SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Bjørn Hagen, ADM Arkiv: 410 &58 Arkivsaksnr.: 10/26-223

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Bjørn Hagen, ADM Arkiv: 410 &58 Arkivsaksnr.: 10/ VEDRØRENDE ANSETTELSESKONTROLL FØRSTESEKRETÆRSTILLING, 75 % STILLING, KNYTTET TIL NAV KRAGERØ Rådmannens forslag til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja 1. Formannskapet finner å ville omgjøre sitt vedtak i F-sak 42/10. Vedtaket innebærer at NAV-kontoret i Kragerø gis anledning til å lyse ut, og tilsette i, ledig førstesekretærstilling tilsvarende 75 % stilling. 2. Vedtaket begrunnes med at bortfallet av nevnte kommunale stillingsressurs kombinert med varslet mulig endring i den statlige innsatsfaktoren vil kunne svekke det lokale NAV-tilbudet på en uønsket måte. 3. Ved evt. framtidige behov for endringer i arbeids-/ansvarsdelingen ved det lokale NAV-kontoret, forutsettes dette realisert etter forutgående drøftinger mellom Kragerø kommune og NAV Telemark. Jf særlig samarbeidsavtalens punkter 3, 15 og 18. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under hjelpeoverskriftene nedenfor denne linja Kragerø, den 31/ Ole Magnus Stensrud Rådmann

2 SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: NAV Telemark ved direktør Terje Tønnesen NAV Kragerø ved NAV-leder Beathe With Som trykte vedlegg følger: Det er ikke trykte vedlegg i saken Følgende dokumenter finnes i saksmappen: Gjeldende samarbeidsavtale mellom NAV Telemark og Kragerø kommune. Avtale om drift og forvaltning av eiendom mellom Kragerø kommune og NAV Telemark. Bakgrunnen for saken I formannskapets møte den 16/3-2010, jf. sak 42/10, ble følgende vedtak fattet: Ledig kommunal 75% førstesekretærstilling i NAV Kragerø besettes ikke. Formannskapets vedtak ble fattet etter forutgående behandling av saken i administrasjonsutvalget. Saken ble anket inn for formannskapet i henhold til gjeldende saksbehandlingsregler knyttet til ordningen med ansettelseskontroll. Referert formannskapsvedtak var/er begrunnet i kommunestyrets budsjettvedtak av 17/ Det ble her vedtatt å spare kr ,- ved å innføre ordning med ansettelseskontroll. Ordningen er for øvrig beskrevet slik: 1. Alle ansettelser i vakante stillinger skal forhåndsgodkjennes av det partssammensatte Administrasjonsutvalget. 2. Administrasjonsutvalgets rolle er å ta stilling til om stillingen skal lyses ut og betettes. 3. Rådmannen er fortsatt ansvarlig for å gjennomføre ansettelsen. 4. Administrasjonsutvalget gis myndighet til å delegere sin funksjon, helt eller delvis, til Rådmannen, når en har fått erfaring med ordningen. 5. Et mindretall i administrasjonsutvalget kan anke avgjørelsen inn for formannskapet. NAV Telemark, ved direktør Terje Tønnesen, reagerte umiddelbart på formannskapets vedtak i saken og tok forholdet opp med ordfører Kåre Preben Heggland. Det ble i denne forbindelse avholdt møte mellom NAV-direktøren og kommunens politiske og administrative ledelse. På møtet gjorde partenes sine ulike synspunkter muntlig kjent for hverandre. I brev, datert 28/5-10, fra NAV Telemark ved direktøren gjenstas synspunktene skriftlig. Her uttrykkes følgende: Vedr. ansettelseskontroll søknad fra NAV 75 % førstesekretær Viser til søknad fra NAV av vedr. godkjenning av utlysning i vakant stilling og vedtak av fattet av Kragerø formannskap, om at ledig kommunal 75 % førstesekretærstilling i NAV Kragerø ikke skal besettes.

3 Av samarbeidsavtale mellom Kragerø kommune og NAV Telemark, jfr pkt. 15, fremgår det at kommune og stat svarer for sin andel av felles driftsutgifter i forhold til antall definerte årsverk som partene er representert med i det felles lokale kontoret. Videre følger det av Avtale om drift og forvaltning av eiendom mellom Kragerø kommune og NAV Telemark og det overordnede prinsipp om rettferdig kostnadsfordeling at samlokalisering ikke skal medføre at en part overfører kostnader til den annen part, jfr. avtalens pkt. 6.1 og 6.4. Vedtak om at kommunal 75 % stilling ved NAV Kragerø ikke skal besettes vil medføre reduksjon i antall årsverk kommunen er representert med i felles NAV - kontor. Som følge av bestemmelsene i samarbeids- og driftsavtalen mellom Kragerø kommune og NAV Telemark vil dette igjen medføre endring av fordelingsnøkkelen mht driftsutgifter, jfr. driftsavtalens pkt. 6.1 og 6.4. Vi anser derfor vedtaket som et brudd på gjeldende avtale, at eksisterende avtaler mellom partene må reforhandles. NAV Telemark vil da også vurdere sin representasjon både i form av ansatte og tjenester, ved felles NAV -kontor. I henhold til prinsippet om rettferdig kostnadsfordeling skal partene i fellesskap utarbeide en fordelingsnøkkel tilpasset de lokale forhold. NAV Kragerø kan ikke ensidig foreta en disposisjon som vil medføre en endring av fordelingsnøkkelen. Vi oppfatter dette som et brudd på et gjensidig samarbeidsforhold mellom partnerskapet ved kontoret. Saksbeskrivelse Saken fremmes til politisk behandling i formannskapet under henvisning til at vedtaket NAV-direktøren reagerer på er fattet av dette organet. Andre opplysninger Formålet med saken, slik rådmannen ser det, er å få formannskapet til å ta stilling til: Om de synspunkter NAV-Telemark, ved direktør Terje Tønnesen, tilkjennegir medfører ønske om å gjøre om vedtak i F-sak 42/10 behandlet i møte den 16/ Om formannskapet har anledning til å fatte vedtak som medfører konsekvenser for avtaler inngått etter behandling i kommunestyret, jf samarbeidsavtalen. Framtidige prosedyrer ved behov for endringer i arbeids-/ansvarsdelingen mellom kommunen og NAV Telemark. SAKSVURDERING NAV-kontoret er et partnerskap mellom Kragerø kommune og NAV Telemark hvor kommunen og staten er likeverdige samarbeidspartnere. Prinsippet om rettferdig kostnadsfordeling skal ligge til grunn for fordelingsnøkkelen som er utarbeidet. Fordelingsnøkkelen som er lagt til grunn for innsatsfaktorene i NAV Kragerø er at kommunen skal bidra med 30,3% og staten 69,7%. I årsverk utgjør dette 5,75 årsverk for kommunen og 13,25 årsverk for staten.

4 Den merkantile ressursen, 0,75 årsverk, som er fjernet fra NAV-kontoret inngikk i den totale bemanningen ved NAV kontoret. Samlet merkantil ressurs utgjorde 2,75 årsverk hvorav 1,25 ble lønnet over kommunale budsjetter. Den merkantile ressursen ved NAV-kontoret håndterer post, journalføring elektronisk og i saksmapper, arkiv, sentralbord og utbetaling av økonomisk sosialhjelp. Sentralbordet isolert krever et årsverk til enhver tid. Konsekvensen av at man har fjernet 0,75 årsverk merkantil ressurs: - Den kommunale merkantile ressursen er nå svært liten og utgjør kun 0,5 årsverk og er ikke tilstrekkelig til å håndtere de merkantile oppgavene - Ressursene som i dag brukes til å følge opp brukerne, få til tidlig avklaring og forhindre langtidssosialhjelpsmottakere vil bli redusert og overføres til merkantile funksjoner som utfører nødvendige oppgaver som må gjøres daglig: konsekvens for sosialhjelpsutgiftene på sikt - Et sentralt element i etableringen av NAV kontoret i Kragerø var å sikre en åpen og tilgjengelig tjeneste for brukerne. Dette er muliggjort ved at man ikke lenger må inngå timeavtaler. Bortfallet av kommunal stillingsressurs kan medføre problemer med å videreføre den samme tilgjengeligheten i framtiden Bemanning sosialtjenesten Kragerø kommune: Tall fra Statistisk Sentralbyrå 2008, Årsverk i sosialtjenesten pr tusen innbygger, viser at sosialtjenesten i Kragerø kommune er forholdsvis lavere bemannet sammenlignet med andre kommuner. Sosialtjenesten Kragerø kommune: 0,68 årsverk pr 1000 innbygger: - gj.snitt i alle kommuner: 1,16 årsverk pr innbygger - gj.snitt i landet utenom Oslo: 0, " gj.snitt i Telemark: 0, " gj.snitt kommunegruppe 11: 0, " De viktigste sider ved saken Slik rådmannen ser det, er ikke inngåtte avtaler mellom NAV-Telemark og Kragerø kommune til hinder for at avtalepartene skal kunne gjøre endringer i innsatsfaktorer som personell, økonomi og tjenesteomgang. Det er grunn til å regne med at både den kommunale og statlige forvaltningen i framtida vil oppleve endringer i rammebetingelsene som fordrer organisatoriske og økonomiske justeringer. Gjeldende samarbeidsavtale forutsetter imidlertid at behov for evt. endringer i NAVkontorets virksomhet gjøres til gjenstand for drøftinger mellom partene før realisering finner sted. Slik forhåndsdrøfting fant ikke sted knyttet til bortfallet av førstesekretærstillingen som var gjenstand for behandling i formannskapets møte den 16/

5 Slik rådmannen ser det, står formannskapet nå overfor følgende alternative løsninger: 1. Evt. endring av vedtak i F-sak 42/10 og derved muliggjøring av rekruttering til ledig stilling som førstesekretær. 2. Opprettholdelse av ovennevnte vedtak. Sistnevnte løsning innebærer at formannskapet må forholde seg aktivt til at NAV Telemark anser inngått samarbeidsavtale som brutt og følgelig må reforhandles. Forslag til løsning Rådmannen har merket seg, og lagt avgjørende vekt på, at NAV-direktøren i sitt brev til kommunen datert 28/ forhåndsvarsler muligheter for endring i de statlige innsatsfaktorene knyttet til det lokale NAV-kontoret dersom vedtaket i F-sak 42/10 opprettholdes. Det vil være bekymringsfullt for innbyggerne dersom tjenestetilbudet og kapasiteten ved kontoret svekkes. Fastholder formannskapet sitt vedtak på området, bør samtidig rådmannen pålegges å gå i dialog med NAV-Telemark med sikte på å framforhandle utkast til ny samarbeidsavtale. Under henvisning til at gjeldende samarbeidsavtale ble inngått etter forutgående behandling i kommunestyret bør evt. ny avtale underkastes denne samme politiske behandlingen. Ved vurdering av formannskapets vedtakskompetanse i F- sak 42/10 har rådmannen lagt til grunn at det er kommunestyret selv som har vedtatt utgiftsreduksjoner gjennom såkalt ansettelseskontroll. Kommunestyret har videre tillagt henholdsvis administrasjonsutvalget og formannskapet oppgaver i denne forbindelse.... Sett inn saksutredningen over denne linja