhetens kompetansebehov Hvilket av de ovennevnte kriteriene som skal veie tyngst må avgjøres etter en konkret vurdering. Når alle kvalifikasjoner er tilfredsstilt, legges det særlig vekt på egnethet. Innstilling Når alle søknader er vurdert, uttalelser fra organisasjoner og menighetsråd innhentet, de mest aktuelle søkere er prioritert, eventuelt intervju gjennomført og referanser innhentet, foretas den endelige innstilling. Det kan innstilles inntil 3 søkere, dersom disse er kvalifisert i henhold til utlysningsteksten. Intervjuutvalget avgir innstilling. Innstillingen sendes tillitsvalgte til orientering. Dersom det ikke er gjennomført intervju avgir kirkeverge/ personalsjef innstilling. Innstillingen utformes vanligvis av den personalansvarlige og fremmes av den som har innstillingsmyndighet overfor tilsettingsmyndigheten. 9. TILSETTINGSMYNDIGHETENS VURDERING Tilsettingsmyndigheten plikter å foreta en saklig og samvittighetsfull totalvurdering for å finne fram til de best kvalifiserte søkerne. Når søkere av begge kjønn står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes dét kjønn som er underrepresentert. Når søkere forøvrig står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes den søker som har lengst tjeneste i virksomheten. Vikarer skal normalt inneha de kvalifikasjoner som kreves ved fast tilsetting, men kravene kan fravikes etter en konkret vurdering. 5

6 10. TILSETTING Tilsettinger foretas av kirkevergen, med unntak av tilsetting i lederstillinger som foretas av fellesrådet. Hvis stillingen utlyses skal innstilling fra et intervjuutvalg legges til grunn for kirkevergens avgjørelse. Kirkevergen kan ikke overprøve intervjugruppens avgjørelse. Hvis innstillingen fra intervjuutvalget ikke er enstemmig vil den sendes administrasjonsutvalget for vedtak om tilsetting. Kirkevergen har ikke anledning til å endre på rangeringen i innstillingen, og ved uenighet vil intervjuutvalget bli bedt om å vurdere sin innstilling på nytt. Når vedtaket er truffet, avsluttes tilsettingsprosedyren med å sende tilsettingsbrev til den aktuelle søker. Dersom denne skulle takke nei eller ikke svare innen fastsatt frist, bør det klart fremgå av vedtaket at tilbudet i neste omgang skal gå til andre søkere og i tilfelle hvem. Når skriftlig aksept av stilling er mottatt, gis det beskjed til andre søkere. 11. ARBEIDSAVTALE OG TILSETTINGSVILKÅR Det utarbeides arbeidsavtale i henhold til kravene i arbeidsmiljøloven 14-5 og Arbeidstakeren tilsettes innenfor fellesrådets virksomhetsområde på de lønns- og arbeidsvilkår som følger av gjeldende lover, tariffavtaler, reglementer og tilsettingsdokumenter. Behov for stillingsendringer / endringer i arbeidsplass / arbeidsområde drøftes og gjennomføres innenfor de regler som følger av lov og avtale, jf. Hovedavtalen 9-4 og arbeidsmiljøloven kapittel 15 og 17. Alle tilsettinger skjer normalt med en prøvetid på 6 måneder. I prøvetiden gjelder 14 dagers gjensidig oppsigelsesfrist. Forlengelse av prøvetiden kan bare skje når arbeidstaker skriftlig er orientert om adgangen ved tilsettingen, og arbeidsgiver skriftlig har orientert arbeidstaker om forlengelsen innen utløpet av prøveperioden. (arbeidsmiljøloven 15-6 (4)) Der det stilles krav om tjenestebrev og vigsling må dette dokumenteres. For stillinger hvor det kreves helseattest, politiattest, sertifikat eller maskinførerbevis må det før tilbud gis, legges frem tilfredsstillende dokumentasjon. Det kan avtales bindingstid dersom arbeidstakeren får dekket flytte og/eller reisekostnader i forbindelse med tiltredelse av stillingen. Avtalen skal gjøres skriftlig. Dersom arbeidstakeren slutter i stillingen før bindingstiden løper ut faller avtalen bort, og beløpet kan kreves tilbakebetalt. En arbeidstaker har som hovedregel rett til å fratre sin stilling ved utgangen av den kalendermåneden vedkommende når aldersgrensen (72 år). Fellesrådet kan avtale bedriftsintern aldersgrense ned til 70 år. Dersom enheten har behov for det, kan kirkevergen gjøre avtale med arbeidstakeren om tjeneste et bestemt tidsrom ut over aldersgrensen. Før slik avtale inngås skal berørte tillitsvalgte ha uttalt seg. 12. KLAGE / BEGRUNNELSE Vedtak om tilsetting er unntatt fra forvaltningsloven begrunnelsesplikt, og kan ikke påklages, jf. forvaltningsloven 3, 2. ledd. 6

7 13. FORTOLKNING / ENDRING AV REGLEMENTET Spørsmål om fortolkning av dette reglementet avgjøres av administrasjonsutvalget. Endringer av reglementet foretas av fellesrådet etter behandling i administrasjonsutvalget, og etter drøftinger med de tillitsvalgte. 14. VARIGHET Dette reglementet er bearbeidet og godkjent i Administrasjonsutvalget den , og vedtatt av Tromsø kirkelige fellesråd , og gjøres gjeldende fra denne dato. 7